Patientsäkerhetsberättelse för division Folktandvården

Patientsäkerhetsberättelse för division Folktandvården År 2012 Datum och ansvarig för innehållet 21 jan 2013 Tor Svensson Mallen är framtagen av Sveriges Kommuner och Landsting

Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 3 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 4 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 4 Uppföljning genom egenkontroll 5 Samverkan för att förebygga vårdskador 6 Riskanalys 6 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 7 Hantering av klagomål och synpunkter 7 Samverkan med patienter och närstående 7 Sammanställning och analys 8 Resultat 8 Övergripande mål och strategier för kommande år 9 2

Sammanfattning Patientsäkerhet är för Folktandvården förknippat med god vård. Det innebär, god kvalitet, trygghet för patienten, vård i samråd med patienten, tydliga journaler, bra hygienrutiner och ett aktivt avvikelsearbete. Inom Folktandvården är händelser med fysiska patientskador inte vanliga, och patientsäkerheten är i väsentliga delar hög, särskilt sett i relation till det stora antalet patientbehandlingar. En stor del av de avvikelser som rapporteras rör den administrativa patienthanteringen och bristande information. Enligt en enkätundersökning som Tandläkarförbundet genomfört år 2011 ansåg 80 procent av de tandläkare som besvarat enkäten att tandläkarens kompetens är den viktigaste faktorn när det gäller att ge patienterna säker tandvård. Inom division Folktandvården görs kontinuerligt insatser för att bibehålla/öka medarbetarnas kompetens, tandläkarna (ca 140 st) har år 2012 genomfört ca 750 utbildningsdagar och tandhygienisterna (ca 90 st) 460 utbildningsdagar. Socialstyrelsen har tagit fram Nationella Riktlinjer för vuxentandvården, dessa har under året införts i verksamheten. Arbetet med detta kommer att fortsätta under 2013. En viktig generell patientsäkerhetsåtgärd år 2012 är den tekniska genomgång som gjorts på samtliga divisionens röntgenapparater samt den utbildning som klinikernas röntgenansvariga fått. En grundbult i patientsäkerhetsarbetet är goda hygienrutiner och under året har Folktandvårdens hygienrutiner reviderats. Vattenkvaliteten i våra utrustningar följs regelbundet upp med bakteriologisk undersökning. Avvikelserapporter är ett viktigt verktyg i patientsäkerhetsarbetet. Det är glädjande att avvikelser nu rutinmässigt diskuteras vid arbetsplatsträffar och att avvikelserna börjar sätta spår i det dagliga arbetet, till exempel har nya lokala arbetsrutiner införts efter rapporter om avvikelser. Tandvårdens verksamhet följs upp i detalj med ett stort antal mätetal. Divisionschefen har månatliga dialoger med verksamhetscheferna om resultaten. Flera av måtten berör patientsäkerhet i vid bemärkelse, till exempel: förseningar i kallelser till behandling, prioritering av patienterna efter vårdbehov. Övergripande mål och strategier I Folktandvårdens divisionsplan beskrivs Folktandvårdens övergripande mål: god hälsa, god vård, engagerade medarbetare, stark ekonomi. I dessa mål ligger också i vidare bemärkelse patientsäkerhetsfrågor. För varje övergripande mål finns ett antal konkreta strategiska mål med angivet målvärde. Exempel på sådana strategiska mål är: alla ska bli kallade i rätt tid, effektiv vård på rätt nivå, rätt väg genom vården. Måluppfyllelsen följs regelbundet upp under året. Verksamhetsplaneringen bygger på modellen med balanserade styrkort och verksamhetschefer och chefer i staben ansvarar för att individuella planer utarbetas i linje med divisionens mål och i samråd med personalen. Ansvarsförhållanden, regler och rutiner, för arbetet med uppfyllandet av målen i divisionsplanen, framgår av Folktandvårdens ledningssystem för kvalitet 3

