Specialiststaben IT-avdelningen Agneta Nilsson Telefon 0706-742990 E-post: agneta.nilsson@stadshuset.goteborg.se. Rapport Klientkoncept

Specialiststaben IT-avdelningen Agneta Nilsson Telefon 0706-742990 E-post: agneta.nilsson@stadshuset.goteborg.se Rapport Klientkoncept Projektbeställare Gunilla Åkerström

Sidan 2 av 38 Versionshantering Datum Version Beskrivning Ändrat av 2012-12-21 0.1 Arbetsdokument Agneta Nilsson 2013-01-14 0.2 Rättat stavfel och grammatik. Lagt till korsreferenser mellan scenarier och krav. 2013-01-15 0.3 Mindre förtydliganden av strukturen. 2013-01-17 0.4 Uppdaterat med kommentarer från Mirsada Hromic & Lars Sandin 2013-01-21 1.0 Godkänd av systemägaren för IT Infrastruktur, Gunilla Åkerström. Agneta Nilsson Agneta Nilsson Agneta Nilsson Agneta Nilsson

Sidan 3 av 38 Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 5 2. Mål & syfte... 5 2.1. Effektmål... 5 2.2. Projektmål... 6 2.3. Syfte med rapporten... 6 3. Förutsättningar... 6 3.1. Begrepp och vokabulär... 6 4. Organisation... 7 4.1. Beställare... 7 4.2. Styrgrupp... 7 4.3. Projektorganisation:... 8 4.4. Projektmodell... 8 5. Relationer till andra projekt och verksamheter... 8 6. Arbetssätt... 8 6.1. Workshops... 8 6.2. Andra projekt... 9 6.3. Studiebesök... 9 6.4. Övriga källor... 9 7. Behov & Krav... 10 7.1. Kategori Säkerhet / Stadens krav... 10 7.2. Kategori Åtkomst... 13 7.3. Kategori Mobilitet... 16 7.4. Kategori System & Information... 18 7.5. Kategori Enheter (HW)... 21 7.6. Kategori Stödprocesser... 23 7.7. Kategori Icke-funktionella krav... 26 8. Scenarier - Problem & Möjligheter... 29 8.1. Scenario 1: Mobilitet KLARA SVPL... 29 8.2. Scenario 2: Mobilitet Dokumenterad vårdinsats... 30 8.3. Scenario 3: Mobilitet Loggning av vårdinsats... 31 8.4. Scenario 4: Säker utskriftshantering... 31 8.5. Scenario 5: Utvecklingssamtal i skolan... 32 8.6. Scenario 6: IUP (Individuell UtvecklingsPlan)... 32 8.7. Scenario 7: Personliga assistenter... 33 8.8. Scenario 8: Flip classroom... 33 8.9. Scenario 9: Elektronisk attest... 33 8.10. Scenario 10: Kartkoppling... 34 8.11. Scenario 11: Server för hantering av surfplattor i skolan... 34

Sidan 4 av 38 8.12. Scenario 12: Konditionsprotokoll för utlånad konst... 34 8.13. Scenario 13: Publika datorer... 35 8.14. Scenario 14: Tillgänglighet till lokaler... 36 8.15. Scenario 15: Ruttplanering... 36 9. Vägen framåt, möjlig tidplan... 37 9.1. Övergripande mål... 37 9.2. Delmål Aktivitetslista... 38 10. Bilagor och referenser... 38

Sidan 5 av 38 1. Bakgrund Syftet med projektet Klientkoncept är att skapa nästa generations plattform för att administrera ett ökande antal varianter på datautrustning och ge förbättrade möjligheter till mobilt användande. I dagsläget finns en bra, fungerande lösning för managering av PC-datorer (Gbg3000). Det finns dock ett behov av att kunna erbjuda även andra typer av enheter. Till exempel finns redan idag ca 11 000 Mac-datorer i förvaltningarna som saknar support och central hantering. Under hösten 2012 erbjuds en begränsad extern/manuell support, där det krävs att supportteknikern tar sig till den plats där datorn finns. Detta medför onödigt höga kostnader för support. Projektet har en stark koppling till tjänsten Klientplattform/IT-arbetsplats. På grund av stora förändringar med omorganisation och budgetnedskärningar inom stadens IT-organisation har det beslutats att under hösten 2012 endast genomföra en första fas med behovs- och kravinsamling inom ramen för detta projekt. Därefter kommer projektet att pausas på obestämd tid tills förutsättningar finns att återuppta projektet med nästa fas. Projektet Klientkoncept har under denna första fas dokumenterat behov, kravsatt, analyserat och tagit fram en aktivitetslista för åtgärder som behövs på kort och lång sikt för att stödja flera olika typer av enheter. Med enhet avses här en dator, surfplatta, smarttelefon el.dyl. Efter återstart av projektet kommer ett kortare förberedelsearbete att krävas för att ta fram en projektplan och därefter beräknas genomförandet av projektet att pågå under uppskattningsvis tre år. Under dessa år kommer stödet för olika typer av enheter att införas etappvis. Eftersom utvecklingen inom detta område går så fort, så vet vi inte i dagsläget vilka enheter som finns på marknaden vid projektets slut. Projektet måste därför i det längre perspektivet lägga ut riktlinjerna, söka generella lösningar, vara öppet för vad som händer i omvärlden och välkomna förändringar. Projektet förväntas när det genomförts fullt ut bidra till en effektivisering av verksamheten med åtföljande minskade kostnader. Dessutom förväntas möjligheten att använda nya typer av enheter kunna bidra till förbättrad service i verksamheten. Projektet skall i stor utsträckning ge möjlighet till verksamheten att få det de vill, men samtidigt tydliggöra effekterna av besluten, det vill säga att detta måste vara kristallklart i dokumentationen som kommuniceras. 2. Mål & syfte 2.1. Effektmål Hanterad och kontrollerad frihet vad gäller val av enheter (PC, Mac, surfplattor, smarta telefoner mm) med flexibel och säker åtkomst till information och funktionalitet, möjliggjort genom tydliga paketeringar där effekter och konsekvenser av beslut är kristallklara. Projektets effektmål förväntas inte bli uppfyllt förrän en tid efter att projektet genomförts fullt ut. Ansvarig för att effektmålen uppnås är systemägarna för de kommungemensamma tjänster som påverkas.

