1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning mot en metod för bevarande av elektroniska handlingar. I systemförvaltningsmodellen bör till att börja med införas en hänvisning till regler för gallring eller bevarande. Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 2. Förelägganden Brå ska vidareutveckla sin IT-strategi till att även omfatta strategi och planering för bevarande enligt Riksarkivets RA föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar; RA-FS 2009:1, 3 kap. Statistiksystemet SOR ska, i enlighet med bestämmelserna i RA:s föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter; RA-FS 1991:1, 6 kap., redovisas som en serie i arkivförteckningen. RA emotser senast den 3 mars 2010 en skriftlig redogörelse för de åtgärder som vidtagits med anledning av nämnda förelägganden. 3. Inspektionen 3.1 Inledning RA har överinseende över att statliga myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen (1990:782), och ska därför enligt 5 arkivförordningen (1991:446) regelbundet inspektera arkivvården. RA genomförde därför den 11 november 2009 en inspektion hos Brå. Närvarande var administrativ chef; bitr. verksjurist; jurist; GD-sekreterare/registrator; administrativ handläggare; samt, från RA, Ian Fallenius. Brå:s kärnverksamheter är att bedriva forsknings- och utvecklingsverksamhet, att sammanställa och publicera kriminalstatistik, samt att ge stöd till lokalt brottsförebyggande arbete. Handlingar och uppgifter hos Brå omfattas till stor del av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 24 kap. 8, den s.k. statistiksekretessen.
2(5) 3.2 Ansvar och organisation Enligt Brå:s arbetsordning ansvarar generaldirektören för myndighetens arkivverksamhet. Ansvarsområdena regleras vidare bl.a. så att - enhetscheferna ansvarar för att handlingar vid respektive enhet tas omhand enligt dokumenthanteringsplanen, inklusive databaser och register, - chefen för statistikenheten ansvarar för kriminalstatstikdatabasen, - IT-chefen svarar för att ADB-upptagningar tekniskt hanteras i enlighet med gällande föreskrifter, och - registrator ansvarar under administrativa chefen för arkivvård och tillhandahållande av arkivet. Formellt amsvarar generaldirektören även för strategi för bevarande av elektroniska handlingar, medan reglerna på området utarbetats av IT-chefen. 3.3 Arkivbildning 3.3.1 Elektroniska handlingar Diarieföringen sker sedan 2007 i systemet ALP IM, i vilket även finns data allt ifrån 2000 när datorstödd registrering först infördes. Brå avser nu skaffa ett nytt system då supporten på ALP IM försvinner. All data avses att migreras till det nya systemet. I statistiksystemet SOR samlas statistikunderlag om de brott som anmäls till och handläggs av polis, tull, åklagare, domstol och kriminalvård från de uppgifter som dessa myndigheters registrerar i sina verksamhetssystem. I dokumentet Bevarandeplan SOR finns detaljerade regler om säkerhetskopiering, men avseende bevarande sägs bara att statistiksystemet inte långtidslagras i annan bemärkelse än att informationen bevaras elektroniskt i systemet. Brå tillämpar en systemförvaltningsmodell enligt vilken generaldirektören utser en systemägare som har ansvaret för systemet under hela dess livslängd, och som i sin tur utser en systemförvaltare som ansvarar för den löpande driften och även för informationskvaliteten i systemet. Av modellen framgår inget uttalat om systemavveckling, men den gängse tolkningen att avveckling sker på initiativ av systemägaren. Brå tillämpar Standarden Ledningssystem för informationssäkerhet - Riktlinjer för ledning av informationssäkerhet (f.d. SS-ISO/IEC 17799, nuv. SS-ISO/IEC 27001 och 27002). Flera olika former för back up tillämpas, med den grundläggande principen att det ska finnas en geografisk åtskillnad mellan data och säkerhetskopior. För statistiksystemet gäller vad som framgår av dokumentet Bevarandeplan SOR. E-postloggar gallras efter sju dagar enligt systeminställning, både avseende intern och extern kommunikation. Diariesystemet loggar bl.a. ändringar i handlingar och ärenden, tillägg, makulering och avslut; logglistorna gallras av IT-enheten vid utrymmesbehov.
