Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna december 2013 Alingsås kommun Löpande granskning 2013
Innehåll 1. Inledning...2 1.1. Bakgrund... 2 1.2. Syfte... 2 2. Iakttagelser och förslag till förbättringar...3 2.1. Bokslutsprocessen... 3 2.2. Löneprocessen inklusive pensioner... 4 2.3. Inköps- och utbetalningsprocessen... 4 2.4. Investeringsprocessen... 5 2.5. Exploateringsprocessen... 6 2.6. Körjournaler... 6 2.7. Bidrag... 7 2.8. Kontoanalys av förtroendekänsliga konton och verifikationsgranskning... 7 1
1. Inledning 1.1. Bakgrund Som ett led i årets revision har våra noteringar från granskning av intern kontroll under 2013 sammanställts. Rapporten omfattar samtliga förvaltningar. Sammanfattningsvis är det vår bedömning att det inom den interna kontrollen finns vissa områden där förbättringar kan ske. Vår granskning täcker endast områden och aspekter väsentliga för revisionen och är inte av sådan omfattning att den täcker in alla svagheter i rutiner och intern kontroll. Rapporten är skriven i avvikelseform, vilket innebär att det i första hand är de områden där vi har synpunkter eller har förslag till förbättringar som kommenteras. 1.2. Syfte Syftet med föreliggande rapport är att ge kommunens revisorer underlag för bedömningen av kommunens redovisning och interna kontroll. Vår granskning och bedömning av den interna kontrollen omfattar följande processer - Bokslutsprocessen - Löneprocessen, inklusive pensioner och arvoden - Inköpsprocessen - Investeringsprocessen (anläggningsrutinen) - Exploateringsprocessen Ovanstående granskning innebär i de flesta fall att vi följer en transaktion genom hela flödet, exempelvis från det att en intäkt eller kostnad genereras till dess att registrering sker i huvudboken och slutligen regleras likvidmässigt. Övrig granskning som genomförts är: - Uppföljning av föregående års noteringar - Registeranalys av löner - Kontoanalyser på väsentliga intäkt- och kostnadskonton samt förtroendekänsliga poster - Granskning av momsredovisning - Granskning av årets investeringar - Hantering av körjournaler 2
2. Iakttagelser och förslag till förbättringar 2.1. Bokslutsprocessen 2.1.1. Gjorda iakttagelser Kommunen har under året förbättrat och upprättat flertalet rutinbeskrivningar i samband med införandet av Kommunportalen. Däremot har ekonomiavdelningen haft hög personalomsättning de senaste åren varför vi vill lyfta fram vikten av att ha dokumenterade rutinbeskrivningar vad gäller befattningsbeskrivningar för att minska kunskapsglappet vid personalförändringar. Enligt lagen om kommunal redovisning kapitel 2 7 ska det i kommunen finnas upprättat en beskrivning över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad för att ge överblick över systemet och dess försystem. Denna dokumentation finns dock inte upprättad inom kommunen. Ovanstående är en punkt som kvarstår från föregående års granskning. I samband med upprättande av den sammanställda redovisningen i delårsbokslutet per 2013-08-31 kunde vi konstatera att kommunen inte erhöll tillräckligt med information för att kunna redovisa ett korrekt bokslut för kommunkoncernen. Vi har informerats om att kommunen för närvarande håller på att se över vilken information som skall begäras inför årsbokslutet. 2.1.2. Rekommendation Vi rekommenderar kommunen att ha dokumenterade rutinbeskrivningar av arbetsuppgifter och befattningsbeskrivningar för att minska kunskapsglapp vid personalomsättning. Vi rekommenderar även kommunen att påbörja arbetet med att upprätta ovan nämnda systembeskrivning. Vi rekommenderade kommunen föregående år att hitta metoder för att tillse och verifiera att verksamheterna och bolagen utför de analyser och bedömningar som de är ålagda att göra enligt ekonomihandboken. Det delegerade ansvaret fråntar inte kommunens ansvar att säkerställa efterlevnaden av centrala direktiv och riktlinjer. Ett förslag