Ekonomistadga för Helsingfors universitet Godkänd av högskolans styrelse 19.12.2011 1 kap. ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 1 Tillämpningsområde Ekonomistadgan för Helsingfors universitet definierar förutsättningarna för att leda universitetets ekonomi. Bestämmelserna i denna ekonomistadga tillämpas på all ekonomisk verksamhet vid Helsingfors universitet och gäller alla de anställda vid universitetet som har uppgifter med anknytning till eller ansvar för ekonomiska angelägenheter. Vid hanteringen av universitetets ekonomi ska utöver det som i övrigt är föreskrivet, bestämmelserna i denna ekonomistadga följas. Ekonomistadgan gäller även Svenska social- och kommunalhögskolan. 2 Verksamhetsprinciper Universitetets funktioner ska ordnas och uppgifterna skötas så att god lednings- och förvaltningssed följs inom universitetet de mål som universitetets styrelse har uppställt för verksamheten och ekonomin uppnås universitetets ekonomi är i balans ansvaret för det verksamhetsmässiga och ekonomiska resultatet för varje enskilt uppgiftsområde är klart definierat den interna kontrollen och riskhanteringen på varje nivå och i alla verksamheter inom organisationen är tillräcklig betalningsrörelsen, finansieringsverksamheten och investeringsverksamheten sköts på ett tryggt och ekonomiskt sätt upptagning av lån är motiverat ur ett verksamhetsmässigt och ekonomiskt perspektiv kapitalstrukturen i balansen förblir i balans ekonomirapporteringen är ändamålsenlig och aktuell 3 Den interna kontrollen Den interna kontrollen genomförs så, att kontrollen är en del av universitetets normala verksamhets- och ekonomiprocesser. Universitetets styrelse och rektor ansvarar för organiseringen av den interna kontrollen. Som stöd för styrelsearbetet fungerar styrelsens granskningsutskott som har en av styrelsen fastställd arbetsordning.
Chefen för en enhet med ekonomiansvar ska försäkra sig om, att den interna kontrollen beaktas vid ordnandet av verksamheten och ekonomin. Den övervakningsskyldighet som chefen har gäller all verksamhet vid enheten och all finansiering som de anställda vid enheten förfogar över. Chefen för en enhet med ekonomiansvar svarar för att det vidtas nödvändiga åtgärder utgående från den information som den interna kontrollen producerar. 2 kap. EKONOMIFÖRVALTNINGENS ORGANISATION 4 Ekonomiförvaltningens aktörer Styrelsen och rektor ansvarar för universitetets ekonomi i enlighet med vad som föreskrivs i universitetslagen och i universitets instruktion. Kvesturen och enheterna med ekonomiansvar ansvarar för ekonomiförvaltningen i enlighet med vad som föreskrivs i universitetets instruktion samt i denna ekonomistadga 5 Val av revisorer Universitetskollegiet väljer universitetets revisorer. 6 Enheter med ekonomiansvar Enheter med ekonomiansvar är fakulteterna, institutionerna vid fakulteterna, de fristående institutionerna samt förvaltningsenheter i enlighet med rektors beslut. Till enheter med ekonomiansvar hör även medicinska fakultetens enhet för forskningsprogram, veterinärmedicinska fakultetens djursjukhus samt Svenska social- och kommunalhögskolan. Chefen för en enhet med ekonomiansvarig ansvarar för universitetets egendom som ställts till enhetens förfogande samt för enhetens verksamhet och ekonomi i enlighet med universitetets instruktion. 7 Tidsbegränsade projekt I de system som används i universitetets ekonomiförvaltning kan finnas tidsbegränsade projekt (wbs). Beslut om tillsättande av ett projekt fattas av institutionens prefekt eller, i fakulteter som inte har institutioner, av dekanus, som samtidigt ska utse en ansvarig ledare för projektet och se till, att projektet har ändamålsenliga resurser.
