Malmö stad Stadsområdesförvaltning Väster 1 (1) Datum 2014-09-10 Vår referens Maria Thögersen HR-konsult Tjänsteskrivelse Maria.Thogersen@malmo.se Halvårsrapport för arbetsmiljö 2014 SOFV-2014-1677 Sammanfattning Stadsområdeförvaltning Väster arbetar systematiskt för att kvalitetssäkra och utveckla en god arbetsmiljö. Denna halvårsrapport är den första inom förvaltningen. Halvårsrapporten är en uppföljning av delmålen inom arbetsmiljöområdet för 2014. Under början av 2015 kommer årsrapporten som även redovisar uppföljningarna av årets arbetsmiljöaktiviteter. Sammanfattningsvis kan konstateras att flertalet av delmålen för 2014 infriats och arbetet med resterande delmål fortsätter under årets kvarvarande månader. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Väster föreslås besluta att godkänna Halvårsrapport arbetsmiljö 2014 Beslutsunderlag Halvårsrapport arbetsmiljö 2014 Bilaga 1 Årshjul Bilaga 2 Checklista SAM Tjänsteskrivelse II arbetsmiljö Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Västers arbetsutskott 2014-09-22 Stadsområdesnämnd Väster 2014-09-30 Ansvariga Ann-Kristin Blomberg Gisela Gréen SIGNERAD
Halvårsrapport arbetsmiljö 2014 Stadsområdesförvaltning Väster Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: 20140909 1.0 Ann-Kristin Blomberg Stadsområdesförvaltning Väster HR-avdelningen
Innehållsförteckning Halvårsrapport arbetsmiljö 2014... 1 Inledning... 3 1. Mål för det systematiska arbetsmiljöarbetet... 3 1.1 Delmål för 2014... 4 2. Stadsområdesförvaltning Västers systematiska arbetsmiljöarbete... 4 3. Uppföljning delmål 2014... 5 4. Uppföljning av första halvårets arbetsmiljöaktiviteter... 6 4.1 Medarbetarenkäten... 6 4.2 Tillbud och arbetsskador... 6 5. Statistik... 7 5.1 Anställda/ tjänstgöringsgrad... 7 5.2 Sjukfrånvaro... 8 5.3 Frisknärvaro... 9 5.4 Kommentarer till statistiken... 10 6. Rehabilitering... 10 7. Företagshälsovård... 10 7.1 Manpower... 10 7.2 Previa... 11 7.3 Summering... 11 7.4 Medicinsk kontroll för nattarbetare... 12 Sammanfattning... 12 2 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2014
Inledning Organisationer med god hälsostatus och tydlig arbetsorganisation skapar bästa förutsättningar för att utföra ett gott arbete. Goda arbetsinsatser är viktigt för att kunna fullfölja uppdraget som Stadsområdesförvaltning Väster har gentemot brukare och medborgare på bästa sätt. I Malmö stad ska alla arbetsplatser ha en god arbetsmiljö där alla känner arbetsglädje. Det är angeläget att bedriva ett arbetsmiljöarbete som ger förutsättningar för ett hållbart arbetsliv och en sund livsstil. Vi är alla en del av arbetsmiljön på vår arbetsplats. Arbetsmiljö handlar också om att skapa ramar och trygghet i arbetet. Det uppnås genom tydlighet i organisation, uppdrag och mål på alla arbetsplatser. Stadsområdesförvaltning Väster arbetar strategiskt och systematiskt för att medarbetarna inte ska utsättas för ohälsa och olycksfall. Arbetsmiljörapporten har som syfte att redovisa det pågående arbetsmiljöarbetet samt hälsoläget i förvaltningen. Denna halvårsrapport är den första för stadsområdesförvaltning Väster. Halvårsrapporten är en uppföljning av delmålen inom arbetsmiljöområdet för 2014. I början av 2015 kommer årsrapporten som även redovisar uppföljningarna av årets arbetsmiljöaktiviteter. Det strategiska arbetet med arbetsmiljöfrågorna leds av HR-avdelningen tillsammans med en partsammansatt grupp, bestående av chefer och fackliga representanter från samtliga avdelningar inom förvaltningen. Det är Förvaltningsrådet som gett den partsammansatta arbetsmiljögruppen uppdraget. Arbetsmiljögruppen leds av HR-konsult och har under 2013 2014 träffats ca 1 gång per månad. Sedan hösten 2013 har gruppen arbetat aktivt med att utforma ett ledningssystem för det systematiska arbetsmiljöarbetet inkluderat framtagande av lokala rutiner och implementering av dessa. Gruppen har en kontinuerlig dialog med, och redovisar arbetet för Förvaltningsrådet och ledningsgruppen för Stadsområdesförvaltning Väster. 