Sidan 6 av 38 2.2. Projektmål Projektmålet för den första fasen, som nu genomförts: Presentation av behovs- och kravinventering inklusive analys innan årets slut. Projektmålet för det kompletta projektet: Projektet Klientkoncept skall dokumentera behov, kravsätta och ta fram en plan för de åtgärder som behövs på kort och lång sikt för att stödja flera olika typer av enheter. 2.3. Syfte med rapporten Denna rapport skall tjäna som underlag när beslut tas att återstarta projektet. Intentionen är att det då endast skall krävas en mindre revision av kraven, eftersom behoven som kraven bygger på är relativt långsiktiga och inte torde ha ändrats i alltför hög grad. Ett annat syfte med rapporten är att delar av innehållet kan användas i förvaltningsplanen för IT-infrastruktur. 3. Förutsättningar Fas 1 av projektet med behovs- och kravinsamling har pågått från september 2012 fram till december 2012. En dialog har förts med verksamheten redan tidigt i projektet. Detta för att säkerställa att kraven i beställningsunderlaget grundas på de verkliga verksamhetsbehoven, men också för att på ett tidigt stadium förankra innehållet i de framtida leveranserna. Med verksamheten avses de stadsdels- och fack-förvaltningar som utnyttjar kommungemensamma system och tjänster. I dagsläget finns ett beslutat IKT-program enbart för skolområdet. Då det saknas beslutat Program och Plan för hela IT-området har projektet utgått från de föreslagna versioner som finns. Det är inte projektets uppgift att föreslå en övergripande långsiktig IT-strategi. Den föreslagna lösningen skall däremot vara tillräckligt flexibel för att med en begränsad insats kunna anpassas till olika framtida strategier. En viktig input till kravanalysen har varit slutrapporten Målbilder och plan för nät, klient och support (Gartner december 2011). Dock har vissa justeringar gjorts för ändrade förutsättningar som inträffat sedan rapporten lämnades. 3.1. Begrepp och vokabulär Nedan följer några begrepp och ord som används i denna rapport och kan vara bra att känna till. App BYOD Enhet En applikation som körs på mobiltelefon eller surfplatta. Bring Your Own Device innebär att man använder sin privata enhet för att komma åt stadens system. Enhet syftar i detta dokument på någon typ av IT-utrustning som kopplas in till stadens system. Andra vanliga beteckningar för detta är klient eller device.

Sidan 7 av 38 E-tjänstekort E-tjänstekortet är en fysisk och elektronisk id-handling som höjer säkerheten vid inloggning till olika datorsystem. MDM Mobile Device Management är en mjukvara för att administrera och övervaka mobila enheter inom en organisation. Molntjänst En molntjänst är en mjukvara som erbjuder lagringsplats på en okänd server någonstans på Internet. Lagringsplatsen kan delas mellan flera användare. Single Sign On Single sign-on (SSO) är en metod inom sammansatta datasystem för att hantera användare med aspekt på användarbehörighet och användarverifiering, så att dessa användare endast behöver logga in en enda gång för att nå de system som är anpassade till tjänsten. Fördelen för användaren är att man inte behöver hålla reda på flera olika lösenord. SITHS Surfplatta SITHS är en tjänstelegitimation för både fysisk och elektronisk identifiering. SITHS-kortet kan bland annat användas till säker inloggning i olika IT-system, som e-legitimation för både personliga och företagsspecifika ändamål och för inpasseringskontroll. SITHS är anpassat till alla nationella tjänster inom e-hälsa, vilket gör att du kan komma åt information och logga in system vart du än befinner dig i landet. I dagens läge oftast en ipad från Apple, men i framtiden kommer vi att se även andra tillverkare och teknologier. Öppen data Med detta begrepp avses att tillhandahålla viss myndighetsdata för allmänhet och privata aktörer för att de skall skapa tjänster baserade på informationen och på så sätt göra den mer tillgänglig för medborgarna. 4. Organisation 4.1. Beställare Projektbeställare är systemägare IT-infrastruktur, Gunilla Åkerström. 4.2. Styrgrupp Ordförande: Medlemmar: Föredragande: Gunilla Åkerström (beställare) Håkan Sundkvist Anders Nilsson Nisse Waldefeldt Birgit Skoog Eva MK Hansson Mirsada Hromic Agneta Nilsson (projektledare) Styrgruppsmöten har hållits med 2-3 veckors mellanrum och underlag skickats ut en vecka innan mötet.

Sidan 8 av 38 4.3. Projektorganisation: Projektledare : Kommunikatör: Controller: Systemansvariga: Intraservice: Agneta Nilsson (Kentor) Ylva Johansson Marie Johansson Mirsada Hromic Lars Sandin Johan Rülcker Vakant (resurser äskades, men tillsattes ej) 4.4. Projektmodell Under arbetet har Stadsledningskontorets projektmodell följts, projektet har använt projektdatabasen Klientkoncept för hantering av projektets dokumentation. 5. Relationer till andra projekt och verksamheter Projektet Klientkoncept är en förutsättning för att tjänsten Klientplattform/IT-arbetsplats skall kunna uppfylla sina förväntningar på lång sikt. Det finns ett beroende till andra aktiviteter inom kommungemensamma IT-stöd och administrativa tjänster, speciellt inom tjänstekatalog, telefoniområdet, licensiering, arkitekturarbetet, informationssäkerhet och IKT-strategi för skolan. Projektet har arbetat tillsammans med verksamhetsrepresentanter för att inhämta information om verksamhetens behov, formulera krav och beskriva konkreta scenarier där nya typer av enheter, ofta i kombination med mobil användning kan tillföra verklig verksamhetsnytta. 6. Arbetssätt Arbetet att ta fram denna rapport gjordes under september till december 2012. Under denna period samlades krav via andra pågående projekt, systemansvariga och verksamheter vid Stadsledningskontorets centrala IT-organisation vid, samt vid 6 workshops för skilda grupper inom verksamheten. Även studiebesök har företagits, både vid Sannaskolan i Majorna-Linné för att skaffa förståelse för hur IT kan användas i den pedagogiska verksamheten och vid hemsjukvården i Västra Frölunda för att se vilken nytta mobila enheter kan skapa inom välfärdssektorn. Ambitionen med arbetet har varit att skaffa ett så brett underlag som möjligt under kravanalysen samt inför genomförandet av projektet. 6.1. Workshops TreF Representanter från några av stadens fackförvaltningar UL-IT Utvecklingsledare-IT från stadsdelarna Systemansvariga Från den centrala IT-organisationen på Stadsledningskontoret

Sidan 9 av 38 Elvagruppen IKT Representanter för utbildningssektorn inom IKT Projektets styrgrupp + Intraservice Lokala projektledare, gemensamma IT-stöd för välfärdens processer Representanter från välfärdssektorn 6.2. Andra projekt Det finns en relation till andra pågående projekt inom klientplattformen: Mac-arbetet Gruppering med representanter för de stadsdelar som använder MAC-datorer i skolan ipad-projekt på Västra Hisingen Pilotprojekt startat hösten 2012 på Jättestensskolan i Västra Hisingen 6.3. Studiebesök Sannaskolan (åk 3-9) i Majorna Linné Hemsjukvården i Västra Frölunda 6.4. Övriga källor Rapporten Målbilder och plan för nät, klient och support (Gartner december 2011) Diverse diskussioner med tjänstemän inom den centrala IT-organisationen vid stadsledningskontoret Uppföljningsmöten efter workshop med UL-IT gällande konsekvensbeskrivningar inom områdena Publika datorer, Virtuell IT-arbetsplats, Surfplattor, Mac för skola, Mac-support, Central konkurrensutsättning, Mobilitet, Pedagogiska OU, Central utskriftshantering Möte med Utbildningsförvaltningen Diverse E-post med idéer, önskemål, behov & krav Material från seminarier anordnade av externa företag

