Möbler och inredning, Säker förvaring och Ljuskällor Avropadagen 2013-09-26

Möbler och inredning, Säker förvaring och Ljuskällor Avropadagen 2013-09-26

Statens inköpscentral Stefan Persson - ramavtalsansvarig Sid 2

Agenda Genomgång av ramavtalsområden och tips och råd Öppen diskussion och frågestund Sid 3

Kategorier på avropa.se ramavtalsområden Kontor och inredning (här ingår Möbler och inredning med alla s.k. Möbelavtal, Arkivhyllor, Belysningsarmaturer, Textila mattor samt Ljuskällor) Skydd och säkerhet/säker förvaring (här ingår Värdeskåp och Dokumentskåp) Sid 4

Ramavtalsområden inom Möbler och inredning samt Säker förvaring Ramavtalsområden inom Möbler och inredning Möbler Direkt (Rangordning) Möbler Design och Funktion (Förnyad konkurrens) Möbler Helhet (Förnyad konkurrens) Arkivhyllor och Skåp (Förnyad konkurrens) Belysningsarmaturer för inomhusbruk (Rangordning) Textila mattor (Förnyad konkurrens) Ljuskällor (Rangordning) Ramavtalsområde inom Säker förvaring Värdeskåp och Dokumentskåp (Rangordning) Sid 5

Sid 6 Avropa visar delområden eller ramavtalområden

Omfattning Möbler Direkt (Rangordning) och Möbler Design och Funktion (Förnyad konkurrens) - Förvaringsenheter (se även Arkivhyllor och Skåp), Kontorsarbetsbord, Kontorsarbetsstolar, Stolar, Skärmar, Bord, Soffor och Fåtöljer, Sängar och dagbäddar, Hörsalsstolar, Möbelklädsel och gardintyger. Möbler Helhet (Förnyad konkurrens) - Som ovan, dock inte Sängar och dagbäddar, Hörsalsstolar eller Möbelklädsel och gardintyger. Inom dessa tre områden så finns i princip alla kontorsmöbler och alla möbler för offentliga miljöer. Krockar till viss del med Arkivhyllor och Skåp. Sid 7

Omfattning Arkivhyllor och Skåp (Förnyad konkurrens) - Förvaringsenheter som t.ex. miljösortering (källsortering), arkiv- och biblioteksförvaring, postsortering m.m. (Se även Möbler Direkt, Design och Funktion samt Helhet). Belysningsarmaturer för inomhusbruk (Rangordning) - All typ av armatur med fokus på arbetsplatsen. Textila mattor (Förnyad konkurrens) - Alla typer av textila mattor. Ljuskällor (Rangordning) - Lysrör, LED, kompaktlysrör m.m. (ej glödlampor). Värdeskåp och Dokumentskåp (Rangordning) - Brandklassade och/eller säkerhetsklassade skåp för förvaring. Sid 8

Delområden, leverantörer Möbler Direkt och Möbler Design och Funktion - 11 delområden med, som mest, 7 leverantörer inom varje delområde. Möbler Helhet 6 leverantörer. Arkivhyllor och Skåp 4 delområden med, som mest 8 leverantörer inom varje delområde. Belysningsarmaturer för inomhusbruk 6 leverantörer. Textila mattor 3 leverantörer. Ljuskällor 3 leverantörer. Värdeskåp och Dokumentskåp 2 delområden med 6 leverantörer inom varje delområde. Sid 9

Allmänt om Möbler Direkt, Design och Funktion och Helhet För att underlätta vid avrop finns tre ramavtalsområden som täcker olika typer av behov. Möblerna som finns med inom ramavtalen finns publicerade i prislistor och produktlistor på www.avropa.se och dessa är provade enligt möbelstandarder. Endast dessa produkter kan/ska avropas. I pris- och produktlistorna kan leverantörerna även lägga till tillbehör, t.ex. ljudabsorbenter, hatthyllor och småmöbler. Sid 10

Vilket av möbelavtalen ska jag använda och hur? Du kan fritt välja mellan avtalen. Du kan kombinera de olika avtalen. Du använder avtalen på det sätt som passar dig bäst för varje specifik produkt eller specifikt avrop. Enstaka avrop och/eller leveransavtal. Sid 11

Enstaka avrop eller leveransavtal? Enstaka avrop har i princip alltid varit det alternativ som valts tidigare. Man har avropat de produkter man behövt för tillfället och därefter har samarbetet upphört med leverantören. Med leveransavtal menas en samlad avropsförfrågan avseende beställarens behov av produkter/tjänster för en längre tidsperiod. Behovet måste vara känt och specificerat. Efter att leveransavtal tecknats har då myndigheten möjlighet att beställa produkter hos den kontrakterade leverantören över längre tid. Endast när det gäller ramavtal med förnyad konkurrens. Sid 12

