0(57) Version Datum Dnr Avdelning 3.0 2017-06-02 10362-2017/1211 Arbetsprocesser Löneadministration med stöd av lönesystemet
Innehållsförteckning Översiktsbild samtliga processer... 4 1. Hantera person- och anställningsuppgifter relaterat till lön... 5 1.1 Nyanställning... 5 1.2 Ändring av anställning... 6 1.3 Omföring och konteringsändring Webb... 8 1.4 Ändring av samordningsnummer till personnummer... 9 1.5 Ny/ändrad bilförmån... 10 1.6 Övriga förmåner... 11 1.7 Löneväxling... 12 1.8 Särskilt högriskskydd... 14 1.9 Rekvirera arbetsgivarstöd... 15 1.10 Skatt och jämkning... 16 1.11 Intyg... 17 1.12 Avslut av anställning... 18 1.12.1 Avslut av anställning... 19 1.12.2 Avslut av anställning sjukersättning heltid... 20 1.13 Slutlön... 21 1.14 Delpension... 22 1.15 Bisyssla... 23 2. Rapportera löneunderlag... 25 2.1 Timlön och ersättningar... 27 2.2 Arvoden... 27 2.3 Utmätning... 29 2.4 Sjukfrånvaro... 30 2.4.1 Sjukfrånvaro... 30 2.4.2 Sjukfrånvaro, övrig... 32 2.5 Sjuk byte mot annan frånvaro... 33 2.6 Sjuk- och aktivitetsersättning, partiell... 35 2.7 Ledighet... 36 2.8 Resor och utlägg... 38 2.8.1 Resor och utlägg Webb... 38 1/57
2.8.2 Resor och utlägg, manuell hantering... 39 2.8.3 Reseförskott Webb... 40 2.8.4 Reseorder Webb... 41 3. Lönebearbetning... 43 3.1 Lönekörning... 43 3.2 Extra utbetalning... 53 3.3 Utbetalningar ekonomisystemet... 54 3.4 Återkrav av för mycket erhållen lön... 55 2/57
Versionshantering Version Beskrivning Datum Upprättad av 0.85 Första version skapad 2015-04-24 Cecilia Löfquist 0.9 Uppdaterad version 2015-07-10 Mona Sandström Marie Wikström 0.95 Uppdaterad version 2015-09-03 Mona Sandström 1.0 Beslutad version 2015-09-10 Mona Sandström 2.0 Förändring av process 2.4 samt komplettering av process 3.1b 2016-01-05 Marie Wikström Mona Sandström 3.0 Beslutad version 2017-06-02 Malin Holmström Marie Wikström Beskrivning av använda begrepp i denna dokumentation Klientdelen av lönesystemet där i första hand lönekonsult och systemadministratörer arbetar benämns. Den webbaserade delen av lönesystemet där medarbetare och attestansvariga registrerar och attesterar uppgifter benämns Webb. Kundmyndighet benämns i detta dokument. Statens servicecenter benämns i detta dokument. När det står en * vid siffran i ett processteg (5*) innebär det att i detta steg utför lönesystemet automatiska kontroller. Tryck på * för att komma till den underrubrik där dessa kontroller beskrivs. Internkontroller sker enligt :s internkontrollplan. Internkontrollplanen syftar till att följa upp ett antal utvalda viktiga genomförda kontrollåtgärder. Kontrollåtgärderna hanterar och motverkar risker för fel i arbetsprocesserna. 3/57
Översiktsbild samtliga processer 4/57
1. Hantera person- och anställningsuppgifter relaterat till lön 1.1 Nyanställning Följande typer av anställningar hanteras inom denna process. Undantaget är arvodister där personuppgifter erhålls i samband med löneunderlaget. Nyanställning, månads- och timanställda (även provanställning) Nyanställning, tidsbegränsad anställning Chefsavtal Nyanställning med arbetsgivarstöd från AF Nyanställning, URA-avtal Nyanställning av medarbetare med beslut om sink-skatt Vid nyanställning av medarbetare med beslut om särskild inkomstskatt för utomlandsbosatta (Sink) ska TINnummer och arbetsland anges på anställningsbeviset/beslutet. Grafisk beskrivning av processen Nyanställning Beskrivning av aktiviteter i processen Nyanställning Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Anställa medarbetare 5/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 2 Skicka underlag Anställningsbeslut/ avtal skickas till Kundwebb Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad 3 Registrera uppgifter Person- och anställningsuppgifter enligt anställningsbeslut 4 Gör provlön Görs för att säkerställa att korrekta uppgifter registrerats 5 Skicka A-skattsedel Vid utebliven skattsedel används skattetabell 33:1 + 10 % för månadsanställda. Skatt 30% registreras för timanställda om inget annat anges 6 Registrera skatteuppgifter 7 Registrera uppgift om närmast anhörig 8 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning Kundwebb Webb Kan även gälla uppgift om jämkning eller blankett för skolungdom. A-skattsedel ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden. 1.2 Ändring av anställning Följande typer av ändring av anställning hanteras inom denna process. Ändring av uppgifter där nytt anställningsbeslut krävs (t.ex. ändrad lön, omfattning, omplacering, anställningsform) Ändring av uppgifter där nytt anställningsavtal inte krävs (t.ex. adress, namn) Ändring av kodsträng eller fördelning av lön mellan olika enheter (kan även ändras formulär) Nytt/ändrat lönetillägg Anställning fortsätter efter pensionsavgång, månadsavlönad Anställning fortsätter efter pensionsavgång, timavlönad Förlängning av tidsbegränsad anställning Anställd som får utlandsreseavtal (URA) 6/57
Grafisk beskrivning av processen Ändring av anställning, manuell hantering Beskrivning av aktiviteter i processen Ändring av anställning, manuell hantering Nr Aktivitet Beskrivning Ansvarig Registreras 1 Beslut om ändring i Kan gälla ändringar anställning som t.ex. ändrad lön, kontering, eller tjänstebenämning 2 Ändra uppgifter T.ex. namn, adress, telefonnummer, närmast anhörig 3 Skicka underlag Nytt anställningsbeslut eller underlag för ändring skickas till 4 Registrera underlag Webb Kundwebb Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad 7/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvarig Registreras 5 Gör provlön Görs för att säkerställa att ändringarna ger önskat resultat 6 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning. Vid retroaktiv lönehändelse hämtar den kontering som gällde när till exempel löneändringen trädde i kraft om inte särskild åtgärd vidtagits av Systemadministratör 1.3 Omföring och konteringsändring Webb Grafisk