www.timeapp.se/magazine Integration mot Fortnox Fakturering Med endast ett knapptryck kan du föra över redovisade tider, resor, material mm till Fortnox. LÄS MER PÅ SIDA 6 Vi får de vinster vi förtjänar All verksamhet, oavsett om den är kommersiell eller skattefinansierad, bygger på att det ska gå med vinst. LÄS MER PÅ SIDA 6 Medverkar till en meningsfull fritid Malmö Stads Fritidsförvaltning har beställt och fått en egen anpassad version av tid- och projektredovisningssystemet TimeApp. LÄS MER PÅ SIDA 7 Nytt, bättre och ändå likadant Den 15 april 2010 lanserades den första publika betaversionen av TimeApp. Det var ett enkelt, men effektivt system, som helt fokuserade på tidredovisning... SIDA 4 viktigt att HÄNGa med i den digitala utvecklingen När Sörmlands Sparbank inom ramen för sitt företagserbjudande Bättre Affärer lanserade sitt samarbete med TimeApp... SIDA 3
När allting är optimalt Finns det någon bättre känsla än den som infinner sig när allting klaffar; när allt fungerar som det ska och allt flyter på. Jag tror inte det och det är just den känslan som vi på P&K TimeApp har när det gäller vårt tid- och projektredovisningssystem. Redan i början av 2012 fick vi ett samarbete med SEB gentemot deras företagskunder och sedan i höstas har vi ett liknande avtal med Sörmlands Sparbank. Samarbeten som vi ser som mycket värdefulla och utvecklande. Dessutom blev vi i höstas klara med den helt nya tekniska plattformen för TimeApp; något som gjort att vi verkligen ligger i framkant av utvecklingen jämfört med våra kollegor och konkurrenter. Lägg till det vår nya affärsmodell; All Free som betyder att TimeApp är gratis utan tidsbegränsning för första användaren och All Included, som innebär att oavsett hur många användare så finns alltid alla funktioner tillgängliga. Med andra ord inga tilläggs- eller extraavgifter. Det är heller inga dåliga funktioner som erbjuds; utöver effektiv tid- och projektredovisning har vi stämpelklocka och körjournal, bägge med GPS-funktion. Vi har också möjlighet till budgetering av projekt i kronor eller timmar och med indikator som varskor om budgeten håller på att överskridas. Sedan finns artikeldatabas, olika rapportfunktioner och TimeBook; ett företagsinternt forum i realtid som möjliggör en effektiv och attraktiv internkommunikation och som är världsunikt i de här sammanhangen. Idag finns timeapp.se i två språkversioner; svenska och engelska. Vi har också lanserat en anpassad internationell version; timeapp.biz, som bygger på kortbetalning och mailsupport till ett synnerligen konkurrenskraftigt pris. Även den svenska versionen bygger på kortbetalning, men här kan kunden välja faktura mot en mindre avgift. Det är därför det känns så otroligt bra, för att allting fungerar och det är totalt optimalt. Hela tiden får vi också respons från många av våra kunder, som tycker att TimeApp är kanonbra och ofta har de tips om möjliga uppgraderingar och nya finesser. Tips som vi tar emot med stor tacksamhet. Man skulle kunna säga, att TimeApp erbjuder ett kostnadsfritt tidredovisningsystem, där allt alltid ingår kan det bli mer optimalt än så? Lars Knapasjö VD, P&K TimeApp TimeApp är det enda svenska tidredovisningssystemet som är gratis för enskilda användare; ett koncept vi kallar för All Free. Självklart ingår alla funktioner oavsett antal användare; det kallar vi för All Included. Priset är 60 kr per månad/användare; utöver den första användaren som alltid är gratis. Inga bindningstider och betalning sker enklast via betalkort. Läs mer på timeapp.se/priser eller beställ ditt gratiskonto redan idag på timeapp.se/bestall
Viktigt att hänga med i den digitala utvecklingen När Sörmlands Sparbank inom ramen för sitt företagserbjudande Bättre Affärer lanserade sitt samarbete med TimeApp, så gjorde man det med utgångspunkt från kundnyttan av bra digitala hjälpmedel som underlättar affärerna för små och medelstora företagskunder Bättre Affärer är ett erbjudande där banken har samlat sina bästa och mest användbara tjänster för såväl nystartade som etablerade företagare. De kunder som är anslutna till Bättre Affärer, erhåller 50% rabatt på TimeApp under ett års tid. Vi ser det som en självklarhet att kunna erbjuda lösningar, som hjälper företagen att frigöra tid och energi, som behövs för att driva verksamheten framåt, säger Håkan