Förtroendearbetstid en vägledning Akademiker förbundet för jurister, ekono mer, systemvetare, personalvetare och samhällsvetare
Vad är förtroendearbetstid? I det statliga avtalet ALFA 1 finns bestämmelser om arbetstid. Bestämmelserna i ALFA ersätter arbetstidslagens regler. De flesta statligt anställda har reglerad arbetstid, så kallad kontorsarbetstid. För denna grupp finns en del regler i ALFA om arbets tidens längd och förläggning, vad som gäller vid övertidsarbete samt regler för kompensationsledighet, ersättning med mera. Reglerna kompletteras vanligtvis av lokala arbetstidsavtal. De flesta statligt anställda har reglerad arbetstid, så kallad kontorsarbetstid. Enligt ALFA kan vissa arbetstagare i stället ha förtroendearbetstid eller oreglerad arbetstid 2, som det kallades tidigare. ALFA innehåller då inga närmare bestämmelser om arbetstidens längd och förläggning, övertidsarbete och så vidare för den som har förtroende arbets tid. Där sägs endast att Med för troende arbetstid avses sådan arbetstid som en arbets tagare med hänsyn till sina arbetsuppgifter har förtroendet att själv disponera. Av detta följer att en arbetstagare med förtroendearbetstid har fått ett förtroende att själv disponera sin arbetstid, ska disponera sin arbetstid på det sätt som arbetsuppgifterna kräver, inte har någon bestämd ordinarie arbetstid att hålla sig till, och inte har rätt till särskild ekonomisk ersättning för övertidsarbete 3. Förtroendearbetstid enligt ALFA innebär alltså att ansvaret för hur huvuddelen av arbetstiden disponeras ligger på arbetstagaren. Den enskilde arbetstagaren ges ett stort ansvar att själv avgöra vad arbetsuppgifterna kräver och när de ska utföras. Arbetsgivarens inflytande över när, hur och var den enskilde arbetstagaren förlägger sin arbetstid minskar i motsvarande grad. Förtroendet ger arbetstagaren möjlighet att utvecklas till en självständig och mer ansvarstagande medarbetare. Arbetstagaren får också större möjligheter att på ett flexibelt sätt förena arbetsliv och privatliv. Under rätt förutsättningar är förtroendearbetstid till fördel för både verksamheten och den enskilde arbetstagaren. Arbetsgivaren har naturligtvis, inom ramen för sin arbetsledningsrätt, kvar rätten att bestämma över vilka arbetsuppgifter som ska utföras. Det är arbetsuppgifternas karaktär som avgör vad de kräver och när de kan ut föras. Finns det olika uppfattningar vad arbetsuppgifterna kräver har arbetsgivaren, i kraft av sin arbetsledningsrätt, sista ordet. Förtroendearbetstid innebär att arbets tagaren har fått förtroendet att själv välja när han eller hon vill förlägga sitt arbete både i fråga om tid och plats utifrån de krav som arbetsuppgifterna ställer. 1 ALFA (Allmänt löne- och förmånsavtal) hittar du på www.jusek.se, eller på www.arbetesgivarverket.se. 2 Begreppet oreglerad arbetstid används fortfarande inom domstolsväsendet och åklagarväsendet och har samma betydelse som förtroendearbetstid. I texten används för enkelhetens skull bara termen förtroendearbetstid. 3 Lokala avvikelser kan dock förekomma i frågan om ersättning för visst arbete, till exempel för jour och beredskap. 2
I ALFA anges vilka statligt anställda som har förtroendearbetstid. Vilka har förtroendearbetstid? I ALFA anges vilka statligt anställda som har förtroendearbetstid. Det gäller bland annat domare och åklagare samt chefer i verksledande ställning. Enligt ALFA kan också andra anställda träffa överenskommelse med sin arbetsgivare om att tillämpa förtroendearbetstid. En sådan överenskommelse ska vara skriftlig och kan göras uppsägningsbar. Slutligen kan arbetsgivaren och den lokala arbetstagarorganisationen komma överens om att träffa ett lokalt kollektivavtal om förtroendearbetstid för en viss grupp av arbetstagare. Förtroendearbetstid kan också vara avtalat för vissa