Resultat- och kvalitetsberättelse

Smedjegården Resultat- och kvalitetsberättelse 2016 Resultat- och kvalitetsberättelse 2016 Smedjegården

Innehållsförteckning Inledning... 3 Varför en resultat- och kvalitetsberättelse?... 3 Vår enhet... 3 Kvalitetsarbete... 4 Medborgare... 5 Brukarundersökning särskilt boende... 5 Uppföljningsbara mål... 6 Synpunktshantering... 7 Verksamhet... 8 Systematiskt förbättringsarbete... 8 Dokumentation... 8 Kvalitetsrevision... 9 Händelsehantering... 10 Uppföljningsbara mål... 11 Genomförandeplan... 11 Arbetsgivare... 13 Medarbetarundersökning... 13 Nyckeltal, personal... 13 Uppföljningsbara mål... 14 Ekonomi... 15 Uppföljningsbara mål... 15 Enhetens ekonomi, tusentals kronor (tkr)... 15 Mer information... 17 2

Inledning Varför en resultat- och kvalitetsberättelse? En resultat- och kvalitetsberättelse sammanställs för att du som bor i Jönköpings kommun ska kunna få inblick i verksamheten och kunna ta del av vilka resultat som uppnås. Genom en resultatoch kvalitetsberättelse redovisas också de mål som enheten arbetat med under året. Vår enhet Verksamhetsbeskrivning Presentation av enheten Smedjegårdens Äldreboende är placerat i Norrahammar, 8 km söder om Jönköping. Huset är beläget bredvid Tabergsån och på sommaren är trädgården en mycket omtyckt plats med blommor, bär och olika aktiviteter såsom t.ex. boule eller fika under pergolan. Under året firar vi olika högtider med fest och glädje. Exempelvis vid alla helgon ges det möjlighet för hyresgästerna att tända ljus på innergården samt att det ges en stund för eftertanke. Smedjegården består av Järnet som är en demensenhet samt Kransen och Laggen som är äldreenheter. Varje enhet har nio lägenheter så sammanlagt på Smedjegårdens Äldreboende finns 27 lägenheter. Varje enhet har gemensamt kök och vardagsrum samt två balkonger eller uteplatser. På Smedjegården arbetar 29 tillsvidareanställda medarbetare samt ett antal vikarier som arbetar vid behov. Samtliga tillsvidareanställda medarbetare är kvinnor. Verksamheten är bemannad dygnet runt. I huset finns även sjuksköterskor, arbetsterapeut samt sjukgymnast tillgänglig för hyresgästerna. Enhetschef är Emily Lindström, telefonnummer 036-102055. Särskilda händelser i år Under år 2016 har Smedjegårdens ordinarie enhetschef varit föräldraledig till och med augusti månad. Under frånvaron har Smedjegården haft två vikarierande enhetschefer. Smedjegårdens resultat under 2016 påverkas till stor del av att det varit tre enhetschefer under året och en del utevcklingsområden har stannat upp. Vi har även märkt att det varit svårt att rekrytera medarbetare under året. Både tillsvidareanställda 3

samt timvikarier. Detta har också bidragit till vissa delar av Smedjegårdens resultat 2016. Vi har under året arbetat med den salutogena inflyttningsprocessen som innebär att samtliga hyresgäster på Smedjegården 2016 har erbjudits hembesök av sin kontaktman inför inflytt. De flesta hyresgäster har tackat ja till detta medan några har avböjt. Syftet med att erbjuda hembesök inför inflytt är att öka känslan av trygghet, skapa bättre förutsättningar för självbestämmande samt möjlighet att kunna påverka. Alla hyresgäster som flyttar in på Smedjegården får en informationspärm av sin kontaktman för att öka känslan av begriplighet och sammanhang. Pärmen innehåller bland annat information om äldreomsorgens värdegrund, vart man som hyresgäst vänder sig med synpunkter och klagomål etc. Kvalitetsarbete En verksamhet med kvalitet följer de krav och mål som gäller enligt lagar och andra föreskrifter för verksamheten samt beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter. Socialtjänsten i Jönköpings kommun redovisar kvalitet ur fyra olika perspektiv. Medborgare- Vad tycker de medborgare som behöver vår hjälp? Verksamhet - Hur säkerställer vi en god kvalitet i vårt utförande? Arbetsgivare - Hur skapar vi ett arbetsklimat som leder till god kvalitet i vårt utförande? Ekonomi - Hur hanterar vi våra resurser? 4

