Granskning av Trelleborgs kommuns styrning och kontroll avseende gatuunderhåll

Trelleborgs kornmun Revisorerna leknislca Nämnden in!;, d...5s!./... (\ Dnr. AQ&ntä Dol 2013-11-19 Kommunfullmäktiges presidium Tekniska nämnden Kommunstyrelsen Granskning av Trelleborgs kommuns styrning och kontroll avseende gatuunderhåll PwC har på uppdrag av kommunens revisorer i Trelleborg kommun genomfört en granskning av om tekniska nämnden säkerställer en ändamålsenlig styrning och kontroll av gatuunderhållet. Revisionen har vid sammanträde 2013-11-07 beslutat anta föreliggande revisionsrapport såsom sin egen. Från tekniska nämnden önskar revisorerna svar på de bedömningar som görs i revisionsrapporten senast i januari 2014. Rapporten översändes för kännedom till kommunstyrelsen. Rapporten översänds till kommunfullmäktiges presidium i enlighet med kommunrevisionens reglemente 14. Trelleborgs kommuns revisorer Lena Näslund Ordförande

TRELLEBORGS KOMMUN Kommunstyrelsen Revisionsrapport 2013-11- 2 1 DnnKS.M/. I Adrian Göransson resisionskonsult Granskning av Trelleborgs kommuns styrning och kontroll avseende gatuunderhåll Tekniska nämnden pwt

Innehållsförteckning 1. Inledning i 1.1. Bakgrund och syfte i 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål l 1.3. Metod och avgränsning 1 2. Iakttagelser 2 2.1. Organisation och verksamhet 2 2.2. Planering och genomförande 4 2.3. Målstyrning 6 2.4. Uppföljning 7 3. Sammanfattning, revisioneli bedömning och rekommendationers Trelleborgs kommuns revisorer

lé Inledning 1.1. Bakgrund och syfte Trelleborgs gator utgör ett stort värde och kommunens underhållsinsatser har stor betydelse för brukares säkerhet och framkomlighet på vägnätet. Eftersatt underhåll kan på sikt få allvarliga konsekvenser för ekonomi, säkerhet och kvalitet. En ändamålsenlig styrning och kontroll, genom exempelvis uppföljningsbara mål, riktlinjer och planer, ar en del av förutsättningarna för att upprätthålla en hög kvalitet på gatu- och vägnätet. I Trelleborgs kommun är det Tekniska nämnden som ansvarar för skötsel och underhåll av kommunens gator och vägar. Mot bakgrund av ovanstående har de förtroendevalda revisorerna i Trelleborgs kommun gett PwC i uppdrag att granska Tekniska nämndens styrning och kontroll avseende gatuunderhållet. 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer Tekniska nämnden en ändamålsenlig styrning och kontroll av gatuunderhållet? Kontrollmål Följande kontrollmål ingår i granskningen: Kartläggning över gators/vägars underhållsbehov görs och dokumenteras» Behovsbaserad underhållsplan finns och genomförs» Uppföljningsbara mål och riktlinjer för underhållet av gator/vägar finns och följs upp Underhållet av gator/vägar är budgeterat och följs upp 1.3. Metod och avgränsning Granskningen avser Tekniska nämnden. Underlaget som rapporten bygger på utgörs både av skriftliga (styrdokument) och muntliga (intervjuer) källor. De granskade styrdokumenten utgörs av befintliga mål och riktlinjer som har bäring på kommunens arbete med underhåll av gator. Intervjuer har genomförts med följande personer: Ordförande, Tekniska nämnden «Gatuchef, Gatuavdelningen Gatuingenjör, Gatuavdelningen Enhetschef, Drift & Underhåll inom Gatuavdelningen Rapporten har inte varit föremål för sakgranskning av samtliga intervjuade. Trelleborgs kommuns revisorer 1 av 9

