Uppsala studentkår. Ekonomihandbok. Denna version senast uppdaterad av kårens styrelse 081021

Uppsala studentkår Ekonomihandbok Denna version senast uppdaterad av kårens styrelse 081021

Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Allmän information... 4 3. Kontoplan... 5 4. Delegation av beslut... 9 5. Attestregler... 9 6. Leverantörsfakturahantering... 14 7. Budgetering... 15 8. Uppföljning... 17 9. Tillfälliga verksamheter och projekt... 17 10. Redovisningsprinciper... 21 11. Bokslut... 22 12. Revision, helårsgranskning... 23 13. Avtal... 25 14. Handkassor och utlägg... 26 15. Policys och övriga riktlinjer... 28 Sid 2(28)

1. Inledning SENAST UPPDATERAD 2008-08-22 Ekonomihandboken har till syfte att vara ett stöd för alla de som inom Uppsala Studentkår arbetar med ekonomihantering på olika nivåer samt ett ekonomiskt styrinstrument för kårstyrelsen. Målsättningen är att handboken ska vara enkel att hitta i och använda. Kapitlen har numrerats så att de lätt skall kunna bytas ut mot nya versioner. Den senaste versionen skall alltid finnas på kårens hemsida. Det är kårstyrelsens ansvar att den ekonomiska dokumentationen hos studentkåren uppfyller de krav som ställs både i lagstiftning, allmän praxis och interna rutiner. Samtidigt har styrelsen till uppgift att på bästa sätt bistå den övriga organisationen med allt från hantering av kvitton till ekonomisk uppföljning. En riktigt skött ekonomisk hantering gör det lättare att göra ekonomiska uppföljningar av verksamheten, och underlättar väsentligt vid bokslutsarbetet. De som är ekonomiskt ansvariga på någon nivå i organisationen har också ansvar för att själva hålla sig uppdaterade på de regler som gäller för dem och vilka rättigheter och skyldigheter som finns. Vid frågor eller oklarheter ligger det på den ansvarige att se till att få tillräcklig hjälp. Sid 3(28)

2. Allmän information. SENAST UPPDATERAD 2008-08-22 Organisationsnummer: Uppsala Studentkårs organisationsnummer är 817600-5497. Adress: Uppsala studentkår, Övre Slottsgatan 7, 753 10, Uppsala Telefon: 018-480 31 00 Hemsida: http://www.uppsalastudentkar.nu Moms: Uppsala Studentkår är en studerandekår och har därmed inte rätt att dra av moms på någonting. Alla kostnader vi har ska alltid momsen räknas med. F-skattesedel: Kopia av F-skattesedel skall begäras då inköp sker från en leverantör som är enskild firma. Kopian häftas ihop med fakturan. Denna rutin har vi för att hålla koll på att leverantören är ok och inte någon bluff. Sid 4(28)

3. Kontoplan SENAST UPPDATERAD 2008-10-21 Studentkårens kontoplan är ett levande dokument och den aktuella finns alltid på kansliet hos den ekonomiansvarige. Förklaring till de olika kontoklasserna (dvs. startsiffran på ett konto visar i vilken grupp kontot hör hemma). Kontoklass Förklaring 1 Tillgångar. Tillgångar är sådant som kan förvandlas till reda pengar (t.ex. fastigheter) och sådant som är reda pengar, t.ex. bankkonton. 2 Eget kapital och skulder. Eget kapital är studentkårens spargrisar, uppdelade för olika ändamål. Skulder är precis vad som står - skulder vi har till andra. 3-4 Intäkter och kostnader. Intäkter och kostnader är uppdelade på respektive verksamhet enligt nedan. Det är inte alltid självklart vilket konto som passar bäst. Man kan tycka att det inte finns något som är rätt. Då får man välja det som är närmast och sedan se till så att bokföringsunderlaget är så utförligt att det är lätt att se vad det är för något. AKTUELL KONTOPLAN: Tillgångar Inventarier 1221 Kontorsmöbler 1222 Kontorsmaskiner 1223 Inventarier Ergo 1224 Inventarier Norreda 1240 Bil Långfristiga fordringar 1382 Långfristiga fordringar anställda 1388 Övriga långfristiga fordringar Boklager 1460 Jubileumsbok 1999 Kortfristiga fordringar 1510 Kundfordringar 1614 Fordran hos anställda 1682 Handlån 1683 Fordran Kuratorskonventet 1684 Fordran SFS m fl 1685 Fordran Fondförvaltningen 1686 Tillfällig Periodisering 1689 Övriga korta fordringar 1791 Förutbetalda kostnader 1792 Upplupna intäkter Värdepapper 1810 Aktier 1820 Obligationsfond Likvida medel 1910 Kassa 1920 Postgiro 1930 Betalkort 1941 Bank Sid 5(28)

