Krishanteringsplan Västra Götalandsregionen Regionfullmäktiges beslut 2011-02-01 Dnr RSK 136-2010 1
Krishanteringsplan Västra Götalandsregionen Västra Götalandsregionen är en del av rikets krishanteringsorganisation. Verksamheter inom Västra Götalandsregionen har därför i uppdrag att upprätta en krishanteringsorganisation inom ramen för den regionala krishanteringsplanen. Syftet med denna plan är att klargöra roller, ansvar och uppgifter före, under och efter en händelse som påverkar Västra Götalandsregionens nämnder/styrelser/bolag/privata vårdgivare i Västra Götaland. Denna plan bygger bland annat på enligt lagen (2006:544) om extraordinär händelse. Planen, som också inkluderar en kriskommunikationsplan, fastställdes av regionfullmäktige den 1 februari 2011 att gälla under innevarande mandatperiod. Johan Assarsson Regiondirektör Valter Lindström Säkerhetsdirektör 2
Innehållsförteckning Krishanteringsplan Västra Götalandsregionen... 2 Bakgrund... 4 Västra Götalandsregionen... 4 Sveriges krishanteringssystem... 5 Tre viktiga principer i Sveriges krishanteringssystem:... 5 Nationell målbild för risk och sårbarhetsarbetet... 5 Krishantering i Västra Götalandsregionen... 6 Syfte med krishantering i Västra Götalandsregionen... 6 Generella förberedelser... 7 Risk och sårbarhetsanalyser... 7 Ansvar för avtal med extern part... 7 Utbildning och övning... 7 Kriskommunikation... 7 Ansvar förebygga och förbereda inför en kris... 7 Krishanteringsprocessen... 7 Före... 7 Under... 8 Efter... 8 Regionfullmäktige... 8 Regionstyrelsen... 8 Nämnder... 8 Regiondirektören... 9 Säkerhetsdirektören... 9 Beredskapschef... 9 Smittskyddsläkare... 9 Kommunikationsdirektör... 10 Förvaltningschef eller motsvarande... 10 Privata vårdgivare... 10 Regionservice... 10 Västfastigheter... 10 Västtrafik... 11 Krisledningsorganisation... 12 Aktiviteter vid en kris... 12 Särskild fördelning av aktiviteter samt aktivering av krishantering... 12 Krisledningsnämnd... 12 Regiondirektören... 12 Regiondirektörens krisledningsstöd... 13 Regional katastrofmedicinsk ledning (RKML)... 13 Smittskydd... 14 Regionservice... 14 Västfastigheter... 14 Västtrafik... 14 Förvaltningars/ funktioners krisorganisation... 14 Bilaga 1 Definitioner... 15 Bilaga 2 Västra Götalandsregionen krisledningsorganisation... 17 Bilaga 3 Västra Götalandsregionen beredskapsorganisation... 18 Bilaga 4 Kriskommunikationsplan... 19 3
Bakgrund Västra Götalandsregionen Västra Götalandsregionen bildades den 1 januari 1999 genom sammanslagning av Bohuslandstinget, Landstinget Skaraborg, Älvsborgs läns landsting samt verksamheter inom sjukvården och kultur som övertogs från Göteborgs stad. Genom sammanslagning av Göteborgs och Bohus län, Skaraborgs län och Älvsborgs län hade Västra Götalands län bildats ett år tidigare. Länsstyrelsen och andra statliga organ företräder nationella intressen i länet. Västra Götalandsregionen ansvarar för hälso- och sjukvård, kultur, näringsliv, kollektivtrafik, infrastruktur och samhällsplanering. De 49 kommunerna och deras samarbetsorgan svarar bl.a. för medborgarnära tjänster som skola, äldreomsorg och teknisk förvaltning. I Västra Götaland bor det ca 1,5 miljoner invånare. Globaliseringen, kulturella skillnader, kriminella gäng, ökad frekvens av hot och våld, införandet av ny teknik påverkar samhället och Västra Götalandsregionen. Möjligheterna till effektivisering av verksamheten med hjälp av ny teknik är avsevärd. Men som en följd av detta möter vi idag helt nya risker, med en annan komplexitet än tidigare. Följande händelser bedöms kunna ge allvarliga konsekvenser för Västra Götaland och för Västra Götalandsregionen som organisation. Naturrelaterade (väder, översvämning, åska etc.) Sjukdomar (pandemi, epidemi) Systemsammanbrott ( IT, värme, vatten, el, tele) Olyckor (väg, tåg, flyg, utsläpp) Social oro (terrorism, upplopp, kriminella gäng) Felaktig hantering förtroendekriser Övrigt (personalrelaterade, organisationsförändringar och ekonomi, otillåten påverkan av beslutsfattare) 4
Sveriges krishanteringssystem Alla myndigheter och organisationer har ansvar för sitt eget verksamhetsområde, ett så kallat sektorsansvar. Det ansvaret gäller alltid och i alla situationer. Det geografiska områdesansvaret är ett komplement vid en kris som berör flera sektorer samtidigt. En sammanhållande aktör pekas ut för de gemensamma insatser som krävs för att hantera krisen. Det innebär för den skull inte, att den som har det geografiska områdesansvaret tar över ansvaret från någon annan. Det geografiska områdesansvaret finns på tre nivåer i samhället: lokalt (kommunerna) regionalt (länsstyrelserna) nationellt (regeringen) Tre viktiga principer i Sveriges krishanteringssystem: Ansvarsprincipen Den som ansvarar under normala förhållanden ansvarar även under kris och krig. Närhetsprincipen Krisen ska hanteras där den inträffar och av närmast berörda och ansvariga. Likhetsprincipen Innebär att en verksamhets lokalisering och organisation så långt som möjligt ska vara den samma under normala förhållanden som under en kris. Nationell målbild för risk och sårbarhetsarbetet Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap (MSB) har skrivit en överenskommelse med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) att följande nationella målbild ska vara styrande för landstingens/regionernas arbete med risk och sårbarhetsarbete. Landstinget har god kunskap om risker och sårbarhet som kan påverka landstingets verksamhet. Konsekvenserna för den egna verksamheten har analyserats. Landstinget har en planering för hur risker och sårbarheter ska undanröjas eller minskas. Landstinget har också en planering för hur de ska hantera konsekvenserna av en extraordinär händelse. Landstinget har en god förmåga att hantera en extraordinär händelse, det vill säga att vidta de nödvändiga åtgärder som krävs för att säkerställa att samhällsviktig verksamhet kan upprätthållas, samt att ge invånarna och medier tillräcklig och korrekt information om händelsen. 5
