Ansvarig: AA Ersätter version: 3 Sida: 1 av 10 Innehållsförteckning 4 Organisation, operativ jour, ansvar och befogenheter... 2 Sjöräddningssällskapets organisation... 2 Operativa gruppen... 3 Distriktssamordare (DS)... 3 Teknik... 4 Kommunikation och insamling (Komin)... 4 Forskning, Utveckling och Utbildning (FUU)... 5 Ekonomi... 5 HR - Human Resources... 6 ITVS (IT & Verksamhetssupport)... 6 Stationernas ansvar och huvuduppgift... 6 Den frivilliga insatsen är ovärderlig... 6 Jourtelefon och kontaktvägar... 7 Operativ jour... 7 Presstelefon... 7 Ansvar och befogenheter... 8 Uppsyningsman (Stationsledare)... 8 Befälhavare... 10 Samtliga i besättningen... 10
Ansvarig: AA Ersätter version: 3 Sida: 2 av 10 4 Organisation, operativ jour, ansvar och befogenheter Sjöräddningssällskapets organisation Sjöräddningssällskapet är en medlemsorganisation. Högsta beslutande organet är styrelse som väljs av föreningens medlemmar på årsmötet. Styrelsen utser en VD som organiserar och leder föreningens arbete med stöd av ledningsgruppen och tillsammans med och medarbetarna på kontoret.
Ansvarig: AA Ersätter version: 3 Sida: 3 av 10 Operativa gruppen E-post operativa gruppen: operativ@ssrs.se Operativt journummer: 031-761 39 00 (kortnummer 3900). Operativa gruppen arbetar med och ansvarar för frågor så som: Räddningstjänst Drift Tillsyn och kvalitet Införskaffning av enheter Försäljning av enheter Placering av enheter Rederiverksamheten Distriktssamordare (DS) Sjöräddningssällskapets räddningsstationer är indelade i sex distrikt: NORR Piteå - Gävle Christer Berntsson är distriktssamordnare för distrikt Väst och Norr. 031-761 40 65 christer.berntsson@ssrs.se VÄST Strömstad - Grötvik INSJÖ Vänern Vättern Hjälmaren SYD Torekov - Ystad Kronoberg STOCKHOLM Öregrund - Arkösund Mälaren SYDOST Skillinge - Loftahammar Öland Bert-Ola Lindros är distriktssamordnare för distrikt Syd och Sydost. 031-761 40 39 bert-ola.lindros@ssrs.se Helge Skärlén är distriktssamordnare för distrikt Stockholm och Insjö. 031-761 40 38 helge.skarlen@ssrs.se Distriktssamordnarna ingår i den operativa gruppen och har till uppgift att samordna räddningsstationernas dagliga verksamhet. Det innefattar inte bara de rent operativa frågorna, utan även frågor av annan karaktär som exempelvis insamling, ekonomi och marknadsföring. Distriktssamordnarna är språkröret mellan räddningsstationen och kontoret, och en viktig del i deras uppdrag är att vara tillgängliga, både via telefon, men också genom kontinuerliga stationsbesök. De tre distriktssamordnarna får av säkerhetsskäl fatta beslut om att ta enheter ur drift. Distriktssamordnarna finns till hands för att stödja stationernas dagliga arbete. Distriktssamordnarna ansvarar för att Sjöräddningssällskapet alltid är representerat, helst genom medarbetare från varje räddningsstation, vid officiella möten med Sjöräddningshandläggaren i respektive trafikområde enligt Sjöfartsverket.