Medborgare Brukarundersökning särskilt boende Beskrivning För att kunna utveckla kvaliteten är det viktigt att återkommande fånga åsikterna hos de medborgare som kommer i kontakt med verksamheten. Resultaten är hämtade från den nationella brukarenkäten Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? (Socialstyrelsen, 2016). Tabellen visar andel nöjda (%) med insatserna i särskilt boende. Med nöjda avses svaren alltid/oftast eller mycket bra/ganska bra. Saknas siffror för enheten innebär det att färre än 7 personer har besvarat enkäten. Smedjegården har fått goda resultat på frågor om hur medarbetarna tar hänsyn till hyresgästernas åsikter och önskemål samt att de kan påverka vid vilka tider de får hjälp. Detta beror till stor del på det salutogena omställningsarbetet som Smedjegården arbetar med. Smedjegården behöver arbeta vidare med utevistelse, aktiviteter, måltider och information. Resultatindikator Enhet Jönköpings kommun Jönköping län Riket Vet vart man vänder sig med synpunkter och klagomål Är sammantaget nöjd med äldreboendet 43 47 46 47 86 89 87 83 Möjligheterna att komma ut är bra 62 64 63 58 Är nöjd med de aktiviteter som erbjuds på äldreboendet Personalen tar hänsyn till brukarens egna åsikter och önskemål 77 74 70 63 85 82 82 80 Får bra bemötande från personalen 93 96 95 94 Kan påverka vid vilka tider man får hjälp Personalen brukar informera om tillfälliga förändringar Upplever måltiderna som en trevlig stund 75 70 67 61 36 57 55 49 71 76 75 70 5

Uppföljningsbara mål Mål: Ökat inflytande, trygghet och meningsfullhet Osäker bedömning om målet nås Beskrivning av mål Vi skall erbjuda att varje hyresgäst ska få inflytande över vården, känna trygghet, få respektfullt bemötande samt en meningsfull vardag. På Smedjegården strävar vi långsiktigt efter att hyresgästerna ska uppleva en stark känsla av sammanhang. Vi har implementerat arbetet med salutogen inflyttningsprocess och det visar sig positivt i vissa frågor i brukarundersökningen angående att medarbetarna tar hänsyn till hyresgästernas åsikter och önskemål samt att hyresgästerna kan påverka vilka tider de får hjälp. Vi har under året haft hyresgästträffar samt anhörigträffar. Det har tyvärr endast varit ett fåtal deltagare. Vi behöver fortsätta arbeta med detta mål under 2017. Mål: Hyresgästerna vet vart de kan vända sig om de har synpunkter och klagomål Osäker bedömning om målet nås I socialstyrelsens brukarenkät för 2016 visar det sig att 43% av hyresgästerna på Smedjegården vet vart de ska vända sig om de vill framföra synpunkter eller klagomål på äldreboendet, jämfört med 33% år 2015. Smedjegården har ökat antal hyresgäster som vet vart de ska vända sig för att framföra synpunkter och klagomål på äldreboendet, men det är inte alla hyresgäster som vet vart de ska vända sig. Smedjegården behöver arbeta vidare med detta i det salutogena omställningsarbetet. 6

Synpunktshantering Beskrivning Genom att löpande fånga upp synpunkter (beröm, klagomål och förbättringsförslag) är målet att löpande kunna åtgärda orsakerna till synpunkterna och därigenom förbättra verksamheten. I tabellen nedan visas antalet synpunkter som registrerats för enheten i det digitala systemet för synpunktshantering. Vi har delvis nått målet med att hyresgästerna vet vart man vänder sig med synpunkter och klagomål. Då vi endast har tre synpunkter/klagomål registrerade förra året så kommer vi att fortsätta arbeta med detta område under 2017. Vi kommer fyra gånger per år dela ut blanketten "Hjälp oss att bli bättre" till hyresgäster och/ eller dess företrädare. Resultatindikator Utfall Förbättringsförslag 0 Klagomål 3 Beröm 0 7

