Handledning för konstruktion av tabeller och diagram med Excel 26 APRIL 2013
Inledning Excel är inte konstruerat för att i första hand utföra statistiska beräkningar, men en hel del sådant kan ändå göras. Ett sätt är att använda inbyggda funktioner, ett annat är att använda det som kallas pivottabeller. De senare är inte alltid så flexibla som funktionerna, men de är tämligen lättanvända och räcker ganska långt. Det är dessa pivottabeller som ska beskrivas här. För tydlighetens skull kommer denna beskrivning att utgå från ett material som bifogas längst bak. Använd gärna det själv när du provar första gången. Beskrivningen utgår från körning av Excel 2010, men även om du själv sitter vid en dator utrustad med Excel av senare eller tidigare upplaga och/eller annat operativ-system torde det mesta se snarlikt ut. Det är också så att de rutiner som används i Excel har sina motsvarigheter i andra system: i OpenOffice hittar du dem under namnet Data Pilot, och det finns även så kallade Pivot Tables för Google Drive. Inmatning av data Det vanligaste sättet att mata in värden är att låta varje kolumn motsvara en variabel. Enklast är att låta värden från varje individ läggas in på sin egen rad. Att vända på detta så att individernas värden läggs in kolumnvis istället för radvis bör undvikas, för det är mycket ovanligt att programvara för statistiska bearbetningar klarar av den strukturen. Det är också viktigt att du ser till att materialet är sammanhängande utan tomma rader eller kolumner. Sådant kan kanske göra att det ser snyggare ut, men det går inte att göra enkla bearbetningar med den strukturen på materialet. Pivottabeller Den rutin som kallats Pivottabeller gör det möjligt att skapa sammanställningar av kategoriska variabler och vissa beräkningar av kvantitativa variabler. Excel känner i regel av om det är en uppenbart kategorisk variabel, men för kvantitativa variabler med värden i form av siffror kan både beräkningar och räknande av antal göras. Rutinerna finns under huvudmenyns Infoga. Har du börjat med att först ställa markören i det inmatade materialet och sedan klickat på Pivottabell så får du följande fönster: 3
Första frågan handlar om ifall tabell ska skapas med data i en annan fil eller inte, och det är en variant som inte kommer att beskrivas här. Acceptera därför det angivna alternativet enligt bilden ovan. Som du ser anges också varifrån datamaterialet hämtas. I detta fall Blad 1 med början i cell A1 uppe till vänster och slut i D11 nere till höger. Om du inte ser någon text här hittar programmet inte de fält som ska ingå i bearbetningen. Det kan bero på att markören inte stod bland värdena när tabellkonstruktionen inleddes att materialet innehåller tomma rader och/eller kolumner Enklast om fältet är tomt är att börja om med Avbryt. Flytta då in markören in i materialet utan att markera någon cell och gå tillbaks till Infoga/Pivotabell. Du får också ett val av placering: ska den kommande bearbetningen placeras i ett nytt blad eller ska den ligga på en annan plats du väljer. Det kan ofta vara lämpligt att lägga tabeller av liknande slag i ett särskilt blad, och denna första sammanställning kan därför bli först i det bladet. Senare tabeller kan läggas i samma blad genom att välja det andra alternativet och att klicka sig fram till lämplig plats i det bladet. Nästa steg ger sedan grunden för tabellkonstruktionen. 4
I rutan som kallas Fältlista till höger finns variablerna i det inmatade materialet. Konstruktionen går sedan ut på att flytta dessa knappar till fälten i nederkant. Lämpligt är att börja med att välja huvudvariabel, dvs den som ska bearbetas. Här tar vi först ålder. Dra den till rutan Värden längst ner till höger: 5
6
Det är en kvantitativ variabel, och det kan till exempel vara lämpligt att beräkna mått som lägsta ålder, högsta ålder och medelålder. När den har lyfts in på ovanstående sätt ges på en gång följande tabell: Programmet börjar alltså med att beräkna summan av åldrarna. Det är grundinställningen för Excel när variabeln är utan tomma fält och dessutom fylld med enbart siffervärden. Här kan det passa bättre med medelvärdet av ålder. Det finns flera sätt att göra detta, men ett av de tydligaste är att i rutan till höger klicka på pilen bredvid Summa av ålder. Då får man upp en lista med tillval, där du ska välja Värdefältinställningar: 7
Nästa val blir att välja Medel: Då ändras tabellen från summa till medelvärdet av åldrarna: 8
Vill du sedan ändra denna sammanställning byta ut eller lägga till variabler kan du göra detta genom att lyfta in samma variabel eller andra variabler i datafältet. Du ska alltså i rutan Värden till höger lyfta in variabeln. Du kan till exempel lägga in variabeln ålder i för att ta fram antal värden kan anges: Värdena kan ändras så det blir en lista i en kolumn istället för en rad genom att till höger flytta knappen för Värden från Kolumnetiketter till Radetiketter: 9
En annan slags tabell är att göra en enkel uppräkning av antalet värden i olika undergrupper, dvs en så kallad frekvenstabell för en kategorisk variabel, exempelvis kön. Detta görs genom att lägga en sådan variabel i fältet Värden: 10
Detta ger en tabell med följande utseende: Att få veta det totala antalet värden är dock i regel inte särskilt intressant, utan det man vill ha är förstås en uppdelning med avseende på de två kategorierna män och kvinnor. Detta åstadkommer du genom att flytta in knappen för kön i fältet Radetiketter eller Kolumnetiketter: 11
Då får du följande tabell: Du kan också lägga in två variabler, något som ger en så kallad korstabell. Då läggs ena variabelknappen i fältet Radetiketter och den andra i fältet Kolumnetiketter: 12
Det ger en gängse korstabell: En ytterligare möjlighet är att använda fältet Rapportfilter. Lägg variabeln ålder i fältet Värden (ändrat från Summa till Medel) och kön i fältet Rapportfilter: 13
Detta ger sedan möjlighet att välja ut en undergrupp: Diagram Har du börjat med att skapa tabell är det sedan lätt att skapa motsvarande diagram. Detta kan göras på flera sätt, men enklast är kanske att ställa markören i den aktuella tabellen, och sedan gå till Infoga och välja en lämplig diagramtyp: 14
Begränsningar Excel är ett bra val för inmatning och enklare uppdelningar av material. Det kan till och med vara lämpligt att använda Excel för inmatning och annan programvara för mer avancerade analyser. Det finns dock flera egenskaper som gör att det inte är det lämpligaste valet om man vill göra beräkningar av slag som bygger på beräkningar av konfidensintervall och utföra hypotestest av olika slag är några exempel. De bakomliggande rutinerna verkar inte vara stabila och tillförlitliga nog, så det kan vara bra att i sådana fall använda sig av mer specifik programvara. SPSS är ett bra verktyg som finns tillgängligt i NLL:s programutbud. Datamaterial 15
16