Humanvetenskapliga fakulteten Dekanens ledningsgrupp, DLG 2014-03-24 Minnesanteckningar Forum: DLG Datum: 2014-03-18 Tid: 10.15 12.00 Plats: Härnösand Teknologen Sundsvall M 328 Östersund A 406 Närvarande: Susanna Öhman Karin Olsson Mia Wiklander Jonas Harvard Pär Olausson Conny Björkman Eva Dannetun Ylva Fjell Sandra Wall Reinius Majen Espvall Frånvarande: Tomas Berglund Ingrid Zakrisson Christer Strandberg Örjan Sundin 1. Föregående mötes minnesanteckningar Genomgång av åtgärdspunkterna. Punkt 2: Dekan utses av rektor efter hörande. Rektor kommer överens med valberedningen om formerna för detta. Punkt 8. DLG diskuterar formerna för lika villkorsarbetet i den nya organisationen. 2. Information dekan - Månadsrapporter har nu skickats ut till avdelningscheferna. Mer detaljerade rapporter kommer från maj, t.ex. per ämne. Om man inte förstår dem så kontakta avdelningsekonomen som kan förklara. Synpunkter skickas till Susanna. Projektledarna kommer att få rapporter i april efter första kvartalet. Större projekt kommer att få månadsvisa rapporter, mindre kvartalsvisa. - Möte igår i RLG. Diskuterade verksamhetens förutsättningar. Det ska komma handlingsplaner för påseende, planen är att vi kan diskutera dem i Torpshammar. - Fakultetsnämnden sammanträdde förra veckan. Bland annat diskuterades den nya forskningsfördelningsmodell som kan ses som en revidering av den nuvarande. Den kommer att 1
skickas ut på remiss och kommer också som en punkt i Torpshammar. Nämnden beslutade att prolongera Ramverket för grundutbildningen tom. 2016. - I vårproppen annonseras det om extraplatser till lärarutbildningen, men även barnmorskor och specialistsjuksköterskor. Departementet kommer att ha en dialog med oss under denna vecka om vad vi kan ta emot. Tillfällig satsning KPU teknik matematik. 3. Information kanslichef Föredragande: Karin Olsson. För kännedom så har hela HUV-kansliet internat on-to i Östersund. 4. Information avdelningschefer och pro/vicedekaner Mia Wiklander: Vi kommer att nyanställa en fakultetsadministratör i Sundsvall på grund av att en administratör fått nya arbetsuppgifter på del av tjänst samt att en administratör kommer att gå i pension. Planen är att administrationen av engelska och historia flyttas till Sundsvall. Conny Björkman: Har gått igenom lokaler och speciallokaler. Ska dra igång stora projekt med DMA och med HUM och DMA. Har en amerikansk professor på besök under en vecka. Ska anhålla om anställning av två lektorer i pedagogik. Har tillsammans med skyddsombud Janet Harling genomfört en fysisk miljörond. Den 28 mars är det intervjuer av UKÄ. Majen: Kommer att anhålla om utlysning av tre nya lektorstjänster. Två med allmän inriktning och en med internationell - interkulturell inriktning. Jonas Harvard: Har haft flyttmöte med Göte Högbom om kommande flytt till Sundsvall i juni. 5. Rutiner lokaldatabas Föredragande: Lennart Johansson. Haft ett möte om rutinerna kring lokaldatabasen och de kvartalsvisa redovisningarna. I samband med den nya organisationen har vi ändrat i lokaldatabasen från 8 institutioner till ett 20-tal avdelningar. Nu har fått till en lokaldatabas som är till 98 % rätt. Det som har ställt till det lite i och med omorganisationen är att man flyttat om och vi (CAMP) har inte vetat var man har flyttat. Det har uppstått vakanta lokaler vilket inneburit en mängd rättningar. Det som är viktigt för oss är att få era uppsägningar och det finns ett beslut om vad som gäller för uppsägning av lokaler. Det är sex månaders uppsägning för kontor. Kontor som lämnas ska vara sammanhängande. Tar inte emot uppsägning av kontor mitt i. Labb m.m. har ett års uppsägning. Finns kö kortas uppsägningstiden. P-huset varit utsatt för en del ombyggnationer. Stora rum blivit två, det har strulat en del med rumsnummer men nu ska det vara rätt. Rumsinventering görs inte ofta. I samband med ombyggnation blir det ny numrering. Om rutinen funkar med att CAMP informeras behövs inte kvartalsvisa uppföljningar. Om avdelningar ska släppa lokaler så måste det kommuniceras till fakulteten också. Nu kommer administrativa ytor skiljas från speciallokaler och debiteras olika. Första kvartalet görs ett litet bokslut där lokalkostnader förs på utifrån avdelningens faktiska lokalkostnader, en procentsats, beroende på hur mycket lokaler man har. 2
