Kompletterande svar till Arbetsmiljöverket, beteckning 2016/057629, från Vallentuna kommun, socialförvaltningen, avdelningen för myndighetsutövning 8

Kompletterande svar till Arbetsmiljöverket, beteckning 2016/057629, från Vallentuna kommun, socialförvaltningen, avdelningen för myndighetsutövning 8 3

SN 2016.203 4

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNINGEN 2017-08-01 DNR SN 2016.203 CHRISTINE CARLSEN SID 1/2 CHRISTINE.CARLSEN@VALLENTUNA.SE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Kompletterande svar till Arbetsmiljöverket, beteckning 2016/057629, från Vallentuna kommun, socialförvaltningen, avdelningen för myndighetsutövning Förslag till beslut Socialnämnden noterar given information i ärendet Ärendet i korthet Arbetsmiljöverket inspekterade socialsekreterarnas arbetsmiljö och arbetsmiljöarbete under januari och februari månad 2017. Vid inspektionen noterades fem (5) förbättringsområden för vilka redovisning skulle vara arbetsmiljöverket tillhanda senast den 12 juni 2017. Kommunen beviljades anstånd med att inkomma med svaret till den 13 juni 2017. Ärendet tas upp på Socialnämndens arbetsutskott den 12 juni 2017 och den 13 juni 2017 skickas svaret via e-post till Arbetsmiljöverket. Den 29 juni inkommer en begäran från Arbetsmiljöverket om kompletterande uppgifter samt en föranmälan om ett uppföljande besök. De kompletterande uppgifterna gäller krav 1-4 utifrån inspektionsmeddelande daterat 2017-02-24. Det kompletterande svaret ska vara Arbetsmiljöverket tillhanda senast den 24 augusti 2017. Det föranmälda besöket är planerat till det 5 september 2017. Socialnämndens tillförordnade ordförande, berörda chefer och skyddsombud har kallats till detta möte. Handlingar 1. Kompletterande svar till Arbetsmiljöverket, beteckning 2016/057629, från Vallentuna kommun, socialförvaltningen, avdelningen för myndighetsutövning 2. Bilaga 1. Svar på Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande från Vallentuna kommun, 2017-06-08 3. Bilaga 2. Begäran om kompletterande uppgifter samt föranmälan om uppföljande besök, 2017-06-29. 4. Bilaga 3. Riskbedömning och undersökning av ohälsosam arbetsbelastning på enhet XXXX (instruktion och mall som ska användas på varje enhet) SOCIALFÖRVALTNINGEN TORGGATAN 11 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 REGISTOR.SF@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 5

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FÖRVALTING 2017-08-01 DNR SN 2016.203 SID 2/2 Mojgan Alimadad Socialchef Ska expedieras till Akten 6

VALLENTUNA KOMMUN 2017-08-01 SID 1/8 BETECKNING 2016/057629 Kompletterande svar till Arbetsmiljöverket, beteckning 2016/057629, från Vallentuna kommun, socialförvaltningen, avdelningen för myndighetsutövning Sammanfattning Arbetsmiljöverket inspekterade socialsekreterarnas arbetsmiljö och arbetsmiljöarbete under januari och februari månad 2017. Vid inspektionen noterades fem (5) förbättringsområden för vilka redovisning skulle vara arbetsmiljöverket tillhanda senast den 12 juni 2017. Kommunen beviljades anstånd med att inkomma med svaret till den 13 juni 2017. Ärendet tas upp på Socialnämndens arbetsutskott den 12 juni 2017 och den 13 juni 2017 skickas svaret via e-post till Arbetsmiljöverket. Den 29 juni inkommer en begäran från Arbetsmiljöverket om kompletterande uppgifter samt en föranmälan om ett uppföljande besök. De kompletterande uppgifterna gäller krav 1-4 utifrån inspektionsmeddelande daterat 2017-02-24. Det kompletterande svaret ska vara Arbetsmiljöverket tillhanda senast den 24 augusti 2017. Det föranmälda besöket är planerat till det 5 september 2017. Socialnämndens tillförordnade ordförande, berörda chefer och skyddsombud har kallats till detta möte. Med detta svar bifogas nedanstående bilagor Bilaga 1. Svar på Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande från Vallentuna kommun, 2017-06-08 Bilaga 2. Begäran om kompletterande uppgifter samt föranmälan om uppföljande besök, 2017-06-29. Bilaga 3. Riskbedömning och undersökning av ohälsosam arbetsbelastning på enhet XXXX (instruktion och mall som ska användas på varje enhet) Svar på arbetsmiljöverkets begäran om kompletterande uppgifter Gällande krav 1 Krav 1 avser fördelning av arbetsmiljöuppgifter och arbetsmiljökunskaper. Arbetsmiljöverket kommer att ställa kompletterande frågor vid det uppföljande besöket. Vid det uppföljande besöket kommer företrädare från myndighetsavdelningen att informera företrädare från Arbetsmiljöverket om: AVDELNING FÖR MYNDIGHETSUTÖVNING 18686 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 WWW.VALLENTUNA.SE 7