och patientsäkerhet som kan ses som divisionschefens beställning till verksamheten Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Folktandvårdens ledningsgrupp beslutar om innehållet i Folktandvårdens ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet, divisionschefen ansvarar för att ledningssystemet tillämpas i verksamheten och för uppföljning och analys av patientsäkerhetsarbetet på divisionsnivå. Divisionschefen ansvarar också för att ta fram divisionsgemensamma rutiner och regler för patientsäkerhetsarbetet för att försäkra en likvärdig behandling av patienterna över hela länet. Ansvaret för att patientsäkerhetsarbetet på verksamhetsområdesnivå bedrivs i enlighet med Ledningssystemet för kvalitet och patientsäkerhet är delegerat till verksamhetschefen, omfattningen av verksamhetschefens ansvar finns utförligt beskrivet i ledningssystemet. På kliniknivå ansvarar enhetschefen för bearbetning och analys av klinikens avvikelserapporter. All tandvårdspersonal är skyldig att delta i patientsäkerhetsarbetet och har ansvar för att rapportera händelser som medfört eller kunnat medföra vårdskada eller risk för sådan händelse. Vid månatliga dialoger med verksamhetscheferna följer divisionschefen upp följsamheten till uppställda mål. Då diskuteras även patientsäkerhetsfrågor och avvikelsehantering. Alla verksamhetschefer kontrollerar/granskar sin egen verksamhet enligt en checklista som har sin utgångspunkt i Ledningssystemet för kvalitet och patientsäkerhet. Struktur för uppföljning/utvärdering Folktandvårdens verksamhetschefer har tillgång till verksamhetsområdets samlade avvikelser i Synergi och ska kontinuerligt hålla sig informerade om avvikelsehanteringen och årligen göra en analys av verksamhetsområdets avvikelser. Klinikernas enhetschefer är avvikelseansvariga och ansvarar för att resultatet av beslutade förbättringsåtgärder följs upp. Divisionens Lex Maria ansvarig har ett övergripande ansvar för avvikelsehanteringen och följer kontinuerligt upp rapporterade avvikelser och avvikelser som är av allmänt intresse rapporteras till ledningsgruppen. Vid divisionschefens månatliga dialoger med verksamhetscheferna diskuteras följsamheten till målen i divisionsplanen där också patientsäkerhetsaspekterna i målen diskuteras. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Inom tandvård, liksom inom övrig hälso- och sjukvård, förekommer det att patientens behandling kräver att flera specialiteter, avdelningar eller enheter är inblandade. Oavsett viket sätt patientöverföringen mellan olika behandlare sker finns det en inbyggd patientsäkerhetsrisk. Det kan gälla remisshantering, 4

informationsöverföringen mellan behandlare eller information till patienten. Vi har försökt eliminera den risken bland annat genom några av de åtgärder som redovisas i nedanstående exempel på övergripande åtgärder för att förbättra patientsäkerheten. Utöver detta har de enskilda klinikerna genomfört åtgärder som har sin grund i klinikens avvikelserapporter. Exempel på divisionsövergripande åtgärder för att höja patientsäkerheten: En teknisk genomgång har gjorts av samtliga röntgenapparater, och en för varje apparat specifik exponeringstabell har räknats fram. Klinikernas röntgenansvariga har utbildats i strålhygien och säkerhetsfrågor i röntgenarbetet. Nationella riktlinjerna för vuxentandvård har införts i verksamheten. En genomgång av kvaliteten på remisser och remisshanteringen har gjorts. Rutiner rörande omhändertagandet av patienter som står på Waranbehandling har tagits fram. (Initierats av patientförslag) Rutiner har tagits fram rörande sedering med Midazolam av vuxna patienter. (initierats av avvikelserapporter) Rutin för åtgärder vid nedsväljning eller inhalation av främmande föremål. Exempel på lokala åtgärder på tandklinikerna: Genomgång av och diskussioner kring avvikelser görs regelbundet vid arbetsplatsträffar. Rutiner för patientidentifiering och lathund för detta på varje behandlingsrum. Ombyggnad av reception i Kalix för bättre patientintegritet. Analys har gjorts av antibiotikaförskrivningen på kliniknivå samt rutiner för förskrivning av antibiotika och smärtstillande läkemedel. Fluorsköljningsprojekt startas i Övertorneå för att minska kariesincidensen. Checklista har införts för säker behandling vid irreversibla ingrepp. Värdegrundsfrågor med verkliga händelser som underlag har analyserats och diskuterats vid bland annat kliniken i Kalix. Uppföljning genom egenkontroll För tandvården finns det inte ännu några kvalitetsregister som kan leverera uppföljningsresultat. Ett kvalitetsregister för karies och parodontit är under uppbyggnad och Folktandvården i Norrbotten håller på att ansluta sig till detta. I samarbetet med de övriga tre Norr-länen kan vissa jämförelser göras som dock bara marginellt berör patientsäkerhet. Ett stort antal målvärden inom de övergripande målen i divisionsplanen följs 5