Krishantering i Västra Götalandsregionen För att tydliggöra texten används följande definitioner i planen, övriga definitioner finns samlade i bilaga 1. Kris En händelse som drabbar människor och samhälle och/eller hotar Västra Götalandsregionens grundläggande värden och funktioner. Krishantering Förmåga att kunna hantera en kris som inträffar. Bygger både på krislednings- och operativ förmåga. Krisledningsförmåga Förmågan, inom ett verksamhets- eller ansvarsområde, att vid allvarliga störningar leda den egna verksamheten. Att fatta beslut inom eget verksamhetseller ansvarsområde, sprida snabb, korrekt och tillförlitlig information och vid behov kunna medverka i samordning och koordinering med andra aktörer och deras åtgärder. Operativ förmåga Förmågan inom ett verksamhets- eller ansvarsområdet, att snarast påbörja åtgärder för att hantera eller medverka i hanteringen av konsekvenserna av inträffade händelser. Genomföra de åtgärder som krävs för att avhjälpa, skydda och lindra effekterna av det inträffade. www.krisinformation.se Krishantering är en del av det samlade säkerhetsarbetet i Västra Götalandsregionen och vi har en skyldighet att förbereda och planera för en god krishantering, grundad på risk- och sårbarhetsanalyser. Detta ansvar regleras av lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Det finns även andra lagar som reglerar landstingets ansvar för arbetet med säkerhet, risk- och krishantering. 1 Syfte med krishantering i Västra Götalandsregionen Syftet med krishanteringen är att trygga människors liv och hälsa, förhindra eller begränsa skador på egendom och miljö samt att upprätthålla samhällsviktiga verksamheter. I förlängningen innebär detta även ett skydd av grundläggande värden, som demokrati, jämlikhet, rättvisa, integritet och förtroende. Syftet är även att ha en förmåga att sprida tillräcklig och korrekt information om händelsen. En kris har flera dimensioner. Den första är att hantera själva krisen med dess konsekvenser. Den andra är att kunna hantera bilden av krisen. Västra Götalandsregionen ska kunna ge korrekt information till medborgare och anställda. 1 Några exempel är kommunallagen (1991:900), Offentlighets- och sekretesslag (2009:400), Smittskyddslagen (2004:168), Lag om skydd mot olyckor (2001:778), Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) 6
Generella förberedelser Risk och sårbarhetsanalyser Varje förvaltning ska minst vartannat år genomföra risk- och sårbarhetsanalyser som ska ligga till grund för genomförande av förebyggande åtgärder samt utformning av lokal krishanteringsplan och lokal krisorganisation, se beslut i regionstyrelsen 2006 (RSK 636-2006) Lokala risk- och sårbarhetsanalyser ska ligga till grund för en samlad bedömning av Västra Götalandsregionens krishanteringsförmåga. Därför ska lokala analyser redovisas till regionkansliet. Ansvar för avtal med extern part Den som ingår avtal med extern part ansvarar för att risker relaterade till uppdraget analyseras, att kraven på risk- och krishantering, samt säkerhet specificeras i avtalet och att uppföljning av avtalade skyddsåtgärder sker. Sekretessavtal ska tecknas med alla ingående parter, i tillämpliga fall ska även säkerhetsskyddslagen tillämpas. Utbildning och övning Enligt lagstiftningen ansvarar regionen för att förtroendevalda och personal får den utbildning som krävs för att de ska kunna lösa sina uppgifter vid kris och extraordinära händelser. Kriskommunikation Den regionala kriskommunikationsplanen ska ligga till grund för regional och lokal kriskommunikation. Grundprincipen är att om flera verksamheter berörs, samordnar regiondirektörens krisledningsstöd (pressjouren) informationen. Men berörda förvaltningar äger fortfarande händelsen/informationen. Undantaget är om bedömning görs, att händelsen starkt kan påverka Västra Götalandsregionens varumärke/anseende. Då övertar regiondirektören/pressjouren ägandet av informationen. Se Regional Kriskommunikationsplan. Ansvar förebygga och förbereda inför en kris Varje förvaltning/bolag och samhällsviktiga funktioner har ett ansvar att förbereda och anpassa sin krishantering efter Västra Götalandsregions krishanteringsprocess. Krishanteringsprocessen Krishanteringsprocessen omfattar aktiviteter och åtgärder före, under och efter en kris. Före Risk- och sårbarhetsanalyser inom eget ansvarsområde minst vartannat år. Vidta förebyggande åtgärder. 7
