Reach-IT Handbok för industrianvändare

Reach-IT Handbok för industrianvändare Del 01 Komma igång med Reach-IT

2 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.0 Version Ändringar 2.0 Ny layout. Figurer och länkar har uppdaterats. 1.1 Nytt format. En del av innehållet har flyttats till andra delar av handboken. 1.0 Första versionen Del 01 Komma igång med Reach-IT Referens: ECHA-12-G-16-SV Publiceringsdatum: juli 2012 Språk: SV Europeiska kemikaliemyndigheten, 2012 Omslag Europeiska kemikaliemyndigheten Ansvarsfriskrivning: Detta är en arbetsöversättning av ett dokument som ursprungligen offentliggjorts på engelska. Originalet finns på Echas webbplats. Kopiering tillåten med angivande av källan enligt följande: Källa: Europeiska kemikaliemyndigheten, http://echa.europa.eu/ och under förutsättning att en skriftlig anmälan görs till Echas kommunikationsavdelning (publications@echa.europa.eu). Detta dokument kommer att tillhandahållas på följande 22 språk: bulgariska, tjeckiska, danska, nederländska, engelska, estniska, finska, franska, tyska, grekiska, ungerska, italienska, lettiska, litauiska, maltesiska, polska, portugisiska, rumänska, slovakiska, slovenska, spanska och svenska Om du har frågor eller kommentarer när det gäller detta dokument kan du använda formuläret för informationsförfrågan (ange referens och publiceringsdatum). Formuläret finns på webbsidan under fliken Kontakta Echa på http://echa.europa.eu/about/contact_en.asp Europeiska kemikaliemyndigheten Postadress: P.O. Box 400, FI-00121 Helsingfors, Finland Besöksadress: Annegatan 18, Helsingfors, Finland

Del 01 Komma igång med Reach-IT Utgivningsdatum: juli 2012 3 Innehållsförteckning: 1. SÅ HÄR ANVÄNDER DU HANDBOKEN FÖR INDUSTRIANVÄNDARE... 4 1.1 Syfte... 4 1.2 Struktur... 4 1.3 Dokumentkonventioner... 5 1.4 Ikoner... 5 1.5 Textkonventioner... 5 1.6 Knappar och länkar... 6 1.7 Hjälpfunktioner... 6 1.8 VAD ÄR REACH-IT?... 7 1.9 Bakgrund... 7 1.10 Vilka använder Reach-IT?... 7 1.11 Myndigheter... 7 1.12 Industrin... 7 1.13 Reach-IT:s uppbyggnad... 8 1.14 Koppling mellan Reach-IT och IUCLID 5... 9 1.15 Krav för att använda Reach-IT... 9 1.16 Allmän layout av Echas IT-system Reach-IT... 10 1.17 Navigering i Reach-IT... 12 1.18 Allmänna regler... 12 1.19 Regler för guiden... 12 1.20 SÅ HÄR FÅR DU HJÄLP... 12 Echas webbplats... 12 Echas stöd- och informationspunkt... 12 Svar på vanliga frågor... 13 Förteckning över figurer och tabeller Figur 1: De huvudsakliga navigeringssätten i Reach-IT... 6 Figur 2: Reach-IT:s uppbyggnad... 8 Figur 3: Strukturen hos en typisk sida i Reach-IT:s gränssnitt... 10 Figur 4: Navigeringsverktyg med ett grönmarkerat meddelande som bekräftar att åtgärden lyckades visas nedan... 11 Figur 5: Exempel på ett felmeddelande markerat med rött... 11 Tabell 1: De olika delarna i handboken för industrianvändare... 4 Tabell 2: Skillnader mellan Reach-IT och IUCLID 5... 9

4 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.0 1. SÅ HÄR ANVÄNDER DU HANDBOKEN FÖR INDUSTRIANVÄNDARE 1.1 Syfte Denna handbok för industrianvändare (Industry User Manual, IUM) är avsedd som referenshandbok för alla funktioner inom Reach-IT, som användare inom industrin har eller kommer att få tillgång till. Handboken är avsedd för alla industrianvändare som behöver använda sig av Reach-IT för att skicka eller ta del av data. De olika typerna av Reach-ITanvändare beskrivs i del 2 (Registrering och hantering av konton). Allteftersom fler funktioner blir tillgängliga kommer ytterligare och uppdaterade delar av denna handbok att publiceras och göras tillgängliga via Echas webbplats (http://echa.europa.eu/web/guest/support/dossier-submission-tools/reach-it). 1.2 Struktur Denna handbok är indelad i olika delar som täcker in de många aspekterna av Reach-IT. De olika delarna kommer att publiceras separat på Echas webbplats för att underlätta användningen, eftersom vissa ämnesområden är mer relevanta än andra för en speciell användare. De delar som för närvarande finns tillgängliga anges i Tabell 1. Tabell 1: Nummer De olika delarna i handboken för industrianvändare Namn 01 Komma igång med Reach-IT 02 Registrering och hantering av konton 03 Inloggning och meddelandebox 04 Sen förhandsregistrering 05 Forum för informationsutbyte om ämnen 06 Inlämning av underlag 07 Gemensam inlämning 08 Fakturering 09 Avancerad sökning

