Ansvarig för rutin: Avdelningschef Individ- och familj Upprättad (av vem och datum) Helena Broberg, enhetschef, 2013-10-30 Beslutad (datum och av vem): Socialförvaltningens ledningsgrupp, 2013-12-16 Reviderad (av vem och datum) Process: handläggningsprocessen Giltig till och med: 2014-12-31 Rutin ärendes aktualisering Ansökan
1 Inledning Denna rutin har upprättats utifrån nedanstående lagar och föreskrifter. Av 11 kap 1 Socialtjänstlagen (SoL 2001:453) följer att: Socialnämnden utan dröjsmål skall inleda utredning av vad som genom ansökan, anmälan eller på annat sätt har kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. En utredning enligt 11 kap 1 SoL skall föregås av en prövning hurvida frågan gäller något som kan föranleda någon åtgärd från nämndens sida. Om så är fallet skall nämnden utan dröjsmål inleda utredning. Av 7 Lag om stöd till vissa funktionshindrade (LSS 1993:387) följer att: Personer som anges i 1 har rätt till insatser i form av särskilt stöd och särskild service enligt 9 1-9, om de behöver sådan hjälp i sin livsföring och om deras behov inte tillgodoses på annat sätt. Personer som anges i 1 1 och 2 har, under samma förutsättningar, även rätt till insatser enligt 9 10. En ansökan om bistånd enligt SoL eller begäran om insatser enligt LSS innebär att det hos nämnden uppkommer ett ärende. Detsamma gäller vid en ansökan om insatser enligt 2 kap. 3 SoL, dvs. när en person som till följd av ålderdom, funktionshinder eller allvarlig sjukdom har ett varaktigt behov av omfattande vård- och omsorgsinsatser ansöker om insatser som han eller hon behöver för att kunna flytta till en annan kommun. Det gäller också vid en ansökan om förhandsbesked enligt 16 LSS som görs inför flyttning till en annan kommun. Ett ärende uppkommer också när någon ansöker om att i sitt hem få ta emot ett visst barn för stadigvarande vård och fostran (6 kap. 6 SoL), s.k. privatplacering. Det gäller också när någon ansöker om nämndens medgivande för att kunna adoptera ett barn från utlandet (6 kap. 12 SoL). Ett ärende uppkommer alltid när andra myndigheter, till vilka nämnden har en skyldighet att yttra sig, begär nämndens yttrande. Att nämnden får kännedom om någonting genom en anmälan eller på annat sätt innebär däremot inte självklart att ett ärende uppkommer. Frågan om nämnden ska inleda en utredning eller inte måste avgöras från fall till fall vid en s.k. förhandsbedömning. 1.1 Vem kan ansöka om eller begära insatser hos nämnden? Den enskilde kan enligt 9 FL själv lägga fram sin sak eller använda sig av ett ombud eller ett biträde. Med ombud menas en person som har fullmakt från den enskilde att helt eller delvis föra hans eller hennes talan. Med biträde menas en person som biträder en person utan att föra hans eller hennes talan. Även barn kan ansöka om stöd och hjälp hos nämnden. Enligt 11 kap. 10 SoL har barn som har fyllt 15 år rätt att själva föra sin talan i mål och ärenden enligt SoL. Barn som fyllt 15 år kan alltså själva ansöka om bistånd utan att vårdnadshavaren företräder dem. En ansökan om bistånd från ett barn som fyllt 15 år ska alltid prövas i sak oavsett vårdnadshavarens inställning. Nämnden får inte avfärda barnets ansökan med hänvisning till att vårdnadshavaren måste ställa sig bakom denna. Hänsyn till vårdnadshavarens inställning får man i stället ta när man fattar beslut i ärendet. Barn under 15 år ska dock alltid företrädas av sina vårdnadshavare. Insatser enligt LSS ska ges den enskilde endast om han eller hon begär det. Om den enskilde är under 15 år eller uppenbart saknar förmåga att på egen hand ta ställning i frågan kan vårdnadshavare, god man, förmyndare eller förvaltare begära insatser för honom eller henne (8 Sid 1