Sidan 10 av 38 7. Behov & Krav Alla behov och krav som kommit fram har sorterats in under följande 7 kategorier med underliggande kravområden: 1. Säkerhet / Stadens krav 2. Åtkomst 3. Mobilitet 4. System & Information 5. Enheter (HW) 6. Stödprocesser 7. Icke-funktionella krav Observera att listan även inkluderar material som kommit fram under kravinsamlingen, men egentligen inte ingår i projektets uppdrag. Listan kan ses som en oprioriterad önskelista från verksamheten där krav från en del av verksamheten mycket väl kan stå i konflikt till kraven från en annan del. Innan man går vidare med att genomföra kraven i listan är det därför mycket viktigt att kraven först bryts ner ytterligare, kostnadsuppskattas på en hög nivå och därefter prioriteras av beställarfunktionen, representanter för olika delar av verksamheten samt Intraservice i samarbete. 7.1. Kategori Säkerhet / Stadens krav Kategorin Säkerhet/Stadens krav omfattar alla krav som berör den generella säkerheten i stadens system, använda enheter och överföring av information. Då projektet saknat önskvärda resurser från Intraservice är troligen inte denna lista komplett. Kraven i denna kategori kommer till stor del från medarbetare inom IT-sektorn som har god kunskap om vilka risker som finns. De som arbetar i verksamheten uppfattar däremot ibland säkerheten som alltför rigorös och ett hinder i arbetet. Det finns önskemål om att tillämpa olika säkerhetsnivåer för olika roller/verksamheter. Allt eftersom stadens IT-system öppnas upp ställs ökade krav på att system och nät är robust byggda för att klara framtida utmaningar. Behov och krav inom denna kategori har sorterats under följande kravområden: 1. Autentisering 2. Licenser 3. Kontroll av program & versioner mm 4. Kryptering 7.1.1. Kravområde Autentisering I många sammanhang är det viktigt att i efterhand kunna spåra i stadens datasystem vem som gjorde vad, samt när och varifrån det gjordes, vilket förutsätter autentisering. Autentisering innebär att via sin enhet kunna visa sin identitet för någon annan. Vanligen görs detta genom att uppge användar-id i kombination med ett lösenord. För åtkomst till stadens system och information krävs alltid att identiteten kan bekräftas hos den som loggar in. I vissa verksamheter som hanterar sekretessbelagd information, t.ex. för att komma åt patientjournaler inom omsorgen, räcker det inte att logga in med användar-id och lösenord.

Sidan 11 av 38 Det kan även finnas krav på tillgång till speciell hårdvara. Idag finns en lösning med e- tjänstekort för vissa system. En användargrupp med speciella behov är personliga assistenter, som har behov av att läsa viss känslig information men idag varken har tillgång till personlig datorutrustning eller åtkomst till stadens system. De har sin arbetsplats helt förlagd hos brukaren och har därmed inte heller tillgång till gemensamma datorer med nätuppkoppling till stadens system. I en del av stadens lokaler används så kallade publika datorer, där man inte kan eller vill kräva inloggning av besökarna av integritetsskäl eller av rent praktiska skäl. Detta behov står i konflikt med stadens krav på personlig inloggning. Krav 1.1.1 Bekräftad identitet krävs för inloggning till stadens system För tillgång till stadens system och databaser, måste användarens identitet kunna bekräftas. Krav 1.1.2 Stark autentisering För tillgång till vissa system och databaser, skall det krävas stark autentisering, dvs användaren skall både ha tillgång till viss utrustning och ett personligt login. [Krav för Scenario 1: Mobilitet KLARA SVPL] Krav 1.1.3 - Alternativ inloggning för ej läskunniga För förskolebarn och särskoleelever, som ej är läskunniga, skall det finnas möjlighet till ett alternativt inloggningssätt, exempelvis bildbaserat. Krav 1.1.4 Undantag från kravet på autentisering På vissa publika datorer, skall det vara möjligt att komma ut på Internet utan personlig login. Det rör sig exempelvis om datorer som används inom öppen verksamhet för jobbsökning. Observera att datorn ändå måste uppfylla övriga säkerhetskrav för staden, det ska t.ex. inte vara möjligt att utnyttja datorn för olaglig verksamhet, nå oetiskt material på Internet eller ladda ner material som sprider datavirus. Krav 1.1.5 Spårbarhet För att i efterhand kunna spåra olaglig eller oetisk användning av stadens datorer och nätverk, skall användarens identitet loggas. 7.1.2. Kravområde Licenser Att ha kontroll på vilka licenser som finns på alla de olika enheter som används runtomkring i staden är viktigt för att betala rätt licensavgifter. Idag är detta ett eftersatt område. Krav 1.2.1 Gemensamt inventeringsverktyg Det skall finnas ett inventeringsverktyg som håller koll på vilka licenser som används på alla typer av enheter (pc, mac, surfplattor, ) som ägs av. Detta är ett legalt krav från leverantören. Krav 1.2.2 Gemensamma staden-licenser Licenser för mjukvaror som används av flera verksamheter inom staden ska hanteras centralt för att underlätta för verksamheten, ge kontroll över licenser och utnyttja ev. mängdrabatter. Krav 1.2.3 Hantering av appar Det skall finnas central hantering (licenskontroll och distribution) av de appar som införskaffas av staden för olika typer av enheter (surfplattor, smarta telefoner, ) och som används inom, motsvarande Enterprise App Store. Krav 1.2.4 E-läromedel Det ska vara lätt för skolor att få tillgång till och använda digitala läromedel, genom central hantering av program och licenser.