var då att för att tillse att verksamheterna tog sitt ansvar gällande efterlevnaden av ekonomihandboken så skulle kommunen upprätta en checklista med obligatoriska moment som ansvarig verksamhet skulle signera och rapportera till central ekonomi vid de större boksluten såsom årsbokslutet. Detta prövas nu för första gången i samband med årsbokslut 2013, ett beslut som fattats under november 2013 på möte med kommunens redovisningsekonomer. Vi ser positivt på att kommunen ser över vilken information som krävs inför bokslutet för att kunna upprätta en rättvisande sammanställd redovisning för kommunkoncernen. Vi kommer i samband med detta att få ta del av vilken information som kommer att begäras. 3
2.2. Löneprocessen inklusive pensioner 2.2.1. Gjorda iakttagelser Vid genomgång av lönerutinen har vi noterat att ändringar av fasta data i systemet inte kontrolleras av en annan person än den som genomfört förändringen. Detta skulle kunna göras genom granskning av logglistor. Ovanstående är en punkt som kvarstår från föregående års granskning. 2.2.2. Rekommendation Vi rekommenderar kommunen att utöka kontrollen genom kontroll av logglistan, t ex via stickprovskontroll, för ändringar av fast grunddata i lönesystemet. Registrerade uppgifter skall kontrolleras av någon annan än den som registrerar dem. 2.3. Inköps- och utbetalningsprocessen 2.3.1. Gjorda iakttagelser Vi har noterat avsaknad av kontroll av registrering av grunddata som t ex ändring av organisationsnummer, momsregistreringsnummer, bankkonto etc. En sådan kontroll skulle med fördel kunna ske mot logglista. Kommunen utför stickprov på fakturor vilket dock inte enligt oss kompenserar för behovet av en logglista. Ovanstående är en punkt som kvarstår från tidigare års granskning. Vidare finns ingen rutin för medarbetarbekräftelser där samtliga medarbetare som upphandlar eller avropar intygar att de är införstådda med vilka regler som gäller. Ovanstående är en punkt som kvarstår från tidigare års granskning. Attest av fakturor med högre belopp ska attesteras högre upp i organisationen. Beloppsgränser finns inlagda för attestanterna i fakturahanteringssystemet, men de flesta förvaltningarna har inte några beloppsgränser i attestlistorna. Vi noterar också att attestlistorna inte är enhetliga mellan förvaltningarna och att det inte alltid framgår respektive persons signatur som används i systemet vilket är önskvärt vid eventuell uppföljning. Vi har informerats om att kommunens redovisningsekonomer beslutat att använda sig av en gemensam mall för attestlista, vilken skall tas fram centralt på KLK, i syfte att bli enhetligare. Ovanstående är en punkt som kvarstår från tidigare års granskning. Kommunen har bankkonton hos flertalet banker och fullmakt för vem som får genomföra utbetalningar utgörs i vissa fall av ett protokoll efter beslut i kommunfullmäktige om vem som ska få göra utbetalningar. Detta protokoll skickas till respektive bank som i sin tur scannar in denna hos sig. Vid bankärenden ska banken stämma av att personen är med på den fullmakten som finns i deras system. Vid överlämnande av ny fullmakt till banken får kommunen dock ingen bekräftelse att banken mottagit underlaget och att det är denna fullmakt som de lagt in i deras system. Kommunen kan därmed inte bekräfta att banken har den senaste fullmakten. 4
