Inledning Innehåll 1. ALLMÄNT OM PROGRAMMET... 2 1.1 KRAV PÅ DATORUTRUSTNING... 2 1.1.1 Fristående dator... 2 1.1.2 Nätverk... 2 1.2 PROGRAMPAKETETS INNEHÅLL...FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. 1.3 INSTALLATION AV PROGRAMMET... 3 1.4 SÅ HÄR ARBETAR DU I REHAB II / DOKTOR II... 3 1.4.1 Inledning... 3 1.4.2 Arbeta med musen eller tangentbordet... 3 1.4.3 Viktiga tangenter... 4 1.5 BACKUP... 5 1.5.1 Varför backup?... 6 1.5.2 Så här gör du backup... Fel! Bokmärket är inte definierat. 1.5.3 Allmänna rekommendationer för backup.... 8 1.5.4 Strategi för backuptagning... 8 1.5.5 Ytterligare tips för backup... 9 1.5.6 Inbyggd backup-funktion... 10 1.6 OM NÅGOT GÅR SNETT... 13 1
1. Allmänt om REHAB II / DOKTOR II 1.1 Krav på datorutrustning REHAB II / DOKTOR II kan köras i flera olika systemkonfigurationer. Det kan antingen användas på en fristående dator eller i ett nätverk för att flera användare skall kunna dela på information. Datorn måste använda operativsystemet Windows. Se nedan. 1.1.1 Fristående dator Om du skall köra programmet i en fristående dator (så kallad singelinstallation), använder du en dator med operativsystemet Windows 7 eller senare. Vilken kapacitet din dator behöver avgörs av operativsystemets hårdvarukrav. Prata med din datorleverantör om det. REHAB II / DOKTOR II kräver mindre av datorn än operativsystemet, varför man kan gå på operativsystemets krav för att få en dator med rätt kapacitet. 1.1.2 Nätverk Om du skall köra programmet i ett nätverk, skall det finnas dels en s.k. server och ett antal arbetsplatsdatorer. Det finns flera olika tänkbara lösningar på en sådan installation. Server En server i ett Windowsnätverk kan utformas på en mängd olika sätt och med olika nivåer på säkerhet och prestanda. För att du skall kunna använda REHAB II i ditt nätverk måste servern arbeta under operativsystemet Windows XP eller senare versioner. Klientdatorer Klientdatorerna i nätverket måste ha operativsystemet Windows (Windows 7 eller Windows 8 ). Man kan också använda s.k. tunna klienter till en terminalserver. Även då måste operativsystemet Windows användas. Kontakta Svenska REHAB INFO AB för mer information om olika nätverksalternativ och lämplig maskinkapacitet för en sådan installation. 2
1.2 Installation av programmet Programmet installeras av Svenska REHAB INFO AB alternativt en av Svenska REHAB INFO AB auktoriserad installatör. När installationen är klar, kan du starta programmet genom att dubbelklicka på REHAB II / DOKTOR II - ikonen på skrivbordet. 1.3 Så här arbetar du i REHAB II / DOKTOR II 1.3.1 Inledning REHAB II / DOKTOR II kan, liksom alla Windowsprogram, styras såväl med hjälp av musen som med tangentbordet. Det går oftast betydligt snabbare att använda tangentbordet än musen. 1.3.2 Arbeta med musen eller tangentbordet Du använder musen genom att med fast hand förflytta musen så att muspekaren pekar på den knapp eller ruta som du vill aktivera. Därefter trycker du distinkt och snabbt på den vänstra musknappen för att aktivera rutan eller knappen. Genom förklarande texter och symboler finner du snabbt, och ofta intuitivt, vad de olika knapparna betyder. Se exemplet på kommandolisten från patientregistret, som visas nedan: I menyerna som visas i ett formulärs övre del, kan du dels använda musen för att klicka på önskat alternativ eller använda dig av tangenten A i kombination med det tecken som är understruket i varje menyalternativ eller knapp. Följande exempel visar de alternativ som huvudmenyn erbjuder: Exempel: Alt + g öppnar kommandot Grunddata. När du väljer ett alternativ som har flera underkommandon, t.ex. Grunddata visas en s.k. rullgardinsmeny med aktuella underkommandon. Se nästa sida. 3