1. Mål för det systematiska arbetsmiljöarbetet Stadsområdesförvaltning Väster har som mål att främja hälsa och säkerhet genom att säkerställa en god arbetsmiljö. Medarbetarna ska ha en god fysisk, psykisk och social miljö på arbetsplatsen. Samverkan är en förutsättning för att bedriva det systematiska arbetsmiljöarbetet och att utbyte och erfarenhet tas tillvara. Det är viktigt att medarbetarna känner delaktighet i arbetsmiljöarbetet för att så långt det är möjligt kunna påverka sin arbetssituation. Arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal är viktiga forum för delaktigheten i arbetsmiljön. Chef, medarbetare och skyddsombud ska tillsammans driva och utveckla arbetsmiljöarbetet framåt. Chefen har ansvar för arbetsmiljön och är den som initierar, dokumenterar och utvärderar det systematiska arbetsmiljöarbetet. Skyddsombudet är en viktig samarbetspart samtidigt som denne bevakar att arbetsgivaren fullföljer sitt ansvar i förhållande till arbetsmiljölagen. Medarbetarna ska medverka i arbetsmiljöarbetet genom att följa de rutiner och riktlinjer som finns för att förebygga ohälsa och olycksfall. Förutsättningen för 3 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2014
detta är att att chefer och skyddsombud får den utbildning och kompetens som krävs för att driva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. 1.1 Delmål för 2014 För att kunna uppnå de övergripande målen om att främja hälsa och säkerhet arbetar förvaltningen närmst efter ett antal delmål. Flera av dessa togs fram när uppföljning av systemet för det systematiska arbetsmiljöarbetet genomfördes hösten 2013. Nedan följer punktvis uppräknade målsättningar: 1. Utarbeta ett ledningssystem för det systematiska arbetsmiljöarbetet 2. Utbilda chefer, skyddsombud och fackliga företrädare i systematiskt arbetsmiljöarbete för att de ska kunna delta i det arbetsmiljöarbetet på bästa sätt. 3. Ta fram en lokal rutin för fördelning av arbetsmiljöuppgifter. 4. Skapa en god introduktion kring rutiner och regler inom arbetsmiljöområdet för nya medarbetare samt uppdatera medarbetare som av olika skäl varit frånvarande under längre period. 5. Tydliggöra metoden för riskbedömningar samt skapa förvaltnings- och verksamhetsanpassade underlag för fysiska och psykosociala skyddsronder. 6. Tydliggöra krav på dokumentation och återrapportering upp i organisationen till förvaltningsnivå. 2. Stadsområdesförvaltning Västers systematiska arbetsmiljöarbete Det nya ledningssystemet är ett verktyg för att leda, planera, kontrollera, följa upp och utvärdera verksamheten. Ledningssystemet beskrivs i formen av ett årshjul, se bilaga 1. I årshjulet beskrivs de aktiviteter som genomförs med en viss frekvens och återkommande varje år. Syftet är att skapa ett långsiktigt, målmedvetet och systematiskt arbetssätt. Det systematiska arbetsmiljöarbetet måste därför ständigt förbättras och utvecklas. Ledningssystemet skapar en naturlig kanal för informationsöverföring i organisationen mellan stadsområdesnämnden, som bär det yttersta arbetsmiljöansvaret och linjeorganisationen som har det dagliga arbetsmiljöansvaret. För att säkerställa att förvaltningens chefer genomför olika arbetsmiljöaktiviteter har cheferna en checklista att utgå ifrån för planering och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsnivå, se bilaga 2. Överordnade chefer följer årligen upp sina chefer med checklistan som utgångspunkt. Därefter intervjuar en HR-konsult de överordnade cheferna om verksamhetens arbetsmiljöaktiviteter för perioden. Dessutom analyseras kommande behov inom 4 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2014