1942 Specialinlåning 1943 Handlånekonto Eget kapital och skulder Reservfond 2067 Reservfond Övriga egna fonder 2051 Vårfestblommefonden 2052 Stick ut! medel 2053 SFS fond 2054 Skriftfond 2055 Standarfond 2056 Fond Norreda 2057 Fond Reparationer 2058 Fond Registerutveckling 2059 Fond Tentagudinna Långfristiga skulder 2350 (Lån Statskontoret) Kortfristiga skulder 2440 Leverantörsskulder 2441 Preliminära lev.skulder 2710 Personalskatt 2730 RFV avgifter 2820 Skulder till personal 2840 Depositionsavgifter Norreda 2890 Övriga kortfristiga skulder 2891 Skuld Kuratorskonventet 2892 Skuld Fondförvaltningen 2894 Bokförmedlingen 2895 Doktorandkonferens 2910 Upplupna löner & sem l 2998 Förutbetalda intäkter 2999 Övriga upplupna kostnader Intäkter och kostnader Terminskort 3001 Kåravgifter ht, netto 3002 Kåravgifter vt, netto 3004 Inskrivningsavgifter 3005 Förseningsavgifter 3006 Registerintäkter 3007 Bidrag registerlöner KK Terminskort 3010 Registerdrift 3011 Utskick 3070 Registerlöner 3075 Arvoden, register 3099 Övriga registerkostnader Kårval 3101 Porto kårval 3102 Tryckkostnader, kårval 3103 Information kårval 3175 Arvoden valarbetare 3176 Arvoden valutskottet 3199 Övrigt Fullmäktige 3110 Sammanträdeskostnader FUM 3177 Arvoden fullmäktige 3198 Övriga fullm. kostnader Studiebevakning 3201 Doktorandnämnden 3202 Verksamhetsbidrag 3203 Internationell verksamhet 3205 SFS avgifter 3206 SFS, resor mm 3207 Div. arbetsgrupper 3208 Litteratur 3209 Utg. internat. verksamhet 3210 Utg. jämlikhetsarbete 3211 Utg. studentombudsarbete 3212 Utg. mediebev. & remisser 3270 Löner studiebev. centralt 3275 Arvoden studiebevakare 3276 Arvoden faksam. 3277 Arvoden Doktorandnämnden 3299 Övriga kost studiebevakn 3301 Projektintäkter int. verks. 3302 Int. jämställdsarbete Styrelsearbete 3220 Sammanträdeskostnader styrelsen Konferensavgifter, utbildning, 3221 kurser 3222 Resor studiebev. Sid 6(28)

3223 Övriga bidrag 3224 Till disposition 3225 Representation/uppvaktn. 3278 Arvode sekr 3298 Övriga kostnader styrelsen Projekt och övrigt 3230 Bidrag Studenthälsan 3231 Programverksamhet 3232 Miljöarbete 3233 Utåtriktade arrangemang 3234 Intern social verksamhet 3235 Stick ut! 3236 Doktorandkonferens 3237 Utg. arbetslivsanknytning 3238 Kultur, foto, dokumentation 3239 Uppsalastudenternas dag 3279 Arvoden projekt/program 3290 160-års jubileum 3297 Övriga kostnader projekt 3306 Int. arbetslivsanknytning 3307 Projektintäkter Ergo 3501 Annonser 3502 Notiser 3503 Färgtillägg 3504 Prenumerationer 3506 Annonser Studenthälsan Ergo 3510 Köpta texter 3511 Inköp datorprogram 3512 Resor & Traktamenten 3513 Tryckning 3514 Distribution 3515 Bilder 3517 Webb 3518 Provision Tomat Till Ts förfogande/ läsarundersökning 3520 3570 Löner 3571 Honorar text/bild 3599 Övrigt Information 3500 Ergo 3240 Studentradion 3241 Hemsida 3242 Trycksaker m m 3280 Arvoden info/affisch/hemsida 3296 Övriga kostnader information Studentservice 3701 Student- & terminskort 3702 Kopiering/utskrifter 3703 Telefonintäkter 3704 Övrig försäljning 3705 Kassadifferenser Studentservice 3710 Inköp för försäljning 3750 Kassadifferenser 3770 Löner reception 3799 Övriga kostnader studentservice Administration och personal 3801 Sålda Rikskuponger 3802 Portointäkter 3803 Ersättn för administration Administration och personal 3820 Personalvård 3821 Företagsfriskvård 3822 Företagshälsovård 3823 Personalutbildning 3824 Inköpta Rikskuponger 3825 Livsmedel 3829 Porto 3830 Telefon 3831 Frakter & Bud 3832 Administrationsavgifter 3833 Bokföring, löner, fakturering 3834 Föreningsavgifter 3835 Försäkring, advokat, inkasso 3836 Revision 3839 Prenumerationer 3840 Kassadifferenser 3870 Löner personal 3899 Övrigt Sid 7(28)