Möbler - Direkt Möbler - Design och Funktion Avtalsperiod 2011-09-16 2014-09-15 med möjlighet till förlängning i ytterligare ett år. 11 delområden: Förvaringsenheter, Kontorsarbetsbord, Kontorsarbetsstolar, Stolar, Skärmar, Bord, Soffor och fåtöljer med tunn stoppning respektive tjock stoppning, Sängar och dagbäddar, Hörsalsstolar samt Möbelklädsel och gardintyger. Sid 13

Möbler Direkt, allmänt Rangordnat ramavtalsområde. Olika rangordning per delområde. Upp till 6 leverantörer per delområde separat avrop per delområde. Produktavtal inga tjänster kan avropas. Leveransvillkor FCA om inget annat avtalas. Vi rekommenderar att ni överenskommer om frakten med leverantören. Sid 14

Möbler Direkt, avrop Möjlighet att snabbt och enkelt kunna avropa möbler. Skall-krav: Beskriv behov dvs. det som är avgörande för ert val av produkt. Sänd förfrågan till leverantör rangordnad nr 1. Observera att man inte av preferens till t.ex. lev nr 3, eller av andra skäl, väljer att hoppa ner till en annan leverantör i stället för nr 1. Ramavtal har tilldelats nr 1 för att den leverantören hade det bästa anbudet i upphandlingen. De priser som anges i avropsprislistorna är de priser som gäller vid avrop. Leverantörerna har rätt till prisjustering under avtalsperioden. Sid 15

Måste man alltid använda leverantör nr 1? Ettan har lämnat bästa anbudet, och ska som huvudregel alltid få affärerna. Ramavtalets leverantörer har rätt att tilldelas kontrakt i enlighet med vad som angetts i upphandlingen, d.v.s. objektiva grunder och efter LOU:s principer. Dock: Förarbetena till LOU medger att man kan frångå ordningen om särskilda skäl föreligger. Sakliga och objektivt försvarbara omständigheter torde vara OK. Sid 16

Möbler Design och Funktion, allmänt Förnyad konkurrensutsättning. Upp till 6 (7 i ett delområde) leverantörer per delområde separata avrop per delområde. Produktnära tjänster kan avropas. Leveransvillkor FCA om inget annat avtalas. Vi rekommenderar att ni avropar frakten av leverantören. Sid 17

Möbler Design och Funktion, avrop Skall-krav: Beskriv behovet dvs. det som är avgörande för ert val av produkt. Bör-krav: Möjlighet att kunna precisera ett antal tilldelningskriterier vid avropsförfrågan (se vägledningen). Tilldelningsgrund - Ekonomiskt mest fördelaktigt. Sid 18

Möbler Helhet, allmänt Avtalsperiod 2011-12-15 2014-12-14 med möjlighet till förlängning i ytterligare ett år. Förnyad konkurrensutsättning. 6 leverantörer med ett brett sortiment och som kan ta ett helhetsansvar för kringtjänster och leveranser av möbler. Kontrakt med en leverantör för alla produkter och tjänster man avropat. Leveransvillkor DDP. Sid 19

Möbler Helhet, avrop Skall-krav: Beskriv behovet dvs. det som är avgörande för ert val av produkt. Bör-krav: Möjlighet att kunna precisera ett antal tilldelningskriterier vid avropet (se vägledningen). Tilldelningsgrund - Ekonomiskt mest fördelaktigt. Sid 20

Förnyad konkurrensutsättning En miniupphandling man avropar från en grupp leverantörer som redan kvalificerats, och besparar sig därför mycket arbete jämfört med om man skulle göra en egen upphandling. Behöver inte vara komplicerad lägsta pris kan vara enda tilldelningskriteriet. Avropstiden ska vara skälig, varierar beroende på avropets komplexitet. Sid 21

Produkter som inte ingår i de s.k. möbelavtalen Mattor. Belysningsarmaturer. Diverse förvaringsenheter som t.ex. postsortering och källsortering. Sängar/dagbäddar, gardiner och hörsalsstolar ingår inte i ramavtalsområde Möbler Helhet. Sid 22

Lite tips och råd vid avrop Endast produkter i pris- respektive produktlistor får avropas. Tänk på att avropssvar ska komma från våra ramavtalsleverantörer rätt org.nr och rätt organisationsnamn ska finnas på avropssvar. Ange i avropsförfrågan att leverantören ska hänvisa offererad produkt till sidnr i deras lista. Tänk på att, vid utvärdering, kontrollera offererade produkter från ramavtalsleverantörerna. Det är pris- och produktlistorna på www.avropa.se som gäller! Sid 23

Lite tips och råd vid avrop Ibland kan det vara smart att inte göra för stora avrop under Möbler Helhet då faller inte hela leveransen om det sker någon överprövning i någon av de mindre avropen. Det kan vara smart att inte avropa vissa tillbehör i samma avropsförfrågan (som övriga avropet) - i synnerhet om tillbehöret är unikt. Detta kan leda till missnöjda leverantörer. Skicka eventuellt en RFI innan avrop? Sid 24