Sidan 12 av 38 Krav 1.2.5 Licenser för språk/skriv-utveckling Det ska finnas central licenshantering för programvara för språk/skriv-utveckling. Nu sköts detta av varje förvaltning/skola separat utan samordning, varken tekniskt eller pedagogiskt. 7.1.3. Kravområde Kontroll av program & versioner mm Kontroll behövs av vilka program och programversioner som används på enheter runtomkring i staden. Detta är viktigt både för att kunna fasa ut gammal programvara och för att kunna distribuera säkerhetsuppdateringar snabbt och enkelt till alla berörda enheter. Framtidens utveckling mot nya typer av enheter ställer krav på ett verktyg med stöd för dessa. Med ökat antal bärbara enheter ökar också risken för stöld och de konsekvenser detta kan föra med sig. Krav 1.3.1 Säkerställa stadens krav Det skall finnas en central hantering av alla i staden förekommande enheter för att säkerställa stadens säkerhetskrav gällande spårbarhet, virusskydd m.m. Krav 1.3.2 Inventarieföring/stöldskydd Alla enheter som köps in av staden ska inventarieföras och stöldmärkas, så att åtgärder kan vidtas snabbt och enkelt i händelse av t.ex. stöld. Krav 1.3.3 Effektiv programuppdatering När många enheter ska uppdateras med säkerhetspatchar eller till ny version, måste det gå snabbt och enkelt att på ett kontrollerat sätt uppdatera alla berörda enheter. Detta omfattar även tillägg till exempelvis webbläsare. En förutsättning för detta krav är att föregående krav (1.3.2) är genomfört, så man vet vilka enheter som berörs av uppdateringen. Krav 1.3.4 Kontroll av installerad programvara Det ska vara enkelt att snabbt få fram information över hur många och vilka enheter inom staden som använder en viss version av en viss programvara. Detta omfattar även tillägg till exempelvis webbläsare. Detta är viktigt både för att skall vara rätt licensierad och för att kunna planera för utfasningar/uppgraderingar. Krav 1.3.5 Effektiv programpaketering och -distribution När många enheter ska distribueras under en kort tidsrymd, t.ex. vid terminsstart i skolan, måste det gå snabbt och enkelt att på ett kontrollerat sätt ladda ner gemensam mjukvara till och konfigurera alla inställningar på dessa enheter. Krav 1.3.6 - Stöd för Mac-datorer Inom verksamheter som idag använder Mac-datorer från Apple krävs kontrollmöjlighet för att styra uppgradering av mjukvaror samt licenser. Krav 1.3.7 - Stöd för programvara & licenser på ipad Inom verksamheter som idag använder surfplattor från Apple krävs serverstöd för att hantera uppgradering av mjukvaror samt licenser till appar. [Krav för Scenario 11: Server för hantering av surfplattor i skolan] Krav 1.3.8 - Stöd för appar på ipad Inom verksamheter som idag använder surfplattor från Apple finns krav på att kunna trycka ut appar till vissa målgrupper från centralt håll. [Krav för Scenario 11: Server för hantering av surfplattor i skolan]

Sidan 13 av 38 7.1.4. Kravområde Kryptering Då känslig information skall utbytas mellan olika system och enheter kan kryptering säkerställa att den överförda informationen inte förvanskas eller läses av obehöriga på vägen. Information lagrad i krypterad form ger också säkerhet i händelse av stöld av t.ex. en laptop. Krav 1.4.1 Krypterad intern överföring Det skall finnas ett väl känt och lättanvänt system för att skicka krypterad data mellan två enheter inom staden. Krav 1.4.2 Krypterad extern överföring Det skall finnas ett väl känt och lättanvänt system för att skicka krypterad data mellan en enhet inom staden och en extern enhet, t.ex. hos en av staden anlitad entreprenör. Krav 1.4.3 Krypterad lagring För de som har behov av att lagra känslig information lokalt på sin mobila enhet, skall det finnas ett sätt att lagra denna information i krypterad form för att förhindra obehöriga att kunna läsa denna vid t.ex. stöld. 7.2. Kategori Åtkomst Kategorin Åtkomst omfattar alla krav som berör åtkomsten till stadens system, både lokalt från de egna lokalerna men också från andra platser. I och med att smarta telefoner och surfplattor blir alltmer vanliga i samhället så ställs krav på en ökad tillgänglighet även till stadens system. Arbete och fritid flyter ihop för allt fler medarbetare. Behov och krav inom denna kategori har sorterats under följande kravområden: 1. Nätverk 2. Distansarbete 3. Inloggning 4. BYOD 7.2.1. Kravområde Nätverk Detta kravområde berör tillgången till stadens nätverk och de system som nås därifrån. I första hand skall det finnas en säker och stabil koppling för de anställda i alla stadens lokaler, men det finns även önskemål om att staden skall tillhandahålla trådlöst nätverk åt medborgare som besöker stadens lokaler. Inom skolans område används IT-utrustning och media på Internet i allt större utsträckning. Elever har ofta mer än en enhet uppkopplad samtidigt på det trådlösa nätverket, förutom sin skoldator har de oftast en mobiltelefon. Att det befinner sig många individer på en liten yta som samtidigt tittar på film via strömmande media är vardag. Eleverna använder sina enheter exempelvis till att surfa till pedagogiska portaler, chatta med klasskamrater, telefonsamtal via t.ex. Skype, titta på film över Internet, läsa textbloggar, titta på bildbloggar och ladda ner/lyssna på musik. Krav 2.1.1 Tillgång till trådlöst nätverk Det skall finnas tillgång till trådlöst nätverk i alla stadens verksamhetslokaler alla dagar. Krav 2.1.2 Åtkomst till trådlöst nätverk Det skall vara möjligt för alla de typer av enheter som stöds av att logga in på stadens trådlösa nätverk. Krav 2.1.3 Åtkomst till Internet

Sidan 14 av 38 Det skall vara möjligt för alla de typer av enheter som stöds av att nå Internet via stadens trådlösa nätverk. Krav 2.1.4 Pålitligt trådlöst nätverk Tillgänglighet och hastighet i stadens trådlösa nät skall vara tillräcklig för att stödja de verksamheter som bedrivs. Nätverket ska upplevas som pålitligt, oavsett vilket nät man är inkopplad på. Det måste vara möjligt för dem som beställer denna tjänst att sätta den egna verksamhetens behov i relation till den tjänst som beställts. [Krav för Scenario 5: Utvecklingssamtal i skolan] Krav 2.1.5 Tillgång till skrivare oavsett nät Det skall finnas möjlighet till säker utskriftshantering oavsett vilket nät man är inkopplad på. [Krav för Scenario 5: Utvecklingssamtal i skolan] Krav 2.1.6 Tillgång till skrivare oavsett enhet Det skall finnas möjlighet till säker utskriftshantering oavsett vilken typ av enhet man har. Krav 2.1.7 Porr-filter För samtliga enheter ägda av staden och/eller kopplade via stadens nätverk skall finnas filter mot barnporr och annat oetiskt material. Krav 2.1.8 Nätverk för medborgarna Medborgare skall ha tillgång till trådlöst nätverk när de besöker stadens lokaler. Krav 2.1.9 Redundans Nätverket skall vara redundant för att säkerställa en fungerande lösning med hög tillförlitlighet. Krav 2.1.10 Parallell åtkomst till olika nät Det skall vara möjligt att parallellt arbeta med system som idag ligger på olika fysiska nät, t.ex. administrativa system och Hjärntorget. 7.2.2. Kravområde Distansarbete I och med att de flesta numera har tillgång till snabb bredbandsförbindelse från hemmet ställs krav på att kunna arbeta på distans regelbundet eller tillfälligt i samband med exempelvis barnens studiedagar. Det kan också vara ett sätt att minska miljöpåverkan från onödiga transporter. Samtidigt får inte säkerheten äventyras. Krav 2.2.1 Åtkomlighet utanför stadens nät Anställda ska kunna komma åt stadens system på ett enkelt sätt utanför stadens nät, oberoende av geografisk placering. Krav 2.2.2 Enkel åtkomst vid distansarbete Det skall vara enkelt att logga in till stadens system och kunna arbeta på distans. Detta gäller såväl anställda som elever. Krav 2.2.3 Säker handläggning Vid distansarbete måste handläggningen vara säker oavsett tid och rum. Krav 2.2.4 Åtkomst till Hjärntorget Hjärntorget skall vara åtkomligt från privata datorer i hemmet. Krav 2.2.5 Offline-synkning Det skall finnas möjlighet till offline-synkning för vissa medarbetare som måste kunna arbeta utan tillgång till varken stadens nät eller Internet. Krav 2.2.6 Teknisk support oberoende av plats