VALLENTUNA KOMMUN SID 2/8 Den reviderade fördelningen av arbetsmiljöuppgifter Hur myndighetsavdelningen avser att arbeta med kvalitetssäkring och uppföljningen av fördelningen av arbetsmiljöuppgifterna Hur arbetet fortskrider med att ta fram en rutin för chefernas uppföljning av arbetsmiljöuppgifterna med sina underställda. Detta vill cheferna knyta ihop med medarbetarsamtalen Hur arbetet fortskrider med att ta fram en rutin för kvalitetssäkring av arbetsmiljöprocesserna under semester och annan frånvaro. Hur arbetet fortskrider med att ta fram en rutin och en processbeskrivning för återrapportering till socialnämnden för att stärka nämndens arbetsgivaransvar Framtagande av årshjul som tydliggör de olika arbetsmiljöprocesserna för att ansvariga chefer inte ska missa viktiga arbetsmiljöuppgifter. Detta arbete har påbörjats av ansvariga chefer med stöd av verksamhetsutvecklare och HRspecialist Gällande krav 2 Krav 2 avser undersökning och riskbedömning avseende arbetsbelastning. Arbetsmiljöverket framför att det inte framgår hur undersökning, analys av bakomliggande orsaker till identifierade brister och riskbedömning genomförts hos socialsekreterarna. När inspektionsmeddelandet kom till socialförvaltningen, 2017-02-24, bistod HRspecialist med material till ansvariga verksamhetschefer för att systematiska kunna undersöka och riskbedöma en ohälsosam arbetsbelastning hos samtliga socialsekreterare. Verksamhetscheferna har därefter tillsammans med medarbetarna, både på grupp och individnivå, arbetat med undersöka och riskbedöma ohälsosam arbetsbelastning med stöd av materialet. På grund av hög personalomsättning, hög arbetsbelastning inom kärnverksamheten samt att avdelningen prioriterat arbetet med att undersöka och riskbedöma hot och våld har materialet ännu inte sammanställts systematiskt. Planeringen är att detta kommer att genomföras under september november månad 2017. Undertecknande vill även tillägga att den kommunövergripande ledningsgruppen har fastställt tre kommunövergripande arbetsmiljömål för 2017 där det ena är att alla verksamheter ska ha skriftliga rutiner för att förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning. I rutinen ska riskbedömning ingå som en del. Kommunens övriga två OSA-mål (Organisatorisk och Social Arbetsmiljö) är: - alla verksamheter ska ha skriftliga rutiner för hur man hanterar trakasserier (diskriminering, sexuella trakasserier, kränkande särbehandling och mobbning). Rutinen ska vara känd för samtliga medarbetare - alla verksamheter ska ha rutiner för att tydliggöra medarbetarnas arbetsuppgifter och vad som förväntas av medarbetaren Se bilaga 3 Riskbedömning och undersökning av ohälsosam arbetsbelastning på enhet XXXX (instruktion och mall som ska användas på varje enhet). AVDELNING FÖR MYNDIGHETSUTÖVNING 18686 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 WWW.VALLENTUNA.SE 8