beskrivning av processen Omföring och konteringsändring, Webb Beskrivning av aktiviteter i processen Omföring och konteringsändring, Webb Nr Aktivitet Beskrivning Ansvarig Registreras 1 Ändring av anställningens kontering Anställningens kontering kan ändra framåt i tiden och omföras inom året Webb 8/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvarig Registreras 2 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning 1.4 Ändring av samordningsnummer till personnummer Samordningsnummer är ett nummer som används av svenska myndigheter som identitet på personer som inte är folkbokförda i Sverige. När medarbetaren bosätter sig i Sverige tilldelas de personnummer. Beslut om ändring av samordningsnummer till personnummer tas av Skatteverket. Grafisk beskrivning av processen ändring av samordningsnummer till personnummer Beskrivning av aktiviteter i processen ändring av samordningsnummer till personnummer Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Tar emot beslut om personnummer 2 Skicka beslut Skicka Kundwebb Skatteverkets beslut om personnummer till 3 Registrera ändring av personnummer 9/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 4 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning 1.5 Ny/ändrad bilförmån Grafisk beskrivning av processen Ny/ändrad bilförmån Beskrivning av aktiviteter i processen Ny/ändrad bilförmån Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Inköp av förmånsbil 2 Skicka uppgifter om Skickas till Kundwebb Attesterat och korrekt inköpt bil underlag ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden 3 Beräkna och registrera Beräkna förmånsvärde samt netto-/bruttolöneavdrag och registrera bilkod Beräkning av en bils förmånsvärde bilmärket eller modellkoden som finns i Skatteverkets nybilsprislistor 10/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 4 Registrera i Alla bilresor körjournal registreras i körjournal 5 har uppnått 3000 körda mil 6 Beräkna nytt förmånsvärde och registrera 7 Årlig omräkning av förmånsvärde Meddela om medarbetare har uppnått 3000 körda mil Beräkning görs manuellt Beräkning görs manuellt 8 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning Kundwebb Beräkning av en bils förmånsvärde bilmärket eller modellkoden som finns i Skatteverkets nybilsprislistor 1.6 Övriga förmåner Exempel på förekommande förmåner är fri bostad, årskort på tåg eller flyg, tidningsprenumeration, medlemsavgifter och bredband. Här avses både fasta förmåner och förmåner som bara förekommer vid ett tillfälle. Kostförmån i samband med utlägg eller reseräkning hanteras inom delprocessen Resor och utlägg. Grafisk beskrivning av processen Övriga förmåner 11/57
Beskrivning av aktiviteter i processen Övriga förmåner Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Beslut om förmån 2 Skicka underlag Skickas till Kundwebb Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden 3 Beräkna förmånsvärde och registrera 4 Eventuell årlig omräkning av förmånsvärde 5 Registrera nytt förmånsvärde Meddela om eventuell årlig omräkning 6 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning. Kundwebb 1.7 Löneväxling En medarbetare kan genom enskild överenskommelse göra t.ex. följande löneväxling: Avstå semesterdagar för högre lön Avstå lönehöjning för extra semesterdagar Avstå lönehöjning för avsättning till PA16 Extra Valbar Avstå övertid/beredskap med mera, för avsättning till PA16 Extra Valbar Avstå semesterdagar för extra avsättning till PA16 Extra Valbar Semesterdagar för extra avsättning till PA16 Extra Valbar (engångsinsättning av sparade semesterdagar) 12/57
Grafisk beskrivning av processen Löneväxling Beskrivning av aktiviteter i processen Löneväxling Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Enskild överenskommelse om löneväxling 2 Skicka underlag Överenskommelsen skickas till 3 Registrera uppgift samt omräkning vid eventuell ny lön 4 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning 5 Skapa och skicka fil Görs varje månad till SPV för medarbetare som har avsättning till, PA16 Extra Valbar Extern Evry Kundwebb 13/57
1.8 Särskilt högriskskydd Särskilt högriskskydd innebär att arbetsgivaren kan få ersättning för sjuklönekostnader för medarbetare som riskerar att ha långa sjukperioder (mer än 28 dagar) eller riskerar att vara sjuk mer än 10 tillfällen under 12 månader. n får inte något karensdagsavdrag vid särskilt högriskskydd. Ansökan om särskilt högriskskydd lämnar medarbetaren till Försäkringskassan som sedan fattar beslut i ärendet. Grafisk beskrivning av processen Särskilt högriskskydd Beskrivning av aktiviteter i processen Särskilt högriskskydd Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Beslut om särskilt högriskskydd Extern Försäkringskassan 2 Skicka underlag Skickas till / Chef 3 Registrera underlag 4 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning Kundwebb 14/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 5 Ansök om ersättning Görs på för kostnader Försäkringskassans avseende särskild blankett. högriskskydd Meddela 6 Utbetala ersättning Extern Försäkringskassan 7 Mottar och bokför ersättning / Ekonomi 8 Inbetalning bokförd / Ekonomi Rekvirering sker minst två gånger per år För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi 1.9 Rekvirera arbetsgivarstöd Arbetsgivare som anställer eller på annat sätt tar emot arbetssökande från Arbetsförmedlingen kan få ekonomiskt stöd. Ersättning begärs efter varje arbetsmånad av behörig person och betalas ut månadsvis i efterskott. Grafisk beskrivning av processen Rekvirera arbetsgivarstöd 15/57