Angående flytten till Sundsvall. Är i sluttampen med revideringar i lokalprogrammet. När lokalprogrammet är klart ska det ut i en skarp offert. Tillsammans med kontor och labb, bild, keramik m.m. om hur de ska se ut. Upphandlingen kommer att gå ut alldeles snart. Därefter får vi tillbaka offerter av de intressenter som anmält sig. 40 dagars tid för intressenterna att räkna på detta. Tidsplanering hålls. De som nu sitter i runda huset ska flyttas ut när biblioteket börjar byggas om första kvartalet 2015. Måste skaffa ersättningslokaler till de som måste flytta. T.ex. kan Metropol komma på fråga. Eva Dannetun: Omvårdnad. Den genomgång om hur vi sitter i Su och Ös, vi skulle sitta på så få rum som möjligt. Flytten till andra sidan gatan i Su väckte inga större funderingar i LSG men ritningarna kändes inte som det vi ville ha. En sak att vara i sittande lokal, hur ska man tänka på kringlokaler, veta behovet. T.ex. doktorandrum var inte med. Vi kommer med förtydliganden. Lennart Johansson: Den inventering som gjordes var för befintliga lokaler. Tillkommer bildkonferens mm. Lokaler som vi betraktar som allmänna. Möteslokaler. Det behöver inte läggas till, de är med i planeringen. Lärosalarna då har vi utgått från Sundsvallsschema som det ser ut de mest belagda veckorna och lagt Härnösand till det. Jonas Harvard: Hade ett LSG kring lokalerna. Om vi blir placerade i M-huset så är det ett antal kontor som ska räcka till etc. Lennart Johansson: Det totala inplaceringsarbetet ska starta nu och vi tar hjälp av en extern arkitekt. 6. Telefoni; referensgrupp Föredragande: Karin Olsson Håkan Stenström vill ha namn till referensgrupp/brukargrupp som ska vara tillgänglig för att fånga upp verksamhetens krav vad gäller kommande telefoni. Skulle kunna vara 2-4 från respektive fakultet och även en telefonvan administratör. Conny föreslår Marianne Hallin Flyckt som jobbar med digitala uppgifter. Mia föreslår Anna S. Sandra föreslår Märit. Eva kollar på LSG. Susanna föreslår Pär. 7. Administrativt stöd Avdelningscheferna har ombetts inventera vilka grupperingar det behövs skrivhjälp i samt vilka övriga administrativa uppgifter de önskar hjälp med. Frågan kommer att diskuteras i Torpshammar. 8. Övriga frågor Föredragande: Conny Björkman. Vicedekansfrågan (för professionsutbildningarna)? Susanna: Har pratat med de inblandade. Inget beslut fattat ännu. 3
Åtgärdspunkter 2014 Datum Åtgärdspunkt Ansvarig Klart datum Kommentar 2013-10-28 p 3. Hur ser det ut med uppdatering av datorer framöver? Susanna Öhman DLG 25 nov. 2013-11-25; En lista om status för uppdatering av datorer har efterfrågats hos ITavdelningen. Har inte fått någon ännu. 2014-01-21; Inget svar ännu. 2014-02-18; Inget svar. 2014-03-04 Karin har fått underlag på alla datorer, telefoner, paddor m.m. Inte klart. 2014-03-18; Karin har bett att få ålder på datorerna. Inget svar ännu. 2014-01-21 p 11. Akut behov av SPSS i Sundsvall. Karin Olsson maj SPSS finns endast i en datasal i Sundsvall och dit är det kö. 2014-02-04; Det är fullt möjligt att ta bort de personaliga licenserna och sätta in SPSS i alla datasalar. IT måste då omfördela medel eller få utökad budget. Dag Wassdahl på IT tar frågan vidare. 