Inställningar för Rapportering till Collectum Ska du rapportera pensionsförmedlande lön till Collectum för anställda som omfattas av ITP-avtalet ITP1 och/eller ITP2? I löneprogrammet kan du för varje utbetalningsmånad ta fram en rapport och en fil som innehåller de försäkringsändringar som du vill rapportera för dina anställda. Funktionen hittar du under menyn Rapporter Diverse - Rapportering till Collectum. En förutsättning för att du ska kunna ta ut rapporten Rapportering till Collectum, behöver du ange vissa inställningar för företaget som ska rapportera. ITP-Identifikation Under menyn Arkiv Inställningar fliken Allmänt anger du företagets ITP-Identifikation. Detta är en unik identifikation som arbetsgivaren tilldelas från Collectum (max 10 tecken kan anges). Rapportera anställda som flyttar inom koncern Ska företaget rapportera anställda som flyttar inom en koncern behöver du ange specifika inställningar för om företaget kommer att rapportera nytillkomna anställda till företaget eller anställda som flyttar från företaget. Valet ITP - Rapportera anställda som flyttar inom koncern är default omarkerat. Om det inte är aktuellt för företaget att rapportera flytt av anställda inom en koncern behöver du inte aktivera denna inställning. När du väljer ITP - Rapportera anställda som flyttar inom koncern blir följande val tillgängliga: 1
Ska företaget rapportera anställda som flyttar till företaget markerar du valet Rapportera nya anställningar (nyanmälan) Ska företaget rapportera anställda som flyttar från företaget markerar du valet Rapportera avslutade anställningar (avanmälan) Dessa två alternativ påverkar vilka uppgifter som kommer att kunna anges under fliken Collectum i registret Anställda pga. att Collectum efterfrågar olika uppgifter i rapporteringen. Alla anställda som kommer att rapporteras som flyttad inom en koncern kommer att omfattas av inställningen. Det går inte ha olika inställningar för enskilda anställda. Under menyn Register Anställda fliken Statistik/info fliken Collectum anger du vilket ITP-avtal som den anställde ska omfattas av, ITP1 eller ITP2. OBS! Företagets ITP-Identifikation måste anges innan du kan börja ange vilket ITP-avtal som respektive anställd omfattas av. Försäkringsändringarna på fliken Collectum sparas till ITP-historiken och blir underlag för rapport och fil. För rapportering av årslön för ITP2 och utbetald bruttolön för ITP1 använder löneprogrammet transaktioner som finns i Historiken samt ändringar i de Personliga lönefälten som sparats till Personalhistoriken. Försäkringsändringar gällande ITP-avtal kan rapporteras via fil eller manuellt via Internetkontoret på www.collectum.se 2
Personalhistorik och ITP-historik I ITP-historiken ser du de försäkringsändringar som du sparat på den anställde på fliken Collectum. När du gör en ändring på fliken Collectum eller i de Personliga lönefälten är det i samma bild som du anger från och med vilket datum som ändringen gäller. Ändringsdatum är alltid dagen då ändringen gjordes och datumet hämtas från datorns datuminställning. Om du anger ett från och med datum för ett Personligt lönefält som inte stämmer så går det att korrigera datumet under menyn Visa - Personalhistorik. OBS! Om du däremot anger ett från och med datum för Collectum som inte stämmer, går detta inte att korrigera i ITP-historiken och ändringen blir underlag för rapportering. När du beställer rapporten ska du tänka på att göra urval på anställda som ska ingå i rapporteringen. Anställda som har felaktigt underlag måste rapporteras manuellt på Collectums Internetkontor. När du tar fram rapport och fil för rapportering till Collectum hämtas försäkringsändringar till den utbetalningsmånad som du valt utifrån det sparade från och med datum som försäkringsändringen har i Personalhistoriken eller ITP-historiken. Det går även att hämta försäkringsändringar utifrån ändringsdatum. OBS! De ändringar som du gör kan enbart sparas med ett från och med datum. Om ändringar ska ha olika from datum måste ändringar ske och sparas i omgångar utifrån vilket från och med datum som ändringarna ska gälla från. 3
Övergång från ITP2/alternativ ITP Anställd som omfattas av ITP2 och som är en Tiotaggare dvs. har en årslön som överstiger tio inkomstbasbelopp kan även välja ITP1 för hela lönen eller ITP2 för delar av lönen + alternativ ITP i annat bolag. Anmälan sker via blankett till Collectum och ingår inte i rapporteringsfil. För att du ska veta att en anställd från början omfattats av ITP2 och sedan ändrat sitt ITP-avtal sparas Övergång från ITP2/alternativ ITP till ITP-historiken. Det är enbart möjligt att välja Övergång från ITP2/alternativ ITP på en anställd som har ITP2. Kostnadsställe Ange eventuellt Kostnadsställe för uppdelning till olika faktureringsadresser (max 3 siffror). Collectum definierar kostnadsställe som en faktureringsadress. Det kan därmed vara olika kostnadsställen angivet på de anställda. Om företaget inte vill fördela anställda på olika kostnadsställen lämnar du fältet Kostnadsställe blankt. Nyanmälan När du valt Collectum ITP-avtal, ITP1 eller ITP2 blir Nyanmälan automatiskt vald. Nyanmälan ska användas: Vid nyanmälan av anställda. För anställd som tidigare varit avanmäld. Vid flytt av anställd inom koncern. När du anger uppgifter för första gången på den anställde är det viktigt att tänka