Beskrivning av aktiviteter i processen Rekvirera arbetsgivarstöd Nr Aktivitet Beskrivning Ansvarig Registreras 6 Inbetalning bokförd / Ekonomi Kundwebb 1 Beviljar ansökan om arbetsgivarstöd Extern Arbetsförmedlingen 2 Skicka beslut Beslut från Arbetsförmedlingen skickas till 3 Rekvirera arbetsgivarstöd 4 Utbetala ersättning Extern Arbetsförmedlingen 5 Mottar ersättning och / hämtar uppgifter på Ekonomi Arbetsförmedlingens webb Arbetsförmedlingens webb Detta görs en gång per månad För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi 1.10 Skatt och jämkning Om medarbetaren har ansökt om särskild beräkningsgrund s.k. stående jämkning av skatt hos Skatteverket skickas ett särskilt beslut till medarbetaren. Jämkning innebär att skatteavdrag ska göras antingen endast på viss del av inkomsten eller på inkomsten minskad eller ökad med visst belopp eller med viss procentandel av inkomsten. n kan Webb rapportera frivillig skatt, dvs. att arbetsgivaren ska göra ett högre skatteavdrag än enligt skattetabellen. För medarbetare med beslut om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (SINK) ska nytt beslut årligen skickas till. 16/57
Grafisk beskrivning av processen Skatt och jämkning Beskrivning av aktiviteter i processen Skatt och jämkning Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Beslut om jämkning Extern Skatteverket 2 Skicka beslut Skicka beslut från Skatteverket om jämkning/skattebefrielse 3 Registrera underlag 4 Registrera nytt/ändrat avdrag för frivillig skatt 5 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning Kundwebb Webb Uppgift ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden 1.11 Intyg Följande typer av intyg tas fram: Arbetsgivarintyg som ska lämnas till Försäkringskassan, A-kassan, Centrala studiestödsnämnden Anställnings- inkomst-, och frånvarointyg Intyg för medarbetare som omfattas av Trygghetsstiftelsen Förfrågan från Försäkringskassan om SGI eller frånvaro Övriga intyg 17/57
Grafisk beskrivning av processen Intyg Beskrivning av aktiviteter i processen Intyg Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 begär Kundwebb intyg 2 Skriv intyg Vissa uppgifter kan Arbetsgivarintyg finns i behöva kompletteras manuellt i intyget 3 Skicka intyg Arbetsgivarintyg vid avslut av anställning skickas efter sista anställningsdag 4 tar emot intyg 1.12 Avslut av anställning Följande typer av avslut av anställning hanteras inom denna process.. Provanställning avbryts Tidsbegränsad anställning, avslut Egen uppsägning, avslut Pensionsavgång 61-64 år (förtida uttag) Pensionsavgång från 65 år Anställning upphör vid 67 års ålder Avslut av anställning på grund av dödsfall Uppsägning på grund av personliga skäl Uppsägning på grund av arbetsbrist 18/57
1.12.1 Avslut av anställning Grafisk beskrivning av processen Avslut av anställning Beskrivning av aktiviteter i processen Avslut av anställning Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 säger upp sig/blir uppsagd/avlider / 2 Skicka underlag Skickas till Kundwebb 3 Registrera underlag 4 Ta bort eventuella behörigheter 5 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning. Systemadministratör Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden Slutlön utbetalas månaden efter anställningens upphörande För användare som är attestant eller handläggare 19/57
1.12.2 Avslut av anställning sjukersättning heltid Vid sjukersättning på heltid lämnar besked om att anställningen upphör. n har rätt att överklaga Försäkringskassans beslut om sjukersättning inom två månader från mottagande av beslutet. Slutlön utbetalas först när överklagandetiden har passerats och besked om att anställningen upphör har inkommit till. Grafisk beskrivning avslut av anställning sjukersättning heltid Beskrivning av aktiviteter i processen Sjukersättning heltid, avslut av anställning Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Beslut om Beslut fattas av sjukersättning heltid Försäkringskassan 2 Skicka beslut Lämna beslut om sjukersättning på heltid 3 Skicka beslut samt Skickas till Kundwebb besked att anställning upphör med anledning av hel sjukersättning 4 Avslut av anställning Se beskrivning under process 1.11. 20/57
1.13 Slutlön Slutlön utbetalas månaden efter anställningens upphörande. Ärenden i Webb ska vara attesterade av chef innan slutlön utbetalas. Grafisk beskrivning Slutlön Beskrivning av aktiviteter i processen Slutlön Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Rapport anställning har upphört Avser medarbetare som slutat föregående månad och ska få slutlön utbetalad 2 Attestera Kontakta chef Kundwebb och informera att attest saknas 3 Registrera Registrera lönearter för slutlön 4 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning Webb 21/57
1.14 Delpension En medarbetare kan tidigast få delpension från 61 år och som längst till han/hon fyller 65 år. När en medarbetare får delpension innebär det att medarbetaren går ner i arbetstid. Som mest kan medarbetaren få delpension med 50%. Grafisk beskrivning av processen Delpension Beskrivning av aktiviteter i processen Delpension Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Myndigheten beslutar om delpension 2 Skicka beslut Skickas till SPV 3 Återsänd förifylld Extern SPV ansökan 4 Skicka beslut om delpension samt uppgift om arbetstidens förläggning 5 Registrera ledighet pga delpension samt ändra arbetstidsschema 6 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning Kundwebb 22/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 7 Begär uträkning av Kundwebb inkomstbortfall 8 Räkna ut Gäller pensionsgrundande- inkomstbortfall lönetillägg 9 Skicka uppgift om inkomstbortfall 10 Komplettera den förifyllda ansökan från SPV med inkomstbortfall Skicka ansökan till SPV 11 Mottar ansökan SPV Kundwebb Skickas till som skickar uppgift vidare till SPV 1.15 Bisyssla Grafisk beskrivning av processen Bisyssla 23/57
Beskrivning av aktiviteter i processen Bisyssla Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Rapportera Bisyssla 2 Attestera Skicka tillbaka till medarbetare för korrigering eller godkänn/avslå 3 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning Webb Webb 24/57