Bennetoft, regionchef på Sörmlands Sparbank. Bättre Affärer med bl a TimeApp är också ett led i att hjälpa företagen att få tillgång till bra digitala tjänster. Alltfler har tillgång till smartphones och har därmed företaget på fickan. Bankens tjänst; Mobilbank Företag upptäcks av alltfler som därmed kan sköta företagets ekonomi, när de vill och var de vill. Man kan hålla koll på likviditeten, betala och överföra och handla med både aktier och fonder. Dessutom kan man ta reda på information om andra företag och få flera pushnotiser för bättre koll, berättar Håkan Bennetoft. Vi använder ibland begreppet Sund och Hållbar Ekonomi. Vad det innebär kan givetvis vara olika från företag till företag. Sörmlands Sparbanks mer generella tolkning bygger på ett antal huvudpunkter. Hållbart handlar om både miljö, energi och ekonomi; om enkla åtgärder som kan ge stora effekter. En sådan åtgärd kan vara ökad användning av bankens olika e-tjänster. Även trygghet Begreppet; sund och hållbar ekonomi betyder också trygghet; för företaget, dess ägare och medarbetare. Det är lika viktigt att skapa väl fungerande försäkringslösningar för alla parter som det är att ha ordning och reda på sina papper och redovisningar. Exempelvis förutsätter en god likviditet både planering och en bra buffert, menar Håkan Bennetoft. En sund och hållbar ekonomi kan vara ett bra sätt att tänka efter före, att vara förberedd och ha möjlighet att agera på eget initiativ. Istället för att tvingas agera defensivt för att man är tvingad. TimeApp är ett utmärkt sätt att enkelt och effektivt få en optimal kontroll på sina tider, kostnader, utlägg och resor, säger Håkan Bennetoft. smidigt med TimeApp Genom att alla i företaget kan sköta sina olika redovisningar både från datorn och från sina smartphones, blir TimeApp ett smidigt verktyg, som det också är roligt att få arbeta med. Det unika med TimeApp är att det är ett kostnadsfritt tid- och projektredovisningssystem. Första användare är gratis utan tidsbegränsning eller All Free som man skulle kunna säga. Dessutom ingår systemets alla funktioner oavsett hur många användare som finns registrerade och det betyder All Included. TimeApps affärsmodell tilltalar oss på banken, just för att det är enkelt och ett bra digitalt hjälpmedel för många av våra företagare, säger Håkan Bennetoft. Det ger också en samlad och bra överblick, som sparar tid och underlättar vid bl a fakturering och uppföljning. Sörmlands Sparbank med huvudkontor i Katrineholm är verksam i fem kommuner; Nyköping, Oxelösund, Katrineholm, Flen och Vingåker. Håkan Bennetoft Regionchef Katrineholm Flen Vingåker Redaktionellt ansvariga Redaktionsgruppen Tryck TimeApp Magazine #1-2014 www.timeapp.se Utges av P&K Utvecklingskonsult AB (org nr 556460-3669) Floragatan 3B 641 33 Katrineholm 0150-506 15 Lars Knapasjö, VD 0150-506 15 (070-561 39 70) 0151-303 10 lars@timeapp.se Martin Eriksson, vvd/försäljningsansvarig 0150-506 15 (070-262 21 17) martin@timeapp.se Daniel Lindén 0150-506 15 (073-846 78 04) daniel@timeapp.se Eric Windahl 0150-506 15 eric@timeapp.se BANKGIRO 5815-9708 Linderoths Tryckeri AB www.linderothstryckeri.se 0151-130 90 Grafisk Produktion P&K Utvecklingskonsult AB www.pkutvecklingskonsult.se kontakt@pkutvecklingskonsult.se 0150-506 15
Nytt, bättre och ändå likadant Den 15 april 2010 lanserades den allra första publika beta-versionen av TimeApp. Det var ett enkelt, men effektivt system, som helt fokuserade på tidredovisning. Eller som den första kunden uttryckte det: Då jag började använda TimeApp fanns endast enkel tidredovisning och körjournal att tillgå. Sedan dess har det hänt en hel del med produkten och även kunderna som använder den. Det är också ett bra betyg att den första kunden fortfarande är kund och dessutom en alldeles förträfflig ambassadör för TimeApp. Från enkel produkt TimeApp har gått från att vara ett anspråkslöst tidredovisningssystem till att bli mer av ett kompakt affärssystem för alltifrån hantverkare, advokater, reklambyråer och konsulter. En av orsakerna till framgången är frasen; Keep It Simple, Stupid - internt kallad KISS-metoden. Denna metod är något som applicerats gång efter annan i utvecklingen av TimeApp. - För oss står KISS-metoden för att välja de smartaste, enklaste och effektivaste lösningarna; inte krångla till det och göra