2. Iakttag e Iser 2.1. Organisation och verksamhet Tekniska nämnden har det politiska ansvaret för skötsel och underhåll av Trelleborgs kommuns gator och vägar 1. Gatuavdelningen inom Tekniska förvaltningen är nämndens operativa och verkställande organ avseende drift och underhåll av gator och torg, övriga allmänna platser, trafiksäkerhetsfrågor, salutorg, parkeringsövervakning, kommunens småbåtshamnar, bidrag till enskilda vägar och kommunens gatubelysning. På avdelningen arbetar totalt 25 personer. Gatuavdelningens organisation kan schematiskt åskådliggöras på följande sätt: Gatu tekniker Handläggare Anläggare s lensättning Gatubelysning Anläggare asfalt Anläggare drifts underhåll Gatuchef och stabsfunktioner I Gatuchefens stab ingår en gatutekniker samt en handläggare som ansvarar för administration. Gatuteknikern är grävnings ansvarig och tar emot och registrerar alla grävningsanmälningar samt ger grävningstillstånd. Antalet grävningstillstånd är ca 200/år varav hälften är externa. Den administrative handläggaren fakturerar grävningstillstånd och arrenden. Drift/underhållsenheten Det är Drift och underhållsenheten som ansvar för kommunens väg- och gatunät gällande löpande underhåll och vissa mindre nyinvesterings projekt. Enheten består av åtta personer utöver enhetschefen. 1 Reglemente för Tekniska nämnden, beslutat av Kommunfullmäktige den 28 februari 2011 103. Trelleborgs kommuns revisorer 2 av 9

Tre arbetslag lyder under enhetschefen och dess uppdelning är utefter arbetsuppgifterna. Arbetslagen år Anläggning stensättning, Anläggning asfalt samt Anläggning drift och underhåll. Arbetslaget Anläggning stensättning arbetar med att höja standarden i kommunens egna gatunät. Anläggning asfalt har till uppgift att ansvara för akuta åtgärder i kommunens vägnät gällande skador på vägen och att understödja återställning för VA samt Energiavdelningen. Anläggning drift och underhåll har mycket varierande uppgifter kopplat till underhåll och drift i kommunens väg- och gatunät. Utöver detta ansvarsområde är arbetslaget ansvarigt för drift- och underhåll vid kommunens småbåtshamnar. Trelleborgs kommuns revisorer 3 av 9

2.2. Planering och genomförande Enligt uppgifter från gatuchefen har Trelleborgs kommun år 2013 cirka 1 254 000 kvadratmeter körbanor och snittbredden är två meter. Motsvarande siffror för gång- och cykelbanor är cirka 307 242 kvadratmeter och snittbredden är två meter. Planering För att få en bild av i vilket skick som Trelleborgs kommuns gatunät befinner sig i så har vi efterfrågat uppgifter om hur stor andel av gatunätet som Gatuavdelningen bedömer: P är i nyskick > har en acceptabel standard > har ett underhållsbehov > har ett eftersatt underhåll Gatuavdelningen har inte kunnat ta fram efterfrågade uppgifter ovan. Gatuchefens förklaring till detta är att det inte har gjorts någon heltäckande kartläggning över Trelleborgs kommuns gators och vägars underhållsbehov (det vill säga skadeinventering genom okulärbesiktning). Både intervjuad gatuchef och enhetschef uppger att denna typ av kartläggning är ett bra planerings-/arbetsverktyg. De intervjuade menar dock att med anledning av avdelningens ekonomiska läge (se mer avsnitt 2.4) finns det för närvarande inte resurser till att ta in en entreprenör som kan genomföra en sådan kartläggning. De intervjuade menar dock att - genom egna mindre inventeringar 2, lokalkännedom och inkommande klagomål från allmänheten - har Gatuavdelningen sammantaget en god bild över gatunätets skick. Beträffande skicket på gatunätet så uppger samtliga intervjuade i denna granskning att generellt sett är underhållet av kommunens gatunät eftersatt. Vidare uppges att det skulle behövas mer ekonomiska resurser till underhållet av gatunätet Som ovan redan nämnts sä samlar Gatuavdelningen in information om gatuskicket på ett antal olika sätt. Med detta som utgångspunkt genomför Gatuavdelningen tillsammans med kommunens upphandlade entreprenör en översiktlig översyn (genom okulärbesiktning) av vilka objekt som är i behov av åtgärder i form av slitlagerunderhåll. Prioriteringen görs utifrån budget och hänsyn tas också till vilka övriga infrastrukturåtgärder som planeras i kommunen (vatten och avlopp, exploatering, fjärrvärme). Det upprättas årligen en plan som specificerar underhållsobjekt och kostnadsberäkning. Genomförande Genomförande av gatuunderhållet sker genom beställning utifrån kommunens ramavtal med entreprenör. Entreprenören lämnar offert på specificerade objekt utifrån det befintliga ramavtalet (avtalade priser). 2 Dessa inventeringar dokumenteras i kommunens vägkartprogram. I granskningen har vi kunnat vidimera att denna information finns dokumenterad i vägkartprogram. Trelleborgs kommuns revisorer 4 av 9