Sidan 15 av 38 Vid distansarbete måste man ha tillgång till teknisk support oberoende av var man befinner sig. Detta inkluderar t.ex. möjlighet för supportteknikern att skugga alternativt ta kontroll över en användares dator när denne befinner sig i hemmet. 7.2.3. Kravområde Inloggning Problem med inloggning är ett stort irritationsmoment och stjäl tid för personal i verksamheten. Ett vanligt önskemål är att bara behöva ange sina inloggningsuppgifter en gång och därmed komma åt alla system och information man har behörighet till, så kallad Single Sign On. Ett annat irritationsmoment är indelningen i så kallade OU (Organisational Units), som gör det svårt för personal att utföra arbete för olika delar av organisationen. I dagsläget kan man bara ha en login i och det styr vilken behörighet man får. Krav 2.3.1 Single Sign On (SSO) Det skall vara enkelt för alla de typer av enheter som stöds av att logga in på stadens trådlösa nätverk och därmed ge användaren tillgång till allt hon/han har behörighet till. En förutsättning för detta är att användare bara skall behöva ange sitt användarnamn och lösenord en gång och därmed komma åt alla relevanta system och databaser. Krav 2.3.2 Organisationsoberoende Inloggningen skall vara oberoende av vilken organisatorisk enhet (OU) medarbetaren tillhör. Krav 2.3.3 Återställning av lösenord Det skall finnas ett enkelt sätt att som användare själv kunna återställa sitt lösenord, även vid distansarbete. Krav 2.3.4 Konton utan inaktivitetsspärr För exempelvis politiker som aldrig loggar in i databasen skall det finnas konton som ej spärras vid inaktivitet. Krav 2.3.5 Rollhantering Det skall finnas en smidig rollhantering, för att ge rätt åtkomst till användare. Krav 2.3.6 Växling mellan system Det skall gå enkelt att snabbt byta inloggning mellan olika system. Krav 2.3.7 Förenklad inloggning för elever Elever skall ha tillgång till en enklare inloggning. Krav 2.3.8 Brukarkonto Det skall finnas brukarkonton för åtkomst till delar av verksamhetssystem. Krav 2.3.9 Förpaketerade program efter roll Det skall finnas förpaketerade program baserade på användarens roll. Krav 2.3.10 Roaming En användare skall kunna förflytta sig utan att förbindelsen bryts exempelvis från kontoret via bilen till äldreboendet. Krav 2.3.11 Instant acess Det skall gå snabbt och enkelt att logga in och komma åt verksamhetsystemen från mobila enheter. Krav 2.3.12 Enhetsoberoende En användare skall kunna ha flera olika enheter, men de ska vara sammankopplade så att exempelvis VPN och e-post kan nås på samma sätt från valfri enhet. 7.2.4. Kravområde BYOD Bring Your Own Device (BYOD) innebär att kunna komma åt stadens system via en privat enhet, t.ex. en smart telefon. Idag går det att komma åt e-post, kalender och kontakter på detta sätt, men det finns även önskemål att kunna läsa information i stadens databaser. Förutom de

Sidan 16 av 38 tekniska möjligheterna finns även juridiska aspekter att förhålla sig till. Innan något arbete görs inom detta område måste en policy arbetas fram (se Krav 7.4.2) Krav 2.4.1 Enhetsoberoende Det skall vara möjligt att nå stadens system och information i stadens databaser oberoende av vilken enhet som används. Krav 2.4.2 Användning av privat enhet i stadens nät Det skall vara möjligt att använda en privat enhet oberoende av fabrikat eller modell för att logga in på stadens nät. Krav 2.4.3 Extern personal Extern personal som är inhyrd av skall kunna använda sin privata enhet för att arbeta med relevanta delar av stadens system och databaser. Krav 2.4.4 Arbete med privat Mac i stadens system Det skall gå att använda en privat Mac-dator för att nå stadens system och information i stadens databaser. Krav 2.4.5 Arbete med privat surfplatta i stadens system Det skall gå att använda en privat surfplatta för att nå stadens system och information i stadens databaser. Krav 2.4.6 Arbete med valfri privat enhet i stadens system Det skall gå att använda en privat enhet oberoende av fabrikat eller modell för att nå stadens system och information i stadens databaser. Krav 2.4.7 Externa gäster Externa gäster (t.ex. inbjudna föreläsare) skall kunna koppla in sig på stadens nät med valfri enhet och få tillgång till Internet. Krav 2.4.8 Tillgång till skolapplikationer Elever ska ha tillgång till skolapplikationer på privata enheter. 7.3. Kategori Mobilitet I kategorin Mobilitet finns samlade de krav som handlar om problem och möjligheter som uppkommer genom att enheter flyttas geografiskt. Behov och krav inom denna kategori har sorterats under följande kravområden: 1. Positionering 2. Mobila tjänster 3. Flexibel åtkomst 7.3.1. Kravområde Positionering Då många mobila enheter innehåller t.ex. GPS, som gör det möjligt att veta enhetens geografiska position öppnar sig nya möjligheter och därmed uppkommer nya typer av krav. Krav 3.1.1 Kartkoppling Det skall gå att utnyttja tjänster i stadens system och hämta information ur stadens databaser baserat på vid vilken geografisk position enheten befinner sig. Krav 3.1.2 In- och utcheckning För att i efterhand kunna påvisa uppfyllt bistånd inom exempelvis hemtjänsten skall det gå att utnyttja positioneringstjänsten i en enhet för att centralt logga var användaren befunnit sig vid

