nr 2 juni 2012 Lundius utvecklar Högsta domstolen Sms till parter Förändring i Göteborg domkretsen EN TIDSKRIFT FÖR SVERIGES DOMSTOLAR Ökat utbyte mellan domstolar SID 4 Rättscentrum i Jönköping invigt SID 14
16 25 10 4 19 Innehåll nr 2 2012 3 4 7 8 107 13 14 16 18 GD har Ordet Mycket att vinna på ökat utbyte mellan domstolar Snabbt och säkert med sms till parterna Klockren tidsbesparing Samtal nyckeln till förändring i Göteborg Modern och säker diamant i Jönköping Jönköpings nya domstolsbyggnad invigd Öppna dörrar för ökat förtroende Landet runt om domskrivning och bemötande 19 22 23 24 25 26 28 Marianne Lundius vill skapa en modern Högsta domstol Nätverkande som marknadsföring Sveriges Domstolar i sociala medier? Närmare kontakt genom sociala medier Arbetsmiljöverket vill vara på allmänhetens arena Gästtyckare Erik Wennerström Hallå där! Elizabeth Thoor, internkonsult på Domstolsverket
domkretsen POSTADRESS Domstolsverket 551 81 Jönköping TELEFON 036 15 53 00 E-POST domkretsen@dom.se CHEFREDAKTÖR Marianne Elvhamre marianne.elvhamre@dom.se GD har Ordet Foto Carl Johan Erikson REDAKTÖR Helen Larsson helen.j.larsson@dom.se Ökade anslag behövs för att nå målen GRAFISKT ANSVARIG Otto Unge otto.unge@dom.se LAYOUT Shepherd Reklambyrå AB ANSVARIG UTGIVARE Petra Thor Jonzon OMSLAGSBILDEN Charlotte Brokelind och Birgitta Holmgren, bägge chefer vid nya Rättscentrum i Jönköping. OMSLAGSFOTO Sara Landstedt TRYCK Edita UPPLAGA 19 200 ex Domkretsen är en gratistidning som ges ut av Domstolsverket till Sveriges Domstolars medarbetare samt till andra som är intresserade av domstolsfrågor. www.domstol.se/domkretsen Första kvartalet 2012 visade återigen att balanserna sjunker och handläggningstiderna kortas i Sveriges Domstolar. Det är mycket glädjande, men samtidigt tvingas jag konstatera att vi inte kommer att nå hela vägen till målet utan den budgetförstärkning vi har begärt. Visst kan vi hitta ytterligare effektiviseringsåtgärder. Genom erfarenhetsutbyte i domstol kan vi se till att förenklingsåtgärder som en domstol hittat sprids till andra domstolar. Även RIF-projektet och andra tekniska förändringar kommer på sikt att förenkla arbetet, även om det till en början är mest i de allmänna domstolarna. Självklart hoppas vi också på att straffprocessutredningen ska ta fram förslag som leder till förenklingar av straffprocessen. Men utan kraftigt ökat anslag kommer vi varken att kunna uppfylla verksamhetsmålen eller få bort överbalanserna. Detta framgår tydligt i de yrkanden om budgetförstärkning som Domstolsverket har gett in till regeringen. Det är i det här sammanhanget också bra att vi kan peka på allt det hårda arbete och alla de effektiviseringar som domstolarna har gjort de senaste åren, och som lett till många förbättringar och ökad produktivitet. En del av detta hårda arbete har vi under åren kunnat spegla i Domkretsen. Med detta nummer av tidningen säger vi dock tack till tidningen i dess nuvarande skepnad. Med en ny organisation på ingång i Domstolsverket har vi ett lämpligt tillfälle att ta en paus med tidningen, för att i den nya ledningen ta en ordentlig diskussion kring vilken typ av produkt som ger oss bäst möjligheter att uppfylla domstolarnas behov. u Barbro Thorblad, generaldirektör, Domstolsverket
Tavlan var laddad med värdeord från workshoppen. Organisationsutvecklare Ann Ganelind och projektledare Gunilla Syrén, båda enheten för organisationsutveckling på personalavdelningen vid Domstolsverket. I mitten konsulten Marie Froment. Längst till höger syns deltagarna Tomas Alvå, rådman vid Uddevalla tingsrätt, och Pia Sundquist, domstolssekreterare vid Nyköpings tingsrätt. Mycket att vinna på ökat utbyte mellan domstolar Under våren har några av landets domstolar medverkat i projektet Erfarenhetsutbyte mellan domstolar. Bakgrunden till projektet är att domstolarna behöver bli effektivare men i och med att det redan arbetas hårt i domstolarna är det bättre att hitta nya sätt att förenkla arbetet än att öka arbetstrycket. Genom att ta vara på och sprida de lärdomar som har gjorts och görs kan både kvaliteten och arbetsmiljön i domstolarna förbättras ytterligare, säger Gunilla Syrén, projektledare på enheten för organisationsutveckling på personalavdelningen vid Domstolsverket. TEXT LARS COLLIN FOTO CARL JOHAN ERIKSON Förra året fick Domstolsverket i uppdrag av regeringen att skapa förutsättningar för ett regelbundet erfarenhetsutbyte mellan landets domstolar i frågor kring inre organisation och arbetsformer. Genom utbytet ska domstolarna få bättre förutsättningar att lära av varandras erfarenheter och få inspiration av sina kollegor. I uppdraget ingår också att dokumentera det förändringsarbete som har skett i domstolarna under senare tid. Ansvaret för att genomföra projektet ligger hos Domstolsverkets personalavdelning. Det handlar om att alla domstolar i grunden har samma uppdrag. Sveriges Dom- stolar består ju av ett 80-tal myndigheter, varav 48 tingsrätter, och det finns naturligtvis en stor potential i att dessa drar nytta av varandras erfarenheter på ett strukturerat sätt, säger Gunilla Syrén. Att det sker erfarenhetsutbyten mellan domstolarna är i och för sig inget nytt, men projektet ska stärka och få ut mer effekt av de olika former av erfarenhetsutbyten som redan finns. Detta genom att bidra med metoder och arbetsformer som på ett bättre sätt möjliggör jämförelser emellan och analys av domstolarnas verksamheter i samband med utbytena. Att projektet möter rätt behov hos domstolarna säkras genom den referensgrupp med runt 20 personer från domstolarna som man har knutit till sig. AKTIVT DELTAGANDE Det stöd som projektet utvecklar kommer att användas i en mängd olika former för erfarenhetsutbyte. Under våren har det använts för verksamhetsutveckling i form av två pilotprojekt, det ena med temat att utveckla kansli och beredningsstödet och det andra med temat att utveckla hanteringen av migrationsmål. 4 DOMKRETSEN NR 2/ 2 012
Övergripande modell för erfarenhetsutbyte Planering Nulägesanalys Jämförelse Lärande Förbättring Vad ska vi jämföra? Hur gör vi idag? Hur gör andra? Vad lär vi av det? Hur gör vi i morgon? Förbättringsområde Nulägesanalys Jämförelse Förståelse Nya arbetssätt Form för erfaren- Processer Framgångsfaktorer Översättning Mål hetsbyte Problemområden Förändring Inspirationsområden Förändringsplan Deltagare Nyckeltal Syftet med detta steg är att säkerställa ett relevant och intressant tema för jämförelser och att planera och förankra arbetet. Syftet med detta steg är att tydliggöra hur arbetet bedrivs i dag, och klargöra förbättringsområden. Syftet med detta steg är att jämföra med andra vad finns det för likheter och skillnader och att få ett effektivt utbyte kring detta. Syftet med detta steg är att skapa insikt och möjlighet till förbättringar i den egna verksamheten, och att hitta inspiration hos andra. Syftet med detta steg är att ta fram en plan för genomförande av förbättringar, bland annat utifrån den inspiration man har fått från andra domstolar. I pilotprojekten träffas deltagarna vid tre workshoppar som bygger på aktivt deltagande av domstolarnas medarbetare. Vid dessa tillämpas projektets metoder så att de involverade domstolarna kan utveckla sina verksamheter. Dessutom tar projektet med sig erfarenheter från träffarna för att ytterligare utveckla de övergripande metoderna. NYA NÄTVERK OCH KONTAKTER I pilotprojektet