Tabellen nedan visar körbaneyta, budget och utfall samt kvantiteter av underhållen yta (nytt slitlager). Statistiken i tabellen är från 2013-10-22. Beläggningsunderhåll (nytt slitlager) Är 2013 Är 2012 Är 2011 Körbaneyta, tusen m 2 1254 1193 1193 Budget, tkr (driftbudget) - 2S30 3 090 Utfall, tkr (drift) 344 1437 3 311 Utfall yta, tusen m- 9 8 59 Andel (%)förnyad yta 0,718 0,671 4,946 Av tabellen ovan framgår de nedlagda resurserna för beläggningsunderhållet minskat mellan åren 2011 och 2012, från 3 311 till 1437 kkr. Likaså minskade budgeten för gatuunderhållet under samma period. Det ska även noteras att enligt gatuchefen har det inte upprättats någon specifik budget för gatuunderhållet år 2013. Istället uppger gatuchefen att beläggningsunderhållet har finansierats inom ramen för investeringsbudgeten. Enligt gatuchefen ligger investeringsbudgeten på två miljoner kronor. Vidare ligger de nedlagda resurserna för beläggningsunderhållet (per 2013-10-22) på 344 kkr. År 2011 förnyade kommunen cirka 59 tusen kvadratmeter (vilket motsvarar 4,95 procent av gatunätet) och år 2012 8 tusen kvadratmeter (vilket motsvarar 0,67 procent av gatunätet). Motsvarande siffror för 2013 är hittills 9 tusen kvadratmeter (vilket motsvarar 0,72 procent). Sammanfattningsvis när det gäller planerandet och genomförandet av gatuunderhållet sä uppger intervjuad ordförande att det i nuläget är svårt att få en överblick över gatunätets skick. Ordförande uppger också att nämnden håller på att se över olika åtgärder för att förbättra nämndens insyn i arbetet med gatuunderhållet. Trelleborgs kommuns revisorer 5 av 9

2.3. Målstyrning Av Tekniska nämndens verksamhetsplan för år 2013-2015 framgår det att följande mål har beslutats för verksamheten: Strategisk Effektmål Indikator Målvärde inriktning 2013 Livskvalitet Trelleborgs kommun ska ha en säker och SCB:s Nöjd Medborgar Index - 52 trygg trafikmiljöför gång- och Gång och cykelvägar cykeltrafikanter speciellt kring skolor och på landsbygden Trelleborgs kommun ska erbjuda en SCB:s Nöjd Medborgar Index - 79 trygg boendemiljö avseende drift och Vatten och avlopp underhåll av kommunens vatten- och avloppsanläggningar samt inför eventuella översvämningar Trelleborg ska upplevas som en ren SCB:s fråga i NMI-Vad 6,5 kommun avseende gator, GC-vägar, tror/tycker du om renhållning parker och stränder och med en god av park och på allmänna framkomlighet under årets alla månader platser SCB:s NMI - Renhållning och 68 sophantering SCB:s fråga i NMI-Vad 5,5 tror/tycker du om snöröjning av gator och vägar Arbete Tekniska förvaltningen ska utifrån sin * Antal praktikplatser 16 verksamhet verka för att alla barn och ungdomar stimuleras och erbjudas rätt Antal sommarjobb 15 förutsättningar för att lyckas i vuxenlivet Tekniska förvaltningen ska verka för att 5 underlätta återinträde på arbets Antal anställda med lönebidrag marknaden för kommunens medborgare. Långsiktig Miljöaspekten ska genomsyra tekniska * Andel förlustel i kwh av totalt 3,64 % hållbar tillväxt förvaltningens verksamhet och producerad el miljökonsekvenser ska beaktas vid 30% nämndens beslutsfattande Effektivitet i återvinning av hushållsavfall Andel vattenläckage av total 17% vattenproduktion Under intervjuerna med ordförande, gatuchef, enhetschef och gatuingenjör ställdes frågan om nämndens målstyrning är ändamålsenlig. Samtliga intervjuade anser att målstyrningen kan vidareutvecklas. En synpunkt som kom fram under intervjuerna är att det behövs fler uppföljningsbara mål (SMARTA-mäla) som är direkt kopplade till Gatuavdelningens underhållsarbete avseende gator. SMART står för att målen ska vara: Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidsatta. Trelleborgs kommuns revisorer 6 av 9