grupper av arbetstagare i särskilda centrala avtal. Jusek anser att en grundläggande förutsättning för att vara anställd med förtroendearbetstid är att arbetsuppgifterna i anställningen verkligen är så självständiga att det är den anställde som bäst kan bedöma hur huvuddelen av arbetstiden ska disponeras. Arbetstagare som har förtroendearbetstid Arbetstagare som har träffat en särskild överenskommelse med sin arbetsgivare om förtroendearbetstid (4 kap. 14 ALFA) Arbetstagare som med hänsyn till arbetsuppgifter och anställning har verksledande eller därmed jämförbar anställning (4 kap. 29 ALFA) Ledamot i Högsta domstolen, Regeringsrätten, hovrätt, kammarrätt, tingsrätt, förvaltningsrätt eller hyresnämnd, revisionssekreterare, regeringsrättssekreterare eller assessor och fiskal i hovrätt eller kammarrätt samt tingsfiskal och länsrättsfiskal (4 kap. 29 ALFA) Åklagare och åklagaraspirant vid åklagarmyndighet Distriktsveterinärer (4 kap. 29 ALFA) Arbetstagare som normalt utför arbetet i hemmet eller annars under sådana förhållanden att det inte kan anses vara arbetsgivarens uppgift att vaka över hur arbetet är ordnat (4 kap. 29 ALFA) Arbetstagare som tillhör den lokala chefskretsen (9 chefsavtalet för det statliga området) Grupp av arbetstagare för vilka arbetsgivaren och den lokala arbetstagarorganisationen har träffat lokalt kollektivavtal om förtroendearbetstid (1 kap. 4 ALFA) 3
Förtroendearbetstid är inte obegränsad arbetstid Arbetsuppgifterna styr arbetstiden Enligt arbetstidslagen (1982:673) får en arbetstagares ordinarie arbetstid inte uppgå till mer än 40 timmar i veckan. För arbetstagare i staten som har kontorsarbetstid gäller enligt ALFA en genomsnittlig ordinarie vecko arbetstid om 39 timmar och 45 minuter (normalarbetstid). Vare sig arbetstidslagen eller den ordinarie veckoarbetstiden enligt ALFA gäller för den som har förtroendearbetstid. Det som ska styra arbetstiden och dess förläggning är i stället vad arbetet kräver. 39 timmar och 45 minuter i veckan är utgångspunkten Ett avtal om förtroendearbetstid får inte syfta till att åstadkomma någon utökad arbetsskyldighet i förhållande till vad som är normalt för kontorsarbete i staten allmänhet. Arbetstiden för arbetstagare med förtroendearbetstid är sett över en lite längre period varken längre eller kortare än den som gäller för anställda med kontorsarbetstid. Vid deltidsarbetet är arbetstiden, sedd över samma period, reducerad i motsvarande mån. men ibland kan arbetsuppgifterna kräva mer arbete Under vissa perioder kan arbetsuppgifterna medföra att den som har förtroendearbetstid behöver arbeta mer än vad som motsvarar normalarbetstid. Det ingår då i arbetstagarens arbetsskyldighet att utföra det arbete som behövs. Arbetstagaren har i detta fall inte rätt till någon ekonomisk kompensation för sådant arbete. och ibland mindre! På samma sätt gäller att om arbets uppgifterna under en period kan utföras tillfredsställande på kortare tid än normalarbetstid kan arbetstagaren arbeta mindre. Avsikten är med andra ord att arbetstiden sett över en längre Under vissa perioder kan arbetsuppgifterna medföra att den som har förtroendearbetstid behöver arbeta mer än vad som motsvarar normalarbetstid. 4
period ska jämna ut sig så att den motsvarar normalarbetstiden för arbetstagare med kontors arbetstid. På detta sätt ska arbetstagaren kunna kompensera sig för perioder när hon eller han arbetat mer än normalarbetstiden. Rätt mängd arbetsuppgifter Även om den formella arbetstidsregleringen inte gäller den som har förtroendearbetstid har naturligtvis arbetsgivaren arbetsmiljöansvar enligt arbetsmiljölagen även för dessa anställda. Arbetsorganisation och arbetsinnehåll måste vara utformade så att ohälsa undviks. Detta innebär att arbetsgivaren har en skyldighet att så långt det är möjligt organisera