Intern kontroll avseende fakturahantering



Relevanta dokument
Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER

Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering

ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attest och kontroll av ekonomiska transaktioner

Verifikationsgranskning

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM

Reglemente för attest

ATTESTREGLEMENTE FÖR LANDSKRONA STAD KF

Interna kontrollen Primärvårdsnämnden i Varberg

Attestreglemente med anvisningar för kontroll av ekonomiska transaktioner

Reglemente för kontroll av verifikationer attestreglemente Antaget av kommunfullmäktige , 81

Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor

Granskning av leverantörsfakturor

Attestreglemente för Tierps kommun

Attestreglemente för Malung-Sälens kommun

Uppföljning avseende granskning av attestrutiner

FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

Granskning av utbetalningar

Intern kontroll och attester

Attestreglemente för Orsa kommun

Attestreglemente för Uppsala kommuns nämnder

Reglemente. Attest och kontroll av ekonomiska transaktioner. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad

Offentlig sektor KPMG AB sidor


Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Laholmshem AB & Kommunfastigheter i Laholm AB

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner

Attestreglemente. Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsen (5) Konsult och uppdrag Ekonomi redovisning

Beslutsattest omfattar följande moment:

Granskning av intern kontroll i redovisningsrutiner

Granskning av leverantörsfakturor

Syftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende:

Att betalning sker vid rätt tidpunkt. Att transaktionen är rätt konterad

Revisionsrapport Leverantörsfakturor Sundsvalls kommun Anneth Nyqvist Maj 2015

Revisionsrapport. Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden. Karlstads kommun. Peter Aschberg Daniel Brandt. November 2012.

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Tekniska nämnden. Hylte Kommun.

Vilma Lisboa April 2010

Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige/styrelsen , 52. Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner i Partille kommun

Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161.

Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige Dokumentet är fastställt på nytt av kommunfullmäktige , 63.

Utfärdad/ändrad Beslut, datum, paragraf Diarienr Gäller fr o m Avd Sida. ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE

REVISIONSRAPPORT. Interna kontrollen. Primärvårdsnämnden i Falkenberg. Anita Andersson Leif Johansson

Attestreglemente för Borgholms kommun

S Attestregler Regler

TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ATTESTREGLEMENTE FÖR MALMÖ STAD Bilaga 4 (beslut i KS )

Revisionsrapport. Jämtlands läns landsting. Granskning av Rutiner för skanning av fakturor Ante Strängby

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden.

Kommunal författningssamling för. Östra Göinge kommun

Arvika kommun. Leverantörsfakturarutin Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 13

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING

System och rutiner 2009

Riktlinje för attestering

Datum: Attestreglemente. För kontroll av kommunens ekonomiska transaktioner. Antaget av kommunfullmäktige den 27 oktober 2014, 70

GNESTA gh i KOMMUN -X

Granskning av fakturahanteringen. Trelleborgs kommun

Intern kontroll i kommunens elektroniska fakturahantering

Riktlinjer för attest med tillämpningsanvisningar

Kommunal författningssamling. Attestreglemente. Motala kommun

Attestreglemente för Motala kommun

Attestreglemente. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta. att anta attestreglemente enligt bilaga.

Tillämpningsanvisning till Attestreglemente

Intern kontroll rutin för leverantörsfakturor

MELLERUDS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Flik A Titel Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

Regler för attest i Göteborgs Stad

Attestreglemente för Karlstads kommun

Granskning av fakturahantering. 1. Sammanfattning

Tillämpningsanvisning

Regler för attest i Göteborgs Stad, med utbildningsnämndens kompletterande anvisningar.

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING MOTALA KOMMUN

Granskning av utbetalningar

Kontoanalys - Granskning av förtroendekänsliga poster och manuella betalningar

Laholms kommun. Granskning av styrning, uppföljning och kontroll av leverantörsfakturor

REVISIONSRAPPORT. Landstinget Halland. Granskning av interna kontrollen. Handikappförvaltningen Anita Andersson.

