Plats och tid Beslutande SoF Västra Skaraborg, Malmgatan 36, 53232 Skara Torsdagen den 13 augusti 2015 kl. 14.00 16.00 Åsa Karlsson, ordförande, Götene kommun Louise Ahlgren, ledamot, Gunilla Druve Jansson, Jan-Olov Lundqvist, ersättare, Ersättare Lena Jenemark, ersättare, Lidköpings Kommun Micael Karlsson, ersättare, Skara Kommun Karl Wiktorsson, ersättare, Övriga Tomas Rosenlundh, Tf. förbundschef Ulrika Christenson, ekonom, SVS Anmält förhinder Robert Olsson, ordförande beredningsgruppen, Götene kommun Ulla-Karin Gunnarsson, vice ordförande, Elsy Lundberg Östrand, ersättare, Essunga kommun Torgny Andersson, ersättare, Ulf Genitz, ersättare, Vara kommun Paragrafer 1-18 Underskrifter Ordförande Justerare Sekreterare Åsa Karlsson, ordförande Jan-Olov Lundqvist, Ulrika Christenson, ekonom ANSLAG/BEVIS Organ Samordningsförbundet Västra Skaraborg Sammanträdesdatum Torsdagen den 13 augusti 2015 kl. 14.00 16.00 Anslaget under tiden Förvaringsplats för protokollet Samordningsförbundet Västra Skaraborg, Malmgatan 36, 53232 Skara Underskrift Ulrika Christenson, ekonom 1/8
1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade dagens möte öppnat. 2 Fastställande av dagordning Den föreliggande dagordningen fastställdes med tillägg av ytterligare tre punkter; 1. Ekonomitjänsten under punkten kansliorganisation 2. Banken under punkten övrigt 3. Revisorer under punkten övrigt 3 Val av justerare Att jämte ordförande, valdes Jan- Olof Lundqvist till att justera dagens protokoll. 4 A) Arbetsvillkor för den t. f. förbundschefen Den t.f. förbundschefen, Tomas Rosenlundh, presenterar sig för styrelsen och ger en utförlig redogörelse för hur läget ser ut just nu arbetsmässigt, vad som gjorts sedan Janet Wohlfarths bortgång och vad som är på gång med projekt Level Up. B) Löneanspråk Tomas Rosenlundh har satt 50 000 kr/mån som löneanspråk. Styrelsen diskuterar frågan utan Tomas Rosenlundhs närvaro. Att Tomas Rosenlundhs löneanspråk på 50 000 kr/mån godkännes för hans arbete under perioden 150901 160430. 2/8
5 Kansliorganisation 2015 Kansliet kommer att bestå av följande personal; Förbundschef, fram till 30 april 2016 är det Tomas Rosenlundh och förhoppningen är att den nya förbundschefen kan börja 1 mars och gå bredvid tills Tomas Rosenlundh slutar. Processamordnare, Jacqueline Karvik arbetar 60 % fram till den 30 september. Ekonom, Ulrika Christenson arbetar 100 % tillsvidare med både förbundets ekonomi och projekt Level Up. Projektledare, arbetar 100 % anställd av förbundet. 6 Praktiska kanslifrågor Tf. förbundschef redogör för följande punkter; Vi har nu äntligen lyckats komma in i Janet Wohlfarths dator på kansliet. Frågan om Janet Wohlfarths tjänstepension har undersökts och ansökningsdokument har skickats till familjen som ska återkomma med handlingarna för vidarebefordran till KPA. Janet Wohlfarts personliga tillhörigheter som finns på kontoret kommer att överlämnas till familjen och datum är bokat för detta. Budgetgenomgång kommer att ske 25 augusti. Delårsrapporten kommer Ulrika Christenson sammanställa siffrorna och Tomas Rosenlundh skriver texten. Det är problem att skriva ut SUS rapporter men kontakt med Helena Johansson kommer att tas för att åtgärda problemen. 3/8
7 Level Up I samråd med ESF har starten för projektet förskjutits till den 1 november då det var svårt att hinna med allt till 1 september. Beredningsgruppen kommer att fungera som styrgrupp för projektet. Annonsen för projektledare har resulterat i 24 kvinnliga och 15 manliga sökanden och de kriterier som kommer att prioriteras är tidigare erfarenhet av ESF och/eller myndigheter samt lokal förankring. Den 10 september kommer det att hållas intervju med 4 stycken kandidater. Man ska inom kort träffa utbildningsföretaget för Case Management och jämställdhetsutbildaren samt hitta ett datum i januari för jämställdhetsutbildningen. Samordningsförbunden Östra -och Norra Skaraborg kommer att lämna in en ESF-ansökan som kan ge ett bra samarbete med Västra Skaraborg. ESF är nöjda med vår ansökan men poängterar vikten av att upphandla tjänster och ha avtal med alla parter i projektet. Det framkommer även ett förslag om att kommunekonomerna ska träffas även under detta projekt. Förslag till beslut Att köpa en rekryteringstjänst som hjälp med urvalsprocessen av den utannonserade projektledaren samt ev. medverka i intervjuerna. Att köpa en rekryteringstjänst som hjälp med urval och intervju för max 10 000 kr. 8 Rekrytering av förbundschef Den tf. förbundschefen föreslår att man ska ta hjälp med rekryteringsprocessen och föreslår att man använder samma företag som Samordningsförbundet Östra använt för sin rekrytering, Avonova. Rikard Arenius kommer in och presenterar sig och sitt arbete för styrelsen och förklarar de olika processerna i en rekrytering och vilka svårigheter man kan ställas inför och hur man kan lösa dessa problem. Styrelsens beslut Att godkänna förslaget och anlita Avonova till rekryteringen av ny förbundschef. 4/8
