Manual för samverkansmöten SIP Att leda och delta för att nå gemensamma mål
Inledning Samarbete över professions- och verksamhetsgränser är mer regel än undantag kring barn och vuxna i behov av sammansatt stöd. Det kan till exempel handla om personer med omfattande funktionsnedsättning eller personer med komplex problematik av psykisk ohälsa och missbruk eller om barn med behov av insatser från både hälso- och sjukvård, socialtjänst och skola. Sen 2010 finns ett tillägg i såväl socialtjänstlagen (SoL) som hälso- och sjukvårdslagen (HSL) om samordnad individuell plan SIP (Socialstyrelsen, 2013). SIP är ett verktyg för samordning av insatser från socialtjänsten och hälso- och sjukvården kring brukaren eller barnet/familjen. Samordnad individuell plan SIP omfattar personer i behov av sammansatt stöd i alla åldrar men fokus för det här arbetet är fortsättningsvis barn, ungdomar och deras familjer. För barn och unga är förutom socialtjänst och hälso- och sjukvård även skolan central och Gotland har sedan 2012 en politisk överenskommelse om samverkan kring barn och unga (BUS) där även skolan och fritidsverksamheter ingår i SIP arbetet. SIP (SoL, HSL) Överenskommelse Önskemål, synpunkter och erfarenheter Rutiner Praxis Från lagstiftning om samverkan mellan huvudmän via antagna lokala överenskommelser till rutiner för hur arbetet ska gå till i olika verksamheter är stegen ibland ganska långa. Politiskt antagna överenskommelser räcker inte hela vägen ut i verkligheten där det goda samarbetet ska äga rum. Det behövs minst tre övergripande förutsättningar. För det första behövs en samordnad styrning och ledning, för det andra gemensamma rutiner, material och en gemensam praxis en gemensam karta. Dessa två förutsättningar formar över tid den tredje, en gemensam samverkanskultur som sträcker sig över professions-, verksamhets- och huvudmansgränser. I det följande presenteras först Gotlands samverkansorganisation och sedan en praxis/en manual som arbetats fram tillsammans med 200 medarbetare i hälso- och sjukvård, socialtjänst och skola i halvdagsseminarier. Det gemensamma arbetet kring SIP har pågått under drygt ett år och lagt grunden för en samverkanskultur inom vilken varje verksamhets särskilda uppdrag respekteras. 2
Styrning och ledning i samverkan BarnSam Medarbetare i fem av Region Gotlands förvaltningar möter dagligen barn och ungdomar i sitt arbete. Oftast löser man frågor runt barnen inom sin egen verksamhet, men det finns frågor och situationer när man behöver hjälpas åt från flera håll för att det ska bli bra. Ibland behöver frågor samordnas även på ledningsnivå. BarnSam består av förvaltningscheferna i de fem förvaltningarna socialförvaltning, barn- och utbildningsförvaltning, hälso- och sjukvårdsförvaltning, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltning samt kultur- och fritidsförvaltning som tillsammans med nyckelmedarbetare och folkhälsochefen bildar ett strategiskt utskott till koncernledningsgruppen för Region Gotland. Barnsams operativa motsvarighet är Barnnätverket där verksamhetsnära chefer möts i samarbete och samverkansprojekt. Uppdragsgivare: Regionfullmäktige/Regionstyrelse via Koncernledningsgruppen nhebarnsam: Förvaltningschefer i SOF, HSF, BUF, GVF och KFF tillsammans med ledningskontoret via chef för folkhälsoe Lagar: Förvaltningslagen, Hälso- och sjukvårdslagen, Skollagen, Socialtjänstlagen, LPT, LVU, LSU, PSL, OSL, PUL, Lagen om stöd och service, Föräldrabalken tillsammans med SIP Medarbetare ledningskontoret via chef för folkhälsoenheten och regional verksamhetsledare BarnSam Barnnätverket: Operativa chefer i verksamheter med barn- och ungdomsuppdrag HSF, BUF, GVF och KFF ten och regional verksamhetsledare BarnSam BarnSam ska genom kunskapsbaserat utvecklingsarbete och insatser i samverkan till barn och ungdomar i riskgrupp minska den psykiska ohälsan samt optimera resursanvändningen. politiskt uppdrag BarnSam 3