arbetsmiljöområdet. Detta återrapporteras i den årliga arbetsmiljörapporten. 3. Uppföljning delmål 2014 1. Utarbeta ett ledningssystem för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Ledningssystemet i formen av ett årshjul implementerades i verksamheterna genom en lokal arbetsmiljöutbildning under våren 2014. Årshjulet, checklistan för planering och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsnivå och intervjuerna är några av de verktyg som Stadsområdesförvaltning Väster använder för att leda arbetsmiljöarbetet. 2. Utbilda chefer, skyddsombud och fackliga företrädare i systematiskt arbetsmiljöarbete för att de ska kunna delta i det arbetsmiljöarbetet på bästa sätt. Cirka 50 av 65 chefer och ca 30 skyddsombud och fackliga företrädare har gått den lokala utbildningen under våren. Dags dato har förvaltningen ca 45 skyddsombud. I september har de som hade förhinder under våren möjlighet att gå utbildningen. Utbildningen ersätter inte Malmö stads centrala utbildning utan har haft som fokus att implementera ledningssystemet i Stadsområdeförvaltning Väster samt lokala rutiner. 3. Ta fram en lokal rutin för fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Stadsområdesförvaltning Väster har tydliggjort Malmö stads fördelning av arbetsmiljöuppgifter genom att upprätta en rutin om vad tilldelande chef ska tänka på i samtalet med mottagande chef. Mottagande chef ska ha tydlig information om vad det innebär att ta emot ett arbetsmiljöansvar. Tilldelande chef ska säkerställa att mottagande chef har den kompetens som krävs för att driva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Kopia på det dokumenterade samtalet ska skickas till HR-avdelningen. 4. Skapa en god introduktion kring rutiner och regler inom arbetsmiljöområdet för nya medarbetare samt uppdatera medarbetare som av olika skäl varit frånvarande under längre period. Arbetet kommer att påbörjas under hösten 2014 och leds av HRavdelningen. 5. Tydliggöra metoden för riskbedömningar samt skapa förvaltnings- och verksamhetsanpassade underlag för fysiska och psykosociala skyddsronder. Metodstöd/ handledning för riskbedömningar som används inom vård och omsorgsverksamheten har reviderats och implementerats i hela Stadsområdesförvaltning Väster. Arbetsmiljögruppen har utifrån Malmö stads arbetsmiljöprocess utarbetat en lokal fysisk skyddsrond. Skyddsronden är en miniminivå och måste kompletteras och anpassas till de verksamheter där det finns ytterligare faktorer att ta hänsyn till i en skyddsrond. 5 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2014
Arbetsmiljögruppen kommer under hösten vara katalysator i att ta fram verksamhetsspecifika skyddsronder. 6. Tydliggöra krav på dokumentation och återrapportering upp i organisationen. Halv- och helårsrapport är ett exempel på hur arbetsmiljöarbetet kommuniceras ut i organisationen. Intervjuer och samtal mellan de olika chefsnivåerna och HR-avdelningen om uppföljning av det systematiska arbetet är ett annat exempel. 4. Uppföljning av första halvårets arbetsmiljöaktiviteter 4.1 Medarbetarenkäten Malmö stads medarbetarenkät genomfördes i början av 2014 under en period om 3 veckor. Medarbetarenkätens syfte är att vara ett underlag för utveckling av verksamheterna, arbetsmiljön samt medarbetar- och ledarskapet. Enkäten riktar sig till tillsvidareanställda och månadsanställda som var i aktiv tjänst vid tidpunkten för genomförandet och som varit anställda i minst 6 månader vid enkätperioden. Med aktiv tjänst menas att man inte har långtidsfrånvaro. Stadsområdesförvaltning Väster har lagt ner mycket arbete på att kommunicera ut betydelsen av att få ett högt utfall och därmed större tillförlitlighet i svaren. Av 1366 medarbetare svarade 1165, dvs 85% svarsfrekvens. Malmö stad totalt hade en svarsfrekvens om 82%. Utfallet visar att stadsområdesförvaltning Väster har ett mycket gott ledarskap, medarbetarskap och delaktighet, vilket förvaltningen