RAMAVTAL mellan Staten genom Riksgäldskontoret och American Express Services Europe Ltd. avseende betalkort-, resekonto- och inköpskorttjänster för riksdagen och statliga myndigheter under regering och riksdag inklusive statliga affärsverk 1
Riksgälden 2008-05-28 Ramavtal Betalkort, resekonto och inköpskort Innehåll 1. PARTER... 3 2. DEFINITIONER M M... 3 3. BILAGOR M M... 5 4. RAMAVTALETS OMFATTNING... 5 5. AVROP... 6 6. PRISER OCH BETALNINGSVILLKOR... 7 7. BEGRÄNSNINGAR I RÄTT OCH MÖJLIGHET TILL KÖP OCH UTTAG... 8 8. FELAKTIGA DEBITERINGAR... 8 9 FAKTURERING AV TRANSAKTIONER... 9 11. RAPPORTERING OCH REDOVISNING M M... 10 12. ANSVAR FÖR OBEHÖRIG ANVÄNDNING AV KORT M M... 11 13. ÅTAGANDE... 12 14. VIDAREUTVECKLING AV TJÄNSTERNA... 12 15. PARTSBYTE OCH UNDERLEVERANTÖRER... 13 16. LEVERANTÖRENS SKYLDIGHET ATT EFTERLEVA LAG M M... 13 17. MEDDELANDEN... 14 18. SAMARBETSORGANISATION, UPPFÖLJNING AV RAMAVTALET... 14 19. ERSÄTTNING FÖR SKADA, ANSVARSBEGRÄNSNING OCH HINDER FÖR FULLGÖRANDE... 15 20. AVTALSPERIOD, UPPSÄGNING AV RAMAVTALET... 16 21. TVISTER OCH TILLÄMPLIG LAG... 18 2
Riksgälden 2008-05-28 Ramavtal Betalkort, resekonto och inköpskort RAMAVTAL AVSEENDE BETALKORT-, RESEKONTO- OCH INKÖPSKORTSTJÄNSTER FÖR STATLIGA MYNDIGHETER 1. Parter 1.1 Mellan Staten genom Riksgäldskontoret, 103 74 STOCKHOLM ( Riksgälden ) och American Express Services Europe Ltd, Magnus Ladulåsgatan 5, 106 82 Stockholm ( Leverantören ) har nedanstående ramavtal träffats (tillsammans med sina bilagor nedan benämnt ramavtalet ). 2. Definitioner m m 2.1 Nedan angivna begrepp ska, då de används i ramavtalet, ha den innebörd som här anges om inte annat uttryckligen framgår av ramavtalet eller annars uppenbarligen följer av omständigheterna: Betalkort Ersättningskort EMV standard Global Distribution Systems (GDS) Inköpskort Ett allsidigt kort för inköp direkt hos leverantör eller via internet. Kortets största användningsområde är i samband med resor. Kortinnehavaren är som huvudregel personligt betalningsansvarig. Nytt kort som ersätter ordinarie kort vid förlorat eller borttappat kort. Ny global standard för kort som betalmedel. EMV står för Europay, Mastercard och Visa och innebär att man övergår från att använda magnetspåret som informationsbärare på kortet till att nyttja ett betydligt säkrare microchip. Globalt bokningssystem för resor. Exempelvis: Amadeus, Sabre, Galileo och Worldspan. Ett kort för inköp i den dagliga verksamheten (förbrukningsartiklar, inköp av servicematerial eller liknande) antingen direkt hos leverantör eller via internet. Myndigheten är betalningsansvarig för inköpskort. 3
Riksgälden 2008-05-28 Ramavtal Betalkort, resekonto och inköpskort Internationellt kortnätverk Ett internationellt kortnätverk som möjliggör användning av betal- och inköpskort över hela världen. Kortinnehavare Kvartalsavgifter Limit Low Cost Carrier (LCC) Månadsavgifter PIN-kod Resekonto SEPA/SEPA Cards Framework SFTI SFTI Basic Invoice version 1.0 SFTI transportprofil Bas version 2.0 Startpaket Täckning Fysisk person i vars namn betalkort, inköpskort är utfärdat. Avgifter som tas ut för tjänsten och betalas av myndighet. Limit begränsar kortets användning. Exempelvis en övre beloppsgräns för köp och/eller kontantuttag. Reseleverantör som säljer resor/flygresor. Avgifter som tas ut i samband med månadsfakturering av köp eller kontantuttag. Exempelvis valutaväxlingsavgift vid köp i utländsk valuta. Förkortningen PIN står för personligt identifikationsnummer. För samlad fakturering av resor, hotell och andra reserelaterade tjänster som köpts via resebyrå, bokningssystem eller direkt via reseleverantör. Single Euro Payment Area samt regelverk för kortmarknaden inom SEPA. Single Face to Industry. Standard för e-handel. Standarden för enkel elektronisk faktura inom staten, SFTI Svefaktura. Mer information finns på www.svefaktura.se Specifikation av det rekommenderade sättet att överföra en Svefaktura mellan affärspartners och/eller dess förmedlingstjänsteföretag. Mer information finns på www.svefaktura.se Startpaket är en tjänst som avropas för att underlätta införande av inköpskort hos myndigheten. Startpaketet kan till exempel innehålla information om ramavtalet, avropsblankett, ansökningar, ändringsblankett för limit, användningsområden och statistikmöjligheter samt utbildning, införandeplan, kommunikation och löpande administration. Tillgång och spridning av köpställen och uttagsautomater där betal- och inköpskortet kan användas per geografisk enhet. 4
Riksgälden 2008-05-28 Ramavtal Betalkort, resekonto och inköpskort 3. Bilagor m m 3.1 Ramavtalet består av detta huvudavtal samt följande bilagor: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Betalkort, inklusive priser Resekonto, inklusive priser Inköpskort, inklusive priser Antidiskrimineringsklausul 3.2 Vid eventuella motsägelser mellan innehållet i detta huvudavtal och bilagorna gäller bilagorna utan inbördes rangordning före huvudavtalet. Ändringar i och tillägg till ramavtalet ska för att vara bindande ske skriftligen och vara undertecknade av parterna. 4. Ramavtalets omfattning 4.1 Ramavtalet avser betalningstjänster och därmed sammanhängande tjänster som tillhandahålls genom betalkort, resekonto och inköpskort enligt närmare beskrivning nedan. 4.2 Ramavtalet omfattar tjänsterna; 1. Betalkort 2. Resekonto 3. Inköpskort Tjänsterna och därmed sammanhängande tillvalstjänster beskrivs vidare i bilagorna 1 till 3. 4.3 Kort ska vid var tid ha minst den täckning som framgår av bilaga 1-3. 4.4 Resekonto skall vid var tid vara anslutet till åtminstone de försäljningskanaler som anges i bilaga 2. 5