Förvaltning 3815 Intäktshyror Förvaltning 3850 Hyror 3851 Reparationer & underhåll 3852 Lokal- och städmateriel 3855 Kopieringspapper, toner 3856 Trycksaker 3857 Kontorsmateriel 3858 Maskinunderhåll 3859 Datortillbehör, program mm 3875 Arvoden rev. och datoransvarig 3898 Övriga lokalkostnader Norreda 3601 Uthyrningar Norreda 3670 Löner 3671 El, sopor, försäkringar, tele 3672 Förbrukn.art, köksutr., mask 3673 Reparationer och underhåll 3674 Driftskostnader kårbilen 3699 Övriga kostnader Externt finansierat 3250 STD projekt intäkt 3251 Handikappanpassning 3252 Bostadsverksamh. intäkter 3253 Esmeralda/läxläs intäkter 3254 Internationell verksamhet 3255 Beginners guide intäkter 3256 Råbiff intäkter 3257 Mångfaldsarbete/film 3258 Jämställdhet 3259 Övriga bidrag Externt finansierat 3260 STD projektet 3261 Handikappanpassning 3263 Bostadsverksamh kostn 3264 Esmeralda, diverse 3265 Resor (externt) 3266 Beginners guide 3267 Råbiff inköp 3281 Arvoden bostadsjouren 3282 Arvoden Esmeralda 3283 Int. sekr. 25 % 3284 Övriga arvoden 3285 Arvoden STD 3268 Mångfaldsarbete 3269 Läxhjälp Sociala avgifter 4001 Arbetsgivaravgifter 4005 Avtalsförsäkr. löneskatt Avskrivningar 4101 Kontorsmöbler 4102 Kontorsmaskiner 4103 Inventarier Ergo 4104 Bil 4105 Inventarier Norreda Finanskonton 4201 Räntor 4205 Ränta & avgifter handlån Finanskonton 4210 Kostnadsräntor Fondavsättningar 4301 Avsättning Vfbf 4302 Fondavsättning Norreda 4305 SFS-fond 4306 Standarfond 4307 Skriftfond 4308 Övriga fondavsättningar Sid 8(28)

4. Delegation av beslut SENAST UPPDATERAD 2008-08-22 Samtidigt som attestreglerna fastställs av kårstyrelsen, fastställs även delegationsordningen för Uppsala Studentkår. Den reglerar vem eller vilka som får fatta ekonomiska beslut i Uppsala Studenkårs namn. Delegationsordningen finns som en bilaga till gällande attestregler, nedan den nu gällande delegationsordningen. Delegationsordningen skall årligen beslutas av kårstyrelsen, vid det konstituerande sammanträdet. Ett organ eller en person som enligt ordningen har rätt att fatta beslut, får inte delegera denna rätt vidare utan att detta först beslutats i styrelsen. BILAGA: BESTÄMMELSER FÖR DELEGATION AV BESLUT, ANTAGNA AV KÅRSTYRELSEN 080727 Beslut Personalärenden och arvoderade Beslutsorgan A. Fast anställd personal 1. Anställa, entlediga, bevilja förkortad uppsägningstid, beslut om Styrelsen lön vid nyanställning 2. Beslut om lön inom budgeterad ram och gällande avtal Styrelsen B. Anställda och arvoderade 1 1. Inrättande av fasta tjänster eller förtroendeposter med arvodering Styrelsen 2 2. Tillsättande av fasta tjänster eller val till förtroendeposter med Styrelsen 3 arvodering 3. Inrättande av anställningar eller förtroendeposter med eventuell Styrelsen 4 arvodering vid projekt, visstidsanställningar 4. Tillsättande av projekttjänster eller val till förtroendepost för Styrelsen 5 projekt, inkluderat eventuell arvodering 5. Övriga tillfälligt anställda eller arvoderade Styrelsen 6 C. Bevilja ledighet (Utom semester eller tillfällig ledighet 1 Alla punkter under B gäller endast utöver det som regleras i Uppsala studentkårs stadga eller andra styrdokument fastslagna av fullmäktige. 2 Regleras av fullmäktige genom budget och verksamhetsplan. 3 Regleras av fullmäktige genom budget och verksamhetsplan. 4 Regleras av fullmäktige genom budget och verksamhetsplan. 5 Regleras av fullmäktige genom budget och verksamhetsplan. 6 Regleras av fullmäktige genom budget och verksamhetsplan. Sid 9(28)