VALLENTUNA KOMMUN SID 3/8 I begäran framförs även att tidpunkt för respektive åtgärd i den bifogade handlingsplanen inte alltid är korrekt angivna, i vissa fall är det angivet med hösten 2017. När svaret skickades till arbetsmiljöverket var ansvariga chefer vid myndighetsavdelningen fullt medvetna om att handlingsplanen inte var helt komplett. Syftet med handlingsplanen är att den ska vara ett levande dokument och att den ska detaljeras vartefter det systematiska arbetsmiljöarbetet fortskrider. Gällande skyddsombuds medverkan har det funnits brist på skyddsombud inom avdelningen. Den medarbetare som är skyddsombud på avdelningen var under våren 2017 med om en allvarlig olycka och är sjukskriven. Avdelningen har ett nytt huvudskyddsombud, Zorica Hilal, sedan juni 2017. Zorica har fått ta del av samtliga handlingar och kommer fortsättningsvis bjudas in till samtliga diskussioner och riskbedömningar. Huvudskyddsombud har bjudits in till samtliga möten och haft möjlighet att delta i diskussioner och riskbedömningar. Gällande enhetschefernas (numera verksamhetschefer) arbetssituation så hade förvaltningschef enskilda samtal med varje chef i samband med att förvaltningschefen började sin anställning i kommunen, september 2016. Samtalen hölls utifrån hög arbetsbelastning, hög personalomsättning och verksamhetschefernas behov av prioriteringsstöd. Samtalen generade till att flera planeringsdagar bokades för att bland annat arbeta med uppdrag, ansvar och roll. Sedan april 2017 har ansvarig avdelningschef haft regelbundna, veckovis, avstämningsmöten med verksamhetscheferna. Avstämningsmötena har fokus på avlastning, prioriteringsstöd och chefernas/medarbetarnas upplevda arbetsmiljö. Avdelningschef har även tillsammans med verksamhetscheferna och verksamhetsutvecklare arbetat för att ledningsgruppsmötena ska vara strukturerade med tydlig dagordning och efterföljande minnesanteckningar, arbetsmiljöarbetet är en prioriterad punkt. Verksamhetscheferna har varit delaktiga i undersökningen av såväl hot och våld som arbetsbelastningsproblematiken och har utifrån inspektionsmeddelandets frågor samt med stöd från HR-specialist diskuterat och undersökt i grupp verksamhetschefernas upplevda arbetssituation. Verksamhetscheferna har löpande informerats om att anmäla i KIA vid riskobservationer, tillbud samt olycksfall osv. Sedan inspektionsmeddelandet kom myndighetsavdelningen tillhanda har en rad aktiviteter genomförts och planeras att genomföras för att säkerställa att avdelningen arbetar systematiskt med arbetsmiljöfrågorna. Efter att begäran om kompletteringar inkommer träffar avdelningschef ansvariga verksamhetschefer på myndighetsavdelningen för genomgång kring vad som är gjort och vad som återstår att göra. I detta möte gjordes nedanstående sammanställning: Inspektionsmeddelandet skickades ut till alla medarbetare i anslutning till att inspektionsmeddelandet kom socialförvaltningen tillhanda. Ansvariga chefer AVDELNING FÖR MYNDIGHETSUTÖVNING 18686 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 WWW.VALLENTUNA.SE 9

VALLENTUNA KOMMUN SID 4/8 gick muntligen igenom inspektionsmeddelandet med alla medarbetare. Detta gjordes på planeringsdagar och/eller enhetsmöten under mars - maj månad 2017 Riskbedömningar och kartläggningar genomfördes på alla enheter gällande hot och våld. Samtliga medarbetare medverkade i denna genomgång och den checklista som användes finns bifogad i det svar som tillsänts Arbetsmiljöverket. Rutin vid hot och våld har reviderats i samarbete med samtliga medarbetare Ansvariga chefer har pratat med medarbetarna om ohälsosam arbetsbelastning utifrån bilaga 3 men även ställt frågor till medarbetarna om hur myndighetsavdelningen ska arbeta för att förbättra den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Exempel på frågor som diskuterats är: Vad kan vi förbättra? Vad behöver medarbetarna för att arbetsbelastningen ska vara hanterbar och rimlig? Hur kan myndighetsavdelningen bli en attraktiv arbetsgivare? Vilka behov av kompetensutveckling finns? Behöver vi organisera oss på ett annat sätt? Vad fungerar idag och vad ska vi göra mer av? Ansvariga chefer har tagit upp arbetsmiljöfrågor vid varje enhetsmöte och medarbetarna har kännedom om KIA, Kommunernas Informationssystem om Arbetsmiljö. Ansvariga chefer har sedan hösten 2016 vara tydliga med att det ska vara hög transparens kring det arbete som sker i ledningsgruppen och hur medarbetarnas synpunkter tas tillvara. Ny information/planering delges löpande i olika forum; intranät, Stratsys, e-post, enhetsmöten, planeringsdagar, medarbetarsamtal, enskilda avstämningar. Verksamhetscheferna har regelbundet enskilda avstämningar med samtliga medarbetare. Avstämningarna bokas utifrån hur stort behov medarbetaren har men de sker minst 1 gång per månad. Vid dessa avstämningar säkerställer verksamhetschef att synpunkter kring arbetsmiljö fångas upp. Under avstämningarna får handläggarna stöd med förhållningssätt vid komplex handläggning och prioriteringar vid hög arbetsbelastning. Avstämningarna, både på grupp och individnivå, har fokus på att ge medarbetarna stöd i vardagen så att de kan ha fortsatt fokus på sitt grunduppdrag, d.v.s. ta emot, ge rådgivning, utreda, bedöma, fatta beslut och följa upp insatser för de invånare myndighetsavdelningen är till för. Ansvariga chefer är tydliga med att avdelningens primära mål är att ha en rättssäker och effektiv myndighetsavdelning där invånarens behov är i fokus Medarbetare har, inför ansvariga chefers planeringsdagar, fått dokumentera hur de uppfattar sitt uppdrag, d.v.s. notera vad de uppfattar att de ska hinna med/utföra i sin funktion. Utifrån dessa underlag har ansvariga chefer arbetat för att tydliggöra medarbetarnas uppdrag, ansvar och roll Avdelningschef har träffat alla medarbetare på respektive enhet sedan avdelningschef tillträdde sin tjänst den 1 april 2017. Syftet var att avdelningschef ville träffa alla medarbetare för att presentera sig och sitt uppdrag, ansvar och roll men primärt för att lyssna på medarbetarnas åsikter. AVDELNING FÖR MYNDIGHETSUTÖVNING 18686 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 WWW.VALLENTUNA.SE 10