Granskning av rutiner för hantering av leverantörsfakturor

LS 93/07. Attestreglemente. Lednings- och verksamhetsstöd Bilaga 1. Landstingsstyrelsen. Bakgrund

Riktlinjer för attest av ekonomiska transaktioner

Tillämpningsanvisningar till attestreglemente

Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker

1. Antagen av kultur- och fritidsnämnden den XX XX 2011, XX

Instruktion för kontroll och attest samt utbetalning av pengar Norrmalms stadsdelsförvaltning

Tillämpningsanvisningar attestreglemente

Attestreglemente Reviderat 2012 KS12.185

Delegationsordning, attestordning, firmatecknare samt attestanter för Samordningsförbundet Södra Roslagen

REVISIONSRAPPORT. Intern kontroll avseende efterlevnad av redovisningslagen fakturahantering. Granskning av. Vallentuna kommun.

Granskning av landstingets regler och rutiner för attestering av leverantörsfakturor och löner

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

ATTESTREGLEMENTE FÖR FINSPÅNGS KOMMUN

1 (5) Attestreglemente. Regler för kontroll av verifikationer. Antagen av Kommunfullmäktige

Kommunala bolag där kommunen har ett väsentligt inflytande utfärdar egna riktlinjer som i tillämpliga delar skall beakta kommunens regler.

Intern kontroll avseende behörigheter i ekonomisystem samt hantering av leverantörsfakturor och manuella betalningar

UaFS 14/ Blad 1 RIKTLINJER, MED REGLER, FÖR KONTROLL (ATTEST) AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER I UDDEVALLA KOMMUN

Granskning av intern kontroll i system och rutiner - leverantörsfakturor

Trelleborgs kommun Revisorerna

Attestreglemente med anvisningar

Transkript:

Revisionsrapport* Intern kontroll avseende fakturahantering Eskilstuna kommun Mars 2008 Matti Leskelä Pär Lindberg *connectedthinking

Innehållsförteckning 1 Inledning...3 1.1 Bakgrund och syfte...3 1.2 Avgränsning och metod...3 2 Sammanfattning och rekommendation...4 3 Granskningsresultat...5 3.1 Attestreglemente...5 3.2 Fakturahantering...6 4 Revisionell bedömning...7 2

1 Inledning 1.1 Bakgrund och syfte På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Eskilstuna kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers fått i uppdrag att genomföra en granskning av kommunens fakturahanteringsrutin. Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt, att det finns säkra rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. En mycket stor del av kommunens utbetalningar sker utifrån inkommande fakturor som underlag. Kommunen har under 2005 infört rutiner för skanning av inkommande fakturor. Därmed skapas elektroniska dokument för handläggning och utbetalning av leverantörsfakturor. Syftet med granskningen är granska säkerheten i rutinen samt om den interna kontrollen är tillfredsställande. Revisionsfråga: Har kommunen ändamålsenliga, säkra och tillförlitliga rutiner avseende fakturahantering och tillämpas dessa rutiner? Projektet omfattar följande granskningsmål: Sker attest i enlighet med attestreglemente? Vilka kontroller görs maskinellt eller manuellt innan attest av faktura sker? 1.2 Avgränsning och metod Granskningen omfattar ett urval verifikationer inom: Barn- och utbildningsnämnden, Arbetsmarknads- och familjenämnden samt Kultur- och fritidsnämnden. Tyngdpunkten kommer att ligga på att bedöma nämndernas interna kontroll avseende fakturahantering. En bedömning görs av hur kraven i kommunal redovisningslag (KRL) och attestreglementet efterlevs. Vidare görs en bedömning av nämndernas/styrelsens interna kontroll i fakturahanteringsrutinen. 3