Verksamhet Systematiskt förbättringsarbete Grunden för utveckling av en arbetsplats är att arbeta systematiskt med förbättringsarbete. Ett viktigt inslag är att uppmärksamma och försöka arbeta med att förbättra det som gått fel. Förbättringsarbetet ska genomsyra arbetsplatsen och genom årlig egenkontroll görs en granskning av hur långt enheten kommit. Mätarens utslag indikerar enhetens egen bedömning av det systematiska förbättringsarbetet där rött=nej, gult=delvis och grönt=ja. Medarbetarna på Smedjegården besitter grundläggande kunskap i systematiskt förbättringsarbete. Tyvärr har det systematiska förbättringsarbetet till viss del stannat upp under året på grund av chefsbyten. Verksamheten har under året arbetat med förbättringsarbete, dock behövs stöttning till medarbetarna att komma igång kring systematik och uppföljning av detta. Under hösten 2016 har Smedjegården prioriterat arbetet med systematiskt förbättringsarbete. Vi har en medarbetare som arbetar som förbättringsledare i huset på 20%. Dokumentation Varje år görs en egenkontroll av dokumentationen genom stickprov. De områden som granskas är bland annat att dokumentationen ska vara lätt att följa, innehålla relevant information och att det inte ska finnas kränkande formuleringar. Mätarens utslag indikerar enhetens egen bedömning av dokumentationen där rött=nej, gult=delvis och grönt=ja. Smedjegården utförde journalgranskning i början av hösten 2016 inför revision. Vi 8

såg då tydligt att arbetet med den sociala dokumentationen behöver utvecklas. Medarbetarna behöver kompetensutvecklas i dokumentation samt att alla vikarier behöver utbildas. Smedjegården har tre dokumentationsombud för social dokumentation. Dessa har till uppgift att stödja och utbilda nyanställda medarbetare. Vi kommer under 2017 att skapa rutiner för hur dessa dokumentationsombud skall hjälpa och stötta medarbetare på Smedjegården med social dokumentation. Kvalitetsrevision Socialtjänsten genomför kvalitetsrevisioner av enheterna, som har sin utgångspunkt i nationellt reglerade krav om egenkontroll. Syftet med kvalitetsrevisionen är att se hur kvalitetsarbetet organiseras. Resultatet av kvalitetsrevisionen ger en bild av hur systematisk enheten är i det arbetet. Däremot ska inte omdömet i kvalitetsrevisionen tolkas som en fullständig bild av vilken kvalitet som finns inom enheten. Revisorns kommentar 2016 Verksamheten har påbörjat ett systematiskt förbättringsarbete, vilket bland annat visar sig genom att det finns inarbetade angreppssätt som kvalitetsråd, förbättringstavla och andra verktyg. Dock har det systematiska förbättringsarbetet till viss del avstannat på grund av chefsbyten med mera, men det bör finnas goda möjligheter att ta upp tidigare arbetssätt. Enheten har en välskriven resultat- och kvalitetsberättelse, med analys av resultat som kan ge grund för en god fortsättning. Det är också positivt med en verksamhetsplan med mål som är rimliga, både till antal och innehåll, samt att målen brutits ned till aktiviteter. Enhetens egenkontroll av dokumentation visar att det finns bristande kvalitet och en rekommendation är att ha ett fokus på dokumentationsfrågan. Revision är gjord 5 oktober 2016 av Karin Pilkvist och Marie Kemi. Nästa revision görs 2018. 9

