LÄS MIG FÖRST FirstOffice 4.0 A - VIKTIG INFORMATION... 2 MacOS 9.2.1...2 MacOSX...2 Glöm inte att göra backuper!...2 B - INNAN DU INSTALLERAR FIRSTOFFICE... 3 SYSTEMKRAV... 3 Macintosh...3 Windows...3 Linux...3 C - INSTALLATIONSTIPS... 4 Installation från CD-skiva...4 Installation från Internet (www.hansaworld.com)...4 Innehåll i mappen 1Office...5 Börja arbeta i FirstOffice...6 Databasnyckel... 7 D - INSTRUKTION FÖR VERSIONSBYTE... 8 E - IMPORTER OCH IMPORTFILER... 10 F - BACKUPER... 12
A - VIKTIG INFORMATION MacOS 9.2.1 För att kunna använda FirstOffice måste du ha MacOS 9.2.1 eller senare installerat på din Macintosh. MacOSX FirstOffice finns nu för MacOSX. Obs, packa upp filen som du laddat ner från internet genom att dra den till ikonen för StuffIt Expander. Glöm inte att göra backuper! Information och instruktioner finns under punkt F - BACKUPER. Supporttelefon: 0771-22 22 22 2 (12)
B - INNAN DU INSTALLERAR FIRSTOFFICE Om du precis har köpt programmet vill vi först av allt påminna dig om att fylla i och skicka Registreringskortet till den angivna adressen. Som registrerad användare får du rätt att använda programmet för eget bruk. Det ger oss också möjlighet att nå dig med fortlöpande information om våra produkter och tjänster. Det är ofta en fördel att byta system mitt under ett räkenskapsår. Du kan då registrera alla uppgifter från årets början i systemet och kontrollera utfallet mot den gamla redovisningen. Proceduren lämpar sig för små och medelstora företag och motsvarar den parallellkörning som rekommenderas vid systembyte på större företag. Vi förutsätter att du har arbetat med Windows eller Macintosh tidigare och vet vad de olika tangenterna heter, samt hur man klickar, dubbelklickar etc. Information om systemets inställningar, textbackuper, importer m.m. finns beskrivet i manualen för FirstOffice. SYSTEMKRAV Macintosh Minimum: Rekommenderat Operativsystem: MacOS 9.2.1 MacOS X (10.1)-> Internminne: 64 MB 128 MB -> Ledigt utrymme: 10 MB (installationsstorlek) 25% -> av hårddiskens storlek Processor: PowerMac G4 -> Windows Minimum: Rekommenderat Operativsystem: Windows 98/2000/XP Windows 2000/NT eller XP Internminne: 128 MB 128 MB -> Ledigt utrymme: 10 MB (installationsstorlek) 25% -> av hårddiskens storlek Processor: PII 450 PIII 600 -> Linux Minimum: Rekommenderat Operativsystem: RedHat 7.1 -> SuSE 7.0 -> Mandrake 8.0 -> (Motif eller Lesstif krävs samt X-Windows) Internminne: 128 MB 128 MB Ledigt utrymme: 10 MB (installationsstorlek) 25% -> av hårddiskens storlek Processor: PII 450 PIII 600 -> Supporttelefon: 0771-22 22 22 3 (12)
C - INSTALLATIONSTIPS FirstOffice levereras på CD och nya versioner finns att ladda ner från vår hemsida med adress: www.hansaworld.com. Databasnycklar för nya versioner lämnas endast ut till kunder med underhållsavtal. Program som har laddats ner från hemsidan måste packas upp innan de kan användas. Installation från CD-skiva Macintosh Starta din Macintosh. Kontrollera att du har minst 20 MB ledigt utrymme på hårddisken. Normalt visas det lediga utrymmet i det övre högra hörnet av arkivfönstret i Findern. Om det inte visas där föreslår vi att du avbryter installationen här och tar fram din handbok för Macintosh där du kan läsa om de olika inställningar och funktioner som finns tillgängliga. Sätt i CD-skivan i datorn och öppna den genom att dubbelklicka på symbolen för CDskivan. På CD-skivan hittar du mappen FirstOffice som innehåller ett antal mappar för olika länder. Öppna mappen för Sweden och dubbelklicka på den packade filen. För MacOSX, dra filen och släpp den på ikonen för StuffIt Expander. Välj var någonstans FirstOffice ska installeras och klicka på [Spara]. FirstOffice packas nu upp på din dator. När installationen är klar är programmet klart för att användas. Windows Starta din PC. Kontrollera att du har minst 30 MB ledigt utrymme på hårddisken. Du kan kontrollera utrymmet under [Den här datorn]. Markera C: \ och kontrollera utrymmet längst ner i fönstret. Sätt i CD-skivan i datorn och öppna den genom att dubbelklicka på CD-symbolen (D: \) i [Den här datorn]. Dubbelklicka på installationsfilen 1OFFICE för att installera. Följ instruktionerna som visas