Plats och tid Sessionssalen, kommunhuset i Hultsfred 25 augusti 2015 kl. 08.30-10.15 Beslutande Övriga deltagande Lars Rosander, C Åke Nilsson, KD Åke Bergh, M Rosie Folkesson, S Tomas Söreling, S Lars-Erik Rönnlund, kommunchef Britt Idensjö, sekreterare Helena Grybäck Svensson 148 Utses att justera Rosie Folkesson Underskrifter Paragrafer 148-153 Sekreterare Ordförande Justerande. Britt Idensjö. Lars Rosander. Rosie Folkesson Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Datum för anslags uppsättande 2015-08- Datum för anslags nedtagande 2015-09- Förvaringsplats av protokollet Kommunkansliet Underskrift. Britt Idensjö 1
Ärendelista 148 Markfrågor 149 Projekt "Kreativt återbruk" 2015/107 150 Stängsel Nytorpsvägen 2015/121 151 Cirkulär Överenskommelse om lön och anställningsvillkor för räddnigstjänstpersonal i beredskap (RiB 15) med Brandmännens Riksförbund 152 Granskningsrapport användandet av kommunens fordon 2015/122 2015/95 153 Anmälningsärenden 2015/78 2
1(1) KSAU 148/2015 Markfrågor Beslut Förbundschef Helena Grybäck Svensson får återkomma efter dagens diskussioner. Sammanfattning Förbundschef Helena Grybäck Svensson redogör för aktuella frågor. Ärendebeskrivning På mötet lyfter förbundschef Helena Grybäck Svensson, Östra Smålands Kommunalteknikförbund markfrågor och andra aktuella frågor. 3
1(2) KSAU 149/2015 Dnr 2015/107 Projekt "Kreativt återbruk" Förslag Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen fatta beslut om att anslå 206 500 kr per år för att delfinansiera kostnader för hyra och drift av projekt Kreativt återbruk. Projekttiden är tre år. Kommunstyrelsen föreslås även fatta beslut om att delfinansiera en tredjedel av kostnad för bygglov, dvs 7 350 kr. År 2015, oktober - december Av summan 51 625 kr, finansieras 26 625 kr för denna period ur näringslivskontot, resterande belopp 25 000 kr för denna period är ofinansierat och tas ur kommunstyrelsen (KS) medel för oförutsedda utgifter. Det gäller även för de 7 350 kr som är kostnaden för bygglov. År 2016 Av summan 206 500 kr, finansieras 106 500 kr per år ur näringslivskontot, resterande belopp 100 000 kr per år är ofinansierat och tas ur kommunstyrelsens medel för oförutsedda utgifter. År 2017-18 Finansiering för återstående period hänskjuts till budgetberedningen. Beslutet gäller under förutsättning att socialnämnden och kommunstyrelsen fattar beslut om att anta projektplanen för Kreativt återbruk och avsätta medel för att delfinansiera kostnader för hyra och drift. Inriktningen är att 106 500 kronor ska belasta näringslivskontot även dessa år. Sammanfattning Förslag om att anslå pengar för att delfinansiera kostnader för hyra och drift av projektet Kreativt återbruk. Ärendebeskrivning Projektplanen för projektet Kreativt återbruk utgör en samverkansidé från förvaltningscheferna för socialförvaltningen, barn- och utbildningsförvaltningen samt utvecklingskontoret. Projektplanen innehåller inga färdiga planer för genomföranden. Om kommunen antar projektplanen är avsikten att den ska ligga till grund för vår kommunikation och arbetet med att skriva fram konkreta förslag. Projektidén är utvald av Ikea Industry till ett samverkansprojekt där de går in med stöd i form av inredning, material och kompetens. Utgångspunkten har varit att starta Återbruket i anslutning till kommunförrådet 4
2(2) (Föreningslagets lokaler). Då har tanken varit att starta med att samla och sortera material för avhämtning och omvandla det till pedagogiskt material för förskolan. Representanter för Ikea Industry har nu meddelat att de anser att den tänkta lokalen inte uppfyller de krav på säkerhet som krävs för att de ska stötta projektet. I detta läge har frågan angående alternativa lösningar diskuterats. Ikea föreslår Leklandet som en lämplig lokal och detta har lyfts med representanter för Hultsfreds Kommunala Industri AB (HKIAB). I samband med dessa diskussioner framkom att den kommunala verksamheten Stegen är i behov av nya lokaler och har Leklandet som ett önskemål. Samtal angående projektet har också inletts med Framsteget. Representanter från samtliga verksamheter (förskolan, Stegen, Framsteget, arbetsmarknadsenheten, kultur- och fritid, enheten för flyktingsamordning, utvecklingskontoret, miljö- och bygg, skola/näringsliv och Ikea Industry) ser en stor potential i projektet och är