Principer och verktyg för effektiva möten

Principer och verktyg för effektiva möten Introduktion

Agenda Vad är Principer för effektiva möten, och vad är dess värde? Så här gör du Viktigt att tänka på 1

Definitioner Principer och verktyg: Arbetssätt och mallar vars syfte är att öka chefer och medarbetares effektivitet på detta område Effektiva möten: När tre eller flera medarbetare kommer samman och på kortast möjliga tid kommer överens om problembeskrivningar, beslut, lösningar och åtgärdsprogram, som efter mötets slut genomförs med stor tydlighet och kraft 2

Vinsten och värdet med Principer och verktyg för effektiva möten För chefen Större precision i bedömningen av när och hur ett möte bör anordnas Avgjort bättre förutsättningar för att det aktuella mötet tar problemet, lösningen eller genomförandet av en lösning vidare Bättre förmåga att strukturerat involvera fler medarbetare och kollegor i verksamhetens problem För medarbetarna Ökar förutsättningen för att snabbt kunna förstå ett givet problem (och inte bli förvirrad) Ökar känslan av att på ett tydligt sätt kunna vara med och påverka Skapar en positiv känsla av att vara medarbetare på en arbetsplats där möten är konstruktiva och lärande För företaget Ökad effektivitet och livskraft genom att de enorma investeringar som görs i möten betalar sig Större tillgänglighet då antalet möten (i synnerhet fysiska, vilket involverar resande), sannolikt blir färre 3

Agenda Vad är Principer för effektiva möten, och vad är dess värde? Så här gör du Viktigt att tänka på 4

Grundläggande synsätt (1) I 9 fall av 10: Att dra ihop till ett möte där deltagarna inte 1. Har en klar bild av och förståelse/acceptans för mötesagendan 2. Har fått rimlig tid och tydliga instruktioner för sin egen mötesförberedelse leder med stor sannolikhet till ett ineffektivt möte, vilket är ett omfattande slöseri med resurser (pengar och tid), och ett säkert sätt att sänka motivationen hos mötesdeltagarna Ett möte utan rätt förberedelser från alla inblandade är inget annat än ett mycket dyrbart skräp (som inte går att återvinnas). 5

Grundläggande synsätt (2) Att inte anse sig ha tid till förberedelser inför ett möte är att säga: jag har inte tid att lyckas! Så varför göra något över huvudtaget? 6

Två olika grundformer av möten Karakteristik Exempel i vår miljö Fasta mötesforum Stående agenda Fasta mötesdatum Förutbestämda deltagare Ofta med beslutanderätt och beslutsberedande ansvar Ledningsgrupper Processmöten Samverkan Kompetensråd Arbetsplatsträffar Större projekt Temporära mötesforum Anpassad agenda Tidpunkt efter behov Deltagare utifrån agenda och sakfrågor Ibland med beslutsberedande ansvar Alla former av projekt Ett problem har uppstått som måste lösas! Team och arbetsgrupper som sätts samman efter en fråga hanterats i ett regelbundet mötesforum Workshops Etc. 7

6 verktyg och principer som fungerar bra i de flesta typer av möten Princip/verktyg Relevans och värdet av princip/verktyg Fasta mötesforum Temporära mötesforum Iteration av agenda före J J mötet Gafflar i allt mötesmaterial J J Konsekvensanalys av rekommendationer och beslut J J Iteration av material före mötet J K Mötesbarometer J K Skriv protokollet redan J J före mötet 8

Iteration av agenda före mötet Vad det är: Att säkerställa att alla mötesdeltagare fått klart för sig men även kunnat påverka det som ska avhandlas i mötet Hur det görs: Som en snabb diskussion över telefon, via email eller ansikte mot ansikte med respektive mötesdeltagare Som ett utskick i god tid innan mötet och där deltagarna kommenterar/justerar agendan innan mötet Varför det är viktigt: Rätt deltagare! Rätt frågor! Rätt föreberedelse! Rätt timing (datum och längd på möte)! Börja vägra gå på möten utan att du har fullständigt klart för dig vad de handlar om och vad som förväntas av dig!!! 9

Gafflar i allt mötesmaterial Det finns många fördelar med att ställa krav på gafflar i allt mötesmaterial: Grundläggande beståndsdelar i din förbättringsstory Vad av det vi gör i verksamheten idag ska vi fortsätta göra? Vad av det vi gör i verksamheten ska vi sluta göra? Vad är det vi inte gör i verksamheten idag som vi ska börja göra? I princip behövs bara en bild för att ge både en överskådlig och en relativt detaljrik beskrivning av ett givet problem, lösning eller genomförandeplan Den omedelbara överskådligheten underlättar för övriga mötesdeltagare att snabbt använda sin erfarenhet för att både förstå och kommentera innehållet i gaffeln Genom att ställa krav på gafflar i mötesmaterial så leder det till fokus och träning i att göra gafflar både före, under och efter mötet Fler gafflar från föredragare ger färre snarkande mötesdeltagare! 10