på bildskärmen. Installation från Internet (www.hansaworld.com) Du kan ladda ner nya versioner från vår hemsida. Klicka på länken [Downloads] och fyll sedan i följande information: - Ditt namn: Ditt namn - Företagsnamn*: Företagets namn - E-post*: Din e-postadress - URL: Ditt företags hemsideadress - Telefon*: Ditt telefonnummer - Fax: Ditt faxnummer - Meddelande: Här kan du skriva ett meddelande om nödvändigt. - Välj land*: Sverige (för att svenska kontoret ska få eventuella meddelanden) * Obligatoriska fält som måste fyllas i. Klicka på [Submit]. Dubbelklicka på den version som du vill ladda ner. Filen kommer att sparas på skrivbordet eller där du väljer att spara den. Supporttelefon: 0771-22 22 22 4 (12)
Macintosh: - Kontrollera att du har minst 20 MB ledigt utrymme på hårddisken. Normalt visas det lediga utrymmet i det övre högra hörnet av arkivfönstret i Findern. Om det inte visas där föreslår vi att du avbryter installationen här och tar fram din handbok för Macintosh där du kan läsa om de olika inställningar och funktioner som finns tillgängliga. - Dubbelklicka på filen som laddades ner från Internet och välj var någonstans den nya mappen ska sparas. Obs! Kontrollera att det inte redan finns en mapp med samma namn. För MaxOSX, dra filen och släpp den på ikonen för StuffIt Expander. Windows: - Kontrollera att du har minst 30 MB ledigt utrymme på hårddisken. Du kan kontrollera utrymmet under [Den här datorn]. Markera C:\ och kontrollera utrymmet längst ner i fönstret. - Dubbelklicka på filen som laddades ner från internet. - Klicka på [Extract] eller [Unzip], filen kommer att packas upp under C: \. Obs! Kontrollera att det inte redan finns en mapp med samma namn. Innehåll i mappen 1Office Efter installationen finns mappen 1Office på din dator med följande innehåll: Attach (mapp) Backup (mapp) Hob (mapp) Setup (mapp) För filer som bifogats i poster med gem-funktionen En mapp där backupfiler ska sparas. Innehåller uppstartningsfiler Innehåller importfiler, bl.a. kontoplaner 1Office/PPC / 1Office.exe / Programfil eller 1OfficeCFM Programfil MacOSX dbdef.txt Grundinställningsfil för databasen default.txt Grundinställningsfil för databasen Exempel.txt Textbackup från Övningsföretaget Programfilen visas som en snedställd bok med en hand. Du ska dubbelklicka på den här filen för att starta programmet. Filer med en symbol som föreställer en pärm med två pilar är import/exportfiler från FirstOffice. Supporttelefon: 0771-22 22 22 5 (12)
Börja arbeta i FirstOffice För att börja arbeta med FirstOffice krävs att du lägger upp ett företag i programmets databas där all information för företaget ska lagras. 1. När du startar programmet första gången kommer fönstret Företag: Inspektera automatiskt att öppnas. Här ska du ange följande information för de företag som programmet ska användas för: Kod: 1-5 valfria tecken (dock ej samma för två företag) Namn: Företagets namn Kortkod: En förkortning på företagets namn 2. Klicka på [Spara] för att spara informationen. Nu visas fönstret Välj företag. Dubbelklicka på det företaget som du vill arbeta med. Om du redan har ett företag som du har arbetat med i en tidigare version av FirstOffice ska du importera en textbackup, se punkt D - INSTRUKTION FÖR VERSIONSBYTE. Om du startar ett nytt företag kan du importera en kontoplan och grundinställningar med hjälp av de importfiler som medföljer programmet. Se under punkt E - IMPORTER OCH IMPORTFILER, vilka importfiler som finns tillgängliga. Supporttelefon: 0771-22 22 22 6 (12)
Databasnyckel Databasnyckeln krävs för att programmet inte ska försättas i demonstrationsläge. Demonstrationsläge innebär att inga utskrifter av rapporter och dokument kan göras. För att få tillgång till en databasnyckel krävs att programlicensen finns registrerad hos oss. Programlicensen registreras med registreringskortet som medföljer programvaran. Programmet varnar när det är 30 dagar eller färre kvar tills den försätts i demonstrationsläge. Om du byter version kommer en ny databasnyckel att krävas direkt. För att rätt nyckel ska kunna räknas ut ska följande [Inställningar] fyllas i: Antal företag Företagsdata (för samtliga företag) Du räknar ut databasnyckeln på www.hansaworld.com under länken [Databasnyckel], där du även finner instruktioner. Du behöver ditt kundnummer samt att din e-postadress eller ditt faxnummer finns registrerat hos oss. En ny databasnyckel behövs endast om extra företag läggs till i databasen eller om något av företagen ändrar namn. En ny databasnyckel behövs också vid versionsbyten. Supporttelefon: 0771-22 22 22 7 (12)
