Användarens instruktion Endast för kommunens interna användning
2 (8) Innehållsförteckning 1 Användarvillkor för BDS-underhållet... 3 2 Allmänt om användning av tjänsten för BDS-underhåll.... 4 2.1 Personliga användarnamn och lösenord... 4 2.2 Ändring av behörighet och avlägsnande av användarnamn... 4 3 Inloggning på tjänsten för BDS-underhåll... 5 3.1 Inloggning med användarnamn och lösenord... 5 3.2 Första inloggningen till BDS-underhållet... 6 3.3 Tjänstens startsida... 7 4 Kontaktinformation... 7 4.1 Problem vid inloggningen... 7 4.2 Störningar och andra problem vid användningen... 7 4.3 Respons... 8
3 (8) 1 Användarvillkor för BDS-underhållet Personer som har fått ett personligt användarnamn och lösenord för administration av befolkningsdatasystemet ska följa instruktionerna nedan. Användaren får använda uppgifter i befolkningsdatasystemet endast för de arbets- eller tjänsteuppgifter som nämns i avtalet om registeransvarig som kommunen och Befolkningsregistercentralen ingått för BDS-underhåll eller i tillståndet att anmäla byggnadsuppgifter. Omsorg och god databehandlingssed ska följas vid all behandling av uppgifter. Det är absolut förbjudet att använda eller titta på uppgifterna för användarens personliga syften. Uppgifterna i BDS är inte offentliga och uppgifterna får inte utlämnas till utomstående. Användaren får endast registrera sådana uppgifter från BDS-administratörsgränssnittet i sin egen organisations register som användaren har rätt att registrera enligt lag. När uppgifterna används bör bestämmelserna i personuppgiftslagen (523/1999) ägnas särskild uppmärksamhet. Befolkningsregistercentralen övervakar användningen av uppgifter vid BDS-underhåll. För varje utförd åtgärd sparas användarens användarnamn, tidpunkten (datum och klockslag) samt uppgift om vilka uppgifter som behandlats. Vi övervakning av administrationen av befolkningsdatasystemet kan registerförvaltningsmyndigheten ge användaren en varning, då myndigheten upptäcker missbruk av användarbehörigheterna. Vid betydande missbruk kan behörigheten för den användare som gjort sig skyldig till missbruk begränsas eller avbrytas. Anteckning om att behörigheten avbrutits görs också i användarregistret. Om missbruket har varit så allvarligt att administrativa åtgärder inte är tillräckliga sanktioner för missbruket, görs en polisanmälan. De terminaler med vilka elektronisk anmälan av byggnadsprojekt, byggnader, lokaler och lägenheter eller BDS-underhåll utförs i befolkningsdatasystemet ska vara placerade i lokaler som innehas av Kommunen. Användning av befolkningsdatasystemet på distans utanför Kommunens lokaler är förbjuden. Omedelbart efter att användaren avslutat sitt oavbrutna arbete ska han eller hon logga ut från BDS-underhållet och försäkra sig om att alla webbläsarfönster på arbetsstationen som anknyter till tjänsten har stängts. Vid behov ska användaren även se till att cacheminnet är tomt. Tjänsten för BDS-underhåll får endast användas av de personer som beviljats ett personligt användarnamn och lösenord som ger personen behörighet att använda tjänsten. Användaren ansvarar för användarbeteckningen och lösenordet, och de får inte överlämnas till andra. Användaren är ansvarig för de skador som orsakas av att användarnamnet och lösenordet eller tjänstemannakortets PIN-kod avslöjas för andra personer på grund av användarens vårdslöshet. Om användaren befarar att utomstående kan ha fått kännedom om användarnamnet eller lösenordet, ska användaren omedelbart underrätta administratören eller den ansvariga användaren för administratörstjänsterna för BDS-förfrågan i sin organisation om saken.