Sidan 17 av 38 en viss tidpunkt. [Krav för Scenario 2: Mobilitet - Dokumenterad vårdinsats] Krav 3.1.3 Central positionsvisning För att kunna visa att personal är på plats skall det gå att utnyttja positioneringstjänsten i en enhet för att centralt kunna visa var användaren befinner sig vid en given tidpunkt. Detta krav måste utredas vidare med tanke på personalens integritet. Krav 3.1.4 Planeringsstöd För att ge planeringsstöd till mobil personal skall det gå att på enheten utläsa sin egen position i förhållande till de platser som ska besökas. [Krav för Scenario 15: Ruttplanering] 7.3.2. Kravområde Mobila tjänster Här samlas krav som berör de nya tjänster som möjliggörs genom nya mobila enheter. Inom exempelvis hemtjänsten och hemsjukvården tillbringas större delen av arbetstiden på plats i brukarnas hem eller på resa mellan olika brukare. Speciellt gäller detta för personliga assistenter vars ordinarie arbetsplats alltid är tillsammans med brukaren, antingen i dennes hem eller någon annanstans. Krav 3.2.1 Attestera faktura För att effektivisera administrationen skall det gå att attestera fakturor från en mobil enhet. Krav 3.2.2 Inköpsorder För att effektivisera administrationen skall det gå att skapa och godkänna inköpsorder från en mobil enhet. Krav 3.2.3 Köpa/betala tjänster Det skall gå att köpa/betala tjänster (ex. P-avgift, bensin) via en mobil enhet. Denna typ av betaltjänster ökar och är enkel att använda. Krav 3.2.4 Kreditkontroll Det skall finnas möjlighet att vid direktupphandling, exempelvis vid över disk -inköp, kontrollera leverantörs kredit och ev. skatteanmärkningar från mobil enhet. Krav 3.2.5 Kontroll av certifikation För att på plats kunna kontrollera om en hantverkare har rätt utbildning/certifikation skall det finnas möjlighet att kunna kontrollera leverantörs certifikation från mobil enhet. Krav 3.2.6 Registrering av utförda åtgärder Inom ÄO/FH/IFO (ÄO=ÄldreOmsorg, FH=FunktionsHindrade, IFO=Individ FamiljeOmsorg) skall det gå att registrera utförda insatser hos brukaren via en mobil enhet. [Krav för Scenario 2: Mobilitet - Dokumenterad vårdinsats] [Krav för Scenario 3: Mobilitet Loggning av vårdinsats] Krav 3.2.7 SITHS Det skall gå att nyttja SITHS (E-tjänstekort) via en mobil enhet när behov finns. Krav 3.2.8 Fria appar Det skall finnas ett stort urval av fria applikationer (appar) som är godkända/rekommenderade för användning med stadens mobila enheter. Krav 3.2.9 Närvaroanmälan av elev Det skall vara möjligt att närvaroanmäla elev via mobil enhet. Krav 3.2.10 Kommunikation med vårdnadshavare

Sidan 18 av 38 Det skall finnas möjlighet att kommunicera elevs närvaro/frånvaro via sms till vårdnadshavare. Krav 3.2.11 Social dokumentation För att spara tid och skapa delaktighet skall det vara möjligt att skriva in social dokumentation, exempelvis genomförandeplaner i Treserva, på plats hos brukaren via mobil enhet. Krav 3.2.12 Larmfunktion För att skapa trygghet skall det vara möjligt att larma exempelvis polis på ett enkelt sätt från en mobil enhet. Det är då viktigt med en säker och stabil uppkoppling. Krav 3.2.13 Bilddokumentation För att spara tid och ge ökad tydlighet skall det vara möjligt att ta fotografier med mobiltelefon el.dyl. och bifoga i exempelvis dokumentationen för boendestöd. Även andra medier, t.ex. inspelat tal kan vara intressant att bifoga till dokumentationen. 7.3.3. Kravområde Flexibel åtkomst Här samlas krav som handlar om åtkomst till stadens system via mobil enhet på enkelt och säkert sätt. Krav 3.3.1 Utred generell åtkomst En utredning ska göras om olika möjliga sätt (t.ex. virtualisering, appar, html5, ) att få åtkomst till stadens system från mobila enheter. För- och nackdelar samt kostnader för de olika alternativen ska tas fram. Krav 3.3.2 LIS i Notes För att få en smidigare ärendehantering skall det finnas mobil åtkomst till LIS i Notes. Krav 3.3.3 Personec Det skall vara möjligt att på ett smidigt sätt komma åt Personec från mobil enhet. Krav 3.3.4 Integration mot verksamhetssystem För att effektivisera administrationen skall det finnas tillförlitlig integration till verksamhetssystemen för mobila användare. Krav 3.3.5 Åtkomst till patientjournaler För att säkerställa vårdkvalitet och spara tid skall det vara möjligt att läsa patientjournaler i Medidoc via en mobil enhet. Krav 3.3.6 Vårdbegäran i Klara SVPL För att uppfylla avtalet med VGR skall det finnas möjlighet för legitimerad personal att skapa vårdbegäran i Klara SVPL via mobil enhet. [Krav för Scenario 1: Mobilitet KLARA SVPL] Krav 3.3.7 Eliminera hårdvaruberoendet För att eliminera hårdvaruberoendet skall gå att nå sitt personliga skrivbord från vilken typ av enhet som helst. 7.4. Kategori System & Information Kategorin System & Information tar upp krav som berör stadens system när det kommer in nya typer av enheter och alltfler av dessa är mobila. Kategorin tar även upp krav som berör informationen i stadens databaser.

Sidan 19 av 38 Behov och krav inom denna kategori har sorterats under följande kravområden: 1. Klassning 2. Systemanpassning 3. Molntjänster 4. Öppen data 7.4.1. Kravområde Klassning Informationen i stadens databaser måste ses över med tanke på åtkomst och säkerhet. Även stadens system måste ses över med tanke på åtkomst och säkerhet. Det skall kanske inte vara möjligt att komma åt alla system från alla typer av enheter eller nätanslutningar. I samband med detta kan det eventuellt bli aktuellt att reducera antalet system. Krav 4.1.1 Klassning av media och enheter Tydliga regler skall sättas upp angående vilka typer av överföringsmedia och enheter som får komma åt vilken information och vilka applikationer. Krav 4.1.2 Automatisk kontroll av överföringssäkerhet Säkerhetskontroll av överföringsmedia och enheter skall göras automatiskt i nätet och hållas uppdaterad vid förändringar i stadens säkerhetspolicy. Krav 4.1.3 Klassning av information All information i stadens databaser ska säkerhetsklassas. Krav 4.1.4 Upprätthållning av informationsklassning Processer ska upprättas för att säkerhetsklassningen av befintlig och nytillkommen information hålls uppdaterad. Krav 4.1.5 Åtkomst till information Åtkomst till information ska baseras på användar-id, informationens säkerhetsklassning och säkerheten i överföringen. Kan komma att kräva enkel autentisering. Krav 4.1.6 Klassning av verksamhetssystem Alla stadens verksamhetssystem ska säkerhetsklassas. Krav 4.1.7 Uppdatering av listan över system Processer ska upprättas för att säkerhetsklassningen av de kommungemensamma verksamhetssystemen hålls uppdaterad. Krav 4.1.8 Åtkomst till verksamhetssystem Åtkomst till stadens system ska baseras på användar-id och säkerheten i överföringen. Kan komma att kräva enkel autentisering. Krav 4.1.9 Lagkrav Stadens verksamhetssystem och informationslagring skall vara utformade så att det går att efterleva lagar, regler och policies mm, exempelvis vad gäller sekretess och uppföljning. 7.4.2. Kravområde Systemanpassning I framtiden förväntas nya typer av enheter dyka upp i allt snabbare takt. Det är då inte längre självklart att de nuvarande användargränssnitten till verksamhetssystemen fungerar för dessa enheter. Det är viktigt att agerar proaktivt och hänger med i framtida förändringar för att förebygga problem. Krav 4.2.1 Åtkomst till verksamhetssystem från nya enheter Alla kommungemensamma verksamhetssystem skall göras tillgängliga via alla av staden godkända typer av enheter och uppkopplingar, med hänsyn tagen till säkerhetsklassning.