Riksgälden 2008-05-28 Ramavtal Betalkort, resekonto och inköpskort 4.5 Leverantören är skyldigt att utföra och tillhandahålla tjänster enligt detta ramavtal som avropas av myndigheter enligt vad som närmare anges i punkten 5 nedan. Tjänsterna ska utföras på ett professionellt sätt och i övrigt på det sätt och på villkor som anges i detta ramavtal. 4.6 Betalkort med personligt betalningsansvar för kortinnehavare innebär att endast kortinnehavaren och inte myndighet är betalningsskyldig för transaktioner genomförda med betalkortet. 5. Avrop 5.1 Avropsberättigade är regering och riksdag samt myndigheter under regering och riksdag inklusive de statliga affärsverken ( Myndigheter ). 5.2 Avrop ska ske genom tillämpning av villkoren i ramavtalet. Då avrop sker ska Myndighet välja den tjänst som enligt rangordningen rankas högst. Myndigheten kan dock göra en annan prioritering, i det enskilda fallet, om täckningen för den högst rankade leverantörens korttjänst, på det resmål där kortet skall användas, ej ger tillräcklig funktionalitet för myndigheten. Det är den aktuella Myndigheten som beslutar rörande val av annan leverantör än den högst rankade. Vid avrop av resekonto kan den avropande myndigheten endast göra avsteg från rangordningen om väsentlig funktionalitet saknas i den tjänst som den högst rankade leverantören erbjuder. 5.3 Avrop under detta ramavtal ska ske genom ingående av särskilda skriftliga avtal mellan Leverantören och Myndighet ( myndighetsavtal ). Myndighetsavtal ska upprättas av Leverantören i samråd med Riksgälden. 5.4 Myndigheterna äger rätt att avropa tjänster och Leverantören får inte vägra Myndighet att göra avrop av tjänster. Riksgälden lämnar inga utfästelser om omfattningen av avrop eller att avrop alls kommer att ske. 6
Riksgälden 2008-05-28 Ramavtal Betalkort, resekonto och inköpskort 5.5 Leverantören är införstådd med att Riksgäldens mål är att öka Myndigheternas användning av kort. Leverantören ska vid Myndighets avrop och därefter på egen bekostnad tillhandahålla dels erforderligt informationsmaterial om tjänsterna muntligt, skriftligt och genom elektronisk överföring och dels utbildning om tjänsterna i erforderlig omfattning innefattande säkerhet kring tjänsterna såsom t ex handel över internet. Informationsmaterialet ska vara anpassat efter detta ramavtal och för Myndigheter. 5.6 Kortinnehavare ska vara fysisk person som är anställd, befattningshavare, uppdragstagare, förtroendevald eller som innehar liknande ställning hos Myndighet och som skriftligen anvisats av Myndigheten. 6. Priser och betalningsvillkor För tjänster utgår avgifter och andra ersättningar enligt bilagorna 1 till 3. Priserna är angivna exklusive mervärdesskatt. Avgifter och andra ersättningar, utom valutaväxlingsavgifter och kontantuttagsutgift, förfaller till betalning enligt bilaga 1-3. Valutaväxlingsavgifter betalas i samband med betalning av transaktioner på sätt som regleras i ramavtalet punkten 9. Leverantören har rätt att justera priset för en viss tjänst om det är påkallat till följd av lagstiftning eller myndighets åtgärd, till exempel mervärdesskatt, och detta medför ökad kostnad för Leverantören. Sådan justering av priset ska motsvara högst den reella kostnadsökningen för Leverantören. Vardera parter kan påkalla prisjustering vid ett infriande av option, enligt punkt 20.1, den 1 januari 2011. Part som önskar påkalla prisjustering för nästkommande tolvmånadersperiod ska senast den 1 oktober året innan framställa önskemål om detta. Ett yrkande om prisjustering ska baseras på förändringar i konsumentprisindex. Prisjusteringen får dock uppgå till 7
Riksgälden 2008-05-28 Ramavtal Betalkort, resekonto och inköpskort högst 75 procent av förändringen i konsumentprisindex. Basmånad för justeringen utgör januari 2009. Omräkning från utländsk valuta till svenska kronor sker med valutaväxlingspåslag enligt bilagorna 1 till 3. Leverantören äger rätt att ta ut lagstadgad ersättning för kostnader. Leverantören äger inte rätt till annan ersättning, såsom faktureringsavgift, påslag, uttagsavgift, förseningsavgift eller dylikt, än som anges i detta ramavtal. Leverantören äger inte rätt till ersättning för byte av kort eller annat åtgärd till följd av införande av chipteknik eller annan teknisk utveckling. 7. Begränsningar i rätt och möjlighet till köp och uttag 7.1 Leverantören ska på begäran av Myndighet införa sådana begränsningar i rätten och möjligheten att använda betalkort, inköpskort eller resekonto som anges i bilagorna 1 till 3 eller sådana andra vid var tid i branschen förekommande begränsningar som Myndigheten begär ( limit ). Limit ska åsättas, ändras eller tas bort genast i samband med begäran härom från Myndighet. 7.2 Leverantören ska snarast efter att så skett skriftligen eller genom elektronisk överföring underrätta Myndigheten om att limit överskridits. 8. Felaktiga debiteringar 8.1 Vid reklamation av faktura ska Myndigheten på förfallodagen betala den del av fakturabeloppet som godkänts av Myndigheten. Leverantören ska på egen bekostnad utreda reklamation utan oskäligt dröjsmål. Myndigheten är inte betalningsskyldiga för reklamerad och tvistig transaktion under utredningstiden. För det fall det visas att Myndigheten är betalningsansvarig för transaktionen är Leverantören berättigat till dröjsmålsränta på sådant belopp enligt punkten 10.1 i ramavtalet. 8
Riksgälden 2008-05-28 Ramavtal Betalkort, resekonto och inköpskort 9 Fakturering av transaktioner 9.1 Faktura till Myndighet på gjorda köp, kontantuttag samt avgifter ska innehålla information som anges i bilaga 1 till 3 och sådan annan information som Riksgälden eller Myndighet skäligen begär. 9.2 Förfallodagen för fakturan ska infalla 30 dagar från det att fakturan utfärdats. 9.3 Fakturering ska ske enligt bilaga 1-3. 9.4 Faktura till Myndighet ska uppfylla vid var tid gällande krav enligt mervärdeskattelagen (1994:200). 9.5 E-faktura till Myndigheten ska levereras i svefakturaformat, SFTI Basic Invoice version 1.0 till den mottagningspunkt Myndigheten väljer. Vid behov ska pappersfaktura levereras som reservrutin. 9.6 Leverantören ska tillställa Myndigheten och kortinnehavaren faktura skriftligen eller i elektronisk form enligt Myndighetens eget val. Faktura ska innehålla sådan information som anges i bilaga 1-3 och sådan annan information som Riksgälden eller Myndighet skäligen begär. 9.7 Vid reklamation av faktura ska Myndigheten på förfallodagen betala den del av fakturabeloppet som godkänts av Myndigheten. Myndigheten betalar dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) på belopp, som efter utredning visas ska betalas av Myndigheten. 9