utveckling av kansli- och beredningsstödet ingår sex mellanstora tingsrätter och tre mellanstora förvaltningsrätter som är spridda över landet. Från varje domstol deltar tre medarbetare med olika funktioner inom beredningsorganisationen. Vår ambition är att ge er de allra bästa förutsättningar för att ni ska kunna åka hem till er domstol och förbättra kansli- och beredningsstödet. Vi vill också bidra till att nya nätverk skapas och att det knyts nya kontakter mellan domstolarna, inledde Gunilla Syrén vid den första workshoppen. Projektet har externt konsultstöd i form av Marie Froment från Karlöf Consulting som har varit med och tagit fram den övergripande modellen för erfarenhetsutbyte. En av de positiva effekterna med erfarenhetsutbyte är att det ökar förmågan att lära av andra, konstaterar hon. EGET UTVECKLINGSARBETE Efter vårens tre träffar är tanken att varje domstol ska påbörja sitt eget utvecklingsarbete. Gunilla Syrén betonar dock att även om man går igenom de olika faserna i processen tillsammans, är det upp till varje domstol att översätta det man lärt sig till den egna verksamheten. Att kopiera arbetssätt rakt av går inte, utan framgångsfaktorn är just anpassningen.»sveriges Domstolar består ju av ett 80-tal myndigheter, varav 48 tingsrätter, och det finns naturligtvis en stor potential i att dessa drar nytta av varandras erfarenheter på ett strukturerat sätt.«innan deltagarna lämnar denna första workshop med två fördjupande hemläxor i bagaget, får alla med ett ord beskriva hur de har upplevt de två dagarna. Gröna notislappar trängs på en tavla utanför entrén. Det är framför allt ett ord som återkommer: inspirerande. Det känner jag mig såklart väldigt nöjd med som projektledare. Lapparna med ordet stärkande gör mig också glad; att vi har bidragit till att stärka domstolarna. Och vi har redan fått konkreta exempel från deltagarna som vi tar med oss till de kommande träffarna, säger Gunilla Syrén. u Gunilla Syrén, projektledare på enheten för organisationsutveckling på personalavdelningen vid Domstolsverket. FAKTA ERFARENHETSUTBYTE MELLAN DOMSTOLAR Projektet Erfarenhetsutbyte mellan domstolar i frågor som rör inre organisation och arbetsformer pågår sedan hösten 2011 och avslutas under våren 2013. I pilotprojektet som syftar till att utveckla hanteringen av migrationsmål deltar migrationsdomstolarna vid förvaltningsrätterna i Göteborg, Malmö och Stockholm. I pilotprojektet som syftar till att utveckla kansli- och beredningsstödet deltar tingsrätterna i Jönköping, Nyköping, Uddevalla, Umeå och Ystad samt Skaraborgs tingsrätt och förvaltningsrätterna i Härnösand, Linköping och Växjö. DOMKRETSEN NR 2/ 2 012 5
Vilken nytta gav erfarenhetsutbytet din domstol? Anette Ferm Jensen, domstolssekreterare, Jönköpings tingsrätt Vi börjar tänka i andra banor och har fått se exempel på hur andra gör. Jag trodde att vi domstolar jobbade mer lika än vi faktiskt gör. Men mest nytta med en sådan här kurs tror jag är att man pratar och träffar nytt folk. Man kan skapa nya nätverk med andra domstolar som är ungefär lika stora annars lever man oftast i sin egen lilla värld. Sedan är det första gången jag varit med på en kurs med både rådman och kansli, det tycker jag var bra. Så fick vi ju lite läxa också att ta med oss hem. Pia Sundquist, domstolssekreterare, Nyköpings tingsrätt Vi var den enda domstol av de medverkande som har rotelsystemet kvar. Det fungerar oerhört bra på vår domstol, vi har låg frånvaro och är ett bra team som samarbetar. Det var väldigt positivt att träffa andra yrkeskategorier, även om vi redan dagligen har ett nära och gott samarbete mellan domstolssekretare, notarier och rådmän. Nu har jag kommit hem och uppskattar verkligen vilken bra domstol jag är på. Anders Carlbaum, rådman och enhetschef, Umeå tingsrätt Vi upplevde oss stärkta i vårt förändringsarbete när vi fick höra att de flesta andra domstolar också var på väg att ändra sin organisation i samma utsträckning. Det var också positivt att andra domstolar var intresserade av hur vi arbetar inom olika områden, till exempel kring hur vi hanterar kallelser i tvistemål. Över huvud taget är det väldigt stimulerande att lyssna på hur andra domstolar har försökt lösa saker. Vi blev verkligen taggade inför det fortsatta arbetet och vad vi kan förbättra. Kerstin Persson, teamledare målkansli, Ystads tingsrätt Det är intressant att höra hur andra tingsrätter arbetar och hur de har organiserat sig. Det finns nog en del vi kan ta till oss och ändra på, och även förmedla till andra domstolar. Det var också givande att höra hur förvaltningsdomstolarna arbetar. Johanna Blom, föredragande, Förvaltningsrätten i Linköping Jag har redan haft stor nytta eftersom man får möjlighet att höra hur andra arbetar och hur man själv kan inspireras av det. Det är så mycket man inte tänker på som man skulle kunna förändra, därför var det väldigt lärorikt att höra hur andra har gjort. Förhoppningsvis får vi med oss ännu mer matnyttigt längre fram. Jag hade mest utbyte av de andra förvaltningsrätterna och hade nog gärna sett att det hade varit ännu fler förvaltningsrätter närvarande. Ulrica Åsberg, föredragande och beredningssamordnare, Förvaltningsrätten i Härnösand Vi på förvaltningsrätten har precis genomgått en stor förändring i vår organisation. Det var skönt att få bekräftelse på att vi har kommit långt och att vi har valt rätt väg. Vi har ju haft anledning att tänka mycket på vår organisation och framför allt kring vår beredningsorganisation. Det var roligt att se att de lösningar som fungerat väl i vår domstol nu också kan förmedlas vidare till andra domstolar. Vi fick också inspiration att gå vidare, för alla bitar är inte slutförda ännu. 6 DOMKRETSEN NR 2/ 2 012
De flesta har mobil och är vana vid det. Sms är därför ett gott komplement till andra kommunikationssätt som vi använder oss av, säger Anneli Mäkelä, domstolssekreterare vid Västmanlands tingsrätt, här med Fredrik Isaksson, expeditionsvakt vid domstolen, och Anna Thornell, receptionist. Snabbt och säkert med sms till parterna En förhandling blir inställd eller får en ändrad tid. Målsägande och vittnen måste snabbt informeras. Nämndemän ska kallas in. Alla svarar inte i telefon vid första försöket. Att då använda sms ger oss mer effektiv arbetstid och besparar målsägande, vittnen och nämndemän onödiga väntetider, säger Anneli Mäkelä, domstolssekreterare vid Västmanlands tingsrätt. TEXT ANDREA KOLLMANN FOTO PIA NORDLANDER, HANS NORDLANDER Västmanlands tingsrätt ringer fortfarande i första hand till parterna, men har i förväg gjort upp med berörda att de skickar ett sms ifall mottagaren inte är tillgänglig. När det gäller information kring målhanteringen arbetar de med ett mål i taget och skickar enskilda sms, aldrig gruppvis. Kansliet använder sig enbart av webbportalen i målhanteringen. Ett telefonsamtal tar kanske tio minuter medan ett sms går på någon minut, det är väldigt enkelt och smidigt. Sms-tjänsten»Vi får ut mycket information till många utan att störa.«ligger på vårt intranät där vi snabbt klickar fram till inloggningen. Det är lika lätt som att skriva ett vanligt meddelande på sin HEJ! KAN NI TJÄNSTGÖRA? mobiltelefon, säger Anneli Mäkelä. Målkansliet skickar ut ett helårsschema med fasta tider för nämndemännen. Om det hopar sig med brottmål en dag, det saknas nämndemän eller om någon plötsligt blir sjuk, då är det receptionen som backar upp målkansliet och kontaktar ersättare. DOMKRETSEN NR 2/ 2 012 7
