RIKTLINJER FöR SOCIALA MEDIER

PuF338 Riktinjer för sociaa medier RIKTLINJER FöR SOCIALA MEDIER Personaenheten 2 015-11-2 6! (:',L 1

Pu 38 Riktinjer för sociaa medier Inedning Sociaa medier är en sjävkar de av vardagen för mijontas människor. Vi vi arbeta med sociaa medieri kontakt med omvärden och det är därför viktigt med tydiga riktinjer för hur detta arbete ska bedriyas. Vad är sociaa medier? Sociaa medier ger människor möjigheten att dea ideer, materia, tankar och stärka reationer. Den stora skinaden mean sociaa medier och traditionea mediekanaer är atti sociaa medier kan vem som hest skapa, kommentera, och ägga ti materia. De tekniska pattformarna och verktygen som koektivt kaas sociaa medier är ti exempe: * Sociaa pattformar som Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram och MySpace. Här samar man sina vänner i ett nätverk och dear information. * Boggar är personiga webbsajter där en person som är intresserad av ett ämne skriver om detta. Syftet är att sprida intresset och nå ut ti en aktiv äsekrets som engagerar sig i ämnet genom att kommentera på boggarens inägg. * Dening av foto och video YouTube, Fickr och Vimeo är några exempe på webbtjänster som gör det ätt att dea med sig av foton och videofimer. * Chattar och forum är som mötespatser på nätet. Här kan människor "rrfötas" för att diskutera oika ämnen. Vem som hest kan ta upp ett diskussionsämne. * Wikis är som ett uppsagsverk på webben där vem som hest kan vara med och bidra med innehå och uppdateringar. Mot denna bakgrund har kommunen vat att ange föjande riktinjer vad avser de anstädas möjigheter att kommunicera inom sociaa medier. Syftet med denna poicy är att medarbetarna ska erhåa riktinjer så att han eer hon kan använda sociaa medier på ett positivt sätt. Som anstäd eer uppdragstagare i Töreboda kommun omfattas du av riktinjerna för Sociaa medier. Aa medarbetare i Töreboda kommun har en grundagsskyddad yttrandefrihet och poicyn för sociaa medier inskränker inte denna. y c i 2

Pu Fg 38 Riktinjer för sociaa medier Sociaa medier - bakgrund och definition I informationssamhäet tikommer ständigt nya sätt att kommunicera och nya kanaer att använda. Internet har skapat en mängd möjigheter för att nå ut med information och de sociaa medierna öppnar dessutom för diaog, debatt och diskussion. Med sociaa medier avses internetbaserade sociaa nätverk, forum, boggverktyg och fideningssajter för 5ud och bid med användargenererat innehå. Syftet med sociaa medier är att interagera och nätverka, antingeni sin yrkesro eer som privatperson. Det handar om att dea med sig - av tankar och åsikter, eer av bider, musik och fier. Sociaa medier ersätter inte kommunens officiea webbpats; toreboda.se, vars information är tigängighetsanpassad och kvaitetssäkrad. Aa verksamheter ska presentera sin officiea information inom ramen för toreboda.se. Möjigheter och risker ur ett verksamhetsperspektiv De sociaa medierna är ättigängiga och biiga att använda. För att kunna utnyttja dem inom sin verksamhet på ett effektivt och säkert sätt bör man ta reda på hur den specifika kanaen fungerar, vika mågrupper den attraherar och vika förväntningar de har. Förväntningarna på snabbhet, att snabbt få respons eer svar på frågor och kommentarer, är större i sociaa medier äni traditionea kanaer. Att innehået genereras av användarna stäer också större krav på bevakning, ti exempe av en utsedd moderator. Detta för att säkerstäa att inte oagiga, kränkande eer på annat sätt oämpiga kommentarer äggs ut. Roer och ansvar Det är atid den ansvariga chefen som besutar om verksamheten ska använda sig av sociaa medier i sin kommunikation och på viket sätt det ska ske. Frågor och kommentarer som uppstår i de vada kanaerna ska hanteras på samma sätt som i andra kanaer, ti exempe Mariestads tidning. Vem äger frågan oeh ska besvara den? Om en verksamhet besutar sig för att använda sig av sociaa medier så ska detta rapporteras ti informationsansvarig. Verksamheten ska atid uppge ansvarig person. Checkista 1. Verksamheten besutar sig för att använda sig av sociaa medier. 2. Verksamheten utser en ansvarig person. 3. Verksamheten rapporterar ti Informationsansvarig. 4. Töreboda kommuns officiea ogotyp ska vara synig och presenteras enigt den grafiska profien. 5. Måformuera - studera - panera. 6. Mät och utvärderas.,/-. h 3

