Förbundsdirektionen Kallelse 2015-06-12 Tid: Fredagen den 12 juni 2015 kl. 09.00 ca 13.00 Plats: KF-salen, Stadshuset, Södra Bergsgatan 23, Strömstad Kontakt: Någon anmälan om deltagande i mötet erfordras ej. Ombud som är förhindrad att närvara ombedes meddela detta till sin ersättare. Kallelsen skickas även till dem. Kan varken ordinarie ledamot eller ersättare närvara vid mötet, meddela detta till kommunalförbundets kansli. Tel 0522-44 08 20. E-post kansli@fyrbodal.se Kaffe serveras från kl. 08.30, gemensam lunch kl. 13.00. Eftersom Delregionalt kollektivtrafikrådets möte är inställt avslutas mötet med lunchen. VÄLKOMMEN! Martin Carling Ordförande /Lasse Lindén Förbundsdirektör
Dagordning 1. Val av justeringsman Beslutsärenden 2. NIS Näringsliv i samverkan 3. Ekonomiskt läge 2015 4. Verksamhetsplan och budget 2016 Informations- och anmälningsärenden 5. Naturbruksskolorna 6. Tågtrafiken Uddevalla-Stockholm 7. Remiss Trygg och effektiv utskrivning 8. Rapport från Beredningen hållbar utveckling (BHU), Västkom och SRO 9. Rapport från förbundets egna beredningar 10. Fyrbodals kommunalförbunds vision 11. Lantmäteriets omstrukturering 12. Övriga ärenden 13. Nästa möte 2
Förbundsdirektionen Kommun Ledamöter Närv Ersättare Närv Bengtsfors kommun Per Eriksson (s) Per Jonsson (c) Dals Eds kommun Martin Carling (c) Per-Erik Norlin (s) Färgelanda kommun Ulla Börjesson (s) Tobias Bernhardsson (c) Lysekils kommun Jan-Olof Johansson (s) Ronald Rombrant (lp) Melleruds kommun Tommy W Johansson (s) Eva Pärsson (m) Munkedals kommun Åsa Karlsson (s) Ann-Sofie Alm (m) Orust kommun Kerstin Gadde (s) Ingrid Cassel (m) Sotenäs kommun Mats Abrahamsson (m) Britt Wall (s) Strömstads kommun Peter Birgersson Ronnie Brorsson (s) Dafteryd (c) Tanums kommun Liselott Broberg (m) Louise Thunström (s) Trollhättans stad Paul Åkerlund (s) Monica Hanson (s) Peter Eriksson (m) Maria Nilsson (kd) Uddevalla kommun Carin Ramneskär (m) Magnus Jacobsson (kd) Vänersborgs kommun Ingemar Samuelsson (s) Gunnar Lidell (m) Marie Dahlin (s) Evy Gahnström (v) Peter Göthblad (fp) Åmåls kommun Michael Karlsson (s) Anne Sörqvist (c) 3
Ärende 2 NIS Näringsliv i samverkan Ett förslag på ett samlat näringslivsarbete i Fyrbodal presenterades på senaste direktionsmötet. Ärendet diskuterades och ordföranden återtog ärendet till arbetsutskottet. Synpunkter framfördes om att några tydliggöranden behöver ske innan slutligt beslut tas i ärendet: - En tydligare presentation av vilka avtal som gäller vid övertagandet och vilket ansvar som tas över av kommunalförbundet. - Motivering till varför Trollhättans stad inte lämnar över varumärket Position Väst förbehållslöst. - Presentation av en handlingsplan för övertagandet. Kompletteringar gällande NIS samt Övertagande av Omställningskontoret+ Trollhättan Stad överlåter Omställningskontoret+ i dess omfattning under 2015 till Fyrbodals kommunalförbund att bedrivas vidare fr o m 2016. Det innebär att Fyrbodals kommunalförbund har att teckna alternativt överta följande avtal: Hyreskontrakt med Trollhättans Tomt AB och med Almi för gemensamma lokaler och kringkostnader Anställningsavtal, heltid tills vidare Ann Palmnäs Avtal Ägarskifte Micro leverantör Eken & Partners AB, Ödsmål, projektledare 50%. Avtal Finansieringsrådgivning leverantör Företagsstyrning Väst AB, Uddevalla, 650 timmar. Avtal domänadresser samt registrering av Position Väst hos PRV, kostnad ca 4 500 per år Leasingbil har ställts till verksamhetens förfogande till en kostnad av ca 1 400 kronor per månad. Detta får lösas av Fyrbodal, inte genom Trollhättans Stad. Det är endast anställningsavtal med Palmnäs som är tillsvidare. Övriga avtal är enbart gällande för 2015. Alltså behövs nya avtal tas fram gällande övriga punkter. Trollhättans Stad upplåter tills vidare varumärket Position Väst att användas av verksamheten i Fyrbodals kommunalförbund. Detta betyder att Trollhättans stad fortsätter äga varumärket Position Väst, (som skyddats genom registrering hos PRV) i syfte att försäkra sig om att verksamheten som överlåts till Fyrbodals kommunalförbund fortsätter att bedrivas enlighet med nu träffad överenskommelse. Det betyder inte att verksamheten till sin omfattning och innehåll inte skall utvecklas och förändras. 4
