Förenkla på kommunal och regional nivå Anteckningar från Tillväxtverket och länsstyrelsernas referensgruppsmöte 26 april 2013 Deltagare: Stefan Lundin, Visita Helena Morgonsköld, Bolagsverket Anneke Svantesson, Landsbygdsdepartementet Åsa Hill, LRF Johan Lindh, Kemikalieinspektionen Ulrika Båth Bertram, Näringsdepartementet Andrea Femrell, NNR Karin Erkenstam, Miljödepartementet Anders Gunnarsson, SKL Ulrika Riseby, Örebro Kommun Ingrid Millet, Statens folkhälsoinstitut Iness Hadji, Kommerskollegium Anna Sabelström, Kommerskollegium Lena Gustavsson, Kommerskollegium Pirjo Körsén, Naturvårdsverket Sanja Pihl, P4 Karin Holmqvist, Tillväxtverket Stefan Ernlund, Tillväxtverket Linda Broström, Tillväxtverket Lena Josefsson, Tillväxtverket Carina Karlsson, Förenkla på riktigt! /Länsstyrelsen i Kronobergs län Malin Persson, Förenkla på riktigt! /Länsstyrelsen i Kronobergs län Inledning Karin Holmqvist, Malin Persson och Carin Karlsson Tillväxtverket har i uppdrag att förenkla för företag på kommunal nivå. Landets länsstyrelser har samma uppdrag på regional nivå, där Kronoberg ansvarar för samordningen. Tillsammans har Tillväxtverket och Länsstyrelsen i Kronoberg en referensgrupp med representanter från departement, kommuner, nationella aktörer som har fått förenklingsuppdrag och branschorganisationer. Gruppen har visat sig vara mycket betydelsefull för våra uppdrag eftersom de hjälper oss att prioritera, avgränsa och ger synpunkter på inslagna vägar och delar med sig av sina erfarenheter. Varje år i mars lämnar Tillväxtverket och Förenkla på riktigt varsin delrapport till Näringsdepartementet som beskriver det senaste årets arbete och framtida insatser. I mångt och mycket tog dagens presentationer avstamp i det som hänt och beskrivs i delrapporterna. Ta gärna del av rapporterna på våra respektive webbplatser: Länsstyrelsernas delrapport Tillväxtverkets delrapport 1 (6)
Den 26 april träffades referensgruppen för andra gången. Bifogat minnesanteckningarna finns också dagens presentationer. Länsstyrelsernas presentation Carin Karlsson och Malin Persson Carin och Malin började med att berätta vad som har hänt i förenklingsarbetet på landets länsstyrelser. Istället för en avslutande diskussion blev det en löpande dialog med många kloka inspel och synpunkter. Vi började med att friska upp deltagarnas minne om hur vi har valt att kategorisera vårt uppdrag i formella, kulturella och strukturella insatser. Kunskap och kompetens En deltagare saknar kunskap och kompetens som en faktor i modellen. Service och bemötande i all ära, men kompetens är a och o för att företagare ska få den hjälp de behöver. Bristen på rådgivning och service till företag bottnar dessutom mycket i osäkerhet hos handläggarna, det skulle kunna förebyggas genom kompetensutveckling. Förenkla håller med om att kompetens är grundläggande och att vi måste bli bättre på att synliggöra det, inte endast i mallen! Förenkla passade på att berätta om utbildningserbjudandet om bemötande, attityd och service som under våren har gått ut till samtliga länsstyrelser, där förenkla på riktigt står för kostnaden. Service Diskussionen om service fortsatte. Det är egentligen enkelt, det handlar inte om att inte följa lagar eller att företagare alltid har rätt. Det handlar om att snabbt ge enkel och tydlig information, hjälpa företagare rätt i regeldjungeln. Det svåra är att många handläggare har svårt för att ge råd när de sedan ska utöva tillsyn. Hur mycket kan man säga utan att man riskerar att få det emot sig längre fram i processen? Det kan bli en krock. Hur som helst behöver länsstyrelserna gå från att vara en förvaltningsorganisation till en serviceorganisation. En deltagare säger att det handlar om ett helt nytt tänk hos många medarbetare och ledare. En annan deltagare menar att samtidigt är ju service en av de viktigaste delarna i förvaltningslagen, har det helt gått förbi länsstyrelserna? Styrning och Ledarska P4 En deltagare delade med sig av sin erfarenhet av lotsverksamhet, som kan vara en viktig funktion och lösning på problemet. Det handlar inte om att en person ska ha den funktionen. Det handlar om ett synsätt och en attityd i hela organisationen. Var man än kommer in ska man bli lotsad