Uppföljning av 2013 års interna kontrollplan för arbetsmarknadsnämnden.

1 (7) Datum 2014-01-22 Förvaltningschef Cecilia Lejon 0410-73 30 95, 0708-817 144 cecilia.lejon@trelleborg.se Uppföljning av 2013 års interna kontrollplan för arbetsmarknadsnämnden. Enligt kommunens reglemente för intern kontroll (KF 2012-04-23 85) skall nämnderna varje år antaga en särskild plan för den interna kontrollen. Denna plan skall följas upp av nämnderna och nämnden skall senast i samband med upprättande av årsanalysen rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade 2012-11-07 212 om gemensamma kontrollmål för nämnderna år 2013 (bilaga1) Arbetsmarknadsnämnden beslutade 2012-11-12, 199 om gällande kontrollmål för 2013. (bilaga 2) Kontrollmål 1 (kommunövergripande) Personalbudget Kontrollmoment Kontroll av att det finns ett upprättat och dokumenterat planeringsunderlag (personalbudget) redovisat dels totalt per nämnd och dels per verksamhet (tre positioners verksamhetskod) inom respektive nämnd. en har genomförts av ekonom i samråd med personalfunktionen. en genomfördes i januari 2014. Information har hämtats från verksamhetsplan 2012-2014 beslutad av arbetsmarknadsnämnden samt upprättad personalbudget. Av verksamhetsplanen framgår totalt för hela nämnden hur många tillsvidareanställda, visstidsanställda, antal årsarbetare samt den beräknade lönekostnaden för dessa under 2012. En personalbudget för arbetsmarksnämnden upprättas årligen. Av denna framgår antal årsarbetare samt beräknade lönekostnader för dessa, dels totalt men även för samtliga sex förekommande budgetansvar. Denna personalbudget visar dock inte lönekostnaderna fördelat på antal tillsvidareanställde respektive visstidsanställda. Trelleborg2000, v 1.0, 2008-09-16 Antalet uppgivna beräknade årsarbetare i verksamhetsplanen stämmer inte överens med uppgivna antal beräknade årsarbetare i personalbudgeten. Beräknade lönekostnader stämmer dock mellan uppgivna siffror i verksamhetsplanen och upprättad personalbudget. Arbetsmarknadsnämnden Postadress: Box 63, 231 21 Trelleborg Telefon: 0410-73 30 00 www.trelleborg.se Besöksadress: Gasverksgatan 3 b Fax: 0410-102 64 E-post: arbetsmarknadsforvaltningen@trelleborg.se Fakturaadress: Box 173, 231 23 Trelleborg Org.nr: 212000-1199

2 (7) en har utförts i enlighet med beslutad kontrollplan. De avvikelser som framkommer i granskningen bedöms i sin helhet bero på, under året, tillkommande projekt och verksamheter. Uppdragen inom nämndens ansvarsområde är av sådan karaktär att dessa avvikelser bedöms ske även framgent. Av den anledningen följs budgeten kopplat till bemanning månatligen upp av ansvarig enhetschef tillsammans med ekonom. Rapportering till förvaltningschef sker kvartalsvis. Ytterligare åtgärder bedöms ej nödvändiga. Kontrollmål 2 (kommunövergripande) Investeringar i IT stöd, kalkyler för beslut och uppföljning Kontrollmoment Kontroll av att det finns ett upprättat underlag med bedömningar om investeringen är kostnadseffektiv dels inför beslut om investering och dels vid uppföljning av investeringen. en har utförts av förvaltningens representant i gruppen Interna kontrollmål under december 2013. Samtliga IT system som har använts i förvaltningens verksamhet sedan 2007 samt samtliga IT system som använts idag har granskats. Resultatet av granskningen mynnar ut i att det sammanlagt är två IT system som, under den aktuella perioden, har byts ut. en bedöms ha skett i enlighet med beslutad kontrollplan Arbetsmarknadsförvaltningen bildades i samband med att arbetsmarknadsnämnden startade sitt arbete år 2011. Verksamheten som sådan tillhörde mellan kontroll åren 2007-2011 dels socialnämnden och dels kommunstyrelsen. I september 2009 bytte verksamheten sitt operativa IT system för registrering av arbetsmarknadsåtgärder från systemet Pamp till en arbetsmarknadsmodul i IT systemet ProCapita. Den främsta anledningen till bytet var att verksamheten använde redan IT systemet ProCapita i sitt arbete med hanteringen av ekonomiskt bistånd Underlag för beslutet med motivering finns. I november 2011byttes det operativa IT systemet HEP till det operativa IT systemet BOSS. IT systemen tillhandahålls av Konsumentverket till samtliga kommuner och dess personal som arbetar med budget- och skuldrådgivning. Tidigare IT system HEP upphörde i samband med införandet av BOSS. De två byten av IT system som skett inom ram för den verksamhet som arbetsmarknadsnämnden under 2013 ansvarat för bedöms har skett på ett kostnadseffektivt sätt för verksamheten.