Lite tips och råd vid avrop Kundanpassning? - Inom ramavtalsområden med förnyad konkurrens, dvs. Möbler Design och Funktion, Möbler Helhet och Arkivhyllor och Skåp så finns möjlighet att avropa kundanpassning enligt följande: Vad gäller djup, bredd, höjd, kulör på lack/färg eller bets, kulör på tyg eller anpassade material där inte särskild provning krävs enligt de skallkrav som fanns i upphandlingen av ramavtalen. - så länge en möbel/möbelserie finns med i produktlistan så kan kundanpassning ske enligt ovan beskrivning. Sid 25

Lite tips och råd vid avrop Speciellt utprovad kontorsarbetsstol? - Ergonom har provat ut en speciell stol till en medarbetare som har särskilda behov. Det torde vara ok att beställa den stol som medarbetaren har behov av, via Möbler Direkt. Dokumentera skälet till att ni (eventuellt) frångår rangordningen. Sid 26

Lite tips och råd vid avrop Använd Design och Funktion vid avrop av gardiner och hörsalsstolar om ni vill avropa tjänst som mätning, sömnad m.m. Direkt är ett produktavtal Tillbehör som ljudabsorbenter m.m. kan finnas inom olika delområden inom Direkt och Design och Funktion. Det beror på leverantören. Var smart vid avrop. Skrivtavlor (whiteboardtavlor) finns hos en del av leverantörerna inom de s.k. möbelavtalen. Tänk på att postsortering och miljöstationer finns under Förvaringsenheter (Arkivhyllor och Skåp) Frågor & Svar på www.avropa.se Sid 27

Belysningsarmaturer för inomhusbruk Sista förlängning gjord - t.o.m. 2014-02-28. Förstudie pågår. Kontakta mig om ni vill medverka eller har synpunkter. Rangordnat ramavtal. 6 ramavtalsleverantörer. Inga delområden. Typ av produkter att avropa: Arbetsplatsarmaturer för kontorsarbete med fot eller fäste, golvarmaturer, väggarmaturer, takarmaturer för pendel/plafond och specialarmaturer för arbetsplatser. Sid 28

Textila mattor Sista förlängning gjord - t.o.m. 2014-02-28. Förstudie pågår. Kontakta mig om ni vill medverka eller har synpunkter. Förnyad konkurrensutsättning. 3 leverantörer. Inga delområden. Typ av produkter att avropa: Textila mattor med lugg och utan lugg samt textila mattplattor för offentliga utrymmen. Till viss del så finns handvävda och handtuftade mattor inlagda i produktlistorna. Detta för att ge avropande myndighet möjlighet att även avropa den typen av lite finare mattor. Sid 29

Arkivhyllor och Skåp Sista förlängning gjord - t.o.m. 2014-02-28. Förstudie pågår. Kontakta mig om ni vill medverka eller har synpunkter. Förnyad konkurrensutsättning. Totalt 13 leverantörer. En leverantör har inte förlängts sista året. Två leverantörer har gått ihop. Fyra delområden: Klädskåp, Förvaringsenheter, Skåp för hängmappar, Arkivhyllor. Typ av produkter att avropa: Klädskåp, småfacksskåp, flygdräktsskåp, klädskåp för övriga skyddsdräkter, förvaringsskåp, enheter för källsortering, ventilerade skåp, nyckelskåp i stål, ritningsskåp, postsorteringsenhet, skåp för hängmappar samt mobila/stationära arkivhyllor. Detta område krockar till vissa delar med de s.k. möbelavtalen. Sid 30

Värdeskåp och Dokumentskåp Sista förlängning gjord - t.o.m. 2014-09-03. Förstudie pågår. Kontakta mig om ni vill medverka eller har synpunkter. Rangordnat ramavtal. Totalt 7 ramavtalsleverantörer. Två delområden: Värdeskåp respektive Dokumentskåp. (Skydd- och brandklassade förvaringsenheter) Typ av produkter att avropa: Värdeskåp, valvdörrar, kassaskåp, säkerhetsskåp, nyckelsäkerhetsskåp, PC- Serversäkerhetsskåp, stöldskyddsskåp Klass S2, dokumentskåp P Papper, D Data och DIS Diskett. Sid 31

Ljuskällor Sista förlängning gjord - t.o.m. 2014-06-30. Förstudie pågår. Kontakta mig om ni vill medverka eller har synpunkter. Rangordnat ramavtal. Totalt 3 ramavtalsleverantörer Inga delområden Typ av produkter att avropa: Lysrör av olika modeller, LEDlampor m.m. Avrop görs ofta, men inte nödvändigtvis, via ramavtalsleverantörens webb-shop. Sid 32

Information på www.avropa.se Vägledningar. Avropsblanketter (förenklade och mer stödjande finns). Frågor & Svar. Länk för avropsförfrågningar till samtliga tilldelade leverantörer vid förnyad konkurrensutsättning. Avropsprislistor och avropsproduktlistor. Ramavtalen för respektive leverantör. Förfrågningsunderlagen. Diverse andra stöddokument kan finnas. Sid 33

Kontaktuppgifter Stefan Persson Ramavtalsansvarig 08 700 07 33 stefan.persson@kammarkollegiet.se Sid 34