vidare till rätt person. Då är det viktigt att medarbetare har kunskap om varandras verksamheter och avdelningar. Sammantaget tycker man att modellen är ett bra sätt att visa vår inriktning. Vi fick också P4, Webb och Telefoni tipset från gruppen att berätta mer om effekterna för företagare av det vi gör. Det finns så många bollar att hoppa på och mycket är bra, men det är inte alltid så enkelt att förstå vad det ger för effekter för företagare. Mäta effekter Det blev en naturlig ingång till hur vi kan mäta effekter. Mjuka värden som bemötande, service och attityder är svåra att mäta, men här kan den länsstyrelsegemensamma brukarundersökningen ge oss vissa indikationer. Förenkla på riktigt kommer för övrigt stötta med ekonomiska medel för att kunna utvidga den något och på så vis få en bättre bild över tid. Ett annat sätt att mäta effekter är naturligtvis handläggningstider. Ett problem är att länsstyrelserna mäter på olika sätt idag, vilket gör jämförelser svåra. Här behöver vi enas om hur vi ska mäta. Ett förslag är att mäta i fyra olika steg: 2 (6)
1. Ärendet kommer in 2. Ärendet öppnas 3. Ärendet är komplett 4. Beslut är klart Inom länsstyrelserna finns ett gemensamt projekt som tittar på just detta, kallat LISA. Självklart är det viktigt att vi kopplar samman vårt förenklauppdrag med detta projekt. Ett medskick från referensgruppen om handläggningstider var att även titta på effektiviteten. Vi skulle t ex kunna tita på miljöområdet och hur såväl kommun som länsstyrelse kan effektivisera sina processer. I flera ärenden är ju båda inblandade och då är det viktigt att samordna detta utifrån företagens perspektiv. Viktigt för företagen kunna följa sitt ärende på elektronisk väg men också viktigt samordna ärendesystem hos länsstyrelserna så att handläggare i olika län och inom samma länsstyrelse kan följa ett företags ärende och ta del av samma uppgifter. På gång Vi avslutade med att ge några exempel på vad som är närmst på gång i uppdraget: Landshövdingemöte Kommunikation och HR stormöte i Växjö Gemensamt arbete med P4 Arrangera möte med webbsamordningsgruppen Engagera kontaktpersonerna ytterligare. Tillväxtverkets presentation Tillväxtverket berättade om fyra pågående insatser inom uppdraget: - Arbetsgrupp inom förenklingsforum och uppföljning av forumet - Utbildningar till kommuner i samarbete med SKL - Rådgivning, service och myndighetsutövning - Samordnad information I delrapporten beskrivs även andra delar såsom samverkan med länsstyrelsernas förenklingsuppdrag, goda exempel och kommunikation och andra uppdrag/projekt som Tillväxtverket driver eller medverkar i och som har bäring på uppdraget att förenkla för företag på kommunal nivå. Förenklingsforum Karin Holmqvist Förutom det som beskrivs i bifogad delrapport och ppt- presentation lyftes följande fram: Under tidig vår har Tillväxtverket besökt kommunerna Berg och Ängelholm och diskuterat deras möjlighet att internt samordna tillstånd- och tillsynsprocesser för kombinatörer på landsbygd. Kommunerna har också fått lyfta fram hur samordning med den regionala och centrala nivån kan bli bättre. Tillväxtverket har också haft ett möte med LRF som visat intresse för projektet samt haft kontakt med länsstyrelserna i respektive region och möten är inbokade för att diskutera liknande frågeställningar som med kommunerna. Arbetsgruppen träffas igen i maj. Frågor och synpunkter på insatsen förenklingsforum: 3 (6)
Sanja Pihl (P4): Hur omsätts kunskapen man får från pilotprojektet inom förenklingsforum? Vi är intresserade av att ta del av resultatet. Tror det är viktigt att kunna se hur man konkret ska kunna omsätta kunskapen. Karin Holmqvist (Tillväxtverket): Det har kommit fram intressanta synpunkter och förslag på hur man kan förenkla för den här typen av företagare som har också bäring när det gäller att samordna tillståndsoch tillsynsprocesser generellt på kommunal, regional och central nivå. Andrea Femrell, NNR: Vad utmynnar projektet konkret i; blir det en det en handlingsplan, rapport eller liknande? Karin Holmqvist (Tillväxtverket): Vi har inte diskuterat formen för det ännu, men det är viktigt att resultaten sprids, till exempel till andra kommuner, och då är det viktigt att hitta