fortsättningsvis måste värna om och utveckla. Medarbetarna har generellt ett högt förtroende för sina chefer och känner sig engagerade i sitt arbete. De upplever också att de bidrar till en god arbetsmiljö. Samtidigt finns det en upplevelse av stress i arbetsmiljön. Utfallet visar också att förvaltningen måste motverka mobbning, kränkningar och trakasserier. Alla chefer har i uppdrag att arbeta med utfallet av medarbetarenkäten på respektive arbetsplats och återrapportera till närmaste chef. Utgångspunkten är arbetsplatsens egna utfall samt förvaltningens gemensamma identifierade förbättringsområden. Dvs stressnivån måste minskas särskilt inom vissa verksamheter och mobbning/kränkningar och trakasserier ska motverkas. Återrapporteringen kommer att beskrivas i förvaltningens årliga arbetsmiljörapport i början av 2015. Förvaltningens ekonomiska läge/budgetunderskottet utmanar möjligheterna att lyckas med förändringar i rätt riktning på kort sikt inom de av förvaltningen prioriterade förbättringsområdena i medarbetarenkäten. 4.2 Tillbud och arbetsskador Förvaltningen har under 2014, januari-juni, 36 anmälda arbetsskador och 7 anmälda tillbud. Arbetsskadorna är övervägande av fysisk snarare än psykosocial karaktär. Majoriteten av skadorna har skett under arbetstid. När det gäller tillbud handlar det om fysiska skador. 6 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2014
Sannolikt inträffar det fler arbetsskador och tillbud ute i verksamheterna än de som anmälts till HR-avdelningen. Det pågår ett ständigt arbete med att upplysa och informera om vikten av att anmäla arbetsskador och tillbud. En sannolik effekt av detta är att fler anmälningar görs än tidigare. Det är viktigt att alla arbetsskador och tillbud anmäls för att arbetsgivaren ska kunna få en uppfattning om vilken eller vilka typ av skador som ska förebyggas i verksamheterna. 5. Statistik 5.1 Anställda/ tjänstgöringsgrad Antal anställda i snitt per tjänstgöringsgrad under perioden jan-juni 2014. Tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Antal anställda SoF Väster 1189 187 1376 varav tjänstgöringsgrad 0-50% 26 5 31 tjänstgöringsgrad 51-74% 66 13 79 tjänstgöringsgrad 75-99% 340 38 378 tjänstgöringsgrad 100% 756 131 887 Antal anställda per verksamhet Avd Bistånd 48 2 50 Avd Individ och familjeomsorg 73 12 85 Avd Områdesutveckling 27 18 45 Avd Vård och omsorg 1014 149 1163 Stab* 29 8 37 *HR, Ekonomi och Kommunikation och Förvaltningsledning Tidsbegränsat anställda* Kvinnor Män Totalt Antal anställda SoF Väster 217 51 268 varav tjänstgöringsgrad 0-50% 17 1 18 tjänstgöringsgrad 51-74% 27 7 34 tjänstgöringsgrad 75-99% 76 17 93 tjänstgöringsgrad 100% 98 25 123 Antal anställda per verksamhet Avd Bistånd 12 1 13 7 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2014
Avd Individ och familjeomsorg 9 1 10 Avd Områdesutveckling 7 3 11 Avd Vård och omsorg 190 44 234 Stab** 2 2 4 *månadsavlönade **HR, Ekonomi och Kommunikation och Förvaltningsledning 5.2 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron presenteras ackumulerad för perioden januari till juni 2014. De avdelningar som har färre än 10 medarbetare presenteras inte. % totalt kvinnor män SoF Väster 7,68 8,19 4,54 SoF Öster 7,32 7,7 4,9 SoF Norr 6,83 6,91 6,4 SoF Söder 6,39 6,64 4,25 SoF Innerstaden 7,32 7,49 6,27 Malmö stad 6,28 6,9 4,18 SoF Väster Tillsvidareanställda 8,44 8,96 5,09 Tidsbegränsat anställda 2,96 3,2 1,85 Avd Bistånd 7,73 8,13 0,00 Avd Individ och familjeomsorg 4,76 5,32 0,97 Avd Områdesutveckling 2,44 2,57 2,23 Avd Vård och omsorg 8,07 8,59 4,72 Sjukfrånvaro fördelat på perioder. dag 0-1 dag 2-14 dag 15-90 dag 91- SoF Väster 0,12 2,21 2,33 3,02 Tillsvidareanställda 0,11 2,30 5,59 3,44 Tidsbegränsat anställda 0,2 1,86 0,69 0,43 Avd Bistånd 0,08 1,2 2,08 4,03 Avd Individ och familjeomsorg 0,09 1,03 1,77 1,87 Avd Områdesutveckling 0,08 1,4 0,6 0,00 Avd Vård och omsorg 0,11 2,06 2,32 3,10 8 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2014