Händelsehantering För att kunna utveckla verksamhetens kvalitet är det viktigt att hela tiden hitta områden som behöver utvecklas och förbättras. En del av detta är att kartlägga de händelser som uppstår i vardagen. Genom att klargöra möjliga orsaker och arbeta med åtgärder och uppföljning kan verksamhetens kvalitet förbättras. I tabellen nedan visas de områden där flest händelser rapporterats under året. Merparten av de händelser som har rapporterats i verksamheten är fallrapporter. Verksamhetens medarbetare är duktiga på att rapportera de fall som inträffar i vårt händelsehanteringssystem så samtliga fall finns medräknade. De händelser som rör läkemedel handlar t.ex. om signeringslistor som ej stämmer, medicin som saknats. De händelser som rör omvårdnad hälso- och sjukvård handlar framför allt om händelser där omvårdnadspersonal inte har utfört eller signerat när träning ordinerad från sjukgymnast och arbetsterapeut har genomförts. På Smedjegårdens äldreboende arbetar vi enligt nedanstående med händeslehantering: Händelser i form av fall redovisas under teamträffar som sker regelbundet varannan vecka. På teamträffarna medverkar omvårdnadspersonal, sjuksköterska, arbetsterapeut, sjukgymnast samt enhetschef. En gång i månaden deltar representant från nattpersonalen. Under teamträffen diskuteras förebyggande åtgärder för att förhindra fall och hyresgästernas välbefinnande står i fokus. Vi arbetar även med kvalitetsregistret Senior Alert. Avvikelser som gäller läkemedel tar enhetschef upp med berörd personal och/eller ansvarig sjuksköterska. Vid övriga händelser gör enhetschef en mindre utredning över orsak till händelsen, planerar åtgärd och senare en uppföljning för att säkerställa att utförd åtgärd fungerade. Resultatindikator Utfall Läkemedel 19 Omvårdnad Socialtjänst 4 Omvårdnad Hälso- och sjukvård 3 Kommunikation/information 2 Dokumentation 3 Fall 63 Säkerhet 4 10

Uppföljningsbara mål Mål: Utveckla arbetet med ständiga förbättringar Osäker bedömning om målet nås Beskrivning av mål Verksamheten ska i större utsträckning än 2015 genomföra ständiga förbättringar och vi ska sträva efter att förbättra samverkan med Hälso- och sjukvårds-funktionen. Medarbetarna på Smedjegården besitter grundläggande kunskaper i systematiskt förbättringsarbete och har till viss del arbetat med det under året. Men vi behöver arbeta vidare med detta under år 2017. Vi har fått till ett bättre samarbete med Hälso- och sjukvårds funktionen genom bland annat fysiska träffar samt förbättrade teamträffar. Mål: Utveckla och följa processer för att skapa ett salutogent äldreboende Målet har nåtts eller förväntas nås Beskrivning av mål Vi ska arbeta med processer och arbetssätt som gynnar våra hyresgäster i vår salutogena omställning av Smedjegårdens äldreboende. Vi ska arbeta målinriktat och lösningsfokuserat samt arbeta med grupputveckling på enheterna. Vi på Smedjegården har under 2016 ökat våra kunskaper om och utvecklat våra lokala rutiner i större utsträckning, vi har säkerställt att vi följer de rutiner som tagits fram samt att vi utvecklat och förbättrat dem utifrån verksamhetens behov. Vi har också ökat kunskapen om rutinerna bland medarbetare, ordinarie personal samt vikarier. Genomförandeplan Genomförandeplanen utgår ifrån den enskildes synpunkter och önskemål och är ett sätt att utifrån framtagna dokumentationsrutiner säkerställa individens inflytande och delaktighet på det individuella planet. I genomförandeplanen tydliggörs strukturen för genomförandet av insatsen och uppföljningen av densamma. 11

Genomförandeplanen är grunden för den enskildes stöd. Hur enheten organiserar och utför arbetet, med genomförandeplanen som grund, är därför viktigt. Vi har vid årets sista mätning inte uppnått 100% andel hyresgäster som har en aktuell genomförnadeplan. Detta beror delvis på att en ny hyresgäst flyttat in på Smedjegården och vid datum för mätningen hade personen endast bott en vecka på enheten samt att vi haft svårt att rekrytera medarbetare under hösten. Timvikarier har då fått ersätta och rutiner gällande genomförandeplaner har brustit. Resultatindikator Utfall Personer som har/hade en aktuell genomförandeplan 89% Personer som har/hade varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplanen. 88,9% 12