8 Användarrättigheter för ekonomi- och personaladministrationens rapporterings- och uppföljningssystem Kvesturen samt sektorn för personal- och juridiska ärenden beviljar på skriftlig eller elektronisk ansökan användarrättigheter för de system som de ansvarar för. Rektorn, förvaltningsdirektören och kvestorn har rätt till all information om samtliga enheter och projekt som finns i ekonomi- och personalförvaltningens system. På motsvarande sätt har dekanus rätt till information om fakultetens enheter och projekt; institutionens prefekt har rätt till information om alla enhetens underenheter och projekt; direktören för en fristående institution har rätt till information om alla forskningsgrupper som verkar inom enheten; den ansvariga forskaren har rätt till information om sina egna projekt och en sektorchef vid rektorskansliet eller en chef som är underställd förvaltningsdirektören har rätt till information om alla underenheter och projekt som hör till enheten. Svenska social- och kommunalhögskolans rektor och förvaltningschef har motsvarande rättigheter till information om samtliga underenheter och projekt som hör till enheten. 3 kap. PLANERING OCH UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETEN OCH EKONOMIN 9 Verksamhetsstyrning I 14 i universitetslagen (558/2009) föreskrivs om styrelsens uppgifter i anslutning till verksamhetsoch ekonomiplaneringen. I universitetets instruktion föreskrivs om planeringsprocessen för universitetets verksamhet och ekonomi. De dokument som görs upp under processen är universitetets strategi och fakulteternas, de fristående institutionernas, Svenska social- och kommunalhögskolans samt centralförvaltningens målprogram. Fastställande av budgetar samt uppföljningen av mål sker årligen. 10 Strategisk planering Universitetet gör upp en strategi för den i 48 i universitetslagen avsedda perioden för avtal mellan undervisnings- och kulturministeriet och universitetet. Strategin ska inkludera en vision för en längre tidsperiod, syftemål och målsättningar samt medel för att förverkliga dessa. Processen för att göra upp strategin genomförs som ett samarbete mellan fakulteterna, de fristående institutionerna och centralförvaltningen. Strategin kan justeras också under pågående planeringsperiod. Universitetets strategi godkänns av styrelsen.
11 Fakulteternas och de fristående institutionernas målprogram Fakulteterna, de fristående institutionerna, Svenska social- och kommunalhögskolan och centralförvaltningen gör upp målprogram som innehåller en strategisk ram, målsättningar och åtgärder för att uppnå målen samt en personalplan och budget. Utkasten till målprogrammen överlämnas till rektorn. Målprogrammen kan ändras, kompletteras och preciseras årligen. Året före avtalsperioden genomförs förhandlingar om målen utgående från rektorns förslag. I förhandlingarna deltar ledningen för den berörda enheten och specialister som ansvarar för beredningen. Rektorn eller en prorektor som förordnats av rektorn fungerar som ordförande vid förhandlingarna. Med förhandlingarna som grund bearbetar fakulteterna, de fristående institutionerna, Svenska social- och kommunalhögskolan och rektorskansliet sina målprogram, som på universitetets vägnar undertecknas av rektorn och förvaltningsdirektören, samt på enhetens vägnar av dekanus eller den fristående institutionens direktör. Målprogrammet som görs upp mellan rektorn och centralförvaltningen undertecknas av rektorn och förvaltningsdirektören. Centralförvaltningen har beredningsansvar i ärenden som gäller målprogrammen och förhandlingarna. Fakulteternas dekaner kommer årligen överens om målen med de institutioner och de enheter som hör till fakulteten. Svenska social- och kommunalhögskolans rektor kommer årligen överens om målen med högskolans olika ämnen. 12 Budgeten Styrelsen godkänner universitetets budget. Rektorn godkänner budgeterna för fakulteterna, de fristående institutionerna, Svenska social- och kommunalhögskolan och centralförvaltningen. Kvesturen ansvarar för att uppgifterna om budgeterna förs in i ekonomisystemen i enlighet med rektorns beslut. En enhet med ekonomiansvar ska i samband med den årliga budgeteringsprocessen uppgöra en investeringsbudget för sina anskaffningar samt säkerställa att avskrivningarna täcks inom ramen för enhetens finansiering. 13 Uppföljningen av verksamheten och ekonomin Fakulteterna, de fristående institutionerna, Svenska social- och kommunalhögskolan och centralförvaltningen ska årligen rapportera till rektorn hur de överenskomna målen har uppnåtts. Universitetets räkenskapsperiod är ett kalenderår. Styrelsen upprättar bokslutet och koncernbokslutet senast den 30 april under det på räkenskapsåret påföljande året och överlämnar