beredda att gå vidare för att förverkliga idén om ett kreativt återbruk. Den gemensamma lokalen skulle kunna rymma delar av secondhandbutik, återbruk för förskolan, cafeteria och gemensam mötesplats för t.ex. utbildning och enklare konferens i samband med studiebesök och andra sammankomster. Finansiering Sammantaget innebär detta i dagsläget en hyreskostnad på 470 000 kronor per år i kallhyra för leklandet. För drift (värme och el) tillkommer en kostnad på 149 500 kronor per år enligt kalkyl. Följande finansiering föreslås: Barn- och utbildningsnämnden 205 500 kronor Socialnämnden 206 500 kronor Kommunstyrelsen 206 500 kronor Ikea Industry kommer att bidra med material och inredning. De ställer också användbar kompetens till vårt förfogande. Detta är ett projekt som kommer att göra skillnad och där samverkan bli på riktigt. Beslutsunderlag Socialnämnden 72/2015 Barn- och utbildningsnämnden 63/2015 Skickas till Kommunstyrelsen 5
1(1) KSAU 150/2015 Dnr 2015/121 Stängsel Nytorpsvägen omföring i budget Förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att göra en omföring i investeringsbudgeten för gång- och cykelväg mellan cirkulationsplatsen och ICA i Målilla med 150 tkr till ett nytt staket på Nytorpsvägen. Sammanfattning Förslag om omföring i investeringsbudget. Ärendebeskrivning Bakgrund Stängslet längs med Nytorpsvägen längs med Träförädlingen 8 har genom åren förfallit till den grad att det i dagsläget ligger helt nere på vissa ställen och i övrigt är helt sönderrostat. Anledningen till att det har förfallit är att det har varit oklart vems ansvar stängslet ligger på samt att det inte finns budget för planerat underhåll verken hos industribolaget eller Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK). Kostnader och finansiering ÖSK gata/park har tagit in prisuppgifter på nytt staket som visar att det skulle kosta cirka 150 tkr inklusive arbete. Investeringsprojektet GC-väg till Tärnan har visat sig ge ett ordentligt överskott enligt de signaler vi fått från Trafikverket. Hur mycket är dock inte klart än och 140 tkr av de 950 tkr som avsatts för projektet har redan flyttats till investeringsprojektet för gångvägen i Virserum. Det finns således kvar 810 tkr för projektet. Gatuavdelningen bedömer att de 150 tkr som behövs för ett nytt staket på Nytorpsvägen kommer rymmas inom överskottet. Därför föreslås att 150 tkr från investeringsprojektet GC-väg till Tärnan används till ett nytt staket på Nytorpsvägen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Jens Karlsson 2015-06-23 Skickas till Kommunstyrelsen 6
1(1) KSAU 151/2015 Dnr 2015/122 Cirkulär Överenskommelse om lön och anställningsvillkor för räddnigstjänstpersonal i beredskap (RiB 15) med Brandmännens Riksförbund Förslag Arbetsutskottet beslutar, i egenskap personalorgan, anta cirkulär 15:22 om lön och anställningsvillkor för Räddningstjänstpersonal i beredskap RiB 15 Sammanfattning Förslag om att anta cirkulär 15:22 om lön och anställningsvillkor för Räddningstjänstpersonal i beredskap. Ärendebeskrivning En överenskommelse om lön och anställningsvillkor för Räddningstjänstpersonal i beredskap har träffats mellan Sveriges Kommuner och Landsting och Pacta å ena sidan, samt Brandmännens Riksförbund. Överenskommelsen gäller från och med 2015-07-21. Rekommendation om lokalt kollektivavtal Parterna rekommenderar berörda arbetsgivare som utgör kommun eller kommunalförbund och berörd arbetstagarorganisation att träffa kollektivavtal om RiB 15 (Räddningstjänstpersonal i beredskap). Parterna är ense om att sådant lokalt kollektivavtal ska anses ha kommit till stånd genom att arbetsgivaren beslutar om att anta RiB 15 som lokalt kollektivavtal. Arbetsgivaren tillställer arbetstagarorganisation, som begär det, protokollsutdrag över beslutet. Personalorganet föreslår att cirkulär 15:22 om lön och anställningsvillkor för Räddningstjänstpersonal i beredskap antas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från personalchefen 2015-08-12 Skickas till Personalkontoret 7