3(5) För register och databaser i forskningsprojekten finns ett dokument Regler för arkivering av ADB-upptagningar, baserat på vilket IT-enheten på uppdrag överför elektronisk information för bevarande. I forskningsprojekten tas kopia av projektets nätverksmapp med dokumentfiler och datafiler och bränns på två CD-skivor, varav den ena läggs i akten. Det är meningen att det ska finnas en rutin för kontrolläsning vart femte år, men det har ännu inte gått fem år sedan denna ordning infördes. Brå:s webbplatser bra.se och brottsrummet.se kopieras i sin helhet till CD två gånger om året. Skivorna lämnas till registrator, 5-6 stycken hittills, och förvaras i ett brandklassat skåp. Brå använder de administrativa stödsystemen Agresso för ekonomi och Palasso för personal. 3.3.2 Diarieföring och registrering Brå registrerar 400-500 ärenden varje år. En diarie/dossiéplan tillämpas och akterna ställs av årligen. En dokumenthanteringsplan upprättades 2004 och har uppdaterats senast i år. Planen är uppställd enligt allmänna arkivschemat, och ger utförlig information om handlingarnas sorteringsordningar, förvaring, överföring till när- resp. slutarkiv, ev. gallringsfrister m.m. Planen anses fungera bra. Brå har även beslutat Riktlinjer för hantering av e-post. Av de f.n. c:a 90 anställda på Brå är 30-35 % projektanställda och arbetar i avgränsade forskningsprojekt. Varje forskningsprojekt utgör ett ärende i diariet, och för dessa finns, förutom dokumenthanteringsplanen, särskilda Riktlinjer för arkivering och gallring av handlingar i forskningsverksamheten. I varje projektpärm finns ett blad med ytterligare anvisningar om vad den ska innehålla. Handlingar som är av betydelse för projektet ska sättas in i pärmen och antecknas på aktkappan. Dessa noteringar för registrator sedan in i diariet. 3.4 Arkivredovisning Arkivbeskrivning finns upprättad och har uppdaterats senast i år. Beskrivningen ger god information om sökingångar, sekretess, gallringsföreskrifter och samband mellan verksamheter och handlingsslag. Statistiksystemet SOR förtjänar en närmare beskrivning, eller en länk till en sådan. SOR redovisas inte alls i arkivförteckningen, vilket det ska göras. Brå avser att i nästa års verksamhetsplan ta med ett arbete med kartläggning av myndighetens processer, bl.a. till grund för verksamhetsorienterad arkivredovisning.
4(5) Arkivförteckningen förs med stöd av IT-stödet Visual Arkiv. Förteckningen har kompletterats och uppdaterats sedan RA:s senaste inspektion 2006, avseende diarieförda handlingar ända till 2007. Nedan några anmärkningar rörande förteckningen: Serie A 2, Ledningsgruppens minnesanteckningar, har inte arkiverats sedan startåret 1998. Enligt anmärkning är handlingstypen elektronisk sedan 2008, men redovisas inte. Serie A 10, MBL-protokoll, noteras som förvarad i pärm allt sedan 1994; om det stämmer bör handlingar så långt fram som möjligt placeras i arkivboxar. Pärmar ska inte förtecknas som volymer. Avseende serierna A 12 och A12 a finns ett litet systematikfel: om handlingarna finns på nivån A 12 a så blir A 12 bara en underrubrik. Nu redovisas inga handlingar på någondera nivån, men något bör det väl finnas att förteckna. Serie B 3 d, Loopen, anges vara elektronisk handling fr.o.m. 2003. Här behövs det kontrolleras var filerna finns och hur de ska redovisas. Även avseende nyhetsbreven m.m. i serierna B 4 a-d behövs det kontrolleras om serierna lever och om det finns något att arkivera. Eller betyder anmärkningarna om diarieföring att original finns bland de diarieförda handlingarna? Angående F 2, personalakter, ska det anges om tidsperioderna för vol. 1-5 avser avgångsår eller något annat. Serie F 4, tjänstgöringsjournaler, var finns de? 3.5 Gallring RA föreskrev i RA-MS 2006:36 med stöd av 12 2 förordningen (2001:100) om den officiella statistiken att Brottsregistret och Lagföringsregistret i SOR ska undantas från gallring. Brå har en myndighetsspecifik gallringsföreskrift RA-MS 2003:29 avseende inkomna kopior av domar och strafförelägganden, vilken tillämpas och anses fungera bra. Tillämpningsbeslut till RA:s generella gallringsföreskrifter i RA-FS är implementerade i dokumenthanteringsplanen. Därtill beslutas särskilt om gallring enligt RA-FS 1999:1 om handlingar i forskningsverksamhet för olika projekt.
5(5) 3.6 Förvaring Det ovan nämnda dokumentskåpet hos registrator är brandklassat som 120 min paper NT Fire 017. Här förvaras CD-skivor avseende projekt och CD-skivor med statistikfiler från statistikbeställningar. Ett ex av dessa finns även i respektive akt. Arkivlokalen ligger i källarplanet (- 1) på Tegnérgatan 23. I lokalen har inte gjorts några synliga förändringar sedan RA:s senaste inspektion 2006 och den ger vid okulär besiktning inte anledning till några anmärkningar. 3.7 Övrigt I arkivlokalen finns en VHS videokassett med proveniens från Brå; innehållet behöver digitaliseras om det ska kunna bevaras. I Riksarkivet den november 2009, Ian Fallenius 1:e arkivarie