Upprätta organisation för krishantering. Förbereda, utbilda och öva krishanteringsorganisationen. Funktionen Tjänsteman i beredskap eller motsvarande ska finnas. Se beredskapsorganisation bilaga 3. Upprätta samverkan och utbyte av kontaktinformation med kommuner, myndigheter, samverkansparter och andra som kan bli berörda vid en kris. Under Aktivera organisation för krishantering. Aktivera kriskommunikationsplan. Informera RTiB och regionkansliets pressjour. Upprätta dialog och samverkan med berörda aktörer. Säkerställa att en lägesbild upprättas och kommuniceras till övriga berörda aktörer i krisen. Se kriskommunikationsplan. Dokumentera krisarbetet. Efter Återuppbyggnad av drabbade verksamheter. Utvärdera och återrapportera krisarbetet till regiondirektören. Återkoppling och lärande inför framtiden. Utöver dessa krav finns ett specifikt ansvar fördelat enligt nedan. Regionfullmäktige Regionfullmäktige fastställer en krishanteringsplan inför varje ny mandatperiod. Regionfullmäktige utser en särskild krisledningsnämnd. Nämnden ska träda i funktion vid en extraordinär händelse, efter beslut av ordförande eller vice ordförande. Regionstyrelsen Regionstyrelsen har ansvar för att årligen göra en samlad bedömning av Västra Götalandsregionen krishanteringsförmåga och rapportera till den myndighet som regeringen utser. Nämnder Varje nämnd och styrelse (även bolagens styrelser) ansvarar för krishantering inom sitt verksamhetsområde. Nämnd och styrelse (även bolagens styrelser) ska därför utifrån arbetet med risk- och sårbarhetsanalys anta egna lokala planer inom ramen för Krishanteringsplan Västra Götalandsregionen. 8
Regiondirektören Regiondirektören ansvarar för krishanteringen i Västra Götalandsregionen. Detta innebär bland annat att: Säkerställa att krisledningsorganisationen skapas, utbildas och övas. Se bilaga 2. Informera chefer och medarbetare i Västra Götalandsregionen samt andra myndigheter och aktörer i samhället, om planens innehåll. Säkerhetsdirektören Förbereda upprättandet av regiondirektörens krisledningsstöd anpassad till Västra Götalandsregionens krishanteringsprocess. Se under rubrik Ansvar förebygga och förbereda inför en kris. Detta innebär även att: Bevaka och analysera hot eller risker som kan påverka eller påverkar Västra Götalandsregionen. Samordna analys av och utvärdera Västra Götalandsregionens samlade arbete före, under och efter en kris. Ansvara för årlig rapportering till regionstyrelsen och andra myndigheter gällande Västra Götalandsregionens krishanteringsförmåga. Se MSB:s föreskrifter MSBFS 2010:6. Beredskapschef Har det övergripande ansvaret för katastrofmedicinsk beredskap i Västra Götalandsregionen, anpassad till Västra Götalandsregionens krishanteringsprocess. Se under rubrik Ansvar förebygga och förbereda inför en kris. Detta innebär även att: Ansvara för katastrofmedicinsk planering, övning och utbildning. Upprätthålla funktionerna regional tjänsteman i beredskap (RTiB) och regional beredskapsläkare i beredskap (RBL). Vid en katastrofmedicinsk händelse samordna, stödja och vid behov leda berörda verksamheter genom Regional katastrofmedicinsk ledning (RKML). Upprätta regional katastrofmedicinsk plan. Ansvarig för säkerhetsskydd inom Västra Götalandsregionen. Smittskyddsläkare Har det övergripande ansvaret för upprättandet av en krishantering inom sitt verksamhetsområde anpassad till Västra Götalandsregionens krishanteringsprocess. Se under rubrik Ansvar förebygga och förbereda inför en kris. Detta innebär även att: Vid en smittskyddshändelse samordna, stödja/leda berörda verksamheter. Upprätta regional epidemiplan inklusive pandemiplan. 9
Kommunikationsdirektör Har det övergripande ansvaret för strukturen och uppbyggnaden av en fungerande kriskommunikation anpassad till Västra Götalandsregionens krishanteringsprocess. Se under rubrik Ansvar förebygga och förbereda inför en kris. Detta innebär även att: Upprätthålla funktionen pressjour. Vid en kris eller hot om kris upprätta funktion för regional samordning av krisinformation och i vissa fall ledning och styrning av krisinformationsarbetet. Upprätta kriskommunikationsplan. Förvaltningschef eller motsvarande Förvaltningschef/motsvarande ansvarar för att det ska finnas en planering och organisation för krishantering inom eget verksamhetsområde, anpassad till Västra Götalandsregionens krishanteringsprocess. Se under rubrik Ansvar förebygga och förbereda inför en kris. Privata vårdgivare Vårdenheten ansvarar för att följa Fredstida katastrofmedicinsk beredskap och planläggning inför höjd beredskap (SOSFS 2005:13). Beredskapen ska baseras på planering tillsammans med andra leverantörer och sjukhus. Den privata vårdgivarens krishanteringsorganisation ska anpassas till Krishanteringsplan för Västra Götalandsregionen. Regionservice Regionservice är inom sin verksamhet ytterst ansvarig för krishantering inom eget verksamhetsområde (IT, städ, inköp, logistik, osv.) anpassad till Västra Götalandsregionens krishanteringsprocess. Se under rubrik Ansvarförebygga och förbereda inför en kris. Detta innebär även att: Utforma av en krishanteringsklausul och kontinuitetsplan i avtal mellan leverantör av tjänster och varor till Västra Götalandsregionen. Vid behov ingå i berörda verksamheters krisorganisation. Västfastigheter Västfastigheter är inom sin verksamhet ytterst ansvarig för krishantering inom eget verksamhetsområde (vatten, el, gaser osv.) anpassad till Västra Götalandsregionens krishanteringsprocess. Se under rubrik Ansvar förebygga och förbereda inför en kris. Detta innebär även att: Utforma en krishanteringsklausul och kontinuitetsplan i avtal mellan medialeverantör (vatten, el, gaser osv.) och Västra Götalandsregionen. Vid behov ingå i berörda verksamheters krisorganisation. 10
