Fastställd av samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden 2008-06-03. Reviderad 2009-02-24. Lokalpolicy för samhällsvetenskapliga fakulteten Dnr C 2 823/08 Allmänna utgångspunkter Fakulteten tilldelas lokaler enligt Göteborgs universitets lokalförsörjningsplan. Det ekonomiska ansvaret ligger på fakulteten som tillsammans med institutionerna har att ansvara för att medel och lokaler används på ett optimalt sätt och att en god fysisk arbetsmiljö bidrar till bästa möjliga förutsättningar för utbildning och forskning. Lokalerna upplåts till fakultetsnämnden via ett upplåtelseavtal med fastighetsavdelningen som också är den instans som handlägger de övergripande lokalförsörjningsfrågorna genom delegation från rektor. Hit hör avtalsfrågor visavi fastighetsägare, andrahandsuthyrning och uppsägning. (Se vidare Regler för Göteborgs universitets lokalhanering. 1 ) En gemensam policy finns även för tillgänglighet till universitetets lokaler, för parkering, för fester och arrangemang mm. Syftet med samhällsvetenskapliga fakultetens lokalpolicy är att fastställa gemensamma principer för A. god lokalförsörjning för alla verksamheter. Detta innebär: att bereda alla som arbetar inom fakulteten, anställda såväl som studenter, en god arbetsmiljö och bra och ändamålsenliga arbetsplatser att då flera personer delar arbetsrum bidra till att skapa så goda förutsättningar som möjligt till en väl fungerande arbetsplats för var och en att gemensamma ytor utformas på ett ur arbets- och studiesynpunkt bra sätt. B. tillträde till fakultetens lokaler och andra faciliteter. Universitetets lokaler är i stora delar öppna för allmänheten men är inte att betrakta som allmän plats. I enlighet med Göteborgs universitets regler för fysisk säkerhet finns fakultetsgemensamma regler för tillträde enligt nedan. Särskilda regler finns för nyttjande av parkeringsplatser. 1 Länkar till universitetsgemensamma styrdokument: http://www.styrdokument.adm.gu.se/lokaler/; http://www2.gu.se/alf/sakerhet/policy.html
C. service knuten till lokalerna och dessas nyttjande. Service knuten till lokalerna och nyttjandet av dem, d v s sådant som i allmänhet inryms inom vaktmästeriernas sysslor, skall vara likvärdig för alla enheter och professionellt utförd. En ökad samordning i form av en fakultetsgemensam serviceorganisation skall därför genomföras som huvudprincip. Lokala avsteg från principen kan överenskommas under en övergångstid. Omfattning och kostnadsansvar Policyn omfattar alla anställda och studenter och gästande forskare/lärare eller studenter. För professorer emeriti skall särskilt avtal ingås i enlighet med rektorsbeslut. Policyn omfattar samtliga fastigheter som disponeras av samhällsvetenskapliga fakulteten. Den övergripande principen för fördelning av kostnadsansvar för inredning/ utrustning inom fakulteten är att fakulteten bär kostnaderna för alla lokaler som definierats som gemensamma och som därmed kan brukas av alla enligt regler nedan. Se vidare bilaga A. Organisation och ansvar Det övergripande ansvaret för fakultetens lokalförsörjning och infrastruktur ligger hos fakultetsnämnden. Beslut om disponering av lokaler är dekanens ansvarsområde. I fakultetsnämndens beslutsordning framgår aktuell arbetsfördelning mellan dekan och prodekan. Fastighetsintendenten beslutar enligt delegation i vissa frågor. En lokalkommitté finns bestående av dekanus/prodekanus (enligt gällande arbetsfördelning), fastighetsintendenten, en prefekt från vardera Campus Haga och Campus Linné (utsedda av dekanus) samt en studentrepresentant. Fakultetskansliet tillhandahåller sekretariat. En plats ställs till förfogande för kontaktperson/observatör från Lokala arbetsmiljökommittén. Lokalkommittén utgör ett forum för diskussion av principer för disponering av lokaler, inredning och utrustning, service knuten till dessa samt tillämpningen av lokalpolicyn även i övrigt. Lokalkommittén fungerar som berednings- och remissinstans för fakultetsnämnden i lokalfrågor och kan även väcka frågor. Institutioner skall vid behov av förändrade, utökade eller minskade lokaler anmäla detta till fastighetsintendenten. Fördelning av lokaler Institutioner/motsvarande skall så långt möjligt hållas lokalmässigt samman. 2
