Reseriktlinjer 1(6) BESLUTSFATTARE BESLUTSDATUM DIARIENUMMER ANSVARIG AVD Avdelningschef 2016-10-27 Ks 2016/1102 Gemensamma funktioner DOKUMENTANSVARIG DOKUMENTTYP GÄLLER FRÅN DATUM SENAST UPPDATERAD Avdelningschef Riktlinjer 2017-01-01 2016-10-27 Reseriktlinjer Syfte och samband Dessa riktlinjer är ett komplement till, och en precisering av, den resepolicy som har beslutats av kyrkostyrelsen. Syftet med riktlinjerna är att ge goda förutsättningar för att alla möten och resor ska kunna genomföras med hänsyn till säkerhet, arbetsmiljö, kostnadseffektivitet samt i enlighet med gällande miljöpolicy och arbetet för hållbar utveckling i övrigt. Riktlinjen delas upp i avsnitten: Allmänna utgångspunkter Bokning Om val av transportmedel Logi och konferens Särskilt om utlandsresor Reseräkning, traktamente och reseförskott I vissa avsnitt hänvisas till intranätet för mer information och rutinbeskrivningar. I den mån det finns motsägelser, eller oklarheter i relationen, mellan dessa riktlinjer och uppförandekoden för Svenska kyrkans nationella nivå gäller att uppförandekoden ska tillämpas i första hand. En avdelningschef ansvarar för att riktlinjen följs inom sin avdelning. Med avdelningschef/avdelning avses även sekretariatschef/sekretariat. Dessa riktlinjer ersätter tidigare gällande riktlinjer. Målgrupp Målgrupp för riktlinjerna är anställda och uppdragstagare inom Svenska kyrkan på nationell nivå. Ärkebiskopen omfattas inte av dessa riktlinjer. Kommunikation Riktlinjerna kommuniceras via avdelningschef till medarbetare på den nationella nivån samt publiceras på intranätet. Riktlinjerna ska även kommuniceras till den av nationella nivån upphandlade resebyrån samt till andra ramavtalsleverantörer inom reseområdet. Uppföljning av efterlevnad Efterlevnad av riktlinjerna följs upp dels av respektive beslutsattestant i samband med attest, dels av ekonomi- och finansavdelningen respektive personalavdelningen genom de interna kontroller som finns enligt vid var tid gällande rutiner. Uppföljning av resandet ska även ske ur ett hållbarhetsperspektiv. Detta sker inom ramen för de processer som finns kopplat till den nationella nivåns hållbarhetsarbete.
Reseriktlinjer 2(6) Riktlinjerna ska revideras årligen. 2. Allmänna utgångspunkter Tjänsteresor ingår som en del i Svenska kyrkans verksamhet och utgör ett medel för att inleda och upprätthålla kontakter med omvärlden, såväl nationellt som internationellt. Resande är samtidigt en av de aktiviteter som har störst miljöbelastning. Verksamheten ska därför systematiskt arbeta för att minska tjänsteresornas klimat- och miljöbelastning. Vid mötesplanering bör således i första hand alternativ i form av telefon- eller videokonferens övervägas. Det fysiska mötet är dock ibland av stort värde och ska då inte undvikas. För fysiska möten ska eftersträvas att dessa förläggs till en plats som genererar minsta möjliga miljöpåverkan genom att exempelvis minimera behovet av resande. Om möjligt ska möten hållas i Svenska kyrkans, en samarbetsparts eller en motparts egna lokaler. Resor ska alltid ha ett verksamhetsinriktat syfte och kunna motiveras avseende såväl resväg som transportmedel. Den nationella nivåns uppförandekod ska alltid följas. Uppförandekoden är extra viktiga att uppmärksamma i länder där skyddet för mänskliga rättigheter är svagt, eller där det förekommer kränkningar av dessa rättigheter. Hela resandet ska vara kostnadsmedvetet. Dyrare alternativ kan accepteras om skälen grundar sig i miljöhänsyn och säkerhetsaspekter. Ur ett kostnadsperspektiv är huvudregeln att använda sig av biljetter som inte är ombokningsbara. Om det finns särskilda skäl kan dock dyrare ombokningsbara biljetter vara motiverat. Godkännande för resa ska alltid inhämtas från närmaste chef. Särskilt om lojalitetsprogram Med lojalitetsprogram avses exempelvis Eurobonus, SJ Prio-poäng eller medlemskap i hotellkedjornas klubbar. För att en person som omfattas av dessa riktlinjer ska tillåtas knyta resande eller boende, som finansierats av den nationella nivån, till ett lojalitetsprogram krävs att en överenskommelse om detta har träffats mellan personen och närmaste chef. En överenskommelse förutsätter: att det har skett