VALLENTUNA KOMMUN SID 5/8 Avdelningschef efterfrågade vad medarbetarna är nöjda med på avdelningen och vad medarbetarna tycker behöver utvecklas/förbättras. Avdelningschef har tydligt klargjort att medarbetare alltid är välkomna till avdelningschef för frågor, synpunkter, diskussioner eller förbättringsförslag. De synpunkter som medarbetarna inkommit med gäller främst avsaknaden av rutiner, hög arbetsbelastning, svårt med prioriteringar och önskemål om fler tjänster. Dessa synpunkter har ansvariga chefer och verksamhetsutvecklare systematiskt arbetat med. Även positiva synpunkter har inkommit såsom hög kompetens inom arbetsgruppen, god trivsel, kunniga samordnare och chefer Arbete med mål och måluppfyllelse (finns dokumenterat i kvalitetsledningssystemet Stratsys) pågår på alla enheter. Kring arbete med mål och måluppfyllelse kommer ledningsgruppen att arbeta för en större samsyn mellan enheterna på avdelningen inför verksamhetsåret 2018 LAG, Lokal arbetsmiljögrupp, har bokats till 5/10 kl. 11-12, 16/11 kl. 11-12 14/12 kl. 11-12. Skyddsombud och huvudskyddsombud har bjudits in till LAG. Mötet kommer att hållas utifrån en given agenda. VAG, Förvaltningens arbetsmiljögrupp, träffas ca 5 ggr/år. Inbjudna till VAG är: förvaltningschef, avdelningschefer, HR-specialist och huvudskyddsombud, skyddsombud och adjungerad personal Verksamhetscheferna har en planering för hur de återkopplar frågor till och från medarbetare som tas upp i den lokala arbetsmiljögruppen, LAG, och i förvaltningens arbetsmiljögrupp, VAG Skyddsrond planeras till november 2017, efter att planerad flytt inom huset är genomförd. Lokaler har byggts ut vilket medför att vissa medarbetare byter rum. Medarbetarenkäten genomfördes november 2016 och resultatet kom januari 2017. Varje arbetsgrupp har gått igenom resultaten och arbetar med gemensamt framtagna åtgärder utifrån förbättringsområden samt att bibehålla styrkor. Ett pågående arbete med aktiviteter och handlingsplan genomförs fortfarande. En samlad presentation av avdelningarnas handlingsplaner och arbete kommer att genomföras på VAG i augusti 2017. Strukturerade medarbetarsamtal genomförs årligen, september - november. Avdelningschef har bokat in avdelningsmöten för hösten 2017, 6 oktober samt 8 december 2017, där en övergripande genomgång av åtgärder utifrån Arbetsmiljöverkets inspektion ska presenteras Arbetsmiljöfrågorna är alltid centrala på de bokade ledningsgruppsmötena som hålls på avdelningen, varannan torsdag Arbetsmiljöfrågorna är alltid centrala på de respektive enhets enhetsmöte Förslag till nya organisering inom enheterna Barn och familj samt Ensamkommande barn är klar. Dessa enheter har prioriterats då avdelningschef bedömt att läget varit mest kritiskt där kopplat till Arbetsmiljöverkets inspektion. I förslaget till den nya organiseringen inom Barn och familjeenheten samt Ensamkommande barn finns behovet av en ny AVDELNING FÖR MYNDIGHETSUTÖVNING 18686 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 WWW.VALLENTUNA.SE 11