kortare än 4 veckor) 1. Semester eller ledighet över 2 veckor Kontorschefen eller ordföranden 2. Längre ledighet Styrelsen D. MBL-förhandlingar Löneförhandlingar Information 1. MBL-förhandlingar och information Presidiet tillsammans med kontorschefen 2. Löneförhandlingar Kontorschefen Presidiet 3. Löneförhandlingar Övrig fast personal Presidiet tillsammans med kontorschefen Övrigt E. Anskaffning av inventarier 1. Inom fastställd budget Attestansvarig för respektive område 2. Utöver ramen för fastställd budget, mindre än 5 000 kr Kontorschefen 3. Utöver ramen för fastställd budget, mindre än 10 000 kr Presidiet 4. Utöver ramen för fastställd budget, över 10 000 kr Styrelsen F. Övriga kostnader 1. Alla löpande kostnader inom budgeterad ram Attestansvarig för respektive område 2. Utöver ramen för fastställd budget, mindre än 5 000 kr Kontorschefen och ekonomiansvarig 3. Utöver ramen för fastställd budget, mindre än 10 000 kr Presidiet 4. Utöver ramen för fastställd budget, över 10 000 kr Styrelsen G. Avtal 1. Avtal som är av övergripande karaktär och som har betydelse för Fullmäktige hela Uppsala Studentkårs framtida verksamhet 2. Avtal rörande studentkårens löpande verksamhet Styrelsen H. Fast egendom Inköp eller försäljning av fast egendom I. Skuldsättning Alla krediter, utöver löpande leverantörskrediter J. Utlåning All utlåning av finansiell art till extern part, exkluderat lån till medlemmar ur Vårfestblommefonden K. Presidiet Beslut i ärenden som är så brådskande att kårstyrelsens avgörande Fullmäktige Fullmäktige Fullmäktige Presidiet Sid 10(28)

inte kan avvaktas. Beslutet skall protokollföras Rätt att göra uttalanden, lämna remissvar och pressmeddelanden och svara på debattartiklar till presidiet i de fall styrelsen inte hinner konsulteras Beslutsrätt om val av fakultetsrepresentanter till fakultetsnämnderna samt fakultetsspecifika val efter nominering av studiebevakare, fakultetsråd och/eller doktorandråd Presidiet Presidiet Sid 11(28)

5. Attestregler SENAST UPPDATERAD 2008-08-22 Fakturor och kvitton skall alltid attesteras. Att attestera innebär att kontrollera och bekräfta att behörig person har agerat och att prestationer/aktiviteter och transaktioner stämmer med beslut och att villkor är riktiga. Den som attesterar signerar med sitt namn att kontrollen har gjorts. Att attestera en faktura får bara den göra som fått en attesträtt beviljad. Det är kårstyrelsen som fastställer Uppsala studentkårs attestregler. Den senast fastställda finns alltid på kansliet. Attestreglerna fastställs av kårstyrelsen på det konstituerande styrelsemötet varje vår. En attestansvarig får aldrig attestera utgifter eller kostnader som rör personen själv, t ex utlägg. Utifrån av kårfullmäktige tagna beslut har kårstyrelsen mandat att leda och ansvara för verksamheten inom Uppsala Studentkår. Kårstyrelsen har i sin tur fastställt attestordning enligt nedan: BILAGA: ATTESTORDNING FÖR UPPSALA STUDENTKÅR, ANTAGEN AV KÅRSTYRELSEN 080727 Någon ur presidiet eller kontorschefen attesterar: - Alla löpande kostnader inom budgeterad ram, avvikelser mindre än 10 000 kronor - All utbildning för personalen - Resor/reseräkningar för personalen - Ledighetsansökan för personalen - Förskott till anställda eller arvoderade - Representation/uppvaktningar - Alla konsultarvoden - Alla inköp av inventarier - Avtal där studentkåren går in som en av parterna Övrigt attesteras enligt beslut av kårstyrelsen. DELEGERAD ATTESTRÄTT Kårstyrelsen har delegerat attesträtten enligt följande: Attestansvarig för verksamhetsområden, i projektgrupper samt för Ergo Följande kostnader attesteras av ansvarig för av kårstyrelsen tillsatta projektgrupper, verksamhetsansvariga samt Ergo. Sid 12(28)

- Alla löpande kostnader inom budgeterad ram. Kostnader utöver ram attesteras enligt ovan av presidiet eller kontorschefen. Om det inte finns rimlig tid för attest gäller att kostnaden skall attesteras av presidiet eller kontorschefen enligt ovan. Kopia på betalning skickas därefter till projekt- eller verksamhetsansvarig. Namn på projektansvarig person ska alltid meddelas kansliet i samband med projektstart. BESLUT OM ATTESTRÄTT På det första konstituerande styrelsemötet varje år fattas följande beslut: - Vilka personer som utses att teckna Uppsala Studentkårs firma - Vilka personer som får mandat att teckna studentkårens bankkonton och postgiron - Vilka personer som får mandat att utföra internetbetalningar - Vilka personer som får mandat att teckna postala försändelser Sid 13(28)