LSS). En 15-åring som själv förstår vad saken gäller och kan uttrycka en vilja kan inte beredas särskilda insatser enligt LSS enbart på vårdnadshavarens eller annan legal ställföreträdares begäran. I vårdnadsbegreppet enligt föräldrabalken ligger dock att, beträffande den som är under 18 år, vårdnadshavaren har rätt och skyldighet att i viss utsträckning bestämma i barnets angelägenheter. En begäran av en person mellan 15 och 18 år att t.ex. få flytta till bostad med särskild service för barn och ungdomar kan därför inte bifallas mot vårdnadshavarens vilja. Skulle detta i något fall innebära fara för den unges utveckling kan dock frågan om LVU är tillämplig uppkomma. 1.2 Vad kan man ansöka om eller begära? När det gäller rätten till bistånd finns det inga begränsningar i 4 kap. 1 SoL om vad den enskilde kan ansöka om. Det är den enskildes behov som avgör om bistånd ska beviljas och hur det i så fall ska utformas. En ansökan om bistånd måste därför inte vara noggrant preciserad för att frågan ska utredas och avgöras genom ett beslut. För den som inte närmare känner till vad socialtjänsten kan erbjuda i olika situationer kan det vara svårt att precisera en ansökan till att gälla en viss bestämd insats. Är en tjänsteman osäker på vad den enskilde menar bör han eller hon försöka undanröja osäkerheten genom en direkt fråga till den enskilde.105 Om det inte tydligt framgår av ansökan vad den avser bör handläggaren hjälpa den enskilde att precisera eller komplettera sina önskemål, så att denna information kan läggas till grund för nämndens utredning och beslut. Det följer av bestämmelserna om myndigheters serviceskyldighet i 4 FL. Vilka insatser som kan beviljas med stöd av LSS framgår uttryckligen av lagstiftningen (9 LSS). En framställan om stöd och service av en person som tillhör lagens personkrets bör i första hand prövas enligt LSS, eftersom detta i allmänhet får antas vara till fördel för den enskilde. I andra hand kan framställan prövas enligt SoL.106 Om den enskilde har en bestämd uppfattning om enligt vilken lag han eller hon önskar få sin begäran prövad, ska denna önskan respekteras. 1.3 Hur kan den enskilde ansöka om bistånd eller begära insatser? Det finns inga bestämmelser i lagstiftningen som reglerar hur den enskildes ansökan om bistånd eller begäran om insatser måste vara utformad. En ansökan eller en begäran kan vara skriftlig och komma in till nämnden genom brev, fax, e-post eller via ett SMS. En ansökan eller en begäran till nämnden kan också ske muntligt vid ett personligt sammanträffande eller genom ett telefonsamtal. Förvaltningslagen innehåller inte någon bestämmelse som anger att en ansökan eller annan handling ska vara underskriven av den enskilde. Det är därmed nämnden själv som i varje fall får ta ställning till om en handling som inte är undertecknad av den enskilde kan godkännas eller om det behövs en bekräftelse på att handlingen kommer från den enskilde. Enligt 10 tredje stycket FL får nämnden begära att t.ex. ett fax eller e-post bekräftas genom en egenhändigt undertecknad handling. Nämnden ska pröva behovet av en bekräftelse i det enskilda fallet mot bakgrund av bestämmelserna om att ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts (7 FL).108 Det är därmed inte lämpligt att ha som rutin att man begär in bekräftelse för varje handling. Det förekommer att nämnden ställer krav på att en ansökan om t.ex. ekonomiskt bistånd ska vara skriftlig. Om den enskilde trots detta bara gör en muntlig ansökan får nämnden inte avfärda denna ansökan utan ska inleda en utredning och avgöra ärendet genom ett beslut. Om Sid 2
nämnden vidhåller att den enskilde måste göra en skriftlig ansökan bör nämnden hjälpa den enskilde att formulera en sådan eller att fylla i en ansökningsblankett. Det följer av 4 FL. 1.4 Återkommande ansökan vid avslag Även om den enskilde nyligen har fått avslag på sin ansökan eller begäran är han eller hon oförhindrad att ansöka om eller begära samma sak på nytt. I en sådan situation är nämnden skyldig att ta ställning till den enskildes framställning genom ett nytt beslut. Denna skyldighet gäller oavsett om nämnden tycker att det tidigare beslutet ska ändras eller inte. 1.5 Hur dokumenteras en ansökan eller en begäran? Av 