Arbetsplatser Varje institution/enhet beslutar om sin interna fördelning av arbetsplatser inom tilldelade ytor. Prefekt/motsvarande har skyldighet att sörja för att arbetsplats finns för nyanställda. Den anställdes arbetsuppgifter och därmed sammanhängande behov skall utgöra utgångspunkt vid fördelning av arbetsplatser. Beträffande forskarstuderande, se nedan. Anställda med heltidsanställning prioriteras framför deltidsanställda vad beträffar tillgång till eget arbetsrum. Deltidsanställda förutsätts kunna dela arbetsrum. Forskarstuderande har rätt till egen arbetsplats, dock inte eget rum. Vid fördelning av arbetsplatser för forskarstuderande skall den som, oavsett anställningsform eller finansieringsform, befinner sig i slutskedet av forskarutbildningen prioriteras framför den som befinner sig i ett tidigare skede. Detta gäller under förutsättning att doktoranden följer individuell studieplan och är berättigad till resurser enligt Högskoleförordningen 6:37. Professorer emeriti kan, efter särskild bedömning och ingånget avtal, beredas arbetsplats i mån av tillgång. Vägledande i bedömningen skall vara om personen har institutionsrelaterade arbetsuppgifter eller uppdrag kvar (t ex handledning eller forskningsprojekt). Studieplatser Självstudieplatser för studenterna skall finnas inom fakultetens lokaler, t ex vissa därtill lämpliga korridorutrymmen samt i anslutning till kaféerna. Sådana utrymmen skall vara utrustade med eluttag och trådlös uppkoppling till universitetets datanät. Utskriftsmöjligheter och kopiering skall finnas i rimlig närhet. Matplatser för studenter Utrymmen för studenter att värma och äta medhavd mat tillhandahålls av fakulteten i anslutning till kaféerna och utrustas med mikrovågsugnar. Personalrum Personalen vid alla institutioner/enheter skall ha tillgång till personalrum med möjlighet att värma och äta medhavd mat och dricka kaffe/te. Personalen skall ha tillgång till vilrum i de olika husen. Hörsalar, lektionssalar, grupprum, konferensrum Lektionssalar, datasalar, grupprum och större konferensrum skall vara fakultetsgemensamma och bokningsbara oavsett campusområde. Ordinarie mötesverksamhet knuten till fakultetsnämnden och dess organ äger företräde till de gemensamma konferensrummen. 3
Särskilda salar och konferensrum kan enligt överenskommelse finnas inom enheter; enheten ansvarar då ekonomiskt för inredning och utrustning om inte annat överenskommits. Undervisningslokaler skall i första hand användas för lärarledd verksamhet. Grupprum kan bokas av fakultetens studenter de tider som inte är schemalagda. Bokningsregler och hänvisningar, se bilaga B. Studentkårsutrymmen Utrymmen för studentkårernas administration och föreningsverksamhet tillhandahålls. Sådana lokaler får inte hyras ut i andra hand av studentkårerna. Vid sådana behov ingås avtal med fakultetsledningen eller den som uthyrningsansvar delegerats till. Förråd, arkiv Förråd bör i möjligaste mån finnas i anslutning till respektive enhets lokaler samt i källare. Brandklassade arkivutrymmen skall tillgodoses för de enheter som har arkiveringsansvar. Övriga lokaler och utrymmen Rum för kopiering, utskrift, posthantering o d ordnas och utrustas av varje enhet inom de utrymmen som ställts till dess förfogande. Tillträde till fakultetens lokaler Grundprincipen för tillträde är att lokaler som disponeras av samhällsvetenskapliga fakulteten i första hand skall vara till för fakultetens verksamhet i enlighet med uppdraget (undervisning, forskning, administration, uppdragsverksamhet), för studentföreningars verksamhet enligt Högskoleförordningen samt de anställdas personalorganisationers verksamhet. Dessa benämns här verksamhet i egen regi. Om det finns en överkapacitet efter det att nämnda behov är fyllda, kan lokaler hyras ut. Den verksamhet som på så sätt ges tillträde får inte skada fakultetens eller universitetets rykte och image eller i övrigt vara oförenlig