2.3.2. Rekommendation Någon form av kontroll och uppföljning mot logglista över förändring av fasta uppgifter bör utföras. Kontrollen skall utföras av personen som själv inte är behörig att göra ändringar av grunddata. Vi rekommenderar kommunen att överväga att införa någon form av årlig medarbetarbekräftelse eller utbildning som intygar att samtliga medarbetare som upphandlar eller avropar är införstådda med gällande regler. Vi rekommenderar likaså att beloppsgränser införs i attestförteckningen för samtliga förvaltningar. Attestlistorna för respektive förvaltning bör vara enhetliga mellan förvaltningarna samt att ange den beteckning som används i systemet för att underlätta eventuell uppföljning. Vi ser positivt på att kommunen beslutat sig för att använda sig av en mall för attestlista för att bli enhetligare. Vi rekommenderar kommunen att begära en skriftlig bekräftelse från banken på att de mottagit fullmakten för att kunna verifiera att de uppgifterna som banken har är korrekta och aktuella. 2.4. Investeringsprocessen 2.4.1. Gjorda iakttagelser I enlighet med vad som anges ovan för bokslutsprocessen anges i bokslutsanvisningarna att en stor del av ansvaret även för anläggningarna delegerats till respektive verksamhet. Bland annat ska verksamheterna upprätta en inventarieförteckning för stöldbegärliga inventarier (oavsett om de klassas som investering eller förbrukningsinventarie) som ska uppdateras årligen. Vi har tidigare år noterat att kommunen från centralt håll inte har någon samlad bild av om register över stöldbegärlig egendom förs ute i verksamheten samt att någon inventering av anläggningstillgångar inte skedde. I år har kommunen påbörjat ett arbete med inventering och utrangeringar där ekonomer på KLK startat arbetet med Barn- och Ungdomsförvaltningen samt Teknisk förvaltning och Samhällsbyggnadsförvaltningen. Samtal har vidare påbörjats med Socialförvaltningen och Vård- och Äldreomsorgsförvaltningen. I samband med detta arbete försöker man fånga upp eventuella nedskrivningsbehov i övrigt. Avtalen för leasade bilar finns centralt medan övriga leasingavtal finns ute på förvaltningarna. Det är endast ekonomichefen och förvaltningschefen på Teknisk förvaltning (bilar) som på delegation har rätt att teckna leasingavtal. Ett leasingavtal innebär framtida kostnader och det är därför viktigt att ha kontroll över omfattningen. Ovanstående notering avseende leasing är en punkt som kvarstår från föregående års granskning 2.4.2. Rekommendation Med hänvisning till hur decentraliserad organisationen är, anser vi att det är viktigt att fastställa en princip för uppföljning från centralt håll. Vi ser positivt på att kommunen startat arbetet med inventering av inventarier samt en översyn av eventuellt nedskrivningsbehov. För att säkerställa omfattningen av leasingavtalen bör en rutin upprättas kring hantering av leasingavtal. Det bör även göras årliga avstämningar av redovisningen mot avtal och då också kontrollera att avtalen är korrekt redovisade och attesterade. 5
2.5. Exploateringsprocessen 2.5.1. Gjorda iakttagelser Under året har EY genomfört en extra granskning avseende exploateringsprocessen på uppdrag av tekniska förvaltningen som resulterade i flertalet rekommendationer både vad gäller projektstyrning och projektredovisning. Kommunen har hittills lagt ned ett stort arbete med att åtgärda flertalet av de noteringar som framfördes i samband med avlämnande av rapporten. Bland annat gjordes noteringar avseende otydlig ansvarsfördelning och att det inte finns ett enhetligt arbetssätt samt att redovisningen och klassificeringen bör ses över och förtydligas. Kommunen har efter rapportens avlämnande fortsatt att utveckla en Excel-mall för att förtydliga redovisning och uppföljning av kostnader som ska belasta projektet jämfört med upprättad kalkyl och budget. 2.5.2. Rekommendation Vi rekommenderar kommunen att fortsätta arbetet med att utveckla rutiner och arbeta med de förbättringsförslag som lades fram i rapporten avseende både projektledning och projektredovisning. Vi vill vidare framföra vikten av att redovisning av exploatering ses över så att den sker i enlighet med gällande rekommendationer. 