Handlingsplan för övertagandet Innan sommaren: Genomgång av aktuella kontrakt m m. Diskussion och överenskommelse kring förnyelse av avtalen ovan. 19 augusti inbokat möte med Trollhättan och berörd personal för att planera och identifiera vad som ska genomföras innan 31 december. Under hösten: Avtalsskrivande, personalövergångar, introduktion m m. Samt diskussion med de kommuner som vill vara med i vissa projekt men inte ingår i Fyrbodal. ---------------------------------------------------- Arbetsutskottet har berett ärendet och föreslår direktionen besluta godkänna rapporten samt att godkänna tidigare presenterat förslag för näringslivssamverkan i Fyrbodal. Att besluta i enlighet med arbetsutskottets förslag. Ärende 3 Ekonomiskt läge 2015 På senaste direktionsmötet avrapporterades kvartalsrapporten för basverksamheten det första kvartalet 2015. Detta visade på ett underskott på 367 tkr. Om inget görs kommer helåret 2015 att hamna på ett minus på över en miljon kronor. Basverksamhetens budget är balanserad på 7 500 tkr. Arbetsutskottet har sett över möjligheterna att hitta hållbara lösningar för att komma i ekonomisk balans för förbundet. I huvudsak har vi två poster som kommer att överskridas om vi inte agerar, personalkostnaderna (med ca 800 tkr) och politiska arvoden (230 tkr). Vi beräknar även en minskning av ränteintäkter med 300 tkr i förhållande till budget. Politiska arvoden är en beslutad utgiftspost som vi inte budgeterat för. Minskade ränteintäkter kan vi heller inte påverka. Kvarstår alltså att göra besparingar i personal. För att kunna minska personalkostnaderna behöver vi göra besparingar motsvarande 1½ tjänst. 5
Idag finansierar basverksamheten följande tjänster Förbundsdirektör 100 % Beredningsansvarig Samhällsutveckling 100 %. Beredningsansvarig Välfärd 100 %. Beredningsansvarig Utbildning 100 %. Näringslivssamordnare 100 % (beslut tom oktober) Information 75 % Administration ca 175 % (Ekonomi- och personaladministration, diariet, mm.) Detta innebär att vi idag har 7,5 tjänst som finansieras av basverksamheten. Några alternativ för att minska personalkostnaderna - Att efter oktober inte ha någon som samordnar näringslivsarbetet. Alternativt att finansiera denna insats med Tillväxtmedel. - Att beredningsansvarig för Utbildning finansieras till 30 % med de projekt som sannolikt startas upp under hösten. - Att få ner personalkostnaderna till rätt nivå innebär att vi måste ta bort någon av verksamheterna från kommunalförbundet. I praktiken innebär det att någon av de tre beredningarnas uppdrag avslutas. Alternativ att minska på kostnadsposter som sannolikt inte kommer att gå back i årets redovisning. - Minska på lokalytorna. Basverksamheten står för ca 400 tkr. Personalen upplever redan idag att man är trångbodda. Flerparten har inga egna skrivbord, utan delar med fler. Redan idag måste vi hyra extra sammanträdeslokaler för våra aktiviteter. Skulle alltså behöva mer yta. - Möteskostnader är på 110 tkr. I huvudsak kopplat till politiska möten. Här skulle vi kunna minska utgifterna genom att lägga ut mötena i kommunerna och låta varje kommun stå för eventuella kostnader. För 2016 har vi planerat en utökning av den kommunala avgiften med 2 kronor per invånare. Detta kommer att utöka våra intäkter med ca 525 kr. Denna ökning innebär ändå ett underskott i budgeten för 2016 med 360 tkr. Så problemet med för stor verksamhet i förhållande till basbudget kommer att kvarstå även kommande år om inget görs! Vi har ett eget kapital på ca 4 miljoner. De närmaste åren är därför inte det stora problemet. Men att få detta i balans på sikt kräver radikala nedskärningar alternativt en kraftigt utökad utdebitering. Sammanfattningsvis finns inga enkla lösningar på nuvarande ekonomiska situation. Om vi ska komma i balans redan under 2016 så krävs att vi friställer en till två tjänster inom basverksamheten. Det som ändå ligger närmast att föreslå, om kravet på balans i ekonomin 2016, kvarstår är att vi minskar tjänsten inom Utbildning till 75 % och inte har någon som samordnar näringslivsarbetet. Resterande 25 % tas från administrationen. Med dessa lösningar kommer vi sannolikt att klara ett par år till. Efter 2019 uppstår problemet igen. 6
