Projektdirektiv 201 2014-03-12 Sida: 1 (6) Projektdirektiv samverkansprojektet Svensk geoprocess
2014-03-12 Sida: 2 (6) Innehåll 1 Bakgrund... 3 2 Resultat och effekter... 3 3 Styrning och dokumentation... 4 4 Prioritering inom projektet... 4 4.1 Viktiga underlag och utgångpunkter... 4 5 Projektets omfattning... 4 6 Projektets avgränsningar och beroenden... 5 6.1 Avgränsningar... 5 6.2 Projektets beroenden... 5 7 Framgångsfaktorer... 5 8 Organisation, ansvar och befogenheter... 5 9 Tidsplan... 6 10 Budget och finansiering... 6 11 Förvaltning och vidareutveckling i samverkan... 6
2014-03-12 Sida: 3 (6) 1 Bakgrund Samverkansgruppen mellan SKL (Sveriges kommuner och landsting) och Lantmäteriet arbetar dels med förvaltning av gällande ram- och normalavtal dels med utveckling och fördjupning av samverkan mellan kommuner och det statliga Lantmäteriet. I syfte att skapa en effektivare försörjning av geodata, har samverkansgruppen initierat ett samverkansprojekt Svensk geoprocess. Detta ska möjliggöra leveranser av geodata oavsett administrativa gränser och tydliggöra vem som har ansvar för uppdatering av olika informationsmängder. Visionen för Svensk geoprocess innebär att samverkansprojektet ska bidra till enklare och effektivare myndighetsutövning för till exempel planarbete, fastighetsbildning och bygglovshantering, miljö- och krisarbete samt infrastrukturbyggande. Visionen lyder: Svensk geoprocess ska möjliggöra leveranser av enhetliga grundläggande geodata för effektivare myndighetsutövning i samhällsbyggnadsprocessen. Detta sker genom fördjupat samarbete och effektivare arbetsprocesser mellan i första hand kommunerna och Lantmäteriet 2 Resultat och effekter Svensk geoprocess två huvuduppgifter är tydliggjorda i regeringsbeslut den 10 oktober 2013. Där anges att Svensk geoprocess senast till juni 2016 ska ha fastställt nationella specifikationer för vissa utvalda teman och bidragit till att alla kommuner då infört de enhetliga referenssystemen SWEREF 99 och RH 2000. Se beslutet på regeringens hemsida: http://www.regeringen.se/sb/d/16817/a/225690 Följande projektmål är definierade för Svensk geoprocess: 1. Ta fram dataproduktspecifikationer för följande teman: Flygbild och Ortofoto Hydrografi Markanvändning Markdetaljer Laserdata och Höjdmodell Kommunikation (väg/järnväg) Byggnad Adress Stompunkter 2. Ta fram samverkansprocesser kring insamling, lagring och tillhandahållande (I, L, T) för de teman som specificeras ovan. 3. Ta fram krav på ekonomiska villkor för inblandade parter i samverkansprocesserna och säkerställa att dessa beaktas och ingår i utvecklad datadelningsmodell (nya avtal). 4. I årsvisa ERS-uppdrag (enhetliga referenssystem) aktivt stötta och påskynda intressenterna (kommuner och myndigheter) att införa de enhetliga referenssystemen enligt fastställda mål och aktivitetsplaner. Svensk geoprocess förväntas bidra till att följande effektmål uppnås bland annat. Tillgängliga, välbeskrivna geodata med rätt kvalitet som möjliggör effektivare och enklare planering, fastighetsbildning, bygglovshantering och annan myndighetsutövning. Välbeskrivna och enhetliga geodata över kommungränser som ger ökade möjligheter till samverkan, utbyte av information samt samnyttjande av system och rutiner mellan kommuner, myndigheter och medborgare. Välbeskrivna och enhetliga geodata som bidrar till ännu mer lättanvända kartprodukter och tjänster för slutanvändarna. Kostnadseffektiviseringar hos slutanvändare och producenter/informationsägare - kring insamling, lagring och tillhandahållande av geodata och tjänster. Möjlighet till ökad användning av geodata i Sverige; lokalt, regionalt och nationellt.