Västtrafik Västtrafik är ytterst ansvarig för krishantering inom eget verksamhetsområde och dess underleverantörer anpassad till Västra Götalandsregionens krishanteringsprocess. Se under rubrik Ansvar förebygga och förbereda inför en kris. Detta innebär även att: Planera och förbereda för att vid behov kunna genomföra evakuering av människor samt transport av varor och produkter. Vid behov ingå i berörda verksamheters krisorganisation. 11
Krisledningsorganisation Varje förvaltning/bolag och samhällsviktiga funktioner har ett ansvar att hantera en kris och dess konsekvenser, men också ansvar för sin del i krishanteringssystemet i Västra Götalandsregionen. Aktiviteter vid en kris Följande aktiviteter är styrande för respektive förvaltning/bolag, samhällsviktig funktion vid en kris: Aktivera krishanteringsorganisationen. Aktivera kriskommunikationsplan. Informera RTiB och pressjour. Upprätta dialog och samverkan med berörda aktörer. Säkerställa att en lägesbild upprättas och kommuniceras till övriga berörda aktörer i krisen. Se kriskommunikationsplan. Dokumentera krisarbetet. Efter krisen utvärdera och återrapportera krisarbetet till regiondirektören. Särskild fördelning av aktiviteter samt aktivering av krishantering Krisledningsnämnd Aktivering Regiondirektören informerar ordförande i krisledningsnämnden vid hot om eller inträffad kris. Krisledningsnämndens ordförande fattar beslut i varje enskilt fall om händelsen är av sådan art (extraordinär händelse) att krisledningsnämnden ska aktiveras. Uppgifter vid extraordinära händelser Vid extraordinära händelser får krisledningsnämnden enligt lag fatta beslut om att överta hela eller delar av beslutsrätten från annan nämnd i Västra Götalandsregionen, i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsen. Regiondirektören Aktivering Regiondirektören aktiveras av ansvarig förvaltnings- /funktionschef/motsvarande när en kris inträffar eller förväntas inträffa och kan allvarligt påverka Västra Götalandsregionen verksamhet. Är läget akut aktiveras regiondirektören genom regional tjänsteman i beredskap (RTiB). 12
Uppgifter vid hot om eller inträffad kris Regiondirektören leder den strategiska krissamordningen. Den strategiska samordningen innebär bland annat att: initiera och informera krisledningsnämnden aktivera regiondirektörens krisledningsstöd följa krishanteringsarbetet samordna krisinformationen och utforma en regional lägesbild strategisk samverkan med övriga berörda samhällsfunktioner vid behov utse ansvarig funktion för operativ ledning/samordning av krisen. Till regiondirektörens förfogande finns den samlade krisledningsorganisationen. Se bilaga 2. Regiondirektörens krisledningsstöd Aktivering Krisledningsstödet aktiveras av regiondirektören, om grundläggande värden och skyddsvärda objekt är hotade eller påverkade av en kris. Krisledningsstödet kan se olika ut, beroende på krisens art. Kommunikations- och säkerhetsstrategisk kompetens ska dock alltid vara en del i stödet. Uppgifter vid hot om kris eller kris Regiondirektörens krisledningsstöds uppgifter är att Följa att krishanteringsarbetet fungerar och att nödvändig samordning upprättas. Analysera och bearbeta uppgifter om händelsen och ta fram långsiktiga konsekvensanalyser. Samla in uppgifter om händelsen och ge förslag till regionledningen på inriktning av strategiska insatser. Efter beslut av regiondirektören ta ansvar för och leda kriskommunikationen i Västra Götalandsregionen, se kriskommunikationsplan. Regional katastrofmedicinsk ledning (RKML) Aktivering RKML aktiveras vid hot om eller inträffad allvarlig händelse på initiativ av RTiB. Uppgifter vid hot om eller inträffad allvarlig händelse Ha en förmåga att vid händelse av medicinsk karaktär ta över och leda hälso- och sjukvården samt samverka med andra aktörer på lokal, regional och nationell nivå, se regional katastrofmedicinsk plan. Vid en extraordinär händelse tar krisledningsnämnden över ledningsansvaret och RKML har en stödjande funktion gentemot krisledningsnämnden. 13
Smittskydd Aktivering Kontakt tas med jourhavande smittskyddsläkare via någon av Västra Götalandsregionens sjukhusväxlar eller RTiB. Uppgifter Smittskyddsläkaren har ett samlat ansvar för smittskyddsarbetet inom regionen och ska planera, organisera och leda smittskyddet och verka för effektivitet, samordning och likformighet. Under en pandemi ansvarar smittskyddsläkaren för epidemiledningen (Se vidare: Socialstyrelsen Nationell plan för pandemisk influensa med underlag för regional och lokal planering). Regionservice Aktivering Regionservice larmas genom sin TIB eller motsvarande genom Västra Götalandsregionens sjukhusväxlar. Inom ramen för krisorganisationen för Regionservices finns även en ITincidentledning, se Anvisning för regional IT-incidentorganisation på regionens hemsida under område säkerhet. Västfastigheter Aktivering Västfastigheter larmas genom sin jour och beredskapskedja, vilken nås genom Västra Götalandsregionens sjukhusväxlar. Västtrafik Aktivering Västtrafiks krisorganisation aktiveras genom VD eller krissamordnaren. Förvaltningars/ funktioners krisorganisation Aktivering Respektive förvaltning aktiveras genom sin tjänsteman i beredskap (TiB) eller motsvarande. 14