en bedömning av att värdet som beräknas komma den nationella nivån tillgodo genom lojalitetsprogrammet, efter avdrag för administrations- och kontrollkostnader, är rimligt, och att personen är villig att årligen lämna kontoutdrag för aktuell/a lojalitetsprogram till personalavdelningen för kontroll. Syftet med kontroller är att verifiera att de poäng eller andra förmåner som intjänats i tjänsten också har nyttjats i tjänsten. Information om en överenskommelse ska snarast anmälas till personalavdelningen. HR-chef beslutar om rutiner kopplat till lojalitetsprogram enligt ovan. Poäng eller andra förmåner intjänade före den 1 januari 2017 Oaktat ovanstående ska de poäng eller andra förmåner, som enligt tidigare gällande riktlinjer har intjänats i tjänsten, nyttjas i tjänsten. Särskilt om periodkort Om det är motiverat kan närmaste chef ansöka om period/års/pendlarkort för tåg för en viss person. Ansökan lämnas till HR-chef som efter bedömning beslutar i ärendet. HR-chef beslutar om hur ansökan ska utformas samt rutiner/administration för redovisning av nyttjandet av tilldelade kort (t.ex. resejournal).
Reseriktlinjer 3(6) Om kort nyttjas för privat resande (t.ex. för resor till och från arbetet), oavsett omfattning, sker förmånsbeskattning baserat på marknadsvärdet av det privata resandet. Särskilt om privat resande i samband med tjänsteresor och medföljande anhöriga Semester eller annan ledighet i samband med tjänsteresa är tillåten i viss omfattning (en mindre del av resans totala tid) och efter överenskommelse med närmaste chef. Ledighet får inte inkräkta på tjänstens utförande. Svenska kyrkan står endast för de resekostnader som krävs i tjänsten. Omvägar av privata skäl accepteras inte. Anhöriga kan, efter överenskommelse med närmaste chef, medfölja på tjänsteresa under förutsättning att detta inte inkräktar på tjänstens utförande. Medföljandes resa får inte faktureras Svenska kyrkan utan ska faktureras privat. Medföljande ska betala den extrakostnad detta medför avseende logikostnaderna samt sin andel av övriga kostnader. Vid representation kan anhörig inte inkluderas i representationskostnaden. I vissa fall gäller andra regler för generalsekreterare. Problem Resenären ska i första hand själv lösa de eventuella problem som kan uppstå i samband med en resa. Vid behov kan kontakt tas med den av nationella nivån upphandlade resebyrån. Se även avsnitt 3 nedan om säkerhet och nödnummer. På intranätet finns kontaktuppgifter till resebyrån. Frågor, förbättringsförslag och klagomål Frågor om tillämpning av dessa riktlinjer, samt förbättringsförslag och klagomål (t.ex. på en leverantör eller en resa) kopplat till reseområdet i stort kan skickas till kyrkokansliet.resor@svenskakyrkan.se. 3 Arbetsmiljö, säkerhet och försäkring Möten och tjänsteresor ska planeras med hänsyn tagen till verksamhetens mål och den anställdes individuella förutsättningar och behov. Ur arbetsmiljösynpunkt är det viktigt att ett möte eller en tjänsteresa genomförs på ett sådant sätt att tjänsteuppdraget kan genomföras utan att inverka negativt på resenärens fysiska eller psykosociala hälsa. Avdelningschef är ytterst ansvarig för sina medarbetares personliga skydd och säkerhet. Antalet nyckelpersoner som reser i tjänsten till samma resmål med samma färdmedel/avgång bör begränsas för att minimera effekterna vid eventuella olyckor. Kravet på att närmaste chef ska godkänna allt resande är en del i arbetet med att säkerställa en överblick över var alla medarbetare är geografiskt vid varje tidpunkt. Även kravet på att resande sker genom bokning hos den upphandlade resebyrån ger överblick. Resenären bör även alltid informera både arbetsplats och sin familj om var han/hon befinner sig, även vid kortare semester-/weekendresor under tjänsteresa. Resenären bör inför resa läsa Goda råd på tjänsteresan på intranätet. För resor i riskområden finns särskilda rutiner. I krislägen ska resenären alltid kontakta arbetsgivaren. För mer information se intranätet. Följande telefonnummer bör finnas inlagda i resenärens mobil: ICE (In Case of Emergency) det vill säga närmast anhöriga. Kontaktuppgifter till närmaste chef. Kyrkokansliets larmnummer +46 (0) 771 384 000.