på vilket datum som du anger att Nyanmälan ska gälla från och med. Om du tidigare rapporterat försäkringsändringar manuellt till Collectum måste du spara Nyanmälan och ev. Arbetsoförmåga % och Löneavstående som en historisk post till ITP-historiken. För att inte få med Nyanmälan i din första rapportering via fil måste det från och med datum som du anger för Nyanmälan vara i en tidigare kalendermånad än den första utbetalningsmånad som du kommer att rapportera. OBS! Innan första rapporteringstillfälle måste du beställa en avstämningsfil från Collectum och kontrollera att alla anställda som finns anmälda hos Collectum även finns upplagda i löneprogrammet och med korrekta uppgifter. Registrera ev. rättningar på anställda i både löneprogrammet och på Collectums Internetkontor innan rapportering via fil kan ske. Exempel: Första månad som företaget tänkt rapportera för är utbetalningsmånad 2013-06. Spara Nyanmälan till ITP-historiken med ett från och med datum som är 20130531 eller tidigare. I rapporteringen för 2013-06 kommer då enbart utbetald bruttolön för ITP1 och löneändringar för ITP2 att ingå (Nyanmälan kommer inte med). 4
Om ni tecknat ett pensioneringsavtal med Collectum och vill rapportera Nyanmälan för anställda ska ni ange ett från och med datum för Nyanmälan som infaller inom den utbetalningsmånad företaget tänkt rapportera för. Ska företaget anmäla anställda retroaktivt till Collectum exempelvis om företaget rapporterar för utbetalningsmånad 2013-06 och anställda ska nyanmälas from 2013-01 kan du istället välja att beställa rapporten baserat på ändringsdatum för Nyanmälan. Ändringar som sparas i 2013-06 (Ändringsdatum i ITP-historiken inom utbetalningsmånad 2013-06) men gäller från och med 2013-01 kommer då att ingå i rapporteringen. När du ska nyanmäla en anställd till Collectum och personen har en arbetsoförmåga, ska du även ange graden av arbetsoförmåga. Välj i rullisten om anställd har arbetsoförmåga 25%, 50% eller 75%. Avanmälan Välj Avanmälan när anställd ska avanmälas hos Collectum. Vid avanmälan måste även avgångsorsak anges. Välj avgångsorsak: Avslutad anställning Föräldraledig Tjänstledig Annullera avanmälan Väljer du avgångsorsak Föräldraledig måste även datum anges i fältet Föräldraledig from. Om en Avanmälan (med avgångsorsak avslutad anställning eller tjänstledighet) ska annulleras finns avgångsorsak Annullera avanmälan. Ange samma från och med datum för annulleringen som tidigare rapporterats för Avanmälan. Arbetsoförmåga % (gäller enbart ITP2) Om en anställd med ITP-avtal ITP2 inte är fullt arbetsför vid Nyanmälan ska grad av arbetsoförmåga anges. Beräknad årslön kommer att räknas om utifrån grad av arbetsförmåga. Ange grad av arbetsoförmåga: 25% 50% 75% 5
En anställd som vid nyanmälningstillfället hade en grad av arbetsoförmåga och som antingen blir fullt arbetsför eller att graden av arbetsoförmåga minskar så ska ny årslön beräknas och ingå i filen. Anställd var fullt arbetsför vid nyanmälningstillfället Om en anställd var fullt arbetsför vid nyanmälningstillfället och senare får en grad av arbetsoförmåga ska sjukanmälan skickas via blankett till Collectum eller Internetkontoret. Får den anställde en löneändring eller om arbetsoförmågan ändras är det speciella regler som gäller vid beräkning av årslön. Läs mer vilka regler som gäller på www.collectum.se och rapportera vid behov försäkringsändringar via Collectums internetkontor. OBS! Ändrar du graden av arbetsoförmåga och/eller att det är en löneändring, kommer en ny årslön att beräknas och komma på rapport och i fil. Löneavstående (gäller enbart ITP2 med månadslön) Om anställd med ITP2 har ett löneavstående anger du löneavståendet som gäller per månad. Företaget kan välja att rapportera in två årslöner (lön både före och efter avståendet) för anställda som har ett löneavstående. När du tar fram rapporteringen till Collectum anger du om företaget ska rapportera två årslöner. När löneavståendet upphör och du tar bort beloppet sparas ändringen till ITP-historiken och i filen kommer noll (0) kronor att rapporteras in som årslön efter avstående tillsammans med den faktiska årslönen. Genom att rapportera noll (0) kr som lön efter avståendet får Collectum vetskap att rapportering av dubbla årslöner upphör. Flytt inom koncern För att fältet Flytt inom koncern ska bli tillgängligt att skriva i, måste inställningar gällande Flytt inom koncern aktiveras under menyn Arkiv - Inställningar fliken Allmänt. Nyanmälan Om en anställd flyttar inom koncern och flyttar till företaget, väljer du Nyanmälan samt Flytt inom koncern från. Ange organisationsnummer och kostnadsställe för företaget som anställda flyttar från. Avanmälan Om en anställd ska flytta inom koncern och flyttar från företaget väljer du Avanmälan samt Flytt inom koncern till. Ange organisationsnummer, kostnadsställe och Identifikation för företaget som anställda flyttar till. 6
OBS! Vid flytt inom koncern är det inte möjligt att inom ett företag hantera både nyanmälan och avanmälan samtidigt. Har du lagt in uppgifter/inställningar enligt ovan, och vill ta fram en rapport och fil som innehåller de försäkringsändringar som du vill rapportera för dina anställda hittar du funktionen under menyn Rapporter Diverse - Rapportering till Collectum. Information om hur du tar ut rapport och fil till Collectum, Läs mer» 7