Arbetsgivare Om medarbetarna mår bra är det till fördel för den vård, omsorg, stöd och behandling som ska utföras åt kommunens medborgare. I Jönköpings kommun finns det också särskilda mål med det personalpolitiska arbetet, som innebär att kommunen har särskilt högt satta ambitioner vad gäller att vara en bra och attraktiv arbetsgivare. Medarbetarundersökning En del av medarbetarundersökningens frågor mäter Hållbart Medarbetarengageman, HME. Frågeområdena är ledarskap, motivation och styrning. Smedjegården har låg svarsfrekvens på medarbetarenkäten.. Resultatindikator Enhet Nämnd Ledarskap 4,7 3,9 Motivation 4,2 4,2 Styrning 4,4 4,1 Nyckeltal, personal Enligt VIP 2016-2018 ska sjukfrånvaron minska. Särskild vikt ska ägnas kvinnor eftersom sjukfrånvaron är avsevärt högre bland dem än bland män. Vidare ska enligt VIP timanställningar minska och hållas på en balanserad nivå utifrån behovet. Uppföljning görs därför av timlön som andel (%) av den totala arbetstiden. Jämförelse görs med värdet för nämnden. Antalet timmar utförda av timanställda redovisas även omräknat till antal årsarbetare. Uppföljning görs också av fyllnadstid och övertid. Uppgifterna avser mars-december. Det har under det gångna året varit svårt att rekrytera medarbetare och Smedjegården har då nyttjat stor del timvikarier på vakanta tjänster samt ordinarie medarbetare på övertid vilket visar på högt antal timmar timlön omräknat till årsarbetare och övertid som andel (%) av den totala arbetstiden. Resultatindikator Enhet Nämnd 13

Resultatindikator Enhet Nämnd Sjukfrånvaro i % av ordinarie arbetstid 5,5 8,3 Fyllnadstid som andel (%) av den totala arbetstiden 2,3 1,3 Antal timmar fyllnadstid omräknat till årsarbetare 0,58 33,7 Övertid som andel (%) av den totala arbetstiden 1,4 0,9 Antal timmar övertid omräknat till årsarbetare 0,35 22,6 Timlön som andel (%) av den totala arbetstiden 23,8 20,5 Antal timmar timlön omräknat till årsarbetare 6,07 515,37 Uppföljningsbara mål Mål: God arbetsplatskultur Målet har nåtts eller förväntas nås Beskrivning av mål På Smedjegården strävar vi efter att skapa en god arbetsplatskultur som främjar vår salutogena omställning. Under 2016 vill vi utveckla vår kommunikation och stärka varje medarbetares känsla av sammanhang. Vi vill att varje medarbetare upplever sitt arbete, både till uppgift och sammanhang, meningsfullt, hanterbart och begripligt. Smedjegården strävar efter att skapa en god arbetskultur. Vi har under året haft aktivitetsdagar samt avstämning på APT och APK om hur det fungerar i arbetsgruppen. Samtliga medarbetare har erbjudits medarbetarsamtal. 14

Ekonomi Uppföljningsbara mål Mål: Minska kvalificerad övertid Målet har ej nåtts eller bedöms inte kunna nås Beskrivning av mål Under 2015 har antalet timmar med kvalificerad övertid ökat och påverkar givetvis Smedjegårdens ekonomi. För att få en budget i balans så behöver vi minska på antalet timmar med kvalificerad övertid. Smedjegården har under året haft svårt att rekrytera kvalificerade medarbetare både tillsvidareanställda samt vikarier. Vi har inte skapat en huspool tillsammans med rehabenheten Kroken. Till stor del beror det på chefsbyten under året samt svårigheter att rekrytera kvalificerade medarbetare. Mål: Budget i balans Målet har ej nåtts eller bedöms inte kunna nås Vi har inte uppnått målet med en budget i balans. Vidare åtgärder 2017 är: Kontinuerlig översyn av ekonomin Kontinuerlig uppföljning av personaldimensionering Översyn av vikarietillsättning, SNAC-poäng och korttidsfrånvaro Följa inköpsrutin. Enhetens ekonomi, tusentals kronor (tkr) Verksamhet Budget Utfall Avvikelse 15

Verksamhet Budget Utfall Avvikelse Total 0-186 186 16

Mer information I den här resultat- och kvalitetsberättelsen finns en bild av enhetens resultat och arbetet för att förbättra kvaliteten. Vill du veta mer kan du tala med våra medarbetare, men också själv söka information på: Jönköpings kommun - www.jonkoping.se (sökord KKIK) Öppna jämförelser - Resultat i jämförelse med andra kommuner - www.socialstyrelsen.se/oppnajamforelser Inspektionen för vård och omsorg - www.ivo.se Socialstyrelsen - www.socialstyrelsen.se 17