Med sms via Outlook skickar de snabbt ut en förfrågan: Hej! Kan ni tjänstgöra där och där, klockan då och då, i morgon? Om ni kan, svara med ert namn så ringer vi upp om det blir aktuellt. I början skickade vi ut meddelandet till alla, vilket innebär nästan två hundra nämndemän. Då fick vi alldeles för många svar till de tre personer som behövdes. Numera skickar vi ut till tjugo per gång och följer namnlistan, säger receptionist Anna Thornell. SMS FÖR SNABBA RYCK Först skickar receptionen kallelse till nämndemännen. De som har möjlighet att tjänstgöra svarar med ett sms som hamnar i registratorsbrevlådan. Sms-svaren ser ut som vanliga mejl. Därefter ringer receptionen de tre första som svarat, bekräftar och skickar sedan kallelsen med e-post. Vi får ut mycket information till många utan att störa. De som inte vill eller kan behöver inte ringa och förklara sig utan låter helt enkelt bli att svara. Sms:et informerar om datum och tid vilket underlättar för eventuell ledighetsansökan från jobbet. Nämndemännen är väldigt nöjda med sms-tjänsten. Enda problemet som uppstod i början var när nämndemän trodde att de säkert skulle tjänstgöra bara för att de svarat jakande på förfrågan. Då ringde de och undrade vart bekräftelsen och kallelsen tagit vägen, men det sker inte längre, säger Anna Thornell. NÖJDA PIONJÄRER Västmanlands tingsrätt var först av landets domstolar att använda sig av sms-tjänsten och anslöt sig tidigt på sommaren 2011. Sms används som ett komplement till övriga sätt att kommunicera med nämndemän och parter. De är över lag nöjda med tjänsten, men önskar förbättringar som automatisk inloggning på webbplatsen. När det gäller nämndemannahanteringen i Outlook fungerar det bra, vi tänker inte göra några förändringar. Tänk att man förr satt och ringde runt, vilket tog väldigt lång tid och man fick väldigt många nej. I dag förstår man inte hur vi har klarat oss tidigare, säger Anna Thornell. u Klockren tidsbesparing Luleå tingsrätt hade redan funderingar på sms-kommunikation med sina nämndemän när Domstolsverkets erbjudande dök upp som på beställning. Sedan januari i år använder de sig av tjänsten. Det fungerar klockrent. Vi sparar arbetstid och för nämndemännen är det enklare. Mobilen bär man med sig hela tiden så informationen kommer snabbt fram, säger Roumyana Holmqvist, domstolssekreterare vid Luleå tingsrätt. TEXT ANDREA KOLLMANN FOTO MARIA ÅSÉN Kontakten med nämndemännen fungerade bra även tidigare, men Luleå tingsrätt arbetar med att ständigt söka nya arbetsmetoder och ville se om det gick att göra ännu bättre. Vi vill vara i takt med tiden och visa att vi på ett modernt och smidigt sätt kan meddela oss. Det installeras ideligen en massa ny teknik på domstolarna, så det är inget konstigt att vi också använder oss av sms, säger Roumyana Holmqvist. PLANERAR ETT HALVÅR I TAGET Luleå tingsrätt skickade så sent som för ett par år sedan ut sina halvårskallelser till nämndemännen med vanliga brev och övergick till utskick via e-post för ett år sedan. Nu är det sms som gäller. Tidigare skickade vi både halvårskallelser och påminnelser varje vecka inför nästkommande veckas arbete. Det gör vi inte längre, vi har hoppat över påminnelserna helt och hållet. Vi skickar halvårsplaneringen och så får de boka in de fasta tiderna i sina kalendrar. Via sms meddelar vi ändrade tider, återkallelser av nämnd samt kallelser till reservnämnder. Tingsrätten tycker att webbportalen (se faktaruta) svarar bäst mot deras behov just nu. Kallelser till nämndemän sker alltid gruppvis och det är för närvarande endast i webbklienten man kan skapa grupper. Grupperna skapar de genom att importera de excelfiler i vilka nämndemännen är inskrivna. I webbklienten har de också skapat 8 DOMKRETSEN NR 2/ 2 012
Det är helt funktionellt. Jag tycker alla ska prova och kanske går det att hitta fler användningsområden, säger Roumyana Holmqvist, domstolssekreterare vid Luleå tingsrätt. FAKTA SÅ FUNGERAR SMS-TJÄNSTEN Sedan sommaren 2011 har alla domstolar möjlighet att använda sig av sms-tjänster. Det betyder att man via datorn kan skicka sms i stället för att ringa eller skicka vanliga brev. Sms-tjänsten sparar tid, vilket kan förbättra arbetsmiljön genom minskad stress bland medarbetarna. Sms-tjänsterna kan användas i måloch ärendehantering och vid kommunikation med till exempel nämndemän. Man kan koppla upp sig till sms-tjänsten på två sätt: autotexter, alltså mallar för återkommande text så att man slipper skriva om samma sak flera gånger. Det sparar mycket tid. SMIDIG GRUPPINFORMATION Vi arbetar med 33 nämndemannagrupper där varje grupp består av tre personer. Låt säga att jag ska skicka kallelse till grupp fem. Då går jag bara in och väljer grupp fem, väljer en autotext, fyller i en tid, klickar, och sedan får grupp fem sin kallelse. Det är mycket smidigt. Kommunikationen via sms är envägs. Det vill säga, tingsrätten skickar sms till nämndemännen, men nämndemännen har inte möjlighet att svara. Svarsfunktionen finns i systemet men Luleå tingsrätt har valt att inte koppla in den. Vi har inte möjlighet att ständigt ha webbklienten öppen och bevaka sms-svar. Dessutom finns egentligen inget behov av att kunna bekräfta kallelsen. Webbklientens historik visar om meddelandet har levererats eller ej. Nämndemän som behöver ändra tider, meddela byten eller boka parkeringsplats ringer eller mejlar.»vi vill vara i takt med tiden och visa att vi på ett modernt och smidigt sätt kan meddela oss.«luleå tingsrätt använder i dag sms- funktionen enbart för kommunikationen med nämndemännen. På sikt är tanken att använda sms i målhanteringen för att skicka meddelanden till parterna. De har även förslag på förbättringar. I webbklienten att kunna skriva ut sms-meddelandet som NÖJDA PARTER man kan göra med ett e-postmeddelande. I Microsoft Outlook att kunna skapa grupper och att lägga in autotexter. Vi är nöjda, nämndemännen är nöjda. De slipper bevaka sin e-post och vi vet att alla får samma information samtidigt. Sms kommer fram. Ju fler vi är som använder tjänsten, desto större krav kan vi ställa på leverantören i deras arbete att utveckla och anpassa produkten, säger Roumyana Holmqvist. u Via webbportalen Det enda som behövs är användarnamn och lösen, inga installationer krävs. Via leverantören Sms-tjänsts webbsida ansluter man sig till en webbportal med hjälp av sina inloggningsuppgifter. På webbportalen kan man sedan lägga in kontaktlistor, skapa grupper och göra mallar för meddelanden. På så vis kan man få i väg ett och samma meddelande till en hel grupp samtidigt, vilket är praktiskt till exempel i kontakten med nämndemän. Det går också bra att skicka enstaka sms. Via Microsoft Outlook I det e-postprogram som Sveriges Domstolar använder, Outlook, går det också att skicka sms. Det går till på ungefär samma sätt som att skicka meddelanden från sitt vanliga mejlprogram. Ett och samma konto går att knyta till flera datorer, vilket är praktiskt när flera personer behöver tillgång till samma innehåll. Om någon är sjuk kan en annan medarbetare ta emot gemensam post eller svar på kallelser. Än så länge går det inte att skapa grupper här, men det går att lösa genom att kopiera information från andra dokument. Mer information om sms-tjänsten finns på intranätet Doris under fliken Målhantering. DOMKRETSEN NR 2/ 2 012 9