arbetet på ett sådant sätt att arbete utöver det normala veckoarbetstidsmåttet eller arbete på kvällar eller helgar kan undvikas. Det är inte heller acceptabelt att en arbetstagare ska behöva arbeta mer än arbetstidsmåttet under någon längre period eller att arbetsbelastningen ens under en kort period blir så hög att den medför risk för psykisk eller fysisk ohälsa hos en arbetstagare. För att arbetsmiljörisker ska kunna undvikas måste arbetsgivaren och arbetstagaren ha en ständigt pågående dialog om arbetsmängden och hur arbetstiden förläggs. Arbetstagaren med förtroendearbetstid har ett ansvar för att informera arbetsgivaren om sin situation. Detta ansvar innebär också en skyldighet att underlätta för arbetsgivaren om man har en arbetssituation som innebär att man under en längre tid arbetar mindre än normalarbetstid och detta inte är motiverat som kompensation för tidigare arbete eller som förberedelse inför en kommande arbetstopp. Med de ökade krav på effektivisering som riktas mot myndigheterna i form av nya arbetsuppgifter men också som krav på prioriteringar genom nya tidsfrister i lagstiftning och regleringsbrev ökar också kraven på arbetstagarna. Räcker inte arbetstiden till för att lösa fler arbetsuppgifter är risken stor att den som har förtroendearbetstid, inte bara tillfälligt utan mer eller mindre permanent, ökar sin arbetstid utöver normalarbetstidsmåttet. Vid sidan av att förtroendearbetstid inte ger arbetsgivaren någon rätt att permanent utöka arbetsmängden innebär detta en risk för ohälsa i arbetet. 5
Frihet under ansvar Förtroendearbetstid förutsätter förtroende Förtroendearbetstid ska inte förväxlas med olika former av flexibel arbetstid. Förtroendearbetstid kännetecknas av att det föreligger ett förtroende mellan arbetsgivare och arbetstagare, att arbetsuppgifterna utförs med kvalitet och i tid. Flexibel arbetstid kännetecknas av att det finns en inbyggd kontroll eller intresse av den anställdes närvaro i betydande omfattning. Kontrollen behöver inte ske genom stämpelur eller annan notering av arbetstid, det räcker att det finns mer eller mindre uttalade regler om förväntad närvaro. Förtroendearbetstid innebär, som nämnts, att man saknar rätt till särskild ekonomisk ersättning för övertid. Vid flexibel arbetstid kan också rätten till särskild ekonomisk ersättning för övertid avtalas bort. För att enbart åstadkomma det senare är det fel att träffa avtal om något som kallas förtroendearbetstid men till sitt innehåll alltjämt är flextid. I ett sådant avtal saknas det förtroende som ska prägla en överenskommelse om verklig förtroendearbetstid. Likaså brister det i det förtroende som förutsätts om arbetsgivaren tillämpar eller inför regler på arbetsplatsen av innebörden att också den som har förtroendearbetstid i stor utsträckning måste vara närvarande på arbetsplatsen under normalarbetstid, kontors tid eller vissa klockslag. Sådana regler innebär egentligen att arbetsgivaren ensidigt inför reglerad arbetstid. Inte heller arbetstagaren kan ensidigt besluta sig för att permanent förlägga sitt arbete till ovanliga tider utanför kontoret, till exempel arbeta hemma en viss veckodag eller alltid arbeta kvällstid. Också det är ett sätt att frångå det förtroende som avtalet förutsätter. Det förekommer att förtroendearbetstid används som beteckning på arbetstidsreglering som inte kännetecknas av det förtroende som förtroendearbetstid enligt ALFA förutsätter. Sådan oäkta förtroendearbetstid ska inte förväxlas med den som avses i ALFA. Arbetstiden kan disponeras utifrån vad arbetsuppgifterna kräver. Vad arbetsuppgifterna kräver Arbetstiden kan disponeras utifrån vad arbetsuppgifterna kräver. I normalfallet innebär det inga särskilda problem för vare sig arbetstagare eller arbetsgivare att avgöra vad som krävs. Arbetsformerna är normalt väletablerade och arbetsinnehållet väl känt. Till arbetsuppgifterna hör i de allra flesta fall mer än vad den enskilde anställde får sig till 6