6. Leverantörsfakturahantering SENAST UPPDATERAD 2008-08-22 Alla studentkårens inkommande leverantörsfakturor kommer till expeditionen. Där stämplas de med ankomstdatum. Därefter går fakturorna till ekonomiansvarige som bokför leverantörsfakturan. Fakturan blir konterad, det vill säga att man talar om vilket kostnadskonto kostnaden ska hamna på. Därefter går fakturan till attest, vilket innebär att leverantörsfakturans riktighet intygas av den som har attesträtt. Att attestera en faktura får bara den göra som fått en attesträtt beviljad. Det är kårstyrelsen som beviljar attesträtt, antingen själva eller genom delegering till någon, som i sin tur beviljar attesträtten. Se mer under kapitlen om attest och delegation. Efter kontering och attest, kommer fakturan åter till ekonomiansvarig för utbetalningsanordning, som då lägger in fakturan för betalning på banken. För att betalning ska kunna ske, krävs signering av betalningsfilen av en person utöver ekonomiansvarige. Kårstyrelsen utser vilka som har rätt att dubbelsignera. När fakturan är betald bokförs i ekonomisystemet att betalning har gjorts och därefter sätts leverantörsfakturan in i rätt bokföringsunderlagspärm. Ekonomiansvarige ansvarar för att fakturorna är rätt och fullständigt konterade och attesterade enligt attestinstruktion. Sid 14(28)

7. Budgetering SENAST UPPDATERAD 2008-08-22 Budgetarbetet påbörjas under våren, så att beslut om rambudget (preliminär budget) kan fattas på det konstituerande fullmäktigesammanträdet. Efter att den nya kårstyrelsen bildats, påbörjas arbetet med en ny verksamhetsplan och tillhörande detaljbudget (inkomst- och utgiftsbudget i stadgarna) så snart som möjligt. Verksamhetsplanen och detaljbudgeten skall fullmäktige besluta om i september. I verksamhetsplanen skall, i de fall där det är tillämpligt, det finnas anslag eller budgetramar för vilka ekonomiska resurser de olika målen, respektive fokusområdena, har tilldelade. Kårstyrelsen skall senast i samband med att arbetet med ett specifikt mål inleds besluta hur målets budgetram skall fördelas på olika typer av kostnader (t ex arvode, tryck, reklam mm). Vid budgetering skall kårens ekonomiriktlinjer följas, se nedan. Så långt det är möjligt skall även projekt- och budgetmallar användas och vid behov uppdateras. BUDGETANSVAR Kårstyrelsen ansvarar inför fullmäktige för att antagna mål uppfylls och att budgeterad verksamhet utförs inom angivna ekonomiska ramar och andra riktlinjer/policys. Kårstyrelsen utser verksamhetsansvariga för de verksamheter och projekt där det är lämpligt. Med verksamhetsansvar följer budgetansvar för den verksamhet personen är ansvarig för. Med budgetansvar följer anskaffningsrätt av varor och tjänster inom budgetram och upphandlingsbeslut. Budgetansvariga ansvarar inför kårstyrelsen för en avgränsad verksamhet och dess resurser. Ansvaret innefattar att antagna mål uppfylls och att budgeterad verksamhet utförs inom anvisad budgetram och andra riktlinjer. Den verksamhetsansvarige kan bara ta ansvar inom sitt verksamhetsområde och inom sina befogenheter. För att möjliggöra uppföljning är det nödvändigt att kårens interna budget är ansvarsfördelad. För att ansvaret ska vara odelat krävs att alla kostnader inom den ansvariges verksamhet måste vara initierade eller godkända av denne, dvs. belastningar av kostnader utan den ansvariges vetskap får inte förekomma. Därför har den verksamhetsansvarige rätten att attestera kostnader inom sitt område. För att uppföljning av de olika verksamheterna skall vara möjlig måste verksamhetsanvariga rapportera till kårstyrelsen, med det intervall och det innehåll som styrelsen bestämmer. För kortare projekt (t ex projekt som genomförs under en enda dag, som en mässa) kan uppföljning ske i efterhand, men i de flesta fall måste uppföljning ske kontinuerligt, både genom rapportering av det ekonomiska utfallet och genom en beskrivning av hur verksamheten har förlöpt och fattade beslut. Verksamhetsansvaret innefattar en skyldighet att vidta korrigerande åtgärder när ekonomi- eller verksamhetsutfallet inte följer budget eller verksamhetsplan och att rapportera förhållandet till Sid 15(28)

kårstyrelsen. En naturlig del i verksamhetsansvaret är att ansvara för budgetering, budgetuppföljning och redovisning inom sitt verksamhetsområde. För att ha en intern kontroll, som är en del i ansvarssystemet, måste en tydlig ansvars- och befogenhetsfördelning finnas. Se delegation och attesträtten. Sid 16(28)