Riksgälden 2008-05-28 Ramavtal Betalkort, resekonto och inköpskort 10. Betalningsdröjsmål 10.1 Leverantören har vid utebliven betalning av klar och förfallen fordran rätt att utta dröjsmålsränta på obetalat belopp från förfallodagen till dagen för betalning med en ränta enligt räntelagen. Leverantören har inte vid Myndigheters betalningsdröjsmål rätt att häva myndighetsavtal eller spärra sådana kort för vilka Myndigheten är betalningsansvarig från vidare användning eller vidta sådan liknande åtgärd. 11. Rapportering och redovisning m m 11.1 Leverantören ska enligt Myndighetens eget val enligt bilaga 1-3 för Myndigheten göra tillgänglig redovisning via särskild webbsida eller via mejl över uppgifter som framgår av bilaga 1-3 eller annan sådan redovisning som Myndigheten vid var tid skäligen begär. 11.2 Leverantören ska enligt bilaga 1-3 till Riksgälden göra tillgänglig via särskild webbsida eller via mejl statistik över uppgifter som framgår av bilaga 1-3 eller sådan annan redovisning som Riksgälden vid var tid skäligen begär. Riksgälden har rätt att vidarebefordra information till tredje man. 11.3 Statistik till Riksgälden eller Myndighet ska lämnas på papper vid behov som reservrutin. 11.4 Leverantören ska, i samarbete med Myndigheterna respektive Riksgälden, i skälig utsträckning anpassa rapporteringen och redovisningen till specifika önskemål från Myndigheter, nytt eller ändrat behov av information hos Riksgälden eller Myndigheterna och/eller ändringar i den tekniska utvecklingen. De närmare villkoren för utvecklingsarbetet avseende rapportering och redovisning till Myndigheter respektive Riksgälden ska överenskommas särskilt mellan Leverantören och Myndigheten respektive Riksgälden. 10
Riksgälden 2008-05-28 Ramavtal Betalkort, resekonto och inköpskort 12. Ansvar för obehörig användning av kort m m 12.1 Myndighet ansvarar, vad gäller kort för vilken Myndighet har betalningsansvar, för obehörig användning av kort (innefattande, men inte begränsat till, transaktioner över internet, telefon eller annat medium där endast kortnummer används) endast om kortinnehavaren har (i) lämnat ifrån sig kort till annan, (ii) genom grov oaktsamhet förlorat kort, eller (iii) på annat sätt förlorat besittning av kort och inte inom rimlig tid efter upptäckt av förlusten anmält förlusten till Leverantören. Vad gäller kort med personligt betalningsansvar för kortinnehavaren ska konsumentkreditlagen (1992:830) eller sådan lagstiftning som ersätter denna äga tillämpning i detta fall. 12.2 Myndighet är vad gäller betalkort med personligt betalningsansvar för kortinnehavare endast skyldig att tillse antingen att betalkort återlämnas till Leverantören, begärs spärrat eller görs obrukbart på annat av Leverantören angivet sätt när kortinnehavaren inte längre uppfyller kraven i punkten 5.6 i detta ramavtal eller att Leverantören informeras härom. I övrigt har Myndigheten inget ansvar av vad slag det vara må för åtgärd eller underlåtenhet av kortinnehavare vad gäller kort med betalningsansvar för kortinnehavaren. 12.3 Leverantören åtar sig att omedelbart utan kostnad på begäran av Myndighet eller kortinnehavare och oavsett skäl därtill spärra kort. Med att kort spärras innebär att kort genast efter anmälan enligt Leverantörens anvisning inte kan användas för tjänster. Anmälan om spärrning av kort kan ske, muntligen, skriftligen eller genom elektronisk överföring, dygnet runt årets alla dagar till adress angiven i bilagorna 1-3. Leverantören ska snarast skriftligen underrätta Myndigheten eller i förekommande fall kortinnehavaren om att kort spärrats. 12.4 Myndighet och/eller kortinnehavare svarar inte för transaktioner genomförda efter det att anmälan om spärrning gjorts eller meddelande lämnats till Leverantören. 11
Riksgälden 2008-05-28 Ramavtal Betalkort, resekonto och inköpskort 12.5 Leverantören åtar sig att efter skriftlig begäran ersätta förlorat och/eller spärrat kort. 13. Åtagande 13.1 Leverantören ansvarar för att tjänsterna under ramavtalets giltighetstid uppfyller de krav som anges i detta ramavtal. Leverantören ska, utan kostnad för Riksgälden, Myndigheter eller kortinnehavare, avhjälpa brister i tjänsterna som utgör avvikelser från nämnda åtagande och som åberopas av Riksgälden eller Myndighet med den skyndsamhet som omständigheterna, enligt Riksgäldens eller Myndighetens skäliga bedömning, kräver. Leverantören ska till Riksgälden löpande rapportera betydande och återkommande reklamationer från Myndigheter och kortinnehavare avseende brister i tjänsterna enligt ovan. Leverantören ska på begäran av Riksgälden genomföra användarundersökningar hos Myndigheterna. 13.2 Leverantören ska vara ansluten till ett internationellt kortnätverk. 13.3 Leverantören ska verka för att kort godkänns som betalningsmedel och kan användas för uttag av kontanter i hela världen. 14. Vidareutveckling av tjänsterna 14.1 Leverantören ska aktivt och löpande se över rutinerna och formerna för utförandet och utformningen av tjänsterna för att analysera hur tjänsterna kan förbättras och bättre möta Riksgäldens och Myndigheternas nuvarande och framtida behov och säkerhetskrav. Leverantören förbinder sig vidare att, utan särskild anmaning från Riksgälden eller Myndighet och utan särskild ersättning, vidta den vidareutveckling och de förbättringar av tjänsterna som föranleds av effektiviserade rutiner, teknikutveckling respektive förändringar i branschpraxis samt internationella och nationella standarder. 12
Riksgälden 2008-05-28 Ramavtal Betalkort, resekonto och inköpskort 14.2 Parterna ska under ramavtalets giltighetstid, i nära samarbete, fortsätta utvecklingen av tjänsterna med utgångspunkt från statens förändrade och framtida behov. Leverantören och Riksgälden ska komma överens om vilka kostnader som därvid ska ersättas. 14.3 Leverantören ska informera Riksgälden och Myndigheterna om kommande förändringar i tjänsterna och verka för att förändringarna implementeras på ett för Riksgälden och Myndigheterna följsamt sätt. 14.4 För närvarande pågår inom ramen för ett europeiskt samarbete utvecklingen av betalningstjänster avseende euro benämnd Single Euro Payment Area ( SEPA ). Inom ramen för SEPA har ett nytt regelverk arbetats fram som medför att betalningstjänster kommer att behöva anpassas under ramavtalsperioden avseende funktionalitet. Kortutgivaren åtar sig att vid behov göra de anpassningar och tillägg som erfordras med anledning av SEPA och SEPA Cards Framework. 15. Partsbyte och underleverantörer 15.1 Leverantören får inte överlåta sina åtaganden enligt detta ramavtal till någon annan part utan Riksgäldens skriftliga godkännande. 15.2 Leverantören ansvarar för underleverantörer såsom för egen verksamhet. 16. Leverantörens skyldighet att efterleva lag m m 16.1 Leverantören ska vid utförande av tjänsterna följa vid var tid tillämpliga internationella och nationella standarder för kort, SEPA Cards Framework, regelverk tillämpade av det internationella kortnätverk till vilket Leverantören är anslutet samt annan branschpraxis och Leverantören ska inneha samtliga tillstånd och godkännanden som erfordras för att Leverantören ska kunna uppfylla sina förpliktelser under detta ramavtal. 16.2 Leverantören ska vid utförande av tjänsterna följa gällande antidiskrimineringslagar enligt bilaga 4. 13
