PERSONALENHETEN 2009-09-28 1 (5) Rutin för systematiskt arbetsmiljöarbete inom Enköpings kommun Detta dokument fastställer rutiner samt reder ut ansvarsförhållanden för arbetsmiljöarbetet inom Enköpings kommun. En bra arbetsmiljö är grunden till en god kommunal service. Arbetsmiljöarbetet är en strategisk fråga och skall därför regelbundet, ledningsgrupper, samverkansgrupper och på arbetsplatsträffar. Med systematiskt arbetsmiljöarbete menas i denna rutin kommunens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås samt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs. Rutinerna ska ge ett stöd till förvaltningarna i deras arbetsmiljöarbete. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete ska ses som en naturlig del av verksamheten. Det skall omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Det handlar om att systematiskt undersöka arbetsförhållandena, bedöma riskerna och vidta åtgärder genom: Kartläggning av arbetsmiljön Riskbedömningar Konsekvensanalyser Handlingsplaner Åtgärder Uppföljning av åtgärder Kartläggning I arbetet med att kartlägga vår arbetsmiljö finns ett flertal verktyg. Exempel på sådana är: Utvecklingssamtal Arbetsplatsträffar Samverkansmöten Ledningsgrupper Medarbetarenkät Skyddsronder Statistik över sjukfrånvaro, personalomsättning, tillbud, arbetsskador m.m. Riskbedömningar Konsekvensanalyser Uppföljning och utvärdering Ett mycket viktigt verktyg i arbetet med att kartlägga och undersöka vår arbetsmiljö är också kontakten mellan medarbetare och medarbetare och chefer i den dagliga verksamheten. Det är därför viktigt att alla i verksamheten verkar för att skapa ett öppet arbetsklimat och en god dialog om hur vi kan förbättra vår arbetsmiljö. rutinersam.doc ag Postadress Besöksadress Telefon, växel Telefax Postgiro Org nr Enköpings kommun Kungsgatan 42 0171-6250 00 0171-392 68 7 07 27-3 212000-0282 745 80 ENKÖPING E-post: kommunstyrelsekontor@enkoping.se
2 (5) Riskbedömning Utifrån resultaten av kartläggningen skall vi genomföra riskbedömningar för att identifiera risker och brister i vår arbetsmiljö. Både allvarliga och mindre allvarliga risker skall bedömas. Vid bedömning av hur allvarlig en risk är bör vi väga in vilka kortsiktiga och långsiktiga konsekvenser risken kan få för medarbetare om inte risken undanröjs. Samtliga risker går inte att helt undvika utan måste hanteras på annat sätt. Arbetsgivaren har därför ett ansvar att se till att arbetstagarna har den kunskap och utrustning som behövs för att undvika de risker som är förbundna med arbetet. Handlingsplan De risker och utvecklingsbehov av arbetsmiljön som identifieras genom kartläggning som inte måste eller kan åtgärdas omgående skall tas upp i en handlingsplan. Chefen ansvarar för att handlingsplanen upprättas i samarbete med arbetsmiljöombuden/skyddsombuden. Upprättade handlingsplaner skall följas upp vid arbetsplatsträffar och i samverkansgruppen, både på förvaltnings- och enhetsnivå. Av handlingsplanen skall framgå: vilken åtgärd det handlar om riskanalys tidsplan på när åtgärden skall genomföras vem som är ansvarig för åtgärden när åtgärden skall följas upp Konsekvensbedömning vid förändringar i verksamheten För att motverka att eventuella risker är det viktigt att göra en riskanalys redan på planeringsstadiet i samband med förändringar av verksamheten. Inför beslut om förändringar i verksamhet, scheman, bemanning, nyinvesteringar, ombyggnationer m.m. ska därför en konsekvensbedömning utifrån arbetsmiljörisker genomföras och dokumenteras. Exempel på riskkällor kan vara ensidigt upprepat arbete, tunga lyft, för liten/stor arbetsmängd, buller nattarbete m.m. Arbetsmiljöfrågorna ska ingå som en del i allt förändringsarbete. Konsekvensbeskrivningen skall göras under planeringsfasen, innan förändringen har genomförts och bör innehålla information om: vilken typ av ändring det rör sig om vilka arbetsgrupper som kan tänkas bli berörda vilka typer av risker förändringen kan komma att innebära ur fysiskt, psykiskt och socialt hänseende. Eventuella risker som inte kan åtgärdas omgående skall tas upp i en handlingsplan.