Samtal nyckeln till förändring i Göteborg Göteborgs tingsrätt har haft det tufft under några år med sammanläggning, flytt och omorganisation. Förändringarna har i första hand syftat till att effektivisera verksamheten. Men efter ett mycket lågt NMI stod det klart att arbetsmiljön måste förbättras. För att ta reda på vad de röda staplarna i undersökningen stod för genomfördes gruppsamtal. Utan den dialogen hade vi inte vetat vad medarbetarna anser vara viktigast i det stora förändringsarbetet. Att alla har varit med och sagt sitt har gett oss en bra grund att utgå ifrån, säger Sara Jarlbäck, HR-specialist på Göteborgs tingsrätt. TEXT CLAES HINDENFELT FOTO PATRIK BERGENSTAV Det låga NMI 2010 var med tanke på förutsättningarna ingen överraskning för domstolens ledning. Mätningen gjordes i samband med flytten till nya lokaler samtidigt som i princip allt som gick att förändra förändrades. Två tingsrätter blev en, man gick från att arbeta med enbart tvistemål eller brottmål till att arbeta med båda två. Därtill fick många nya arbetskamrater i den nya organisationen. Arbetssätt och nya rutiner byggdes upp parallellt med införande av digital teknik. Även chefsstrukturen förändrades med mindre enheter och fler chefer närmare verksamheten. Man kan säga att det var som att dra av ett plåster, det gör ont men inte så länge. Och det fanns och finns mycket energi i huset. De öppna samtalen och många bra diskussioner underlättade för alla. Samtidigt är var och en del av sin egen arbetsmiljö, det är ingen quick-fix som ledningsgruppen kan ordna, säger Sara Jarlbäck. Den övergripande målbilden för förändringsarbetet på domstolen att effektivisera verksamheten kompletterades nu med en förbättrad arbetsmiljö. Dessa två ledstjärnor finns nu med i det fortsatta arbetet. För att nå dit bildades ett antal projekt som på olika sätt skulle leda till att verksamheten når dessa mål. Även om man är så många som 210 anställda i tio yrkeskategorier var samstämmigheten stor i samtalen med medarbetarna. Arbetsrutinerna och den psykosociala arbetsmiljön bedömdes som viktiga att arbeta med, samtidigt som stressnivån upplevdes som väldigt hög i hela organisationen. FÖRDEL MED STOR ORGANISATION Att vara många var en fördel under det fortsatta förändringsarbetet eftersom det gick att arbeta med många olika frågor parallellt, 10 DOMKRETSEN NR 2/ 2 012
Sara Jarlbäck, HR-specialist vid Göteborgs tingsrätt, i ett av många och viktiga samtal med domstolssekreterarna Erik Hjalmarsson och Yvonne Lagemyr. samtidigt som medarbetarna fick möjlighet att arbeta med just sina intressefrågor i de projekt som bildades. Tidigare var respektive chef ansvarig för ett 40-tal personer i fem större avdelningar. Den nya organisationen med mindre grupper och fler chefer gav en bättre kommunikation mellan medarbetarna, och tydliggjorde även respektive chefs personal- och arbetsmiljöansvar. Under förändringsprocessen var det viktigt att snabbt få varje enskild yrkeskategori att fungera med den nya tekniken och de nya arbetssätten, och att få grupperna att samverka. När respektive grupp såg förbättringarna blev hela teamet effektivare och mindre pressat. Och när de stora grupperna började samverka, vilket gick oväntat snabbt, förbättrades hela arbetsgången, säger Sara Jarlbäck. Det här gjorde att vi snabbt såg att vi var på väg åt rätt håll, att arbetet bar frukt och att verksamheten effektiviserades. Den digitaliserade tekniken fungerade, dokumentationen finns i datorerna och vinsterna i vardagen är uppenbar. ÅTERKOPPLINGEN VIKTIG Samtidigt skapades en struktur för information och återkoppling via domstolens intranät. Där gavs kontinuerlig information om hur allt utvecklades. Detta var särskilt viktigt i inledningen av förändringsarbetet då det inte var helt enkelt för alla att finna sin roll i den nya organisationen, eller att veta vart organisationen var på väg. Regelbunden återkoppling till medarbetarna kring vikten av att vara nöjd med sitt arbete trots stora överbalanser och ständigt mer att göra var också ett sätt att försöka hålla nere stressnivåerna. Även om det har gått fort har det hela tiden varit viktigt att låta var sak ta sin tid, och gärna lite mer tid för att inte pressa fram resultat. Och man måste tillåta sig själv och alla andra att ha en dipp i utvecklingen. Det är inget bakslag utan en del av processen. säger Sara Jarlbäck.»Förändringar sker sällan i eufori. Det är mycket arbete samtidigt som man måste ha tålamod och uthållighet, och alla har verkligen gjort en stor insats.«balansgången var att veta hur mycket personalen orkade med, hur många frågor vi kunde lägga till att arbeta med i en redan stressad vardag. Sedan starten hösten 2010 är man i dag halvvägs in i genomförandefasen av förändringsarbetet och Sara Jarlbäck konstaterar att den allmänna känslan är att det har blivit roligare att gå till jobbet. STOR INSATS ÖKAD TRIVSEL Stefan Strömberg är lagman på Göteborgs tingsrätt. Han var inte förvånad över de låga NMI-siffrorna vid senaste mätningen, även om de var väldigt låga. Förändringar sker sällan i eufori. Det är mycket arbete samtidigt som man måste ha tålamod och uthållighet, och alla har verkligen gjort en stor insats, säger han. Stefan Strömberg konstaterar att 2010 var ett tufft år med den övergripande målbilden att både skapa en god arbetsmiljö och att arbeta ner överbalanserna. Digitaliseringen har ökat vår service avsevärt. Det var inte självklart från början, men nu är alla nöjda. Och det är viktigt att ha en dialog om vad som är ett bra jobb, vilket man kan ha olika uppfattningar om, för alla vill göra ett bra jobb. Därför är det betydelsefullt att förstå vad ens eget arbete betyder för andra och för resten av kedjan i organisationen, säger han. Stefan Strömbergs mål på sikt är att bygga upp en uthållig organisation där medarbetarna ständigt utvecklas så att domstolen kan leverera så god service som möjligt. Det ideala är inga balanser, mer luft i systemet och en beredskap att hantera toppar i verksamheten. Det vi åstadkommit fram till nu är väldigt mycket och värt att reflektera över, och något alla har rätt att känna sig nöjda och stolta över, avslutar han. u Det handlar mycket om att vara nöjd med sitt arbete och att känna trivsel i det. Jag tycker vi har kommit en bit på vägen, säger Stefan Strömberg, lagman vid Göteborgs tingsrätt. FAKTA NYCKLAR TILL ETT LYCKAT FÖRÄNDRINGSARBETE VID GÖTEBORGS TINGSRÄTT Skapa samsyn och engagemang hos organisationens ledning. Cheferna är på många sätt nyckeln till ett bra förändringsarbete. Information är A och O. Medarbetarna blir lättare engagerade i organisationens förändringsarbete om de vet hur de själva blir berörda. Skapa delaktighet. Alla har ett behov av att få ta del i det som berör den egna situationen. Ha tålamod all förändring tar tid och olika lång tid i olika delar av organisationen. Viktigt att de som arbetar med förändringarna har känselspröt ut i hela verksamheten. Ha fokus på det gemsamma målet med förändringen även om de olika grupperna har egna mål under processens gång. DOMKRETSEN NR 2/ 2 012 11