2. Rapportera löneunderlag Maskinella kontroller vid rapportering av löneunderlag i innehåller ett antal inbyggda kontrollfunktioner som varnar vid registrering av lönehändelser både i Webb för medarbetare, källrapportörer och attestanter samt klient där lönekonsulter arbetar. Dessa kontroller finns beskrivna i användarhandledning del 1 under respektive ärendetyp. Nedan följer en beskrivning av de kontroller som utförs vid registrering. Frånvaro Kontroll av omfattning sker vid registrering av frånvaro som totalt överstiger 100 %. Lönesystemet ger en varning till den som registrerar lönehändelsen. Ärendet kan inte avslutas innan korrigering utförts. Lönesystemet varnar när registrering av frånvaro görs avseende exempelvis semester om det redan finns ett ärende för personen som är avslutat och det nya ärendet har samma datumintervall. Semester och kompledighet Det finns ackumulatorkontroller som varnar när en medarbetare ansöker om fler ledighetsdagar/timmar än ackumulatorn innehåller. Till exempel vid registrering i Webb av fler semesterdagar än medarbetaren har så ges en uppmaning att välja annan typ av ledighet för de överskjutande dagarna. Årets betalda semesterdagar uppdateras löpande i lönesystemet om frånvaro som påverkar antalet betalda semesterdagar registreras. Det gäller även i det fall avvikande semesterrätt registreras under semesteråret. Vid registrering av semester sker kontroll att medarbetaren har minst en semestergrundande anställning under den period som semestern avser. Ersättningar Det går inte att avsluta ärenden som registreras framåt i tiden. Lönesystemet ger en varning i detta läge. Detta gäller arvoden. Lönesystemet varnar när registrering av exempelvis arvode eller utlägg om det redan finns ett ärende för personen som är avslutat och det nya ärendet har samma datumintervall. Resor och utlägg Lönesystemet kontrollerar mot ett totalbelopp vid till exempel registrering av utlägg för friskvårdsbidrag. Kontrollen om totalbelopp för friskvårdsbidrag uppnåtts görs vid inrapportering. En varning ges till både medarbetare och attestant men ärendet går ändå att skicka och attestera. Beloppet justeras i lönekörningen till totalbeloppet och en varning skrivs på kontrollistan till lönekonsulten. Undantaget är när en medarbetare registrerar två delbelopp som tillsammans överstiger totalbeloppet. I detta fall ges enbart en varning på kontrollistan i lönekörningen för åtgärd av lönekonsult. Vid registrering av sjukvårdsersättning ges en varning till både chef och medarbetare om högre belopp än tillåtet gränsvärde enligt kollektivavtal anges. Signal ges även på kontrollista till lönekonsult och lönesystemet betalar bara ut ersättning upp till gränsvärdet. Traktamenten och resetillägg räknas fram med automatik av lönesystemet utifrån definierade regler och värden. Det går inte att avsluta ärenden som registreras framåt i tiden. Lönesystemet ger en varning i detta läge. Det gäller resor, utlägg och arvoden. 25/57
Kontering Vid registrering av felaktig kontering eller när kontering saknas ger lönesystemet en varning och komplettering måste göras innan lönehändelsen kan avslutas. Korrigering Om lönehändelsen avser en korrigering kontrolleras att korrigeringspostens belopp eller antal inte är större än den ursprungliga transaktionen som korrigeringen avser. Övrigt Vid registrering av lönehändelser görs också en kontroll att angivna datum är riktiga datum samt att de ligger inom personens anställningstid. Kontroller görs för att se om lönestyrande anställningsuppgifter exempelvis omfattning eller kontering har förändrats under den inrapporterade perioden. I de fall lönesystemet inte kan hantera förändringen uppmanas användaren att dela upp lönehändelsen i flera inrapporteringsrader. Lönesystemet innehåller en flaggfunktion i form av rapporter vilken underlättar för vid bevakning av exempelvis längre ledigheter som går ut. Dessa rapporter skickas med automatik ut epost till utsedda personer på. 26/57
2.1 Timlön och ersättningar Exempel på ersättningar är övertid, beredskap, jour, kvälls-, natt- eller helgersättning. Grafisk beskrivning av processen Timlön och ersättningar Beskrivning av aktiviteter i processen Timlön och ersättningar Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1* Registrera timmar och/eller ersättningar Registrera även avvikande kontering vid behov 2 Attestera Skicka tillbaka till medarbetare för korrigering eller godkänn/avslå 3 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning Webb Webb Automatisk kontroll sker om anställning är över 20 % och därmed pensionsgrundande 2.2 Arvoden Arvodister har inte tillgång till Webb. Manuella underlag registreras av eller av en källrapportör på Vid utbetalning av ersättningar till arvodister med beslut om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (SINK) ska TIN-nummer och arbetsland anges på underlaget. 27/57
Grafisk beskrivning av processen Arvoden Beskrivning av aktiviteter i processen Arvoden, manuell hantering Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Fyll i blankett för Arvodist arvode 2 Attestera Manuell attest av underlag 3 Skicka underlag Kundwebb Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad 4* Registrera underlag Registrera avvikande kontering vid behov 5 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning 28/57
2.3 Utmätning När Kronofogden har beslutat om utmätning av en medarbetares lön skickas beslut till / med belopp som ska utmätas och eventuellt ett förbehållsbelopp som medarbetaren får behålla av sin lön. Grafisk beskrivning av processen Utmätning Beskrivning av aktiviteter i processen Utmätning Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Beslut om utmätning Extern Kronofogden 2 Skicka beslut Skicka Kronofogdens beslut till Extern Kronofogden 3 Registrera utmätning och eventuellt förbehåll 4 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning 5 Rapportera belopp Rapportera Kronofogdens webb om avdraget/ej avdraget utmätningsbelopp KFM Webb 29/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 6 Skicka underlag Skicka underlag för utbetalning 7 Bokför och utbetala avdraget belopp 8 KFM erhåller avdraget belopp Redovisas och betalas till KFM / Ekonomi För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi 2.4 Sjukfrånvaro 2.4.1 Sjukfrånvaro Grafisk beskrivning av processen Sjukfrånvaro 30/57