Pu 38 Riktinjer för sociaa medier Amän handing A information, synpunkter och kommentarer som pubiceras i sociaa medier i Töreboda kommuns namn ska behandas som en amän handing, viket innebär att den är offentig och att aa har rätt att äsa det. Däremot ska det som strider mot gäande agstiftning skyndsamt tas bort, efter att innehåeti meddeandet och information om avsändare sparats. Otiåtet materia Kommentarer gjorda av författare/besökare i våra forum får inte innehåa: * Förta, personiga angrepp eer föroämpningar. * Hets mot fokgrupp, sexistiska yttranden eer andra trakasserier. * Ooviga vådsskidringar eer pornografi. * Uppmaningar ti brottsiga aktiviteter. * Svordomar. * Oovigt bruk av upphovsrättsskyddat materia. Utöver ovanstående punkter ska du inom rimiga gränser försöka motverka att koppingar görs mean Töreboda kommun och utomstående verksamheters eer organisationers rekambudskap och/eer propaganda. Yttrandefrihet Respektera andras rätt att uttrycka sig. Yttrandefriheten är en grundäggande rättighet i ett demokratiskt samhäe. Det innebär att var och en är i sin fua rätt att ge uttryck för både positiva och negativa synpunkter på kommunen. Att andra taar om kommunen är en verkighet som vi måste förhåa oss ti. Vi kan inte kontroera denna kommunikation men vi kan deta och ge vår syn, rätta direkta feaktigheter och ära oss av misstag. Sociaa medier under arbetstid och fritid Sociaa medier under arbetstid får endast användas för kommunikation eer informationsinsaming i tjänsten, privat användning är tiåten enbart under ordinarie raster. När du använder sociaa medier på din fritid är det viktigt att du skijer på ditt privata jag och ditt yrkes jag. När du kommunicerar som privatperson har du ett personigt ansvar för att digita informationsspridning formueras så att det framgår att informationen är privat och inte kommer från Töreboda kommun som myndighet. Om du som privatperson använder sociaa medier och får en kommuna fråga, kan du rekommendera och informera personen att e-posta ti kommunen@toreboda.se. Förkara gärna, på ett trevigt sätt, att du är privatperson och inte vi gå in i din yrkesro privat. Använd adrig din privata profi i tjänsteärenden eer tvärt om. 4 7') //(J