Även här är en bokstav understruken i varje menyalternativ, vilket innebär att du kan använda dig av den understrukna bokstaven för att göra ditt rutinval. I rullgardinsmenyer använder man enbart den understrukna bokstaven, t.ex. p för att öppna patientregistret. De kommandon som har ytterligare kommandon under sig, markeras med en liten pil till höger om respektive kommando t.ex. kalender och historik. När du väljer ett sådant kommando visas ytterligare en kommandotablå med det aktuella kommandots underkommandon. 1.3.3 Viktiga tangenter Det finns några tangenter på tangentbordet, som det är viktigt att man lär sig hantera utan att behöva fundera över dess innebörd. Det är tangenter som används på samma sätt i samtliga Windowsprogram, varför man har stor nytta av att kunna hantera dem på rätt sätt. I första hand bör du kunna följande tangenters funktion: Tangent Tab Shift+ Tab Enter Delete Backspace Home Användning Flyttar markören till nästa objekt på skärmen. Flyttar markören till föregående objekt på skärmen. Används för att bekräfta en inmatning eller ett svar på en fråga. Tar bort tecknet till höger om markörens position i ett textfält. Tar bort tecknet till vänster om markörens position i ett textfält. Flyttar markören till början på den rad markören är placerad, eller till början i en textruta. End Flyttar markören till slutet på den rad markören är placerad, eller till slutet i en textruta. 4
Tangent Pil vänster Pil höger Pil ned Pil upp Alt Användning Flyttar markören ett tecken till vänster om markörens utgångsposition. Flyttar markören ett tecken till höger om markörens utgångsposition. Flyttar markören en rad uppåt i ett textfält. Flyttar markören en rad neråt i ett textfält. Används till exempel för att aktivera en knapp eller ett menykommando, tillsammans med ett understruket tecken på det aktuella objektet. Ex: Alt + g för att öppna rullgardinsmenyn under kommandot Grunddata i menyn. 5
1.4 Backup 1.4.1 Varför backup? Tänk dig in i följande situation: Det är onsdag morgon. Du kommer till praktiken, tar en kopp kaffe, säger hej till den första patienten och slår på datorn. Inget händer. Du försöker igen, men den är tvärtyst. Hårddiskkrasch! Allt som fanns lagrat i datorn är borta. Inga patientuppgifter. Inga journaler, Inga privata bilder finns kvar. Ingenting! Vad gör du??? Du har i princip två alternativ: 1. Eftersom du har gjort backup varje dag, så ordnar du fram en ny dator, tar fram din senaste backup. Du ringer till REHAB II- supporten, vi kopplar upp oss till din dator och hjälper dig att installera om programmet och lägger in din backup. Du är på spåret igen efter ett par timmars stillestånd. Det rörs inte upp så mycket damm av en sådan händelse, bara lite stress precis när du upptäcker problemet. 2. Du har ingen, eller möjligen en månadsgammal backup. I det senare fallet kan du följa agerandet i punkt 1, ta ett par helger och några kvällar och försöka att rekapitulera din aktivitet för tiden som försvann. Det går visserligen inte exakt, men i stora drag går det nog. Visserligen blir inte journalerna exakta, men du har åtminstone lite stödanteckningar. Sätt dig in i alternativet att du inte har någon backup alls. Vad gör du? Vi kan hjälpa dig att installera om programmet med en tom databas. Inga data kvar! Inga patienter, inga journaler, inga kassaregistreringar. Katastrof! Du kan säkert rekapitulera en del av den information du hade med en väldig massa arbete blandat med en skräckfylld stress. I båda dessa alternativ måste du dessutom anmäla till socialstyrelsen att du blivit av med dina journaler. Du måste förklara för dina patienter vad som hänt och kanske göra om undersökningar, mm, mm. Hur påverkar det din trovärdighet som vårdgivare? Vilket alternativ har du valt? Det självklara svaret bör vara alternativ 1. Men är du där? I så fall har du gjort ett bra val. Om du inte är där idag, så bör du se till att du slår in på den vägen så fort som möjligt. Hur stor är då risken att råka ut för en hårddiskkrasch? Det är ingen lätt fråga att besvara men man kan säga en sak med 100% säkerhet, allt går sönder förr eller senare. Det är mest en fråga om tid och en mängd andra faktorer. Förutom risken att råka ut för en datorkrasch kan du bli bestulen, råka ut för problem i samband med åska, eldsvåda eller annan olycka där din dator eller annat viktigt material blir förstört eller försvinner. 6
