Visio och SharePoint 2010 Better together Staffan Söderholm Specialist MS Visio Train IT Stockholm AB
Introduktion Staffan Söderholm Specialist MS Visio (sedan 1998) och AutoCAD (sedan 1991) Skriver utbildningsmaterial för MS Visio Bakgrund som maskinkonstruktör i industrin Grundare av Train IT Stockholm AB (grundat januari 2008) Utbildning inom Office, Project, Adobe m.m.
Målet med denna session Se hur Visio 2010 kan samarbeta med SharePoint 2010, t ex för att bygga Processcheman Organisationsscheman Arbetsflöden i SharePoint Nätverksdokumentation Hjälpa dig komma igång att använda Visio 2010 Visa vad som behövs
Agenda Visio-historik Vanliga användningsområden för Visio Demo grunderna i Visio 2010 Vad behövs för att använda Visio 2010 med SharePoint 2010? Demo Organisationsschema med länk till My Site Demo Processchema med datalänk och grafik Demo Nätverksdiagram med Web Part Connection till lista och Visio Demo Pivotdiagram med Web Part Connection till Excel Demo SharePoint Work Flow Nästa steg
Historik Visio Visio utvecklades av bolaget Visio Corporation, Seattle, USA Version 1.0, 1992 Köptes av Microsoft år 2000 MS Visio 2010 är den 15 versionen Tre olika utgåvor finns av Visio 2010: Standard Begränsad integration med SharePoint (ej Web Drawing) Professional Fler funktioner (IT, teknik, länka till data) samt Web Drawing Premium Full funktionalitet (SharePoint Work Flow, BPMN, avancerad processutveckling) Målsättning för Visio: Ett verktyg för att skapa diagram med hjälp av vektorgrafik (som därmed är lätt att skala om och flytta) samt koppla information och externa datakällor till diagrammets olika delar.
Exempel på Visio-användning Organisationsschema för organisationen Processflöden Dokumentera IT-miljön Projektledningsdiagram, Gantt m.m. ITIL diagram Webbplatskartor, automatik med guide Mindmapping/Brainstorming Pivotdiagram Programvaruutveckling, UML Databasdokumentation, guide Business Process Modelling Notation (BPMN) SharePoint arbetsflöden
Demo Visio grundfunktioner Ex: Webbplatskarta Kör mot http://www.trainit.se Skapa rapport över brutna länkar
Vad behövs? Fullständig integration av Visio 2010 & SharePoint 2010 kräver Visio 2010 Premium Innehåller samtliga Visio funktioner för SharePoint 2010 (Professional har ej Work Flow) OBS: Visio ingår inte i något MS Office paket! SharePoint Server 2010 Enterprise Inbyggt stöd för Visio Services Behövs ej längre Active-X komponent som för 2007 versionen för att visa Visio diagram på en SharePoint webbsida SharePoint Designer 2010 Till exempel: För att definiera regler och logik för arbetsflöden skapade i Visio
Demo Organisationsschema Importera från Excel med guiden Länka till My Site Spara som Web Drawing : VDW-filtyp (Kräver Visio 2010 Professional eller Premium) Öppna filen direkt i biblioteket och se som webbsida (kräver SPS 2010 Enterprise) Se skillnaden när du öppnar en vanlig.vsd filtyp i stället för en.vdw fil
Beskriv processer i Visio Varför processer? Blir tydligare för medarbetare att jobba på rätt sätt Nya medarbetare blir snabbt effektiva Dokumenterar hur organisationen hanterar olika aktiviteter Vanligt scenario: Personen som vet hur man gör slutar plötsligt vad händer då? En process är ofta samma sak som ett arbetsflöde Exempel på olika typer av processer Försäljning av tjänst eller produkt Hantering av ny personal, samt då någon slutar Planering inför att bygga nytt hus
Hur kan SharePoint hjälpa till med processer? 1. Beskriv processen i Visio 2010 Grafisk presentation är lättare att tolka än text Länka steg i processen till delprocesser, webbplatser och dokument Koppla steg i processen till data, t ex i en Excel fil eller en SharePoint lista 2. Lägg till regler i SharePoint Designer Ex: Ett arbetsflöde som godkänner en offert 3. Presentera processen via SharePoint Server Användarna kan då följa processen utan Visio Kräver SharePoint Server 2010 Enterprise
Demo Korsfunktionell process (Swimlanes) Länka från data i Excel Visa datagrafik Skicka till SharePoint som Web Drawing Skapa Web Part för Visio Automatisk uppdatering Dokumentlista
Demo Nätverksdiagram Web Part Connection till SP-lista Web Part Connection till annan Visio Web Part
Demo Pivotdiagram Web Part Connection till Pivotdiagram i Excel
Demo Bygg arbetsflöde (Workflow) för SharePoint: Regel: När kolumnen Färg = Röd för ett dokument i Shared Documents ska Göran få ett epostmeddelande om detta. Detta exempel kräver Visio Premium 1. Skapa arbetsflöde i Visio, exportera som VWI fil 2. Öppna webbplatsen, importera VWI filen till SharePoint Designer, definiera värdena för arbetsflödet 3. Välj hur det ska starta och publicera arbetsflödet Tips: sätt Show workflow visualization on status page i SPD så visas grafisk presentation av resultatet från arbetsflödet snyggast om Silverlight är installerat, men fungerar ändå (kräver SharePoint Server 2010 Enterprise med Visio Services).
Vad är nästa steg? Mer om Visio 2010: Kurser: hos Train IT Stockholm AB (www.trainit.se) och LabCenter (www.labcenter.se) Linked In: Visio, visuella funderingar Twitter: @HejVisio Microsoft: www.visio.microsoft.com Blogg: www.visguy.com Forum: www.visiocafe.com Böcker
Glöm inte att fylla i din utvärdering, tack för hjälpen! Staffan Söderholm staffan@trainit.se Du är välkommen att ställa frågor till mig efter presentationen!