D - INSTRUKTION FÖR VERSIONSBYTE Vid versionsbyte bör du skriva ut ett antal rapporter från din gamla databas och sedan från den nya databasen för att kontrollera att informationen blivit korrekt överförd. De rapporter vi rekommenderar är: Råbalans, Balans- och Resultaträkning Kundreskontra Leverantörsreskontra 1. Kontrollera det lediga utrymmet på hårddisken för att försäkra dig om att den nya databasen ryms. En tumregel är att du kan behöva dubbelt så mycket utrymme som din nuvarande databas kräver. 2. Öppna det gamla programmet och försäkra dig om att du arbetar i den databas som du vill överföra till det nya programmet. 3. Klicka på [Exporter] i Basfönstret och välj sedan alternativet Textbackup. I fältet Filnamn namnges textbackupen, t ex till "tb000630.txt" (text-backup, dagens datum). Välj var någonstans du vill spara backupen så att du lätt återfinner den och klicka sedan på [Spara]. 4. Avsluta programmet. Byt namn på mappen som innehåller den gamla versionen av FirstOffice, till t.ex. "FO980508" (FirstOffice+versionsdatum). Mappen med den gamla versionen bör du hitta under hårddisken (Macintosh) eller under enheten C:\ (Windows). Du byter namn genom att markera mappens namn och sedan ange det nya namnet. På Windows kan du använda dig av funktionen Byt namn under menyn Arkiv. 5. Installera den nya versionen. Se punkt C - INSTALLATIONSTIPS hur nya versioner kan installeras från CD eller från vår hemsida. 6. Starta FirstOffice genom att dubbelklicka på programfilen. Första gången programmet startas kommer en databasfil ( 1Office.hdb ) att skapas där all information i ditt eller dina företag kommer att lagras. 7. Fönstret Företag: Inspektera öppnas. Här ska du ange en Kod, ett Namn och en Kortkod för varje företag som du ska arbeta med i FirstOffice. Kod: 1-5 valfria tecken (dock ej samma för två företag) Namn: Företagets namn Kortkod: En förkortning på företagets namn Klicka på [OK] 8. Nu visas fönstret Välj företag. Dubbelklicka på det företag som du vill arbeta med. 9. Nu är det dags att importera textbackupen från den gamla versionen. Välj Import från menyn Arkiv och leta reda på textbackupfilen. Dubbelklicka på filen eller markera den och klicka på [Öppna]. Nu importeras all information till den nya versionen av FirstOffice. 10. Programmet meddelar när importen är klar och programmet avslutas när du klickar på [OK]. Starta programmet igen genom att dubbelklicka på programfilen. 11. Jämför rapporterna från den gamla versionen med samma rapporter i den nya versionen. Supporttelefon: 0771-22 22 22 8 (12)
12. När du har jämfört rapporterna och allting stämmer, flytta mapparna [Attach] och [Backup] från den gamla programmappen till den nya. Efter överflyttningen kan du radera den gamla mappen med FirstOffice. Om du använder alias eller genvägar för att starta FirstOffice glöm inte att förändra dem (eller göra nya) för den nya versionen. OBS! Radera ej den gamla mappen förrän alla rapporter är avstämda och mapparna [Attach] och [Backup] är överflyttade till den nya programmappen. Supporttelefon: 0771-22 22 22 9 (12)
E - IMPORTER OCH IMPORTFILER Med FirstOffice följer ett antal importfiler, främst med olika kontoplaner, men också dokumentmallar, rapportdefinitioner och konverteringsförslag etc. För att importera en textbackup eller en av importfilerna, välj Import från menyn Arkiv. Dubbelklicka på Automatiskt för att få en lista med tillgängliga importfiler som också visar en beskrivning av innehållet i filen eller dubbelklicka på Automatiskt, manuell filsökning om du själv vill leta reda på rätt fil. Dubbelklicka på den fil som du vill importera. FirstOffice meddelar när importen är klar och programmet avslutas när du klickar på [OK]. Starta programmet igen genom att dubbelklicka på programfilen. Beroende på vilka