Beskrivning av aktiviteter i processen Sjukfrånvaro Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Anmäl sjukfrånvaro 2 Rapportera första Webb Chef får information sjukdag om friskanmälan, förändring av sjukfrånvarons omfattning samt påminnelse om att inhämta läkarintyg 3 Lägg till bevakning vid avslut Tar emot sjukanmälan och lägg till bevakning vid avslut 4 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning 5 Friskanmälan Registrerar datum när man har återgått i arbete 6 Avsluta sjukärende 7 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning 8 Skicka läkarintyg From dag 8 i sjukperioden skickas kopia på läkarintyg till 9 Anmälan till Försäkringskassan From dag 15 i sjukperioden anmäler medarbetaren till FK Webb en måste göra detta innan medarbetaren kan friskanmäla sig Vid rullande sjukfrånvaro görs sjukavdrag tom dagen för lönekörning. Efter lönekörning rullar frånvaron till dess friskanmälan görs Chef får information om datum och omfattning From dag 15 i sjukperioden skickas original av läkarintyget skickas till Försäkringskassan. Inget läkarintyg skickas till. 31/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 10 Förändring av omfattning 11 Registrera förändring Vid förändring av ett pågående sjukärendes omfattning enligt läkarintyg eller enligt överenskommelse Kundwebb Ange namn, personnummer, fromtom datum samt omfattning Utbetalning av sjukpenningtillägg vid sjukpenning på normalnivå även efter dag 365 i sjukperioden Den som har en allvarlig sjukdom kan ansöka hos Försäkringskassan om att få behålla sjukpenning på normalnivå även efter 365 dagars sjukdom. Enligt Villkorsavtalet ska medarbetare vilka erhållit ett sådant beslut och som har lön över basbeloppstaket få sjukpenningtillägg utbetalat baserat på sjukpenning på normalnivå istället för fortsättningsnivå. Vid beslut om sjukpenning på normalnivå från dag 366 från Försäkringskassan ska medarbetaren skicka kopia av beslutet till. Därefter registrerar uppgift i lönesystemet om att sjukpenningtillägg ska utbetalas baserat på normalnivå. 2.4.2 Sjukfrånvaro, övrig Följande typer av sjukfrånvaro hanteras inom denna process Förebyggande sjukpenning Rehabiliteringspenning Sjukfrånvaro under föräldraledighet 32/57
Grafisk beskrivning av processen Sjukfrånvaro övrig Beskrivning av aktiviteter i processen Sjukfrånvaro, övrig Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Beslut från Försäkringskassan 2 Skicka beslut Beslut från Försäkringskassan skickas till. Föräldralediga som är sjuk skickar utbetalningsavin från Försäkringskassan som visar utbetald sjuklön 3 Registrera sjukfrånvaro 4 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning Kundwebb 2.5 Sjuk byte mot annan frånvaro Om har ett lokaltavtal om att medarbetaren kan byta sjukfrånvaro mot annan frånvaro, t.ex. flexledighet, semester och kompledighet, finns formuläret tillgängligt i Webb 33/57
Grafisk beskrivning av processen Sjuk byte mot annan frånvaro Beskrivning av aktiviteter i processen Sjuk byte mot annan frånvaro Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Anmäl sjukfrånvaro 2 Rapportera första Webb Chef får information sjukdag om friskanmälan, förändring av sjukfrånvarons omfattning samt påminnelse om att inhämta läkarintyg 3 Lägg till bevakning vid avslut 4 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning 5 Återkomst till arbetet 6 Ta bort sjukanmälan och registrera sjuk byte annan frånvaro Webb en måste göra detta innan medarbetaren kan friskanmäla sig 34/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 7 Attestera Skicka tillbaka till Webb medarbetare för korrigering eller godkänn/avslå 8 Avslutar ärendet 9 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning 2.6 Sjuk- och aktivitetsersättning, partiell som är under 30 år och har varit sjukskrivna minst ett år kan ansöka om aktivitetsersättning. Försäkringskassan beslutar om och betalar ut ersättningen. som har en stadigvarande sjukdom och är mellan 30-64 år kan ansöka om sjukersättning. Försäkringskassan beslutar om och betalar ut ersättningen. Grafisk beskrivning av processen Sjuk och aktivitetsersättning, partiell 35/57
Beskrivning av aktiviteter i processen Sjuk- och aktivitetsersättning, partiell Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Beslut om partiell Extern sjuk- eller aktivitetsersättninkassan Försäkrings- 2 Skicka beslut Skickas till 3 Skicka beslut samt Skickas till Kundwebb uppgift om arbetstidens förläggning 4* Registrera sjuk-eller aktivitetsersättning samt ändra arbetstidsschema 5 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning 2.7 Ledighet Bland annat följande ledigheter hanteras inom denna process: Semester Flexledighet Examen eller tentamen Flyttledighet Föräldraledighet Enskild angelägenhet Offentligt uppdrag Släktangelägenhet Studieledighet TFP Vård av sjukt barn TFP Barns födelse Tjänstledighet annan anställning Fackligt förtroendemannauppdrag Närståendevård Kontaktdagar Utlandsanställning heltid, statlig Vissa typer av ledigheter registreras utifrån manuellt underlag/blankett av tex tjänstebefrielse, tjänstgöring inom totalförsvaret, ogiltig frånvaro. 36/57