1. Vilket område har varit viktigast för dig att arbeta vidare med på Göteborgs tingsrätt? 2. Vilken förändring upplever du som den största på domstolen under det senaste året? Lotta Stenberg, växeltelefonist 1. Att ta fram rutiner för oss i telefonväxeln för att ha ett professionellt arbetssätt utåt. Vi är fyra i växeln som svarar på drygt tolvhundra telefonsamtal varje dag, och med den manual för vårt arbete som vi håller på och tar fram kan vi alla ge ett likadant bemötande. 2. Att folk är avgjort nöjdare nu än för ett år sedan. Det är roligare att komma till jobbet, arbetsmiljön är bättre och vi jobbar effektivare. Vi har vidgat våra vyer med fler studiebesök och utbildningar. Öppenheten har skapat ett större helhetsperspektiv och det känns som en modern arbetsplats. Camilla Sondell, domstolssekreterare 1. Jag kom tillbaka efter föräldraledighet när flytten var klar och det var ganska kaotiskt. Därför har det viktigaste varit att jobba med sammanhållningen, att hjälpa till och stötta varandra eftersom allt var i förändring. Nu har vi landat i ett nytt synsätt med en helt annan arbetsplats, vilket inte har gått spårlöst förbi. 2. Tekniken är den största förändringen, vi hade väldigt lite teknik tidigare och nu ligger vi i framkant. Det mesta har blivit tillgängligt från skrivbordet och vi är mer delaktiga. Då blir arbetet mer levande och vi är i ständig förändring, vilket ger en bra dynamik. Andrea Nilsson, beredningsjurist 1. Det var alarmerande att NMI-resultaten var dåliga avseende samtalsklimatet, så jag har försökt gå in i förhållningssättet att det är högt i tak och uppmuntrat och deltagit i samtal om detta. Det behövs kontaktytor över alla yrkesgrupper för att hitta gemensamma utgångspunkter så alla kan vara trygga och trivas. 2. Att vi har fått en arbetsro som lett till en större arbetsglädje. Det har varit slitigt och funnits en osäkerhet om detta skulle fungera eller ej. Nu märker vi att det fungerar, och riktigt bra ibland. Då har arbetsglädjen infunnit sig, vilket gjort verksamheten effektivare. Det är kul att vi nu kan börja skörda frukten av vårt hårda arbete. Per Nordén, rådman 1. Jag ser mig som en kugge och avverkar mål. Jag har inte varit så engagerad i förändringsarbetet, även om NMI-resultatet var tråkigt. Mitt bidrag är att jag försöker handleda notarierna på ett bra sätt. Det hoppas jag kan bidra till en bra trivsel. 2 Vi avgör fler mål och avverkar överbalanserna, vilket är mycket tillfredsställande. Vi är effektivare och såväl jag själv som mina kollegor och cheferna blir gladare av det. Johnas Nyqwist, expeditions- och ordningsvakt 1. Att ha ett positivt förhållningssätt i det dagliga arbetet och fokusera på nuet trots att det periodvis varit både tungt och jobbigt. Klarar man det behöver man inte titta bakåt utan kan i stället fokusera på möjligheterna. 2. Det mångfunktionella arbetet, att ha fått många nya arbetsuppgifter. Det traditionella vaktmästeriarbetet har utvecklats och sker nu i stor samverkan med arbetskamraterna i hela organisationen. Vi tar hand om studiebesök och frontar organisationen utåt på ett helt annat sätt än tidigare. Agneta Andersson, domstolssekreterare 1. Att försöka jobba bort negativa attityder och se det positiva i förändringarna. Det fungerar och nu är många mycket mer positiva än tidigare. I friskvårds- och projektgruppen har vi arbetat mycket med att möta den stress som många har upplevt. 2. Det nya arbetssättet och att arbeta i stationer har gett mer tid till målarbetet. Att domstolssekreterarna inte längre sitter med i rätten är en avlastning som skapar bättre flöde. Balanserna är bättre, stressen mindre och att vi har möten med lagmannen minskar avstånden i organisationen. 12 DOMKRETSEN NR 2/ 2 012
Bildtext FAKTARUBRIK Brödtext Bertil Bondesson, lagman, Borås tingsrätt. Det nya domstolshuset i Jönköping ligger centralt, precis vid Munksjöns kant. Tack vare den veckade fasaden får byggnaden olika uttryck beroende på hur ljuset faller under dagens lopp. Jönköpings moderna och säkra diamant Precis intill polishuset, vid strandkanten och mitt i centrala staden, reser sig Jönköpings nya domstolsbyggnad. Drygt 7 000 kvadratmeter till ytan och 26 meter hög. Vi har byggt ett extremt modernt hus som uppfyller alla krav på säkerhet. Ett resultat som inte hade varit möjligt att åstadkomma i de gamla lokalerna, säger Thomas Andersson, lokalplanerare på Domstolsverkets enhet för lokalförsörjning. TEXT KARIN MARKS FOTO ANNA LINDQVIST Förutom tekniken, som är den modernaste som finns att tillgå med hög kvalitet på ljud- och bildupptagning så har säkerheten haft mycket hög prioritet i planerandet av lokalerna. Hela byggnaden är uppdelad i zoner med olika krav på tillträdesrättigheter. Häktade kommer till förhandlingssalen via en övergång direkt från polisens häkte, och en av de 14 förhandlingssalarna har förhöjd säkerhet. Men den största utmaningen har, enligt Thomas Andersson, varit att skapa en bra logistik i byggnaden, som i sig förbättrar säkerheten.»en stor del av arbetet har handlat om att stärka rättssäkerheten.«det var svårt att hitta lösningar så att olika parter kan röra sig i huset utan att behöva mötas. För att de ska kunna komma till samma lokal men från olika håll, har det krävts ett stort planeringsarbete kring hissar, trappor och passager. En stor del av arbetet har också handlat om att stärka rättssäkerheten. Lokalerna är transparenta, med en bra tillgänglighet för allmänheten. Man får en bättre överblick med öppna ytor utanför salarna. Miljön i väntsalen är trivsam och utsikten över vattnet är lugnande. Det är väldigt viktigt, menar Thomas Andersson. u Thomas Andersson, lokalplanerare på Domstolsverkets enhet för lokalförsörjning. DOMKRETSEN NR 2/ 2 012 13
Jubel och applåder när Justitiedepartementets statssekreterare Magnus G. Graner klipper bandet. Han backas upp av Domstolsverkets generaldirektör Barbro Thorblad samt Birgitta Holmgren, lagman och chef för Förvaltningsrätten i Jönköping, och Charlotte Brokelind, lagman och chef för Jönköpings tingsrätt samt Hyres- och arrendenämnden i Jönköping. Jönköpings nya domstolsbyggnad invigd med säkerhet och öppenhet i fokus Junekvartetten stod för musiken. Vacker utsikt genom stora glaspartier i foajéerna. Högre säkerhet, vacker och modern arbetsmiljö och större samarbetsmöjligheter mellan domstolarna i huset. Jönköpings nya domstolsbyggnad gillas av medarbetarna, och de ser redan att den ger många fördelar för verksamheten. TEXT KARIN MARKS FOTO SARA LANDSTEDT I husets mitt finns gemensamt lunchrum, med biblioteksdel. Den nya domstolsbyggnaden i Jönköping rymmer tingsrätten, förvaltningsrätten och hyres- och arrendenämnden. Vid första anblicken ger den ett modernt intryck, såväl utifrån som när man kommer in i byggnaden. Men den är inte minst också modern i sin funktion, med högt säkerhetstänkande och fokus på tillgänglighet. Utformningen av foajéerna har stor betydelse. De är öppna och luftiga, med vacker utsikt genom stora glaspartier och möjlighet att slå sig ner och prata ostört. Det gör att människor som kommer hit känner sig lugnare och tryggare, vilket ger högre kvalitet på till exempel vittnesberättelser, säger Charlotte Brokelind, lagman och chef för tingsrätten och hyres- och arrendenämnden. Säkerheten kommer till stor del av själva husets utformning. Här finns den senaste tekniken och väl genomtänkt planering av logistiken, så att tilltalade, åhörare och domstolens personal inte behöver mötas förrän i förhandlingssalen. Därtill har nya rutiner bidragit till ökad säkerhet. ORGANISERAD SÄKERHET Vi har skapat en säkerhetsgrupp med personal från både tingsrätten och förvaltningsrätten, och har kommit överens med polis och åklagare om att ha ett avstämningsmöte inför större säkerhetsförhandlingar för att lyfta en eventuell hotbild och andra säkerhetsaspekter, berättar Charlotte Brokelind. 14 DOMKRETSEN NR 1/ 2 012