4 (8) Användaren av tjänsten för BDS-underhåll ska omedelbart underrätta administratören eller den ansvariga användaren av administratörstjänsterna för BDS-förfrågan i sin organisation om följande förändringar: upphörande av anställning, övergång till andra uppgifter, namnändring, långvarig frånvaro eller upphörande av behovet att använda tjänsten. Följande uppgifter om användaren sparas i kund- och användarregistret för administratörstjänsterna för BDS-förfrågan; för- och efternamn, personbeteckning, användarnamn, kontaktinformation, behörigheter till BDS-administration och organisation. Om ett användarnamn inte har använts på 12 månader, kan det stängas utan separat meddelande. 2 Allmänt om användning av tjänsten för BDS-underhåll. 2.1 Personliga användarnamn och lösenord De behörigheter som den ansvariga användaren och administratören föreslår godkänns vid Befolkningsdatacentralen. Efter godkännandet skapas ett personligt användarnamn för användaren. När behörigheten har godkänts, skickas ett lösenord till den nya användaren till den personliga e-postadress som anges i ansökan. Administratören loggar in på BDSunderhållet för att ta reda på det nya användarnamnet och skickar användarnamnet till användaren. Av datasäkerhetsskäl skickas användarnamnet och lösenordet till den nya användaren på olika vägar. Användaren ansvarar för användarbeteckningen och lösenordet, och de får inte överlämnas till andra. Om användaren befarar att utomstående kan ha fått kännedom om användarnamnet eller lösenordet, ska användaren omedelbart underrätta administratören eller den ansvariga användaren i sin organisation om saken. Det är också möjligt att logga in i tjänsten för BDS-underhåll med ett organisationskort som har ett organisationscertifikat som Befolkningsregistercentralen beviljat. Behörighet till inloggning med kort beviljas hela organisationen, och organisationen ska ingå separat avtal med Befolkningsregistercentralen om detta. Den första inloggningen sker alltid med användarnamn och lösenord. 2.2 Ändring av behörighet och avlägsnande av användarnamn Användaren av tjänsten för BDS-underhåll ska omedelbart underrätta administratören eller den ansvariga användaren om användarens anställning upphör, om användaren övergår till nya tjänster eller om användarens behov att använda uppgifter i befolkningsdatasystemet slutar. Den ansvariga användaren eller administratören ska också underrättas om långvarig frånvaro eller ändring av användarens namn. Användaren av administratörstjänsten avslutar behörigheten eller gör de nödvändiga ändringarna i behörigheterna eller användaruppgifterna.
5 (8) 3 Inloggning på tjänsten för BDS-underhåll Tjänstens inloggningssida finns på adressen https://rahu.2016.vtj.vrk.fi. Det lönar sig att lägga till inloggningssidan i bokmärkena eller spara en genväg som en separat ikon på arbetsbordet. Inloggning på tjänsten för BDS-underhåll sker med användarnamn och lösenord eller med ett organisationskort som innehåller ett certifikat. När du loggar in, ska du skriva in användarnamnet och lösenordet i fälten avsedda för dem och klicka på knappen Logga in >>. 3.1 Inloggning med användarnamn och lösenord Skriv ditt personliga användarnamn i fältet Käyttäjätunnus. I fältet Salasana ska du skriva lösenordet för den första inloggningen. Du får användarnamnet av den ansvariga användaren eller administratören. Lösenordet för den första inloggningen har skickats till dig per e-post i två delar. Administratörstjänstens användare får sina användarnamn i anslutning till den godkända tillståndsansökan. Du kan byta tjänstens språk i inloggningssidans övre kant.
6 (8) 3.2 Första inloggningen till BDS-underhållet När du loggar in första gången visas den sida som beskrivs ovan. 1. Läs användarvillkoren När du loggar in första gången på BDS-underhållet ska du byta ditt lösenord. Skriv först in det nuvarande lösenordet och därefter det nya lösenordet som du valt och bekräfta det. Lösenordet ska ha minst tolv tecken och den ska innehålla minst tre element av fyra: versaler, gemener, siffror och specialtecken. Lösenordet får inte innehålla delar av ditt eget namn eller användarnamn.
7 (8) Klicka därefter på Vaihda. 3.3 Tjänstens startsida Efter inloggningen öppnas tjänstens startsida. I sidans övre kant visas de tjänster som användaren kan välja mellan. Logga alltid ut från tjänsten genom att klicka på knappen Kirjaudu ulos på startsidan. Om du endast stänger webbläsaren kan förbindelsen förbli öppen. 4 Kontaktinformation 4.1 Problem vid inloggningen Spärrade lösenord öppnas i Tieto Oy:s kundsupport, tfn 020 343 433. För att få ditt lösenord öppnat ska du veta ditt användarnamn och kunna svara på säkerhetsfrågan som fastställdes vid första inloggningen. Om du inte vet ditt användarnamn ska du ta kontakt med administratören i din egen organisation. Om du loggar in på BDS-underhållet med tjänstemannakort, se instruktionen om inloggning på BDS-underhållet med tjänstemannakort. 4.2 Störningar och andra problem vid användningen Anmäl eventuella störningar och andra problem vid användningen av BDS-underhållet till Tieto Oy:s kundsupport, tfn 020 343 433 eller vrk.sd@tieto.com Vid förfrågningar som gäller användningen av tjänsten för BDS-underhåll behövs följande uppgifter: Användarens namn Användarnamnet Organisationens namn Organisationens kundnummer
8 (8) 4.3 Respons Dessutom: En beskrivning av problemet Felmeddelanden som systemet gett Med vilken användarroll var användaren inloggad när problemet uppstod Det är lättare och snabbare att reda ut problemsituationer om du ger tillräckliga uppgifter. Respons på användningen av BDS-underhållet kan också skickas till adressen rahu.info@vrk.fi Du kan också be hjälp av administratören eller den ansvariga användaren i din organisation.