1(3) KSAU 152/2015 Dnr 2015/95 Granskningsrapport användandet av kommunens fordon Förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att lämna följande yttrande: Från hösten 2015 kommer det att finnas en anställd på ekonomikontoret med särskilt ansvar för uppföljning och samordning av alla inköp, vilket inkluderar även bilar. Med detta kommer en tydlig organisation att skapas när det gäller upphandling och avtalsbevakning. Genom att följa framtagen prioriteringslista kan användandet av bilarna i poolen förbättras. Vi gör för närvarande en kartläggning av vilka bokningssystem som finns på marknaden. Vår ambition är att hitta ett system som kan förbättra ruttoptimering och bokning av fordon. Vid avstämning med personalchefen har det bestämts att fordons- och resepolicyn ska uppdateras i linje med strategin för energieffektiviseringen. Sammanfattning Förslag till svar på granskningsrapport av användandet av kommunens fordon. Ärendebeskrivning Revisorerna har gett PwC i uppdrag att göra en granskning av användandet av kommunens fordon. Granskningen ligger till grund inom den av revisorerna antagna granskningsplanen. Arbetsutskottet gav uppdrag till kostchefen, IT-chefen, kultur- och fritidschefen samt räddningschefen enligt beslut 118/2015 att lämna ett yttrande över granskningsrapporten. I rapporten står bland annat följande: Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer kommunstyrelsen och nämnderna att logistikplaneringen är ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande samt är den interna kontrollen avseende fordonen tillräcklig? Revisionsfrågan ska besvaras utifrån följande kontrollmål: 1. Det finns en kartläggning över vilka typer av tjänsteresor som behöver utföras och till vilka volymer dessa har beräknats, uppdelat per 8
2(3) förvaltning. 2. Ansvar och organisation för verksamheten är ändamålsenlig och tydlig. 3. Det finns en ändamålsenlig transportplanering. 4. Bokningssystemet är ändamålsenligt. 5. Standarden på fordonen är ändamålsenlig. 6. Antalet fordon är rimligt i förhållande till utnyttjande. 7. Det finns ändamålsenliga rutiner för upphandling av fordon, service och underhåll samt bränsle 8. Det finns en god intern kontroll avseende hantering av fordonen, till exempel avseende körjournaler 3. Revisionell bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen och nämnderna till viss del säkerställer att logistikplaneringen är ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande. Det grundar vi på att det till viss del finns en kartläggning av vilka typer av tjänsteresor som behöver utföras och till vilka volymer dessa har beräknats och att uppgifterna till delarhar använts för att utvärdera olika alternativ vad gäller transportsätt. Vidare bedömer vi att antalet leasade fordon i för hållande till utnyttjandet är rimligt och att standarden på fordonen i stort sett är ändamålsenlig. Det finns ändamålsenliga rutiner för upphandling av fordon, service och underhåll samt bränsle. Vi bedömer att följande förbättringsområden finns: Vi bedömer att organisationen inte fullt ut är ändamålsenlig och tydlig. I intervjuerna beskrivs att det saknas någon som har det övergripande ansvaret för fordonsrelaterade frågor som upphandling, dimensionering, avtalsbevakning, fordonsekonomi med mera. Vi bedömer att prioriteringen av hur fordonen nyttjas i den gemensamma bilpoolen behöver förtydligas. Vi bedömer att effektiviteten i planerade rutter inom övriga verksamhetsområden kontinuerligt behöver prövas. Vi bedömer att fordonspolicyn och resepolicyn bör uppdateras i linje med målen i strategin för energieffektivisering. Förslag till yttrande på granskningsrapport Från hösten 2015 kommer det att finnas en anställd på ekonomikontoret med särskilt ansvar för uppföljning och samordning av alla inköp, vilket inkluderar även bilar. Med detta kommer en tydlig organisation att skapas när det gäller upphandling och avtalsbevakning. Genom att följa framtagen prioriteringslista kan användandet av bilarna i poolen förbättras (finns i bilaga till skrivelsen). För närvarande görs en kartläggning av vilka bokningssystem som finns på marknaden. Ambitionen är att hitta ett system som kan förbättra ruttoptimering och bokning av fordon. Vid avstämning med personalchefen har det bestämts att fordons- och resepolicyn ska uppdateras i linje med strategin för energieffektiviseringen. 9
3(3) Beslutsunderlag Granskningsrapport över användandet av kommunens fordon Kommunstyrelsens arbetsutskott 118/2015 Tjänsteskrivelse från kostchefen Skickas till Kommunstyrelsen 10
1(1) KSAU 153/2015 Dnr 2015/78 Anmälningsärenden 1. Nya företag i kommunen 11