Inköp & Supply Management 5 p

Inköp & Supply Management 5 p Svante Axelsson Mobil: 070-623 64 59 E-mail: svante.axelsson@effso.com alt svante.ax@telia.com onsdag den 28 oktober 2009 2

Kort om Effso Effso utvecklar Inköpsorganisationer genom att: Hjälpa till med rekrytering Hyra ut resurskonsulter vid arbetstoppar Träna befintlig personal genom workshops Tillhandahålla en verktygslåda Stå för drift av inköp av indirekt material Jobbar heltäckande men BARA inom INKÖP

Agenda 1. Presentationer av lärare och studenter 2. Kursintroduktion. 3. Introduktion inköp grunder onsdag den 28 oktober 2009 4

Kurslitteratur. Lennart Rosell, Inköpsteknik Praktisk handbok för effektivare inköp Van Weele, Purchasing and Supply Chain Management, kap 1-5. Håkansson & Gadde Professionellt Inköp. Effso Toolbox (www.effso.se) onsdag den 28 oktober 2009 5

Andra bra informationskanaler. Offentlig upphandling www.konkurrensverket.se. Silf Sveriges Inköp & Logistik Förbund www.silf.se Studerandemedlem. International Federation for Purchasing and Materials Management www.ifpmm.org Researching, Developing, Networking and Sharing Innovation and Best Practice in Purchasing Transformation Worldwide www.futurepurchasing.com onsdag den 28 oktober 2009 6

Andra intressanta sidor. CAPS APICS CIPS ELA IPSERA ISM www.capsresearch.org www.apics.org www.cips.org www.elalog.org www.ipsera.org www.ism.ws onsdag den 28 oktober 2009 7

Ladda hem http://tools.effso.se/html/allmant.html På Effsos hemsida finns Tools där man kan hitta en hel del information om Inköp

Agenda 1. Presentation 2. Kursintroduktion. 3. Introduktion inköp grunder Grund Historik. Vad är inköp? Några begrepp introduktion till van Weele. Inköps kontaktytor. Introduktion till en inköpsorder. onsdag den 28 oktober 2009 9

Inköp Grunder Bikupa (Prata med den som sitter närmast) Fundera på vad NI anser att INKÖP är?

Inköp Grunder Inköp är den del av verksamheten som hanterar relationerna med leverantörerna Leverantörerna är de som levererar varor och eller tjänster till organisationen Leverantörerna kan identifieras genom att de återfinns i Leverantörsreskontran (dvs. där alla utbetalningar som ej är LÖN eller SKATT sker

Inköp Grunder Inköp består av olika moment från direkt operativt till strategiskt Inköp innebär såväl administrativt arbete som affärsbedömningar Inköp kan utföras av flera än de som arbetar med Inköp som huvudsyssla (Ekonomi, Marknad, IT, Tekn Utv., Etc.)

Inköp Grunder Inköp kan omfatta 15 90 % av kostnadsmassan Inköp har därför (varierande men ofta) stor påverkan på resultatet (Vinst eller budgetram)

Inköp Grunder Inköp omfattar ibland hela Supply Chain Inköp kan även definieras som den affärsslutande delen (Avtal Beställning) Inköp kan organiseras på många olika sätt både vad avser HUR men även VAR man är placerad Ansvaret måste definieras i den aktuella organisationen då det inte finns en allmängiltig definition

Inköp Grunder Inköp har en standard (CWA-PUMA ; SIS-CWA 15896-1:2009) där en bred definition gjorts som avser Att leda en mervärdesskapande Inköpsorganisation Inköp finns även berört i ISO 9001

Inköp Grunder Supply Chain Management (SCM) betyder Att leda hela området från leverantörens leverantör till slutkund Ofta uttolkas det som Från leverantörens leverantör in till vår organisation (Inköp och Inbound logistics ) Value Chain avser samma sak men med fokus på var kundvärde skapas

Inköp Grunder Inköp är enbart värdeskapande då det sätts i ett samband Samband kan vara Budget (för enhet eller hela organisationen affärsverksamhet respektive anslagsverksamhet) Inköps bidrag kan vara att få mer för pengarna (Anslagsverksamhet) eller att spara på pengarna (Affärsverksamhet) men även att skapa mervärden (Kundtillfredsställelse)

Inköp Grunder Inköp som religion En Gud Kraljic Många profeter A van Weele (NL) - Björn Axelsson (SWE)