Riksgälden 2008-05-28 Ramavtal Betalkort, resekonto och inköpskort 16.3 Leverantören åtar sig att om Myndighet så begär tillgodose sådan Myndighets särskilda restriktioner avseende sekretess, behandling och vidarebefordran av kortinnehavares personuppgifter. 17. Meddelanden 17.1 Meddelanden beträffande ändring eller uppsägning av ramavtalet ska lämnas genom bud, rekommenderat brev eller telefax till parternas i ramavtalet angivna adresser och faxnummer. Meddelande ska anses ha kommit part tillhanda (i) om avlämnat med bud: vid överlämnandet, (ii) om avsänt med rekommenderat brev: tre dagar efter avlämnandet för postbefordran, (iii) om avsänt med telefax: vid mottagandet. Riksgälden Norrlandsgatan 15 Att Avdelning Statens Interbank SE-103 74 Stockholm, Sweden Tel + 46 (8) 613 45 00 Fax + 46 (8) 20 46 94 American Express Services Europe Ltd. Magnus Ladulåsgatan 5 106 82 Stockholm Tel +46 (8) 429 50 00 Fax +46 (8) 429 43 57 18. Samarbetsorganisation, uppföljning av ramavtalet 18.1 Leverantören ska utse en särskild kontaktperson med övergripande ansvar för ramavtalet i förhållande till Riksgälden. Vidare ska Leverantören utse kundansvariga personer som ansvarar för avropande Myndigheters och 14
Riksgälden 2008-05-28 Ramavtal Betalkort, resekonto och inköpskort kortinnehavares kontakter med Leverantören. Leverantören ska underrätta Riksgälden skriftligt om vilka personer som har utsetts och om ändring av personkretsen. 18.2 Riksgälden ska utse kontaktpersoner som ansvarar för Riksgäldens kontakter med Leverantören avseende tjänsterna. Riksgälden ska underrätta Leverantören skriftligt om vilka kontaktpersoner som har utsetts och om ändring av personkretsen. 18.3 Ramavtalet ska följas upp kvartalsvis för att tillvarata erfarenheter och iakttagelser om tillämpningen av ramavtalet. Leverantören ska ta initiativ till möten med Riksgälden om uppföljning. 18.4 Riksgälden har rätt att kontrollera säkerheten och att Leverantören i övrigt uppfyller avtalade förpliktelser och åtaganden. Detta görs genom revision eller inspektion antingen med assistans av en oberoende revisor eller av annan opartisk person som utses av Riksgälden eller av Riksgälden själv. Sådan revision får även omfatta kontroll av debitering, kontroll av åtaganden samt intervjuer av personal. Under revisionen ska Leverantören vara behjälplig i rimlig utsträckning, vilket inkluderar att ge tillgång till lokaler. Resultatet av en revision ska kontrolleras av parterna tillsammans och fel och brist ska därvid korrigeras av Leverantören. 19. Ersättning för skada, ansvarsbegränsning och hinder för fullgörande 19.1 Leverantören ansvarar för och ska ersätta Riksgälden, Myndighet och kortinnehavare för den skada Leverantören vållar Riksgälden, Myndighet eller kortinnehavare genom fel eller försummelse. Riksgälden och Myndighet ansvarar för och ska ersätta Leverantören för den skada som Riksgälden och Myndighet vållar Leverantören genom fel eller försummelse. Rätten till skadestånd är begränsad till direkt förlust. Denna begränsning gäller inte vid skada som förorsakats genom uppsåt eller grov vårdslöshet. 15
Riksgälden 2008-05-28 Ramavtal Betalkort, resekonto och inköpskort 19.2 Part är inte ansvarig för fel, brist eller försening som beror på svenskt eller utländskt lagbud, svensk eller utländsk myndighetsåtgärd, strejk, blockad, bojkott, lockout, krig, naturkatastrof, eller annan liknande omständighet över vilken part ej kan råda eller ej skäligen kan förutse och till följd därav inte utan oskäliga uppoffringar kan fullgöra sina åtaganden eller som beror på att partens underleverantör förhindras fullgöra sin prestation på grund av en sådan omständighet. Vad beträffar ovan nämnda konfliktåtgärder ska vad som sägs ovan gälla även för det fall part själv är föremål för eller vidtar sådan konfliktåtgärd. 19.3 Skulle någon av de omständigheter som anges ovan inträffa vilka förhindrar parts uppfyllande av detta ramavtal och/eller myndighetsavtal och därefter föreligga under mer än en (1) månad är Riksgälden respektive Myndighet berättigad att, utan skyldighet att erlägga skadestånd, efter eget val häva avtalet. För att en part ska ha rätt att göra gällande en sådan befrielsegrund som anges ovan ska parten omedelbart då denne får kännedom om en omständighet som kan utgöra en sådan befrielsegrund, underrätta motparten om det. 20. Avtalsperiod, uppsägning av ramavtalet 20.1 Ramavtalet gäller under tiden 1 januari 2009 till och med 31 december 2011 med rätt för Riksgälden att begära förlängning på oförändrade villkor med ett (1) år. Meddelande om förlängning ska lämnas av Riksgälden senast den 1 november 2011. Detta ramavtal är bindande mellan parterna från och med att båda parter har skrivit under ramavtalet. 20.2 Riksgälden ska ha rätt att säga upp ramavtalet till upphörande omedelbart eller vid den tidpunkt som Riksgälden bestämmer om någon, enligt Riksgäldens skäliga bedömning, väsentlig omständighet inträder som enligt 16
Riksgälden 2008-05-28 Ramavtal Betalkort, resekonto och inköpskort Riksgäldens skäliga bedömning påverkar Leverantörens möjlighet att fullgöra sina avtalsförpliktelser. Exempel på sådana väsentliga omständigheter ska vara att: (a) Det enligt Riksgäldens skäliga bedömning finns anledning anta att Leverantören inte kommer att fullgöra sina förpliktelser under ramavtalet; (b) Leverantören antingen (i) ställer in sina betalningar, (ii) ansöker eller medger annans ansökning om företagsrekonstruktion enligt lag (1996:764) om företagsrekonstruktion, (iii) träder i likvidation eller (iiii) försätts i konkurs; (c) Tillgång som tillhör Leverantören utmäts; (d) Den täckningsgrad inom ett land däri som föreligger på dagen för ramavtalets undertecknande har minskat i väsentlig mån; (e) Leverantören i annat avseende inte fullgör sina förpliktelser enligt ramavtalet eller annars handlar i strid mot dessa förpliktelser eller att en eller flera tjänster är behäftade med fel eller brist som inte är obetydlig och, förutsatt att rättelse är möjlig, inte vidtar rättelse inom 30 dagar från anmaning härom. 20.3 Vid uppsägning enligt punkt 20.2 ska Riksgälden ha rätt till ersättning för skada med den begränsning som framgår av punkten 19 i detta avtal. 20.4 Det åligger Leverantören att omedelbart underrätta Riksgälden om förevaro av eller risk för omständigheter som nämns under punkterna b till d i punkten 20.2 föreligger. 20.5 Myndigheter ska ha rätt att säga upp myndighetsavtal på villkor motsvarande de som anges ovan. Myndigheter ska därutöver alltid ha rätt att säga upp myndighetsavtal med en (1) månads uppsägningstid. 17
