Bilaga 1: Riskanalys för ersättningspolicy

Transkript

1 Prognosia AB Bilaga 1: Riskanalys för ersättningspolicy Fastställd i styrelsen , uppdaterad (4)

2 Bakgrund I enlighet med Finansinspektionens föreskrift om ersättningssystem i värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning (FFFS 2011:1) skall Prognosia som värdepappersbolag ha en dokumenterad ersättningspolicy som dels är förenlig med och främjar en sund och effektiv riskhantering, dels motverkar ett överdrivet risktagande. Ersättningspolicyn skall omfatta alla anställda och vara utformad på ett sätt som är lämpligt med hänsyn till företagets storlek och interna organisation samt verksamhetens. Policyn skall även överensstämma med företagets affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen. Grunden till denna policy skall vara en analys av vilka risker som är förenade med bolagets ersättningssystem och ersättningspolicy och denna riskanalys skall användas för att identifiera vilken personal som skall anses vara särskilt reglerad. Riskarbete i Prognosia AB Arbetet med riskhantering är integrerat i hela verksamheten och arbetet utgår ifrån the three lines och defence från Baselregelverken. Den operativa verksamheten som utgör den första försvarslinjen ansvarar för att identifiera, rapportera och åtgärda de risker som uppstår i den egna verksamheten. Detta arbete utgår i första hand från ett avdelningsperspektiv där varje avdelningsansvarig rapporterar till kontrollfunktionerna men genom Prognosias ledningsgrupp (PLG) finns även ett stort utrymme för samverkan mellan avdelningarna då representanter från hela bolaget sammanträder regelbundet. Den andra försvarslinjen utgörs av funktionerna för riskhantering och regelefterlevnad som mottar de rapporter och analyser som verksamheten producerar och stödjer verksamheten i dess arbete med riskhantering. Vidare kontrollerar den andra försvarslinjen verksamhetens eget arbete med riskhantering och vidtar vid behov åtgärder som t.ex. utbildning, framtagande av instruktioner och skapande av styrdokument. Internrevision är den tredje försvarslinjen som i sin tur kontrollerar funktionerna för riskhantering och regelefterlevnad och säkerställer att riskhanteringen i de två första försvarslinjerna sköts på ett tillfredsställande sätt. 2(4)

3 Styrelse VD och ledning 1:a försvarslinjen 2:a försvarslinjen 3:a försvarslinjen Verksamheten Daglig regelefterlevnad Identifierar risker Implementerar åtgärder Rapporterar till linje 2 och ledning Risk och Compliance Kontrollerar linje 1 Stödjer verksamheten Utbildar personalen Rapporterar till VD och ledning Internrevision Oberoende granskning av linje 1 och 2 Rapporterar till styrelsen Illustration: De tre försvarslinjerna/three lines of defence. Detta arbete är en central del av Prognosias arbete med interns styrning och kontroll och är ett av styrelsens verktyg för att följa upp, analysera och reglera verksamhetens arbete för ett effektivt arbete med riskhantering. Ersättningssystem Prognosias ersättningssystem är relativt komplext i sin uppbyggnad då det finns ett stort antal olika lönemodeller till följd av de diversifierade arbetsuppgifterna inom företaget. Basen för samtliga anställda är dock en fast grundlön som antingen utgör hela lönen eller basen i en delvis provisionsbaserad lön. Ingen anställd inom bolaget får i dagsläget rörlig ersättning baserat på sin egen och avdelningens prestation över året, utan de anställda som har rörlig ersättning har en provisionsdel i sin lönemodell som baseras på prestationen mot uppsatta mål på månadsbasis. Ingen anställd i bolaget erhåller rörlig ersättning baserat på risker som kan komma att ändra bolagets reslutat- eller balansräkning. För att kvaliteten alltid skall tas hänsyn till utgörs basen i de anställdas löner av en relativt stor fast lönedel. Ovanpå denna fasta del tillkommer i berörda fall provision som är baserat på kvantitet såväl som kvalitet och systemet är noga utformat för att inte premiera kvantitet på bekostnad av kvalitet. Prognosia har sedan start haft som utgångspunkt vid utformning av ersättningssystem att personer i risktagande ställning endast skall ha fast lön för att undvika att onödigt höga risker tas för att generera en hög rörlig ersättning. Det mest uppenbara området som regleras är personer som är involverade i investeringsprocessen men denna riskanalys syftar till att hjälpa till att identifiera risktagare enligt regelverkets mening vilket är en bredare avgränsning än enbart investerare. Enligt regelverket är t.ex. personer som kan sluta avtal för företaget och personer vars ersättning överstiger någon i ledningens ersättning, också per definition risktagare. Detta innebär att fler personer omfattas av reglering av rörlig ersättning. 3(4)