det till revisorerna för granskning. Revisorerna ger en revisionsberättelse senast före utgången av maj månad. Universitetskollegiet fastställer bokslutet och beslutar om beviljande av ansvarsfrihet för styrelsens medlemmar och rektorn senast före utgången av maj månad under det på räkenskapsåret påföljande året. Styrelsen lägger fram ett förslag om behandlingen av räkenskapsperiodens resultat och vid behov om åtgärder rörande balansering av ekonomin. Bokslutet undertecknas av styrelsens medlemmar samt rektorn. Rektorskansliet ansvarar för beredningen av bokslutet och verksamhetsberättelsen. Rektorskansliet ansvarar för de allmänna arrangemangen kring utvärderingen av verksamheten. Kvesturen ansvarar för den allmänna uppföljningen av enheternas budgetar. Chefen för varje enhet ansvarar för enhetens budget när det gäller användning och tillräcklighet. Chefen för en enhet med ekonomiansvar svarar för uppgörandet av ekonomirapporter för enheten. Därtill uppgör kvesturen regelbundet rapporter över fakulteternas och de fristående institutionernas basfinansiering. Kvesturens universitetsservice uppgör rapporter gällande den externa finansieringen för projektens ansvariga ledare. 4 kap. FINANSIERINGS- OCH INVESTERINGSVERKSAMHETEN SAMT BETALNINGSRÖRELSEN 14 Finansieringsverksamheten I samband med budgeten godkänner styrelsen finansieringsplanen, soliditetsmålsättningen och fullmakter för att uppta långfristiga lån. 15 Universitetets investeringsverksamhet Enligt universitetets instruktion ska universitetet ha en kommitté för fastighets- och värdepappersplacering samt en innovations- och företagskommitté. Styrelsen godkänner principerna och basallokeringen för universitetets investeringsverksamhet. Rektorn beslutar om den finansansvariga. Kvestorn ansvarar för investeringsverksamheten i enlighet med de principer för investeringsverksamhet som styrelsen har fattat beslut om. (link) Styrelsen ska få en rapport om resultatet av investeringsverksamheten fyra gånger per år.
16 Likviditet Kvestorn eller en av kvestorn utsedd person svarar för att likviditeten är tillräcklig genom kortfristig likviditetsplanering och flexibla finansieringsinstrument. 17 Betalningsrörelsen Betalningsrörelsen sköts centralt via de bankkonton som öppnats i Helsingfors universitets namn. Beslut om öppnande och avslutande av valutakonton och andra bankkonton för universitetet samt beslut om vilka personer som får använda kontona fattas av rektorn på kvestorns föredragning. Kvestorn kan ingå avtal om direktdebitering och övriga avtal med de banker som sköter universitetets betalningsrörelse. Kvestorn kan ingå ett separat avtal med ett kreditbolag om att intäkter som tillfaller universitetet, som utländska kongressdeltagares deltagaravgifter och betalningen för publikationsbeställningar som levereras till utlandet, kan inkasseras via ett kreditbolag och överföras till universitetets bankkonto. Inkomsterna som redovisas av kreditbolaget granskas och godkänns på samma sätt som andra inkomster och en räkning eller motsvarande ska bifogas. Beslut om ibruktagande av koncernkonto fattas av styrelsen. 18 Kontantkassor Avsikten med kontantkassor är att sköta betalningsrörelse av liten omfattning på ett flexibelt sätt. Kvestorn beslutar om inrättande av nya kassor och meddelar även bestämmelser om det maximibelopp som får finnas i kassorna. Kvesturen för en förteckning över kassorna. Kvestorn kan bevilja små förskott ur kontantkassan för mindre, brådskande anskaffningar Chefen för en enhet med ekonomiansvar svarar för att en kassa som inrättats på beslut av kvestorn sköts på ett tillbörligt sätt. Kvesturen ansvarar för att kassorna granskas regelbundet. Kvesturen ger närmare direktiv angående skötseln av kassorna. 19 Betalkort och kundkort Kvestorn godkänner avtal om betalkort som tas i bruk inom universitetet. De kundförmåner som företagen beviljar i samband med kundkort tillfaller universitetet.