En gemensam karta SIP processen Syftet med samordnad individuell SIP är att samordna pågående kontakter, stöd och insatser från hälso- och sjukvård och socialtjänst samt skola och fritidsverksamhet kring barn och unga. Mer om olika verksamheters uppdrag kan man läsa i BUS -överenskommelsen Gotland på www.gotland.se/ barnsam. Nedan åskådliggörs SIP processen. Startpunkt Barn eller ungdom med pågående kontakter, stöd och insatser från hälso- och sjukvård, socialtjänst och skola eller fritidsverksamheter och där det finns ett behov av samordning Möte med familjen Informera familjen om SIP möjligheter och begränsningar. Formulera syfte med mötet tillsamman med familjen. Få skriftligt samtycke till SIP möte. Kallelse Skicka kallelse om tid via mail och brevkallelse med deltagare och syfte. Eventuellt förmöte med professionella eller familj Om samtycke finns kan ibland ett arbetsmöte behövas med professionella Ibland behöver familjen ett förmöte för att sortera och formulera BUS broschyr BUS broschyr SIP rutin SIP rutin Samtyckesblankett Kallelseblankett Checklista SIP Informationsmaterial om SIP Tolk Anhöriga Skola Sjukvård Förskola Polis Socialtjänst Vårdnadshavare Elevhälsa Kultur och fritid Försäkringskassa 4
Alla professionella deltagare har ett gemensamt ansvar för att det blir ett bra möte. Varje verksamhet kommer in i mötet med sina planeringar med barnet/ungdomen och familjen. SIP handlar om att göra en gemensam plan. Den här manualen handlar om att kvalitetssäkra SIP mötet och samarbetet som följer därefter. Bilden nedan illustrerar förutsättningarna; syfte, sammanhang och roller för ett effektivt samarbete och resultat av SIP. Strecken på tvären mellan person och roll visar på det filter vi behöver för att ta med det professionella och funktionella av oss in i mötet. Följande hör inte hemma på mötet men kan behöva hitta andra forum för att lösas Beställningar typ ni ska göra! Reda ut frågor mellan verksamheter Reda ut oenigheter inom familjen eller som rör en förälder Skola Rota i historien filter filter SIP mötets innehåll: Pågående kontakter, stöd och insatser Barnet/ungdomens/ familjens delaktighet Framåtsyftande samordnade aktiviteter Sätta upp mål Följa upp Jag/Vi kan göra eller erbjuda Samordning av pågående kontakter, stöd och insatser Tydlighet ansvarsfördelning Helhetsbild gemensam för både professionella och familjen Nå gemensamma mål på ett effektivt sätt för barnet/ ungdomen filter Familjen Socialtjänst Hälso- och sjukvård 5
Roller i SIP Förberedelser Kallelse Samtliga professionella deltagare Ha kännedom om SIP och om andra verksamheters uppdrag Ha mandat från och kunna representera sin verksamhet Prioritera SIP mötet Vara påläst och känna till syftet med mötet Deltagarrollen omfattar samtliga professionella som närvarar vid SIP mötet. De har ett gemensamt ansvar för att mötet blir konstruktivt. För rollerna som mötesledare, dokumenterare och kontaktperson tillkommer funktioner som beskrivs nedan. Mötesledare (kallande) Samtala med barnet/familjen om SIP Få skriftligt samtycke Säkerställa pågående kontakter vid HSF och SOF Ordna vid behov ett förmöte med familjen eller om samtycke finns med någon annan verksamhet Om inte du, ordna någon som leder mötet Utse någon som dokumenterar Om tolk avsätt mer tid Planera mötet i tid och rum Kalla med tydliga tidsramar Boka lämplig lokal Planera för familjens och barnets delaktighet Kallelse enbart tid i mail men syfte ska skickas i slutet kuvert som separat kallelse. Dokumenterare Se över möjligheterna till dokumentation i lokalen eller tag med själv Kontaktperson Material Folder Samverkan kring barn och unga i behov av särskilt stöd (BUS) Rutinkort Samtyckesblankett Checklista SIP Kallelse via mail eller telefon samt brev (mall) Allt material finns för utskrift på hemsidan www.gotland.se/barnsam Råd kring barnets/ungdomens/familjens delaktighet följer på sidan 8 6