Vi har genomfört fem intervjuer. De intervjuade personerna är: systemförvaltare för Agresso, redovisningsansvarig, ekonomichefer och ekonomer på förvaltningarna. Till stöd för vår granskning har vi haft kommunens ekonomistyrningsregler, vilka innefattar attestreglemente. Vi har också tagit del av de granskade nämndernas attestförteckningar. 2 Sammanfattning och rekommendation Granskningens övergripande revisionsfråga är: Har kommunen ändamålsenliga, säkra och tillförlitliga rutiner avseende fakturahantering och tillämpas dessa rutiner? De nuvarande rutinerna avseende fakturahantering bedöms delvis som ändamålsenliga. En säker och tillförlitlig fakturahantering säkerställs dock inte fullt ut av de inbyggda kontrollerna vid hantering av inskannade fakturor. De maskinella kontrollerna bedöms som bristande. De brister som påträffats är exempelvis: Behörighetsattest/kontroll sker ej. Det finns möjlighet att bokföra kostnader på valfri verksamhet inom respektive förvaltning för de som tilldelats attesträtt i ekonomisystemet för sin verksamhet. Utifrån vår stickprovsgranskning av fakturor kan vi ändå konstatera att attestförteckningen följs till största del trots denna brist i den maskinella interna kontrollen. Till följd av de brister som konstaterats i vår granskning lämnar vi följande förslag till åtgärder: Den interna kontrollen måste förbättras genom att säkerställa att systematiska kontroller av attesträtt, behörighetsattest samt momsbelopp byggs in i systemet. För fakturor där momsavdragsrätten är begränsad ser vi det som nödvändigt att kontrollen av fakturor stärks så att en korrekt momshantering säkerställs. Vi förutsätter att nämnderna och styrelsen i största möjliga utsträckning rättar tidigare felaktigt bokförd moms till följd av felaktig inskanning samt kontering. Utbildningen av attestansvariga bör prioriteras. Förslagsvis kan vissa personer inom t.ex. barn- och utbildningsnämnden utses som attestansvariga för de typer av fakturor där svårigheter kring hur moms ska hanteras föreligger. 4

Nämnderna och styrelsen måste tillse att kompletta underlag finns till samtliga fakturor. Detta kan tillgodoses genom tilläggsinskanning av underlag eller med hjälp av inskannad hänvisning till var underlag förvaras. Attestreglementet behöver uppdateras och anpassas till de nya förutsättningarna till följd av införandet av skanning. 3 Granskningsresultat 3.1 Attestreglemente Nuvarande attestreglemente ingår som en del i de kommunövergripande ekonomistyrningsreglerna daterade i mars 2007. Nedan följer utdrag ur attestreglementet som är av särskild betydelse för vår granskning. I 2 framgår att: Kommunens nämnder ansvarar för den interna kontrollen och tillser därmed att bestämmelserna i detta reglemente iakttas och att attestmoment utföres. Nämnden skall utse de personer som skall vara attestansvariga och ersättare för dessa samt ange omfattningen av uppdraget. I 3 fastslås att: Den som har attesträtt har ett ekonomiskt ansvar för en eller flera aktiviteter/ konton. I kommentarerna till 3 beskrivs vad en attest innebär och vilka kontroller den attestansvarige är intygar att denne gjort genom sin attest. Den attestansvarige intygar att följande: * att varan eller tjänsten har beställts * att varan eller tjänsten har mottagits * att kvantitet och kvalitet är enligt beställning * att pris, ev rabatt och andra betalningsvillkor är riktiga * att fakturan är rätt uträknad * att kontering skett enligt gällande kontoplan * att inköpet gjorts i enlighet med gällande delegation. Den attestansvarige kan ha medhjälpare som utför del eller delar av kontrollerna. Formellt är det dock attestanten ensam som är ansvarig. I 6 sätts kraven på två attester innan registrering sker av leverantörsfakturor och andra bokföringsunderlag. Förutom en (besluts) attest skall ytterligare en behörighetskontroll göras. Behörighetskontroll innebär kontroll av att attest är utförd av rätt person med rätt 5

attestkod. Behörighetskontroll och attest får inte utföras av samma person. Attest skall alltid ske med hel namnteckning, signatur är ej tillräcklig. 3.2 Fakturahantering Under 2005 började Eskilstuna kommun skanning av fakturor. Till en början skötte kommunen själv skanningen. I dagsläget har kommunen en extern leverantör som sköter inskanningen åt kommunen. Arbetsgången bygger på att kommunens inkommande fakturor skickas till en extern skanningsenhet där fakturorna läses elektroniskt. Innehållet på de inskannade fakturorna tolkas med hjälp av en programvara. Därefter skickas de inlästa fakturorna digitalt till kommunen för vidare hantering. Varje faktura ska vara märkt med en referens som styr till vilken person/förvaltning som fakturan avser. När fakturan kommit till den första personen i attestkedjan sker, i normalfallet, en första kontroll och kontering. Därefter skickas fakturan vidare till den attestansvarige. Den attestansvarige ansvarar enligt attestreglementet för att erforderliga kontroller görs av fakturainnehållet innan attest sker. Erforderliga kontroller innefattar de kontroller som beskrivs i attestreglementet. (se punkt 3.1). I vissa fall krävs det att ytterligare underlag kopplas till fakturan, exempelvis kassakvitton, deltagarlistor mm. I systemet finns möjlighet att bifoga underlag i olika former. Det finns också möjlighet att skriva kommentarer till fakturorna. Efter kontroll attesteras fakturan genom att den attestansvarige anger sitt lösenord. Iakttagelser Det förekommer att fakturor hamnar fel dvs. de kommer inte till rätt person/förvaltning, uppskattningsvis hamnar 13-15 % av fakturorna fel. Systemet kräver inte att 2 personer attesterar fakturan innan betalning sker. Detta är en stor brist. Det finns problem med tolkningen av fakturainnehållet. Det påtalades vid samtliga intervjuer och bekräftades också i vår stickprovsgranskning. Det vanligast förekommande felet är att momsbeloppet tolkas felaktigt. I vissa fall hade momsen rättats i efterhand men det förefaller troligt att merparten av felen inte rättats. Vi förutsätter att nämnderna/styrelsen i möjligaste utsträckning rättar de felaktiga momsbeloppen. Det framkom vid våra intervjuer att det kan upplevas som krångligt att kontrollera momsbeloppen i systemet. Anledningen till det är att momsbeloppen inte visas på den första vyn i systemet när en faktura 6