Del 01 Komma igång med Reach-IT Utgivningsdatum: juli 2012 5 10 Begäran om ett registreringsnummer för ett anmält ämne 11 Framtagning och inlämning av förfrågningsunderlag online 15 Hantera din grupp av tillverkare eller importörer 16 Online-inlämning till klassificerings- och märkningsregistret 17 Ändring av juridisk enhet I del 1 (Komma igång med Reach-IT) presenteras bakgrunden till Reach-IT och de definitioner och begrepp som är viktiga att känna till innan du går vidare med de andra delarna. Del 2 och efterföljande delar innehåller stegvisa anvisningar för funktioner inom Reach-IT, från registrering till inloggning, sökning eller andra funktioner. Avsikten är att göra de stegvisa anvisningarna så visuella som möjligt så att användaren på ett enkelt sätt kan gå igenom skärmbilderna och exemplen. Det rekommenderas därför bestämt att användaren läser igenom denna del 1 (kapitlen 1 till 3) för att det ska vara lättare att förstå och genomföra anvisningarna i de andra delarna. Handboken som helhet har dock skrivits för att göra det möjligt för användaren att gå direkt till de andra delarna. 1.3 Dokumentkonventioner Följande dokumentkonventioner används i hela handboken. 1.4 Ikoner Följande ikoner används i denna handbok: Tipsikonen föreslår en praktisk genväg eller hjälper dig att förstå ett viktigt avsnitt. Kom-ihågikonen anger om det är något man ska komma ihåg, exempelvis hur man hanterar en särskilt komplicerad del. Denna ikon anger att den efterföljande texten innehåller teknisk information. Du behöver inte läsa den om du inte vill, men informationen kan öka din förståelse av avsnittet. Varningsikonen anger när du ska vara uppmärksam på vanliga fallgropar. 1.5 Textkonventioner Text mellan < > betecknar alltid kommandon, knappar eller länkar som finns på skärmen eller

6 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.0 i texten på Reach-IT:s sidor 1.6 Knappar och länkar I Reach-IT används två typer av knappar, kommandoknappar och alternativknappar. Kommandoknappar finns längs ned i innehållsrutan på en sida och används för att utföra vanliga kommandon som <Edit>, <Cancel>, <Save> osv. Alternativknappar (motsvarar kontrollrutor) finns i den första kolumnen i tabeller (bredvid en datapost) och används för att välja denna särskilda datapost. Länkarna i Reach-IT kan fylla olika syften. På sidor, överst i innehållsrutan: här används länkarna för att gå tillbaka till information som finns i tidigare avsnitt eller för att hoppa till nästa avsnitt. På sidor ovanför tabeller: här används länkarna för att lägga till poster (t.ex. lägga till en ny kontakt). I tabeller: här används länkarna för att visa utförlig information om en vald post. Den särskilda länken <Forgot your user ID or password> finns längst ned på inloggningssidan. Figur 1 visar de huvudsakliga typerna av navigering. Figur 1: De huvudsakliga navigeringssätten i Reach-IT De skärmdumpar som ingår i denna handbok visas endast i åskådliggörande syfte. De kan innehålla fiktiva inmatningar som inte bör ses som giltiga inmatningar som ska användas av användarna. 1.7 Hjälpfunktioner Reach-IT erbjuder för närvarande två hjälpfunktioner. Det finns ett frågetecken i blå inramning bredvid vissa inmatningsfält i systemet. När man för muspekaren över det visas tips och förklaringar som gäller det aktuella inmatningsfältet. Om du klickar på länken <Contact> i övre högra hörnet på Reach-IT:s öppningssida (Figur 3) kommer du till webbplatssidan för Echas stöd- och informationspunkt där du kan skicka en fråga om någon aspekt av Reach, inklusive Reach-IT.