det mer märkvärdigt än det behöver vara, säger Martin Eriksson, vvd och försäljningsansvarig på P&K TimeApp. - Vi är övertygade om att det här är något som i slutändan gagnar alla - inte minst våra kunder. Exempelvis görs ingen uppdelning gällande funktioner i TimeApp. Man betalar ett pris och får alla funktioner på köpet. Varje företag som använder TimeApp kan givetvis själva välja vilka funktioner man önskar använda, och de som inte används kan enkelt döljas, vilket ger ett individuellt anpassat upplägg för varje enskilt företag. Enkelt, smart och effektivt. till stort utbud av funktioner De som använder TimeApp reagerar ofta över hur enkelt det faktiskt är, trots det breda registret av funktioner. Det är alltid svårt att balansera ett stort funktionellt utbud med bra användarvänlighet. - Här har vi extra stor hjälp av vår breda kundkrets som med sin varierande datorvana och olika kunskaper håller oss på rätt kurs, förklarar Martin Eriksson. - Målet är att TimeApp ska kunna hanteras av alla oavsett tidigare erfarenhet av såväl webbtjänster som administrations- och ekonomiprogram. För hantverkaren finns möjligheter att redovisa tider, utlägg, material och resor både löpande i projektform, eller via arbete mot arbetsorder. Allt som förs in i Time- App kan enkelt sammanställas i rapporter eller generera färdiga fakturor med endast ett knapptryck. I faktureringen finns sedan stöd för t ex ROT-avdrag och omvänd byggmoms. Advokater kan på ett smidigt och effektivt sätt redovisa tider och utlägg på Klienter och Mål, för i TimeApp kan varje företag själv välja vad objekten Kund och Projekt ska kallas. Tack vare en utökad sökfunktion är det lätt att förhindra jävsituationer. När det sedan är dags att fakturera kan man antingen välja att skapa en vanlig debetfaktura, eller att sammanställa en kostnadsräkning. Körjournal med GPS Oavsett yrke känner vi alla till våndorna med att föra körjournal och det ständiga antecknandet av såväl adresser som mätarställningar. Inte blir det bättre av att man oftast skriver ner sina resor på högst 4 TimeApp Magazine #1-2014 www.timeapp.se
provisoriska lappar, som sedan har en tendens att spårlöst försvinna. I TimeApp för iphone och Android kan man istället göra så här; sätt dig i bilen, starta din resa genom att fylla i mätarställningen. Adressen hämtas automatiskt med hjälp av GPS:en i din telefon. När du kommer fram till din slutdestination väljer du att avsluta resan och antecknar din mätarställning. Det är allt. Sedan kan du koppla den genomförda resan till någon av dina Kunder/Projekt, eller motsvarande, som alltid finns tillgängliga i appen. TimeBook för smartare internkommunikation Nyckeln till ett väl använt tidredovisningsverktyg är att det kan användas med minsta möjliga ansträngning. Allra bäst vore faktiskt om de som ska använda tidredovisningssystemet kunde få fler anledningar att använda det än bara för att redovisa tid. - Det här har vi tagit fasta på. Som ensam leverantör på marknaden ger vi dig som TimeApp-kund tillgång till ett alldeles eget socialt nätverk. Vi kallar det TimeBook, berättar Martin Eriksson. Genom TimeBook kan man på ett enkelt och effektivt sätt kommunicera med personal och kollegor oavsett om de sitter på kontoret eller befinner sig på fältet. TimeBook är ett företagsinternt socialt nätverk för effektiv internkommunikation där man kan utbyta tankar och idéer, ställa frågor och ge svar. Ju mer man använder TimeBook desto fler fördelar kommer man att märka av. Kalendern visar 2014 och ingen höjer längre på ögonbrynen när man pratar om webbaserade tjänster för företag. Det spelar ingen roll om det gäller tidredovisning, fakturering eller bokföring. I allt större utsträckning förväntas det att våra IT-verktyg ska vara både webbaserade och åtkomliga via mobila enheter. På TimeApp välkomnar man den utvecklingen med öppna armar och ser fram mot fler kollegor i molnet. Stora kostnadsbesparingar En av alla fördelar med webbaserade tjänster är att de ofta möjliggör för kunder att koppla ihop flera olika system, t ex som att koppla ihop TimeApp med Fortnox Fakturering, för att på så sätt komponera det perfekta IT-stödet för sin verksamhet. - Många av de som visar intresse för TimeApp har en del specifika önskemål på funktioner som inte direkt passar i standardversionen av TimeApp, men som