Reseriktlinjer 4(6) Resebyråns journummer +46 (0) 26 663 144. Euroalarm +46 (0) 770 456 919. Resenären bör även ha ett kort med alla viktiga telefonnummer för att exempelvis spärra bankkort och telefon. Anställda och uppdragstagare omfattas av den tjänstereseförsäkring som har tecknats och finansieras av arbetsgivaren. Försäkringsskyddet omfattar bl.a. sjukvårdskostnader, olycksfall, reseavbrott, resgodsskydd, invaliditets- och dödsfallsersättning vid olycksfall. Försäkringen gäller vid tjänsteresa från det den försäkrade lämnar bostaden eller arbetsplatsen till dess resenären återkommer till någon av dessa platser. Försäkringsbevis med försäkringsnummer ska tas med på tjänsteresa till utlandet. Försäkringskort, Travel Card, skrivs ut via Försäkringsguiden på www.if.se/svenskakyrkan. Information om försäkringar finns under Allt för din anställning på intranätet. 4. Bokning Rese- och logibokning sker av resenären själv eller av en reseadministratör (se intranätet för information om reseadministratörer). I normalfallet ska alla resor och logi bokas via den bokningsportal som den av nationella nivåns upphandlade resebyrå tillhandahåller. Fyra undantag finns från denna huvudregel: 1. Resor till/från Stockholm och inom Stockholm. Det finns möjlighet att i receptionen lånar SJ-kort (med reskassa) och SL-kort (för resande i Stockholms kollektivtrafik, t.ex. tunnelbana). Särskild rutin för detta finns upprättad. Kontakta receptionen för information. 2. Lojalitetsprogram. Vid nyttjande av poäng eller motsvarande inom ramen för lojalitetsprogram ska resor bokas på det sätt som lojalitetsprogrammet föreskriver, dvs. i normalfallet på annat sätt än via den av nationella nivån upphandlade resebyrån. 3. Resande i länder där den upphandlade resebyrån inte kan erbjuda adekvata lösningar. Det kan t.ex. handla om lokala och regionala transporter med buss, taxi och tåg till eller boende i mindre städer och landsbygd i Afrika, Asien och Sydamerika. Varje resa som bokas på detta sätt ska godkännas av närmaste chef. 4. Lokala resor i form av t.ex. taxiresor och bussresor som inte kunnat förutses kan bokas direkt med aktuellt bolag. Ramavtalsleverantör/er för taxi ska väljas i första hand. Information om ramavtalsleverantörer finns på intranätet. 5 Om val av olika transportmedel Vid val av transportmedel ska miljömässiga faktorer väga tungt. Vidare bör platsen för ett möte och dess start- respektive sluttid planeras så att behovet av flygresor minimeras. Ur ett miljöperspektiv kan följande rangordning vara vägledande: i första hand gång/cykel därefter tåg, buss, samåkning i bil och flyg/färja. Tåg Vid avstånd understigande 50 mil ska tåg väljas. På kortare sträckor bör normalt 2:a klassbiljett väljas. På längre sträckor, och när det finns behov av att kunna arbeta kvalitativt med t.ex. dator och internet, kan det vara motiverat att åka 1:a klass. Vid resa med nattåg bokas egen kupé.