Bilaga 1 Definitioner Allvarlig händelse Extraordinär händelse Geografiskt områdesansvar Katastrof Kris Krishantering Krisledningsförmåga MSB Operativ förmåga RBL Riskhantering Händelse som är så omfattande att resurserna måste organiseras, ledas och användas på särskilt sätt. Händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. (Lag 2006:544 om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap) Geografiskt områdesansvar har kommuner, länsstyrelser och regeringen. De skall verka för inriktning, prioritering och samordning av tvärsektoriella åtgärder i en krissituation. Allvarlig händelse där tillgängliga resurser är otillräckliga i förhållande till det akuta behovet och belastningen är så hög att normala kvalitetskrav, trots adekvata åtgärder, inte längre kan upprätthållas. En händelse som drabbar människor och samhälle och/eller hotar Västra Götalandsregionens grundläggande värden och funktioner. Förmåga att kunna hantera en kris som inträffar. Bygger både på krisledningsförmåga och operativ förmåga. Förmågan, inom ett verksamhets- eller ansvarsområde, att vid allvarliga störningar leda den egna verksamheten. Fatta beslut inom eget verksamhets- eller ansvarsområde, sprida snabb, korrekt och tillförlitlig information och vid behov kunna medverka i samordning och koordinering med andra aktörer och deras åtgärder. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Förmågan, inom ett verksamhets- eller ansvarsområdet, att snarast påbörja åtgärder för att hantera eller medverka i hanteringen av konsekvenserna av inträffade händelser. Genomföra de åtgärder som krävs för att avhjälpa, skydda och lindra effekterna av det inträffade. Regional beredskapsläkare Riskhantering handlar delvis om ledningens strategi för att styra organisationen, att arbeta för en högre säkerhet, utveckling av styrmedel, ansvarsfördelning mm. Riskhantering ses som koordinerade aktiviteter för att styra och kontrollera en organisation med avseende på dess risker. 15
RKML RTiB Sektoransvar SKL TiB Regional Katastrofmedicinsk Ledning Regional Tjänsteman i beredskap Sektoransvar har myndigheter för en särskild del av samhället eller en särskild fråga, det vill säga en sektor. Sveriges Kommuner och Landsting Tjänsteman i Beredskap Funktion inom Västra Götalandsregionen som har kunskap om sin egen organisation har kunskap om Västra Götalandsregionens Krishanteringsorganisation har hög tillgänglighet (beredskap dygnet runt alla dagar på året) är lätt att kontakta för andra aktörer samt kunna svara inom en kortare tidsperiod har tydligt ansvar med befogenhet att vidta åtgärder utifrån sitt uppdrag 16
Bilaga 2 Västra Götalandsregionen krisledningsorganisation Krisledningsnämnd Aktiveras vid extraordinär händelse Regiondirektör Regiondirektörens krisledningsstöd RKML Aktiveras och samordnar katastrofmedicinsk händelse Privata vårdgivare Sjukhus Västtrafik Primärvård Tandvård Regionservice Västfastigheter Smittskydd Övriga förvaltningar Information, stöd, samverkan Vid extraordinära händelser får krisledningsnämnden fatta beslut om att överta hela eller delar av beslutsrätten från annan nämnd i Västra Götalandsregionen, i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsen. Regiondirektören utser vid behov ansvarig funktion för operativ ledning/samordning av krisen, om det inte tydligt framgår av gällande lagstiftning eller fastställda krishanteringsplaner, (exempel på detta är Smittskydd vid pandemi, RKML vid katastrofmedicinsk samordning, och så vidare). 17
Bilaga 3 Västra Götalandsregionen beredskapsorganisation Linje (information / aktivering) Information / samverkan Ordförande krisledningsnämnd Smittskydd Pressjour RTiB Regionkansli Regiondirektör Chef Västtrafik Chef Västfastigheter Chef Regionservice Chef Sjukhus Primärvård Tandvård Chef Förvaltningar Bolag TiB eller motvarande TiB eller motvarande TiB eller motvarande TiB eller motvarande TiB eller motvarande Regiondirektören larmas av ansvarig förvaltnings/funktionschef/ motsvarande när: En allvarlig händelse inträffar eller förväntas inträffa och kan allvarligt påverka Västra Götalandsregionen verksamhet negativt Är läget akut aktiveras regiondirektören genom regional tjänsteman i beredskap (RTiB). För att aktivera akuta insatser från Regionservice, respektive Västfastigheter aktiveras berörd aktör genom sin tjänsteman i beredskap eller motsvarande. RTiB och pressjour ska alltid informeras. 18
Bilaga 4 Regional kriskommunikationsplan En väl fungerande kommunikation är en väsentlig del i krishanteringen. Det handlar om att kunna hantera bilden av krisen och även ha förmåga att sprida tillräcklig och korrekt information om händelsen. Korrekt, öppen, trovärdig och snabb information kan vara avgörande för hur krisen utvecklas, oavsett om det handlar om en fysisk händelse eller om förtroendet för Västra Götalandsregionen står på spel. Det är inte heller ovanligt att en fysisk händelse leder till en förtroendekris. Den regionala kriskommunikationsplanen är en del av Västra Götalandsregionens krishanteringsplan. Syftet med kommunikationsplanen är att Västra Götalandsregionens kommunikation ska fungera både internt och externt vid olika typer av kriser. Planen tydliggör roller, ansvar och behovet av samordning. De principer som är vägledande i säkerhets- och krishanteringsarbetet ansvar, närhet och likhet är också vägledande för kriskommunikationen. Alla förvaltningar inom Västra Götalandsregionen ska därför ha en lokal kriskommunikationsplan, som beskriver ansvar för beredskap och genomförande på lokal nivå. Kerstin Einarsson Kommunikationsdirektör