5.3 Frisknärvaro Frisknärvaro visar andelen friska av totala antalet medarbetare i procent som har eller har haft en månadsanställning någon gång under perioden. För att betraktas som frisk ska medarbetaren inte haft någon sjukfrånvarorelaterad frånvaro. Månad Totalt Kvinnor Män SoF Väster 1406 81,3% 80,0% 88,0% SoF Väster 1405 76,6% 75,7% 82,1% SoF Väster 1404 77,4% 76,1% 85,8% SoF Väster 1403 73,8% 72,6% 81,1% SoF Väster 1402 73,3% 72,8% 76,1% SoF Väster 1401 73,3% 72,2% 80,1% Frisknärvaro per verksamhet. Månad Totalt Kvinnor Män Avd Bistånd 1406 81,5% 80,6% 100,0% Avd Bistånd 1405 80,3% 79,7% 100,0% Avd Bistånd 1404 72,6% 71,7% 100,0% Avd Bistånd 1403 76,2% 75,0% 100,0% Avd Bistånd 1402 79,0% 78,0% 100,0% Avd Bistånd 1401 89,3% 88,7% 100,0% Avd Individ och familjeomsorg 1406 91,4% 89,9% 100,0% Avd Individ och familjeomsorg 1405 88,0% 86,3% 100,0% Avd Individ och familjeomsorg 1404 79,1% 77,2% 91,7% Avd Individ och familjeomsorg 1403 84,6% 84,8% 83,3% Avd Individ och familjeomsorg 1402 77,8% 75,9% 90,9% Avd Individ och familjeomsorg 1401 85,6% 83,5% 100,0% Avd Områdesutveckling 1406 87,3% 82,4% 95,2% Avd Områdesutveckling 1405 91,1% 91,4% 90,5% Avd Områdesutveckling 1404 90,7% 88,6% 94,7% Avd Områdesutveckling 1403 79,2% 76,5% 84,2% Avd Områdesutveckling 1402 76,9% 78,8% 73,7% Avd Områdesutveckling 1401 84,6% 82,4% 88,9% Avd Vård och omsorg 1406 80,2% 79,1% 86,3% Avd Vård och omsorg 1405 74,7% 73,9% 79,4% Avd Vård och omsorg 1404 76,8% 75,5% 84,9% Avd Vård och omsorg 1403 72,5% 71,2% 81,2% Avd Vård och omsorg 1402 72,5% 72,1% 75,0% Avd Vård och omsorg 1401 71,1% 70,1% 78,2% 9 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2014
5.4 Kommentarer till statistiken Stadsområdesförvaltning Väster har jämfört med snittet i Malmö stad en relativt sätt hög sjukfrånvaro, både vad gäller den korta och långa sjukfrånvaron. Även i jämförelse med andra stadsområden ligger stadsområdesförvaltning Väster högre. Framför allt gäller detta vård och omsorg. 6. Rehabilitering I förvaltningen är det cirka 170 pågående rehabiliteringsärenden. Dessa består av såväl upprepad korttidsfrånvaro som långtidsfrånvaro. Rehabiliteringsarbetet med att upprätta planer för återgång i arbete pågår ständigt och är av nödvändighet i fokus. Det förebyggande arbetet har därmed fått stå tillbaka, vilket statistiken på fördelningen av kostnader för företagshälsovård och sjukfrånvarostatistiken bekräftar. Under hösten 2014 kommer rehabilitering och förebyggande rehabiliteringsarbete vara i fokus. HR-avdelningen kommer att arbeta med att stötta cheferna och rusta dem genom utbildning i rehabilitering och dokumentation. Parallellt pågår arbetet med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Korttidsfrånvaro är ett reellt problem och kostnaderna för denna belastar arbetsgivaren och arbetsmiljön hårt. Det är viktigt att identifiera de bakomliggande orsakerna till upprepad korttidsfrånvaro för att kunna sätta in rätt insatser. 7. Företagshälsovård Sedan den 1 juli 2013 har Stadsområdesförvaltning Väster köpt tjänster av Manpower Hälsopartner AB och Previa AB. Under våren 2014 har upphandlingen av en ny företagshälsovård ägt rum. Feelgood AB tilldelades anbudet, men upphandlingen överprövades och ärendet befinner sig nu i förvaltningsrätten. Stadsområdesförvaltning Väster har därför förlängt de pågående avtalen och byter sannolikt inte företagshälsovård förrän i slutet av året. 7.1 Manpower Fördelning kostnader i kronor per område/investering. Januari - juni Förebygga 109 821 Rehabilitera 217 935 Främja 0 Totalt 327 756 10 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2014