Kraljic s purchasing matrix as a basis for choice of strategy Financial impact High Low Leverage items (Competitive procurement) Standard items (System agreement + e-business solution) Strategic items (Partnership) Bottleneck items (Reliable supply + search alternative) Low Supply risk High Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management, 2002 19

Purchasing 3 tasks (Van Weele) Materials cost reduction: - Purchasing savings - Doing more with less - Agressive sourcing - Contract management Cost Value 1 2 Risk Value improvement: - Business orientation - Improving customer value proposition - ESI in NPD - Alliance management Risk management: - Single vs multiple sourcing - Performance based contracting - Buyer dependence - Supplier dependence - Financial position - Proprietary knowledge Traditional agenda of procurement is gradually changing Source: A van Weele, 20

Inköp Grunder Bikupa (Prata med den som sitter närmast) Vad är Inköps arbetsuppgifter?

Taktiskt / operativt inköp Källa: Purchasing management av A.J. Van Weele Purchasing function Tactical purchasing Operative purchasing / order Internal customer Avgöra Produkt spec Lev. val Skriva kontrakt Order läggning Order styrning Efter Leverans hantering Leverantör Sourcing Supply Buying Procurement onsdag den 28 oktober 2009 www.logistikprogrammet.org

Generic Purchasing process Needs analysis process Market analysis process Agreement process Supply process Payment & Follow-up process

Inköp Grunder Bikupa (Prata med den som sitter närmast) Vilken typ av verksamhet är Inköp? (Administration, Teknik, Affärer)

Agenda 1. Kursintroduktion. 2. Introduktion inköp grunder Grund Historik. Vad är inköp? Några begrepp introduktion till van Weele. Inköps kontaktytor. Introduktion till en inköpsorder. onsdag den 28 oktober 2009 25

Gustav Vasa som inköpare I kunglig nåd har jag låtit tillsäga Eder att utslå tusen harneskpålar och tiotusen pilspetsar. Detta mitt påbud haven I ej förkommit! Gustav Vasa (ca 1496-1520) Vid fara att till förnöjelse för Stockholms borgerskap någon lämplig helgafton låta Edra huvuden falla för yxan å Stortorget, tillsäger jag Eder ånyo att rätta Eder efter mina önskningar Gustav Vasa till Kronobruket Kungshammaren vid Nora på 1500-talet onsdag den 28 oktober 2009 26

Kort historisk återblick The early years 1850-1900. Utbyggnad av järnväg drev utveckling. Inköpsfunktion upprättas. Rapporterar till VD. Growth of Purchasing Fundamentals (1900 1939). Rutiner och processer fokus på råmaterial. The war years (1940 1946). Brist på material tydliggjorde inköpsfunktionens betydelse. The quiet years (1947 mid 1960s). Inköpsavdelning ett nödvändigt ont.. Ford inser dock betydelsen och inrättar analysavdelning. Material Management (mid 1960s to mid 1970s). Planering, inköp och lager samorganiseras. Leverantör på armlängds avstånd. Prisfokus. onsdag den 28 oktober 2009 27

Kort historisk återblick forts. The global era (mid 1970s to 1999). Ökad teknisk komplexitet specialisering. Fokus på kärnverksamhet outsourcing. Andel inköpt värde av total kostnader i företag ökar. Globalisering. Kundorderstyrd produktion & ökad betydelse av låg kapitalbindning. Mindre produktionsbatcher. Flera produktvarianter. Krav på kortare ledtider från leverantör. Koordinering av inköpsaktiviteter genom www. Leverantörer och därmed inköpsfunktionen ökar i betydelse. Intergrated Supply Chain Management (2000 - ). Inköpsfunktionen styr leverantörsnätverk. Inköpsstrategier starkt knutna till företags framgång. Närmare och öppnare samarbete med leverantörer. Fortsatt utveckling av möjligheterna via www. onsdag den 28 oktober 2009 28

Inköp i offentlig verksamhet - KORT INTRODUKTION OCH HISTORIK - Regler från 1800-tal styr militär upphandling. 1952 upphandlingskungörelse svenska varor före utländska 1973 upphandlingskungörelse fortsatt relativt protektionistisk 1986 upphandlingsförordning införande av GATT avtal 1994 LOU, lagen om offentligt upphandling EU:s regler införlivades i svensk rätt. En global jättemarknad på lika villkor för alla som vill vara med Källa: Information från Mekanförbundet Nr 15 http://www.nou.se/ onsdag den 28 oktober 2009 29