Många medarbetare har kommit för att fira in den nya byggnaden. Tingsnotarie Susanne Sjölander och Anette Ferm-Jensen, domstolssekreterare vid Jönköpings tingsrätt, trivs redan i det nya huset. En stor förbättring är att vi nu har fler förhandlingssalar och kan ha fler mål på gång samtidigt, menar de. Säkerheten var också något som statssekreterare Magnus G. Graner från Justitiedepartementet lyfte fram i sitt tal vid invigningen. För att bedriva ett effektivt och noggrant arbete behövs effektiva och moderna lokaler. Salen med förhöjd säkerhet gläder mig, för säkerheten i domstolen är mycket viktig. Alla som besöker domstolen ska känna sig trygga här. Det är ytterst betydelsefullt för förtroendet för domstolarna, förklarade han. SAMARBETEN ÖVER GRÄNSERNA Förutom tal och vacker musik från Junekvartetten blev det en hel del mingel under invigningsdagen. Och stämningen var hög. Vi har fått fantastiska lokaler. Tidigare satt tingsrätten på två olika våningar, men nu sitter vi i stort sett på samma våning. Det gör att det blir ett bättre samarbete och att informationsflödet går lättare. Jag ser fördelar både när det gäller arbetsmiljö och arbetssätt, säger tingsnotarie Susanne Sjölander. Annette Spjuth, rådman vid förvaltningsrätten, ser möjligheter till ett större utbyte mellan domstolarna i byggnaden. En del frågor som man ibland funderar över vid handläggning av mål kanske medarbetare på den andra domstolen har erfarenhet av. Om man då känner varandra blir det lättare att ta kontakt angående dessa frågor, säger hon. Även Birgitta Holmgren, lagman vid förvaltningsrätten, lyfter närheten som en stor fördel med de nya lokalerna. Hon pekar på att det ger större möjligheter till samarbeten mellan domstolarna. Särskilt för de unga tror jag att det kan vara jättebra att i alla fall få nosa lite på den andra sidan och se hur de jobbar, säger hon och fortsätter: Jag tror att möjligheten till samarbeten också kan ge ett kompetenslyft. Även om vi är mellanstora myndigheter så har vi inte resurser för att ha all kompetens inom varje domstol. Nu har vi möjlighet att vässa vår administration där vi är särskilt sårbara. På sikt tänker sig Birgitta Holmgren också att man kan spetsa sig inom olika funktioner och därigenom få en högre samlad kompetens. SPECIALSYDD FLEXIBILITET Redan innan flytten till det nya huset har medarbetarna lärt känna varandra över domstolsgränserna, genom arbetsgrupper kring bygget av de nya lokalerna. Något som har betydelse på det sociala planet, men framför allt för att bygga en effektiv verksamhet. Vi har fått komma med input om utformningen av lokalerna, och fastighetsbolaget och projektledarna på Domstolsverket har varit väldigt lyhörda för våra synpunkter, säger Birgitta Holmgren. I planeringen av de nya lokalerna har domstolarna haft mycket funderingar på hur man skulle kunna kombinera att huset både skulle passa dagens arbetssätt och vara flexibelt för framtiden. Utvecklingen går ju framåt och det är viktigt att det finns möjligheter till förändring i framtiden, säger Birgitta Holmgren. u Annette Spjuth, rådman vid Förvaltningsrätten i Jönköping, hoppas på mer kontakt mellan de två domstolsslagen nu när alla sitter i ett och samma hus. På håll ser det ut som skiftningar i träet, men tittar man närmare på väggarna och trappräcket i lobbyn ser man att det är utdrag ur lagtexter. DOMKRETSEN NR 2/ 2 012 15
Öppna dörrar för ökat förtroende Redan innan dörrarna öppnas köar folk för att komma in. Det är öppet hus i nya domstolsbyggnaden i Jönköping och under dagen kommer uppemot 1 200 nyfikna att leta sig hit. Vi vill visa upp vårt fina hus, men också visa verksamheten och berätta om den. Det ger ett större förtroende för domstolarna, säger Birgitta Holmgren, lagman och chef vid Förvaltningsrätten i Jönköping. TEXT KARIN MARKS FOTO ANNA LINDQVIST Bara några dagar efter invigningen av den nya domstolsbyggnaden i Jönköping öppnar man för allmänheten och bjuder in till öppet hus. På programmet står bland annat rättegångsspel, där personal från tingsrätten och förvaltningsrätten visar hur det går till vid en förhandling. Och de påhittade rättegångarna är populära. Det är stor efterfrågan på biljetter, hittills har alla spel varit fullsatta, säger Anette Gårdman, domstolssekreterare vid tingsrätten, som tillsammans med Mariitta Alén, nämndsekreterare på hyres- och arrendenämnden, har ansvar för de åtråvärda biljetterna. De tror båda att öppet hus är ett bra sätt att sprida kunskap om domstolarnas verksamhet. Här kan folk få en annan bild än den som visas i amerikanska filmer. Det är alltid så förstorat i tv. Så det är bra att allmänheten får se hur det går till, säger Mariitta Alén. EN VERKLIG BILD Lagman Birgitta Holmgren tror att de flesta svenskar får sin kunskap om domstolarna genom massmedia, något som hon vill ändra på. Massmedia ger ju sin bild, med spektakulära mål och granskningar av vår verksamhet. Det är en viktig granskning de gör, men med öppet hus kan vi komplettera bilden med vår vardag, där vi varje dag arbetar med rättssäkerhet oavsett om målen är spektakulära eller inte, berättar hon. Sedan går hon för att inleda en av dagens fiktiva förhandlingar. Den handlar om att socialnämnden ansöker hos förvaltningsrätten om att få tvångsomhänderta Marcus, 2 år, på grund av brister i hemmet. Det blir en känslosam timme, med en mycket upprörd mamma i salen. Efteråt får åhörarna chans att ställa frågor till rätten, och de är många. KUNSKAP GER FÖRTROENDE Charlotte Brokelind, lagman och chef vid tingsrätten, sitter med i ett annat spel under dagen ett misshandelsmål och kan intyga det stora intresset. Det finns absolut ett engagemang. Många ställer frågor om hur saker och ting förhåller sig. Och det är viktigt att folk får en större insikt och kunskap om vad vi gör, så att de känner förtroende för vår verksamhet. Det är det som är grunden, menar hon och tilllägger att hon också hoppas att de som kommer till öppet hus får en mer avslappnad känsla för vad domstolen gör. Jag tror att det ofta finns en liten rädsla för att till exempel komma och vittna. Det vill vi försöka ta bort genom att öppna upp och ge kunskap om hur det går till här hos oss, förklarar Charlotte Brokelind. Möjligen är intresset extra stort i och med de nya lokalerna, men även tidigare år har domstolarna fått ett stort antal besökare när de öppnat för allmänheten. Förra året, i de gamla lokalerna, var det också väldigt mycket folk. Det finns helt klart ett stort intresse för rättsväsendet, säger Roland Fellman, chefsadministratör på förvaltningsrätten. Han står i foajén och hjälper till att svara på besökarnas frågor, vilket han tror betyder mycket för att stärka förtroendet för domstolarna. Men han ser också en annan vinst med hela arrangemanget. Det är en väldigt bra aktivitet för att svetsa samman personalen. Alla tycker det är roligt att jobba inför och under öppet hus. Vi fick till och med lotta om vilka som skulle få vara med! ÅTERKOMMANDE AKTIVITET»Det är viktigt att folk får en större insikt och kunskap om vad vi gör, så att de känner förtroende för vår verksamhet.«birger Martinsson har tagit med hela sin familj på lördagsutflykt med domstolen som mål. Det är väldigt trevligt med öppet hus. Vi tog med våra barn så att de ska få lära sig lite om vad en domstol gör. Själv har jag bara varit på en domstol en gång tidigare. En gång, det är i genomsnitt det antal gånger som en person besöker en domstol under sin livstid. Och då bör man ha i åtanke att vissa är där många gånger. Så många kommer ju aldrig hit. Därför vill vi jobba med att vara öppna, säger Birgitta Holmgren och berättar att aktiviteten återkommer. Vi kommer ha ett Öppet hus någon gång om året. Och vi satsar en hel del kraft på det, för det är så pass viktigt. u 16 DOMKRETSEN NR 2/ 2 012