Grafisk beskrivning av processen Ledighet Beskrivning av aktiviteter i processen Ledighet Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1* Rapportera ledighet 2 Attestera Skicka tillbaka till medarbetare för korrigering eller godkänn/avslå 3 Registrera schema Registrera schema vid partiell ledighet 4 Uttag av föräldrapenning på sjukpenningnivå 5 Skicka utbetalningsbesked från Försäkringskassan 6 Registrera föräldrapenningtillägg Skicka utbetalningsbesked från Försäkringskassan som visar utbetald föräldrapenning 7 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning Webb Webb Kundwebb Vid partiell ledighet anges ledighetens förläggning Föräldrapenningtillägg utbetalas för de dagar föräldrapenning utbetalas på sjukpenningnivå 37/57
2.8 Resor och utlägg Följande ersättningar och utlägg kan hanteras inom denna process: Resor, inrikes och utrikes traktamenten och förrättningstillägg Restidsersättning Bilersättning Utlägg t.ex. taxi, tåg, kaffebröd Friskvårdsersättning Läkemedelsersättning Sjukvårdsersättning Representation Denna delprocess består av två underprocesser. Det som skiljer dem åt är hur inrapportering går till. Manuell registrering utförs i undantagsfall av. 2.8.1 Resor och utlägg Webb Grafisk beskrivning av processen Resor och utlägg Webb Beskrivning av aktiviteter i processen Resor och utlägg Webb Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1* Rapportera resa Webb och/eller utlägg 2 Skicka underlag och Enligt :s originalkvitton interna rutiner 38/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 3 Attestera Skicka tillbaka till Webb medarbetare för korrigering eller godkänn/avslå 4 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning. 2.8.2 Resor och utlägg, manuell hantering Grafisk beskrivning av processen Resor och utlägg, manuell hantering Beskrivning av aktiviteter i processen Resor och utlägg, manuell hantering Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Fyll i blankett för reseräkning 2 Attestera Manuell attest Återsänd till medarbetare för korrigering eller godkänn för attest 39/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 3 Skicka underlag Skicka attesterad reseräkning/ utläggsräkning och eventuella originalkvitton till 4* Registrera underlag 5 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad 2.8.3 Reseförskott Webb Formuläret används vid utbetalning av reseförskott för att täcka de kostnader som uppstår i samband med tjänsteresan. Utbetalning av reseförskott sker vid s lönekörningsdatum, enligt tidplan. Efter tjänsteresans avslut ska reseförskottet regleras mot reseräkning. Grafisk beskrivning av processen Reseförskott Webb Beskrivning av aktiviteter i processen Reseförskott Webb Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Registrera Påbörja ett Webb reseförskott reseärende 40/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 2 Attestera Webb 3 Extra lönekörning Extra utbetalningar utförs enligt tidplan den 7:e och 25:e i varje månad 4 Slutför påbörjat reseärende 5 Resor utlägg Webb Finns beskriven under delprocess 2 Resor och Utlägg 6 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning 2.8.4 Reseorder Webb Formuläret reseorder finns i Webb för de som har beslutat att tjänsteresor ska vara godkända före resan av närmaste chef. Grafisk beskrivning av processen Reseorder Webb 41/57
Beskrivning av aktiviteter i processen Reseorder webb Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Registrera reseorder Webb 2 Attestera Skicka tillbaka till medarbetare för korrigering eller godkänn/avslå 3 Avslutad tjänsteresa 4 Slutför påbörjat reseärende 5 Resor utlägg Webb Finns beskriven under delprocess 2 Resor och Utlägg 6 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning Webb Webb 42/57
3. Lönebearbetning 3.1 Lönekörning Varje månads lönekörning regleras av en tidplan framtagen av för respektive månad, baserad på utbetalningsdagar enligt Villkorsavtalet. Maskinella kontroller i vid lönekörning Vid varje lönekörning skapas en kontrollista där eventuella felaktigheter framgår. Inför varje lönekörning kontrolleras listan som en förebyggande kontrollpunkt i beslutad IK-plan. Signal ges på kontrollista vid exempelvis: Max belopp överskridet - För höga belopp på specifika lönearter där denna kontroll aktiverats Anställningens omfattning är mer än 100 % Bruttolön och Nettolön över registrerat gränsvärde med negativ lön Ej verkställt avdrag avdrag för intresseavdrag har inte kunnat göras Felaktig kontering när anställningskontering inte överensstämmer med :s kodplan Värdet överskrider giltigt intervall tex när en medarbetare registrerat ett större belopp i friskvårdsersättning än enligt :s friskvårdsavtal Grafisk beskrivning av processen Lönekörning 43/57
Beskrivning av aktiviteter i processen Lönekörning Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Attestera Attestera löneunderlag från Webb Se beskrivning under huvudprocess 2 Rapportera löneunderlag 2 Manuellt registrera underlag Se beskrivning under huvudprocess 2 Rapportera löneunderlag 3 Löneberäkning Löneberäkning görs varje natt Extern Evry webb Kompletta och attesterade underlag ska ha inkommit senast 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad 44/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 4* Kontrollera/åtgärda En kontrollista skapas eventuella i samband med felaktigheter i löneberäkningen varje kontrollista natt Vid eventuella oklarheter kontaktas utsedd kontaktperson hos 5 Kontrollera/åtgärda enligt Checklista Gör slutlön månaden efter att medarbetare har slutat Kontrollera samt hantera ärenden för bevakning Avsluta öppna ärenden (ej rullande sjukärenden) i Klient 6 Lönekörning Görs enligt tidplan Extern Evry 7 Månadsomställning Görs direkt efter lönekörning enligt tidplan 8* Kontrollera/åtgärda eventuella felaktigheter i kontrollista En kontrollista skapas i samband med den slutliga lönekörningen Detta är även en förebyggande kontroll vilken utförs enligt beslutad IK-plan Vid eventuella oklarheter kontakta utsedd kontaktperson hos en följer :s beslutade checklista inför och efter lönekörning Extern Evry Ny löneperiod öppnas Eventuella felaktigheter rättas i den nya löneperioden Detta är även en