Så här enkelt kan därför ett mötesmaterial vara utformat (del 1) Innehåll i mötesmaterial Situation Komplikation Resolution Vad av det vi gör i Vad verksamheten av det vi gör i idag Vad verksamheten av ska det vi fortsätta gör i idag göra? verksamheten ska vi fortsätta idag göra? ska vi fortsätta göra? Grundläggande Vad av det vi gör i Grundläggande beståndsdelar i din Vad verksamheten av det vi gör i ska vi Grundläggande beståndsdelar förbättrings-story i din Vad verksamheten av sluta det vi göra? i ska vi beståndsdelar förbättrings-story i din verksamheten sluta göra? ska vi förbättrings-story sluta göra? Vad är det vi inte gör Vad i är verksamheten det vi inte gör idag Vad i verksamheten är som det vi vi inte ska gör börja idag i verksamheten som göra? vi ska börja idag som göra? vi ska börja göra? Kommentar: Förvånansvärt många problem och lösningar skulle kunna behandlas effektivt och uttömmande med hjälp av 2-5 bilder (inklusive framsida)! Summering av problemet eller lösningen 1 bild Överskådlig och logisk genomgång av problemet eller lösningens huvuddelar Minimum 1 bild (kan vara flera) Längre och mer omfattande material har ofta mer med brist på förberedelse och logiskt angreppssätt att göra, än att problemet eller lösningen är så himla komplex Tänk på Churchill och det han ibland skrev i sin korrespondens: Ursäkta att jag inte hade tid att skriva ett kort brev till dig 11

Konsekvensanalys av alla rekommendationer och beslut Typiska kommentarer under ett möte Det här har vi väl redan pratat om..? Men vänta nu, det här beslutade vi för 6 månader sedan vad har hänt sedan dess? Jag har ett svagt minne eller känsla av att det där skulle redan ha varit löst i våras 12

Innehåll i en konsekvensanalys av beslut och rekommendationer 1. Tydlig beskrivning av det tagna/föreslagna beslutet och vem som äger genomförandet av det 2. Beskrivning av de generella effekter/konsekvenser beslutet har på det mötesforum där det är taget 3. Beskrivning av de specifika effekter/konsekvenser beslutet har på enskilda deltagare i mötet, inklusive den som äger genomförandet av det. 4. Konsekvenserna ska brytas ned: per medlem definieras i tid ange förväntat resultat 5. Beskrivning av de viktigaste effekter/konsekvenserna beslutet har på ovanstående deltagares enheter i termer av specifika medarbetare, aktiviteter, projekt, etc., och hur dessa konsekvenser kommer att hanteras 6. Övrigt Ambitionen bör vara att alla beslutsberedande material innehåller ett första utkast till konsekvensanalys. I mötet bearbetas den och sedan eventuellt ytterligare av den som är ansvarig för genomförandet. Kompletts analyser ägs av den som är ordförande för mötesforumet. Analysen används även för att kvalitetssäkra ad hoc beslut i mötet. Samtliga konsekvensanalyser bifogas mötesprotokollet. 13

Så här borde därför ett mötesmaterial vara utformat (del 2) Innehåll i mötesmaterial Situation Komplikation Resolution Vad av det vi gör i Vad verksamheten av det vi gör i idag Vad verksamheten av ska det vi fortsätta gör i idag göra? verksamheten ska vi fortsätta idag göra? ska vi fortsätta göra? Grundläggande Vad av det vi gör i Grundläggande beståndsdelar i din Vad verksamheten av det vi gör i ska vi Grundläggande beståndsdelar förbättrings-story i din Vad verksamheten av sluta det vi göra? i ska vi beståndsdelar förbättrings-story i din verksamheten sluta göra? ska vi förbättrings-story sluta göra? Vad är det vi inte gör Vad i är verksamheten det vi inte gör idag Vad i verksamheten är som det vi vi inte ska gör börja idag i verksamheten som göra? vi ska börja idag som göra? vi ska börja göra? 1.. 2.. 3.. 4.. 5.. Summering av problemet eller lösningen 1 bild Överskådlig och logisk genomgång av problemet eller lösningens huvuddelar Minimum 1 bild (kan vara flera) Konsekvensanalys av beslutet eller rekommendationen Minimum 1 bild (kan vara flera) Även med konsekvensanalysen i mötesmaterialet så skulle fortfarande förvånansvärt många problem och lösningar kunna behandlas effektivt och uttömmande med hjälp av ca 4-5 bilder (inklusive framsida)! 14