8. Tillfälliga verksamheter och projekt SENAST UPPDATERAD 2008-08-22 När planeringen av verksamhet eller projekt startar, är det vikigt att man redan från början har med ekonomin. En verksamhetsansvarig skall utses av kårstyrelsen och en budget ska göras. I samband med att ett projekt sätts igång eller ett budgetbeslut fattas skall styrelsen besluta om hur uppföljning skall ske av projektet, både löpande och hur utvärdering skall ska när verksamheten är avslutad. Vid budgetering skall kårens budget- och projektmallar användas i så stor utsträckning som det är möjligt, se ovan om budgetering. För att underlätta för de verksamhetsansvariga upprättas riktlinjer, se bilaga på nästa sida. Den verksamhetsansvarige ska ha koll på alla kostnader och ha kontakt med ekonomiansvarige på kansliet för att få information och hjälp med uppföljningen. Den verksamhetsansvarige bör göra sin egen uppföljning löpande under projektets gång, för att ha koll på kostnaderna mot budgeten och så att man i god tid kan larma om det inte går som man tänkt ekonomiskt eller verksamhetsmässigt, eller om ett projekt inte går att avsluta på avsedd tid. När en tillfällig verksamhet eller projekt är slut skall den verksamhetsansvarige medverka till att kårstyrelsen skall kunna utvärdera projektet eller verksamheten. Sid 17(28)

BILAGA: RIKTLINJER FÖR EKONOMIARBETE INOM UPPSALA STUDENTKÅR ANTAGNA AV KÅRSTYRELSEN 080818 Detta dokument listar riktlinjer för ekonomin inom kåren och ska följas vid budgetarbete. Det är även viktigt att beakta kårens övriga styrdokument, t.ex. miljöpolicyn. Matkostnader vid engagemang Att följa för budgetering av mat och fika till grupper och engagerade. - Fika (per person och månad till arbetsgrupp): 20 kr - Egenlagad frukost och lunch (per person för aktivitet längre än 6h): 35 kr - Egenlagad frukost, lunch & middag (per person för aktivitet längre än 12h): 55 kr Riktlinjer för företagskopplade arrangemang - För dessa gäller vinstmarginal på 25% då företag är medverkande. Riktlinjer för övriga arrangemang - För dessa gäller att försöka i den mån det går att undvika onödiga kostnader då medlemmarnas pengar alltid skall respekteras. Aktiviteter - Teambuilding (per person för heldagsaktivitet): 50 kr Ersättning för teambuilding ges återhållsamt till grupper där uppdraget kräver att gruppen har god sammanhållning och mycket samspel. Kostnaden skall täcka mat och eventuell hyra. Lokalhyra Resor - Här gäller att alltid att i första hand se över om kåren har resurser som kan utnyttjas eller om universitetet har lokaler vars priser de kan subventionera åt kåren. - Vid resor ska det billigaste färdsättet användas om inte tids- eller miljömässiga skäl överväger vid val av färdmedel. Sid 18(28)

Tryckmaterial exempelpriser 2008-1000 affischer, A3, 4-färg 5500 kr - 1000 flyers, dubbelsidig A5, 4-färg 3600 kr - 1000 flyers, dubbelsidig A6, 4-färg 2700 kr - 1000 folders, dubbelvikt A6, 4-färg 5500 kr - roll-up: 1000-2000 kr - häfte/tidning: (28 sid, svartvit inlaga, 1500 st) 15 000 kr Arvoderingar - Arbetsgivaravgift: 32,42 % eller 22,71 % Från 1 juli 2007 sätts arbetsgivaravgifterna ner för personer som vid årets ingång fyllt 18 men inte 25 år. Arbetsgivaravgiften blir 22,71 procent och består av ålderspensionsavgift och hälften av övriga avgifter. - OH-kostnad: kontakta alltid kårens ekonomiansvarige för att få aktuell OH-kostnad för arvodering. Sid 19(28)

9. Uppföljning SENAST UPPDATERAD 2008-08-22 Uppföljning är viktigt vilken verksamhet man än håller på med. Det är ett sätt att se om det går som man har tänkt sig eller om man behöver tänka om och göra om t.ex. plan eller budget. Uppföljning av all verksamhet, från styrelsens till tillfälliga projekt, skall göras kontinuerligt och löpande. Den ekonomiansvarige på kansliet finns för att hjälpa till med att få ut information ur vårt ekonomisystem och att hjälpa till förklara. Ekonomiansvarig tar månadsvis eller efter behov fram rapporter till alla arbetsgrupper samt till styrelsen. Verksamhetsansvariga ska lämna rapport till kårstyrelsen hur deras verksamhet och ekonomi går. Rapportfrekvens och innehåll i rapporterna beslutas av kårstyrelsen i samband med att projektets budget beslutas. Styrelsen skall för varje månad gå igenom ekonomin för studentkåren som helhet och rapportera till fullmäktige. Samtliga arvoderade skall lämna skriftliga meddelanden inför varje fullmäktige om deras verksamhet. Sid 20(28)