förebyggande kontroll vilken utförs enligt beslutad IK-plan 45/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 9 Åtgärda enligt Hantera medarbetare Checklista med negativ lön 10 Kontrollera resultat av lönekörningen Registrera utmätning Kronofogdens webb Ansök om ersättning hos Försäkringskassan för kostnader avseende högriskskydd Rekvirera arbetsgivarstöd Arbetsförmedlingens webb Rapporten Lönekostnadsspecifikation tas fram Webb Webb Eventuellt behov av korrigering meddelas Kundwebb 11 Stäm av nettolön Extern Evry Skulle differens uppstå felsöker Evry och kontaktar vid behov Systemadministratör 12 Leverans av filer till: - Respektive bank - SPV - SCB - AGV 13 Leverans av bokföringsfil Vilka rapporter som skickas till SCB och AGV framgår av rapportförteckning nedan Levereras till :s centrala katalog för integrationer 14 Läs in bokföringsfil / Ekonomi ansvarar för kontroll av bokföringsfil samt rättning av eventuella fel i ekonomisystemet Extern Evry Extern Evry / Ekonomi För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi 46/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 15 Leverera statistik till Gäller Kortperiodisk SCB sysselsättningsstatistik (KSO) Tas fram Webb Rapportgenerator 16 Kontrollera bankfil mot avstämningsunderlag 17 Godkänna och underteckna Avstämningsunderlag/Särskild lönehantering 18 Kontrollera bankfil mot avstämningsunderlag 19 Eventuellt stoppa löneutbetalning Skriv ut och signera Avstämningsunderlag/ Särskild lönehantering Sista datum för att stoppa löneutbetalningen är olika datum beroende på bank 20 Bemyndiga bankfil Enligt tidplan. Bemyndigas av två utsedda personer i förening Enhetschef Respektive bank 21 Bemyndiga bankfil Enligt tidplan Respektive bank 22 Lönen utbetalas Respektive bank Utförs i de fall bemyndigar bankfil för Utförs i de fall bemyndigar bankfil för I de fall bemyndigar bankfil Görs på uppmaning av eller av Utförs enligt beslutad IK-plan i de fall bemyndigar bankfil I de fall bemyndigar bankfil 47/57
Statistik som ingår i leveransen av lönetjänsten Rapport SCB statistik KSO Tas fram / skickas Webb Rapportgenerator Tas fram av Innehåll er Kortperiodisk sysselsättningsstatistik statlig sektor (KSO) Skickas av till SCB SCB statistik Evry Konjunkturstatistik för sjuklöner (KSJU) Filer skickas från Evry till SCB/ AGV Strukturlönestatistik för statlig sektor Löne- och anställningsstatistik levereras i mars och september varje år till SCB/AGV Pensionsuppgifter till SPV Evry PA16 Filer skickas varje månad till SPV Årsvis Evry PA-74 Fil levereras varje år pensionsuppgift till SPV PA-91 i december till SPV Evry Levereras till Arbetsgivarverket månadsvis eller årsvis enligt :s önskemål. 1 Statistik för årsredovisning Rapport Antal årsarbetskrafter Åldersfördelning, andel i % (under 35år och över 55 år) Personalomsättning (inkl. och exkl. Visstidsanställda) Tidsanvändningsstatistik Tas fram / skickas Tidsanvändningsstatistik Tas fram av Innehåll er AGV Webb Levereras årligen till Arbetsgivarverket Klient Levereras av på beställning av Klient Levereras av på beställning av Andel män och kvinnor Klient Levereras av på beställning av 1 Inför första leverans av denna rapport måste vidarebefordra begäran från Arbetsgivarverket till som därefter beställer rapporten från Evry. 48/57
Rapport Medelålder på myndigheten Sjuktal aggregerat på organisationsnivå Tas fram / skickas Tas fram av Innehåll er Klient Levereras av på beställning av Webb- Nyckeltal Egen bearbetning krävs Standardrapporter som ingår till rollen HR_utdata Rapport Tas fram / skickas Tas fram av Innehåll er Webb Detaljer på medarbetarnivå för respektive löneperiod Webb Rapportgenerator Summering per konto per bokföringsmånad Semesterskuldlista Avdragslista Webb Rapportgenerator E-post från Evry och Webb Rapportgenerator Lönekostnadsspecifikation Bokföringsunderlag /Rapportgeneratorn /Rapportgenerator Avstämningsunderlag /Rapportgenerator Lönespecifikation Webb Rapporten visar uppgifter på personnivå samt totalt för myndigheten. Rapporten är en sammanställning som innehåller följande uppgifter: avgiftsunderlag för PA16 utbetalningsunderlag SPV underlag för arbetsgivaravgift underlag för avstämning av lön uppgift om nettolön i bankfil antal behandlade poster i lönekörningen Rapporten visar verkställda avdrag exempelvis intresseavdrag eller bilförmån För heltidsfrånvarande, timanställda och arvodister gäller :s avtal med respektive bank. 49/57
Rapport Personalredovisning Tas fram / skickas Webb/Rapportgenerator Personalredovisning Övriga information Tas fram av Innehåll er T.ex. Besta, avtal, anställningsform, förtroendearbetstid, arbetsställenummer Webb T.ex. ledigheter under viss period för en org.enhet Webb Person/Anställningsuppgift och Rapportgenerator Ytterligare rapporter kopplade till rollen och information om medarbetarnas anställning Standardrapporter som ingår till rollen Ekonomi_utdata Rapport Tas fram / skickas Tas fram av Innehåll er Webb Detaljer på medarbetarnivå för respektive löneperiod Webb Rapportgenerator Lönekostnadsspecifikation Bokföringsunderlag /Rapportgenerator Semesterskuldlista Avdragslista Webb Rapportgenerator E-post från Evry och Webb Rapportgenerator /Rapportgenerator Avstämningsunderlag /Rapportgenerator Rapporten visar uppgifter på personnivå samt totalt för myndigheten. Rapporten är en sammanställning som innehåller följande uppgifter: avgiftsunderlag för PA16 utbetalningsunderlag SPV underlag för arbetsgivaravgift underlag för avstämning av lön uppgift om nettolön i bankfil antal behandlade poster i lönekörningen Rapporten visar verkställda avdrag exempelvis intresseavdrag eller bilförmån. HR_utdata 50/57
