FAQ Fråga: Vi ska skapa en omvärldsbevakningsgrupp och undrar hur ska man tänka när man skapar bevakningar för att plocka upp trender inom ett ämne? Först och främst måste ni bestämma vilka mål ni har med bevakningen. Trender handlar om att få mer kunskap, vilket innebär att det inte gör så mycket om det blir bredare bevakningar där det kan bli mer brus i träffsatsen. Brus kan uppfattas som felträffar men kan även ses som information som ger bättre ryggradskänsla/intuition. Börja med att sätta er i gruppen och diskutera vad ni vill bevaka. Vad är det för information ni förväntar er att få träffar på. Finns det olika ämnen/strukturer i den information ni vill bevaka. Tänk också på om ni vill kunna mäta och jämföra information utifrån olika vinklar av ämnen, strukturerna t.ex. från olika regioner, olika typer av källor. T.ex. för statsplanering: infrastruktur, arkitektur, mötesplatser, infrastruktur + miljö/klimat mötesplatser + miljö eller trafik svenska/internationella, regionala/rikskällor, media, omvärldskällor. Hitta uttryck och kombinationer av nyckelord som beskriver dessa ämnen/strukturer utifrån ert intresse och skilj på era konceptuttryck som ni använder inom kommunen och leta upp de som brukar stå i media, intresseorganisationer och bloggar Ett tips är att sätta er och gör en mindmap över ert intresseområde för att hitta de nyckelord ni är intresserade av se fråga 2: Ex "konceptuttryck "hållbar statsplanering" Medie/blogg/intresse uttryck "roligare stadsmiljö" "konst mitt i gatan" "arkitektur som skapar trivsel" (jag hittade på dessa) För att hitta uttryck som är intressanta sök på kända ämnen/områden som ni vet är intressanta t.ex. : "Göteborg" + "Södra Älvstranden" "Norra Älvstranden" "Stockholm " +"Hammarby sjöstad" "Nacka strand" (Vad jag känner till om ämnet) Självklart finns även internationella exempel. Sök också på kända intressenter t.ex. NCC Skanska Riksbyggen Självklart ska ni skapa bevakningar som också bygger på era konceptuttryck speciellt om ni själva arbetar med att få ut information kring detta så ser ni om dessa uttryck växer i media. När ni har kommit fram till vad ni ska bevaka så gäller det att bestämma vem som ska ha tillgång till bevakningarna. Ska alla ha bevakning på allt eller är det några som ska grotta ner sig mer i ett ämne en andra.
Tänk på att det finns statistik, mappar, distributionslistor, exportera profiler mm och många fler funktioner i kontot som ni kan använda för att följa upp och göra rapporter mellan varandra. Fråga 2 Hur skapar man en bra bevakningsprofil? Tjänsten är sökordspecifik och kommer att leverera ALLT den hittar om en bevakning du skapat från alla källor (om du ej gjort några andra val). Sökordspecifik betyder att den söker just på det ordet som du skriver in. Skriver du in ord på svenska så får du bara träffar på svenska. Systemet förstår inte konceptet av ett ord dvs. att ett ord kan ha en större betydelse t.ex. etik, miljö eller hållbar stadsplanering. Systemet kommer bara att söka på ordet rätt upp och ner. Skriver du in Volvo får du ALLA träffar som skrivs från alla 100 länder på alla språk kring Volvo (Volvo är ju ett internationellt känt varumärke). Skriver du in "tumvante" får du bara träffar på svenska då det är ett svenskt ord. (Ord som har betydelse på annat språk ger träffar från det med t.ex. stadsdelen Fosie som är ett polskt ord eller Saab är ett estniskt ord) En bevakningsprofil kan bestå av ett eller flera ord i kombination. Ett ord blir en bred profil och kan ge träffar på mycket vilket kan vara problem med ord som har många betydelser t.ex. klimat - klimathotet, klimatet i skolan, inomhusklimat osv. Tänk igenom vad är det jag är intresserad av. Vad är min dröminformation? Ett tips är att skriva en liten berättelse om vad denna dröminformation skulle vara eller att göra en mindmap. Lägenheter Villa Stadsplanering Boende Trafik* Närmiljö Parkerin Parker* Miljö* Klimat* Skolor* livsmedels butik* Lokaltrafik Buss* Spårvagn* Leta i känd information Leta i känd information som skriver om det du är intresserad av så hittar du nyckelorden i detta. Använd flera sökord och kombinationer Använd flera sökord, samt både måste, något-av och inte-ord samt du kan använda flera söksatser. Tänk på att du kan ha flera söksatser i en profil för att kunna vrida och vända på samma uttryck Tips: Du skriver in ditt sökord med ett mellanslag mellan varje ord (OBS inget kommatecken) För att få med uttryck och personnamn skriv dessa inom citationstecken. Ex Fredrik Reinfeldt, som man bäddar får man ligga. Detta gäller också ord med specialtecken i sig så som e-post och H&M För att få med alla ändelser, böjningar (trunkering) på ett ord sätter du * i slutet på ordet. Dvs. Kläd* ger träffar på kläder, kläderna, klädskåpet osv. Testa profil Testa sedan olika sökkombinationer med testa profil och se vilken som ger bäst träffar. Mer tips läs profilskolan.pdf eller se hjälpen inne på kontot. Hjälp hittar du i höger hörn i topp menyn.