En alternativ lösning är att koppla kommunernas finansiering till kostnadsutvecklingen. Detta innebär att under varje verksamhetsår höja avgiften med en given procentsats. Arbetsutskottet har diskuterat ärendet och beslutat lyfta ärendet för diskussion i direktionen. Denna diskussion bör utgå från hur vi framöver vill använda kommunalförbundet och vilka frågor som ska ligga där. Frågor att diskutera: Dessa frågor föreslås också att gå ut till kommunerna för en fördjupad diskussion. Svar från kommunerna ska vara förbundet tillhanda senast 14 september, för att återkomma på direktionsmötet den 8 oktober. - Vad vill vi med vårt gemensamma kommunalförbund? - Vilka frågor ska finnas på kommunalförbundet? - Är det någon verksamhet som idag kommunalförbundet är engagerat i som bör avslutas? - Hur ska dessa gemensamma uppdrag finansieras? - Finns det stöd för en medlemsavgift som är kopplad till kostnadsutvecklingen? Ärende 4 - Verksamhetsplan och budget 2016 Notera att avgiften i förslaget har höjts från 26 kr/inv till 28 kr. Arbetsutskottet har berett ärendet och föreslår direktionen besluta att skicka ut föreslagen verksamhetsplan och budget för 2016 på remiss till kommunerna. Förslag på verksamhetsplan och budget bifogas i särskilt dokument. Att översända verksamhetsplan och budget 2016 på remiss till medlemskommunerna. 7
Ärende 5 Naturbruksskolorna Det pågår en process gällande naturbruksskolorna i länet. Sannolikt kommer några att läggas ned. Detta pga. av minskat söktryck och allt för stora ekonomiska kostnader. En diskussion pågår med berörda kommuner. Arbetsutskottet har diskuterat frågan och anser att det är viktigt att vi agerar tillsammans i denna fråga. En uppdatering av aktuell situation görs på mötet. Att anteckna informationen till protokollet. Ärende 6 - Tågtrafik Uddevalla - Stockholm Den dagliga turen direkt från Uddevalla till Stockholm har fått en betydligt sämre tidtabell. Konsekvenser har blivit en senareläggning av morgonturen och en tidigare avgång på eftermiddagen från Stockholm. Det fungerar inte längre att använda tåget för möten i Stockholm. En skrivelse till Trafikverket och SJ har tagits fram för att påtala detta inför arbetet med en ny tidtabell. Eftersom ärendet måste hanteras skyndsamt har arbetsutskottet tagit ett beslut att sända in skrivelsen. Skrivelsen har under arbetet kommunicerats med direktionens ledamöter. Att anteckna informationen till protokollet och att delegationsbeslutet därmed är anmält. 8
Ärende 7 Remiss trygg och effektiv utskrivning Endast åtta kommuner i länet har fått förslaget på remiss. I Fyrbodal är endast Munkedal formell remisskommun. Ambitionen finns ändå att hela kommunkollektivet i länet genom Västkom lämnar in ett gemensamt remissvar. En uppdatering av aktuell situation görs på mötet. Att anteckna informationen till protokollet. Ärende 8- Rapport från Beredningen Hållbar Utveckling (BHU), SRO och Västkom Muntlig rapport lämnas på mötet. Att anteckna informationen till protokollet. Ärende 9 - Rapport från förbundets egna beredningar Skriftlig och muntlig rapport lämnas på mötet. Handlingar i ärendet skickas ut i särskilt utskick en vecka innan mötet. 9
Ärende 10- Vision för Fyrbodals kommunalförbund Under de tio år som kommunalförbundet har existerat har det saknats en tydlig vision. Ibland har Västra Götalandsregionens vision om det goda livet använts, men eftersom kommunalförbundets uppdrag inte är detsamma som regionens, så bör en unik vision användas. På tjänstemannasidan har ett antal workshops genomförts med syfte att stärka kommunalförbundets varumärke. Arbetet har handlat om image, profil och identitet. På direktionsmötet kommer den kommunikationsansvariga för kommunalförbundet att leda ett arbete/en workshop med syfte att lägga grunden för den kanske viktigaste pusselbiten i varumärkesarbetet - en gemensam vision. Förberedande material kommer att skickas ut före direktionsmötet. Att anteckna informationen till protokollet. Ärende 11 - Lantmäteriets omstrukturering Förslag föreligger om att lägga ned Lantmäteriets kontor i Strömstad. Ytterligare en statlig verksamhet som centraliseras på bekostnad av lokal förankring och kännedom. Vi får på mötet en redogörelse för Lantmäteriets verksamhet samt om planerade förändringar av verksamheten. Medverkande Svante Dolff och Magnus Ahrenberg. Att anteckna informationen till protokollet. Ärende 13 - Övriga ärenden Ärende 14 Nästa möte 10
Nästa direktionsmöte äger rum den 3 september 2015 kl. 09.00 16.00, plats meddelas senare. Beslutade möten 2015: 8 oktober (inkl. DKR) 19 november 17 december (inkl. DKR) 11