Revisionsrapport 2010 Landskrona stad Kommunstyrelsens styrning och ledning avseende personalavdelning Jakob Smith Februari 2011
Innehållsförteckning SAMMANFATTNING... 3 1 UPPDRAGET... 4 1.1 Bakgrund och syfte... 4 1.2 Metod och avgränsning... 4 2 REGELVERK OCH LAGSTIFTNING... 5 2.1 Kommunallagen... 5 2.2 Kommunens interna reglemente... 5 2.2.1 Iakttagelser och kommentarer... 5 3 ORGANISATION OCH GENOMFÖRANDE... 6 3.1 Stadsledningskontoret... 6 3.1.1 Iakttagelser och kommentarer... 7 3.2 Personalavdelningen... 7 3.2.1 Iakttagelser och kommentarer... 8 BILAGA 1... 8 Landskrona stad Granskning av kommunstyrelsens styrning och ledning, februari 2011 2
Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landskrona stad genomfört en granskning av kommunstyrelsens styrning och ledning avseende stadsledningskontorets personalavdelning. Syftet är att granska verksamheten vid stadsledningskontorets personalavdelning genom att granska hur kommunstyrelsen följer och leder verksamheten, framförallt med utgångspunkt i effektivitet, styrning och uppföljning. Efter genomförd granskning har vi följande synpunkter Enligt vår bedömning bör den utredning som redan initierats inför verksamhetsplanen 2010 avseende hur personalhandläggarresurserna organiseras slutföras och utgöra ett beslutsunderlag för hur personalresurserna organiseras i Landskrona stad framöver. Målen i det personalpolitiska programmet är av karaktären inriktningsmål och svåra att direkt mäta gentemot resultat. Såsom redovisningen sker i Landskrona, dvs. med en beskrivning av området genom relevant statistik och förklaringar till avvikelser och förändringar, bedömer vi som adekvat. Personalavdelningen har flera måldokument och redovisar verksamheten via personalredovisningen, kommunens årsredovisning samt verksamhetsplanen. Resultatuppföljning via medarbetarenkäter är en vedertagen metod för uppföljning som säkerställer objektiva resultat. Vi bedömer att målstyrning, uppföljning och återrapporteringen till kommunen fungerar tillfredsställande. Landskrona stad Granskning av kommunstyrelsens styrning och ledning, februari 2011 3
1 Uppdraget 1.1 Bakgrund och syfte Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landskrona stad genomfört en granskning av kommunstyrelsens styrning och ledning avseende stadsledningskontorets personalavdelning. Syftet är att granska verksamheten vid stadsledningskontorets personalavdelning genom att granska hur kommunstyrelsen följer och leder verksamheten, framförallt med utgångspunkt i effektivitet, styrning och uppföljning. Revisionsfrågor Hur har KS organiserat ledning och styrning av stadsledningskontoret och personalavdelningen? Vilka mål/nyckeltal finns för stadsledningskontorets som särskilt avser personalavdelningen? Följs dessa mål upp och kommuniceras resultatet till kommunstyrelsen? Hur implementerar personalavdelningen kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens mål/nyckeltal för verksamheten? Hur arbetar personalavdelningen med frågor om o rekrytering, o medarbetarenkäter, o att vara en attraktiv arbetsplats, och o analys av ohälsotal/personalomsättning osv? Hur följer KS upp personalavdelningens verksamhet och säkerställer dess ändamålsenlighet och effektivitet? 1.2 Metod och avgränsning Dokumentstudie avseende riktlinjer, normer, avtal och utredningar. Intervjuer har genomförts med tf. kommundirektör samt personalchef. I bilaga 1 återfinns en lista över intervjuade personer. Granskningen har avgränsats till att omfatta styrning och ledning av personalavdelningen. Landskrona stad Granskning av kommunstyrelsens styrning och ledning, februari 2011 4
2 Regelverk och lagstiftning 2.1 Kommunallagen Kommunstyrelsen skall enligt 6 kap. 1 kommunallagen (KL) leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Av 6 kap. 2 KL framgår att styrelsen uppmärksamt ska följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen ska också hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs. I 4 samma kapitel finns bestämmelser som anger styrelsens åtaganden att bereda eller yttra sig i ärenden som ska handläggas av fullmäktige. Vidare ska styrelsen verkställa fullmäktiges beslut och i övrigt fullgöra de uppdrag som fullmäktige har lämnat över till styrelsen. Av 6 kap. 7 framgår att nämnderna var och en inom sitt område ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som beslutats av kommunfullmäktige samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Härav stadgas att nämnderna har till uppgift att genomföra alla de beslut som fattas i kommunfullmäktige. 