2014-03-12 Sida: 4 (6) 3 Styrning och dokumentation En projektplan ska tas fram av projektledingen som beslutas och godkänns av Svensk geoprocess styrgrupp. Viktiga delar är tidplan, resursåtgång, bemanning, aktiviteter, projektformalia och viktiga avstämningstillfällen samt beslutspunkter. Som projektmodell och styrning av Svensk geoprocess används PPS i relevanta delar. Projektledningen rapporterar enligt plan till styrgruppen. Inledningsvis minst en gång per månad eller enligt beslut från styrgruppen. Tecken på eventuellt överskridande av budget och/eller tidsåtgång samt risker att projektmål ej uppnås ska rapporteras så tidigt som möjligt till projektägaren. Styrningen av projektet ska tydligt framgå i framtagen projektplan. Övriga viktiga projektstyrningsdokument att ta fram är bland annat kommunikationsplan, bemanningsplaner, risk- och åtgärdslista samt organisationsschema. 4 Prioritering inom projektet Styrgruppen för Svensk geoprocess har kommit överens om följande gällande prioritering under projekttiden. Då projektet tids- och resultatmässigt är styrt till två tidpunkter, beroende på att resultatet ska redovisas till regeringen i två steg (10 oktober 2015 och 1 september 2016), är det viktigt att tydligt resultat levereras i enlighet med dessa tidpunkter. För att projektets resultat ska komma till framtida användning och leda till de nyttoeffekter som har satts upp är även en bred förankring av projektets mål och delresultat av särskild betydelse, här med primärt fokus på intressenterna till projektet, t.ex. statliga myndigheter, kommuner och leverantörer/konsulter av geodata och IT samt förvaltningsansvariga mottagare. 4.1 Viktiga underlag och utgångpunkter Geomatrisen är ett viktigt underlag för Svensk geoprocess. I geomatrisen framgår vilka teman och geodataobjekt som för närvarande ingår och inte ingår - att behandla i Svensk geoprocess. Geomatrisen utgör utgångspunkt för temauppdragens arbeten med specifikationer och processer och ska förvaltas och versionshanteras under hela projekttiden. Övriga underlag, projekt, regelverk etc. att beakta i det fortsatta arbetet i Svensk geoprocess ska tydligt framgå i projektplanen. 5 Projektets omfattning Projektets omfattning tydliggöras och styrs av en godkänd projektplan inklusive bilagor. Projektledningen är ansvarig för att ta fram projektplanen. Den ska minst redovisa projektmål, vilka effekter man önskar uppnå, aktiviteter, tidplaner, leveransplaner, beslutspunkter, bemanning samt projektorganisation. Projektplanen styr projektet mot överenskomna mål genom att tydliggöra leveranser, tidplaner, ansvar och roller etc. Huvudsyftet med Projektplanen för samverkansprojektet Svensk geoprocess är att stötta samverkansprojektet att nå projektmålen genom att bland annat förfina frågeställningarna och tydliggöra avgränsningarna för projektet.