Arbetstagaren har även viss frihet att bestäm ma över var arbetet ska utföras. delade genom direkt arbetsledning eller till exempel genom lottning och liknande arbetsfördelningsformer. Dit hör också att i varierande grad vara tillgänglig för kollegor för rådgivning/diskussion, besvara allmänhetens frågor eller ta över en kollegas arbetsuppgifter vid dennes sjukdom. För att alla dessa arbetsuppgifter ska kunna utföras på bästa möjliga sätt samtidigt som arbetsstagaren ska kunna utnyttja den frihet som förtroendearbetstid är tänkt att ge, krävs en öppen och förtroendefull dialog om arbetstidens förläggning, präglad av kompromissvilja och smidighet. Grundläggande förutsättningar för detta är dels att arbetstagaren håller arbetsgivaren underrättad om hur arbetstiden i stora drag förläggs, dels att arbetsgivaren verkligen låter arbetstagaren avgöra när och var huvuddelen av arbetsuppgifterna ska utföras. Arbete dagtid eller på kvällar och helger? Utgångspunkten är att arbetet normalt ska vara förlagt till dagtid på vardagar. Ibland kan emellertid arbetsuppgifterna medföra att arbete måste förläggas till kvällar eller helger. Det kan till exempel gälla den som har en frist att bevaka eller som måste fatta beslut senast vid en viss tidpunkt. Det kan också gälla den arbetstagare som under en period har fått mer omfattande arbetsuppgifter än normalt och där den normala arbetstiden inte räcker till för att utföra arbetsuppgifterna inom rimlig tid. Arbetstagaren kan då vara tvungen att utföra arbete på kvälls- eller helgtid i den omfattning som är nödvändigt med hänsyn till arbetsuppgifterna. Det kan också vara så att det av någon anledning passar en arbetstagare bättre att vid något tillfälle utföra arbetet på kvälls- eller helgtid i stället för dagtid en vardag. Den som har för troende arbetstid har rätt att själv disponera sin arbetstid som han eller hon finner lämplig förutsatt att det inte går ut över arbets uppgifterna. Arbete på arbetsplatsen eller på annan plats? Arbetstagaren har även viss frihet att bestäm ma över var arbetet ska utföras. Arbetstagaren kan till exempel vid något tillfälle välja att utföra vissa arbetsuppgifter i hemmet. En del arbetsuppgifter förutsätter dock närvaro på arbetsplatsen eller att de utförs vid en viss given tidpunkt, till exempel möten, sammanträden eller jourer. I sådana fall måste arbetstagaren infinna sig på arbetsplatsen om inte arbetsgivaren ger tillstånd till frånvaro. I de flesta verksamheter finns det gemensamma arbetsuppgifter som ska utföras i lika omfattning av alla anställda, till exempel att svara på frågor från allmänheten i telefon. Sådana arbetsuppgifter kan innebära att arbetstagaren måste vara närvarande på arbetsplatsen under vissa tider. Genom tillgång till tekniska hjälpmedel som mobiltelefon eller dator kan dock sådana uppgifter många gånger skötas från annan plats. 7
Att byta från kontorsarbetstid till förtroendearbetstid Avtalsförutsättningar Vid sidan av möjligheten för en lokal arbetstagarorganisation att sluta kollektivavtal med en myndighet om att en grupp anställda ska ha förtroendearbetstid (1 kap. 4 ALFA) kan också överenskommelse om detta träffas direkt mellan den enskilde arbetstagaren och arbetsgivaren. Regeln om detta finns i 4 kap. 16 ALFA. Tillräckligt fria arbetsförhållanden? Förtroendearbetstid är lämplig för arbetstagare som har ett så självständigt arbete att hon eller han är den som själv bäst bedömer och bestämmer hur huvuddelen av arbetstiden ska disponeras. Med detta menas att arbetet ska vara obundet och självständigt i mycket hög grad och att arbetsgivaren egentligen bara har intresse av att följa upp slut resultatet, inte