Agenda 1. Kursintroduktion. 2. Introduktion operativt inköp. Historik. Vad är inköp? Några begrepp introduktion till van Weele. Inköps kontaktytor. Introduktion till en inköpsorder. onsdag den 28 oktober 2009 30

Vad är inköp? Exempel på definition: Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till att företaget mottar en externfaktura onsdag den 28 oktober 2009 31

Inköps roll (Björn Axelsson) (hur?) Rationaliseringsrollen (extern fokus) Löpande aktiviteter för att minska organisationens kostnader. Utvecklingsrollen (extern/intern fokus) Utnyttja leverantörens kunskap i produkt/tjänst utvecklingen Strukturrollen (extern/intern fokus) Val som en / flera leverantörer Val av geografisk lokalisering => ger långsiktiga konsekvenser => vill vi stärka/motverka trender och dess konsekvenser? onsdag den 28 oktober 2009 32

Rationaliseringsrollen Tre huvuduppgifter 1. Prisreduktion. a) Välja de produkter/leverantörer som är billiga. b) Välja de billigaste funktionella lösningarna 2. Hålla ned indirekta kostnader vid anskaffning. a) Specifikationsarbete. b) Kvalitetskontroll c) Rationalisering i flöden tex. reduktion av olika lager, JIT. Eller informationsflöden, prognos, order, faktura etc. 3. Hålla ned egna produktionskostnader genom att minska resursförbrukning och/eller öka värdeskapande. a) Stillestånd /produktionsstopp pga bristande leveransäkerhet b) Utveckling/konstruktionskostnader. onsdag den 28 oktober 2009 33

Utvecklingsrollen 1. Bevaka att olika tekniska möjligheter hos leverantörerna utnyttjas i den interna FoU verksamheten a) passivt, ger seriell utvecklingsaktivitet b) aktivt ger parallell utvecklingsaktivitet och tidsbesparing 2. Intressera leverantörer för att utveckla produkter som företaget behöver för att medverka i utvecklingsprocesser. 3. Tillsammans med andra interna funktioner driva utvecklingsprojekt i samarbete med leverantörer onsdag den 28 oktober 2009 34

Struktur- och nätverksrollen 1. Åtgärder för att öka, behålla eller minska antalet tänkbara leverantörer. 2. Åtgärder för att påverka leverantörserbjudandenas standardiseringsgrad. 3. Aktiviteter för att identifiera, följa och bevaka tendenser med avseende på leverantörsstrukturens utveckling onsdag den 28 oktober 2009 35

Passiv V/S Aktiv inköpsorganisation Passiv (då) Väntar på att bli uppsökt av leverantörer och bli informerad om möjliga lösningar Alternativ presenteras och bedöms av inköpsenheten. Problemlösningarna utvecklas av leverantör enskilt. Inköp väljer från marknadens meny. Spenderar pengar. En dominerande strävan är att spara på utgifterna. Låga kostnader för inköpsenheten och minsta möjliga spendering eftersträvas. Övertygas av leverantören om att den erbjudna problemlösningen är bäst. Passivt genom ja eller nej på propåer. Aktiv (nu) Söker själv upp leverantörer för att finna de bästa resurserna. Informerar om egna behov och önskemål och skapar lösningar tillsammans med leverantörer. Skapar värden till gagn för företagets bästa. Kostnadseffektivitet är viktigt men också inslag av affärsutveckling. Övertygar leverantören om att företaget är en intressant partner med intressanta behov. En relation som kan vara stimulerande, lönsam och lärorik onsdag den 28 oktober 2009 36

Inköp Grunder Bikupa (Prata med den som sitter närmast) Vad kan Inköps bidrag vara till organisationen?