Beredskap kriskommunikation Linje (information / aktivering) Information / samverkan Ordförande krisledningsnämnd Smittskydd Pressjour RTiB Regionkansli Regiondirektör Chef Västtrafik Chef Västfastigheter Chef Regionservice Chef Sjukhus Primärvård Tandvård Chef Förvaltningar Bolag TiB eller motvarande TiB eller motvarande TiB eller motvarande TiB eller motvarande TiB eller motvarande Bild. Västra Götalandsregionens beredskapsorganisation. De blå streckade linjerna är larm/kommunikationsvägarna vid en kris. Alla förvaltningar som har en aktiverad krisorganisation ska också ha stöd för sin kriskommunikation, det vill säga en person med ett tydligt sådant uppdrag. Enligt ansvars-, närhets- och likhetsprincipen ska en kris hanteras av den förvaltning där krisen inträffar. Det är också varje förvaltnings ansvar att det finns en lokal kriskommunikationsplan. En förvaltning med begränsade kommunikationsresurser måste i sin planering försäkra sig om att det finns möjlighet till förstärkning. Kommunikationen vid kriser som berör flera förvaltningar eller hela Västra Götalandsregionen samordnas av regionkansliets informationsavdelning, initialt av regionkansliets pressjour. Drabbade verksamheter ska omgående ta fram en lägesbild som förmedlas till Regional Tjänsteman i Beredskap (R-TiB) och till regionkansliets pressjour. En viktig del i lägesbilden är om det finns risk för den medicinska säkerheten eller annan fara för skyddsvärda objekt eller resurser. I pressjourens ansvar ligger att omgående informera Västra Götalandsregionens säkerhetsdirektör, kommunikationsdirektör och regionkansliets informationschef. Vidare har pressjouren ett ömsesidigt ansvar för att kontakt upprättas med R-TiB och kommunikationsfunktioner i Västra Götalandsregionen samt vid behov med samverkande samhällsfunktioner. 2
Kommunikationsfunktioner Regionkansliets informationschef har efter larm ansvar för kommunikationsstöd till regiondirektörens krisledningsstöd, Regional katastrofmedicinsk ledning (RKML) och regionkansliets övriga krisstaber. Det kan även gälla enskilda förvaltningars/verksamheters krisstaber till dess att verksamheterna själva lyckats bemanna med kommunikationsstöd enligt den lokala kriskommunikationsplanen. I informationschefens ansvar ligger även att sörja för uthållighet. Informationschefen ska också bedöma om behov finns för en operativ kommunikationsenhet som stöd till krisstaberna. Enheten ska hantera omvärldsbevakning, publicering på webbsidor, utskick av pressmeddelanden, kallelser till presskonferenser med mera. En viktig åtgärd både för kommunikatören i staben och för kommunikationsenheten är att föra loggbok över händelser, beslut och åtgärder. Förvaltningarnas ansvar Varje förvaltning ska skapa en egen plan för sin kriskommunikation. Planen ska bygga på genomförd risk- och sårbarhetsanalys. De saker som särskilt ska beaktas i planeringen är: Beredskap. Vilken beredskap finns för att klara förvaltningens kriskommunikation? Larmkedja. Hur larmas nyckelfunktioner/personer och finns uppdaterade kontaktlistor tillgängliga? Målgrupper. Vilka är förvaltningens primära och sekundära målgrupper för kriskommunikation? Kanaler. Vilka är de huvudsakliga kanalerna för kriskommunikation? Samverkan internt och externt. Med vilka ska samverkan ske inom förvaltningen, med andra regionverksamheter och med andra aktörer? Utbildning och övning. Har kommunikationsansvariga i beredskapsorganisation relevant utbildning och övning för att kunna fungera i sin roll vid en kris? Alternativ/reservrutiner. Vilka alternativ och reservrutiner finns? Framgångsrik kriskommunikation Samordning och struktur är tillsammans med utbildning och övning framgångsfaktorer för bra kriskommunikation. Vid en kris sprids information i flera olika kanaler och händelsens utveckling förändrar innehållet. Det är därför viktigt att det finns en funktion i stabsarbetet som har ansvar för koordinationen av informationen. Det måste finnas en samlad kunskap om vilken information som lämnats i vilken kanal och vid vilken tid för att möjliggöra en effektiv uppdatering till alla mottagare. Samordnade budskap En av de viktigaste delarna vid kriskommunikation är att uppgifter och budskap är enhetliga. Olika uppgifter skapar förvirring och budskap som uttrycks på olika sätt kan skapa osäkerhet, vilket i sin tur kan skada förtroendet. Chefen för staben är den som är ytterst ansvarig för kommunikationen och beslutar om vilken information som ska lämnas av vem. Normalt svarar varje förvaltning för 3