Ansvarig: AA Ersätter version: 3 Sida: 4 av 10 Teknik E-post till gruppen: teknik@ssrs.se Teknik arbetar med och ansvarar för frågor så som: Drift och underhåll för operativa båtar Kajer, sliptagningar Säkerhetsutrustning Utrustning i enheter Haverier/transportstyrelsen/besiktningar Förråd och verkstäder/varv Besiktningar och myndighetskontakt Nybyggnation samt framtagning av nya enheter Inköp/beställningar Underhållssystem Kommunikation och insamling (Komin) E-post till gruppen: komin@ssrs.se Presstelefon: 031-761 40 01 (kortnummer 4001). Används med fördel som resurs för att avlasta stationen under pågående räddningsuppdrag. Ring OP-jour 031-761 39 00, som i sin tur tankar av till presstelefonen. Kommunikation och Insamling (KomIn) arbetar med och ansvarar för frågor så som: Extern kommunikation o Trossen o Sjöräddning.se (Sjöräddningssällskapet officiella kanal) o Stötta stationer i lokala arbetet på sjöräddning.se o Facebook.com/sjoraddning (Sjöräddningssällskapets officiella kanal) o Youtube.com (Sjöräddningssällskapet officiella kanal) o Social media, bearbetning och bevakning o Jour webb och Facebook (dagligen bevaka, besvara och hantera nyhetsflödena) o Traditionell marknadsföring o Viral marknadsföring o Grafisk profil o Trycksaker o Årsbok o info@ssrs.se, Sjöräddningssällskapets officiella inkorg, att besvara och bevaka alla inkommande ärenden o Externt nyhetsbrev Intern information o Crewnet (eventuella uppdateringar på initiativ av alla avdelningar/alla medarbetare) o Månadsbrev o Stötta stationerna i lokala arbetet med login till CrewNet, Brandpartner, samt uppdatering av registret över frivilliga sjöräddare o Välkomstmejl till nya sjöräddare
Ansvarig: AA Ersätter version: 3 Sida: 5 av 10 PR o Informationsarbete o Media, bearbetning och bevakning Insamling o Kontakt med givare (givarvårdsprogram) o Kontakt med medlemmar o Företagssamarbeten o PostkodLotteriet o Stiftelser och fonder, ansökningar o Lokal insamling o Verktygslåda för lokal information o Allmän ppt-presentation om Sjöräddningssällskapet o Växel och medlems- och givarservice (ansvarig för kontakten med H1 i dessa frågor) Forskning, Utveckling och Utbildning (FUU) FUU arbetar med och ansvarar för frågor så som: Sjösäkerhet har till uppgift att arbeta med framförallt Sjöräddningssällskapets ändamål att utveckla och effektivisera sjöräddning Ett centralt område är Massräddning till sjöss, där bl.a. projektet FIRST är en del. Sjösäkerhet arbetar även med internationell samverkan framförallt genom vårt medlemskap i IMRF. Utbildning Ekonomi E-post till gruppen: ekonomi@ssrs.se Ekonomiavdelningen arbetar med och ansvarar för frågor så som: Bokföring & bokslut Budget & budgetuppföljning Inkommande fakturor (leverantörsfakturor) Betalningar, både in- och utgående Utgående fakturor (kundfakturor) Utbetalning av ersättningar Upphandling av centrala avtal Bankkontakter Försäkringar, kontakt med försäkringsbolag
Ansvarig: AA Ersätter version: 3 Sida: 6 av 10 HR - Human Resources E-post: rekrytering@ssrs.se HR avdelningen arbetar med och ansvarar för frågor så som: Personalfrågor Personalhandbok och policys Verksamhetssamordning och utveckling ITVS (IT & Verksamhetssupport) E-post till gruppen: helpdesk@ssrs.se IT & Verksamhetssupport avdelningen arbetar med och ansvarar för frågor så som: IT & Telekommunikation Informationssäkerhet (Tillgänglighet, Sekretess, Riktighet, Spårbarhet) Fastighetsfrågor, teknik Larm & Övervakning Foto, Video & AV Arbetsplatsergonomi Stationernas ansvar och huvuduppgift Stationens ansvar är först och främst att lösa ändamålet att handha den enskilda sjöräddningsverksamheten. Detta innebär att stationens huvuduppgift är att: hålla de frivilliga på stationen välutbildade, kompetenta och motiverade hålla fartyg och materiel i bästa skick genomföra sjöräddningstjänsten och hålla jouren året om. Den frivilliga insatsen är ovärderlig Det värdefullaste vi har inom hela Sjöräddningssällskapet är all den ideella tid som läggs ner. Detta är en resurs som måste behandlas aktsamt och spenderas där den gör bäst nytta. Att medverka i olika arrangemang behöver inte alltid vara rätt och det viktigaste är att respektive frivillig frågar sig vad han/hon har tid med. Delta gärna i aktiviteter om ni har behållning av det, men ställ aldrig upp på sådant som inte gagnar Sjöräddningssällskapets sak, som kan äventyra vår verksamhet eller stjäl energi från att lösa huvuduppgiften.