med fakultetens eller universitetets värdegrund. Tillträde tillåts om villkoren i övrigt är uppfyllda när den hyrande organisationen skall använda lokalen för egen verksamhet ( t ex årsmöten eller konferenser). Förhyrning tillåts inte om lokalen önskas för verksamhet som syftar till att nå ut till studenter och/eller anställda för marknadsföring av produkter/tjänster, spridande av politiska eller religiösa budskap eller liknande. Exempelvis exkluderas utdelning av gratistidningar, erbjudanden om billiga mobilabonnemang, reklam o d (även på anslagstavlor) eller politisk propaganda. Förfrågningar om förhyr- 4
ning görs hos fastighetsintendenten. Kontakt och information mellan studentkårerna och fastighetsintendenten är viktig härvid, eftersom förfrågningar ibland ställs till studentkårerna. Tillträde styrks med skriftligt avtal. Arrangemang i samverkan med institution eller annan enhet äger tillträde, om villkoren i övrigt är uppfyllda. (Samma gäller studentföreningar enligt förordning.) Sådana arrangemang jämställs med verksamhet i egen regi. Dock skall fastighetsintendenten alltid informeras i förväg om sådana tillfällen för att undvika oklarheter om tillträdet. Följande prioritering gäller undervisningslokaler: 1. Undervisning/forskning 2. Konferenser/motsvarande i fakultetens egen regi 3. Studentkårernas/-föreningars och personalorganisationernas arrangemang. 4. Undervisning ordnad av institutioner/enheter utanför fakultet men inom GU. 5. Konferenser/motsvarande i regi av andra delar av GU. 6. Externa konferenser/motsvarande arrangerade av godkända organisationer och med godkänt ändamål enligt ovan. Tillämpningsregler för uthyrning, se bilaga C. Parkering Garageparkeringar hyrs ut till fakultetens anställda och vid stora vakanser till övrig personal vid Göteborgs universitet. Extern uthyrning tillåts inte. Outhyrda platser för rörelsehindrade kan hyras av annan personal med förbehållet att platsen vid behov kan komma att sägas upp. Förfrågningar ställs till fastighetsintendenten. Personal vid fakulteten har rätt till en dekal för utomhusparkeringar vid Campus Linné. Med dekal fås parkering till avgift enligt GU:s taxa om ledig plats finns. Personal vid fakulteten har rätt att nyttja cykelparkeringen under tak i Mediehusets garage. Samhällsvetenskapliga fakulteten följer i övrigt Göteborgs universitets centrala parkeringspolicy samt den hyresnivå för garageplats som Rektor beslutar om. Parkeringsregler, se bilaga D. 5
BILAGA A. Kostnadsansvar för gemensam inredning och utrustning Fakultetsnämnden har kostnadsansvaret för finansiering av utrustning och inredning i följande utrymmen: 1. undervisningslokaler inkl grupprum (bokningsbara) 2. datasalar och dataplatser (bokningsbara) 3. gemensamma uppehållsrum för studenter 4. gemensamma sammanträdesrum 5. studentkårslokaler 6. fakultetskansliets lokaler Institutioner och enheter svarar själva för egna tjänsterum och sammanträdesrum. För beslutsbehörighet inom området hänvisas dels till den övergripande arbetsfördelningen inom fakultetsledningen (enligt fakultetsnämndens beslutsordning), dels till förvaltningschefens beslut om attestordning och därav följande attestplaner, attesträtter och vidaredelegationer, dnr A 10 1441/06. BILAGA B. Bokningsregler Undervisningslokaler Bokning av undervisningslokaler görs av särskilt utsedda lokalbokare. (Anvisning/länk kommer att finnas i slutversionen.) Undervisningslokaler tillhandahålls enligt följande prioritetsordning: 1. enheternas schemalagda undervisning 2. disputationer 3. viktiga evenemang på fakulteten 4. övrig lokalbokning. Närhetsprincipen tillgodoses i möjligaste mån. Bokad lokal som inte kommer att användas skall avbokas snarast. Salar med över 80 platser skall schemaläggas enligt följande timmoduler: 08.00 10.00, 10.00 12.00, alt. 10.00 13.00, 12.00 15.00, alt. 13.00 15.00, 15.00 17.00. Kvällsundervisning kan starta klockan 17.00. Alla lokaler skall vara utrymda kl 23.00, om inte särskilda avtal finns. Tid för utrymning, luftbyte och förberedelser för nästa nyttjare måste ges mellan de bokade passen. Undervisning kan därför inte börja förrän 15 minuter över hel 6