behov du har kan du välja bland nedanstående filer. Kontoplanen kan enkelt justeras enligt företagets behov. KB97.txt Den kompletta Bas 97-kontoplanen med rapportdefinitioner för balans-, resultat-, moms- och nyckeltalsrapport. B97AB.txt Ett urval av Bas 97-kontoplanen för aktiebolag, rapportdefinitioner för balans-, resultat-, moms- och nyckeltalsrapport. B97GRAB.txt Ett urval av Bas 97-kontoplanen för aktiebolag, rapportdefinitioner för balans-, resultat-, momsoch nyckeltalsrapport samt med grunddata. B97FUN.txt Ett urval av Bas 97-kontoplanen för aktiebolag, rapportdefinitioner för balans-, resultat (funktionsindelad), moms- och nyckeltalsrapport. Momskod.txt Inställningar för hur momsen ska konteras. Moms98.txt Definitionen av den nya momsrapporten samt de nya momskoderna. Dokument.txt Dokument och stilar för den inbyggda dokumentredigeraren. Stilar.txt Stilarna som används i de dokumentmallar som medföljer programmet. Rapdef97.txt* Rapportdefinitioner för balans-, resultat-, moms- och nyckeltalsrapport. Konv97.txt* Konverteringsförslag för Bas 95 till EU-Bas 97 Supporttelefon: 0771-22 22 22 10 (12)
*OBS! De två sista filerna får inte importeras i samband med versionsbyte. De här filerna används vid konvertering av kontoplanen från Bas 95 till EU-Bas 97. Av handboken framgår det hur du registrerar uppgifter om företaget i systemet. Innan du börjar arbeta rekommenderar vi att du läser igenom startavsnitten i manualen samt om backuper. Spara alltid backuperna på din hårddisk och kopiera dem sedan till ett annat media, t.ex. till en diskett. Supporttelefon: 0771-22 22 22 11 (12)
F - BACKUPER När en dags arbete i FirstOffice är slut så rekommenderar vi dig att göra en textbackup. Det är en bra idé att spara en kopia av backupfilen på ett annat datamedia (t.ex. CD- eller Zip-skiva) och spara den på ett säkert ställe. Det kan verka onödigt att göra backup varje dag, men med tanke på den korta tiden det tar att göra backup, är det en mycket bra förebyggande åtgärd den dagen någonting händer med datorn. Att ta backup på din information är viktigt när du arbetar med en FirstOffice databas, där all din information som har med företaget att göra är inblandad. Om du skulle förlora all information så kommer du att hamna i en mycket besvärlig situation. Du har förlorat hela ditt kundregister, alla dina fakturor, inbetalningar, rapporter etc. Se till att gör en backup varje gång du arbetar med din bokföring. Döp dina backuper systematiskt till dagens datum så att du lätt kan återställa databasen om olyckan skulle vara framme. FirstOffices sätt att ta backup är snabb och ekonomisk. Informationen sparas som en textfil. Det tar minimalt med utrymme på din hårddisk, och backuperna är helt oberoende av programversionerna. Naturligtvis är det möjligt att kopiera databasen på din hårddisk, men detta är inte ekonomiskt när det gäller diskutrymme, och dessutom kommer en restaurering av databasen att misslyckas, om du har bytt version sen kopian av databasen togs. För att göra backup, följ nedanstående beskrivning: 1. Välj Export från menyn Arkiv eller klicka på [Export] i Basfönstret. 2. Dubbelklicka på [Företags Textbackup] (om du vill ta backup på företaget du är inne i) eller på [Databas Textbackup] (om du vill ta backup på hela databasen) och klicka sedan [OK]. 3. Fönstret Urval textbackup visas. Det ger dig möjlighet att beskriva backupfilen med 40 tecken. Om det blir nödvändigt att återställa från en textbackup, kommer den här beskrivningen att visas i listan med filer som kan importeras. 4. FirstOffice öppnar en dialogruta där du kan döpa och placera din exportfil. Ange namnet på filen i fältet Filnamn och försäkra dig om att filen sparas i rätt mapp (SPARA INTE DIREKT PÅ DISKETT!). Namnet på din textbackup bör inkludera datumet på dagen då du gör backupen. Klicka [OK] för att starta exporten. Det rekommenderas att du sparar backupfilen i mappen Backup, som ska finnas i samma mapp som programfilen för FirstOffice. Ett informationsfönster visar hur exportprocessen fortgår. När exporten är klar kommer du tillbaka till fönstret Export. Stäng det genom att klicka i stängningsrutan. Supporttelefon: 0771-22 22 22 12 (12)