Del 01 Komma igång med Reach-IT Utgivningsdatum: juli 2012 7 1.8 VAD ÄR REACH-IT? 1.9 Bakgrund Det centrala IT-system som ligger till grund för uppfyllande av kraven i Reach-förordningen (EG nr 1907/2006, hädanefter kallad Reach) kallas Reach-IT. Syftet med Reach-IT är följande: Att se till att Reach-processerna hos Europeiska kemikaliemyndigheten (Echa eller kemikaliemyndigheten), medlemsstaternas behöriga myndigheter, industrin eller andra berörda parter stöds av lämpliga IT-system och motsvarande gränssnitt och så att andra krav i lagstiftningen, såsom artiklarna 77 (kemikaliemyndighetens uppgifter) och 111 (format och programvara för inlämnande av information till kemikaliemyndigheten), uppfylls. Reach-IT-systemet är ett centralt system som används vid Echa. Reach-IT har två huvudgrupper av parter som erbjuds lämpliga funktioner. Industrins gränssnitt: det här är den plats där ett företag exempelvis kan registrera sig, förhandsregistrera ämnen, få kontaktuppgifter om andra företag som har förhandsregistrerat samma ämne, lämna in registreringar, ladda ned fakturor och kontrollera status för inlämnade registreringar och betalningar. Dessutom ger den möjlighet att ta fram underlag, t.ex. förfrågan. Exempel på användare av industrins hemsida: tillverkare, importörer, tredjepartsföreträdare, enda representanter, nedströmsanvändare. Kemikaliemyndighetens gränssnitt: Den här delen av Reach-IT stöder det dagliga arbetet i Echas tillsynsprocess. Användarna av kemikaliemyndighetens gränssnitt är personalen vid Echa och medlemsstaternas behöriga myndigheter. 1.10 Vilka använder Reach-IT? Reach-IT ska användas av så kallade parter, som utgör aktörer inom systemet. Parterna kan delas in i tre grupper där var och en har tillgång till särskilda funktioner. 1.11 Myndigheter Reach-IT ger särskild hjälp till personal vid Echa och medlemsstaternas behöriga myndigheter när det gäller att följa de underlag som lämnas in av industrin, bedöma dem och att kommunicera med industrin och mellan myndigheter. Echa är en unik part som utgör kemikaliemyndigheten. Personalen vid medlemsstaternas behöriga myndigheter anses vara fjärranvändare av Reach-IT-systemet och har endast överblick över den information som finns lagrad i systemet som är relevant för dem. 1.12 Industrin Reach-IT ska användas för säker inlämning av industridata eller industriunderlag och säker vidarebefordran av information till industrin, såsom beslut om ett underlag, registreringsnummer osv. Industrins parter kan bara se och uppdatera sina egna data. Industrins parter kan delas in i (kapitel 3.1): Företag som står för tillverkare, importörer, nedströmsanvändare (DU) och/eller enda representanter (OR).

8 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.0 Tredjepartsföreträdare (TPR) som deltar i gemensamt utnyttjande av data som ombud för ett företag [Reach, artikel 4] Datainnehavare (DH) som står för parter som innehar information om förhandsregistrerade ämnen och inlämnar information [Reach, artikel 28.7] (t.ex. branschorganisationer). 1.13 Reach-IT:s uppbyggnad Reach-IT-systemet består av två olika applikationer (Figur 2): Huvudapplikationen innehåller alla moduler som är nödvändiga för kärnverksamheten som rör Reach. Den stöder de huvudfunktioner som är tillgängliga för de autentiserade parterna, dvs. industrin, Echa och medlemsstaternas behöriga myndigheter. Huvudapplikationen filtrerar också bort konfidentiella uppgifter innan informationen sprids ut. Spridningsapplikationen är utformad så att information som inte är konfidentiell kan lagras i en separat databas. Med hjälp av den kan icke-autentiserade parter, dvs. parter som inte behöver registrera sig i Reach-IT och få behörighet (t.ex. allmänheten och andra intresserade parter) söka efter data. Reach-IT:s huvudapplikation och spridningsapplikationen är fysiskt skilda applikationer med separata servrar, databaser och subnätverk. Figur 2 nedan ger en översikt över Reach-IT:s interaktioner mellan Echa och industrin. Den visar applikationer, deras huvudsakliga interna moduler och förhållandet mellan dessa, liksom den information som är viktigast och interaktionsflöden. Figur 2: Reach-IT:s uppbyggnad