Betalkort kan beviljas till en av universitetet anställd person på basis av en motiverad och av chefen för en enhet med ekonomiansvar godkänd ansökan. Innehavaren av ett betalkort undertecknar en förbindelse gällande användningen av betalkortet där han eller hon förbinder sig att följa beviljarens och universitetets villkor. Enheten där ett betalkort används svarar för att de direktiv som givits av betalkortets beviljare följs då kortet används. 20 Indrivning Indrivningen och övervakningen av fordringar sköts centralt i kvesturen med undantag för djursjukhuset, Nationalbiblioteket och Helsingfors universitets bibliotek vilka själva sköter om indrivningen av sina fordringar. Kvesturen ansvarar för indrivningsåtgärderna. Kvestorn beslutar om vilka förfaranden som skall tillämpas vid indrivningen av fordringar. Kvestorn kan ingå ett avtal med en indrivningsbyrå om indrivningen av fordringar. För indrivningen av lönefordringar ansvarar i första hand personal- och juridiksektorn, och för indrivningen av hyror utanför reskontran ansvarar lokal- och fastighetscentret. Eventuell fortsatt indrivning sköter kvesturen i samarbete med en indrivningsbyrå. Kvestorn fattar beslut om att avstå från indrivningsåtgärder samt om bokföring av kreditförluster. 5 kap. UTGIFTER 21 Allmänna upphandlingsprinciper Med upphandling avses inköp eller hyrning av varor eller tjänster eller annan liknande verksamhet. Upphandlingen ska stöda en resultatrik verksamhet vid universitetet samt ett ändamålsenligt och effektivt utnyttjande av resurser. Upphandling ska konkurrensutsättas i enlighet med upphandlingslagstiftningen på ett effektivt och öppet sätt och anbudsgivarna ska bemötas på ett jämbördigt sätt utan att någon diskrimineras. Datatekniska arbetsstationer (datorer) och till dem hörande allmän programvara kan endast anskaffas centralt genom att utnyttja de avtal som universitetet har konkurrensutsatt och närstödsgrupperna vid IT-centret. Avvikelse från det konkurrensutsatta apparatutbudet kan ske endast med tillstånd av informationsförvaltningsdirektören och avvikelsen bör grunda sig på forskningsrelaterade orsaker. Datateknisk apparatur kan anskaffas via leasingavtal endast med informationsförvaltningsdirektörens tillstånd. Närmare direktiv gällande upphandling ges i Upphandlingsstadgan för Helsingfors universitet som är godkänd av rektor. (link)
22 Beslut om utgifter Rektorn, prorektorerna, förvaltningsdirektören, cheferna för enheterna med ekonomiansvar eller någon som de skriftligen förordnat, kan fatta beslut om utgifter. Den som fattar beslut om en utgift ska försäkra sig om att utgiften är laglig och ändamålsenlig samt att det finns tillräcklig finansiering. I det fall att saken kräver ett speciellt godkännande, lov eller utlåtande bör den som fattar beslut om utgiften försäkra sig om att ett sådant har erhållits. I kvesturens anvisningar för ekonomiförvaltningen finns närmare bestämmelser om vilka kostnader som kan godkännas. (link) Chefen för en enhet med ekonomiansvar eller någon som han eller hon har förordnat kan fatta beslut om en utgift om högst 500000 euro inom ramen för de anslag chefen har till förfogande. Rektorn eller någon som han eller hon har förordnat fattar beslut om utgifter som överstiger 500 000 euro upp till 3.000.000 euro samt om utgifter som hänför sig till ramavatal utan eurobaserad övre gräns. Rektorn eller förvaltningsdirektören kan fatta beslut om övriga ersättningar som betalas till personalen. Sådana kan till exempel vara ersättningar som betalas med anledning av att ett anställningsförhållande upphör. Styrelsen fattar beslut om långvariga hyresavtal som permanent ökar kostnaderna och har betydande ekonomisk betydelse samt beslut om utgifter vars helhetsvärde överstiger 3.000.000 euro. Den euromässiga gränsen för beslut om en utgift avser den engångs- eller årskostnad som beslutet medför. Avtal om betalningsvillkor och fakturering ska göras i samband med att beslut om utgift fattas. 23 Granskning av fakturor Den kalkyl, faktura eller det dokument som en utgift grundar sig på, ska granskas. Vid granskningen ska konstateras att en vara eller tjänst som motsvarar utgiften har levererats och mottagits till rätt mängd, typ och kvalitet samt att utgiftsverifikatet överensstämmer med den beställning eller det beslut som universitetet har förbundit sig till. 24 Förskottsuppbördsregistret Vid köp av arbetsprestationer mot faktura ska den person som förordnats av chefen för en enhet med ekonomiansvar eller av den ansvariga projektledaren kontrollera att den som säljer arbetsprestationen är införd i förskottsuppbördsregistret. I fråga om betalningar till oregistrerade företag, föreningar och personer antecknas "oregistrerad" i fakturans kommentarfält, och fakturan sänds till kvesturen för verkställande av förskottsinnehållning.