VALLENTUNA KOMMUN SID 6/8 funktion identifierad utredningssekreterare. Funktionen ska vara ett administrativt stöd för socialsekreterare Arbetet med tydliga, skriftliga, uppdrag som beskriver ansvar och roll är klart för flera medarbetare Avdelningen har stärkts upp med konsulter för att nya och mindre erfarna medarbetare ska få en mer tid att sätta sig in i sin roll och sitt uppdrag Avtal ska skrivas med Kommunlex vilket ger medarbetarna mer stöd vid handläggning av komplexa ärenden Arbetstiden har setts över och ansvariga chefer har arbetat fram ett förslag kring arbetstider. Förslaget har kommunicerats med enheterna och ledningsgruppen kommer att ta hänsyn till medarbetarnas synpunkter innan beslut fattas. Ledningsgruppens mål är att ett beslut fattas som gäller från den 1/1 2018 Verksamhetsutvecklaren har som ett av sina uppdrag att bistå ledningsgruppen med ett årshjul där ansvariga chefer får stöd i det systematiska arbetsmiljöarbetet på avdelningen. Detta årshjul kan presenteras vid det planerade uppföljningsbesöket September december 2017 kommer arbetet med de kommunövergripande OSA-målen prioriteras. De kommunövergripande rutinerna kommer att brytas ner till avdelningsnära rutiner. Gällande krav 3 Krav 3 avser rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende organisatorisk och social arbetsmiljö. Arbetsmiljöverket framför att samlade och skriftligt dokumenterade rutiner enligt kravet inte har redovisats. Det som myndighetsavdelningen har redovisat är dokument som är utformade som information, råd och förslag. Se ovan under punkt 2. Myndighetsavdelningens ledningsgrupp har för avsikt att i samverkan med alla medarbetare på avdelningen prioritera arbetet med de tre kommunövergripande OSA-målen där det ena är Alla verksamheter ska ha rutiner för att tydliggöra medarbetarnas arbetsuppgifter och vad som förväntas av medarbetaren. Ledningsgruppen inom myndighetsavdelningen vet att skapande och implementering av rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende organisatorisk och social arbetsmiljö är ett tydligt förbättringsområde på avdelningen. För att säkerställa att avdelningen implementerar rutiner som är kända för medarbetare behöver ansvariga chefer i första hand prioritera det fortsatta arbetet med att bryta ner det de övergripande styrdokumenten och de kommungemensamma rutinerna till avdelningsnära rutiner. Idag följer ansvariga chefer upp medarbetarnas organisatoriska och sociala arbetsmiljö i samband med medarbetarundersökning, i medarbetarsamtalen, vid AVDELNING FÖR MYNDIGHETSUTÖVNING 18686 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 WWW.VALLENTUNA.SE 12

VALLENTUNA KOMMUN SID 7/8 avstämningsmöten med enskilda medarbetare, vid enhetsmöten och på planeringsdagar. Ansvarig avdelningschef ser dock att avdelningen skulle behöva arbeta mer systematiskt med frågorna. Ansvariga chefer har diskuterat med HRspecialist om att implementera en metod/struktur som förenklar och systematiserar uppföljningen av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Frågan behöver diskuteras vidare, fler medarbetare behöver involveras och ansvariga chefer behöver i samverkan med HR-specialist inventera vilka metoder/modeller som finns för att förenkla och systematisera arbetet med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Ledningsgruppen har tittat närmare på ett verktyg för att mäta upplevda arbetsförhållanden Healtwatch och en modell för att undersöka och riskbedöma gruppens arbetssituation Trafikljuset. Innan beslut fattas kring att införa nya verktyg/metoder/modeller behöver ytterligare diskussioner föras med ansvariga chefer och medarbetare. Sammantaget ser ansvariga chefer att ledningsgruppen behöver fortsatta arbeta med att förtydliga: Enhetsrutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende organisatorisk och social arbetsmiljö Ta fram en tydlig rutin kring uppföljning av medarbetarnas uppdrag, ansvar och roll Ta fram tydlig beskrivning över medarbetaransvaret Ta fram lönekriterier som baseras på medarbetaruppdragets mål Se över mallen för medarbetarsamtalet Ta fram en processbeskrivning för helheten Gällande krav 4 Krav 4 avser introduktion. Arbetsmiljöverket efterfrågar hur introduktionen av chefer ser ut. De reviderade dokument som tillsänts arbetsmiljöverket, - Kvalitetssäkring av myndighetsavdelningens arbete med introduktion av medarbetare - Information Avdelningsgemensam introduktion av medarbetare vid myndighetsavdelningen - Introduktion av medarbetare på myndighetsavdelningen används även vid introduktion av nya chefer. Utöver ovanstående har socialförvaltningen som målsättning att ge varje chef (alla medarbetare) tillräcklig kompetens för att kunna arbeta med sitt uppdrag. För att säkerställa detta behövs en genomtänkt och kvalitetssäkrad avdelnings-, enhets- och individanpassad introduktion. Det är alltid närmaste chef som är ansvarig för att medarbetaren/chef ges en god introduktion. Detta görs genom att varje medarbetare/chef får: Tillgång till ovan nämnda skriftliga dokument AVDELNING FÖR MYNDIGHETSUTÖVNING 18686 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 WWW.VALLENTUNA.SE 13