Riksgälden 2008-05-28 Ramavtal Betalkort, resekonto och inköpskort 20.6 För det fall ramavtalet sägs upp ska myndighetsavtalen anses uppsagda till samma tidpunkt. 21. Tvister och tillämplig lag 21.1 Tvister angående tolkningen eller tillämpningen av detta ramavtal ska i första hand lösas genom förhandlingar mellan parterna. Tvister som inte kan lösas på detta sätt ska avgöras av allmän domstol och i första instans av Stockholms tingsrätt. 21.2 Svensk lag ska gälla för tolkningen och tillämpningen av detta Ramavtal. Detta Ramavtal har upprättats i två exemplar, varav parterna har tagit var sitt. ******** Stockholm den 28/5 2008 Stockholm den 28/5 2008 Riksgäldskontoret American Express Services Europe Ltd. Gunilla Nordlöf Avdelningschef Statens internbank Peter Clason Verkställande Direktör American Express Services Europe Ltd, England, filial Jennie Alm Jurist Philip McGuinness vice Verkställande Direktör American Express Services Europe Ltd, England, filial 18
2007/1669 Bilaga 1 Betalkort American Express i kortnätverket American Express Funktionalitet Ansökan och limiter En kreditkontroll genomförs alltid av varje kortansökan för att säkerställa att det inte finns tidigare betalningsanmärkningar hos den sökande. En ansökan kan komma att avslås om sökande inte bedöms kreditvärdig. Någon definierad lägsta lönenivå finns inte och som grundregel gäller att betalkort utfärdas till fast anställd personal, men undantag kan göras i samråd med myndigheten. American Express tillhandahåller flexibilitet kring limiter för inköp och kontantuttag. En bestämd limit för inköp och kontantuttag per betalkort kan fastställas i samråd med myndigheten. Myndigheten kan exempelvis ha förändrade limiter per kortinnehavare, limiter för grupp av kortinnehavare samt bestämma under vilken tidsperiod limiterna ska gälla. För kontantuttag är normalfallet en limit på 10 00onor per fjortonde dag. American Express har i normalfallet ingen förbestämd inköpslimit för betalkort. Inga geografiska avvikelser förekommer. Leverans av betalkort och kod Betalkort och kod levereras till kortinnehavaren inom fem arbetsdagar inom Sverige och inom sex arbetsdagar till övriga världen, räknat från det att korrekt ansökan inkommit. När kortansökan är godkänd av kreditavdelningen aktiveras beställningen av betalkort och kod för utskick. Betalkort och kod levereras alltid separat via post. Betalkortet aktiveras därefter av kortinnehavaren via telefonsamtal till American Express, där ett antal säkerhetsfrågor ställs. Om kundservice kontaktas kan betalkort levereras snabbare med bud inom Sverige eller hämtas på American Express huvudkontor i Stockholm och ett tillfälligt Emergency Code tilldelas som fungerar omgående för betalkortet. Den ordinarie koden skickas ut enligt normal rutin och ersätter Emergency Code. Snabbleverans till övriga världen sker med bud inom tre arbetsdagar och Emergency Code och ordinarie kod skickas enligt normal rutin och ersätter Emergency Code. Ersättningskort levereras med bud till kortinnehavarens adress inom en arbetsdag eller hämtas på American Express huvudkontor i Stockholm och inom maximalt tre arbetsdagar med bud till övriga världen. Vid ersättningskort används den kod som finns kopplad till det ursprungliga betalkortet. 1
2007/1669 Giltighetstid för betalkortet Betalkortets giltighetstid är normalt två år. För speciella fall, och i samråd med American Express, har myndigheten möjlighet att välja valfri giltighetstid. Tillfälliga betalkort, exempelvis projekt- eller konferenskort fungerar på samma sätt och har samma villkor som övriga betalkort, med undantaget att giltighetstiden kan anpassas efter myndighetens behov. Täckning Betalkortet har god täckning i Sverige, Europa och övriga världen. Korttäckningen anges som täckningsgrad (%) och ligger på mellan 80-93% av den totala kortomsättningen i Sverige, övriga Europa, Asien, Nord- och Sydamerika, Afrika och Oceanien. Aktuell och detaljerad information om korttäckning finns på American Express hemsida (www.americanexpress.se) och hos kundservice mellan kl. 08.00-17.00 på vardagar. Kundservice nås på telefon, e-post, brev och fax. Täckningen för uttagsställen anges som antal uttagsställen. Totalt finns för närvarande cirka 735 tusen uttagsställen varav cirka 2 tusen finns i Sverige, 263 tusen i övriga Europa, cirka 98 tusen i Asien, cirka 310 tusen i Nordamerika, cirka 27 tusen i Sydamerika, cirka 12 tusen i Afrika och cirka 23 tusen i Oceanien. Myndighetens kundansvarige kan också bistå med information om specifik korttäckning och genomför vid behov mer omfattande täckningsanalyser för till exempel en viss geografisk region eller stad. Myndighetens kundansvarige nås på telefon, e-post, brev och fax. Spärr av betalkort Vid önskemål om att spärra betalkortet ringer kortinnehavaren eller myndighetens kortadministratör till American Express Kundservice eller Spärrservice (öppet dygnet runt, året runt). Spärren registreras direkt och får genomslag omedelbart i online uppkopplade säljställen och automater De säljställen som inte har online uppkoppling får spärrlistor. Kortinnehavaren får bekräftelse på att betalkortet är spärrat direkt per telefon. Myndigheten/kortinnehavaren blir alltid skadeslös så snart betalkortet har spärrats hos American Express. Myndigheten kan återkalla/spärra ett betalkort även om kortinnehavaren inte har slutat sin anställning. Betalkort spärras dygnet runt på Spärrservice 0771-29 54 29 Stop Service ingår I samarbete med Affinion International kan förutom att spärra betalkortet även funktionalitet att spärra andra värdehandlingar (ex. spärra pass, id-handlingar, nycklar m.m.) anslutas. Funktionaliteten ingår i betalkortstjänsten och nås på telefon 08-775 50 00. 2