Iteration av material före mötet Vad det är: Att ge mötesdeltagare möjlighet att både förstå andras mötesmaterial och få synpunkter på eget material innan mötet Materialansvarig Övriga deltagare Materialansvarig Iterationsansvarig Iterationsansvarig Hur och när det är lämpligt: Företrädesvis när mötet ligger inplanerat i god tid i alla kalendrar Mötesansvarig utser en person ansvarar för att både skicka allt material till mötesdeltagarna och samla in synpunkter (oklarheter, felaktigheter, etc.) på allt material Denna person ansvarar också för att respektive deltagare får de eventuella synpunkter som berör hans eller hennes material Personen har därmed ett kvalitetsansvar för att allt mötesmaterial håller god kvalité Detta ansvar kan roterande i ett regelbundet mötesforum Möte 15

Det finns många fördelar med att iterera materialet innan mötet Materialansvariga får på ett enkelt sätt en chans att förbättra sitt material innan mötet och ta bort/förändra innehållet så att det minimerar förvirring och maximerar tydlighet Materialansvariga genomför på detta sätt en slags förankring av sitt material vilket reducerar tiden ärendet tar och ökar kvalitén i diskussionen Alla mötesdeltagare får en chans att förbereda sina inlägg och ståndpunkter kring respektive material Att leda arbetet med att iterera mötesmaterialet är en mycket bra och effektiv träning för den som innehar ansvaret (ger individuell utveckling bara efter att ha skött detta inför ett enda möte) 16

Börja använda mötesbarometer i vartannat möte där du är ordförande Mötesbarometer Möte: Datum: Frågor: Lite Mycket 1. I vilken utsträckning hjälper dig dessa möten att bli effektivare i ditt eget arbete? 2. I vilken utsträckning tycker du att mötena är väl förberedda (d.v.s. kallelse och material i tid samt av god kvalitet) 3. I vilken utsträckning fungerar deltagarna på mötet som ett riktigt team? 4. I vilken utsträckning är mötet väl genomfört: 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 a. Alla deltar konstruktivt och synpunkter tas till vara 1 2 3 4 b. Diskussioner sammanfattas korrekt 1 2 3 4 c. Beslut tydliggörs 1 2 3 4 d. Tider hålls och är väl avvägda 1 2 3 4 5. I vilken utsträckning hjälper dig mötet att nå dina mål i din medarbetarplan? 1 2 3 4 Vad fungerar mindre bra? Vad bör göras bättre? Syfte: Jobba mer strukturerat och långsiktigt med att förbättra ett givet mötesforum (kan vara både fasta och temporära mötesforum) Arbetsgång/principer: Hanteras/analyseras av den som har rollen som den som sköter iterationen av mötesmaterial (denna måste utses) Dela ut till deltagarna i mötet och be deltagarna fylla vid mötets slut Diskutera vid nästa möte 17

Skriv protokollet redan före mötet! Vad det är: Att i förväg skriva ett tänkt protokoll från en kommande förhandling eller föredragning som underlag för förbättringar Fungerar lika bra i de fall du inte är ansvarig för mötet och dess agenda som i de fall du är det. Så här gör du: Skriv ned din storyline med situation, komplikation och resolution och de argument och förklaringar du har för avsikt att använda dig. Försök sätta dig in i hur de andra deltagarna kommer att reagera på din storyline, dina argument och dina förklaringar. Skriv ned deras frågor, invändningar och eventuella motförslag. Fundera över och skriv ned vilket som är det mest sannolika resultatet av förhandlingen eller föredragningen utifrån din egen och andras argumentation. Gör en kritisk granskning av protokollet med ditt förslag och dina argument gentemot andras frågor och invändningar. Har du på ett övertygande sätt beskrivit förslag, lösning och genomförande? Har du kunnat frigöra dig från ditt eget eller din grupps egoism och särintresse när du tänkt, diskuterat och agerat? Överväg och genomför nödvändiga förändringar i din beskrivning och ditt förslag. 18

Vinsten och värdet med att skriva protokollet före mötet Du blir bättre förberedd genom att du försöker sätta dig in i hur andra kan uppfatta ditt förslag och dina argument du kritiskt granskar ditt eget förslag och din argumentation Genom att du är bättre förberedd blir mötet mer effektivt har du större chans att få gehör för ditt förslag och dina idéer 19

Agenda Vad är Principer för effektiva möten, och vad är dess värde? Så här gör du Viktigt att tänka på 20

Grundläggande synsätt i lektionen I 9 fall av 10: Att dra ihop till ett möte där deltagarna inte 1. Har en klar bild av och förståelse/acceptans för mötesagendan 2. Har fått rimlig tid och tydliga instruktioner för sin egen mötesförberedelse leder med stor sannolikhet till ett ineffektivt möte, vilket är ett omfattande slöseri med resurser (pengar och tid), och ett säkert sätt att sänka motivationen hos mötesdeltagarna Ett möte utan rätt förberedelser från alla inblandade är inget annat än ett mycket dyrbart skräp (som inte går att återvinnas). 21