4 Risker i Prognosias ersättningssystem Bolagets verksamhet omfattar ingen egen handel eller risktagande i den egna balansräkningen. Nedan uppställning behandlar bolagets personalgrupper och de risker som berör varje personalkategori. Ledningsgrupp Ledningsgruppen har ett stort inflytande över bolagets operativa verksamhet och kan i högsta grad påverka bolagets risktagande. Ledningen är alltid att betrakta som särskilt reglerad personal. För att inte riskera att ledningen av eget vinstintresse utsätter bolaget för orimliga risker har styrelsen beslutat att ledningen skall ha endast fast lön. Avdelningschef Avdelningschef är inom Prognosia de personer som har fullt operativt, men begränsat strategiskt ansvar för en del av verksamheten. De avdelningsansvariga har ett inflytande över bolagets operativa verksamhet men kan inte ta postitioner eller sluta avtal för bolagets räkning och personernas påverkan på bolagets risknivå är därför mycket begränsad då det strategiska ansvaret i första hand ligger på ledninggruppen. Trots detta är bolagets bedömning att då avdelningschefer har ett såpass stort operativt ansvar och ett visst strategiskt ansvar skall dessa anses vara särskilt reglerad personal. Ingen avdelningschef får rörlig ersättning i regelverkets mening utan ersättningen är begränsad till fast lön och i vissa fall provision som är utan koppling till åtaganden som kan komma att ändra resultat- eller balansräkning. Prognosia Asset Management Personal verksam inom PAM Prognosia Asset Management är, vid sidan om ledningsgruppen, bolagets främsta risktagare. För att undvika att PAM på något vis ges incitamente att ta orimliga risker har styrelsen beslutat att all personal inom PAM endast har fast lön. Anställda inom PAM är identifierade som särskilt reglerad personal. Customer relations Alla funktioner som härhör till relationen med bolagets kunder är samlade under ett ansvarsområde: customer relations. Hit räknas kundservice såväl som backoffice funktionerna. Ansvarig för detta område har inte befogenhet att teckna avtal åt bolaget och är heller inte involverad i risktagandet i investeringsflödet. De risker som berör customer relations är främst operativa risker men customer relation har ändå ett visst inflytande över de strategiska besluten varför bolaget anser att customer relations manager är anställd i ledande strategisk befattning och därför tillhör särskilt reglerad personal. 4(4)

5 Kontrollfunktioner Kontrollfunktioner avser i Prognosia funktionerna för regelefterlevnad och riskhantering. Även internrevision räknas som kontrollfunktion men då bolaget har outsourcat funktionen för internrevision ligger detta utanför bolagets ersättningssystem för anställda. Kontrollfunktionerna är enligt regelverket särskilt reglerad personal och funktionerna för regelefterlevnad och riskhantering har endast fast lön. Säljare, kundservice och backoffice Inom denna kategori återfinns huvuddelen av den operativa personalen. Denna personalkategori har mycket liten, om någon, påverkan på bolagets risktagande och anses inte vara risktagare. Anställda inom säljorganisationen, kundservice samt inom bolagets backofficefunktion har fast lön samt i vissa fall provision utan koppling till riskåtaganden som kan komma att ändra bolagets balans eller resultaträkning. Säljare, kundservice- och backofficemedarbetare bedöms inte vara särskilt reglerad personal. IT IT-avdelningen i Prognosia är av stor vikt och brister i denna är förenade med ett antal operativa risker. Då ingen på avdelningen kan påverka bolagets risknivå anses IT avdelningen inte vara särskilt reglerad personal men bolaget har med avsikt att minska sannolikheten att de operativa riskerna realiseras ändå beslutat att personal verksam inom IT avdelningen endast skall ha fast lön. Anställda med ersättning som överstiger någon i ledningsgruppen Inom bolaget finns inga anställda vars fasta lön överstiger någon i ledningen. Däremot finns det en möjlighet att ett flertal personer kan komma att erhålla ersättning som överstiger någon i ledningen då ett flertal anställda har provisionsbaserad lön. Då ingen anställd i normalfallet har ersättning som överstiger den totala ersättningen till någon i ledningen är personal med provisionsbaserad lön i normalfallet ej definierad som särskilt reglerad personal. Bolagets löneadministratör övervakar dock löpande ersättningsnivåerna hos personalen och personal som har en ersättning som vid det givna tillfället överstiger ersättningen hos någon i ledningen är särskilt reglerad personal. 5(4)