en bra kanal och lämpligt målgruppsanpassat material för det. Anneke Svantesson (Landsbygdsdepartementet): Vi ser en utveckling att allt fler kombinatörer på landsbygden vill utveckla sin verksamhet men stöter på patrull när man vill utvidga, då man då omfattas av fler regler och myndighetskontakter. Det är väldigt bra att arbetet kommit i gång inom projektet. Det är viktigt att synliggöra problematiken på området. Genom att göra det blir det enklare att ta diskussioner med exempelvis andra departement. Resultatet från projektet kan göra det enklare att motivera varför förändringar måste ske. Anna Sabelström (Kommerskollegium): Kan modellen från projektet appliceras på andra områden? Karin Holmqvist (Tillväxtverket): Vi tror att resultaten kan användas på andra områden eftersom det handlar om hur man i hela regelgivningskedjan kan samordna sina tillsyns- och tillståndsprocesser. Anders Gunnarsson (SKL): Inom ramen för det här projektet tror vi att man kan hitta bra verktyg. SKL har goda förutsättningar att hjälpa till att sprida resultatet och vet att viljan till förändring är stor ute i landet. Tror att det finns stor möjlighet till verklig förändring med grund i det här projektet. Utbildningar till kommuner i samarbete med SKL Karin Holmqvist Förutom det som beskrivs i bifogad delrapport och ppt- presentation framfördes följande synpunkter på insatsen utbildningar till kommuner: Anders Gunnarsson (SKL): När det gäller siffror som visar på utvärderingar från utbildningen Förenkla helt enkelt så handlar det om hur det bestående resultatet i hela kommunen uppfattas av dem som har gått utbildningen. Fler kommuner är på gång att påbörja utbildningen under våren och hösten, däribland Göteborgs stad. Stefan Lundin (Visita): Fråga om vilka personer i kommunen som går utbildningen. Karin Holmqvist (Tillväxtverket): Det är såväl handläggare, chefer och politiker som går utbildningen. Den vänder sig till alla i kommunen som möter företag i sin vardag. Ulrika Riseby (Örebro kommun): För Örebro var utbildningen en startpunkt på ett långsiktigt arbete. Det är viktigt att ha kommunledningen med sig i arbetet och att ha konkreta målsättningar för arbetet som tar vid efter att utbildningen är genomförd. Rådgivning, service och myndighetsutövning Linda Broström Förutom det som beskrivs i bifogad delrapport och ppt- presentation lyftes följande fram: Den 10 april bjöd Livsmedelsverket och Tillväxtverket gemensamt in till ett möte. Syftet med mötet var att diskutera rådgivning inom ramen för kontrolluppdraget och komma med konkreta förslag på vad som kan göras för att företagen ska uppleva att de får mer stöd i att göra rätt. Ett dussin personer deltog. Utöver Livsmedelsverket och Tillväxtverket deltog representanter från Göteborgs kommun, Sigtuna Kommun, Linköpings universitet, LRF, SKL samt Visita. 4 (6)
Utöver givande diskussioner resulterade mötet i en rad konkreta förslag på hur Livsmedelsverket kan arbeta vidare. Det finns även förslag på ett samarbete mellan branschföreträdare och Livsmedelsverket i det fortsatta arbetet. Frågor och synpunkter på insatsen rådgivning, service och myndighetsutövning: Ingrid Millet (Statens folkhälsoinstitut): Vi arbetar med detta och det är svårt. Kommunerna vill få stöd från oss men det kan gå emot nationella myndigheters uppdrag. Hur arbetar Livsmedelsverket med detta? Linda Broström (Tillväxtverket): Livsmedelsverket ska tydliggöra kontrolluppdraget och finns idéer om att göra det i samarbete med aktörer som var med på workshopen. Stefan Lundin (Visita): Det jag upplevde att vi var ense om är hur vi har ett gemensamt arbeta för att minska rädslan för fallande domar när företagen inte gör rätt, för att de inte fått information om hur regler ska efterföljas. Vi var ense om gemensam målsättning, säkra livsmedel. Hur kan vi jobba ihop och hur kan vi förebygga att fel görs? Det går nog att göra ännu mer på alkoholområdet. Det är viktigt att få inspel från verkligheten för att se hur det fungerar. Handböcker från centrala myndigheten som inte är aktuella längre används trots allt av företagen. Jag säger ibland till företagen att ringa direkt till Statens Folkhälsoinstitut för att få information. Hur fungerar dialogen