Purchasing (SCM) position and impact on business High Bottom line impact Low Low SCM position High

DuPont-modellen Ränteintäkter + Lönekostnader + Försäljningsintäkter - Summa kostnader + Vinst före avskrivningar - Avskrivningar Vinst före finansiella kostnader / Materialkostnader Vinstmarginal % Övriga kostnader Försäljningsintäkter X Räntabilitet på Totalt kapital Lager + PIA + förråd + Fordringar + Likvida medel + / Totalt kapital Omsättningstillgångar Anläggningstillgångar Försäljningsintäkter Kapitalomsättningshastighet

CEO/CFO Map DuPont model Interest- Income Cost of purchased goods + Cost for salary Revenue - Total Cost of sold products + Net income before depreciation - Depreciation Net profit after depreciation Revenue Profit margin + Other costs x ROI Store + GIP Receivables Cash + Current assets + + Fixed assets Revenue Capital employed Capital Turn over

Inköps påverkan på ett företags lönsamhet (varför?) Sales Revenues Variable Cost Accounts receivable Inventories Contribution Margin Fixed Costs Current Assets Operating Profit Sales Profit Margin (%) * Turnover Rate Return on Assets (%) Production In Process + Total Assets Machines Building Real estate Permanent Assets Market Cap. Intangible Assets onsdag den 28 oktober 2009 41

Inköp av produkt eller tjänst Sex typfall av inköp 1. Utrustning 2. Komponenter 3. Råvaror och material 4. Förnödenheter 5. Tjänster 6. Utveckling onsdag den 28 oktober 2009 42

Utrustning Används ofta under lång tid. Ofta en relativt betydande investering. Ofta komplex med service utbildning och reservdelsfrågor. Organiseras ofta i projektform Kan upphandlas i form av kapacitet. Investering ger möjligheter men innebär ett vägval och en begränsning. onsdag den 28 oktober 2009 43

Komponenter Komponenter ingår i slutprodukt. Motor till gräsklippare, Lås till dörr Funktion det centrala. Kan vara stora volymer som möjliggör JIT avtal, VMI etc. Kan centraliseras eller decentraliseras beroende på funktion std / icke std etc. onsdag den 28 oktober 2009 44

Råvaror och material Insatsvaror som bearbetas i olika stadier. Barrskog till pappersmassabruk. Och pappersmassa till pappersbruk. Stora volymer, som i kubikmeter. Mycket att tjäna på att hantera och anpassa flöden. Ofta central upphandling men med deltagande från produktion och mtrlhanteringsexperter. På en internationell marknad kan valuta vara ett problem. onsdag den 28 oktober 2009 45

Förnödenheter Stort antal artiklar t ex handverktyg, lödpasta, lim, kontorsmtrl etc. Ofta administrativt komplext. Oregelbundna behov. Krav på hög tillgänglighet. Viktigare att optimera rutiner än att optimera varje enskilt inköp. onsdag den 28 oktober 2009 46

Tjänster Kan vara; Transporttjänster Resor Logistikuppdrag Bemanning Underhållstjänster, servicetjänster, Management konsulting Driftsövervakning, IT-support Försäljningstjänster, marknadsföringstjänster, annonsering Banktjänster, finansiella tjänster Försäkringstjänster Utmaningen är att köpet endast kan utvärderas i efterhand och ofta löper över tid. Vid nya upplägg måste en inlärningsperiod tillåtas. onsdag den 28 oktober 2009 47

Det går att urskilja två inriktningar på leveranser av tjänster, resultatinriktade och resursinriktade leveranser. I en resultatinriktade leverans garanterar leverantören att ett visst resultat ska levereras. Det kan exempelvis vara ett konstruktionsuppdrag med ett visst väldefinierat slutmål. I en resursinriktade leverans ställer leverantören endast en resurs med viss egenskap till förfogande utan någon särskild garanti för resultatet som resursen bör ge upphov till. Exempel på rent resursorienterade leveranser kan vara rena bemanningsuppdrag eller hyra av en maskin. Samma typ av tjänst kan vara både resultatinriktad som resursinriktad helt beroende på köparens behov.

Utveckling Teknik som man inte själv behärskar Andra specialistområden som man avser inkludera i sina produkter Problemområden IPR och kvaliten

Semantik Inköp Upphandling Anskaffning Supply Chain Value Chain Buying Purchasing Procurement Supply Management Sourcing Category Management

Taktiskt / operativt inköp Källa: Purchasing management av A.J. Van Weele Purchasing function Tactical purchasing Operative purchasing / order Internal customer Avgöra Produkt spec Lev. val Skriva kontrakt Order läggning Order styrning Efter Leverans hantering Leverantör Sourcing Supply Buying Procurement onsdag den 28 oktober 2009 52

Taktiskt v/s strategiskt inköp Tydliga begrepp inte etablerade och de används om vart annat. En tankemodell är att se på tidsfaktorn: Operativt Taktiskt 0-0,5 år 0,5-2 år Strategiskt 2 år > onsdag den 28 oktober 2009 53