PuG38 Riktinjer för sociaa medier Om amänna handingar i sociaa medier En tjänstemans medverkan i oika sociaa medier måste vara godkänd av verksamheten för att betraktas som myndighetens officiea kommunikation. Det måste finnas ett besut eer godkännande från ansvarig chef för att kommunikationen ska anses ske i tjänsten. Verksamheten bör också få tigång ti tjänstemannens inoggningsuppgifter ti kontot på den externa webbpatsen. Enigt Tryckfrihetsförordningen (TF) är en handing amän om den förvaras hos myndigheten (2 kap 3 ) eer är att anse som inkommen ti eer upprättad hos myndigheten (2 kap. 6-7 ). När är då en handing upprättad eer inkommen ti verksamhet på en extern webbpats? Enigt SKL gäer samma reger här som för traditionea handingar. En handing som skapas hos en myndighet anses upprättad när den fått sin sutiga utformning. Ett inägg av en tjänsteman på en extern/socia webbpats är därför upprättad direkt när den pubicerats. För digitaa upptagningar är huvudregen att en sådan anses inkommen när någon annan gjort den tigängig för myndigheten så att den kan äsas, avyssnas eer på annat sätt uppfattas (TF 2 kap 6 ). Om det finns möjighet för utomstående att kommentera inägg som verksamhetens anstäda göri tjänsten på sociaa medier, ska de anses inkomna så snart de pubicerats. Diarieföring och garing av amänna handingar Huvudregen är att amänna handingar ska diarieföras. Vad gäer uppgifter som kan komma att omfattas av sekretess är detta ett absout krav. Om ett inägg innehåer sekretessbeagda uppgifter ska det direkt avpubiceras och överföras ti diariet för vidare behanding. Om handingen inte innehåer någon sekretessbeagd uppgift kan verksamheten istäet väja att strukturera informationen så att det är ätt att förstå om den inkommit eer upprättats (5 kap 1 Offentighets- och sekretessagen, OSL). Det är viktigt att det går att skija på om det är en tjänsteman på verksamheten eer en medborgare som gjort ett inägg. Om det är uppenbart att en amän handing är av ringa betydese för myndighetens verksamhet, behöyer den varken registreras eer håas ordnad. För denna typ av handingar ska Kommunstyresen fatta ett garingsbesut. Garingsbesutet ska atid innehåa en garingsfrist, det vi säga hur ång tid handingarna ska finnas kvar innan de förstörs. En vanig garingsfrist är att handingarna raderas när de inte ängre är aktuea. För att verksamheten ska veta vika amänna handingar som finns på externa webbpatser/sociaa medier ska det finnas en förteckning över webbpatserna i dokumenthanteringspanen, tisammans med besutet om garing. En förteckning över webbpatserna och de sociaa medier där Töreboda kommun är aktiva ska också pubiceras på www.toreboda.se. För att dokumentera sjäva mediet bör man varje havår eer vid en större förändring bevara en ögonbicksbid, exempevis en skärmdump. y,-p h 5

Pu 38 Riktinjer för sociaa medier Snabbguide för yckad komrmmikation i sociaa medier Var trovärdig. Var noggrann, sanningsenig och tydig. Var konsekvent. Uppmuntra konstruktiv kritik och eftertanke. Var atid uppriktig, ärig och professione. Uppför dig på samma professionea sätt onine som när du kommunicerar på andra sätt. Tänk på att du är en offentiganstäd person. Du är en ambassadör för din organisation. Skij på privat och professionet agerande. Många använder sociaa medier både privat och i sitt arbete. - När du kommunicerar som privatperson har du ett personigt ansvar för att den information som du sprider formueras så att det framgår att informationen är privat och inte kommer från Töreboda kommun som myndighet. - Fundera över vika personiga detajer du ämnar uti en professione profi. Skij på personigt och privat. Det är atid trevigt att bi titaad på ett personigt sätt. Det är möjigt att vara personig och samtidigt professione men tänk på att inte överskrida gränsen mean personig och privat. Omvärdsbevaka. Om ni upptäcker feaktigheter eer kritik, kontakta närmaste chef och diskutera hur ni ska agera eer bemöta kritiken. Försök inte mörkägga ett eventuet misstag. Kontroera upphovsrätten. Läs atid igenom vad som gäer för upphovsrätten ti text och bid inom respektive media. Säkerstä beredskap och resurser. Om din verksamhet bjader in ti diaog onine, se ti att det också finns beredskap och resurser för att hantera den. Tänk efter före. Stä dig frågan om det du pubicerar är riktigt, reevant och om det är rätt kana som används för ändamået. Amän handing. Det som skrivs på sociaa medier som tihör en myndighet bir automatiskt offentigt och något som aa har rätt att ta de av. föfö 6

Pu Fg 38 Riktinjer för sociaa medier Biagor ti sociaa medier Biaga 1 Aktivitetspan Biaga 2 Förhåningssätt i sociaa medier /< r 7