Del 01 Komma igång med Reach-IT Utgivningsdatum: juli 2012 9 I Reach-IT ingår olika dataflöden såsom: dataflöden för registrering, interna meddelanden och betalning. 1.14 Koppling mellan Reach-IT och IUCLID 5 IUCLID 5 är den programvaruapplikation som utvecklats för industrin och som tillhandahålls den för att användare avgiftsfritt ska kunna samla in och lagra data om sina egna ämnen i sin lokala IT-miljö och inlämna dessa data i korrekt format till Echa. Mer information om IUCLID 5 finner du på IUCLID 5:s webbplats på http://iuclid.eu. I Figur 2 visas också kopplingen mellan Reach-IT och IUCLID 5 där det framgår att IUCLID 5 är avsett att användas av alla parter som en separat applikation vid framtagning av underlagen (t.ex. registreringar). När parter är inloggade kan underlag som exporterats från IUCLID 5 läggas in i Reach-IT för inlämning till Echa. Applikationerna REACH-IT och IUCLID 5 är helt åtskilda och kan inte bytas ut mot varandra (Tabell 2). Tabell 2: Skillnader mellan Reach-IT och IUCLID 5 Reach-IT IUCLID 5 Webbaserad applikation Användningsområdet är begränsat till Reach-förordningen Applikationen är avsedd för användare som lämnar in underlag Flerpartssystem som bygger på samexistens mellan parter från industrin och myndigheter 1- Klient-serverapplikation 2- Fristående applikation [Decentraliserat system, installeras lokalt] Används globalt och för andra tillsynsändamål förutom Reach (t.ex. OECD-programmet för ämnen som produceras i stor volym (HPV), EU:s lagstiftning om biocider osv.) Applikationen är avsedd för global insamling och lagring av kemikalieinformation för olika tillsynsändamål. Varje installation är huvudsakligen ett enpartssystem 1.15 Krav för att använda Reach-IT För att den tilltänkte användaren ska kunna använda Reach-IT behövs: En dator med internetanslutning, företrädesvis bredband för att stödja inlämningen av stora dokumentationsfiler. +Adobe Acrobat Reader (senaste versionen) för att läsa inlämningsrapporter och fakturor. Reach-IT-applikationen har testats med - Internet Explorer 7.0 och högre på en Microsoft Windows-plattform

10 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.0 - Mozilla Firefox 3.0 och högre på en Microsoft Windows-plattform Att använda en tidigare version av Internet Explorer eller Mozilla Firefox kan försämra funktionerna inom Reach-IT. 1.16 Allmän layout av Echas IT-system Reach-IT Reach-IT finns tillgängligt via internet på adressen https://reach-it.echa.europa.eu/ Gränssnittet är en webbapplikation som körs i en webbläsare. Gränssnittets allmänna struktur visas i Figur 3 nedan. Figur 3: Strukturen hos en typisk sida i Reach-IT:s gränssnitt Funktionsmenyn på vänster sida visar de aktuella funktionerna för användarkontot. Toppbannern visar länken <Contact> som hänvisar till Echas webbsida där du kan skicka en fråga till Echas stöd- och informationspunkt om någon aspekt av Reach. Bannern för inställningar för användarkonton visar profilen för den användare som för närvarande är ansluten (namn på <User> och <Organisation>). På samma banner finns funktionerna <Preferences> och <Logout>. Bannern för flikarna på guidesidan visar flikar som är specifika för den aktuella menypost som valts. Varje flik utgör en länk till en underindelning av funktionerna under menyposten. Den flik som är aktiv visas mot en vit bakgrund. Beroende på den särskilda guidesidan kan det finnas en eller flera kommandoknappar på en sida, till exempel <Update> eller <Search>. Sökvägen till guidesidan är en hierarkisk lista från vänster till höger över de sidor som användaren passerat genom för att komma till den aktuella sidan. Sökvägen visar användarna var de befinner sig i applikationen. Sökvägen innehåller navigeringslänkar så att användaren kan återvända till ursprungssidorna, till exempel tillbaka till hemsidan.

Del 01 Komma igång med Reach-IT Utgivningsdatum: juli 2012 11 Uttryckt i webbplatstermer är brödsmulor sidovägar som skapas för att markera när man går framåt vid navigering genom en webbplats. De visar användaren hur man navigerar tillbaka till startpunkten. En global navigeringsbrödsmula (=länk) finns överst på bannern. Denna brödsmula gör det möjligt att navigera till högre nivåer på webbplatsen (se även Figur 4). De aktuella navigeringsbrödsmulorna (= flikar) visar var du befinner dig på den aktuella sidan (se även Figur 4). De funktioner som finns tillgängliga för ett användarkonto beror på vilken part som innehar kontot och användarens roll(er). Sidans innehåll beror på den funktion och den åtgärd som valts. Överst på sidan finns ett område där meddelanden visas som informerar användaren om åtgärden lyckats eller inte. Ett positivt meddelande som bekräftar ett positivt utfall markeras med grönt enligt Figur 4 nedan. Figur 4: Navigeringsverktyg med ett grönmarkerat meddelande som bekräftar att åtgärden lyckades visas nedan Ett felmeddelande markeras med rött enligt Figur 5. Ett obligatoriskt fält kan t.ex. ha lämnats tomt eller data kan ha skrivits in i fel format. Felmeddelanden innehåller information som hjälper användaren att lösa problemet Figur 5: Exempel på ett felmeddelande markerat med rött För att logga in måste användaren ange sina autentiseringsuppgifter och skriva in de bokstäver som visas i förvrängd form (CAPTCHA) i fältet <Enter the text shown>. Tanken bakom att använda en CAPTCHA är att bara en människa kan läsa bokstäverna, inte en dator. Det förhindrar användningen av en dator för att till exempel göra många automatiska inloggningsförsök i ett försök att gissa lösenordet.