Purchasing 3 tasks (Van Weele) Materials cost reduction: - Purchasing savings - Doing more with less - Agressive sourcing - Contract management Cost Value 1 2 Risk Value improvement: - Business orientation - Improving customer value proposition - ESI in NPD - Alliance management Risk management: - Single vs multiple sourcing - Performance based contracting - Buyer dependence - Supplier dependence - Financial position - Proprietary knowledge Traditional agenda of procurement is gradually changing Source: A van Weele, 54

Purchasing and Supply development Effectiveness/ Cumulative savings DECENTRALISED CENTER-LED FUNCTIONAL FOCUS CROSS FUNCTIONAL FOCUS Time Transactional orientation Commercial orientation Purchasing coordination Internal integration External integration Value chain integration Source: A van Weele, Purchasing and Supply Management 2002

Purchasing and Supply development Effectiveness/ Cumulative savings FUNCTIONAL FOCUS Financial Public services Pharma utilities Transactional orientation DECENTRALISED Commercial orientation Food & beverages Purchasing coordination CENTER-LED Consumer Automotive electronics CROSS FUNCTIONAL FOCUS Telecom Internal integration External integration Retailers Value chain integration Time Focus Serve the Factory Reduce cost Savings though synergy Total cost of ownership Supply chain optimization Total Customer Satisfaction Activities Clerial Order processing Commercial Tendering Negotiating Approved suppliers list Commercial Contracting Global sourcing Cross functional buying teams Systems integration Vendor rating Performance based contracts Outsourcing EDI/Internet E-commmerce Cost models Customer driven activities Contract manufacturing Supplier development Global supplier network Dilemmas Initial purchasing Control of purchasing expenditure Supplier base management Contract management Ethics Communication and information infrastructure Social resistance Internationlaization HRM Source: A van Weele, Purchasing and Supply Management 2002

Kommunikation med leverantör Köpare Offertförfrågan Offert Beställning Ordererkännande Orderändring Leveransplan - JIT Faktura Leveransbesked Lager rapporter Pris/artikeldata Betalning/kontoställning Kommersiell tvist Säljare Administrativt utbyte av information onsdag den 28 oktober 2009 58

Exempel på funktioner som inköp arbetar med i en större organisation. Planering Logistik Marknad Försäljning Transport och skeppning Produktion och lager Ekonomi Internleverantörer Produktutveckling - mkt viktigt och ofta ett eftersatt område. Kvalitet Ledningsgrupp. onsdag den 28 oktober 2009 59

Inköparens kontaktmönster Från 1978, Håkansson & Wootz Kontakt med leverantör som procentuell del av total arbetstid: Kontakt med leverantör 21 % Kontakt internt 45 % Annat arbete (utan kontakt) 34 % onsdag den 28 oktober 2009 60

Repetition

Inköp Grunder Inköp är den del av verksamheten som hanterar relationerna med leverantörerna Leverantörerna är de som levererar varor och eller tjänster till organisationen Leverantörerna kan identifieras genom att de återfinns i Leverantörsreskontran (dvs. där alla utbetalningar som ej är LÖN eller SKATT sker

Inköp Grunder Inköp består av olika moment från direkt operativt till strategiskt Inköp innebär såväl administrativt arbete som affärsbedömningar Inköp kan utföras av flera än de som arbetar med Inköp som huvudsyssla (Ekonomi, Marknad, IT, Tekn Utv., Etc.)

Generic Purchasing process Needs analysis process Market analysis process Agreement process Supply process Payment & Follow-up process

Semantik Inköp Upphandling Anskaffning Supply Chain Value Chain Buying Purchasing Procurement Supply Management Sourcing Category Management

CEO/CFO Map DuPont model Interest- Income Cost of purchased goods + Cost for salary Revenue - Total Cost of sold products + Net income before depreciation - Depreciation Net profit after depreciation Revenue Profit margin + Other costs x ROI Store + GIP Receivables Cash + Current assets + + Fixed assets Revenue Capital employed Capital Turn over

Kraljic s purchasing matrix as a basis for choice of strategy Financial impact High Low Leverage items (Competitive procurement) Standard items (System agreement + e-business solution) Strategic items (Partnership) Bottleneck items (Reliable supply + search alternative) Low Supply risk High Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management, 2002 67

Frågor? Vad är Inköp? Hur påverkar Inköp organisationens resultat? Övrigt?

Slut Introduktion och Grunder