2.6. Körjournaler 2.6.1. Gjorda iakttagelser Vi har under ett antal år haft synpunkter på kommunens användanade av körjournaler. Kommunen har särskilda bestämmelser för användande av fordon och bensinkort. Verksamheter där dessa frågor blir väsentliga är Vård- och äldreomsorgsförvaltningen samt Samhällsbyggnadsförvaltningen (Tekniska kontoret). Enligt uppgift från personal på Samhällsbyggnadsförvaltningen kvarstår tidigare uppmärksammade problem för kommunen som helhet. Vi erhöll föregående år information om att en utökad kontroll av underlag sker på Vård- och äldreomsorgsförvaltningen innan underlag skickas till tekniska kontoret. Fortfarande är det dock så att några skriftliga rutiner ännu inte finns framtagna men kommer enligt ansvariga på Vård- och äldreomsorgsförvaltningen att tas fram. Ansvariga för fordonshantering på Samhällsbyggnadsförvaltningen utför från centralt håll kontroller för att säkerställa normal drivmedelsförbrukning. Däremot sker ingen central uppföljning avseende körjournaler som tillser att dessa hanteras enligt kommunens bestämmelser. Vård- och äldreomsorgsförvaltningen skickar in underlag, inklusive körjournaler, till Samhällsbyggnadsförvaltningen men någon särskild analys sker inte utan dessa arkiveras enbart. 2.6.2. Rekommendation Vi rekommenderar kommunen att utföra kontroller för att säkerställa att bilarna inte används för privat bruk. Vi rekommenderar kommunen att överväga att införa elektroniska körjournaler på kommunens fordon samt att upprätta skriftliga rutiner. 6
2.7. Bidrag 2.7.1. Gjorda iakttagelser Revisorerna har under ett antal år framfört kritik avseende avsaknad av rutin för hur erhållna bidrag skall hanteras. Kommunen hade för avsikt att i tidigare internkontrollplaner närmare granska bland annat att korrekt redovisning av statsbidrag sker, om ansökan är korrekt vad gäller belopp, om ansökan lämnas i rätt tid och om möjliga statsbidrag verkligen har sökts o.s.v. Kommunen har inte arbetat med frågan under året. Ovanstående är en punkt som kvarstår från föregående års granskning 2.7.2. Rekommendation Vi rekommenderar att arbetet med att upprätta nämnda beskrivning påbörjas samt att kommunen närmare granskar hantering av bidrag så som det var planerat att göra. 2.8. Kontoanalys av förtroendekänsliga konton och verifikationsgranskning 2.8.1. Gjorda iakttagelser Likt tidigare år granskar vi ett antal fakturor med avseende på rörelsegiltighet, f-skattsedel, momsregistreringsnummer, attester, ramavtal m.m. Likaså granskar vi ett antal kostnader för representation, utbildning och liknande kostnader med avseende på att syfte, deltagarförteckning, program etc. framgår av underlaget. Eftersom vi inte erhållit alla underlag avseende vår kontoanalys kommer avrapportering att ske i samband med årsbokslutet. Kommunen utför enligt uppgift stickprovskontroller avseende representation, innehav av F- skattsedel och momsregistrering. Vi ser det som positivt att kommunen utför stickprovskontroller och att det omnämns i ekonomihandboken vilka moment som attestanten ansvarar för även gällande grunduppgifter om leverantören. I samband med vår löpande granskning beslutade vi att ta in uppgift avseende samtliga inköp som skett under året utifrån leverantörsreskontran. Utifrån denna information har vi kunnat sortera antal inköp per leverantör. Granskning pågår för närvarande och vi avser att rapportera denna granskning i samband med årsbokslut. 7
2.8.2. Rekommendation Vi vill lyfta fram att det är viktigt av att kommunen tillser att underlagen innehåller tillräckliga uppgifter i form av F-skattsedel, momsregistreringsnummer, deltagarförteckning etc och vi ser det som positivt att kommunen fortsätter att göra stickprovskontroller på förtroendekänsliga konton i syfte att tillse att det finns underlag som styrker kostnaden. Kommunen bör även införa uppföljning av att ramavtal är tecknat och att korrekt upphandling har skett. Göteborg den 12 december 2013 Ulrika Berling Auktoriserad revisor och Certifierad kommunal revisor Ernst & Young AB Peter Öfverström Auktoriserad revisor Certifierad kommunal revisor Ernst & Young AB 8