2.4. Uppföljning Uppföljning av ekonomi Enligt uppgift från gatuchefen har Gatuavdelningen år 2013 en budget på 33,3 miljoner kronor. Av Trelleborgs kommuns delårsrapport för år 2013 framgår det dock att Gatuavdelningen prognostiserar ett underskott på -3,7 miljoner kronor. I Tekniska nämndens verksamhetsplan för 2013-2015 står det att nämndens handlingsutrymme begränsas alltmer av att ökade kapitaltjänstkostnader samt drift- och underhållskostnader inte kompenseras i driftbudgeten. Vidare står det att under 2013 avslutas den stora vägutbyggnaden med Västra Ringvägen och Hedvägens förlängning. Då kommer 3,7 miljoner kronor årligen i kapital tjänst- och driftkostnader belasta Gatuavdelningen. Nämndens slutsats i verksamhetsplanen är "Utgår ingen kompensation för vägutbyggnadenfår detta långtgående konsekvenser för gatuavdelningens verksamhet. På sikt får gatuunderhållet minskas ytterligare och personal avvecklas. Underhållsskulden på stadens gator ökar i snabb takt och en kvalificerad inventering krävs för att få kontroll på ytorna och tydliggöra behoven, då en ökad andelfordon ställer allt högre krav på gator och vägar." Gatuchefen uppger att avdelningens ekonomi i princip följs upp och återrapporteras till förvaltningschefen varje vecka samt till nämnden i samband med delårsbokslut och årsbokslut. Med anledning av Gatuavdelningens ekonomi så har den ekonomiska återrapporteringen till nämndens skett vid varje nämndssammanträde. Uppföljning av effektmål Effektmålen som omnämns i avsnitt 2.3 följs upp årligen och dokumenteras Tekniska nämndens årsanalys. Av årsanalysen för år 2012 framgår det att Tekniska nämnden bedömt att de hade en god måluppfyllelse. Vi noterar även att effektmålen för år 2013 är identiska med dem som nämnden beslutat år 2012. Uppföljning av genomfört beläggningsarbete Tjänstemännen gör själva uppföljning av genomfört slitlagerunderhåll genom okulärbesiktning. Själva faktureringen kontrolleras genom att underlag på utfört arbete (mängdförteckning) kontrolleras och godkänns innan entreprenören fakturerar. Trelleborgs kommuns revisorer 7 av 9