timme i passets början. Det är också viktigt att den bokade tidens slut respekteras. För Linnésalen i Mediehuset gäller särskilda villkor. Undervisningsgrupper som utgörs av minst 90 personer har företräde p g a lokalbrist för denna gruppstorlek. Bokad grupp som går att inrymma i annan av fakultetens salar kan bli ombokad om en större grupp behöver tillträde. Det är viktigt att lokalbokarna förses med relevant underlag för att kunna boka rätt sal. Underlaget skall minst innehålla uppgifter om kurs, tidpunkt, förväntad gruppstorlek. Grupprum Utnyttjande enligt schema har prioritet (bokas som övriga undervisningslokaler). På tider därutöver skall grupprum vara bokningsbara för fakultetens studenter och personal. Ensamma studenter kan inte boka grupprum. Dessa hänvisas istället till studerandeplatser i uppehållsutrymmen. Studenter får boka grupprum för maximalt en vecka i förväg. Bokat grupprum som inte tagits i besittning 15 minuter efter bokningens början kan tas i bruk av annan studentgrupp. Fakultetsgemensamma konferensrum De fakultetsgemensamma konferensrummen är Hus Rum nummer Antal platser Seminariet 527 24 KK2 A206 18 C417 22 Psykologen Konf 1 20 Haga Pilen 23 Dragonen Stora Skansen B336 40 Lilla Skansen B340 20 Hobbes B131 10-19 Dessa kan bokas av all personal direkt via webben eller hos lokalbokare. Ordinarie mötesverksamhet knuten till fakultetsnämnden och dess organ äger företräde till de gemensamma konferensrummen. Enheternas lokaler Dessa lokaler bokas internt av personal på respektive enhet. BILAGA C. Uthyrning 7
Frågor om uthyrning ställs till fastighetsintendenten. Avgiftsbelagda aktiviteter (t ex med inträde) skall alltid debiteras hyra. Principer för hyra Verksamhet Undervisning/forskning och arrangemang i regi av del av fakultet eller GU samt arrangemang för eller i regi av statliga forskningsråd eller forskningsbeviljande organ. Konferenser/kurser/motsvarande som är avgiftsbelagda där någon del av fakulteten och/eller GU medverkar som en part. Externa förhyrningar för konferenser/kurser/motsvarande (enligt policy) Studentkårsarrangemang med företagsanknytning Studentkårsarrangemang med kommunal/ motsv. anknytning (verksamhetsrelaterad och icke kommersiell) Studentkårens egna interna möten (styrelsemöten/motsv) Personalorganisationernas möten Avgift Ingen hyra Ingen hyra Hyra enligt taxa 50 % rabatt Ingen hyra Ingen hyra BILAGA D Parkeringsregler Fakulteten disponerar 50 garageplatser, varav 33 i Mediehuset och övriga inom kvarteren i Haga (infart via Pilgatan). Sju av garageplatserna är handikapplatser och avsedda för rörelsehindrade personer. Vidare finns ett 70-tal parkeringsplatser utomhus i Campus Linné-området. Följande regler gäller för nyttjande av platserna. Garageplatser Fastighetsintendenten utfärdar tillståndsbevis för garageplatser. Outhyrda handikapplatser kan hyras av annan personal med förbehållet att platsen vid behov kan komma att sägas upp. Hyreskontrakten är tillsvidare med en uppsägningstid på en månad för både uthyrare och platsinnehavare. Lediga platser lottas ut till personal som anmält intresse till fastighetsintendenten. Garageplats får inte andrahandsuthyras eller överlåtas och missbruk medför omgående indraget parkeringstillstånd. Giltigt tillståndsbevis ska ligga synligt i framrutan på bilen. Garagehyran regleras i enlighet med centrala GU-beslut. Innehavare av garageplats har ett stort ansvar för säkerheten vid ut- och inpassage i garagen. Parkeringsplatser utomhus 8
Personal vid fakulteten har rätt till en dekal för utomhusparkeringar vid Campus Linné. Med dekal fås parkering till nedsatt avgift om parkeringsplats är ledig. Dekaler fås hos vaktmästarna i Sappören, KK2 och Mediehuset. På Psykologen ansvarar chefsadministratören för utdelning av dekalerna. Avgiften betalas i automat. Alla parkeringsplatser bevakas av Carpark och dessa har rätt att bötfälla felparkerare. Cykelparkering Personal vid fakulteten har rätt att nyttja cykelparkeringen under tak i Mediehusets garage. 9