3 (5) Uppföljning Inom varje förvaltning ska det göras en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Detta innefattar områden så som sjukfrånvarostatistik och rehabiliteringsverksamhet, riskbedömningar, handlingsplaner, uppgiftsfördelningar och kunskaper om arbetsmiljöarbetet samt sammanställningar och utredningar av olyckor och tillbud som inträffat inom förvaltningens verksamheter. Uppföljningen skall göras i samverkan med fackliga företrädare. Resultatet av den årliga uppföljningen med en eventuell handlingsplan över förbättringsåtgärder ska alltid dokumenteras. Plan för arbetsmiljö och mångfald Alla förvaltningar inom Enköpings kommun skall årligen upprätta en plan för arbetsmiljö, jämställdhet och mångfald. Planen ska pressentera strategi och prioriteringar i det systematiska arbetsmiljöarbetet inom respektive förvaltning. Planen skall bearbetas under hösten. Planen kan sedan ligga till grund för ansökningar till beredningsgruppen för ekonomiska medel till olika planerade insatser inom företagshälsovården Previa. Fördelning av arbetsuppgifter Enligt lagstiftning och förordningar så har arbetsgivaren ett mycket stort ansvar för att säkerställa att samtliga medarbetare har en säker och god arbetsmiljö. Rent juridiskt är ansvaret inte möjligt att delegera eftersom det inte är en arbetsuppgift i sig. Däremot skall det ske en fördelning av arbetsuppgifter inom arbetsmiljöarbetet med ansvar för att säkerställa att dessa uppgifter utförs. Fördelning av arbetsuppgifter sker genom att nämnderna ålägger chefer att ansvara för tydligt definierade arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet. Cheferna i sin tur kan sedan fördela delar av arbetsuppgifterna vidare i organisationen. Förutsättningar För att arbetsgivaren skall kunna fördela arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet krävs att personen i fråga har självständig ställning, tillräckliga befogenheter och resurser samt tillräcklig kunskap och kompetens för uppgiften. Den som lämnar över en uppgift kan aldrig frånsäga sig ansvaret att kontrollera att uppgiften utförs samt resultatet av dessa. Fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter ska ske skriftligt inom respektive förvaltning. Returnering Den som har fått en uppgift inom arbetsmiljön kan returnera uppgiften till överordnad chef då befogenheter saknas, kompetensen inte räcker till eller tillräckliga resurser saknas för att kunna genomföra uppgiften. Arbetsskador och tillbud Samtliga anmälningar av arbetsskador och tillbud inom Enköpings kommun skall rapporteras. Uppföljning och analys av inrapporterade ärenden skall hanteras och analyseras av berörd chef. Respektive chef ansvarar också för återkoppling samt eventuella åtgärder. En sammanställning av inkomna anmälningar skall analyseras i samverkan.