Vad skall man göra backup på? En backup skall innehålla hela databasen till REHAB II / DOKTOR II. I en singelinstallation finns den normalt i en mapp som har sökvägen C:\REHAB\DATA, om du inte har valt en annan sökväg själv när du installerade programmet. Hela mappen skall tas med i backupen. I nätverksinstallationer kan sökvägen vara en annan. Den avslutas dock alltid med \REHAB\DATA. Det är alltid mappen DATA som skall kopieras. Hur gör jag? I singelinstallation Du kan göra på flera olika sätt. Vi rekommenderar att du använder den princip som datainspektionen föreskriver och som vi har relaterat till i den här handboken. Praktiskt kan du använda flera olika tekniker. Du kan t.ex. bränna ut din backup på CD eller DVD, USB-minne eller använda en bandstation. Vilket du väljer är inte lika viktigt som att du faktiskt gör backup varje dag. I nätverk I nätverksinstallationer har man normalt en separat backupfunktion i servern och en ansvarig person som sköter om att byta backupmedia och kontrollera att backupfunktionen fungerar korrekt. Se vidare bruksanvisning för detta eller prata med din hårdvaruleverantör, Backuprutin I REHAB II menyn finns en backuprutin inbyggd. Du hittar den under menykommandot Underhåll - Gör backup av REHAB II-databasen. I denna rutin kan du göra backup till CD eller till annan diskenhet, t.ex. en externhårddisk eller USB-minne m.m.. Följ bara instruktionerna på skärmen, besvara frågorna och det är strax klart. Den inbyggda backuprutinen använder Windows egen bränningsfunktion när man gör backup till CD. Det fungerar i Windows XP/Vista/7. I andra windowsversioner måste du använda ett separat bränningsprogram. Se WINDOWS hjälpfunktion för mer information om hanteringstekniken, om du är osäker på hur du bränner en cd-skiva. Svårare än så är det inte. Men det måste göras. 7
1.4.3 Allmänna rekommendationer för backup. Det är av största vikt att du varje dag tar backup på din databas. Det finns 3 huvudtyper av backup. 1. Total backup, du tar en kopia av samtliga filer på hårddisken, kräver en del tid och tar stort utrymme på banden. 2. Endast ändrade filer (modified files), kopierar filer som är ändrade sedan den senaste totalbackupen. Denna metod spar tid och plats. 3. Selektiv backup, du väljer själv vilka filer du skall ta backup på. Vi rekommenderar denna variant, eftersom den gör det enkelt att återställa data från backup-mediet efter en skada. Den mapp du behöver ta backup på för att ha alla dina data till REHAB II / DOKTOR II skyddade, är mappen DATA (C:\REHAB\DATA), om du har en singelinstallation. Arbetar du i nätverk är DATAmappen vanligen placerad på annan plats, som du måste ha koll på själv. Hur skall man ta backup? Som i så många andra sammanhang, så finns det en mängd olika sätt att ta backup på sina viktiga data. Här följer några generella råd. Vill du ha en mer utförlig information bör du kontakta din hårdvaruleverantör eller datainspektionen. 1.4.4 Strategi för backuptagning Man brukar säga att backupperioden börjar på fredagen. Innan man avslutar veckans arbete tar man en backup av alla viktiga data på hårddisken. Sedan tar man en daglig backup. Man använder sex olika media enligt följande schema. Vecka Media1 Media 2 Media3 Media4 Media5 Media6 1 måndag tisdag onsdag torsdag fredag 2 måndag tisdag onsdag torsdag fredag 3 måndag tisdag onsdag torsdag fredag 4 måndag tisdag onsdag torsdag fredag Se till att alltid ha fasta rutiner för din backup, samt att alltid förvara banden vid rumstemperatur inlåsta i ett torrt brandsäkert utrymme skilt från datorn. 8