skulle innebära stora kostnadsbesparingar eller ökade intäkter för företaget i sig. - Tidigare har vi inte kunnat möta den här typen av efterfrågan på ett kostnadseffektivt sätt, men sedan version 4 av TimeApp gör vi det mer än gärna, förklarar Martin Eriksson. Tack vare den stabila och flexibla grund som TimeApp nu vilar på, kan man leverera specialanpassade och brandade versioner av TimeApp till större företag och organisationer. - Vi kallar konceptet för TimeApp X, säger Martin Eriksson. - Det här innebär att företaget, eller organisationen, får en helt egen och specialanpassad version av TimeApp - helt i företagets grafiska profil och med alla de skräddarsydda funktioner som kan tänkas efterfrågas. I februari levererade man sin första installation av TimeApp X till Malmö Stad som ska använda den inom sin fritidsförvaltning. Du kan läsa mer om detta på sida 7. Martin Eriksson vvd & försäljningsansvarig Om du vill veta mer www.timeapp.se Funktionsöversikt Här kan du ta del av en förteckning över de funktioner som finns tillgängliga i TimeApp - för alla användare; All Included. Tidredovisning inkl utlägg och kostnader Attesteringssystem för tidredovisningar Tidtagare med koppling till kund/projekt Stämpelklocka med GPS-funktioner Arbetsorder Artikeldatabas Körjournal med GPS-funktioner Språkval (Svenska, Engelska) Kundregister Projektregister Projektbudget Registersök med fritext Dynamiska benämningar för Kund/Projekt Behörighetssystem för användare Faktureringssystem Kundreskontra ROT/RUT-avdrag Omvänd byggmoms Kontering av fakturor Fakturautskick via e-post Fakturapåminnelser Kostnadsräkning Fortnox-integration Appar för iphone/android Dynamiska rapporter Export av rapporter (Excel, PDF, CSV) Statistik och diagram TimeBook Internmail Favoritlänkar Egna färg-teman Intelligent Wiki Supportfilmer www.timeapp.se TimeApp Magazine #1-2014 5
Integration mot Fortnox I TimeApp finns nu en integration mot Fortnox Fakturering; något som kommer att spara många timmar för de som idag använder TimeApp för sin tid- och projekt-redovisning, och Fortnox till fakturering och bokföring. Med endast ett knapptryck kan du föra över redovisade tider, resor, material mm till Fortnox, där en faktura skapas, förklarar Daniel Lindén som är systemarkitekt på TimeApp, sedan fyra år tillbaka. I Fortnox kan du sedan jobba vidare med fakturan om du t ex behöver göra ett ROT-avdrag eller se över konteringen. Valfri TimeApp-kund kan kopplas till valfri Fortnox-kund. Det är ett engångsarbete som genomförs vid en första fakturering på respektive kund, sedan är det klart för att kontinuerligt kunna skicka över fakturaunderlag. Allt fakturaunderlag som exporteras till Fortnox, markeras automatiskt som fakturerat i TimeApp. På så vis har man alltid full kontroll på vad som har blivit fakturerat och inte. I förlängningen kommer ytterligare integrationer mot såväl Fortnox övriga program, t ex Bokföring, som andra system att upprättas och presenteras. Allt beroende på vad TimeApps kunder önskar och vill, avslutar Daniel Lindén. Vi får de vinster vi förtjänar All verksamhet, oavsett om den är kommersiell eller skattefinansierad, bygger på att det ska gå med vinst eller att man ska kunna hålla fastställda budgetramar på ett långsiktigt och uthålligt sätt. Det krävs vinst och budgetdisciplin för att kunna investera och säkerställa verksamheten, för att skapa bra, trygga och attraktiva arbetsmiljöer. För att åstadkomma vinst eller hålla sig inom budget är det viktigt att man har en fullständig kontroll över intäkter och kostnader. Det är lätt att enbart fokusera på intäktssidan; öka försäljningen och bredda kundbasen. Det kan upplevas som svårare och mindre angeläget att ha kontroll på kostnadsläget och företagets eller organisationens utgifter. Detta trots att det är här det finns stora vinster att göra. Det är här TimeApp kommer in i bilden. Arbetstider, utlägg, materialåtgång och resor är något som alltför många företag inte har en fullgod kontroll på och det oavsett om det gäller interntid eller utdebiterbar tid. Alltför många företag arbetar helt utan administrativa rutiner eller datastöd när det gäller tider och arbetsrelaterade kostnader. Detta trots att det idag finns ett flertal system för tid-, kostnads- och projektredovisning via både dator och smartphone; system som