3 (7) Kontrollmål 3 (kommunövergripande) Beslutsunderlag för projekt Kontrollmoment Kontroll av att det finns ett upprättat och dokumenterat beslutsunderlag samt att det finns beslut om driftprojektet. Lärvux en är genomförd av controller på ekonomiavdelningen, kommunledningsförvaltningen. en är genomförd genom ett slumpmässigt urval av 5 olika projekt genomförda under åren 2007-2012. en har fokuserat på om det finns uppgifter på kostnader för såväl enskilt år som för hela projektperioden, orsak till projektet, effekter av projektet och tidplan. har också skett att beslut är fattat av behörig tjänsteman eller nämnd. De nedanstående fem projekten som har valts, bedrevs av avdelningen arbete och försörjning under kommunstyrelsen innan arbetsmarknadsförvaltningen bildades 2011. 1. Lärvux 2. Kompetensutvecklingsinsatser 3. Starkt grepp 4. Egenmakt 5. Glappet Projektet löpte under 6 månader, maj-oktober 2008 och det finns en specificerad budget för den aktuella perioden. Syftet med projektet var att parallellt med gymnasie- och vuxenutbildningens uppstart av lärlingsutbildningar, ge möjlighet till arbetslösa individer att tillgodose sig en lärlingsutbildning som ger möjlighet att närma sig arbetsmarknaden. Lärvux gav ingen omedelbar effekt, men sådde ett frö som några år senare ledde till att lärlingsutbildningar för arbetslösa och lågutbildade infördes och pågår än idag.

4 (7) Kompetensutvecklingsinsatser Projektet löpte under 6 månader, augusti 2008-januari 2009 och det finns en specificerad budget både totalt och per år. Syftet med projektet var att införa en kompetensutveckling för att motverka diskriminering och främja lika behandling inom Trelleborgs kommun. Kompetensutvecklingsinsatser indikerade att det finns ett behov av kompetensutveckling i ämnet likabehandling. Effekten blev att ett kommunövergripande projekt, (o)likabehandling startade. Starkt grepp Projektet löpte under augusti 2008-mars 2010 och det finns en specificerad budget både totalt och per år. Syftet med projektet var att bryta utanförskap, ohälsa och tidigare format attityd- och beteendemönster genom motivations- och utvecklingsarbete individuellt och i grupp samt praktisk sysselsättning utifrån varje individs förutsättningar och förmåga att medverka och närvara i processen. Projektet delfinansierades med EU-bidrag från Europeiska socialfonden. Starkt grepp resulterade i bildandet av etableringskontoret tillsammans med bildningsförvaltningen och Arbetsförmedlingen. Egenmakt Projektet löpte under 10 månader, januari-oktober 2009 och det finns en specificerad budget för den aktuella perioden. ansökan är undertecknad av förvaltningschefen/kommundirektören. Syftet med projektet var att tillsammans med de personer som befinner sig i ett långvarigt alternativt ett partiellt utanförskap, kartlägga möjligheten att utveckla en metod/modellför att arbete med gruppen på längre sikt. Egenmakt implementerades inte, men delar av metodiken, exempelvis THE (The Human Element) har använts vidare i andra sammanhang. Glappet Projektet löpte under 6 månader, februari-juli 2009 och det finns en specificerad budget för den aktuella perioden.