VALLENTUNA KOMMUN SID 8/8 Skriftlig och muntlig genomgång av kommunövergripande information och styrdokument samt information om både avdelningens och enhetens gemensamma riktlinjer, rutiner och processer. Muntlig introduktion som ges över tid både på individ- och gruppnivå. Den muntliga introduktionen varieras utifrån den enskilde medarbetarerens behov. Individanpassad introduktion med tydliggörande av chefs/medarbetares arbetsuppgifter, förväntningar, mål och resultat, ansvar och befogenheter Kvalitetssäkrad checklista Tilldelad fadder Ett kommungemensamt chefsprogram inkl. utbildningspaket. Datum Vallentuna kommun Ulrika Weståker Huvudskyddsombud Zorica Hilal Huvudskyddsombud Anna Frisell Tillförordnad ordförande Socialnämnden Mojgan Alimadad Förvaltningschef Socialförvaltningen Christine Carlsen Avdelningschef för socialförvaltningens myndighetsutövning AVDELNING FÖR MYNDIGHETSUTÖVNING 18686 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 WWW.VALLENTUNA.SE 14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

ARBETSMILJö VERKET Enheten för region öst Agneta Karlströrn, 010-730 90 37 Datum 2017-06-29 Vallentuna kommun 18686 Vallentuna Sid 2016/05762e 1(2) Vår beteckning VALLENTUNA KOMMUN Kommunstyrelsen KLK Dnn... 2017-06- 3 0 Begäran om kompletterande uppgifter samt föranmälan om uppföljande besök. Arbetsmiljöverkethar i inspektionsmedclelancien den2 februari 2017 ställt krav på åtgärder i arbetsmiljön gällande socialsekreterare och chefer i Vallenfuna kommun. Ni har svarat på inspektionsmeddelanclet. Ert svar är daterat den B jurtt 2017.I svaret saknas dock väsentliga uppgifter för att vi ska kunna bedöma om kraven är uppfyllda. Arbetsmiljöverket anmodar er, med stöcl av 7 kap 3 $ arbetsmiljölagen (AML), att senast den 24 augusti 20I"7 komplettera ärendet med nedanstående uppgifter. Kompletterande uppgifter kommer också att underlätta dialogen vid kommande uppföljningsbesök. Detta besök är planerat till tisdagen den 5 september 20L7 kl L3:30. vicl detta besök vill vi träffa socialchef och övriga berörda chefer och skyddsombud. vi ser' gärna att nämndordförande också deltar. Gällande krav L: Kompletterande frågor kommer att ställas vicl besöket. Gällande krav 2: Det framgår inte av ert svar hur unclersökning, analys av bakomliggancle orsaker till iclentifieracle brister och riskbeclömning genomförts. Det framgår att leclningsgruppen diskuterat frågorna, men inte om och på vilket sätt unclersökning gjorts hos socialsekreterarna. Riskbedömning och handlingsplan har dokumenterats, men vilken undersökning sorn ligger till grund för denna framgår inte. Åtgärderna i handlingsplanen är inte alltid konkret angivna, och tidpunkt för när respektive åtgard ska vara klar är i vissa fall inte angiven, i vissa fall bara angiven med "hösten 2017". Det framstår också som att skycldsombucl inte meclverkat i diskussionen och riskbedömningen, enbart "godkänt" i efterhand. Det framgår inte heller vilken undersökning som gjorts gällande enhetschefernas arbetssituation. I er plan för arbetet med att åtgarda bristerna har ni angett att sådan undersökning skulle ske vecka LB. Postadress: 112 79 Stockholm Telefon: 010-730 90 00. Telefax: 08-730 19 67 E-post: arbetsmiljoverket@av.se. Webbplats: av.se Organisat onsnummel: 2021 00-21 48 24

