TILLÄMPNING Hudiksvalls kommun och sociala medier
Sociala medier Vad är sociala medier? Sociala medier betecknar aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och användargenererat innehåll till exempel chatfunktioner, bloggar och diskussionsforum. Exempel på sociala medier: z Egna webbplatser med debatt- och kommentarsfunktioner. z Externa webbplatser som Facebook, Twitter och YouTube. z Bloggar antingen på den egna webbplatsen eller på en extern webbplats.
När ska kommunen använda sociala medier? z Sociala medierna kan vara en bra kanal för att nå ut med information eller skapa dialog men också för omvärldsbevakning och marknadsföring. z Som alltid när man väljer kommunikationskanal börja med att analysera syfte med kommunikationen, målgrupp och budskap. z Sociala medier kräver aktivitet och bevakning. Fundera på om verksamheten är beredd att anslå den tid som krävs, annars bör man avstå från att vara aktiv i sociala medier.
Privat eller i tjänsten? z När en verksamhet använder sociala medier i tjänsten ska det ske på arbetsgivarens uppdrag. Med detta beslut klargörs att du använder sociala medier som anställd och inte som privatperson. z När anställda använder sociala medier privat gäller yttrandefrihet och meddelarfrihet. Vad ska jag tänka på när jag representerar kommunen? z Var professionell, sanningsenlig och tydlig. Tänk på att du är ambassadör för Hudiksvalls kommun. Klargör gärna din befattning i organisationen. z Tänk efter före. Använd ditt sunda förnuft. Är det du tänker publicera riktigt, relevant och är det rätt kanal som används? z Använd ett personligt och enkelt men korrekt tilltal.
Hur kommer vi igång? z När en verksamhet fattar beslut om att kommunicera via sociala medier ska detta ske i samråd med kommunikationsavdelningen. z Läs avtalet! Kontrollera till exempel vad som gäller för upphovsrätten till text och bild inom respektive media. z Precis som i all annan kommunikation ska vi så långt som möjligt följa vår grafiska profil. Det ska tydligt framgå att Hudiksvalls kommun är avsändare. Kontaktuppgifter och en beskrivning av den ansvariga verksamheten ska finnas med.
Vilka regler finns? z De regler som vi har att följa inom kommunal verksamhet, till exempel om allmän handlig och sekretess, gäller även när vi kommunicerar på sociala medier. z Sekretessbelagda uppgifter får inte publiceras på sociala medier. Om någon utomstående gör ett inlägg som innehåller sekretessbelagda uppgifter ska det tas om hand för registrering och vidare handläggning. z Alla har enligt lag rätt att ta del av allmänna handlingar, som därför måste ordnas så att de är lätta att ta fram. Huvudregeln är att allmänna handlingar ska registreras i diariet. När vi använder sociala medier kan det räcka att de är sökbara, och ordnade i till exempel i kronologisk ordning. En förteckning över externa webbplatser där kommunen är aktiv ska finnas på webbplatsen hudiksvall.se. z Ett enkelt sätt att dokumentera verksamhetens aktivitet på sociala medier är att kopiera in inlägg och kommentarer i kronologisk ordning i ett dokument. Dessutom bör man en gång i halvåret eller inför större förändringar spara skärmdumpar från de sidor man är aktiv på. z Vi är skyldiga att så fort det är möjligt ta bort brottsligt material. Exempel på sådant är hot eller hets mot folkgrupp. Se till att flera kan sköta bevakningen.
Funderingar och frågor? Kontakta kommunikationsavdelningen eller personalavdelningen.
Policys och tillämpningar Inom Hudiksvalls kommun finns policydokument som är antagna av kommunfullmäktige. Till varje policy finns tillämpningar. Den grafiska profilen är en tillämpning av informationspolicyn. Senaste versionen finns alltid på HINT. Tryck maj 2013.