Sidan 20 av 38 Detta kan innebära att vissa verksamhetssystem avvecklas, medan andra blir åtkomliga via exempelvis webbläsare. [Krav för Scenario 6: IUP (Individuell Utvecklingsplan)] [Krav för Scenario 10: Kartkoppling] Krav 4.2.2 Flexibel klientplattform Stadens klientplattform skall vara flexibel och säker. Krav 4.2.3 Anpassad för vanliga enheter Det skall gå att använda verksamhetssystemen med normala enheter, det får ej krävas specialutrustning eller onormalt hög prestanda hos enheten. Krav 4.2.4 Hopslagning av redundant data Information som används av flera förvaltningar och idag lagras på flera ställen skall slås samman. Exempel på förvaltningar som delar information är Trafik, Fastighet, Vatten & Avfall. Krav 4.2.5 Plattformsoberoende e-post-system Det skall tas fram en ny plattformsoberoende lösning för stadens e-post och informationslagring. Krav 4.2.6 Personifiering av tjänster De tjänster som tillhandahålls av staden skall vara möjliga att personifiera, dvs att göra egna inställningar för att effektivisera användningen. 7.4.3. Kravområde Molntjänster Det blir alltmer vanligt att nyttja datalagringstjänster i det så kallade Molnet, d.v.s. på en okänd server någonstans på Internet, t.ex. Dropbox. Fördelen med detta är framför allt enkelheten att dela data mellan flera egna enheter eller med andra personer. Det finns dock juridiska och säkerhetsmässiga aspekter runt detta förfarande, speciellt när servern kanske är placerad i annat land som lyder under annan lagstiftning än den svenska. Det finns därför behov av en motsvarande tjänst som har kontroll över. Krav 4.3.1 Gemensam lagringsyta för Mac-datorer Innehavare av Mac-datorer skall kunna arbeta med filer med Mac-format på gemensam lagringsyta. Krav 4.3.2 Effektiv lagringslösning För att användare inom staden enkelt skall kunna dela data mellan varandra eller mellan sina olika enheter skall det tas fram en effektiv lagringslösning, som uppfyller stadens säkerhetskrav samt eventuella juridiska krav. Lösningen skall kunna användas enkelt både inifrån stadens nät och från Internet. 7.4.4. Kravområde Öppen data Det finns önskemål om att skall tillhandahålla viss myndighetsdata för allmänhet och privata aktörer för att de skall skapa tjänster baserade på informationen och på så sätt göra den mer tillgänglig för medborgarna. Krav 4.4.1 Lämna ut data till Medborgarna Utvald data i stadens system skall lämnas ut till medborgarna. [Krav för Scenario 14: Tillgänglighet till lokaler]

Sidan 21 av 38 7.5. Kategori Enheter (HW) I denna kategori samlas krav som rör de fysiska enheterna (datorer, surfplattor, smarta telefoner, ) som köps in av och används inom staden. Behov och krav inom denna kategori har sorterats under följande kravområden: 1. Val av enhet 2. Annan utrustning 3. Flexibel/Agil hantering 7.5.1. Kravområde Val av enhet Olika typ av verksamhet har olika krav på de enheter som införskaffas, det kan gälla krav på robusthet, prestanda, positionering, eller annat. Ofta använder en och samma person olika enheter i olika situationer, t.ex. en laptop i dockningsstation vid arbetsplatsen och en smart telefon vid resor. Krav 5.1.1 Standardiserat utbud Det skall finnas ett standardiserat utbud av godkända mobila enheter för de användargrupper där detta är möjligt. [Krav för Scenario 3: Mobilitet Loggning av vårdinsats] [Krav för Scenario 6: IUP (Individuell Utvecklingsplan)] [Krav för Scenario 9: Mobilitet Elektronisk attest] [Krav för Scenario 10: Mobilitet - Kartkoppling] Krav 5.1.2 Fritt val Det skall finnas möjlighet till frihet i valet av mobil enhet för de användargrupper där detta krävs. Krav 5.1.3 Storlek Det skall finnas godkända enheter av olika storlek att välja bland för olika ändamål. Krav 5.1.4 Robusta enheter Det skall finnas godkända robusta mobila enheter för användning i krävande miljö, typ byggarbetsplatser. Krav 5.1.5 Delad enhet En enhet skall gå att dela mellan flera medarbetare, till exempel vid skiftgång. Detta innebär att enheten måste stödja flera användarkonton. Krav 5.1.6 Webbläsare Det skall finnas godkända mobila enheter med webbläsare och uppkoppling till Internet. [Krav för Scenario 1: Mobilitet KLARA SVPL] Krav 5.1.7 Läsare för E-tjänstekort Det skall finnas godkända mobila enheter med läsare för E-tjänstekort. [Krav för Scenario 1: Mobilitet KLARA SVPL] Krav 5.1.8 Hantera dokument Det skall finnas godkända mobila enheter som stödjer hantering (läsa, skriva, ändra) av dokument. Krav 5.1.9 Dokumentation på plats För att göra social dokumentation på plats skall det finnas godkända mobila enheter med kamera och möjlighet att hantera dokument samt arbeta med verksamhetssystem. [Krav för Scenario 12: Konditionsprotokoll för utlånad konst]