information om sin verksamhet och regionala staber för helheten. Men vid en kris kan det vara nödvändigt att den regionala staben tar över delar av eller hela ansvaret för kommunikationen. Detsamma gäller samverkande samhällsfunktioners kommunikation externt. Uppgifter och budskap ska samordnas och överenskommelser göras om vem som lämnar vilken information. Principen är att varje organisation och förvaltning lämnar information om det man ansvarar för men det kan i vissa fall vara nödvändigt att samverkande aktörer lämnar överenskommen information om andra verksamheter, framförallt till media, för att minska trycket totalt. Utbildningar och övningar Vid en krissituation måste alla delar i hanteringen fungera både var och en för sig och tillsammans. Utbildningar och gemensamma övningar är därför en avgörande faktor för att nå framgång. Alla personer som har en kommunikationsuppgift vid en kris ska ha utbildning så att de är väl förtrogna med vad som ska göras och hur det ska göras. Utbildningen ska också innehålla ansvar och befogenheter samt lagar och förordningar. Kriskommunikationens innehåll Kommunikationen vid en kris ska syfta till att ge målgrupperna en god bild av händelsen och dess konsekvenser ge kunskap för gruppers och individers agerande ha en lugnande effekt för att inte skapa panik eller onödig oro visa handlingskraft för att skapa förtroende Kriskommunikationen ska vara lättillgänglig lätt att förstå även under stress öppen snabb faktabaserad sann och trovärdig målgruppsanpassad Att informationen är snabb och öppen står inte i motsatsförhållande till att den ska vara sann, faktabaserad och trovärdig. Vi ska så snabbt som möjligt informera om så mycket vi kan och kontinuerligt informera om händelseutvecklingen. Vi får aldrig avstå från att informera med hänvisning till att vi inte är säkra på alla uppgifter. Istället ska det tydligt framgå i informationen om det råder osäkerhet om den bild eller de uppgifter vi har vid ett givet tillfälle. Det viktigaste att förmedla initialt vid en kris är Vad som hänt Händelsens omfattning Händelsens konsekvenser Vidtagna åtgärder Planerade åtgärder Kontaktpersoner i organisationen Var och när ny information ges 4
Målgrupper Kriskommunikationen måste fungera både internt och externt. Regionkansliets informationsavdelning ska fungera som stöd till förvaltningarnas kriskommunikation. Internt I en krissituation måste vi våga prioritera både innehåll och målgrupper. I första hand prioriteras information till personer som behöver kunskap för att kunna ta rätt beslut och utföra sina arbetsuppgifter för att på bästa sätt hantera krisen. Västra Götalandsregionens telefonväxlar ska tidigt ha information om händelsen och kontaktpersoner (se Regionens telefonväxlar nedan). Media Media är initialt en av de viktigaste kanalerna vid en kris. Bara genom media kan organisationen snabbt nå stora grupper i samhället. Media vill ha intervjuer och bilder. För att nå ut med vår information måste vi försöka möta mediernas önskemål i så stor utsträckning som möjligt. Men medias önskemål får aldrig äventyra sekretess och integritet. Samverkande myndigheter och organisationer Västra Götalandsregionen har skyldighet att samverka med andra samhällsfunktioner vid en kris. Samverkande samhällsfunktioner kan vara SOS Alarm, polis, räddningstjänst, länsstyrelse, kommuner, Socialstyrelsen, Smittskyddsinstitutet och andra landsting/regioner. Men det kan också vara företag eller andra aktörer beroende på händelsens art. Invånare Västra Götalands invånare kan nås via media, informationsmeddelande i radio och TV, Sjukvårdsrådgivningen, 1177.se/vgregion, och vgregion.se. Invånare kan vid vissa tillfällen även nås via upprättad teletjänstcentral (callcenter), informationsmöten och anslag. Talespersoner Talespersoner bör utses tidigt vid en kris. Talespersonerna kan bytas ut alltefter händelsens utveckling och utsträckning i tid. En talesperson ska ha en hög tillgänglighet. Att vara talesperson kan under delar av krisen innebära att man inte hinner andra uppgifter i krishanteringen. Informatören i staben har huvudansvaret för att hjälpa talespersoner med budskap och i kontakter med media. 5
Informationskanaler Västra Götalandsregionen har ett flertal kanaler för information till de olika målgrupperna. E-post SMS Telefon och telefonkonferens Telefonväxlar Fax Epi-press (pressmeddelandeverktyget) Webb Informationsmeddelande i radio och TV. Teletjänstcentral (callcenter) Möten Videokonferens Anslag Rakel (radiokommunikation för effektiv ledning) WIS (MSB:s webbaserade informationssystem) Vid val av kommunikationskanal ska beaktas behovet av säkra att information nått mottagaren och behovet av återkoppling. Initialt ska krisstaben besluta om vilket eller vilka informationskanaler som primärt ska användas och kommunicera detta till alla berörda. Särskilt viktigt är detta i den interna kommunikationen för att uppnå önskad samordning. Regionens telefonväxlar Telefonväxlarna kan vara en viktig informationslämnare vid en kris. Telefonväxlarna ska ha en god kunskap om händelse, stabsfunktioner, talespersoner och samverkande samhällsfunktioner. Varje telefonväxel bör utse kontaktperson för kommunikation med den stab eller staber som hanterar krisen. Kontinuerligt uppdaterade kommunikéer kan lämnas till telefonväxlarna som kan läsas upp eller skickas vid förfrågan för att avlasta krishanteringen. Externa webben Våra främsta kanaler till allmänheten vid en kris är i de flesta fallen media och den externa webben. Media har hög prioritet men informationen ska också finnas på vgregion.se och om möjligt fördjupas här eller på någon av Västra Götalandsregionens andra webbplatser. Krisinformation på webben bör utformas på ett sådant sätt att den enkelt och snabbt kan läsas även med mobiltelefon. På externa webben måste informationen vara så lätt att förstå att personer som inte har svenska som förstaspråk kan ta del av den. Det är också här vi i första hand ska publicera information på andra språk och i anpassad form. En kommentarsfunktion där mottagare av informationen har möjlighet att ge återkoppling kan vara värdefull i arbetet med kriskommunikation för att se om mottagare uppfattar budskapet rätt. 6