kontinuerligt upp och diskuteras vid divisionschefens dialog med verksamhetschefen, en redovisning av hela divisionens resultat lämnas vid ledningsgruppsmöten. Flera av dessa målvärden har anknytning till patientsäkerhet i vidare bemärkelse. Denna uppföljning inkluderar resultat från patientenkäter. Patientnämndsärenden behandlas och analyseras av verksamhetschefen för den klinik ärendet berör. Sett till det mycket stora antalet behandlingar som genomförts är antalet patientnämndsärenden få, 27 stycken 2012. (22 stycken år 2011) Samverkan för att förebygga vårdskador Vid vissa diagnoser/behandlingar involveras flera odontologiska specialiteter, allmäntandvård och även enheter inom övrig hälso- och sjukvård. För att säkra ett korrekt omhändertagande av dessa patienter har vårdkedjor och andra typer av samarbetsformer etablerats inom tandvården och mellan tandvården och övrig hälso- och sjukvård. Utöver att patienten får en optimal vård minskar risken för att patienten ska hamna mellan två stolar. Exempel på sådana vårdprocesser och samarbetsformer är: Implantatbehandling och käkanomalibehandling: vårdkedja tandvårdens kompetenscentrum och mun- och käksjukdomar Sunderby sjukhus. Barnreumatism (JIA): samarbete mellan tandvårdens kompetenscentrum och reumatologi och ortopedi. Sömnapne : samarbete mellan specialisttandvård/allmäntandvård och lungkliniken. Samarbete mellan specialist i bettfysiologi och hälso- och sjukvården rörande rehabilitering av smärtpatienter. Samarbete mellan specialistavdelningen för barntandvård och barnhabilitering och även med sociala myndigheter. Omfattande samarbete mellan specialiteter på tandvårdens kompetenscentrum. Konsultationsverksamhet för läkare hos specialist i bettfysiologi för att öka kunskapen i differentialdiagnos mellan bettfysiologisk sjukdom/smärta och sjukdom/smärta av annat ursprung så att en säkrare bedömning av vem som ska behandla patienten, tandvård eller sjukvård, kan göras. Patientkoordinatorer inom specialisttandvården för att koordinera behandlingen när flera specialiteter är involverade. Riskanalys Riskanalyser inom Folktandvården initieras och genomförs vanligtvis av divisionens stab. Händelser som ligger till grund för en riskanalys gäller i allmänhet övergripande förändringar eller händelser som involverar hela divisionen. Under år 2012 har riskanalyser gjorts inom följande områden: Riskanalys av konsekvenser vid avbrott i tillgången av data från VAS/Carita. 6

Riskanalys gällande sedering med Midazolam på vuxna patienter. Analysen har initierats av rapporterade avvikelser. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet All tandvårdspersonal har kunskap om rapporteringsskyldigheten enligt patientsäkerhetslagen och hur rapporteringen i avvikelsehanteringssystemet (Synergi) går till. Verksamhetschefen ansvarar för att Folktandvårdens rutiner för avvikelsehantering tillämpas inom verksamhetsområdet och för att nyanställda får undervisning i avvikelsehanteringsprocessen och hur rapportering i Synergi går till. Verksamhetschefen ansvarar också för att informera Lex Maria-ansvarig vid rapport om allvarlig vårdskada. Enhetschefen är avvikelseansvarig på kliniken och ansvarar för bearbetning och analys av avvikelserapporterna, i vissa fall i samarbete med verksamhetschefen. Enhetschefen ansvarar också för återföring och information till medarbetarna om inkomna avvikelser och beslutade åtgärder. Lex Maria-ansvarig följer kontinuerligt upp vilka avvikelser som rapporterats och informerar verksamhetscheferna om principiellt viktiga händelser för vidare spridning till medarbetarna. Klagomål och synpunkter För att underlätta för våra patienter/närstående att lämna synpunkter på vården har Folktandvården i Norrbotten har tagit fram en blankett som ska finnas lätt tillgänglig i väntrummen. Blanketten kan lämnas in anonymt eller med adressuppgifter om patienten/närstående vill ha återkoppling. Klagomål som lämnas direkt på kliniken bör enligt Folktandvårdens rutiner hanteras av den som närmast berörs av klagomålet. Kan inte problemen lösas på denna nivå går ärendet vidare till enhetschef eller verksamhetschef, eller till divisionsstaben om ärendet rör verksamhetschefen. Patientnämndsärenden eller enskildas klagomål som kommer via Socialstyrelsen behandlas av verksamhetscheferna eller, om ärendet rör verksamhetschefen, av divisionsstaben. Divisionsstaben gör årligen en sammanställning av inkomna ärenden. Patientklagomål ska enligt våra rutiner rapporteras i Synergi men detta fungerar ännu tillfredsställande och informationsåtgärder för att förbättra följsamheten till rutinerna ska genomföras. En stor del av klagomålen rör kostnader för tandbehandling generellt och är därför inte något som vi kan göra något åt. Däremot finns förbättringsmöjligheter vad gäller kostnadsinformation till patienten och även information om behandlingen och behandlingsalternativ, brister som inte sällan är orsak till patienternas klagomål. Samverkan med patienter och närstående Den blankett vi tagit fram för patientklagomål syftar till att stimulera patienterna att lämna synpunkter på verksamheten och att öppna för en dialog. Redan i dag tas patienternas synpunkter tillvara genom samtalet i behandlings- 7