när det utförs. kring och kostnader för övertidsarbete samtidigt som man inte erbjuder tillräckligt fria arbetsförhållanden ska man välja någon annan form av överenskommelse, till exempel flextid med en särskild överenskommelse om hur ersättning för övertiden regleras. Medarbetare som till exempel av familjeskäl, behöver friare arbetsförhållanden kan ta initiativ till en enskild överenskommelse om förtroendearbetstid. Det förutsätter dock att man har självständiga arbetsuppgifter och förmåga att kunna disponera sin arbetstid. Kännetecknas arbetet av en hårt styrd förväntad närvaro under kontorstid, finns ingen anledning att av enbart statusskäl avtala om en i så fall oäkta förtroendearbetstid. Förtroendearbetstid är inte lämplig om arbetsgivaren har ett stort behov av att arbetstagaren är närvarande på arbetsplatsen mellan vissa bestämda tider. Inte heller är det lämpligt om arbetsgivaren vill att all frånvaro, till exempel även sådan som kompen serar ett större arbetstidsuttag som arbets uppgifterna tidigare krävt, måste beviljas av närmaste chef. Vad har parterna för avsikt med att avtala om förtroendearbetstid? Arbetstidsreglering ska alltid utgå från verksamhetens krav och behov. Det är därför naturligt att initiativet ofta kommer från arbetsgivaren, som upplever att verksamheten kan bedrivas på ett bättre sätt med medarbetare som har förtroendearbetstid. Om detta sker med medarbetare som har eller får tillräckligt fria arbetsförhållanden är förtroendearbetstid normalt en bra konstruktion, förutsatt att parterna också är överens om övriga anställningsvillkor. Om arbetsgivarens initiativ främst föranleds av att denne vill slippa administrationen 8
Vad får ändringen för effekter? Övergång till förtroendearbetstid medför i vart fall två tydliga effekter: Den anställde måste på eget ansvar disponera sin arbetstid. Om man enligt sitt anställningsavtal/ kollek tivavtal har rätt till särskild ersättning för övertidsarbete förlorar man denna rätt. En anställd som inte är beredd att i hög grad på eget ansvar disponera sin arbetstid bör naturligtvis undvika förtroendearbetstid. De ekonomiska konsekvenserna kan vara mer eller mindre viktiga. En fråga man måste ställa sig är hur mycket ersättning för beordrad övertid det är troligt att man kan komma att få de kommande åren? Den ersättningen, tillsammans med värdet för arbetsgivaren att få en mera självständig och ansvarstagande arbetstagare liksom värdet av att slippa administrationen runt beordrad övertid, bör omsättas i en lönehöjning i samband med att förtroendearbetstid avtalas. Uppsägningsbarhet En enskild överenskommelse om förtroendearbetstid kan göras uppsägningsbar. Men parterna kan också komma överens om att förtroendearbetstid ska införas som en perma nent del av anställningsavtalet. Kommer man överens om uppsägningsbarhet kan arbetsgivaren eller arbetstagaren säga upp överenskommelsen om förtroendearbetstid utan att själva anställningsavtalet behöver sägas upp. Om det knutits något lönetillägg eller annan kompensation till överens kommelsen faller denna bort vid upp s ä g n i n g. För att det inte ska uppstå oklarheter kring vad som överenskommits ska överenskommelsen alltid vara skriftlig. Om den gjorts uppsägningsbar ska överenskommelsen också innehålla en reglering av vad som händer vid uppsägning och vilken uppsägningstid som parterna ska iaktta. Förtroendearbetstid är lämplig för den arbetstagare som har ett så självständigt arbete att den själv bäst kan bedöma hur huvuddelen av arbetstiden ska disponeras. 9
