STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 12 Februari 2012 DNR 375-15/2012 Granskningspromemoria 2011 KONCERNEN STOCKHOLM GLOBE ARENA FASTIGHETER AB
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 D, 1 tr. Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN Innehåll Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande... 1 2 Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Fördjupad granskning... 1 2.1.1 Förtroendekänsliga områden... 1 2.1.2 Avtalsbevakning... 2 2.2 Grundläggande granskning... 3 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll... 3 2.2.2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat... 4 2.2.3 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag... 6
STADSREVISIONEN 1 (6) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 19 maj 2011. Vid planeringsmötet den 13 juni 2011, informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag hon gav revisionskontoret avseende Stockholm Globe Arena Fastigheter AB (SGA). På samma möte presenterade den auktoriserade revisorn sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet från den auktoriserade revisorns granskning av intern kontroll och delårsbokslutet per 2011-08-31 rapporterades vid ett avstämningsmöte med bolagets ledning den 6 oktober 2011. Även en representant från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med representanter från bolaget i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 10 februari 2012. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Fördjupad granskning 2.1.1 Förtroendekänsliga områden Under år 2010 genomförde revisionskontoret granskningar av delar av det förtroendekänsliga området bl.a. granskades representation, kontokortsanvändning, resor och bisysslor. År 2011 har en fortsatt granskning skett inom området nämligen av ersättningar utöver ordinarie månadslön. Granskningen har utgått från datafiler från bolagen med uppgifter om ersättningar utöver lön för perioden juli 2010 juni 2011. Först har en analytisk granskning skett av datafilerna för urval av intressanta lönearter exempelvis regelbundna övertidsersättningar, engångsersättningar, avgångsvederlag mm. Därefter har substansgranskning skett av utvalda ersättningar varvid granskning skett av underlag för att konstatera om bolagets riktlinjer och beslutsordning följs och om det finns fungerande och dokumenterade rutiner och kontroller samt om uppföljningar genomförs. Resultatet av granskningen redovisas nedan. Vid analys av bolagets lönefil noteras få regelbundna ersättningar utöver ordinarie månadslön.
STADSREVISIONEN 2 (6) Revisionskontoret har valt lönearterna för lönetillägg, övertid, utryckning, helgpass, fast ob samt beredskap för närmare granskning. Lönetillägget avser ett avtalat månatligt lönetillägg till bolagets projektchef för byggandet Stockholmsarenan. Lönetillägget skall utgå fram till bygget är slutfört. Avtalet är undertecknat av Vd och anställd. Övriga granskade lönearter (övertid, utryckning, helgpass mm) avser ersättningar till fem driftingenjörer som dygnet runt ansvarar för fastigheternas tekniska drift. Utöver ersättning för normalarbetstid ingår schemalagd beredskap och helgarbete med ersättning för ob, ev. övertid och utryckningsersättning. Arbetstider och ersättningar är förhandlade och avtalade med fack och anställda. Beslut om ersättning följer bolagets beslutsordning. Det finns underlag till samtliga granskade ersättningar. Av underlagen framgår på ett tillfredsställande sätt motiven till beslutade ersättningar. Revisionskontoret har översiktligt granskat kontrollerna i den löpande löneprocessen med fokus på de utvalda lönearterna. Det finns fungerande och dokumenterade rutiner med inbyggda kontroller. Bolaget har få regelbundna ersättningar utöver ordinarie månadslön. Beslut om ersättning följer bolagets beslutsordning. Det finns underlag till samtliga granskade ersättningar. Av underlagen framgår på ett tillfredsställande sätt motiven till beslutade ersättningar. Vi bedömer att rutinerna fungerar bra och att kontrollerna är tillräckliga. 2.1.2 Avtalsbevakning Revisionskontoret har genomfört en granskning av hur bolaget arbetar med uppföljning och kontroll av ingångna avtal. Enligt stadens upphandlingspolicy är det viktigt att staden uppfattas som en god avtalspart och beställare. Vidare anger policyn att staden ska följa upp och vidta åtgärder för att upprätthålla en hög lojalitet med de tecknade avtalen. Syftet med granskningen har varit att bedöma om bolagets uppföljning och kontroll av ingångna avtal är tillräcklig. Nedan redovisas resultatet av granskningen.
STADSREVISIONEN 3 (6) Bolaget har antagit en policy för upphandling av varor och tjänster. Policyn ansluter till stadens upphandlingspolicy. All upphandling av varor och tjänster görs centralt vid bolaget i nära samråd med sakansvariga. Vid varje nytt avtal informeras organisationen om priser, leveransvillkor m.m. Bolaget följer fortlöpande upp leverantörernas seriositet genom förfrågan hos Skatteverket. Av tecknade avtal med tekniska konsulter och entreprenörer framgår under vilka former åtagande ska följas upp under avtalsperioden. Uppföljning och avstämning sker i anslutning till att uppdrag levereras/avrapporteras. Dokumentationen avgränsas i regel till det som har direkt bäring på uppdraget. Revisionskontoret har också granskat ramavtal med tekniska konsulter och konstaterar god efterlevnad till avtalad rangordning. Bolaget har analyserat volymer gjorda direktupphandlingar för att bedöma behovet av konkurrensupphandlingar. Revisionskontorets granskning av bolagets köp av städarbeten under 2011 visar att direktupphandling förekommer i icke ringa omfattning från en leverantör. SGA är en liten organisation med få leverantörer. Förutsättningarna är goda att upprätthålla en tillräcklig kontroll. Revisionskontorets bedömer att bolagets uppföljning och kontroll av de avtal som granskats är tillräcklig. Städtjänster bör konkurrensupphandlas i sedvanlig ordning. 2.2 Grundläggande granskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Bolagets styrelse har fastställt en internkontrollplan för verksamhetsåret 2011 (2010-11-10). Bolaget har valt ut sju riskområden inom vilka sannolikheten bedöms som stor att fel, brist eller skada uppstår och/eller konsekvenserna bedöms som allvarliga. Inom varje riskområde genomförs olika granskningsinsatser. De områden som bolaget har granskat under året är anläggningsredovisning, representation, HR och systematiska arbetsmiljön, inköp, IT-system samt säkerhetsfrågor. Delar av granskningarna har genomförts med hjälp av konsult.