2007/1669 Försäkringslösningar I samarbete med ACE European Group Sverige ingår försäkringslösning i betalkortstjänsten. Försäkringslösningen innefattar Förseningsskydd, Resgodsförsening, Flygkapning, Självriskskydd, Uppgradering av Biljett, Läkarvårdskostnader samt reseolycksfall. Teknik, säkerhet internet American Express följer tidsramarna och stödjer de säkerhetskrav som definieras inom SEPA Cards Framework, som exempelvis införandet av EMV kort och har en direkt relation med alla leverantörer globalt och har därmed möjlighet att ställa konsekventa tekniska säkerhetskrav på dem vid anslutning som affärspartner. Myndigheten och kortinnehavaren har en garanti mot bedrägerier via internet. Kunden förblir alltid skadelös, och tar därmed ingen risk vid inköp via internet. American Express kräver alltid att internetbutiker använder de standarder som finns för säker hantering av kortnummer (exempelvis SSL). American Express tillämpar 4DBC (4 Digit Batch Code, kallas även CID) check för internetbutiker. 4DBC är den fyrsiffriga säkerhetskod som finns på framsidan av kortet. En ytterligare säkerhetslösning är Adress Verification. Detta innebär en extra identifiering av kortinnehavaren genom ett utbyte av information som enbart kortinnehavaren och American Express typiskt sett känner till. American Express säkerhetssystem stödjer även Enhanced Autorization, vilket innebär att man skickar med ytterligare information i auktorisationsfrågan vilket gör att man kan identifiera bedrägeriförsök utifrån ett större antal transaktionsparametrar. Fakturering Huvudregeln är att den anställde har personligt betalningsansvar för fakturan Allt fler myndigheter beslutar sig för att anställda ska använda betalkort vid betalning av utlägg i tjänsten och huvudregeln är att den anställde har ett personligt betalningsansvar för betalkortsfakturan. De flesta myndigheter har också beslutat att betalkortet får användas för privata inköp. Endast i undantagsfall, när det inte fungerar med personligt betalningsansvar, används betalkort där myndigheten är betalningsansvarig. Faktura till kortinnehavare med personligt betalningsansvar Kortinnehavaren kan välja pappersfaktura eller e-faktura. E-faktura kan skickas till kortinnehavarens internetbank om banken ingår i Samverkan e-faktura privat. Innan fakturan erhållits kan kortinnehavaren få information om transaktioner och valutakurser m.m. på Mitt Konto Online, www.americanexpress.se. Kopia på köpnota kan beställas vid behov. Faktura till myndighet E-faktura som uppfyller krav enligt mervärdeskattelagen (1994:200) levereras i svefakturaformat, SFTI Basic Invoice version 1.0, med SFTI transportfil Bas version 2.0 till den mottagningspunkt myndigheten väljer. 3
2007/1669 Information på e-faktura kan sorteras per betalkort, betalkortsinnehavare, resultatställe eller andra sorteringsbegrepp som myndigheten önskar. Fakturan innehåller detaljerad information om köpet eller kontantuttaget och exempel på information som kan finnas på fakturan är kortinnehavare, inköspdag, uttagsdag, inköpsställe/uttagsautomat, belopp i svenska kronor, växelkurs och specifikation av moms om denna redovisats från säljstället. Fakturering sker månadsvis och fakturans förfallodag är 30 dagar från det att fakturan utfärdats och myndigheten kan välja brytdatum för fakturering. Fakturering av avgifter faktureras kvartalsvis i efterskott. Vid behov och som reservrutin kan myndigheten få pappersfaktura med samma indelning som e-faktura. Momsåtervinning Myndigheten kan avropa en tjänst som gör det möjligt att återvinna moms från utlandet. För att ropa av denna tjänst kontaktar myndigheten sin kundansvarige på American Express. Valutaväxling Omräkning till svenska kronor sker det datum köpet behandlas av American Express, vilket inte alltid sammanfaller med det datum som köpet skett. När köpet behandlas är beroende på vid vilken tidpunkt den inkommer till American Express. Om inte lag föreskriver annat gäller vid omräkningen den omräkningskurs som American Express tillämpar vid tidpunkten för omräkningen. Omräkningskursen väljs i enlighet med handelsbruk av American Express och baseras på de kurser som tillämpas på transaktioner mellan banker affärsdagen före omräkningen. Kundstöd Kundstöd för kortinnehavaren Kundtjänst Hos kundtjänst kan kortinnehavaren ansöka om ersättningsbetalkort, spärra betalkort och ställa frågor om sin faktura. Dessutom erbjuds kortinnehavaren information, hjälp och rådgivning om betalkortet. Kundtjänst är öppet vardagar mellan kl. 08.00-17.00. Kundservice On-line Via Internet får kortinnehavaren ökad tillgänglighet och service dygnet runt, året om. Här kan kortinnehavaren exempelvis se de tre senaste månadernas korttransaktioner, ej fakturerade korttransaktioner samt få tillgång till korrekta växelkurser. Denna tjänst är mycket användbar i samband med reseräkningshanteringen. Kortinnehavaren på resa Global Assist är en funktionalitet som erbjuds resenären via telefon dygnet runt, året om via vår samarbetspartner Viking Sverige AB som representerar Inter partner Assistance Direktion für Deutschland i Sverige. Resenären kan få hjälp med pass- och visumregler, förlust av viktiga persedlar samt nödsituationer som t.ex engelsktalande läkare. 4
2007/1669 Kundstöd för myndigheten och utbildning Kundansvarig Den kundansvarige ansvarar för att servicenivå, uppföljning och kundutveckling hålls på en hög kvalitativ nivå. Kontaktas på telefon, e-mejl, brev och fax under kontorstid. Myndighetens kundansvarige genomför informations- och utbildningsmöten hos myndigheten och utformar tillsammans med myndigheten en tydlig affärsplan för att löpande identifiera förbättringsområden. Kundtjänst Kortadministratören eller andra ansvariga hos myndigheten kan få information om myndighetens hela betalkortsengagemang. Öppettider är måndag-fredag kl. 08.00-17.00 och nås på telefon, fax e-mejl och brev. Information när anställd slutar Myndigheten har ansvar för att lämna information till American Express när anställda slutar och betalkortet inte längre ska ingå i myndighetens engagemang. Kundservice On-line Utöver det personliga kundstödet kan myndigheten få detaljerad resestatistik och betalkortsengagemang i verktyget Amex@Work. Kundtjänst för kortadministratörer/myndighetens kontaktperson 0771-29 55 29 e-mejl: corporate.card.sweden@aexp.com Fax: 0771-29 43 00 Kundservice On-line www.americanexpress.se Kortinnehavaren på resa: Global Assist 08-33 20 38 Spärrservice och Stop Service 0771-29 54 29 (Spärrservice) 08-775 50 00 (Stopservice) www.affinioninternational.com Försäkringslösning 0771-29 55 29 Statistik Statistik till myndighet Statistiken lämnas via webbsida eller mejl i filformat excl (xls) månadsvis eller kvartalsvis. Statistiken innehåller uppgifter om myndighetens totala reseengagemang, med ett mycket stort urval av rapporter på exempelvis leverantörs-, resekategori- och kortmedlemsnivå. Dessa rapporter kan användas för såväl övergripande som detaljerad uppföljning av myndighetens resemönster. Myndigheten kan själv kostnadsfritt hämta statistikrapporter via On-line verktyget Amex@Work, som också kan exporteras till.xls format. Statistik kan lämnas på papper som reservrutin. 5