Anette Gårdman, domstolssekreterare vid Jönköpings tingsrätt, och Mariitta Alén, nämndsekreterare vid Hyres- och arrendenämnden i Jönköping, har fullt upp med att dela ut de åtråvärda biljetterna till rättegångsspelet. Birgitta Holmgren, lagman och chef för Förvaltningsrätten i Jönköping, pratar med besökare i lobbyn. Tror du att den nya byggnadens tydliga placering i stadsbilden har någon betydelse för allmänhetens förtroende för domstolarna? Charlotte Burman, Gränna Det blir mycket mer verkligt och en del av staden i och med detta nya hus. Kanske ökar det folks nyfikenhet på domstolarna och rättsväsendet, men framför allt tror jag att arkitekturen gör att många blir nyfikna. Det är en ohyggligt vacker byggnad, som syns mycket mer än de tidigare. Man kanske börjar med att titta på huset, sedan blir man nyfiken på vad som finns inuti. Och så blir man intresserad av rättsfrågorna också. Peranders Jansson, Jönköping Jag tror att det betyder en hel del att man samlar det så här med flera domstolar i en byggnad, i närheten av polisen och mitt i centrum. Det blir mer lättillgängligt för allmänheten och mer lättjobbat för dem som arbetar här. Jag tycker att det är väldigt trevligt med öppet hus. Vi kom hit för att vi är intresserade av att se hur det ser ut. Nathalie Tennivaara, Jönköping Jag tror absolut att det kan höja förtroendet hos folk. Men då är det också viktigt att man verkligen får se byggnaden. På öppet hus i dag kan man få lite mer inblick i vad som händer här och större förståelse för det. Jag tror att det bara är positivt. Jag läste i tidningen om arrangemanget och tänkte att det vore intressant att komma. Patrik Finn, Jönköping Jag tror inte att det påverkar förtroendet för domstolen. Det som möjligen kan vara positivt är att det är mer känt var domstolarna ligger nu. Tidigare hade både tingsrätten och förvaltningsrätten mycket mer anonyma lägen. Arkitekturen är en myndighetsutövning i sig, tycker jag. Det är en respektingivande byggnad som ser proffsig ut. Jag tror att det är en fördel att det känns att det är en rättsinstans man kommer till. Rolph Hulthén, Vetlanda Allmänhetens förhållande till domstolar har väl aldrig varit riktigt bra. Men visst kan det nya huset och att det ligger så centralt väcka ett intresse. Hit går man ju inte en vanlig vardag så det är bra med öppet hus. När man ser hur modernt och tjusigt det är här kanske man inte tänker på domstolen som något fult, trist och tungt längre. Som pensionär och gammal jurist har jag många gånger tänkt att nu ska jag börja åka på rättegångar, bara för att det är intressant. Ingela Ingvarsson Olofsson, Jönköping Det är mer känt nu, i och med att det är ett nybygge som syns i stadsbilden. Sedan tycker jag att det är bra att det ligger så nära polisen, men jag tror inte att det ger ett större förtroende för domstolarna. Men öppet hus är positivt. Man får en liten inblick i hur det fungerar, särskilt när man får vara med på rättegångsspel. Jag tror att det kan leda till att folk blir mer intresserade, för det är en svår värld att sätta sig in i om man saknar kunskap om den. DOMKRETSEN NR 2/ 2 012 17
Landet runt om domskrivning och bemötande Strategierna för bemötande och domskrivning är utrullade i Sveriges Domstolar och arbetet med handlingsplanerna är i gång. I mars landade ett startpaket hos alla domstolar, som stöd för arbetet. Här är fyra nedslag hos domstolar som redan är i full gång. TEXT KARIN MARKS SÖDERTÖRNS TINGSRÄTT Ett modernt språk med hög kvalitet i den juridiska argumenteringen är målet med arbetet att utveckla domskrivningen på Södertörns tingsrätt. I en brukarundersökning intervjuades tilltalade efter att de fått hem domen. Sex procent hade svårt att beskriva vad de dömts till och 22 procent förstod inte varför de fått en viss påföljd. Advokater och åklagare fick analysera och ge synpunkter på några av tingsrättens domar. Resultatet blev att medarbetarna enades om att anta riktlinjer för modernare domskrivning. Nu är de juridiska begreppen förklarade eller utbytta och brukarna har lättare att hitta det som är mest väsentligt för dem i domen. LYCKSELE TINGSRÄTT En verksamhet som flyter smidigare och en större rättssäkerhet. Det är två vinster med samarbetet kring bemötandefrågor mellan Lycksele tingsrätt och åtta andra domstolar i Norrland. Förutom en gemensam bemötandepolicy har man årliga bemötandedagar tillsammans, med föreläsningar och diskussioner i ämnet. Några konkreta åtgärder på Lycksele tingsrätt är utökad information i kallelser, förbättrad skyltning i domstolens lokaler samt införandet av sms-tjänster som ett sätt att snabbt och enkelt informera om förhandlingstider och delgivning med mera. En effekt av den förbättrade informationen är att telefonsamtalen till tingsrätten har blivit betydligt färre. Man konstaterar också att det har blivit tydligt att parter och vittnen känner sig tryggare när de känner att de får tillräckligt med information. Då går också förhandlingarna bättre och därmed ökar rättssäkerheten. HOVRÄTTEN ÖVER SKÅNE OCH BLEKINGE Hovrätten över Skåne och Blekinges promemoria kring domskrivning har fått stort genomslag och används i dag som underlag i arbetet med domskrivning på flera andra domstolar. Skrivelsen togs fram för ett par år sedan och innehåller förslag på modernare sätt att presentera domar och hur man kan göra dem mer lättlästa, tydliga och enhetliga. I texten finns bland annat förslag på typografi, hur man sätter rubriker, formulerar domslut så att det blir begripligt och lättläst, och hur man skriver yrkanden i hovrätten. Hovrätten över Skåne och Blekinge har genom detta förändrat sitt sätt att skriva domar. De allra flesta formuleras i dag på det nya, modernare sättet. FÖRVALTNINGSRÄTTEN I VÄXJÖ Gemensamma utgångspunkter och en gemensam målbild är viktigt för domskrivningsarbetet på Förvaltningsrätten i Växjö. När den bildades 2010 slogs tre länsrätter samman, som alla hade sitt eget sätt att arbeta och sin egen uppfattning om hur man skulle skriva en dom. För att få en likartadstruktur och enhetlig grafisk utformning togs en ny strategi fram som alla kan följa. Utgångspunkten är att skriva så att man svarar på parternas frågor, snarare än att redogöra för vad som har sagts. Men strategin ses inte som ett slutmål utan snarare en del av resan, som fortsätter genom ständiga diskussioner. Mer information och exempel finns på intranätet Doris, under målhantering och bemötande/domskrivning. 18 DOMKRETSEN NR 2/ 2 012