är enkla, effektiva och användarvänliga. System som TimeApp, som snabbt ger den enskilda medarbetaren en god bild av sina egna insatser och företaget ett bra underlag för utdebitering eller intern utvärdering. Om en anställd missar 20 minuters utdebiterbar tid och 5 km utdebiterbar resa per dag och tiden debiteras med 375 kr/ tim och 50 kr/mil, betyder det på årsbasis inte mindre än; 33 000 kr. Om det skulle gälla ytterligare fyra anställda är den förlorade intäkten 165 000 kr. Allt beroende på att företaget inte hade tillräckligt koll på kostnaderna och inte höll sina medarbetare med ett bra redovisningssystem. Vi får de vinster vi förtjänar och om vi värdesätter kostnadskontroll lika högt som intäktsoptimering, så kan det vara riktigt goda vinster vi tjänar genom bättre utdebitering och intern effektivitet. Små minuter kan bli stora pengar Det är enkelt att räkna ut vad företaget kan tjäna på TimeApp; använd vår TimeApp-kalkylator och skriv in a) antalet medarbetare, b) hur många minuter per dag du tror eller vill att företaget sparar in per medarbetare eller ökar utdebiteringen på kund och c) lönekostnaden per timme. Då ser du direkt besparingseffekten; netto med avdrag för kostnaden för TimeApp. Scanna QR-koden med din mobil eller besök adressen http://roi.timeapp.se i din webbläsare. Scanna mig eller surfa in på roi.timeapp.se 6 TimeApp Magazine #1-2014 www.timeapp.se
TimeApp medverkar till en meningsfull fritid Malmö Stads Fritidsförvaltning har beställt och fått en egen anpassad version av tid- och projektredovisningssystemet TimeApp. Allt för att verksamheten inom förvaltningen ska kunna bedrivas på ett så kostnadseffektivt sätt som möjligt. Malmö är landets tredje största kommun med mer än 312 000 invånare och en omsättning på ca 17,5 miljarder kronor varav kultur- och fritidssektorn svarar för ca 7% eller drygt 1 225 000 000 kronor. Fritidsförvaltningen arbetar för att alla malmöbor ska ha möjlighet till en meningsfull fritid. 80-talet fritids- och idrottsanläggningar På 1100-talet var nutidens Malmö en liten kyrkby, som låg ungefär där affärs- och centrumdelen Triangeln ligger i dag. Därför har staden också ett historiskt och kulturellt arv att förvalta. Den specialanpassade eller sk brandade versionen av TimeApp har tagits fram för att verksamheten inom förvaltningen ska kunna bedrivas optimalt kost- nadseffektivt. Idag har fritidsförvaltningen ca 200 medarbetare som bl a svarar för skötsel, tillsyn och förvaltning av 80-talet fritids- och idrottsanläggningar. Systemet är förvaltningsinternt och avser framförallt redovisning av tider och hantering av arbetsorder. Eftersom det är webbaserat kan man sköta redovisningen både från datorn eller sin smartphone via app. Uppföljning och analys En speciell rapportfunktion i excelformat har tagits fram, för att möjliggöra en efterbearbetning av redovisade tider, resor, ultägg och artiklar i t ex QlikView; ett BIeller business intelligence-system. Standardversionen av TimeApp, som har 1 000-tals användare i hela landet, bygger på redovisning av tider, kostnader och resor. Här finns också körjournal och stämpelklocka med GPS-funktion, artikeldatabas, budgetfunktioner, fakturering och även ett helt världsunikt internt mötesforum i realtid; TimeBook, som på ett smart och enkelt sätt underlättar den interna kommunikationen. Tips! Läs tidigare nummer av TimeApp Magazine. Antingen genom att besöka timeapp.se/magazine eller genom att scanna QR-koderna här nedan. TimeApp Magazine 2013 TimeApp Magazine 2011 www.timeapp.se TimeApp Magazine #1-2014 7
Upptäck Mobilbanken Företag! Med företaget på fickan sköter du företagets ekonomi, när du vill och var du vill. Håll koll på likviditeten, betala och överföra, handla värdepapper och ta reda på information om andra företag. Mobilbanken Företag passar både små och stora företag. Ekonomisk översikt Betala och överföra Värdepapper, Råvaror & valutor Företagsinformation För att använda Mobilbanken Företag behöver du vara ansluten till Internetbanken Firma eller Internetbanken Företag hos Sörmlands Sparbank. Ladda ner appen till Android eller Iphone genom att söka på Sparbanken företag i Appstore eller Google play. Se filmen om Mobilbanken företag! 020-SPARBANKEN / 0771-350 350 - sormlandssparbank.se Flen Katrineholm Malmköping Nyköping Oxelsöund Vingåker