mellan kommun och länsstyrelse? Andrea Femrell (NNR): Vilken är länsstyrelsens roll när det gäller tillämpning av alkohollagen? Vad förväntar sig Statens folkhälsoinstitut att länsstyrelserna ska göra? Ingrid Millet (Statens folkhälsoinstitut):länsstyrelserna ska förmedla kunskap till kommuner. Vi har inget operativt ansvar för tillsynen. Länsstyrelserna har ansvar gentemot kommuner, både att utöva tillsyn och att vägleda. Vår möjlighet att arbeta med stöd direkt till kommunerna är begränsat. Därför arbetar vi för att stärka länsstyrelserna i deras uppdrag. Åsa Hill (LRF):Hur ger man kommuner den bästa information så de kan ge råd till företagen? Här finns nog möjligheter ta fram goda exempel inom projektet. Det finns nationella myndigheter som arbetar med direktkontakt och stöd till kommuner, en väg fram kan vara att titta på hur andra myndigheter arbetar i dag. Anna Sabelström (Kommerskollegium): Det är viktigt vara ute i kommuner och se hur kommuner agerar så att företagen får rätt beslut och att regelverk kring EU-rätten tillämpas på korrekt sätt. Kommerskollegium tar fram information till nationella myndigheter som de i sin tur ska sprida till kommuner. Hur kan vi få stöd i det genom detta uppdrag? Tillväxtverket (flera): Det stöd som Kommerskollegium efterfrågar ligger inte inom ramen för vårt uppdrag. Det vi kan göra (bl a inom kommande insats inom uppdraget som handlar om att se vilket kompetensstöd som centrala myndigheter ger till kommuner) är att skapa mötesplatser och diskutera detta, sprida goda exempel så att Kommerskollegium kan lära sig hur andra centrala myndigheter arbetar med stöd till kommuner. Samordnad information Lena Josefsson Förutom det som beskrivs i bifogad delrapport och ppt- presentation lyftes följande fram: Arbetet fokuserar på att försöka identifiera vad som är grundläggande information om serveringstillstånd, att bedöma vad av denna som kan ses som gemensam information som gäller oavsett kommun och vad som är mer kommunspecifikt samt att fundera kring om det är möjligt att samverka kring att ta fram och tillhandahålla den information som är gemensam till de kommuner som är intresserade och på vilket sätt. Möten har hittills genomförts med Folkhälsoinstitutet, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Visita, Näringslivets Regelnämnd (NNR) och Tanums kommun. Det har tagits en inledande kontakt med Ale kommun och det planeras även att ta kontakt med Länsstyrelsen i Västra Götalands län. Frågor och synpunkter på insatsen samordnad information: 5 (6)
Andrea Femrell (NNR): Hur har ni tänkt kring val av kommunerna? Tanum är ju en liten kommun, Ale mer en förortskommun. Skulle man valt kommuner med tryck på ansökningar dvs som har många ansökningar kring serveringstillstånd. Lena Josefsson (Tillväxtverket): Vi vill ha lite mindre kommuner eftersom det är särskilt uttalat i uppdraget och det dessutom är vår bedömning att de kanske kan vara särskilt behjälpliga av att ta del av gemensam information. De kommuner vi valt har också enligt vår bedömning visat en vilja att förändra och förenkla för företagen genom att delta i Insikt och Förenkla helt enkelt. Dessutom har vi valt kommuner som i dag inte har så omfattande information om serveringstillstånd på sin webbplats. Vi har inte valt utifrån att de tar emot väldigt många ansökningar om serveringstillstånd. Anders Gunnarsson (SKL): Borde finnas stora möjligheter samordna informationen utifrån ett användarperspektiv. Också att hitta en modell där informationen hålls uppdaterad. Bra att ta med kommuner som i dag har lite information på sin webbplats. Åsa Hill (LRF): Det är viktigt att komma ihåg att information som används gemensamt på webben snabbt kan få stor spridning och att det därför är angeläget att sådan informationen hålls uppdaterad. Avslutning Tillväxtverket avslutade med att kort berätta om vad som är på gång framöver och även tipsa om webbplatsen enklareregler.se där man kan följa vad som händer inom ramen för uppdraget. Näringsdepartementet om regeringens förenklingsarbete Ulrika Båth-Bertram från Näringsdepartementet berättade om regeringens förenklingsarbete och de fokusområden och mål som är satta för arbetet. Se bifogad presentation. 6 (6)