Mötet Efterarbete Aktivt dela information Berätta vad som pågår i den egna verksamheten och vad man kan erbjuda därifrån Tala lätt svenska i mötet Ha inställningen - vad kan jag och min verksamhet bidra med? Ställ frågor till andra men beställ/begär inte vad andra ska göra! Bidra till framåtsyftande planering av stöd, aktiviteter, insatser Ha ett icke-dömande förhållningssätt Värna om familjens delaktighet Förmedla hopp! Journalför SIP Genomför planerat arbete Använd dokumenten råd till mötesledare och SIP mallen Tydliggör ramar och syfte med mötet Lägga an en positiv ton i mötet Håll i presentation av deltagare Håll i tiden Vid uppföljning: utvärdera pågående arbete Var uppmärksam på familjens reaktioner, se till att de blir delaktiga Se till att tydliga mål formuleras tillsammans med tydliga aktiviteter som gör vägen dit klar Avsluta med att planera uppföljning Påminn om uppföljning Dokumenterar i SIP-mallen. Helst på dator under pågående möte så att alla kan få ett utskrivet exemplar av SIP när mötet avslutas Tala och skriv på lätt svenska i mötet Sammanfatta mötet om inte annat beslutas Utses vid behov i slutet av mötet för att hålla samman kontakten med familjen fram till uppföljningsmöte Hålla kontakten med barnet/ungdomen/familjen Någon som familjen kan ringa Blankett för SIP Blankett för uppföljning av SIP Råd till mötesledare SIP Tidsplan (dagordning) SIP Utvärdering 7
Råd kring barns, ungdomars och föräldrars delaktighet I Barnkonventionen och i såväl Hälso- och sjukvårdslagen som Socialtjänstlagen understryks alla individers rätt till information och delaktighet i det som rör dem. Alla möten behöver således förberedas och anpassas så att barnet/ungdomen och familjen görs delaktiga. Inför SIP mötet När man planerar ett SIP möte bör man tidigt tänka efter kring hur barnet/ungdomen och familjen ska vara delaktiga. Informera om sekretess och få vårdnadshavares skriftliga samtycke till SIP. Diskutera med barnet/ungdomen och familjen om vilka som ska kallas till SIP mötet. De kan behöva informeras om för- och nackdelar med icke-professionellas medverkan i mötet utifrån sekretessynpunkt. Diskutera hur barnet/ungdomen och familjen kan vara delaktig i mötet. Ju mer de har kunnat förbereda sig och tänka igenom mötet innan, desto större är förutsättningarna för ett aktivt deltagande för barnet/ungdomen och familjen under själva mötet. Formulera tillsammans med barnet/ungdomen och familjen syftet med SIP mötet och vilka mål man vill uppnå. Ibland kräver detta ett förmöte. Anpassa mötets tid och lokal utifrån barnet/ungdomen och familjens förutsättningar. SIP mötet Presentera om möjligt syfte och mål tillsammans med barnet/ungdomen och familjen. En whiteboard i rummet och pennor som fungerar underlättar tydlig kommunikation. Ibland behövs kommunikativt stöd via t ex bilder. Barnet/ungdomen kan vara med en stund på mötet och sedan kan man återkoppla efteråt om man inte orkar hela tiden. Barnet/ungdomen kan finnas tillgängliga per telefon om man inte vill/orkar vara med på mötet. Om barnet/ungdomen inte är med på mötet bör någon av mötesdeltagarna utses att vara deras representant i SIP mötet. Diskutera vad barnet/ungdomen och familjen kan göra för att nå målen. Efter SIP mötet Bestäm hur barnet/ungdomen och familjen kan be om hjälp om något inte fungerar. Klargör hur kontakt med verksamheter eller kontaktperson ska ske om nya lägen uppstår eller omnågot är oklart. Tid och rum Det är bra om det finns dator och skrivare i möteslokalen för enklare dokumentation. Någon typ av visuell tidsplanering och ett tidshjälpmedel kan hjälpa alla i mötet att bli medvetna om tidsramen. För att även hinna sammanfatta och dokumentera och kopiera SIP blanketten så behövs ofta 60-90 minuter till mötet beroende på omfattning. Material till familjen Information om SIP Information om SIP (lättläst) 8
Tidsplan och hjälpmedel för SIP mötet När man planerar inför ett SIP möte kan man behöva fråga sig om mötet på något sätt behöver anpassas kommunikativt, kognitivt eller fysiskt. Kunskaper om anpassningar av möten utifrån olika funktionsnedsättningar finns i flera verksamheter i Region Gotland t ex habiliteringen och Got IT (HSF) och särskolan (BUF) och LSS (SOF). Ett vanligt stöd i möten är tidshjälpmedel som t ex en timstock. I tidsplanen nedan är färgsättningen gjord utifrån timstockens färger för ett möte på totalt 60 minuter. Även visualiseringar av dagordningen/tidsplanen på t ex en whiteboard kan vara ett stöd. Läs mer om kognitivt stöd på http://www.hi.se/hjalpmedel/hjalpmedel-for-kognition/ och http://www.hi.se/utbildningar/webbutbildningar/utbildning-om-kognition/ Inledning Nuläge Mål och vägen dit Sammanfattning Avslutning 9