25 Godkännande av utgifter En utgift ska godkännas innan den betalas. Godkännaren ska försäkra sig om att utgiften baserar sig på en laglig utgiftsgrund eller ett beslut som fattats i laga ordning samt att verifikatet är försett med tillbörliga gransknings- och kontoanteckningar. Godkännaren svarar för att finansieringen är tillräcklig och verifierar godkännandet genom att underteckna och datera verifikatet. Sakgranskaren och godkännaren ska vara skilda personer. Chefen för en enhet med ekonomiansvar godkänner de utgifter som betalas med enhetens anslag. Chefen kan delegera rätten att godkänna genom ett skriftligt förordnande eller en arbetsordning. Chefen godkänner sina underordnades fakturor. En godkännare kan inte godkänna utgifter som rör honom eller henne själv. Kanslerns och rektorns fakturor godkänns av styrelsens ordförande eller någon som han eller hon har förordnat. Dekanernas och Svenska social- och kommunalhögskolans rektors fakturor godkänns av förvaltningsdirektören. Direktörernas för de fristående institutionernas fakturor godkänns av direktionens ordförande eller av en person som direktionen förordnat. Kvestorn eller en av kvestorn förordnad person godkänner utgifter som betalas från balanskonton. Om konteringsanteckningarna på ett originalverifikat ändras, ska ändringsverifikatet godkännas på samma sätt som originalverifikatet. Ett verifikat som uppgjorts för att korrigera ett kodningsfel eller ett annat tekniskt fel godkänns av kvestorn eller av kvestorn förordnad person. Kvestorn eller av kvestorn förordnad person godkänner den interna bokföringens massdebiteringsverifikat. En förteckning över de godkännare som förordnats av cheferna för enheterna med ekonomiansvar förs av kvesturen. 26 Förskott En säljare kan beviljas förskott om det finns motiverade skäl. Förskottsbetalningen ska enligt överenskommelse med säljaren vara en slutlig delbetalning för upphandlingen och tillräcklig säkerhet måste krävas. När offerter jämförs ska räntan på förskott beaktas som en faktor som påverkar priset. Säkerhet ska fordras för material som överlämnas till en leverantör, om inte materialets ringa värde eller andra orsaker gör säkerhet onödig. Den som fattar beslut om upphandling ansvarar för att man på lämpligt sätt kommer överens med säljaren om förskottsbetalning och att tillräcklig säkerhet ställs. Alla säkerheter i samband med förskott ska efter granskning och godkännande överföras till kvesturen.