Ansvarig: AA Ersätter version: 3 Sida: 7 av 10 Jourtelefon och kontaktvägar Journumret är endast till för akuta ärenden utanför normal kontorstid. Ärenden som inte är akuta bör tas under kontorstid med ordinarie befattningshavare. Operativ jour Som stöd för räddningsstationerna och räddningsenheterna finns en operativ jour, bemannad av kontoret dygnet runt 365 dagar om året. Ring 031-761 39 00 (kortnummer 3900). 4.2.1.1 Avsikten med den operativa jouren är: - Stödfunktion för beslut i svåra lägen - Backup vid större SAR-insatser - Stöd om någon på den egna enheten kommit till skada - Stöd vid haverier, olyckor eller incidenter på den egna enheten - Information vidare in till kontoret vid större eller allvarligare insatser Presstelefon Som stöd för räddningsstationerna och räddningsenheterna samt kommunikation med media finns en presstelefon, bemannad av kontoret dygnet runt 365 dagar om året. Ring OP-jour 031-761 39 00, som i sin tur tankar av till presstelefonen alternativt direkt 031-761 40 01. 4.2.2.1 Avsikten med presstelefonen är: - Mediestöd - Kommunikation med media - Webbjour (tillsammans med webbredaktör)
Ansvarig: AA Ersätter version: 3 Sida: 8 av 10 Ansvar och befogenheter Detta kapitel beskriver befattningars ansvar och befogenheter, med avseende på säkerheten till sjöss och den operativa verksamheten på räddningsstationen. Men det kan inte sägas utan att först klargöra hela ansvars- och befogenhetskedjan inom Sjöräddningssällskapets organisation: Huvudansvaret för Sjöräddningssällskapets verksamhet har Styrelsen och VD. Tillsammans med ledningsgruppen och medarbetarna på kontoret driver VD verksamheten. Insamling och information, utveckling och byggnation av nya räddningsbåtar, framtagning och genomförande av utbildning, tillsyn och underhåll av flottan och stationerna, ekonomi och administration samt den dagliga kontakten med många frivilliga och medlemmar är några av de arbetsuppgifter som medarbetarna på kontoret utför och ansvarar för. Strategi och riktlinjer ligger till grund för hur verksamheten drivs centralt och lokalt. Detta innefattar hur en station bör drivas och till vilken kostnad. I vilken takt nya båtar skall byggas, äldre båtar renoveras, vilka utbildningar som det finns behov av och vilken information som skall spridas var och på vilket sätt. Hela det ekonomiska ansvaret och uppföljningen vilar därmed på VD, ledningsgrupp och kontoret. Den lokala räddningsstationen har ansvar för sina egna kostnader, d.v.s. att bara dra på sig nödvändiga utgifter för att klara av sitt uppdrag att hålla jouren igång. Uppsyningsman (Stationsledare) Befattningen utses och tillsätts centralt från huvudkontoret av den Maritima Ledaren i tät dialog med frivilliga på stationen, respektive distriktsamordnare samt ledningsgruppen. Uppsyningsmannen ansvarar för att: Externa och interna krav följs på den egna räddningsstationen (t.ex. lagar och kommunala föreskrifter). Räddningsstationen har räddningsbesättningar och räddningsenheter som är klara för utryckning. Målet är att första enheten skall kunna lämna kaj inom 15 minuter efter larm, dygnet runt, året runt. Sjöräddningssällskapets operativa jour meddelas på operativa jouren 031-761 39 00 (kortnummer 3900) eller helst via operativ@ssrs.se om förhållanden som påverkar beredskapen (t.ex. tekniska fel på en räddningsenhet eller problem med bemanning). Även JRCC samt grannstationer måste meddelas. Handbok för sjöräddare samt Handbok för insamling är implementerad och efterlevs. Den digitala uppdragsrapporteringen sköts och att rapporterna attesteras i rimlig tid. Detta är särskilt viktigt i samband med årsslut.