rummet. Där kommer både synpunkter och klagomål fram och information som kommer denna väg ska tas till vara i förbättringsarbetet. Sammanställning och analys Divisionens avvikelseansvarige gör en sammanställning och analys av avvikelser, patientnämndsärenden, ärenden från Socialstyrelsen och klagomål direkt till kliniken, i den mån det finns uppgifter om dessa. Sammanställningen redovisas och diskuteras med verksamhetscheferna. Resultat Ett antal åtgärder för att höja patientsäkerheten har tidigare redovisats under stycket Hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet. Utöver dessa redovisas här exempel på hur några av målen i divisionsplanen uppfyllts samt uppgifter om avvikelsehanteringen och patientklagomål. Mål i divisionsplanen Område Mål/Målvärde Resultat Patientenkät 85% fått tillräcklig info om min hälsa/sjd 88% 85% Patientenkät 85% fått tillräcklig info om vård/behandl. 89% 85% Patientenkät 90% fått undersökning/behandling inom rimlig tid 89% 86% Patientnämndsärenden Totalt har 27 ärenden som rör Folktandvården behandlats. De fördelar sig enligt följande: Bemötande/kommunikation, 8 ärenden ( 5) Organisation, regler och resurser,7 ärenden ( 4) Vård- och behandling, 12 ärenden ( 7) Enskildas klagomål till Socialstyrelsen Två ärenden har registrerats. Lex Maria, händelseanalyser Två Lex Maria-anmälningar har gjorts under år 2012, interna utredningar har gjorts i samband med anmälningarna. Avvikelserapportering: Totalt har 581 avvikelser rapporterats in i Synergi. Resultat från avvikelseprocessen, negativa händelser Negativa händelser totalt 179 avvikelser Negativa händelser, avslutade 151 avvikelser 8

Negativa händelser avslutade fördelat per skadeklass o Dödsfall 0 o Behandlingskrävande skada med bestående men 3 o Behandlingskrävande skada utan bestående men 24 o Ej behandlingskrävande skada som medfört obehag 43 Avslutade negativa händelser ej skadeklassade 81 Övriga redovisade resultat från Synergi (Tandvårdande behandling) Bemötande 23 Dokumentation 35 Fall 1 Informationsöverföring 6 IT-system 10 Läkemedelshantering 3 Medicintekniska produkter 12 Personal 4 Service 2 Spårbarhet 1 Vård- och rehabprocessen 175 Vårdadministration 71 Övergripande mål och strategier för kommande år Kontroll av följsamheten vad gäller klädrutiner och basala hygienrutiner ska genomföras under 2013. Införandet av Nationella riktlinjer för vuxentandvården kommer att fortsätta under 2013, Nya områden inom odontologin förväntas få Nationella riktlinjer. Ett arbete med att anpassa Synergi till tandvårdsverksamhet kommer att starta. Fortsätta att arbeta med avvikelsehanteringsprocessen i avsikt att i större omfattning få resultat i form av konstruktiva åtgärder. Ta fram rutiner för journalgranskning. 9