2.2 Kommunens interna reglemente Enligt 1 i kommunstyrelsens reglemente, som är antaget av kommunfullmäktige den 14 december 2009 153, ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över den verksamhet som bedrivs. I 2 anges att kommunstyrelsens ledningsfunktion bl.a. består av: planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi, arbetet med utvärdering och utveckling av hela den kommunala verksamheten och personalpolitiken. Av kommunstyrelsens styrfunktion (3 ) framgår att kommunstyrelsen har ansvar att leda arbetet med att samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten. Vidare ansvarar kommunstyrelsen för att göra framställningar i målfrågor som det inte enligt lag, förordning eller annan författning ankommer på annan nämnd att göra. I 7 anges att kommunstyrelsen ska ansvara för den övergripande personalpolitiken för frågor som rör förhållandet mellan kommunens som arbetsgivare och dess arbetstagare och ska då bland annat: driva och utveckla det personalpolitiska arbetet inom kommunen genom att bl.a. fastställa policyer, riktlinjer, och anvisningar inom området; verka och ansvara för utveckling och samordning av personal- och löneadministration inom kommunen; och, ge råd och biträde i personalfrågor inom andra nämnder. 2.2.1 Iakttagelser och kommentarer Kommunstyrelsen ansvara enligt lag och reglemente för styrning och ledning av granskad verksamhet, dessutom finns ett allmänt krav om uppsikt över verksamheten. Enligt vår bedömning finns ett positivt samband mellan en tydlig och genomtänkt styrning och en medveten uppsikt. Kommunstyrelsen bör därför ta sin utgångspunkt i såväl möjligheter till en effektiv uppsikt/uppföljning som att optimera styrningen vid utformandet av mål och nyckeltal. Nedan anges några förutsättningar för en effektiv styrning och uppsikt. Varje nämnd/styrelse har ett tydligt övergripande uppdrag från fullmäktige. Vad nämnderna/styrelserna ska ansvara för framgår av reglementen. Vad som ska uppnås bör framgå av mål och målprogram. Landskrona stad Granskning av kommunstyrelsens styrning och ledning, februari 2011 5
Nämnden/styrelsen måste utveckla och bygga upp verksamhetsspecifika system och verktyg för styrning, ledning, uppföljning och kontroll. Detta underlättas om det i kommunen finns en gemensam modell för styrning och kontroll (intern kontroll). Nämnden/styrelsen måste kunna redovisa hur uppdraget har genomförts samt resultat i förhållande till mål och uppdrag samt hur nämnden/styrelsen upprätthåller en tillfredsställande kontroll. 3 Organisation och genomförande Personalavdelningens bemanning är totalt 16 anställda varav nio är på lönesidan. Det finns en personalchef, fyra PA-konsulter, en hälsoutvecklare, en pensionssamordnare. PAkonsulterna är organiserade för att bevaka olika specialområden. Inom BUN och omsorgsnämnden finns därutöver totalt fyra personalhandläggarresurser. En utredning av hur personalhandläggarna är organiserade har initierats i verksamhetsplanen för 2010, dock utan att utredningen slutfördes. Idag finns ett nätverk för personalhandläggarna, mötesfrekvensen uppges vara förhållandevis låg. 3.1 Stadsledningskontoret För personalavdelningen finns flera måldokument vilka beslutats på olika politiska nivåer. Stadsledningskontoret har ingen särskild styrning av den personalpolitiska avdelningen annat än det som framkommer via de politiskt beslutade målen och i kommunstyrelsens verksamhetsplan. Personalchefen ingår som en av flera chefer i stadsledningskontoret, dock med fullt ansvar för egna kompetensområdet. Övergripande kommunfullmäktigemål ställs i dokumentet Mål och budget. Dessa mål återredovisas till kommunfullmäktige via kommunens årsredovisning. I detta dokument anges målen för verksamheten på en övergripande nivå framförallt uppdelat i de prioriterade områdena Skola för kunskap och arbetsro, Landskrona den arbetande staden och Landskorna den trygga staden. Därutöver finns bland annat även mål för god ekonomisk hushållning. I dokumentet finns inga särskilda mål som har en direkt bäring på personalavdelningen. Övergripande målsättningar för personalavdelningen framgår istället av det Personalpolitiska programmet som beslutades av kommunfullmäktige i november 2007. I kommunstyrelsens verksamhetsplan återfinns mål på en lägre nivå för verksamheten. I detta dokument anges verksamhetsmålen för personalavdelningen vara: Varumärket Landskrona stad (kommunövergripande mål) - Andelen medarbetare i hela Landskrona stad som trivs i sitt arbete ska öka - Andelen ambassadörer i hela Landskrona stad ska öka - Landskrona stad ska kännetecknas av ett BRA ledarskap Värdegrunden BRA en attraktiv arbetsgivare (personalavdelningen) - Minst 85 % av personalavdelningens anställda ska uppleva personalavdelningen som en attraktiv arbetsplats - Minst 85 % av personalavdelningens kunder ska uppleva den service vi erbjuder som god Respektive verksamhetsmål åtföljs också av aktiviteter och indikatorer för uppföljning samt föregående års resultat. Landskrona stad Granskning av kommunstyrelsens styrning och ledning, februari 2011 6