ARBETSMILJö VERKET Datum 2017-06-29 Vår beteckn ng 201.6/057629 sid 2 (2) Gallande krav 3: Samlade och skriftligt dokumenterade rutiner enligt kravet har inte reclovisats. Som Arbetsmiljöverket angivit i inspektionsmeddelandet är de nuvarande dokumenten som åter redovisats i ert svar mera utformacle som information, råd och förslag. (]?i11'âãã l.tq't 1". Hur ser er rutin för introduktion av chefer ut? Karlström Arbetsmiljöinspektör Kopia skickug titl moi san.alimadad@vallen tuna.se soran.licls trom@vall entuna.se b.furugren@spray.se carl-iohan.laserman@vision. se 25

Riskbedömning och undersökning av ohälsosam arbetsbelastning på enhet XXXX Undersök: Arbetsmiljöverkets krav 2.1 samt 2.2: Genomför en fördjupad undersökning av arbetsförhållandena med avseende på organisatoriska och sociala faktorer i verksamheterna. Undersök de bakomliggande orsakerna och inte symptomen bakom den höga arbetsbelastningen. Undersök även enhetschefers arbetssituation! Utifrån undersökningen nedan görs en riskbedömning av undersökningen som dokumenteras skriftligt. 1) Hur påverkar arbetssituationen av hur arbetsmängd och bemanning är anpassad till de arbetsuppgifter som socialsekreterare ska utföra, dvs. tidsåtgängen för samtliga arbetsuppgifter som åligger socialsekreterare och möjligheterna för dem att hinna med förekommande arbetsuppgifter, inkl. administrativa uppgifter? Beskriv HUR och VAD ni gör sedan riskbedöm! 2) Om förväntat arbetsresultat och prioritering av arbetsuppgifter är känt för arbetstagarna? Hur, beskriv sedan riskbedöm! 3) Vilken beredskap organisationen har att hantera arbetsuppgifter som behöver väljas bort på grund av att tillgänglig tid för socialsekreterare inte räcker till för alla uppgifter. Beskriv och sedan riskbedöm! 4) Arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande. Beskriv och riskbedöm! 5) Om kunskaper och stöd för arbetsuppgifter i ärenden som anses vara komplexa eller svårhanterliga är tillräckliga. Beskriv och riskbedöm! 6) Personalomsättningens och nyrekryteringens påverkan på socialsekreterarnas arbetsbelastning. Beskriv och riskbedöm! 7) Om det finns faktorer som kan ge upphov till kränkande särbehandling. Beskriv och riskbedöm! 8) Behov av att arbeta mer än ordinarie arbetstid och möjligheterna att ta ut ledighet som kompensation för upparbetad övertid/flextid 9) Möjligheterna till administrativt och tekniskt resursstöd i arbetet. Utveckla och beskriv och eventuella risker som finns vid avsaknad av detta. - Skriv in svaret på er undersökning på ett vanligt vitt papper. 26

Information om hur man kan tänka då man undersöker och riskbedömer och åtgärdar arbetsbelastning (urklippt ur skriften från Arbetsmiljöverket om Hantera arbetsbelastning med hjälp av systematiskt arbetsmiljöarbete Undersök arbetsbelastning Genom att planera och ha rutiner för att kontinuerligt undersöka arbetsbelastning kan du tidigt fånga upp signaler på ifall arbetsbelastningen skapar ohälsa. Det blir då möjligt att sätta in åtgärder i god tid. Det kan finnas flera orsaker bakom höga krav och resursbrister. För att få syn på det är det bra att använda olika typer av undersökningar. Det finns många olika sätt att undersöka risker som finns i arbetsmiljön. Man kan till exempel använda verksamhetsresultat, tidrapporter och sjukskrivningar. Det går att samla in uppgifter i samverkan genom att föra en dialog om riskfyllda arbetsförhållanden och arbetskrav i den dagliga verksamheten. Sådana samtal behöver då dokumenteras så att informationen bevaras. Avvikelser och mindre incidenter som har att göra med organisatoriska brister och psykisk belastning behöver också dokumenteras. Undersökningar kan ske inom ramen för olika typer av mötesformer som: medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar, arbetsgruppsmöten, skyddskommittémöten, ledningsmöten. Särskilda medarbetarundersökningar där arbetstagarna har möjlighet att vara anonyma kan fånga påfrestningar och brister i arbetsmiljön som arbetstagare ser. Genom exempelvis strukturerade gruppsamtal, medarbetarsamtal eller fokuserade intervjuer med berörda arbetstagare kan du ta reda på bakomliggande orsaker till riskförhållanden. Beskriv orsaker så konkret som möjligt. 27