1.4.5 Ytterligare tips för backup Skapa en rutin där du alltid gör på samma sätt för backup av dina datafiler, exempelvis kan du alltid byta band det första du gör på morgonen och låta backupprogrammet köra backupen på annan tid. Läs noga igenom handboken för ditt backupprogram så att du vet hur programmet fungerar den dag du måste lägga tillbaka din backup. Gör ett test och förvissa dig om att du förstår hur du skall gå tillväga. Kontrollera också dina backuprutiner mot de rekommendationer som utfärdas av datainspektionen. Förvara alltid dina säkerhetskopior i ett brandsäkert förvaringsskåp för datamedia. uppsättning säkerhetskopior bör förvaras i en annan byggnad än den du har ditt datorsystem i. De flesta försäkringsbolag har detta som ett, av flera, krav för att försäkringen skall gälla fullt ut. Kontrollera med ditt försäkringsbolag. PS. Glöm inte heller att du bör ha ett antivirusprogram i din dator. En 9
1.4.6 Inbyggd backup-funktion Här beskrivs den inbyggda backupfunktionen i REHAB II, ett enkelt sätt att göra backup av sin REHAB II -databas. Du startar programmet från Underhåll i menyraden i huvudmenyn. I Steg 1 blir man ombedd att välja källmapp. I normalfallet är standardsökvägen till REHAB IIdatabasen (i singelinstallation) förvald ( C:\REHAB\DATA ). När mappen som skall kopieras är markerad och öppen, klickar du på knappen Nästa. Om du är osäker på sökvägen avbryt backupprogrammet och kontrollera denna genom att gå in på menyn Underhåll och sedan Kontrollera uppgifter, starta sedan om backupprogrammet. 10
I Steg 2 får man välja destinationsenhet. Det vill säga vilket media man vill använda för backupen. Det finns här två alternativ, Backup till CD eller Backup till övrigt media. Backup till övrigt media innebär att man kan använda sig av t.ex. ett USB-minne eller en extern hårddisk eller liknande. Klicka sedan ner bläddringslisten för att välja vilken enhet du vill kopiera till, i detta fall C: Välj sedan rätt enhet, i detta fall heter mappen Backup. Om du vill skapa en ny mapp klickar du bara på knappen Ny mapp, den nya mappen skapas på den valda enheten och du får döpa den. Klicka sedan på nästa för att starta kopieringen, svara därefter Ja på den följande frågan för att starta säkerhetskopieringen. 11
När processen är färdig klickar du på slutför. Därefter är säkerhetskopieringen klar, men du bör alltid kontrollera på ditt lagringsmedia så att filerna verkligen finns där. 12
1.5 Om något går snett Så här bör du gå tillväga när det uppstår ett problem: Skriv ner alla meddelanden som visas på skärmen ordagrant med information om att ett fel har uppstått. Notera också i vilket delprogram felet uppstått, samt vilken rutin du arbetade i under momentet innan det uppstod. Ett bra sätt att dokumentera en felsituation snabbt och enkelt är att kopiera hela skärmbilden genom att trycka på tangenten Print Screen. Därefter öppnar du ett ordbehandlingsprogram eller ritprogram t.ex. Paint och klistrar in bilden med Ctrl + v. Spara dokumentet så att du snabbt hittar det. Kör om den rutin eller det moment som du gjorde när felet uppstod. Om så är nödvändigt, starta om din dator efter att ha avslutat programmet. Om du inte kan logga in dig igen, så kontakta systemansvarig eller REHAB II-supporten. Om felet inte uppträder igen, är det troligtvis inget allvarligt, utan du bör kunna köra vidare som om ingenting har hänt. Du bör dock rapportera händelsen till de systemansvariga som meddelar Svenska REHAB INFO AB. Om felet däremot uppträder igen, bör en kontakt tas med systemansvarig eller Svenska REHAB INFO AB för hjälp. Du bör göra regelbundna reorganisationer, ca en gång per månad, av databasen till REHAB II / DOKTOR II med hjälp av programmet UPPREORG 2, som du kan starta direkt från menyn Underhåll, Starta reorganisation. Glöm inte heller att du bör använda en brandvägg och ett antivirusprogram i din dator om du är ansluten till Internet! 13