2007/1669 Statistik till Riksgälden Statistiken lämnas via webbsida eller mejl i filformat excl (.xls) kvartalsvis. Statistiken innehåller uppgifter på total nivå om antal avropande myndigheter, antal utestående betalkort, omsättning och fakturerade kvartalsavgifter. Statistik kan lämnas på papper som reservrutin. Riksgälden kan vid behov få mer detaljerad statistik på myndighetsnivå. Priser för betalkort (svenska kronor exklusive mervärdeskatt) Tjänst/funktionalitet Pris Årsavgift för ett betalkort. Avgift per kontantuttag. Valutaväxlingspåslag per köp och kontantuttag i utländsk valuta. 0 % Avgift per snabbleverans av betalkort i Sverige. Avgift per snabbleverans av betalkort i övriga världen. Avgift per ersättningskort i Sverige. Avgift per ersättningskort i övriga världen. Årsavgift för pappersfaktura till myndighet. Avgift per kopia på köpnota. Engångsavgift för SFTI transportfil Bas version 2.0 till den mottagningspunkt som myndigheten väljer. Tillvalstjänster Priority Pass Standard (www.prioritypass.com) Access till over 500 flygplatslounger globalt. Elektroniska kortdatafiler till reseräkningssystem American Express Reseräkning Pris Årspris: 192 kr/resenär Besökspris: 173 kr per loungebesök Årspris: 295 kr/användare Integration till andra system (ex. löne- eller ekonomisystem): 20 00 per systemintegration. 6
2007/1669 Resekonto American Express Bilaga 2 Resekonto är en tjänst som myndigheten använder för samlad fakturering av resor, hotell och andra reserelaterade inköp via resebyrå, bokningssystem eller direkt via reseleverantör. Genom att använda resekonto får myndigheten en effektivare fakturahantering, minskade kostnader för hantering av vouchers och en bra uppföljning av kostnader. Myndigheten har betalningsansvar för reserelaterade köp som faktureras via myndighetens resekonto. Funktionalitet American Express har resekontokoppling till de mest förekommande bokningssystemen/ Global Distribution System (GDS) för resor. Anslutningen till GDS sker genom koppling mellan American Express och resebyråernas backoffice- eller ekonomisystem. American Express är anslutet till de mest förekommande bokningssystemen, bl.a. Amadeus, Sabre, Galileo och Worldspan och för att möta behovet av att kunna göra köp direkt hos reseleverantör (utanför GDS) har resekontot anpassats för detta och American Express arbetar kontinuerligt med att ansluta resekontot till fler reseleverantörer. Några exempel på reseleverantörer som Amerikan Express har en direkt resekontoanslutning till är: - Alla flyg som kan bokas via GDS inklusive SAS TPC-lösning. American Express arbetar kontinuerligt med att ansluta resekontot till fler LCC. För närvarande finns resekontoanslutning till exempelvis Fly Nordic, Sterling Airlines, Malmö Aviation, Easy Jet, Skyways och German Wings. - Hotelzon som hanterar hotellbokningar såväl inom Sverige som utomlands. Dessutom finns för närvarande reskontoanslutning hos Choice Hotels, First Hotel, Best Western, RICA Hotels, Profil Hotell, IBIS, World Hotels och ett antal fristående hotell. - För marktransporter finns för närvarande resekontokoppling till exempelvis NetRevelation, Flygtaxi, Flygbussarna, Arlanda Express, SJ och Hertz. Betalning av hotell via resekonto Hotellvistelse bokas via hotellbokningssystemet Hotelzon och myndigheten väljer vid bokningstillfället att betalning ska ske via e-voucher eller så lägger myndigheten in detta som krav i bokningsprofilen. Bokningen skickas till hotellet som vid utcheckning markerar vilka bokningar som är utcheckade för betalning via American Express resekonto. Express Care - Affärsreseförsäkring ingår Om biljetten betalas via American Express resekonto ingår en affärsreseförsäkring som ger skydd vid exempelvis transport- och bagageförsening. Försäkringen erbjuds via ACE Group Europe Sverige (http://www.acegroup.se/). 1
2007/1669 Teknik, säkerhet Internet American Express har direktrelation med sina leverantörer och har därmed möjlighet att ställa konsekventa tekniska säkerhetskrav på dem vid anslutning som affärspartner. För att upprätthålla en hög nivå av säkerhet i samband med köp via internet genomför American Express en rigorös säkerhetskontroll av reseleverantörernas och resebyråernas bokningssystem. Vid inköp via internet (on-linesystem), där en resebyrå är involverad, så säkerställs detta framförallt via det lösenordsskydd som systemet har. American Express säkerhetssystem känner av om transaktioner skulle komma från en icke-godkänd leverantör. American Express erbjuder myndigheten en garanti mot bedrägerier via internet. Myndigheten förblir alltid skadelös och tar därmed ingen risk vid inköp via internet. Behörighetsadministration Behörighet till resekontot administreras mellan myndigheten och resebyrån/reseleverantören. Resekontot är ett centralfakturerat kortlöst konto. Myndigheten skriver ett avtal med resebyrån om hur resekontot får utnyttjas och vilka rutiner som ska gälla. Detsamma gäller om resekontot används av en reseleverantör där resebyrån inte är inblandad. Vanligtvis ställs krav på att myndigheten måste ha en, av myndigheten godkänd, resenärsprofil i resebyråns bokningssystem, för att kunna göra en bokning som belastar resekontot. Ibland ställer resebyrån/reseleverantören också krav på att kunden ska kunna uppge kundnummer vid beställning. Oavsett vilken rutin som är etablerad, har myndigheten och resebyrån/ reseleverantören avtalat om att betalning sker via resekonto. Kundstöd Kundstöd för resenären Global Assist är en tjänst som erbjuds myndighetens resenärer. Resenären får hjälp med att hitta den rätta hjälpen vid akuta nödsituationer. Tjänsten erbjuds i samarbete med Inter Partner Assistance Direktion für Deutschland. I Sverige representeras företaget av Viking Sverige AB (http://www.inter-partner.de/). Global Assist kan nås via 08-33 20 38 Kundstöd för myndigheten Kundansvarig Den kundansvarige ansvarar för att servicenivå, uppföljning och kundutveckling hålls på en hög kvalitativ nivå. Kontaktas på telefon, e-mejl, brev och fax under kontorstid. Kundtjänst Hos kundtjänst kan myndighetens administratörer få detaljerad information om hela resekontoengagemanget. Kundtjänst håller öppet vardagar mellan kl. 08.00-17.00. Kundtjänst kan nås via 0771-29 53 80 e-mejl: corporate.service.nordic@aexp.com Fax: 0771-29 43 00 2