Riskbedöm Använd resultaten från undersökningen för att bedöma om det finns risk för ohälsa för olika grupper arbetstagare. Du kan bedöma om riskerna är allvarliga eller inte genom att besvara två frågor: Kan riskerna innebära svåra konsekvenser? Är det hög sannolikhet att det inträffar? I riskbedömningen behöver du ta hänsyn till: vad obalansen mellan krav och resurser kan leda till, hur länge perioden av hög arbetsbelastning och obalans pågått. Åtgärder När du ringat in vilka orsakerna till belastningen är och bedömt riskerna blir nästa steg att hitta lämpliga åtgärder i organisationen. Åtgärder syftar till att minska kraven i arbetet eller att öka och bygga upp resurserna för arbetet. En bra början kan vara att förebygga onödiga krav och belastningar på arbetstagarna genom att klargöra vad arbetsgivaren förväntar sig av olika funktioner i organisationen (tydliggöra arbetsåtaganden genom dialog mellan arbetsgivaren och arbetstagaren). Därefter kan du utreda om resurserna för att utföra arbetsuppdragen är tillräckliga. Det är lätt att ta fram en mycket lång lista på tänkbara och önskvärda åtgärder. Det är sällan möjligt att genomföra allt. Sträva efter att i första hand vidta åtgärder av långsiktig, generell och organisatorisk natur och som du bedömer kommer att ha effekt på bakomliggande orsaker. Olika typer av individuella åtgärder som exempelvis syftar till att hjälpa arbetstagarna med stresshantering fungerar för några, men kommer inte åt det som orsakar och ger upphov till den ohälsosamma arbetsbelastningen. Åtgärder som är högt prioriterade och möjliga att genomföra med kort varsel ska utföras omedelbart. Det är bra om du dokumenterar alla era åtgärder, då blir de kända av arbetstagarna och det är lättare att följa upp. Åtgärder som inte kan vidtas med kort varsel ska planeras och skrivas in i en handlingsplan. Åtgärder för att påverka arbetsbelastningen hänger ofta ihop med hur arbetet är organiserat, vilket är en ledningsfråga. Lägg tid på att förbereda så att frågan hamnar på rätt nivå i organisationen. 28

Socialsekreterares arbetsförhållanden: medarbetarenkäten indikerar risker som behöver fördjupad analys. Nedan risker framkom i enkät och vid inspektionen följande risker: RESULTAT AV RISKBEDÖMNING HANDLINGSPLAN Riskkällor och risker Olika förutsättningar att kunna utföra arbetet (ex tid, möjlighet till dialog, tillgång till instruktioner) Stor arbetsmängd Allvarlig risk Annan risk Åtgärder Ansvarig Klart när Uppföljning/ kontroll Ökad komplexitet i ärenden ökar arbetsbelastningen Förmåga att växla fokus mellan klienters många krissituationer i kombination med tidspress och andra uppgifter som trycker på = starkt psykiskt påfrestande Emotionell påfrestning vid avgränsning av insats gentemot klienternas behov Kraven i arbetet är höga Stor del av arbetet görs ensamt i ett ärende (medhandläggare kan fås men är ej en grundprincip, inte heller i svåra ärenden) Arbetsuppgifterna har en stor bredd då socialsekreterarna följer hela ärendet inkl placeringar och uppföljningar. Det finns inte något administrativt stöd i arbetet Övertidsarbete/flextid förekommer i olika omfattning. Det finns inte någon överblick över detta eller rutin för kontroll. Otydligt hur tiden ska redovisas, görs olika samt maxflex. Svårt att ha möjlighet att ta ut inarbetad tid pga den pressade situationen. Personalomsättningen har varit hög, konsekvenserna blir att denne inte kan ta ngr nya 29

ärenden behöver undersökas närmare orsaker Vid nyanställning krävs en successiv inskolning i arbetet. Samt medför arbetsbelastningen och påfrestningarna ökar för övriga i arbetsgruppen. Stödet i arbetet har ökad då flera nya är unga och oerfarna inom yrket. Krävs stöd från mer erfarna vilket innebär påfrestning och resurskrävande. Chefers omsättning har påverkat belastningen, introduktion och gruppdynamik påverkas EC har en mkt hög arbetsbelastning. Personalsituationen instabil som har pågått och pågår. 30