Marianne Lundius, ordförande i Högsta domstolen, tycker att man som chef ska ha ett genuint engagemang i verksamheten. Marianne Lundius står vid sitt höj- och sänkbara skrivbord i Bondeska palatset. Hon är omgiven av antika möbler från olika tidsåldrar. En gigantisk spegel med en sirlig guldram i barockstil hänger på väggen liksom pampiga väggkandelabrar. Vi får inte göra våld på huset och det är långtifrån moderna arbetslokaler, men det är vackert och jag trivs med närheten till de andra domstolarna. Under åren har Marianne Lundius haft en mängd prestigefyllda uppdrag och åtaganden. En av hennes största drivkrafter i yrkeslivet är mötet med människan och det intellektuella utbyte som det innebär. Hon tycker att tjänsten som ordförande i Högsta domstolen är intressant just för att den medför ett stort ansvar och en bredd med både dömande, administrativa och representativa uppgifter. Det gör att hon är beredd att satsa, men utan att åsidosätta allt annat som är viktigt i livet. För mig har det alltid varit viktigt med respekten för individen och den enskildes rättigheter i förhållande till makten. Redan när jag var barn och gick i skolan sa jag ifrån om lärarna behandlade någon klasskamrat orättvist. Marianne Lundius vill skapa en modern Högsta domstol Klockan är tre och Marianne Lundius, ordförande i Högsta domstolen, är precis klar med dagens administrativa uppgifter. På skrivbordet ligger en tjock akt som hon ska ha läst innan det är dags att sluta för dagen. Det är en ansvarsfull uppgift att bevaka att domstolen förfogar över de arbetsredskap och stödfunktioner som behövs för att den ska kunna verka för en god prejudikatbildning och en enhetlig rättstillämpning. Om man har en viktig roll måste man vara beredd att arbeta mycket. Jag stiger mestadels upp väldigt tidigt för att hinna med allt. TEXT SANDRA DAHLGREN FOTO CARL JOHAN ERIKSON BIDRA TILL FÖRTROENDET För Marianne Lundius är det en självklarhet att uppdraget som ordförande i Högsta domstolen får ta tid. Hon säger att hon gör sitt yttersta för att uppträda på ett korrekt och värdigt sätt och på så sätt bidra till förtroendet och respekten för rättsväsendet. Marianne Lundius betonar att hon inte är chef i förhållande till sina kolleger utan i stället det som kallas prima inter pares, den främsta bland jämlikar. Min uppgift gentemot kollegerna är att med hjälp av kansliorganisationen tillhandahålla en kvalificerad supportfunktion för ledamöternas dömande uppgift. Detta för att domstolens huvuduppgift, prejudikatbildningen, ska kunna hålla en kvalitativt hög nivå samtidigt som verksamheten i övrigt sköts på ett effektivt sätt. Det är över tretton år sedan Marianne Lundius gjorde sin första arbetsdag på Högsta domstolen. Innan dess var hon advokat i 20 år på Lagerlöf & Leman (nuvarande Linklaters). DOMKRETSEN NR 2/ 2 012 19
Högsta domstolens ordförande Marianne Lundius vill vara så synlig som möjligt och ha en öppen dialog med sina medarbetare. Här samtalar hon med Maria Wragermark, beredningschef, Ulrika Kvarnsjö, beredningschef, Sara Rostamian, administrativ jurist, Kristina Wahlfors, enhetschef, Maria Alenfalk, enhetschef, och Ingemar Persson, justitieråd. Jag kom verkligen utifrån och hade ingen erfarenhet av dömande verksamhet, förutom tingstjänstgöringen, innan jag kom hit. Det var en stor omställning och när jag tillträdde som justitieråd hade jag föga kunskap om domstolens organisation. Nu är jag däremot mycket insatt. Marianne Lundius minns mycket väl första arbetsdagen på Högsta domstolen och beskriver den som en märklig upplevelse. Lagboken låg på skrivbordet i hennes arbetsrum och något introduktionsprogram var det inte tal om. Hon hade inte ens pennor på rummet. Det var förvånande för mig som kom från en advokatbyrå där vi hade ett gediget introduktionsprogram för nyanställda. Men nuförtiden har vi det även här på Högsta domstolen. Ju bättre introduktion, desto snabbare kommer en nyanställd in i sina arbetsuppgifter och kan bidra till verksamheten. När jag reser mig från den här stolen ska jag se till att min efterträdare får en ordentlig introduktion. LUGNT OCH TYST På advokatbyrån arbetade Marianne Lundius framför allt med affärsjuridik och skatterätt. Konkurrensen mellan medarbetarna var tydlig och det var mycket liv och rörelse i korridorerna. När hon började på Högsta domstolen möttes hon i stället av ett lugn och en tystnad som hon inte var beredd på. Och konkurrensen mellan medarbetarna var mindre. Det handlade om att i kollegial samverkan leverera resultat med hög kvalitet. När domstolen lämnade lokalerna på Munkbron och alla samlades här i Bondeska blev det visserligen mer rörelse i lokalerna, men det är alltjämt tystare än på en advokat- byrå. En av mina kolleger uttryckte det med orden: Vi jobbar mycket, men det hörs ju inte när man tänker. Som chef tror Marianne Lundius att man måste ha ett genuint engagemang för verksamheten samt en vilja att göra väl ifrån sig och att vara synlig i organisationen. Hon understryker att man inte kan spela en chefsroll. Man måste bottna i sig själv för att kunna vara trovärdig som en chef som vill medarbetarnas och därmed organisationens bästa, anser hon.»för mig var det inget konstigt att vara kvinna och samtidigt göra karriär.«chefen har stor betydelse för utvecklingen. Själv mår jag bra när mina medarbetare mår bra. Då vet jag att alla känner en glädje i sina arbetsuppgifter och i samverkan med sina arbetskamrater. Var och en presterar efter sin fulla förmåga, vilket leder till att verksamheten fungerar väl på en hög nivå. Det ska vara roligt att arbeta och man ska tycka att det är trevligt att gå till arbetet; kanske inte alla dagar men de flesta. Jag tycker det kollegiala samarbetet är mycket trevligt. KVINNA OCH CHEF Att vara kvinna och chef i en mansdominerad värld har aldrig varit några bekymmer för Marianne Lundius. Det var bara den första tiden på advokatbyrån som hon kunde märka att några klienter testade hennes kunskaper. De var inte vana vid att träffa kvinnor med kunskaper inom affärsjuridik. Men när de förstod att jag visste vad jag talade om var det inte några problem. Både Marianne Lundius mamma och mormor var jurister. Hon är säker på att uppväxten med yrkesverksamma kvinnor har påverkat henne mycket. För mig var det inget konstigt att vara kvinna och samtidigt göra karriär. Och i min familj var det inte tal om något annat än att man skulle utbilda sig. Jag tycker också att det är väldigt viktigt att kvinnor utbildar sig och att de vågar tacka ja till chefsroller. SVÅR KOMBINATION Av egen erfarenhet vet Marianne Lundius att det inte alltid är lätt att vara småbarnsmamma och mitt i karriären. Hon tog själv ett stort ansvar för både hem och barn samtidigt som hon hade viktiga jobbuppdrag. Min mormor och mamma hade hemhjälp, men det kändes inte riktigt tillåtet när jag var småbarnsmamma utan då skulle man klara allt själv. Jag hoppas att den attityden är på väg bort. Trots att Marianne Lundius haft många tunga uppdrag har hon alltid satt barnen i främsta rummet. Hon menar att det är svårt att fungera väl på arbetet om barnen inte mår bra. Sist på prioriteringslistan har hon placerat sig själv. Man kan aldrig komma ifrån att det är man själv som väljer att göra karriär. Om man har familj och ett avancerat arbete så finns det inte mycket egentid över. Men jag får kraft ifrån att min familj mår bra och likaså när jag märker att verksamheten fungerar väl. Marianne Lundius vill skapa en arbetsplats med högt till tak och hon vill riva barriärer som hindrar informationen att flöda fritt. Tydlig och rak kommunikation är en förutsättning för att det ska fungera. Det är mycket bättre att våga ta diskussioner än att låta bli, menar hon. Marianne Lundius 20 DOMKRETSEN NR 2/ 2 012