Interna webben Det regiongemensamma och/eller de lokala intranäten kan vara en viktig informationskanal framförallt vid en långvarig kris. Även på den interna webben kan en kommentarsfunktion vara värdefull. Det ska finnas möjlighet att använda en så kallade alertfunktion. Genom denna funktion ska samma information tydligt visas på samtliga förvaltningars intranät. Krisinformation.se Krisinformation.se är en nationell webbportal för krisinformation där invånare får information om hur samhället hanterar kriser. Bakom informationen står ansvariga myndigheter och denna ska Västra Götalandsregionen använda som ett komplement till den egna webbplatsen vid en kris, om chefen för staben så beslutar. Vid en kris samverkar ofta flera myndigheter och organisationer och det kan vara svårt för invånare att veta vem som kan ge svar på olika frågor. Vid en allvarlig händelse skapas därför en särskild krissida på krisinformation.se där allmänheten får en översiktlig bild av vad som har hänt och vägledning för att snabbt hitta den information de söker genom länkning till de aktörer som hanterar krisen. Informationsmeddelande Västra Götalandsregionen kan begära att informationsmeddelande sänds i radio- och TV-kanaler för att förebygga och begränsa skador på människor, egendom eller miljö men radio- och TV-företagen avgör själva när informationsmeddelandet ska sändas. Begäran kan göras via SOS Alarm AB hos Sveriges Radios sändningsledning eller direkt hos lokal kanal. R-TiB eller regionkansliets pressjour kan hjälpa till i begäran av informationsmeddelanden. WIS Det webbaserade informationssystemet WIS, är ett system som handhas av Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap, MSB, för utbyte av information vid en kris inom en myndighet eller mellan myndigheter. Systemet ligger utanför Västra Götalandsregionens nätverk och kan användas om chefen för staben så beslutar. Loggbok Alla beslut, aktiviteter och viktiga delar i omvärldsbevakning ska dokumenteras i förberedd och tillgänglig loggbok. Uppföljning och utvärdering Efter varje kris ska en genomgripande utvärdering göras av hanteringen av kriskommunikationen. Utvärderingen ska ske i syfte att lära och utveckla vår förmåga att hantera kriskommunikation. 7
Offentlighet och sekretess Offentlighetsprincipen, Tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen och alla andra lagar och förordningar gäller på samma sätt i en kris som i vardagen. De som har en kommunikationsuppgift i krisberedskapsorganisationen ska ha tillräckliga kunskaper i offentlighet och sekretess för att kunna hantera situationer i en kris. Vid olyckor med skador och avlidna kan media vilja komma i kontakt med patienter och anhöriga. Vi måste på alla sätt värna patientsekretessen men det kan finnas tillfällen då organisationen kan medverka till att underlätta kontakt mellan patienter eller anhöriga och media. Kommunikation vid en kris på exempelvis intranätet, via e-post, fax eller SMS är offentliga handlingar och ska efter sekretessprövning skyndsamt lämnas ut. Beslut i olika krisstaber kan vara offentlig handling. Varje förfrågan ska prövas med jurist i Västra Götalandsregionen. En krisstab bör därför ha en upprättad kontakt med jurist. 8
Bilaga A- Kommunikationsansvar Drabbade verksamheter larmar R-TiB eller regionkansliets pressjour. En första lägesbild tas fram. Regionkansliets pressjour larmar säkerhetsdirektör och kommunikationsdirektör samt regionkansliets informationschef. Regiondirektörens krisstöd aktiveras. Omfattning avgörs av händelse och konsekvenser. Regionkansliets pressjour ansvarar för kommunikationsstöd till alla verksamheter till dess att verksamheternas ordinarie kommunikationsstöd aktiverats. Lägesbild uppdateras kontinuerligt i samarbete mellan drabbade verksamheter och regionkansliets pressjour. Varje verksamhet ansvarar för sin kommunikation internt och externt. Regionkansliets pressjour är ett stöd och samordnar den externa kommunikationen när flera verksamheter berörs. Verksamheternas externa kommunikationsansvar är i första hand till verksamhetens kunder. Regioninterna serviceverksamheter kommunicerar exempelvis med sjukhus och primärvård, medan sjukhusen och primärvården kommunicerar med patienter och allmänhet. 9
Bilaga B - Lägesbild Detta har hänt Händelsens omfattning Händelsens konsekvenser Vidtagna åtgärder Planerade åtgärder Kontakter (tagna och planerade) När och av vem ges mer information Eventuellt budskap Lägesbild skapad av (namn klockslag - telefonnummer) 10