Rapport Tas fram / skickas Lönespecifikation Webb Personalredovisning Webb/Rapportgenerator Personalredovisning Övriga information Tas fram av Innehåll er Tex Besta, avtal, anställningsform, förtroendearbetstid, arbetsställenummer Webb Tex ledigheter under viss period för en org.enhet Webb Person/Anställningsuppgift och Rapportgenerator Ytterligare rapporter kopplade till rollen och information om medarbetarnas anställning För heltidsfrånvarande, timanställda och arvodister gäller :s avtal med respektive bank Standardrapporter som ingår till rollen Attesterare Rapport Tas fram / skickas Tas fram av Innehåll er Webb Detaljer på medarbetarnivå för respektive löneperiod Lönekostnadsspecifikation Lönespecifikation Webb Personalredovisning Webb/Rapportgenerator Personalredovisning Övriga information Tex Besta, avtal, anställningsform, förtroendearbetstid, arbetsställenummer Webb Tex ledigheter under viss period för en org.enhet Webb Person/Anställningsuppgift Personalkort Bemanning Organisation För heltidsfrånvarande, timanställda och arvodister gäller :s avtal med respektive bank Frågebilder i Webb där urval kan göras 51/57
Bevakningslistor som ingår i leveransen av lönetjänsten Bevakningslistor skickas till attestant men kan även skickas till andra roller efter beställning till Rapport Bevakningslista slutar Provanställning upphör Bevakningslista Tjänstledighet upphör Bevakningslista Lönetillägg upphör Rapport Sjuktillfällen inom en 12 månaders period Tas fram / skickas Webb Rapportgenerator eller E-post från Webb Rapportgenerator eller E-post från Webb Rapportgenerator eller E-post från Webb Rapportgenerator eller E-post från Webb Rapportgenerator eller E-post från Tas fram av Innehåll er Rapport bifogad i E-post som visar de medbetare som slutar sin anställning. Rapporten visar provanställningar som upphör. Rapporten visar tjänstledigheter som upphör. Rapporten visar lönetillägg som upphör. Rapporten visar medarbetare med fler än fem sjuktillfällen under en 12-månadersperiod. Skickas till rollen attestant två månader innan anställningen upphör Skickas till rollen attestant två månader innan provanställningen upphör Skickas till rollen attestant och medarbetare en månad innan ledigheten upphör Skickas till rollen attestant en månad innan lönetillägg upphör Skickas till rollen attestant ca den 11:e varje månad Momsredovisning och Arbetsgivardeklaration tar Ekonomi fram för myndigheter som även har avtal om ekonomirelaterade tjänster men ingår inte i SLA för lönetjänsten och beskrivs därför inte här. 52/57
3.2 Extra utbetalning Extra utbetalningar utförs enligt tidplan den 7:e och 25:e i varje månad och görs i form av en extra lönekörning i där endast specifika lönearter tas med. Begäran om extra utbetalning ska inkomma till senast 2 arbetsdagar före den extra lönekörningen. Grafisk beskrivning av processen Extra utbetalning Beskrivning av aktiviteter i processen extra utbetalning Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Behov av extra utbetalning 2 Anledning till extra utbetalning? Utreder felaktigheten 3 Godkänn extra utbetalning bedömer om extra utbetalning ska göras Kundwebb Begärs av utsedd behörig person vid 4 Korrigera/registrera 5 Registrera extra utbetalning Hanteras parameterstyd löneart som ger utbetalning 6 Extra lönekörning Transaktioner från extra utbetalningar redovisas på bokföringsfil vid nästa ordinarie lönekörning Enligt Evry:s tidsplan 53/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 7 Korrigera/registrera Gäller när extra utbetalning inte godkänts av eller att medarbetaren återkopplat att utbetalning kan ske vid nästa löneutbetalning 8 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning Rättningen kommer med till nästa månads löneutbetalning 3.3 Utbetalningar ekonomisystemet Grafisk beskrivning av processen Utbetalningar ekonomisystemet Beskrivning av aktiviteter i processen Utbetalningar ekonomisystemet Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Beslut om utbetalning Ekonomisystemet 2 Skicka underlag/begäran om utbetalning Meddelar att utbetalning ska ske ekonomisystemet Kundwebb Begärs av utsedd behörig person vid 54/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 3 Registrera Ingen utbetalning 4 Skicka underlag Utbetalningsunderlag skickas till / Ekonomi 5 Utbetalning enligt underlag 6 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning / Ekonomi Ekonomisystem För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi 3.4 Återkrav av för mycket erhållen lön Om en medarbetare har erhållit för mycket lön informeras medarbetaren brev om den uppkomna skulden. Om möjlighet finns regleras skulden vid kommande utbetalningar. Om möjlighet inte finns att reglera skulden vid kommande utbetalningar skickar ett fakturaunderlag till alt Ekonomi som tar över administrationen av återkravet. 55/57
Grafisk beskrivning av processen Återkrav för mycket erhållen lön Beskrivning av aktiviteter i processen Återkrav av för mycket erhållen lön Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Löneskuld uppstår Specificeras på lönespecifikationen 2 Beräkna och eventuellt korrigera 3 Informera om skuld Informera om brev skulden kommer att regleras vid kommande utbetalningar eller om skulden kommer att faktureras 4 Löneskuld regleras kommande löneutbetalningar Sker med automatik i lönesystemet Görs månaden efter att skulden uppstått 56/57
Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 5 Upprätta och skicka Kontroll och fakturaunderlag beräkning av faktisk nettolöneskuld för återbetalning 6 Registrera skuld betald 7 Skriv faktura och ta över indrivningen Enligt mottaget fakturaunderlag / Ekonomi 8 Återkrav avslutat / Ekonomi 9 Avskriva skuld? tar ställning till om skuld ska avskrivas / Ekonomi 10 Återkoppla till att skuld är avskriven 11 Ändra bruttolön och skatt Om skuld inte ska avskrivas driver in skulden 12 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning. Ekonomisystem Kundwebb För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi Kontrolluppgift behöver rättas om skulden uppkommit under tidigare inkomstår 57/57