10. Redovisningsprinciper SENAST UPPDATERAD 2008-08-22 Uppsala studentkår tillämpar bokföringslagen och årsredovisningslagen enligt gängse bestämmelser. Det innebär att de regler om löpande bokföring, årsbokslut, årsredovisning och arkivering som gäller för ideella föreningar efterföljs, då det inte finns separata redovisningsregler för studentkårer. Räkenskapsåret är det samma som verksamhetsåret (1 juli till 30 juni) och årsredovisningen framläggs i november. Det innebär att det som ska redovisas för innevarande år måste komma till studentkåren senast i juni varje år. Kontantprincipen används för reseräkningar och utläggsredovisningar. Det innebär att transaktionen bokförs på det datum utbetalningen skett. Dessa verifikat förs till den allmänna verifikationsserien. Leverantörsreskontra används för leverantörsfakturor. Det innebär att dessa förses med ett eget löpnummer och placeras i separat pärm för leverantörsfakturor. Sid 21(28)

11. Bokslut SENAST UPPDATERAD 2008-08-22 När årets löpande bokföring är slutförd per XX-06-30 och böckerna är stängda för ytterligare transaktioner kan arbete med bokslut påbörjas. Upplägget på bokslutet bör genomföras med stöd av föregående års bokslutspärm, med hänsyn taget till ny lagstiftning på redovisningsområdet och andra regeländringar. Ur stadgarna, 10.4, bokslut och övrig dokumentation: Bokslut ska vara upprättat senast den 1 november efter avslutat verksamhetsår och därefter överlämnas till revisorerna. Styrelsens verksamhetsberättelse, samt övriga årliga dokumentationer, ska vara upprättad senast den 1 november och därefter överlämnas till revisorerna. Dokumentation i form av kallelser och protokoll skickas löpande under året till revisorerna. TIDPLAN BOKSLUT - Senast 1 oktober Bokslutspärmen upprättas och underlag tas fram - 15 oktober Böckerna stängs - November: o Bokslutsgranskning med revisorerna o Ändringar görs på inrådan av revisorerna o Slutrevision med revisorerna Sid 22(28)

12. Revision, helårsgranskning SENAST UPPDATERAD 2008-08-22 En gång om året har vi revision och då är det både våra auktoriserade revisorer och våra valda revisorer som hjälps åt. Revisionen består av två delar, räkenskapsrevision och verksamhetsrevision. Räkenskapsrevisionen utförs i huvudsak av den kvalificerade revisorn (auktoriserad eller godkänd) och består till större delen av att granska att lagar och regler efterföljs, samt att studentkårens räkenskaper är korrekta. Verksamhetsrevisionen utförs i huvudsak av lekmannarevisorerna och består av att granska studentkårens verksamhet genom att ta del av beslut, kallelser, verksamhetsplaner och protokoll. När revisionen är klar lämnas en revisionspromemoria samt en revisionsberättelse till fullmäktige, som skall fatta beslut om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen. Revisionen regleras i revisionsreglementet, senast ändrat den 15 mars 2005 samt i stadgarnas kapitel 10. BILAGA: REVISIONSREGLEMENTE (SENAST ÄNDRAT 15 MARS 2005) 1 Allmänt Revisionen av Uppsala studentkår är uppdelad i två delar: räkenskapsrevision (både av den allmänna förvaltningen och av fondförvaltningen) och verksamhetsrevision. För den förra är huvudsakligen den godkände eller auktoriserade revisorn ansvarig och för den senare lekmannarevisorerna. Uppdraget utförs från verksamhetsårets start till dess att revisionsberättelse för detta verksamhetsår lämnats till fullmäktige. 2 Räkenskapsrevisionen Räkenskapsrevisionens uppgifter är att granska framför allt kårens - bokföring - bokslut - ekonomiska beslut 3 Verksamhetsrevisionen Verksamhetsrevisionens uppgifter är att granska kårstyrelsens och tidningsutskottets verksamhet framför allt i form av Sid 23(28)

- kallelser - protokoll - verksamhetsberättelse - presidiebeslut - per capsulam beslut - beslutsuppföljning - Dessutom ingår att granska verksamheten i kårens övriga organ. 4 Åligganden Det åligger revisorerna att löpande under verksamhetsåret utföra revision av verksamheten och påtala eventuella brister för styrelsen och andra berörda organ. Det åligger revisorerna att uttala sig om ansvarsfrågan i en revisionsberättelse, som lämnas till fullmäktiges decembersammanträde. Revisorerna ska efter avslutat verksamhetsår även lämna en revisionspromemoria till fullmäktige. Promemorian bör också göras tillgänglig för föregående samt sittande styrelser. Sid 24(28)