Fråga 3 Administratör: Huvuduppgiften för en administratör är lägga upp underanvändare och tilldela dem rättigheter på profiler. Utöver detta är det bra om du som administratör har en översikt av organisationens informationsbehov. Se fråga 1 för tips. Bra saker att tänka på är: Hur ska vi täcka informationsbehovet för organisationen? Vems ska söka på vad? Skall alla ha samma bevakningar eller ska några bara ha några profiler, eller ska de olika underanvändarna få egna bevakningar. Tänk på att varje enskild underanvändare ska endast ha träffar kring det som är intressant på deras skrivbord. Underanvändare kan inte själva skapa en ny profil de kan enbart om de har fullständiga rättigheter redigera profiler. Detta för att ni delar på profiler i ett konto. Tips! Om organisationen har ett gemensamt intresse t.ex. Malmö Stad skapa en profil för detta och dela ut den med läsrättighet till alla underanvändare. Då behöver de ej ta en av sina profiler till att bevaka samma sak. En profil måste vara skapad för att administratören skall kunna dela ut den till en underanvändare. Administratören kan från början bestämma om varje underanvändare skall ha tillgång till en eller flera profiler. Skapa då en profil och namnge profilen efter den underanvändaren som ska ha profilen. Efter detta delar administratören ut fullständiga rättigheter på den namngivna profilen till underanvändaren som kan välja att söka på vad han må vilja söka på. Under Mitt konto/gruppadministration ser du som administratör hur aktiva dina underanvändare är. Här ser du också vilka profiler som är tilldelade till vem och hur många som har läs eller fullständiga rättigheter till vardera profil. Om någon är mer aktiv och bevakar mer än andra kan du välja att ge en underanvändares profil till någon annan. Mer tips finns i administratörskolan.pdf Fråga 4 PDFer: Hur fungerar det och hur hittar jag rätt träff Aitellu bevakar alla slags dokument som läggs upp på Internet. PDFer fungerar på två sätt hos Aitellu. Om det är ett företag, kommun eller annan organisation som lagt upp en PDF ses hela PDFen som en artikel. Dvs Hela protokoll från en kommun är en träff. Aitellu har också ca 200 PDF-tidningar som vi spindlar/skannar av. Detta är tidningars fysiska tryckta edition som utgivaren lägger upp på nätet. Här extraherar Aitellus system varje artikel i tidningen vilket medför att vi levererar en länk direkt till den sidan där artikeln ligger. När det gäller PDFer så är det problemet att de flesta tidningar lägger upp sin tryckbara PDFer på flera MB. Detta innebär att det kan vara väldigt stora dokument.
Beroende på hur din dator fungerar så kommer den agera olika på att öppna så stora PDFer. Det händer ofta att datorn bryter uppladdningen. Läs mer om Adobe PDF och att läsa dokument på webben http://kb.adobe.com/selfservice/viewcontent.do?externalid=328233&sliceid=2 Försök också med: Om sidan är helt blank och det i vänster hörn längst ner står Klart så har datorn slutat ladda sidan! Då kan du börja med att försöka ladda om sidan tryck på F5 knappen eller på omladdningsikonen vid adressrutan Tjänsten lägger på extra kod på adressraden för att du ska komma till rätt sida i PDFen det kan även vara detta som din dator inte klarar av och om du då klipper bort allt efter.pdf så öppnas PDFen på första sidan. I URLen ser du liksom inne på ditt konto vilken sida som träffen kommer ifrån. Hämta den sidan i PDFen Du kan också välja att inte söka i PDF träffar- klicka då i HTML-rutan.