4 (5) Arbetsskada Om en arbetstagare drabbas av en skada i samband med arbetet skall facklig företrädare omgående underrättas. Anmälan skall göras till försäkringskassan samt AFA som hanterar TFA-KL, trygghetsförsäkring vid arbetsskada. Arbetsgivaren är också skyldig att anmäla allvarliga tillbud och arbetsskador till Arbetsmiljöinspektionen. Ansvar Inom Enköpings kommun är det respektive nämnd som har arbetsmiljöansvar inom sin verksamhet. Varje nämnd har ansvaret för att det inom förvaltningen bedrivs ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Nämnden har fördelat arbetsuppgifter inom arbetsmiljöarbetet vidare till förvaltningschefen. Förvaltningschefens ansvar Förvaltningschefen ska planera, leda och kontrollera det systematiska arbetsmiljöarbetet inom sin förvaltning tillsammans med skyddskommittén. Genom vårt samverkansavtal FAS-07 så utgör samverkansgrupperna även skyddskommitté. Förvaltningschefen skall vara väl förtrogen med gällande lagstiftning och avtal inom arbetsmiljöområdet. Respektive chef skall känna till de arbetsmiljömål som är fastställda och planera sin verksamhet efter dessa. Chefens ansvar Förvaltningschefen kan fördela arbetsuppgifter inom arbetsmiljöarbetet till chefer inom verksamheten. Cheferna i sin tur kan även fördela vissa arbetsuppgifter inom arbetsmiljön vidare till enskilda arbetstagare. Förvaltningschefen, eller annan chefer ansvar dess utom för: Att årligen upprätta en plan för arbetsmiljö, mångfald och jämstäldhet som redovisar de förebyggande åtgärder som man avser att vidta för att förbättra arbetsmiljön och hälsan inom förvaltningen. Att behov av utveckling samt brister i arbetsmiljön som inte kan åtgärdas omgående tas upp i en handlingsplan som löpande följs upp i samverkan. Säkerställa att ledning och fördelning av arbetsuppgifter, befogenheter och resurser sker på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall förebyggs. Fortlöpande säkerställa att förvaltningens personal får nödvändig information om arbetsmetoder, skyddsutrustning och hälsorisker etc. Utreda ohälsa och olycksfall i arbetet. Bedriva rehabiliteringsarbete i enlighet med arbetsmiljölagen och lagen om allmän försäkring i samverkan med personalavdelning och företagshälsovård. Årligen följa upp sjukfrånvaro, arbetsskador och rehabiliteringsverksamhet samt övriga negativa konsekvenser av arbetsmiljön av väsentlig karaktär. Omedelbart utreda och anmäla allvarliga olycksfall och tillbud till Yrkesinspektionen. Säkerställa att skyddsronder genomförs en gång/år.
5 (5) Noggrant överväga eventuella förändringar av arbetsmiljön vid varje beslut om förändringar av verksamheten. Säkerställa att underställd personal har sådan utbildning i arbetsmiljöfrågor att de kan bedriva ett bra arbetsmiljöarbete. Arbetstagarens ansvar I det dagliga arbetet ska varje medarbetare visa ett personligt ansvar för hälsa och arbetsmiljö. Var och en måste följa instruktioner och föreskrifter samt vara uppmärksam på eventuella risker och hot mot arbetsmiljö. Om de uppmärksammar att omedelbar fara för olycksfall i arbetet föreligger skall arbetsgivaren eller fackligt ombud underrättas omgående. Arbetsmiljöombuden/skyddsombud Arbetsmiljöombud/skyddsombud utses av de fackliga organisationerna. När det finns flera arbetsmiljöombud/skyddsombud inom ett område utses ett huvudskyddsombud. Arbetsmiljöombud/skyddsombud företräder samtliga anställda, oavsett facklig tillhörighet inom sitt skyddsområde. De skall verka för en god arbetsmiljö samt bevaka att arbetsgivaren följer arbetsmiljölagstiftningen. Arbetsmiljöombud/skyddsombud deltar i samverkan, vid skyddsronder, planering av förändringar i verksamheten, upprättande av handlingsplaner samt vid utredningar av arbetsskador. Om arbetsmiljöombuden/skyddsombuden anser att det finns brister i arbetsmiljön kan denne begära åtgärder av arbetsgivaren. Arbetsgivaren är då skyldig att skyndsamt lämna svar. Om en arbetsplats innebär omedelbar eller allvarlig fara för arbetstagarens liv eller hälsa kan arbetsmiljöombudet/skyddsombudet i vissa fall avbryta arbetet. Beslut om att återuppta arbetet fattas av arbetsmiljöombud/skyddsombud eller arbetsmiljöverket. Arbetsmiljökommittén Arbetsmiljökommitténs roll är att samordna och följa upp förvaltningarnas arbetsmiljöarbete samt att initiera övergripande förändringar och utveckling av kommunens arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljökommitténs beredningsgrupp Beredningsgruppen fördelar kommunens centrala medel för förebyggande arbetsmiljöarbete. De har också ett uppdrag att verka föra att resurserna riktas mot de mål och prioriteringar som kommunen har satt upp. Samverkan Vårt arbete med samverkan spelar en viktig roll i arbetsmiljöarbetet. Samverkan skall ske på alla nivåer i kommunen och omfattar medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar samt samverkansmöten med fackliga representanter och skyddsombud. Formerna för samverkan framgår av vårt lokala samverkansavtal FAS-07 som kompletterats med en lokal bilaga för respektive förvaltning.