2007/1669 Kundservice On-line Utöver det personliga kundstödet erbjuder American Express internetverktyget Amex@Work, vilket ger myndigheten tillgänglighet och service dygnet runt, året om. Här kan myndigheten till exempel se detaljerad statistik samt se hur resekostnaderna förändras över tiden. Fakturering Myndigheten har betalningsansvar för fakturan. E-faktura som uppfyller krav enligt mervärdeskattelagen (1994:200) levereras i svefakturaformat, SFTI Basic Invoice version 1.0, med transportfil SFTI Bas version 2.0 till den mottagningspunkt som myndigheten väljer. Information på e-faktura kan sorteras per resekonto, resenär, resultatställe eller andra sorteringsbegrepp som myndigheten önskar. Fakturan innehåller detaljerad information om köpet och eventuella avgifter. Exempel på information som kan finnas på fakturan är resenär, inköpsdag, försäljningskanal, belopp i svenska kronor och specifikation av moms och avgifter. Fakturering sker utifrån myndighetens behov veckovis, var fjortonde dag eller månadsvis och fakturans förfallodag är 30 dagar från det att fakturan utfärdats och myndigheten kan välja brytdatum för fakturering. Fakturering av avgifter faktureras kvartalsvis i efterskott. Vid behov och som reservrutin kan myndigheten få pappersfaktura med samma indelning som e-faktura. Ombokning av gjorda inköp med betalkort till resekonto Vid enskilda fall, där det inte existerar en direkt resekontokoppling mot reseleverantören, kan American Express förse resebyråerna med betalkort (TMA kort, Travel Management Account kort) för resebokningar. Resebyrån omfakturerar sedan dessa transaktioner till myndighetens resekonto. American Express driver utvecklingen mot att öppna upp sin resekontolösning för direktkoppling till fler relevanta reseleverantörer för att minimera ombokningar från betalkort till resekonto. Statistik till myndigheten Statistik och rapporter för uppföljning, planering och budgetering finns tillgängliga dygnet runt via American Express online-portal @Work. Myndigheten kan enkelt ta ut de rapporter som finns i @Work i excelformat. Rapporterna kan användas för att följa upp myndighetens totala resekostnader samt för att följa upp hur väl myndighetens resenärer följer de avtal som finns på plats. @Work tillhandahåller både standardrapporter samt möjlighet att skapa skräddarsydda rapporter. American Express kundansvarige står till tjänst för att analysera vilka rapporter som passa respektive myndighets särskilda behov. American Express resekonto möjliggör detaljerad statistik som kan ersätta en resebyrås statistik och återrapportering. Med reskontot som bas för statistik kan statistik för resekostnader som inte hanteras via resebyrå fångas upp. Exempel på statistik som kan erbjudas är: mest frekventa flygsträckor, marknadsandel för varje flygbolag, totalt och per 3
2007/1669 sträcka, kostnadsfördelning mellan olika resekategorier, besparingsanalyser m.fl. Inom hotellkategorin kan statistikpaket skapas som visar antal hotellnätter och ingående måltider. Statistik kan lämnas på papper som reservrutin. Statistik till Riksgälden Statistiken lämnas via webbsida eller mejl kvartalsvis i filformat excl (.xls). Statistiken innehåller uppgifter på total nivå om antal avropande myndigheter, antal resekonton, omsättning och fakturerade kvartalsavgifter. Riksgälden kan vid behov få mer detaljerad statistik på myndighetsnivå. Statistik kan lämnas på papper som reservrutin. Priser för resekonto (svenska kronor exklusive mervärdeskatt) Årsavgift per resekonto. Tjänst/funktionalitet Årsavgift per pappersfaktura till myndighet. Engångsavgift för SFTI transportfil Bas version 2.0 till den mottagningspunkt som myndigheten väljer. Pris Tillvalstjänst Tjänst Integration av resekontofiler till reseräkningssystem. Pris 4
2007/1669 Bilaga 3 Inköpskort American Express i kortnätverket American Express Funktionalitet Inköpskortet används för att förenkla och rationalisera inköp i den dagliga verksamheten antingen direkt hos leverantör eller via internet. Det kan exempelvis röra sig om förbrukningsartiklar, inköp av servicematerial. Myndigheten är betalningsansvarig för fakturan och sätter olika slag av begränsningar för inköpen enligt de interna riktlinjerna som myndigheten fastställt. Myndighetens namn eller annat myndighetsinternt begrepp kan präglas på inköpskortet. Limiter American Express har ett flertal begränsningsmöjligheter för inköpskortet Bl.a. kan beloppsbegränsning sättas per inköp och per månad och för att styra inköpen till rätt leverantörer kan även köp hos vissa branscher spärras och att köp görs hos endast utvalda leverantörer. Dessutom kan inköpskortet knyta ihop individer/kortinnehavare till en budgeteller avdelning. Det går även att ha en geografisk begränsning. Inköpskortet är spärrat för kontantuttag. Myndighetens kortansvarige kan ändra limiter för inköpskortet under inköpskortets giltighetstid. Kortansvarige kontaktar American Express kundservice för ändring av limit. En limit kan inte överskridas och den inköpskortansvarige hos myndigheten har via det internetbaserade rapportsystemet Amex@Work löpande åtkomst till rapporter över vilka kortinnehavare som nekats inköp på grund av limit. Beställning och leverans av inköpskort och kod Inköpskortet är personligt kopplat till en avdelning, resultatställe eller annan indelning som myndigheten väljer. Inköpskort och kod levereras till myndigheten inom fem arbetsdagar, räknat från det att korrekt ansökan inkommit. Inköpskort och kod levereras separat med post inom fem arbetsdagar till myndighetens kortansvarige. Snabbleverans till myndigheten sker med bud inom två arbetsdagar och en Emergency Code tilldelas. Den ordinarie koden skickas enligt normal rutin och ersätter Emergency Code. Ett ersättningsinköpskort levereras till myndigheten med bud inom två arbetsdagar. Vid ersättningskort används den kod som finns kopplad till det ursprungliga inköpskortet. Giltighetstid för inköpskortet Betalkortets giltighetstid är normalt 2 år. Myndigheten har möjlighet att, i samråd med American Express, bestämma kortare giltighetstid för inköpskort. 1