Vad gäller vid förtroendearbetstid enligt ALFA? Kan jag arbeta hemma någon enstaka hel dag? Ja, det kan du. Det förutsätter dock att det inte är någon arbetsuppgift på arbetsplatsen som kräver närvaro. Du måste också meddela arbetsgivaren var du kan nås. Det är den enskilde arbetstagarens ansvar att bedöma om arbetsuppgifterna tillåter att han eller hon arbetar hemma. Kan jag arbeta hemma regelbundet? På många arbetsplatser är arbetsuppgifterna sådana att det inte är möjligt att arbeta hemma till exempel varje fredag, för att arbetstagarna då förutsätts delta i olika interna aktiviteter, som sammanträden. Det kan också vara så att det ofta kommer in brådskande ärenden som normalt ska fördelas mellan flera arbetstagare. Du kan då inte välja att arbeta hemma utan att först försäkrat dig om att de brådskande ärenden som tilldelas dig hanteras på ett korrekt sätt i din frånvaro. Men vissa arbetstagare den som till exempel enbart arbetar med en större utredning och inte har några möten eller dylikt inbokade kan mycket väl arbeta hemma regelbundet. Det är upp till den enskilde arbetstagaren att bedöma vad som är lämpligt vid varje tillfälle. Ger förtroendearbetstid rätt att jobba på distans? På den frågan kan man svara både ja och nej. Om arbetssituationen medger det så visst går det att enstaka dagar utföra arbete från sommarstugan. Men det ger inte någon rätt att permanent förlägga sitt arbete till hemmet eller till annan plats. Distansarbete enligt avtalet om distansarbete kräver en särskild överenskommelse med arbetsgivaren. Kan jag avstå från arbete en hel dag? Du kan kompensera dig för att du har arbetat eller kommer att arbeta mycket genom att inte arbeta en enstaka dag. Precis som för hemarbete förutsätter det dock att du inte har någon arbetsuppgift som kräver närvaro på arbetsplatsen. Du måste också hålla dig tillgänglig och kunna åka in till arbetsplatsen om någon hastigt påkommen arbetsuppgift skulle kräva det. Om du inte är nåbar eller reser bort har du själv ett ansvar för att detta inte går ut över dina arbetsuppgifter. Måste jag ha arbetsgivarens tillstånd för att vara borta från arbetsplatsen? Det ligger i sakens natur att arbetsgivaren på något lämpligt sätt ska hållas informerad om att du är frånvarande. Det är dock inte samma sak som att arbetsgivaren måste ge sitt tillstånd. Arbetsgivaren kan med stöd av sin arbetsledningsrätt kräva att du ska utföra arbetsuppgifter, som måste utföras, då du tänkt vara frånvarande. Till exempel om andra arbetstagare hastigt blivit sjuka. Med framförhållning, kompromissvilja och smidighet ska detta sällan eller aldrig behöva inträffa. Måste jag arbeta på helger? Du kan undantagsvis bli tvungen att arbeta långa veckor för att hinna göra färdigt vissa ärenden och arbetsuppgifter. Samtidigt är det du själv som avgör om det är nödvändigt med kvälls- eller helgarbete. Om det till exempel är möjligt att få en frist förlängd utan att det skulle inverka negativt på ärendet finns inget skäl till helgarbete. Är jag som deltidsarbetande skyldig att arbeta på överenskommen ledig tid om arbetsgivaren kräver det? Förtroendearbetstid ger inte arbetsgivaren rätt att beordra arbete under ledig tid. Det betyder att den som till exempel är föräldraledig på fredagar efter överenskommelse med arbetsgivaren inte kan beordras att utföra en arbetsuppgift under denna tid. Om du ändå frivilligt ställer upp och arbetar en ledig dag kan du ta ut kompensationsledighet under samma förutsättningar som för en heltidsarbetande, det vill säga när arbetsuppgifterna medger det. 10
11
Om Jusek Jusek är förbundet för jurister, ekonomer, systemvetare, personalvetare och samhällsvetare. Vi driver frågor som påverkar medlemmarnas utbildning, karriär, trygghet och villkor. Med cirka 80 000 medlemmar är vi ett av de största akademikerförbunden. Jusek är medlem i Saco och partipolitiskt obundet. Jusek. Stockholm: Nybrogatan 30, 102 44 Stockholm. Malmö: Carlsgatan 12 A, 211 20 Malmö. Göteborg: Lennart Torstenssonsgatan 7, 412 56 Göteborg. Tel 08-665 29 00. E-post jusek@jusek.se. www.jusek.se Fotoskrift AB 1009