Råd inför SIP mötet Alla deltagande professionella oavsett vilken verksamhet de företräder har ett ansvar att tillsammans med mötesledaren skapa ett så tydligt och konstruktivt SIP möte som möjligt Var uppmärksam på barnet/ungdomen och familjens reaktioner under hela mötet och bidra till deras delaktighet Påminn om enkelt språk utan fackuttryck Råd till mötesledare Mötesledaren balanserar mellan att företräda sin egen verksamhet och att företräda helheten i mötet. Är mötet komplicerat kan man be någon vara enbart mötesledare så att man själv som kallande kan företräda sin verksamhet Hälsa välkommen och informera om syftet med mötet och rollen som mötesledare. Lotsa frågan framåt och fastna inte i diskussioner man inte kan påverka just nu. Informera om sekretessen för samtliga närvarande på mötet. Håll tiden se till att den avsatta tiden för mötet hålls! Visa eventuellt tiden med hjälp av tidsplanering eller tidshjälpmedel. Låt alla i gruppen säga sitt namn och berätta vilken verksamhet de representerar. Upprepa syftet med mötet och de mål och önskvärda lägen som barnet/ungdomen och familjen redan formulerat. Formulera mål. Var så konkret som möjligt. Se till att var och en beskriver konkret vilken insats de ska utföra så att målet nås. Se till att den som dokumenterar hinner med. Sammanfatta mål och vägen dit. Stäm av med barnet/ungdomen och familjen. Förtydliga vem som är kontaktperson om sådan utses i mötet. Bestäm datum för uppföljning. Bidra med ett kontrollerat engagemang så att inte din egen eller någon annans iver tar över. 10
Checklista SIP FÖRBEREDELSER Ha egen kännedom om SIP och om andra verksamheters uppdrag/roll Läs om olika verksamheters uppdrag i slutet av BUS överenskommelsen Gotland på www.gotland.se/barnsam Barnet/ungdomen har pågående kontakt med verksamheter i både SOF och HSF Samtala med familjen/barnet/ungdomen om SIP Beskriv både möjligheter och begränsningar med SIP Samtala om barnet/ungdomen/familjens mål och delmål med SIP Planera för barnets/familjens delaktighet Familjen samtycker skriftligt till SIP möte/arbete och planerar vilka som bör kallas Behövs tolk eller andra kommunikativa/kognitiva/fysiska anpassningar? Avsätt i så fall mer tid för planering och möte Hur lång tid är lämpligt och vilken lokal? Boka. Tänk på placeringen i rummet. Check KALLELSE Kalla och ha med både start och stopptid i kallelsen Kalla mötesdeltagare med omsorg så det om möjligt inte blir för många Den kallande leder oftast mötet. Om inte, utse mötesledare Utse någon som dokumenterar mötet Läs på inför SIP mötet så att du kommer uppdaterad till mötet Ha vid behov ett förmöte med barnet/ungdomen/familjen för att skapa förutsättningar för delaktighet och formulera mål Om samtycke finns, ha vid behov ett förmöte med de professionella Planera mötet så att varje del av mötet ryms inom det utsatta tiden Tänk igenom hur du som deltagare/mötesledare hanterar frågor som inte hör hemma på SIP mötet när de kommer upp Planera för ett möte på enkel svenska utan fackuttryck GENOMFÖRANDE Inled mötet med presentation av mötesledaren, syfte och roller Presentera den som dokumenterar samt säg något om sekretess och samtycke Låt övriga mötesdeltagare presentera sig med barnet/ungdomen/familjen i fokus Påminn om syftet och om de mål som familjen eventuellt redan formulerat Om familjen och barnet inte deltar i mötet var extra noga med att hålla tråden till det de formulerat innan Formulera konkreta tydliga delmål/mål Beskriv nuläget kort Presentera aktuella verksamheters stöd och insatser Samtala om önskvärda lägen/mål/delmål för barn/ungdomen och familj Sammanfatta mötet och stäm av mot dokumentationen Avsätt tid för uppföljning inkl vem som kallar Förtydliga vem som är kontaktperson Se till att alla får en SIP med efter mötet EFTERÅT Registrera i journal. Lämna ex till chef eller på annat sätt samla antal Red ut eventuella gråzoner mellan professionella efter mötet Genomför planerade aktiviteter Planera utvärdering av det gemensamma arbetet till uppföljningen 11
Barnsam Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress 621 81 VISBY Tel 0498 26 90 00 (vxl) E-post barnsam@gotland.se Hemsida www.gotland.se/barnsam