12 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.0 CAPTCHA står för Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart (helautomatiskt allmänt Turingtest för att skilja mellan en dator och en människa). Det tillhör en kategori av tekniker som används för att säkerställa att det är en människa som utför transaktionen online och inte en dator. Slumpvisa ord eller bokstäver visas på ett förvrängt sätt så att de kan dechiffreras av människor, men inte av datorer. Användare ombeds att skriva in det de ser på skärmen för att bekräfta att de verkligen är människor. 1.17 Navigering i Reach-IT 1.18 Allmänna regler Reach-IT är en webbaserad applikation och därför visas sidorna i webbform. Komplex information struktureras i flikar. Datafälten visas på skärmens vänstra sida och inmatningsfälten på skärmens högra sida (Figur 3). En kort förklaring till vad fältet betecknar visas vanligen under datafältet, i förekommande fall, (t.ex. har momsregistreringsnummer och D-U-N-S-nummer ett särskilt format och ett exempel ges på detta). Obligatoriska fält markeras med en orange asterisk ( ). Som standard återges informationen i skrivskyddat läge. Beroende på användarens roll (se kapitel 3.2.1) kommer han/hon att kunna byta till uppdateringsläge. Kom ihåg att klicka på <Save> när du uppdaterar information i Reach-IT eftersom systemet inte uppmanar dig att spara dina ändringar. 1.19 Regler för guiden När man navigerar med hjälp av en guide (wizard) (exempelvis vid registreringsprocessen) måste de åtgärder som krävs utföras i en särskild följd: principen ett steg, ett formulär, en flik gäller. Det betyder att användaren måste skriva in de begärda uppgifterna flik för flik. Knapparna <Previous> och <Next> finns längst ned i innehållsrutan och används för att gå från en flik till en annan. Data sparas bara när du har klickat på <Next>. Det går inte att navigera framåt om inte de senaste stegen genomförts korrekt. Genom att navigera bakåt kan användaren ändra tidigare sparade data, förutom användarnamnet. 1.20 SÅ HÄR FÅR DU HJÄLP Echas webbplats Echas webbplats fungerar som en kontaktpunkt för utbyte av nyheter, information och ITverktyg som rör Reach. Den underhålls och uppdateras kontinuerligt av Echa på följande adress: http://echa.europa.eu Echas webbplats har en specialmeny för Reach-IT enligt nedan: http://echa.europa.eu/web/guest/support/dossier-submission-tools Echas stöd- och informationspunkt Echas stöd- och informationspunkt är den huvudsakliga källan för svar på frågor om Reach-IT, IUCLID 5 och Reach-förordningen.

Del 01 Komma igång med Reach-IT Utgivningsdatum: juli 2012 13 Om du har en fråga kan du först leta efter ett svar bland den information som finns på Echas webbplats: Om du inte kan hitta ett passande svar ska du vända dig till Echas stöd- och informationspunkt. Den hanterar kundernas frågor på ett standardiserat sätt och i rätt tid för att garantera problemlösning av hög kvalitet. Du hittar kontaktformulär på följande adress: http://echa.europa.eu/about/contact_en.aspwebbformulären i Reach-IT och IUCLID 5 används endas vid begäran om tekniskt stöd med IT-verktygen. Svar på vanliga frågor Olika dokument med svar på vanliga frågor har tagits fram av Echa med utgångspunkt i de frågor som gäller Reach-IT som hanterats av Echas stöd- och informationspunkt. De finns på webbsidorna för förfrågningar och registreringar på följande adress: http://echa.europa.eu/reachit/reachit_faq_en.asp

EUROPEISKA KEMIKALIEMYNDIGHETEN ANNEGATAN 18, P.O. BOX 400, FI-00121 HELSINGFORS, FINLAND ECHA.EUROPA.EU