Ansvarig: AA Ersätter version: 3 Sida: 9 av 10 Personlig logg förs för varje enskild räddningsman samt att denna finns tillgänglig på stationen för uppvisning vid stations tillsyn. Distriktsamordnare eller representant från maritima avdelningen signerar UMs personliga logg. Se kapitel 5.4 i denna handbok. Samverkan sker med grannstationer, distriktssamordnare och Sjöfartsverket så att största effektivitet uppnås i räddningsarbetet. Stationens räddningsmän är behöriga, utbildade och övar kontinuerligt. Vid behov tillser också uppsyningsmannen att nyrekrytering av frivilliga sker. Stationen (bryggor, kaj, hus mm) och dess räddningsenheter underhålls i enlighet med givna instruktioner. Att internutbildning sker på den egna stationen och att stationens enheter är rätt bemannade med hänsyn till den egna enhetens säkerhetsutrustning och fasta platser för besättning. Ingen ska stå upp i båten under planingsfart, utan varje person ombord skall tilldelas en säker sittplats. Att genomgång och revision utförs årligen på Handbok för sjöräddare, Handbok för insamling samt säkerhetsorganisationen. Detta för att försäkra att systemet är uppdaterat och väl implementerat på stationen och alla enheter. Avvikelser och förslag på ändringar rapporteras in via avvikelse system. Uppsyningsmannen har befogenhet att: Organisera och fördela arbetet på den egna stationen i enlighet med stationsuppdraget. Uppsyningsman kan attestera utbetalning av ersättning för särskilda arbetsuppgifter på stationen. Dessa ersättningar (utöver ersättning för sjöuppdrag) skall på förhand godkännas av Distriktsamordnare eller representant från kontoret. Att utesluta frivillig, som inte fungerar i stationsuppdraget. En frivillig som inte följer handboken, som inte har samma värdegrund som föreningen, eller som inte har förtroende hos de andra frivilliga på stationen kan uteslutas. UM har både befogenhet och skyldighet att verkställa det. Att utse besättningsmän till olika befattningar. Vid behov kan Uppsyningsmannen ta hjälp av sin Distriktssamordnare och eller representant från kontoret för att utvärdera kompetens och lämplighet hos en person för en viss befattning ombord. Uppsyningsman utses och tillsätts centralt från huvudkontoret av den Maritima Ledaren i tät dialog med frivilliga på stationen, respektive distriktsamordnare samt ledningsgruppen. Aktivt bevaka kostnadskontroll på den egna stationen. Det är uppsyningsmannen som har befogenhet att attestera stationens fakturor. Göra inköp för max 5000 kr, men enbart till sådant som krävs för att stationen skall kunna hålla sin beredskap.
Ansvarig: AA Ersätter version: 3 Sida: 10 av 10 Utse en, men helst två ställföreträdande uppsyningsmän, som kan överta ansvar och befogenheter när ordinarie uppsyningsman är frånvarande. Befälhavare Befälhavare utses av stationens uppsyningsman. Dokumenterad kompetens är ett grundkrav. Befälhavarens ansvar och befogenheter: Lagar och upprättade rutiner följs av alla ombordvarande på den egna räddningsenheten. Fartyget handhas och framförs på ett sätt som är förenligt med gott sjömanskap. Befälhavare har full befogenhet att frångå de upprättade rutinerna om så anses nödvändigt för undvikande av haveri, olycksfall och ohälsa. Befälhavare har full befogenhet att avstå från att utföra ett räddningsuppdrag om så anses nödvändigt för att inte äventyra besättningens eller fartygets säkerhet. Det är befälhavarens ansvar att samtliga uppdrag och övningar rapporteras i det digitala rapportsystemet, samt att i förekommande fall erfarenhet/avvikelserapportering sker enligt kapitel 10 i denna handbok. Utdrag ur sjölagen: 6 kap 6 : Anträffar befälhavaren någon i sjönöd är han skyldig att lämna all hjälp som är möjlig och behövlig för att rädda den nödställde, om det kan ske utan allvarlig fara för det egna fartyget eller de ombordvarande. Samtliga i besättningen Samtliga i besättningen skall känna till vilka driftrutiner, underhållsrutiner samt nödrutiner som finns för den egna stationen/enheten. Samtliga i besättningen skall delta i nödvändiga utbildningar och övningar. Samtliga i besättningen bör delta i övrigt arbete på räddningsstationen i enlighet med uppsyningsmannens instruktioner. Övrigt arbete kan vara t.ex. underhållsarbete eller administrativt arbete. Även informationsarbete är viktigt lokalt. Dock får det aldrig ske på bekostnad av stationens uppdrag, d.v.s. att kunna gå på larm. Om det finns utrymme för lokalt informationsarbete finns centrala riktlinjer/material som i så fall ska följas/användas.