STADSREVISIONEN 4 (6) För varje kontrollområde har bolaget genomfört sina kontrollaktiviteter och rapporterat resultaten till koncernledningen. Inga större avvikelser har noterats. En avrapportering kommer att ske till styrelsen i mars 2012. Enligt revisionskontoret har bolaget valt att kontrollera väsentliga rutiner. Bolaget arbete med att kontrollera och utveckla den interna kontrollen i sina administrativa processer sker på ett systematiskt sätt. Bolaget har få anställda och det finns därmed risk för att den som genomför kontrollerna kan komma att kontrollera sig själv. Bolaget bör därför fortsätta att använda konsult för delar av granskningarna. 2.2.2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Det resultatkrav kommunfullmäktige har fastställt för koncernen (moderbolaget och dotterbolaget Stockholmsarenan) uppgick till -81 mnkr. Av nedanstående tabeller framgår budgeten för 2011, bolagets lämnade ekonomiska prognoser samt resultat och investeringar. Resultat efter finansnetto 2011 (mnkr) S-hus budget Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2-81 -81-81 - 81-82,6 Resultatet uppgår till -82,6 mnkr före förvärvsavskrivningar vilket är något sämre än budget och prognos. Försämringen beror på att bolaget har bokfört en evakueringskostnad över resultaträkningen som ej budgeterats, enligt överenskommelse med revisorer och moderbolag. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 1 060 1 010 1 010 1 036,5 Av budgeten avser 1 050 mnkr projekt Stockholmsarenan. Upparbetade investeringar i Stockholmarenan uppgår till 1 036 mnkr. Avvikelser mot budget och prognoser förklaras av förändringar i betalningsplanen. Ingen fördyring på slut-
STADSREVISIONEN 5 (6) prognosen har aviserats. Bolagets entreprenör meddelade dock i slutet av året risk för försening av produktionen. Ny tids- och åtgärdsplan ska presenteras i början av februari 2012. I de befintliga anläggningarna har underhållet prioriterats. En långsiktig plan för utveckling av Ericsson Globe och Hovet har tagits fram varför budgeterade investeringar har senarelagts. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer. Rapportering av målen och måluppfyllelsen ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av åtta indikatorer fastställda av kommunfullmäktige och fyra indikatorer fastställda av moderbolaget. För dessa indikatorer har bolaget fastställt årsmål. Bolaget har även antagit egna indikatorer med årsmål. Årsmålen redovisas i ILS-webb samt i bolagets budget som är antagen av styrelsen. Bolaget har redovisat indikatorernas måluppfyllelsegrad i tertialrapport och årsredovisning i enlighet med moderbolagets anvisningar. Av årsredovisningen framgår att det bolagsinterna målet med försäljning av byggrätt till hotellet inte har uppnåtts då ägaren av hotellet senarelagt byggstart. En muntlig överenskommelse finns om försäljningen men avtal har ej tecknats. Övriga mål har uppfyllts, helt eller delvis.
STADSREVISIONEN 6 (6) Årets ekonomiska resultat ligger i nivå med budget och lämnade ekonomiska prognoser. Revisionskontorets bedömning är att prognossäkerheten har varit tillfredsställande under året. För årets investeringar har bolaget lämnat nöjaktiga förklaringar till budgetavvikelsen och avvikelsen mot lämnade prognoser. Revisionskontoret bedömer att bolaget under år 2011 bidragit till att de av kommunfullmäktige beslutade målen för verksamheten skall uppnås. Bolaget har uppfyllt årsmålen för samtliga KF-indikatorer. 2.2.3 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för åren 2011-2013 har bolaget fått följande ägardirektiv. verksamheten ska tillhandahålla lokaler och anläggningar för evenemangsutbud i världsklass bestående av bland annat sport, konserter, kultur- och familjeaktiviteter ansvara för projektering och genomförande av en ny arena i anslutning till Globen bolaget ska aktivt arbeta med att utveckla bolagets befintliga markinnehav så att en avyttring kan genomföras när marknadsläget möjliggör detta delta i arbetet med Globenområdets utveckling tillsammans med andra intressenter för att öka områdets attraktionskraft ska ha en roll i utvecklandet av Stockholm Entertainment District fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader bolaget ska följa upp av kommunfullmäktige beslutade indikatorer Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att bolaget arbetar aktivt med de av ägaren lämnade uppdragen. Lars-Erik Örsing Biträdande stadsrevisor Staffan Brunborg Certifierad kommunal revisor