Fördelning timmar och kostnader per personalkategori. Kostnad i Januari - juni kronor Arbetsmiljöingenjör 0 0 Beteendevetare 31:30:00 23 625 Fysioterapeut 23:00:00 18 400 Företagsläkare 172:45:00 171 676 Företagssköterska 19:50:00 53 335 Organisationskonsult 0 0 Psykolog 69:00:00 60 720 Totalt 316:05:00 327 756 7.2 Previa Fördelning kostnader i kronor per område/investering. Januari - juni Förebygga 94 250 Rehabilitera 628 121 Främja 76 500 Totalt 798 871 Fördelning timmar per personalkategori. Januari - juni Kostnad i kronor Arbetsmiljöingenjör 14:00:00 4740 Beteendevetare 33:00:00 28 780 Fysioterapeut 66:06:00 55 745 Företagsläkare 301:15:00 320 894 Företagssköterska 85:45:00 80 187 Organisationskonsult 14:00:00 7400 Psykolog 309:42:00 301 125 Totalt 823:48:00 798 871 7.3 Summering De tjänster som nyttjas mest är läkare, företagssköterska och psykolog. Tjänsterna som nyttjas är mer av reagerande karaktär och där bör ske en förflyttning gentemot ett förebyggande arbete för att uppnå en långsiktigt god arbetsmiljö. Diskrepansen mellan kostnaderna för Previa respektive Manpower Hälsopartner kommer att analyseras vidare under hösten. I det ingår att se över rutinen för beställning av tjänster från företagshälsovården så att den likställs mellan Previa och Manpower årets sista månader. 11 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2014
7.4 Medicinsk kontroll för nattarbetare Sedan den 1 juli 2013 har 11 personer har genomgått hälsokontroll. Ca 15 medarbetare har tackat nej till hälsokontroll. Dessa medarbetare kommer att erbjudas hälsokontroll igen för att säkerställa att hälsotillståndet hos den enskilde medarbetare tillåter nattarbete. Under hösten 2014 och våren 2015 kommer 67 medarbetare erbjudas hälsokontroll. Gruppen omfattar även nyanställda. Sammanfattning I stadsområdesförvaltning Väster pågår ett aktivt arbete med arbetsmiljön. Flertalet av delmålen för 2014 har uppfyllts, och arbetet med resterande fortsätter under årets kvarvarande månader. Under hösten kommer intervjuerna med de överordnade cheferna genomföras och därefter presenteras utfallet av dessa i helårsrapporten i början av 2015. Statistiken kommer att analyseras vidare för att förvaltningen ska kunna utvärdera hur arbetmiljöarbetet framskrider. Hösten kommer också att innebära aktiviteter för att stärka cheferna i rehabiliteringsarbetet. Stadsområdesförvaltningen kommer att skriva kontrakt med en ny företagshälsovård och samarbetsformer kommer att utarbetas. Tillsammans med den nya företagshälsovården ska en plan tas fram för hur förvaltningens arbetsmiljöarbete ska förflyttas från reagerande till förebyggande. 12 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2014
2012-03-01 Checklista för planering och uppföljning av SAM på arbetsplatsnivå Ett flertal aktiviteter utgör det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) på arbetsplatsen. Detta dokument är ett stöd för chef och medarbetare att planera aktiviteter vid årets början, och vid årets slut följa upp arbetsmiljöarbetet och identifiera utvecklingsbehov, vilka förs upp i en handlingsplan. Syftet med checklistan är att ge en översiktlig bild av arbetsmiljöarbetet. Aktiviteterna kan delas upp i planerade aktiviteter, t ex arbetsplatsträff och skyddsrond samt aktiviteter som görs vid behov t ex introduktion och tillbudshantering. Arbetsplats: Avser år: Ansvarig chef: Deltagande skyddsombud och medarbetare: Arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal Enligt Malmö stads samverkansavtal ska alla arbetsplatser ha kontinuerliga arbetsplatsträffar (APT) och alla medarbetare ska årligen ha ett medarbetarsamtal med sin chef (anges även i Malmö stads personalpolicy). Datum för årets APT: När ska medarbetarsamtal genomföras? Uppföljning APT. Hur många APT har vi haft? Hur fungerar våra APT? Vad behöver vi förbättra? Vad är bra och ska behållas? Hur fungerar dialogen vid APT? Annat att tänka på inför nästa år? Uppföljning medarbetarsamtal. Har alla haft medarbetarsamtal? Hur har de fungerat? Vad behöver utvecklas? Vad fungerar bra och ska behållas? Annat att tänka på inför nästa års planering av medarbetarsamtal? 1 6 Arbetsmiljö Checklista för planering och uppföljning av SAM på arbetsplatsnivå