2014-03-04 Inget kommer att hända före sommaren. Frågan tas till dialogen i maj. 2014-03-18; Biblioteket vill vara med. Något är på gång. 2014-03-04 p 4. Svenska för MIUN-anställda. HUM har den utbildningen. Finns önskemål om detta? Frågan lyfts till RLG. Jonas Harvard augusti 2014-03-04 p 4. Problem angående studentexpeditionen som har fått nytt lås i hus P. Ingen lärare kommer in där nu om ingen av administratörerna är där vilket behövs ibland. 2014-03-04 p 8. Finns det pengar för projekt inom lika villkor? Susanna tar med frågan till strategigruppen. Budgeten borde ligga på REK. Mia Wiklander mars 2014-03-05; Har skickat frågan till vaktmästeriet. 2014-03-18; Gäller även förråd som kan vara på andra våningsplan. Susanna Öhman april 2014-03-18; Finns budget på REK. Strategimöte nästa vecka. Återkommer därefter. Avslutade ärenden 2014 Datum Åtgärdspunkt Ansvarig Klart datum Kommentar 2013-09-23 p 8. Kontaktpersoner KOM/SAM Karin Olsson oktober Karin gör ett utskick om namn på kontaktpersoner för kom/sam till avdelningscheferna. 2013-10-14; Skickat till avdelningscheferna 9/10. 2013-10-18; Samverkan fattas fortf. På EVJ, HLV, HUM, SHV. Kommunikation; EVJ, HUM. 2013-10-28; Karin skickar påminnelse. 2013-11-25; Påminnelse har gått ut. Fattas kontaktpersoner för samverkan på HUM, HLV. Kommunikation; HUM. 2013-09-23 p 8. Kontaktpersoner KOM/SAM Karin Olsson Susanna Öhman oktober 2014-01-21; Karin kontrollerar om alla nu lämnat namn. Ärendet avslutat. Marknadsföring kräver mycket tid. Tidigare sköttes detta av en administratör. Nu skall uppdraget läggas på en lärare. Karin och Susanna återkommer. 4
2013-10-18 p 14. Andreas Hallberg skickar ut detaljerad information kring alla kostnader som tas via OH, till respektive avdelningschef. 2013-10-18; Susanna föreslår att där det finns programansvariga, kan dessa ta denna roll. 2014-01-21; Uppdraget läggs in i resursfördelningen. Är en direkt kostnad. Ärendet avslutat. Andreas Hallberg snarast 2013-10-28; Informationen kommer när budgetarbetet och dialogerna är avklarade. 2013-11-25; Karin påminner Andreas. 2014-01-21; Klart. Ärendet avslutat. 2013-10-28 p. 3. Policy för läsplattor. Susanna Öhman DLG 25 nov. 2013-11-25; Ärendet tas till RLG. 2014-01-21; Har tagits på RLG. Policy: Läsplattor är ett hjälpmedel som en anställd kan få utifrån behov. Ej en rättighet för varje anställd. Beslutas av avdelningschef. Läsplattor kan också köpas inom ramen för forskningsprojekt. Ärendet avslutat. 2014-01-21 p 11. Medel till programmen för programspecifika aktiviteter. Tomas Berglund juni -14 Tas till diskussionen om resurstilldelningen. 2014-02-04; Ärendet är avslutat här med tas till disk. om resurstilldelningen. 2013-09-23 p. 5 Ökad mängd av behörighetsfrågor. Förkunskapskraven kan ses över för att göra dem tydligare om möjligt. 2014-02-18 p 9. SHV har fortfarande inte fått en gemensam e-postadress till avdelningen. Önskar att gemensamma mappar ska användas för att förvara alla anställningar och att underlagen läggs in av personalavdelningen. Karin tar upp det med IT och PER. Mia Wiklander våren 2014 Utbildningshandläggarna för respektive avdelning tar fram ett underlag där behörighetsformuleringar som kan göras tydligare listas. Med fördel också med förslag på tydligare formulering. 2013-10-18; På G. 2014-03-04; Det är olika benämning på samma kurser vid olika universitet vilket gör det lite komplicerat att förtydliga kraven, främst på avancerad nivå men även på GR. Osäkert om hela översynen hinner göras innan 1 april, om så blir fallet, kommer det att göras eftersom. Ärendet avslutat. Karin Olsson augusti 2014-03-04; IT har kallat till möte med bl.a. Pär och Ingrid. Andreas Hallberg kollar upp hur det ska vara med ekonomimappen. Susanna skickar MBL-listorna till avdelningscheferna. 2014-03-18; Haft möte om detta, klart, ärendet avslutat. 5