9 Hemsida Tidigare har vi haft två stycken hemsidor; samverkanvg.se och svsfinsam.se, men då sidan för samverkanvg.se är förenklad för användarna kommer vi i fortsättningen bara att använda samverkanvg.se för vår information. Jacqueline Karvik kommer träffa en datakille som ska hjälpa till att föra över allt material från vår sida till samverkanvg.se. För detta arbete kommer vi att behöva ersätta honom för några timmar. Styrelsen beslut Att gå över till att använda endast samverkanvg.se och ta hjälp med att föra över all nödvändig information samt avsluta de abonnemang som är kopplade till den egna hemsidan. 10 Förbundsordning Regionen arbetar för att synkronisera alla förbundsordningar i regionen vilket gör att förbundsordningen för Västra Skaraborg behöver revideras, framför allt punkterna 6 och 14, men Tomas Rosenlundh föreslår att man passar på att se över alla delar. Ett förslag skulle kunna skickas ut till kommunerna för remiss. Att Tomas Rosenlundh skriver ett förslag på en ny förbundsordning som sedan skickas ut på remiss till kommunerna. 11 Förbundets lokal Då beslut är taget att lokalerna ska sägas upp senast 30 september så förs diskussioner med om att i framtiden kunna vara samlokaliserade. Jan- Olof Lundqvist informerar om s planer på lokaler i Skara och tror att de kan ha hittat en bra lokal, byggt om och flyttat in till aug/sep 2016. Diskussioner förs även kring hur vill göra i framtiden med sina lokaler. Att Jan- Olof Lundqvist pratar med lokalansvarig på för att se hur deras planer ser ut framöver. 5/8
12 Pågående uppdrag I det kommande beredningsgruppsmötet kommer ÅKA- modellen diskuteras och frågor som; hur ska vi ha det 2016? Ska man från förbundets sida ge fortsatt bidrag och handledning, och i så fall i vilken omfattning? kommer att tas upp. Styrelsen avvaktar beredningsgruppens svar men säger att man måste villkora eventuella pengar för att kontrollera att metoden följs och att det finns deltagare. 13 Ägarsamråd i Skaraborg Förbunden i Skaraborg ska innan budget läggs ha en dialog med ägarna till förbunden. Med ägarna menas således inte styrelserna utan representanter för de olika parterna. Mötet hålls i år i Skövde den 17/11. Statens och Regionens representanter är än så länge klara. Kvar återstår att få klarhet i vilka kommunrepresentanterna kommer att bli. 14 Vision och värdegrund Denna fråga kommer att diskuteras den 30/11 kl. 9-15 då Mia Hultman kallat samman alla beredningsgrupper och förbundsstyrelser i hela Skaraborg för att arbeta mot en gemensam bild i hela Skaraborg. 15 Beredningsgruppen Beredningsgruppen kommer att träffas den 24/8 och kommer framöver även att agera som styrgrupp för projekt Level Up. Den tf. förbundschefen föreslår att beredningsgruppen fortsättningsvis inte är representerade på styrelsemöten utan att förbundschefen agerar som språkrör mellan de två. Att förbundschefen verkar som språkrör mellan styrelse och beredningsgrupp. 6/8
16 Sammanträdestider hösten 2015 4/9 kl. 9-12, AU 28/9 kl. 9-12,Styrelsemöte ÅKA- rapport samt delårsrapport 30/11 kl. 9-15, Beredningsgrupp + styrelse vision och värdegrund med Mia Hultman. 4/12 kl. 13.30-15.30, AU- möte. 8/12 kl. 9-12, Styrelsemöte med avslutningslunch. 17 Övrigt Kommunal revisor - Inför årets revision är det fortfarande oklart vem som ska representera kommunerna och då Götene kommun står på tur föreslås att Åsa Karlsson tar hem frågan och återkommer med vem som utsågs. Att Åsa Karlsson tar hem frågan och återkommer med vem som utsågs. Banken - Då banken behöver ett nytt protokoll med samlad information om årets firmatecknare samt delegationer för bankärenden för Tomas Rosenlundh och Ulrika Christenson så föreslås att denna information tecknas ned under denna punkt. Att firmatecknare för året är Åsa Karlsson och Ulla- Karin Gunnarsson i förening samt att Tomas Rosenlundh, 490430-8956, och Ulrika Christenson, 740629-5662, har attest och delegation enligt följande: Samordningsförbundets förbundschef, Tomas Rosenlundh och ekonom, Ulrika Christenson delegeras med attesträtt fakturor med avseende på samordningsfunktion administration och verksamhet. De delegeras med attesträtt avseende på anställd personal och dess lönehantering samt delegeras i övrigt personalansvar där samordningsförbundet är huvudarbetsgivare. Attesträtten gäller upp till ett belopp motsvarande 5 basbelopp. Attestering av fakturor på högre belopp eller fakturor som avser samordningsförbundets förbundschef attesteras av samordningsförbundets ordförande eller vice ordförande. För direktupphandling gäller följande: För varor högst 500 000 kr För tjänster högst 500 000 kr Enligt riktlinjer för direktupphandling. 7/8
Avslutning Enär det inte fanns ytterligare punkter under övrigt tackade ordförande ledamöterna för visat intresse och avslutade mötet. 8/8