Genomgång av policys, rutiner och riktlinjer För att policys, rutiner och riktlinjer ska vara väl kända på arbetsplatsen ska de regelbundet tas upp i arbetsgruppen, t ex vid en APT. Här nedan anges ett urval av dokument. Dokument: Malmö stads personalpolicy Malmö stads värdegrund Arbetsmiljöpolicy Policy för alkohol och droger Kränkande särbehandling och trakasserier Hot och våld Mångfaldsplan/Jämställdhetsplan Första hjälpen och krisstöd Övriga policys: Datum för genomgång: Arbetsplatsens rutiner och riktlinjer: Uppföljning genomgång av policys, rutiner och riktlinjer. Har policys, rutiner och riktlinjer tagits upp i arbetsgruppen? Finns behov av ändringar i arbetsplatsens rutiner och riktlinjer? Vad kan utvecklas till nästa år? Fysisk skyddsrond Fysisk skyddsrond genomförs årligen för att systematiskt se över den fysiska arbetsmiljön och identifiera förbättringsområden. Datum för genomförande av fysisk skyddsrond: Datum för information om resultatet av skyddsronden på APT: Uppföljning fysisk skyddsrond. Har skyddsronden genomförts och förankrats med alla medarbetare? Har alla åtgärder vidtagits? Hur har arbetet med skyddsronden fungerat? Vad kan utvecklas till nästa år? Psykosocial skyddsrond Psykosocial skyddsrond genomförs årligen för att systematiskt se över den psykosociala arbetsmiljön och identifiera förbättringsområden. Datum för genomförande av psykosocial skyddsrond: Uppföljning psykosocial skyddsrond. Har psykosocial skyddsrond genomförts? 2 6 Arbetsmiljö Checklista för planering och uppföljning av SAM på arbetsplatsnivå
Har resultat och handlingsplan tagits fram? Har uppföljning av handlingsplan gjorts? Hur har arbetet med skyddsronden fungerat? Vad kan utvecklas till nästa år? Malmö stads medarbetarenkät Malmö stads medarbetarenkät genomförs med cirka två års mellanrum. Däremellan arbetar arbetsgruppen med utvecklingsområdena som tagits fram och förts in i en handlingsplan. När genomfördes senaste medarbetarenkäten? Hur arbetar arbetsgruppen med handlingsplanen som är framtagen i samband med den senaste medarbetarenkäten? Hälsofrämjande insatser Med hälsofrämjande insatser menas alla aktiviteter som syftar till att bevara eller förbättra hälsa, välbefinnande, gemenskap och trivsel. Typ av insats: Målgrupp: Resultat: Uppföljning hälsofrämjande insatser. Vad har gjorts under året? Vilket resultat har insatserna fått? Vad har fungerat bra och vad kan utvecklas? Vilka faktorer har påverkat resultatet? Kompetensutveckling inom arbetsmiljöområdet Kompetensutveckling är en viktig del för att ständigt utveckla och förbättra arbetsmiljön. Kompetensutveckling kan t ex vara arbetsmiljöutbildning för chefer, medarbetare och skyddsombud, första hjälpen/hlr, genomgång av ergonomi, föreläsning i stresshantering. Planerad kompetensutveckling: Deltagare: Uppföljning kompetensutveckling. Vilken kompetensutveckling har genomförts? Vem deltog? Vad var bra och vad kan utvecklas till nästa gång? Vilka kompetenshöjningar behöver planeras till nästa år? 3 6 Arbetsmiljö Checklista för planering och uppföljning av SAM på arbetsplatsnivå