5 (7) Syftet med projektet var att finna en modell för att öka ungdomars förutsättningar att finna en varaktig ekonomisk försörjning. Glappet resulterade i att projektet Ung framtid startade år 2010 och detta pågår fortfarande vid dags datum. är utförd i enlighet med beslutad kontrollplan. en visar att beslutunderlag för projekt finns i enlighet med ställda krav. De fall där det saknas kopia på inskickade ansökningshandlingar bedöms beror på tidigare bristfälliga rutiner för diarieföring. Med införande av kommunövergripande ärendehanterings- och diariesystem (W3D3) bedöms risken för detta ha minimeras. Ytterligare åtgärder bedöms ej som nödvändiga. Kontrollmål 4 (nämndsinternt) Säkerställa att delegationsordningen efterlevs. Genom stickprov kontrollera att beslut fattas i enlighet med delegationsordningen. Stickprov har gjorts vid tre tillfällen under 2013. Slumpmässig stickprovskontroll har gjorts i 30 ärenden hos tjänstemän på myndighetsenheten. en har skett i enlighet med beslutad kontrollplan. Kontrollerna visar att delegationsordningen i stort efterlevs. Nämndens förvaltning har systematiskt arbetat kring delegationsordningen under 2013. Stickprov har gjorts var fjärde månad och dessa har visat att delegationsordningen i stort efterlevs. Vid det senaste stickprovet följde samtliga 10 ärenden den beslutade delegationsordningen. Den systematiska uppföljningen har också visat att det finns en del brister i delegationsordningen vilket gjort att nämnden beslutade om en reviderad delegationsordning 2013-12-09 ( Dnr: AMN 2013/96) Ytterligare åtgärder bedöms ej som nödvändiga. Kontrollmål 5 (nämndsinternt) Säkerställa att samtliga med aktiv arbetsmarknadsplanering på enheten för arbete och kompetens eller navigatorcentrum är inskrivna på Arbetsförmedlingen.

6 (7) har gjorts genom att samtliga sökande som har en arbetsmarknadsplanering har uppvisats inskrivningsintyg från Arbetsförmedlingen vid två tillfällen under 2013. Inskrivningsintygen uppvisades för arbetsmarknadssekreterare eller ungdomsutvecklare. en visar på att i stort alla som hade en arbetsmarknadsplanering var inskrivna på Arbetsförmedlingen. De som ej var inskrivna ombeddes att göra det samt att rutinmässiga åtgärder för arbetsmarknadsplanering verkställdes. Kontrollmomentet kommer under 2014 att implementeras i ordinarie verksamhet. Kontrollmål 6 (nämndsinternt) Säkerställa att det ej förekommer felaktiga utbetalningar. Under året har det genomförts 4 interna kontrollmoment gällande att säkerställa att det ej förekommer felaktiga utbetalningar. Detta har gjorts genom att slumpvis välja ut 10 ärenden vid 4 tillfällen. Under årets uppföljningar har det visats att en del av utbetalningarna innehar felaktigheter, Detta har gjort att nämndens förvaltning efter september månads granskning beslutade att granska 30 ärenden per den 25 oktober. De felaktigheter som upptäcktes i granskningen under de första tre granskningarna var av följande karaktär: Rådrum för hyra. Avsaknad av bostadsbidrag och barnbidrag i den ekonomiska beräkningen, Fler än den sökande fanns skriven på adressen. Felaktigt beviljad summa till hyra. Detta medförde att förändringar gjordes i form av följande åtgärder: Samtliga kontrollerade ärenden åtgärdades. Genomgång av riktlinjer med personalgrupp har genomfördes. Samtliga felaktigheter uppmärksammades för beslutsfattaren i respektive ärende. Enhetens utredare med ansvar för produktionsutveckling fick i uppdrag att utforma tydligare verktyg för att minimera risken för felaktigheter. en har skett i enlighet med beslutad kontrollplan. Målet att det ej ska förekomma felaktiga utbetalningar är ej uppnått. Det är förvaltningens bedömning att arbetet med att säkerställa att rätt ersättning utbetalas

7 (7) till rätt individ vid rätt tillfälle bör fortsätta och implementeras som en naturlig del i verksamhetens ordinarie kvalitets- och utvecklingsarbete. Det arbete som initierats under 2013 och som har lett fram till en utvecklad intern organisation inom myndighetsenheten förväntas till del leda till mindre andel felaktigheter i handläggningen. Revisionens granskning av myndighetsenheten under hösten 2013 visar också att förvaltningen är på god väg när det gäller att hanteringen av det ekonomiska biståndet är av ändamålsenlig karaktär. Trelleborg 2014-01-22 Ina Liljeberg Ordförande Arbetsmarknadsnämnden Cecilia Lejon Förvaltningschef Arbetsmarknadsförvaltningen