ska attesteras. När en felaktigt tolkad faktura påträffas ska felet rapporteras till systemförvaltaren. På det sättet kan samtliga feltolkade fakturor rapporteras till skanningsleverantören. Enligt avtal accepteras bara en viss andel fel. Av stickprovsgranskningen fann vi att det förekommer att kompletterande underlag saknas till fakturorna. Exempelvis saknades kassakvitton till bensinfakturor och deltagarlistor vid middagar. Det fanns inte heller någon hänvisning till var dessa underlag finns förvarade. Enligt uppgift har inte alla enheter tillgång till att skanna in kompletterande underlag. Felaktiga momsavdrag har gjorts på flera fakturor inom barn och utbildningsnämnden. Felaktiga momsavdrag förekommer även på arbetsmarknads- och familjenämnden. I de fall där vi konstaterat felaktigheter har kommunen redovisat en för stor andel av kostnaden som moms. 4 Revisionell bedömning Sker attest i enlighet med attestreglemente? Utifrån vår stickprovsgranskning av fakturor kan vi konstatera att attestreglementet följs till största del. Enligt attestreglementet, är det den attestansvariges ansvar att kontrollera att fakturan är rätt uträknad. Detta är i nuläget av särskilt viktigt då det nuvarande systemet ibland tolkar momsbeloppet felaktigt. Att kontrollera om fakturan är rätt uträknad innefattar i vår mening även att momsen redovisas på ett korrekt sätt. Vilka kontroller görs maskinellt eller manuellt innan attest av faktura sker? Den inbyggda maskinella internkontrollen bedöms ha stora brister. Bristerna är framförallt följande: Det finns möjlighet att bokföra kostnader på valfri verksamhet inom respektive förvaltning för de som tilldelats attesträtt i ekonomisystemet för sin verksamhet. Attestförteckningens begränsningar är ej maskinellt inbyggda i systemet I systemet är det tillräckligt med endast en attest innan en faktura går till betalning. Det sker ingen maskinell rimlighetskontroll sker av momsbelopp i systemet. Rimligen borde systemet varna då en momssats avviker från normala momssatser i procent. Detta är en brist i den interna kontrollen. 7

Behörighetskontroll efter attest är inte inbyggt i systemet. Delad moms (flera rader) hanteras ej korrekt av systemet. Övriga iakttagelser Enligt uppgift kommer en ny version av ekonomisystemet att implementeras under hösten 2008. I den nya versionen uppges det att fler maskinella kontroller kan införas. Förbättra följsamheten mot momsregelverk inom barn- och utbildningsnämnden och även till viss del arbetsmarknads- och familjenämnden. För detta krävs utbildning av attestansvariga. Alternativt kan vissa personer inom barn- och utbildningsnämnden utses som attestansvariga för de typer av fakturor där svårigheter kring hur moms ska hanteras föreligger. Det är viktigt att samtliga påträffade felaktigt tolkade fakturor rapporteras då kommunen har avtal om att endast acceptera en viss felprocent av de skannade fakturorna. Den interna kontrollen kan förbättras genom att säkerställa att systematiska kontroller av attesträtt, behörighetsattest samt momsbelopp byggs in i systemet. 8