Arbetstid Vilken arbetstidsmodell används på arbetsplatsen? Fast arbetstid Flex Önskeschema med Time Care Annan; ange vilken: Uppföljning arbetstid. Hur fungerar arbetstid och arbetstidsmodellen som finns idag? Vad kan förbättras och utvecklas? Medicinsk kontroll av nattarbetare Personal som arbetar på natten under mer än tre månader ska erbjudas speciellt riktad hälsoundersökning på företagshälsovården före anställningens början och därefter med sex års mellanrum i enlighet med AFS 2005:6. För arbetstagare som fyllt 50 år ska undersökning erbjudas med tre års mellanrum. Finns rutiner för hälsoundersökning av nattarbetare? Ja, rutiner finns och kontinuerliga hälsoundersökningar erbjuds Ja, rutiner finns men efterföljs inte Nej, inga rutiner finns Ej aktuellt, det finns inga nattarbetare i verksamheten Uppföljning - medicinsk kontroll av nattarbetare. Hur fungerar arbetsplatsens rutiner för medicinsk kontroll av nattarbetare? Vad kan förbättras och utvecklas? Uppföljning tillbud och arbetsskador Tillbud och arbetsskador ska anmälas av medarbetaren, utredas och följas upp av arbetsgivaren. Åtgärder ska dokumenteras i en skriftlig handlingsplan. Antal anmälda tillbud på arbetsplatsen: Antal allvarliga tillbud som har anmälts: Antal anmälda arbetsskador på arbetsplatsen: Analysera årets tillbuds- och arbetsskadeanmälningar; finns det åtgärder som bör sättas in för att minimera risk för tillbud och arbetsskador? Hur fungerar anmälningar, utredningar och uppföljningar? 4 6 Arbetsmiljö Checklista för planering och uppföljning av SAM på arbetsplatsnivå
Uppföljning - hot och våld Alla händelser där personal utsatts för hot eller våld ska anmälas, utredas och följas upp av arbetsgivaren. Om händelsen förorsakat fysisk eller psykisk ohälsa ska arbetsskadeanmälan göras. I annat fall ska anmälan om tillbud göras enligt samma rutiner som för övriga tillbud. Rutiner för beredskap kring hot- och våldssituationer ska tas fram genom dokumenterad riskanalys och finnas på alla arbetsplatser där detta förekommer. Finns rutiner på arbetsplatsen för hot och våld? Ja Nej Om nej, ange anledning: Har anmälda tillbud/arbetsskador gällande hot och våld utretts, åtgärdats och följts upp? Hur fungerar rutinerna? Vad kan förbättras och utvecklas? Uppföljning - kränkande särbehandling Alla händelser där personal utsatts för kränkande särbehandling ska anmälas, utredas och följas upp av arbetsgivaren (AFS 1993:17). Om händelsen förorsakat fysisk eller psykisk ohälsa ska arbetsskadeanmälan göras. I annat fall ska anmälan om tillbud göras enligt samma rutiner som för övriga tillbud. Förvaltningens policy för kränkande särbehandling och trakasserier ska vara väl känd hos alla medarbetare. Har anmälda tillbud/arbetsskador gällande kränkande särbehandling utretts, åtgärdats och följts upp? Hur fungerar rutinerna? Vad kan förbättras och utvecklas? Uppföljning - sjukfrånvaro Är rutinen vid sjukanmälan väl känd? Hur fungerar rutinen? Analys av sjukfrånvarostatistik (finns under chefssidan i HRutan). Vilka insatser kan behövas för att minska sjukfrånvaro? Vad kan förbättras och utvecklas? Uppföljning - introduktion av nya medarbetare Antal nya medarbetare under senaste året: Finns tydliga rutiner för introduktion av nya medarbetare? Vad kan förbättras och utvecklas avseende introduktion? 5 6 Arbetsmiljö Checklista för planering och uppföljning av SAM på arbetsplatsnivå
Uppföljning - riskbedömning Risker i arbetet ska undersökas och bedömas systematiskt. Det ska ske regelbundet samt bl a vid ändringar i verksamheten, se information i arbetsmiljöprocessen. Arbetsgivaren ska bedöma risker för ohälsa eller olycksfall för att få en bild över vad som behöver åtgärdas (AFS 2001:1 8). Har dokumenterade riskbedömningar genomförts på arbetsplatsen under året? Ja, ange vilka: Nej, ange anledning: Vad kan förbättras och utvecklas avseende riskbedömningar? Komplettering och summering De aktiviteter som planeras och följs upp på arbetsplatsnivå är en del av arbetsplatsens kontinuerliga förbättringsarbete inom arbetsmiljöområdet. Finns det andra insatser som har gjorts än de som beskrivits ovan? I så fall, beskriv vilka, resultat och utvecklingsbehov. Summering av arbetsplatsens arbetsmiljöarbete. Beskriv kortfattat vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras och utvecklas. 6 6 Arbetsmiljö Checklista för planering och uppföljning av SAM på arbetsplatsnivå