Pu 38 Riktinjer för sociaa medier Biaga 1 Aktivitetspan sociaa medier Fy i en aktivitetspan för varje konto som du ansvarar för att administrera i sociaa medier. För omvärdsbevakning behövs ingen aktivitetspan. 1. Skriv viket sociat medium det gäer: (exempe: Facebook, Twitter, Youtube) 2. Skriv webbadressen: (exemp e www.faceb o o k. co m / ediga- jo b bto reb o da) 3. Viken verksamhet ska finnas i det sociaa mediet? Skriv förvatning, enhet/avdening. (exempe: Kommunedningskontoret Personaenheten) 4. Beskriv syftet med och mågruppen för detagandeti det sociaa mediet? (exempe: Sprida information ti förädrar om aktiviteter på Fami5ecentraen) 5. Vika ska administrera kontot? (exempe: Administratör 1: Namn och efternamn, e-post och teefonnummer). Minst två administratörer behövs för aa konton. Inoggningsuppgifter sparas på en centrat gemensam agringspats samt deges kommunens informationsansvarig. Administratör 2: Administ'ratör 2: Administratör 3:,,;ö kth I/') 8

Pu!i38 Riktinjer för sociaa medier 6. Vem /vika ska stå för den dagiga driften, göra inägg och besvara frågor? (namn, efternamn, e-post och teefonnummer) 7. Hur ofta och under vika tider behöver kontot bevakas och uppdateras? (exempe: Vi räknar med att uppdatera innehået minst 2 gånger i veckan. Vi kommer att kontroera konton varje vardag och söndagar så att kommentarer eer bider som strider mot kommunens riktinjer tas bort inom 48 timmar) a8'.? 'B'eräMna'ä?ar b'ets'ttad'??ffiu'r" ;å; g'a?ti'm'm ;r'/v'e c k'a?fö ;?att?ffi'kö'ta kontot? Godkännande Jag godkänner detta uppdrag: Administratör 1: Datum: Underskrift: Namnförtydigande: Administratör 2: Datum: Underskrift Namnförtydigande: Jag godkänner denna akttvitet Verksamhetsansvarig chef: Datum: Underskrift: Namnförtydigande: En kopia ämnas ti informatäonsansvarig. F,-, 9

Qm[Z Riktinjer för sociaa medier PuG38 Biaga 2 Förhåningssätt Sociaa medier Origina käa: "The American Air Force and how they response to bogs" Ja Du har upptäckt en kommentar om Töreboda kommun i en socia mediekana. Känns kommentaren positiv? Nej Förstärk kommentaren Kommentaren är positiv och baserad på rätt fakta. Du kan kommentera och håa med om vad som skrivits eer ägga ti ytterigare en positiv kommentar. Negativ? Är syftet med kommentaren att baktaa (grov missvisande information om kommunen/en anstäd? Ob5ervera Observera Observera och fö5 utveckingen/ diskussionen under en tid för att se om det skrivs ytterigare intressanta kommentarer. Dea Var öppen och sprid vidare informationen i oika reevanta kanaer. a Nej Skämtsam? Är syftet med kommentaren att skämta om kommunen/ en anstäd? r? P Ja u 7 Om kommunen äger kanaen: Ta bort kommentaren Om kommunen inte äger kanaen: Observera men besvara inte. Kontakta informationsansvarig för tips och råd. Fakta fe? Innehåer kommentaren M ::.;:y:-,,-, Besvara med korrekt fakta fakta fe? som en kommentar ti fakta feet. r Käor Var generös med dina referenser, änkar, v!deos, bider etc. Hur man svarar på rätt dka Bjud på d}g sjäv [ntroducera dig sjäv och berätta att du representerar Töreboda kommun. 6 Missnöjd medborgare/brukare? Grundar sig kommentaren på en dåig uopevese? h7 n- Tänk först Ta god t'id,på dig och ftindera p'å vad du N ska skrwa. i Var dig sjäv Var adrig otrevig, undvik inte'rn.a o'rd och förkortningar. Svara ändå? Har kommentaren skrivii:s av en person med hög media påverkan? D TO