3. Sammanfattning, revisionell bedömning och rekommendationer Sammanfattning Vår granskning har visat att det finns brister i Tekniska nämndens styrning och kontroll av gatuunderhållet. Utifrån perspektivet att bevara vägkapitalets standard och värde är Gatuavdelningens ekonomiska situation oroväckande med tanke på att avdelningen prognostiserar ett underskott på 3,7 miljoner kronor samtidigt som budgeterade resurser för underhållet av kommunens gator och vägar minskat över tid. I det här sammanhanget kan det nämnas att det inte upprättats någon specifik budget för gatuunderhållet år 2013. Inom ramen för granskningen har vi fått indikatorer på att kommunen har en betydande underhållsskuld. Det är därför väsentligt att en strategi utvecklas för hur underhållsskulden ska bemötas och vilka resurser som krävs. Revisionell bedömning Granskningens revisionsfråga har varit: Säkerställer Tekniska nämnden en ändamålsenlig styrning och kontroll av gatuunderhållet? Efter genomgång av granskningens samtliga kontrollmål bedömer vi att Tekniska nämnden inte säkerställer en ändamålsenlig styrning och kontroll av gatuunderhållet. Nedan följer våra bedömningar utifrån granskningens kontrollmål. Kartläggning över gators/vägars underhållsbehov görs och dokumenteras Vi kan konstatera att Gatuavdelningen inte har genomfört en heltäckande kartläggning av kommunens gators/vägars underhållsbehov. Vår granskning har visat att detta gör det svårt för nämnden att få en överblick över gatunätets skick. Likaså anser vi att frånvaron av en kartläggning försvårar nämndens möjligheter att styra arbetet avseende gatuunderhållet. Behovsbaserad underhållsplan finns och genomförs Granskningen har visat att det årligen upprättas en ofullständig plan som endast specificerar underhållsobjekt och kostnadsberäkning. Vi anser dock att nämnden hade tjänat på att ta fram en mer detaljerad plan för underhållet av gatunätet. Uppföljningsbara mål och riktlinjer för underhållet av gator/vägar finns och följs upp Under granskningen har vi observerat att det inte upprättats några mål som är direkt kopplade till Gatuavdelningens arbete med underhåll av gator och vägar. Detta gör bland annat att det är svårt att konrollera om Gatuavdelningens underhållsarbete sker på ett ändamålsenligt sätt. Exempelvis visar vår tabell i avsnitt 2.3 att år 2012 förnyades 0,671 procent av kommunens gatunät. Eftersom Tekniska nämnden inte upprättat några mål eller formulerat några ambitioner för beläggningsunderhållet är det svårt att bedöma huruvida detta resultat är tillfredsställande eller ej. Underhållet av gator/vägar är budgeterat och följs upp Vår granskning har visat att det för år 2013 inte upprättats en budget för gatuunderhållet. Utifrån gjorda iakttagelser kan vi konstatera att gatornas standard årligen följs upp översiktligt. Rekommendationer Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi Tekniska nämnden att: analysera vilka möjligheter det finns att genomföra en heltäckande kartläggning (skadeinventering) av kommunens gators/vägars underhållsbehov. I analysen bör Trelleborgs kommuns revisorer 8 av 9

aspekter som Gatuavdelningens ekonomiska situation och nämndens behov av bättre överblick över verksamheten beaktas utifrån kartläggningen bör en mer detaljerad behovsbaserad underhållsplan (ibland även kallade beläggningsplaner) tas fram. För nämnden är detta ett sätt för att öka styrningen av och insynen i Gatuavdelningens underhållsarbete. Våra erfarenheter från andra kommuner som arbetar med beläggningsplaner är att planerna bör innehålla detaljerade uppgifter avseende: Prioriteringar. Planen kan innehålla uppgifter om varför just dessa prioriteringar gjorts Fördelning av underhållsinsatser. Hur underhållsinsatserna i form av löpande och periodiskt underhåll fördelas^. Exempelvis på kategorier som Huvudgator och Lokalgator samt Gång- och cykelvägar. Huvudgator är kraftigt trafikerade gator medan lokalgatorna är övriga gator Kostnad och tidplan. Beläggningsplanen bör inkludera en åtgärds/-tidplan för hur kommunen ska arbeta för att komma till rätta med det omedelbara underhållsbehovet på gatunätet. Utöver detta bör även en kostnadsberäkning finnas. «överväga att ta fram uppföljningsbara mål som uttrycker Tekniska nämndens förväntningar och ambitioner på Gatuavdelningens underhållsarbete avseende gator «säkerställa att det tas fram en budget för underhållet av gator och vägar. 2013-11-09 Adrian Göransson, Projektledare Det löpande och det periodiska underhållet. Den förra avser omfattar mindre eller akuta lagningsarbeten av så kallade "potthål" i gatan, stensättningsarbeten, justering av kantstenar mm. Den senare avser att asfaltslagret och toppbeläggningen förnyas. Trelleborgs kommuns revisorer 9 av 9