15 FL följer att en muntlig ansökan eller begäran ska dokumenteras. Eftersom en ansökan om bistånd enligt SoL eller en begäran om insatser enligt LSS alltid innebär att det uppkommer ett ärende hos nämnden bör uppgifter om vem som har gjort ansökan eller begäran, när den gjordes samt vilka insatser den enskilde har ansökt om eller begärt utan oskäligt dröjsmål dokumenteras och föras till personakten. Uppgifterna bör i regel antecknas i journalen. Om ett ärende utreds och avgörs vid ett och samma tillfälle kan uppgifterna antecknas i beslutsunderlaget. Oavsett var i personakten uppgifterna antecknas ska det av anteckningen framgå namn och befattning eller titel på den person som har gjort anteckningen samt när (år, månad, dag) den gjordes. Ett SMS-meddelande kan visserligen ses som en form av skriftligt meddelande. Eftersom det rent tekniskt är svårt att överföra ett sådant meddelande till papper eller till något IT-medium kan inte SMS-meddelanden accepteras som fullvärdiga skriftliga meddelanden. Ett SMS-meddelande får därför behandlas på samma sätt som en muntlig ansökan eller begäran. Sid 3
1.6 Definitioner av begrepp Ansökan Bedömning Skyddsbedömning Ärende Utredning En ansökan är en begäran till ansvarig nämnd om stöd och hjälp, som inkommit skriftligt eller muntligt. Skriftligt innefattar både brev, mail, sms, etc. Muntlig ansökan kan inkomma såväl vid personligt kontakt eller telefonsamtal åtgärd i form av ett omdöme grundat på samlad information åtgärd i form av ett omdöme grundat på samlad information med fokus på om den enskilde är i behov av akuta åtgärder från nämnden för att beredas skydd Avgränsad fråga som handläggs av en nämnd och som det ska fattas beslut i. Inom socialtjänsten kan ett ärende aktualiseras genom ansökan om bistånd, begäran om LSS-insats, anmälan eller på annat sätt. En ansökan om bistånd eller en begäran om LSS-insats väcker alltid ett ärende som ska utredas och avgöras av nämnden.varje ärende ska avslutas med ett slutligt beslut All den verksamhet som syftar till att göra det möjligt för nämnden att fatta beslut i ett ärende hos nämnden. 1.7 Syfte Syftet med rutinen är att skapa rättssäker handläggning vid inkommen ansökan. 1.8 Mål Målet med rutinen är att mottaget av en ansökan ska ske på ett enhetligt vis i verksamheten och att den ska följa de lagrum som finns kring handläggning av en ansökan. 2 Vem Rutinen gäller för samtlig personal inom enheten för samlad myndighetsutövning. Sid 4
3 Hur I möjligaste mån ska en nyansökan hänvisas till mottagningsgruppen, som har som arbetsuppgift att ta emot, registrera och bedöma nyansökningar. Första steget är att bedöma om ansökan ska behandlas inom enheten. I annat fall, hänvisa till rätt instans eller folkbokföringskommunen. Även om det från början står klart att den enskildes ansökan eller begäran inte kan beviljas ska ärendet avslutas genom ett beslut. Vid varje ansökan ska en göras bedömning om ärendet är akut eller ej, beslut avseende detta ska fattas enligt delegationsordning. Är ärendet akut vidtas åtgärder omedelbart. Bedömningen ska noga dokumenteras i dokumentationssystemet. Den socialsekreterare som tar emot ansökan ansvaras för att ansökan registreras i dokumentationssystemet. Även ansökningar som i tidigt skede återtas, ska registreras i systemet. Om det redan finns ett pågående ärende lämnas ansökan till ansvarig socialsekreterare inom det för ansökan aktuella området. I de fall ansökan rör en barnavårdsansökan, ska en skyddsbedömning av barnet utföras omgående. Bedömningen ska noga dokumenteras i dokumentationssystemet. Inkomna ansökningar fördelas av 1:e socialsekreterare. Den socialsekreterare som fördelas ansökan, tar kontakt med personen/familjen skyndsamt. Efter kontakt/möte med den sökande, fattas beslut om att inleda utredning alternativt att ansökan återtas av den enskilde. När beslut fattats om att inleda utredning, ansvarar 1:e socialsekreterare för att fördela utredning till socialsekreterare. Sid 5