Sidan 22 av 38 Krav 5.1.10 Surfplattor Det skall finnas godkända, centralt administrerade surfplattor att använda inom stadens verksamheter. Speciellt efterfrågas detta inom den pedagogiska verksamheten. [Krav för Scenario 11: Server för hantering av surfplattor i skolan] Krav 5.1.11 Pedagogisk utrustning Det skall finnas godkända mobila enheter som stödjer moderna pedagogiska verktyg. Detta krav måste utredas ytterligare. Krav 5.1.12 GPS Det skall finnas godkända mobila enheter med GPS-funktion. [Krav för Scenario 10: Kartkoppling] [Krav för Scenario 15: Ruttplanering] Krav 5.1.13 Mobil video Det skall finnas godkända mobila enheter som stödjer mobil video oavsett var i Göteborg användaren befinner sig. [Krav för Scenario 8: Flip classroom] Krav 5.1.14 Videokonferens Det skall finnas godkända mobila enheter som stödjer enkel uppkoppling och användning av videokonferens. Detta är användbart exempelvis vid besök hos brukare. 7.5.2. Kravområde Annan utrustning Det finns även annan IT-utrustning än datorer och telefoner som används inom staden. Inom skolan används till exempel så kallade smart boards och dokumentkameror. Krav 5.2.1 Grafisk kommunikationsplattform Det skall finnas en kommungemensam plattform för grafisk kommunikation som är enkel att använda. Detta kommer att underlätta användningen av presentationsskärmar runtom i staden. Krav 5.2.2 Ergonomiska hjälpmedel Det skall erbjudas kommungemensamma ergonomiska hjälpmedel inom IT. Detta krav måste utredas ytterligare. Krav 5.2.3 Läspenna För att kunna dokumentera på plats och ta med till kontoret skall det finnas tillgång till läspennor. Detta kan vara användbart exempelvis för personliga assistenter. 7.5.3. Kravområde Flexibel/Agil hantering I framtiden förväntas nya typer av enheter dyka upp i allt snabbare takt. Det är då viktigt att staden är snabb på att anpassa system och rutiner till de nya förutsättningarna för att förebygga problem som annars lätt uppkommer när förvaltningarna på egen hand skaffar in och börjar använda ny teknik utan att det finns central hantering av denna. Krav 5.3.1 Samlad administration För att effektivisera arbetet och underlätta support skall det finnas en central plattform för administration av alla typer av enheter. Detta innebär troligen att staden behöver införskaffa ett flexibelt och oberoende administrationsverktyg (MDM- Mobile Device Management ) för att hantera konton och enheter. Krav 5.3.2 Möjlighet att kombinera För att underlätta arbetet för den enskilde medarbetaren skall det vara enkelt att kombinera användandet av flera olika typer av enheter för en och samma person.

Sidan 23 av 38 Krav 5.3.3 Byte av enhet Det skall vara enkelt för en medarbetare att byta till en ny enhet utan att förlora viktiga inställningar och personlig information. Krav 5.3.4 Flexibelt enhetsval Det måste kunna gå snabbt att hantera nya behov och krav vad gäller val av enhet. Utbudet på marknaden inom detta område ändras snabbt och staden måste hänga med. Krav 5.3.5 Brukaranpassad enhet En enhet skall kunna specialanpassas till en brukare med brukarspecifik info. En brukare kan ju ha flera personal, så då kan det vara praktiskt om enheten följer brukaren istället för personalen. 7.6. Kategori Stödprocesser Under arbetet med att fånga behov och krav runt Klientkoncept har många synpunkter kommit upp runt andra processer i verksamheten. De finns samlade i detta avsnitt. Behov och krav inom denna kategori har sorterats under följande kravområden: 1. Utbildning 2. Upphandling 3. Beställning & Leverans 4. Mätning 5. Självservice 6. Support 7.6.1. Kravområde Utbildning Det finns behov av att olika personalgrupper utbildas inom IT samt att denna utbildning följs upp så att full verksamhetsnytta uppstår. En utbildning i exempelvis IT-säkerhet skulle också öka förståelsen för syftet med vissa regler och restriktioner inom IT och därmed minska risken för att man av okunskap kringgår dem. Krav 6.1.1 IT-introduktion En central IT-introduktion skall tas fram och erbjudas alla anställda. Krav 6.1.2 Allmän IT-utbildning En allmän IT-utbildning skall tas fram och erbjudas alla anställda. Denna ska omfatta både hård- och mjukvara. Krav 6.1.3 IT-säkerhetsutbildning En utbildning i IT-säkerhet skall tas fram och erbjudas alla anställda. Krav 6.1.4 IT-pedagogik En utbildning i IT-pedagogik skall tas fram och erbjudas alla anställda inom utbildningssektorn. Krav 6.1.5 Flip classroom IT-infrastrukturen skall stödja Flip classroom, dvs läraren ska kunna spela in lektionen i förväg och lägga upp så att eleverna kan komma åt och spela upp den hemma innan lektionen i skolan.

Sidan 24 av 38 7.6.2. Kravområde Upphandling Upphandling och konkurrensutsättning inom offentlig förvaltning är en komplicerad process. Ute i de respektive förvaltningarna finns oftast begränsad kompetens och erfarenhet inom detta område. Det finns ett stort behov av mer stöd till verksamheten i detta arbete. Att göra fler upphandlingar centralt skulle innebära stora fördelar för staden vad avser insparad arbetstid, kvalitet i upphandlingen, mängdrabatter och minskad risk för överklaganden. Krav 6.2.1 Ökad central upphandling En undersökning skall göras av vad ytterligare som är lämpligt att upphandla och konkurrensutsätta centralt. För att öka kvalitén i upphandlingarna och spara kostnader för staden som helhet skall fler upphandlingar göras centralt. Krav 6.2.2 Upphandling anpassat till skolåret Upphandling av mjuk- och hårdvara skall anpassas till skolåret. Krav 6.2.3 Miljö & rättvisa Inköpsprocessen skall fokusera mer på miljö & rättvisa. 7.6.3. Kravområde Beställning & Leverans Det finns krav i verksamheten av ett större utbud av vilka enheter som går att beställa. Det finns även önskemål om snabbare hantering av hela kedjan från beställning till leverans. Det finns även andra önskemål om förbättringar i beställningsportalen. Krav 6.3.1 Förenklad beställning Det skall gå enkelt att beställa licenser, mjuk- och hårdvara. Idag upplevs det som för krångligt. Det kan dessutom skilja mellan och inom stadsdelar. Beställarstöd efterfrågas. Krav 6.3.2 Rollbaserad beställning Det skall gå att beställa dator/enhet efter roll. Enheten som beställs ska ha anpassade applikationer efter behov. Krav 6.3.3 Se till helheten Beställningsportalen skall ses över med tanke på helheten. Vid utbyte av dator ska t. ex. den gamla skrotas, processerna bör sitta ihop bättre här. Krav 6.3.4 Leveranshastighet En undersökning skall göras om hur leveranshastigheten kan kortas, dvs tiden för hela kedjan inköp-paketering-distribution. Krav 6.3.5 Publik dator En plattform skall tas fram inom IT-infrastrukturen för publik dator. [Krav för Scenario 13: Publika datorer] Krav 6.3.6 Mac-dator En plattform skall tas fram inom IT-infrastrukturen för Mac-dator. Krav 6.3.7 Surfplatta En plattform skall tas fram inom IT-infrastrukturen för surfplatta. I detta arbete måste hänsyn tas till flera typer av surfplattor, även om det i dagsläget enbart används ipad från Apple. Krav 6.3.8 Hyr-IT Alla typer av enheter skall erbjudas som Hyr-IT. Ett stort skäl till att detta behov är att lösa problemet med försäkring av införskaffade enheter. Mest efterfrågas PC, Mac och surfplatta.