3.1.1 Iakttagelser och kommentarer Enligt vår bedömning bör den utredning som redan initierats avseende hur personalhandläggarresurserna organiseras slutföras och utgöra ett beslutsunderlag för hur personalresurserna organiseras. 3.2 Personalavdelningen Som angetts ovan, avsnitt 3.1, har personalavdelningen flera olika mål som via verksamhetsplanen och det personalpolitiska programmet. Det personalpolitiska programmet är övergripande till sin karaktär och målen behöver nyckeltal för att kunna följas upp. Detta sker bland annat i verksamhetsplanen som anger uppföljningsbara mål med indikatorer. Vidare redovisas i personalredovisningen resultatet av statistik inom personalområdet. Redovisningen följer uppdelningen i det personalpolitiska programmet med följande områden: medarbetare och ledarskap, jämställdhet, jämlikhet och mångfald, arbetstid, lönepolitik, hälsofrämjande arbetsmiljö samt personal och kompetensförsörjning. Kopplat till den sista kategorin, personal och kompetensförsörjning, inkluderar personalredovisningen också ett avsnitt angående pensionsavgångar. En direkt återrapportering gentemot de målbeskrivningar som formulerats under varje avsnitt i det personalpolitiska programmet finns dock ej i personalredovisningen. Via bl.a. medarbetarenkät följs personalavdelningens resultat upp. Den årliga personalredovisningen, som inkluderar måluppföljning på olika nivåer samt statisktik för kommunens nämnder, redovisas kommunfullmäktige via kommunstyrelsen. Vidare redovisas också ett antal olika åtgärder inom t.ex. hälsa och friskvård och resultat i form av sjukfrånvaro i kommunens årsredovisning. Omsorgsförvaltningen och servicekontoret har Landskrona stads högsta sjukfrånvaro. Landskrona stad genomför vartannat år en kommunövergripande medarbetarundersökning och vartannat år en specifik enkät för kommunstyrelsen där kundnöjdheten avseende personalavdelningens tjänster för första gången mättes 2010. Genom medarbetarenkäterna får kommunen information om ett antal olika områden som organisatoriskt stöd och kompetens/lärande. Utifrån enkäterna tas handlingsplaner fram avseende identifierade utvecklingsområden. Från 2009 års enkät identifierades bland annat följande utvecklingsområden: öka svarsfrekvensen på nästa medarbetarundersökning, revidera samt kvalitetssäkra medarbetarundersökningen till innehåll och genomförande, fortsätta utveckla ledarskapet och minska revirgränser inom organisationen. Olika aktiviteter ska genomföras, ofta med personalavdelningen som ansvarig och aktiviteterna följs upp med nästa enkät 2011. Respektive förvaltning och chef äger rekryteringsprocessen och omfattas därmed också av det personalpolitiska programmets mål om t.ex. ökad mångfald och jämställdhet vid rekryteringen. Personalavdelningen bistår med stöd vid behov. Landskrona stads arbete med att vara en attraktiv arbetsplats är ett mål enligt det personalpolitiska programmet och arbetet för att nå detta mål innebär flera olika moment. Kommunens ledarskap bedöms här vara en central del, likaså att bygga varumärket Landskrona. Landskrona stad Granskning av kommunstyrelsens styrning och ledning, februari 2011 7
3.2.1 Iakttagelser och kommentarer Målen i det personalpolitiska programmet är av karaktären inriktningsmål och svåra att direkt mäta gentemot resultat. Såsom redovisningen sker i Landskrona, dvs. med en beskrivning av området genom relevant statistik och förklaringar till avvikelser och förändringar bedömer vi därför som adekvat. Personalavdelningen har flera måldokument och redovisar verksamheten via personalredovisningen, kommunens årsredovisning samt verksamhetsplanen. Resultatuppföljning via medarbetarenkäter är en vedertagen metod för uppföljning som säkerställer objektiva resultat. Vi bedömer att målstyrning, uppföljning och återrapporteringen till kommunen fungerar tillfredsställande. Landskrona, den 4 februari 2011 Jakob Smith Bilaga 1 Intervjuade personer i granskningen Stefan Johansson, tf. kommundirektör Kristina Trulsson Samuelsson, personalchef Landskrona stad Granskning av kommunstyrelsens styrning och ledning, februari 2011 8