Reseriktlinjer 5(6) Flyg Flyg bör endast nyttjas om en betydande tidsvinst kan göras, från dörr till dörr. Generellt gäller att tidsvinsten bör överstiga 2 timmar per väg i förhållande till tåg eller andra allmänna kommunikationsmedel, för att flyg ska övervägas. Närmaste chef kan godkänna en resa med flyg även om kravet på betydande tidsvinst inte är uppfyllt. Så kan t.ex. ske om det är motiverat av hälsoskäl eller att den privata situationen inte med enkelhet tillåter övernattningar som skulle bli en följd av en tågresa. Vid internationella resor kan det i undantagsfall finnas skäl att resa i affärsklass. En sådan resa förutsätter godkännande av närmaste chef. Vid anslutningstransporter till och från flygplats ska i första hand kollektivtrafik användas. Bil Taxi, hyrbil och egen bil Taxi ska i normalfallet undvikas. Säkerhetsaspekter, hälsoskäl, tungt bagage eller en betydande tidsvinst kan dock motivera taxiresa. Taxi kan även vara motiverad för resa till och från järnvägsstation/flygplats om avresa från bostaden påbörjas före 06.00 eller om hemkomst till bostaden sker efter 22.00. Miljötaxi ska eftersträvas. Vid nyttjande av hyrbil ska miljöbil inom mellanklassmodell användas. Vid nyttjande av egen bil förutsätts att bilen uppfyller gällande lagkrav och har ett ändamålsenligt försäkringsskydd. Utlägg för drivmedel och parkeringsbiljetter ersätts via reseräkning (rutinbeskrivning finns på intranätet). Parkeringsböter och motsvarande kostnader ersätts inte. 6 Logi och konferenser I första hand ska hotell och konferensanläggningar väljas där Svenska kyrkan har ramavtal. Dessa ska då bokas via den av nationella nivån upphandlade resebyrån. Om det inte finns ändamålsenliga alternativ ska miljömärkta hotell och konferensanläggningar väljas i första hand. Dessa kan då bokas via den upphandlade resebyrån, eller i undantagsfall, direkt via den aktuella anläggningen. Vid hotellbokning ska standardrum väljas. Om standardrum i utlandet har väsentligt lägre standard än i Sverige kan en högre rumsklass väljas så att det motsvarar svensk standard. Särskilt om konferenser som den nationella nivån arrangerar Dessa konferenser: Ska alltid planeras och dokumenteras med schema och ha ett verksamhetsmässigt syfte och vara till nytta för organisationen. Ska alltid ha minst sex timmars program per dag, exklusive resdagarna. Ska alltid ha ett direkt samband med den nationella nivåns verksamhet eller utvecklingen av den. Vid intern så kallad kick-off eller konferens där alla kostnader bekostas av arbetsgivaren utgår inget traktamente.
Reseriktlinjer 6(6) 7 Särskilt om utlandsresor För resor i utlandet finns en checklista med saker att tänka på inför resan. Checklistan finns på intranätet. Vid utlandsresa ansvarar resenären för att på egen bekostnad ha ett giltigt pass. Resenären är själv ansvarig för att kontrollera om visum eller annat inresetillstånd (t.ex. till USA) behövs och vilka vaccinationer som rekommenderas. Arbetsgivaren ersätter resenären för rekommenderade vaccinationer (dock inte resa till och från läkarmottagning, parkering eller dylikt). För resor i riskområden finns särskilda rutiner. För mer information se intranätet. 8 Reseräkning, traktamente och reseförskott Efter avslutad resa ska en reseräkning upprättas i lönesystemet (AGDA). Detta ska göras senast tre månader efter avslutad resa. Utbetalning sker i samband med ordinarie lön. Kostnader för resa och logi ersätts utifrån faktiska kostnader förutsatt att dessa riktlinjer efterlevs. Till kostnader som ersätts hör tjänsterelaterad användning av telefon och internet samt bagagetransport. Exempel på kostnader som inte ersätts är utgifter för betal-tv, minibar, tidningar och dylikt. Kostnaderna ska verifieras genom t.ex. biljett, kvitto eller hotellnota i original. Ersättning för utlägg utan giltigt underlag medges inte. Fördjupad information om reseräkningshantering och rutin för att erhålla ersättning för utlägg finns på intranätet. Traktamente betalas vid tjänsteresa (som inkluderar övernattning) utanför den vanliga verksamhetsorten och är avsett att täcka rimliga merkostnader. Kostavdrag och kostförmån vid resa ska alltid redovisas. Fördjupad information om traktamenten och rutin för att erhålla traktamente finns på intranätet. Reseförskott medges endast i undantagsfall. Närmaste chef kan ansöka om reseförskott för en viss resenär. Rutinbeskrivning finns på intranätet. Ansökan lämnas till Ekonomi- och finanschefen som efter bedömning beslutar i ärendet.