2014-03-12 Sida: 5 (6) 6 Projektets avgränsningar och beroenden 6.1 Avgränsningar Projektet ansvarar för att ta fram leveransdelar enligt godkända uppdragsbeställning och handledning för specifikationer och processer. Eventuella förändringar avseende de leverabler som ska ingå/förändras/tas bort ska hanteras av Svensk geoprocess styrgrupp. Informationsspridning om projektets fortskridande och dess påverkan för slutanvändarna ansvarar projektet för genom beslutade informationsinsatser beskrivna i en samverkansprojektets kommunikationsplan. Det är inte ett mål för samverkansprojektet Svensk geoprocess att ta fram en komplett och separat affärsmodell kring insamling, lagring och tillhandahållande av geodata. Svensk geoprocess ska däremot identifiera kraven på ekonomiska villkor för inblandade parter i samverkan kring processerna insamling, lagring och tillhandahållande avseende projektets prioriterade teman. Dessa krav ska i relevanta delar beaktas i vidareutvecklingen av datadelningsmodellen Geodatasamverkan. 6.2 Projektets beroenden Projektets beroenden ska tydliggöras och definieras i projektplanen, det ska även framgå översiktligt om de medför risker och i sådant fall hur de ska åtgärdas om det aktiveras som risker för projektets framåtskridande. 7 Framgångsfaktorer bedöms ha ett antal kritiska framgångsfaktorer, vilka ska tydliggöras i projektplanen och de viktigaste ska också belysas avseende hur man aktivt ska arbeta med dessa faktorer. 8 Organisation, ansvar och befogenheter Initiativtagare till samverkansprojektet Svensk geoprocess är samverkansgrupp SKL och Lantmäteriet. Samverkansgruppen har tillsatt en styrgrupp för projektet där Lantmäteriet är ordförande. Styrgruppen består av representanter från SKL, kommunerna och Lantmäteriet. Projektledningen är delad mellan samverkansparterna SKL och Lantmäteriet med representanter från bägge parterna. Ansvarig för att leda arbetet är verksamhetsansvarig från Lantmäteriet tillsammans med verksamhetsansvarig från SKL. Styrgruppen fattar beslut om start och avslut av projektet (ev. att avbryta) efter förankring med samverkansgrupp SKL och Lantmäteriet ramar och eventuella projektöverskridanden ändrad omfattning/inriktning och målavstämningstillfällen och produkt/leveransgodkännanden bemanning av samverkansprojektets olika uppdrag, arbetsgrupper och ansvarig- roller Projektet ska etablera referensgrupper för förankring och inhämtning av verksamhetskunskap. I referensgrupperna medverkar personer med god kunskap inom respektive geodatatema. Medverkande från både kommunerna och Lantmäteriet ska eftersträvas i samverkansprojektets olika konstellationer, som exempelvis i styrgruppen, projektledningen, temauppdragen och i andra temporära arbetsgrupper. Dessa bör vara opartiska och inte bundna till någon marknadsaktör. Projektet ska prioritera att tidigt informera och engagera Leverantörer/Konsulter inom Geodata/IT att bl.a. medverka i tester. Alla dokument av betydelse som tas fram i projektet ska passera en uppsatt kvalitetskontroll för synpunkter. Synpunkterna delges verksamhetsansvarig i skriftlig form. Samtliga roller som är nödvändiga för projektets genomförande ska tydliggöras i projektplanen.
2014-03-12 Sida: 6 (6) 9 Tidsplan Då projektet tids- och resultatmässigt är styrt till två tidpunkter, beroende på att resultatet ska redovisas till regeringen i två steg (10 oktober 2015 och 1 september 2016), är det viktigt att tydligt resultat levereras i enlighet med dessa tidpunkter. För övrigt så ska projektplanen redovisa en aktivitets- och tidsplan som tydliggör både beslutspunkter, milstolpar för varje deluppdrag. 10 Budget och finansiering Kända ekonomiska ramar för 2014 och 2015 är 3 555 tkr resp. 1 200tkr. För att säkra finansiering av hela åtagandet t.o.m. juni 2016 krävs ytterligare medel, uppskattningsvis ytterligare 5 mkr. Projektet ansvarar för att göra relevanta ansökningar, bl.a. hos MSB och VINNOVA, samt att nogsamt redovisa kostnadsprognoser inkl. nyttoanalyser. 11 Förvaltning och vidareutveckling i samverkan Prioriterat för samverkansprojektet är att redan tidigt under 2014 engagera presumtiva mottagare och därefter löpande under projekttiden säkerställa att nödvändiga förvaltningsverksamheter etableras. Dessa ska bl.a. vara rustade för att: Förvalta och vidareutveckla Svensk geoprocess resultat (eg. projektmålen), dvs. geodataspecifikationer, samverkansprocesser och därtill hörande krav på ekonomiska villkor. Bedriva rådgivning, ge stöd, support och utbildning. I övrigt stötta och påskynda införandena. Projektet ansvarar för att definiera kraven på förvaltningsansvariga/förvaltningsverksamheter. Projektet ansvarar inte för införandena i sig.