13. Avtal SENAST UPPDATERAD 2008-08-22 Uppsala studentkår ingår ibland avtal med olika parter. Det kan vara allt från ett avtal med Tomat om annonsförsäljning till Telia och telefonabonnemang. Ett avtal som innebär ekonomiska åtaganden för studentkåren av större karaktär, dvs. det påverkar hela kåren, skall i förslagsform godkännas av fullmäktige. Avtal av löpande karaktär beslutas av kårstyrelsen. Avtal tecknas av två firmatecknare i förening som skriver under för studentkårens räkning, endast en firmatecknare kan ej sluta avtal i studentkårens namn. Attest- och delegationsordningarna styr vem som får underteckna ett avtal i Uppsala studentkårs namn. Viktiga saker som ska finnas med i ett avtal är: - Namnen på båda parterna - Organisationsnummer för båda parter - Vad det gäller klart och tydligt - Belopp och hur betalning ska gå till, samt hur ofta - Vad man gör om någon part inte följer eller bryter avtalet - Period som avtalet gäller för - Förlängning och uppsägning av avtalet Sid 25(28)

14. Handkassor och utlägg SENAST UPPDATERAD 2008-08-22 Ekonomiansvarig för t ex arrangemang kan få en handkassa. Man tar kontakt med ekonomiansvarige på kansliet. Ekonomiansvarige på kansliet betalar ut beloppet samt ser till att kansliet erhåller ett underskrivet kvitto på mottagen handkassa från mottagaren. Påfyllning av handkassan sker vid redovisning av kvitton. Påfyllning sker med det belopp som kvittona summerar till. För redovisningen används lämpligen blanketten för Utläggsredovisning. UTLÄGGSREDOVISNING När man gör något för studentkåren och där man själv betalar just då, t.ex. reser till möte eller har haft utlägg för mat i samband med ett möte, ska man redovisa detta till den ekonomiansvarige på kansliet för att få tillbaka de pengar man lagt ut. När man redovisar ska alltid alla kvitton finnas med och man ska använda avsedd blankett, se nästa sida. Finns inte kvitton med, kan kåren inte betala ut något, eftersom det då inte finns något underlag i bokföringen. På blanketten anges vad kostnaden avser, till exempel kårval eller konferensresa Finns det en verksamhetsansvarig som har attesträtt för just det arrangemanget eller den arbetsgrupp man tillhör, så skickar man dit sin ifyllda blankett med kvitton och den ansvarige attesterar och skickar sedan blanketten till kansliet eller ger dig den om du vill hämta ut ersättningen personligen. Annars skickar man det till kansliet direkt. Kansliets ekonomiansvarige kontrollerar att alla kvitton finns med som man vill ha ersättning för. Redovisningen ska vara tydlig och information skall finnas vad det är för något som man gjort. Den ekonomiansvarige på kansliet kontrollerar kontering och attest. Om kontering och attest saknas, skickas blanketten vidare för attest antingen till kontorschefen/presidiet eller till den ansvarige för projektet. Därefter sker utbetalning. Man kan aldrig vara för tydlig när det gäller att redovisa kvitton, ju mer som finns i underlaget desto bättre och enklare för kansliet att hantera. Notera att kvitton skall vara läsliga och inte innehålla personliga inköp blandande med kårens. Den som har gjort ett utlägg får inte attestera utlägget själv. RUTINER FÖR HANDKASSAN PÅ KANSLIET Handkassan förvaras alltid i kassaskåpet. När uttag eller insättningar sker ska detta noteras i kassaboken. Där anges datum, belopp, signatur samt ärende/syfte i korthet. Vid kontant ersättning mot kvitto fordras att vederbörande sammanställer kostnaderna på ett underlag med information enligt ovan. Principen för kassan är att transaktioner bokförs senast dagen efter händelsen. Sid 26(28)

BLANKETT FÖR UTLÄGGSREDOVISNING UPPSALA STUDENTKÅR Utlägg ersätts efter beslut av person som enligt delegationsordningen får fatta ett sådant beslut. För aktuell delegationsordning, se ekonomihandboken. Blanketten skall lämnas till ekonomiansvarig på kansliet. Kvitton för att styrka utlägg måste alltid finnas, och häftas fast vid denna blankett. Vid flera kvitton numreras dessa. Kvitto nummer Avser Konto (fylls i på kansliet) Belopp Kostnaden godkänns/attesteras: Ersättning för utlägget kvitteras / (datum) (namn) (underskrift) Sid 27(28)

15. Policys och övriga riktlinjer SENAST UPPDATERAD 2008-08-22 Kårens verksamhet regleras av ett flertal dokument. Många av dessa har, eller kan ha, ekonomisk betydelse. Det är viktigt att samtliga i beslutande ställning har kännedom om dessa dokument. De senaste versionerna av respektive dokument finns på kansliet och på studentkårens webbplats, och listas nedan: - Stadgar - Reglementen - Gällande verksamhetsplan - Jämställdhetsplan - Åsiktsprogram - Handlingsprogram vid händelse av trakasserier på grund av kön samt sexuella trakasserier - Miljöpolicy - Reklam- och sponsringspolicy Sid 28(28)