27 Utgifter för resor Reseplaner och reseräkningar godkänns på samma sätt som beslut om utgifter. Kvesturen meddelar särskilda anvisningar för resor. 28 Representationsutgifter och utgifter föranledda av personalevenemang Universitetets medel kan användas för representationsändamål endast för att visa personer som är verksamma inom universitetets uppgiftsområde sedvanlig gästfrihet eller uppmärksamhet samt för utbildningar, fester eller andra motsvarande evenemang för den egna personalen. Representationsutgifter godkänns på samma sätt som reseräkningar. 29 Kostnadsersättningar Avtal om ersättning för kostnader, som uppstår genom att personlig egendom såsom telefon eller dator används vid utförandet av arbetsuppgifter, bör ingås på förhand med chefen för en enhet med ekonomiansvar. Ersättningen bör uppstå vid utförandet av uppgifter som universitetet ansvarar för. Ett skriftligt avtal om ersättning bör ingås på förhand mellan den person som har rätt att fatta beslut om utgift och arbetstagaren. Arbetstagaren bör själv betala alla fasta avgifter i anslutning till egendomen. 30 Stipendier Stipendier kan beviljas för vetenskaplig forskning, forskarstudier och resekostnader i samband med dessa. I synnerhet internationell mobilitet kan understödas genom stipendier. Ett stipendium får inte användas till att ersätta ett anställningsförhållande, och av en stipendiat får inte fordras annan verksamhet än den som stipendiet har beviljats för. Stipendier beviljas i en fakultet av dekanus, i en fristående institution av direktören och i Svenska social- och kommunalhögskolan av högskolans rektor. Om den sammanlagda summan av stipendier som beviljas en person under ett år överstiger 10 000 euro krävs kvestorns godkännande. Ett stipendium som beviljats en enskild person av en utomstående med önskan att stipendiet betalas ut via universitetet behöver inte godkännas enligt ovannämnda förfarande. Beslut om utbetalning av ett sådant stipendium kan fattas av den person som har rätt att godkänna enhetens eller projektets räkningar. Utbetalningen av stipendier sköts av servicecentren på motsvarande sätt som löneutbetalningarna. Kvestorn kan meddela närmare anvisningar om stipendier.
De stipendier som beviljas av universitetet är skattepliktig inkomst för mottagaren till den del den sammanlagda summan av stipendier beviljade av privata eller offentliga samfund efter avdragbara utgifter under skatteåret överskrider den årliga summan för statens konstnärsstipendium. Universitetet verkställer inte förskottsinnehållning på stipendier som universitetet beviljar. 31 Löner och arvoden Utbetalningen av löner och arvoden sköts av personaltjänsternas campusserviceenheter. Löner utbetalas enligt på förhand ingångna skriftliga arbetsavtal. Datum för löneutbetalning är för personer i permanent arbetsförhållande i regel den 15 dagen i månaden och för personer i tidsbundet arbetsförhållande den sista dagen i månaden. Arvoden samt arbets- och användningsersättningar utbetalas på basis av arvodesformulär som godkänts på behörigt sätt. 6 kap. INKOMSTER 32 Fakturering av inkomster Inkomster ska faktureras utan dröjsmål eller i enlighet med uppgjort avtal, förbindelse eller fattade beslut. Universitetsservicen svarar för verkställandet av faktureringen om inte annat har överenskommits med chefen för en enhet med ekonomiansvar. Chefen för en enhet med ekonomiansvar följer med att faktureringen verkställs och svarar för att enhetens samtliga avtal och förbindelser har levererats till universitetsservicen för fakturering. Den enhet som ansvarar för faktureringen förvarar de beställningar eller andra dokument som ligger till grund för faktureringen lika länge som bokföringens verifikat. En försäljningsfaktura eller grunden för fakturering ska godkännas. Faktureringsmaterial på universitetsnivå godkänns av kvestorn eller av kvestorn förordnad person. 33 Extern finansiering Offerter och avtal rörande nationell och internationell extern finansiering ska på föredragning godkännas och undertecknas av chefen för en enhet med ekonomiansvar. Chefen för en enhet med ekonomiansvar kan delegera sin beslutanderätt gällande offerter och avtal till ett värde som understiger 50.000 euro. Avtal rörande extern finansiering bereds tillsammans med den berörda sektorn inom rektorskansliet.
Ett projekts ansvariga forskare eller en annan ansvarsperson förbinder sig till avtalen genom sin underskrift. 34 Rapportering av extern finansiering Den institution eller annan enhet som har ansvar för genomförandet av projektet svarar för uppgörandet av års- och slutrapporter. Kvestorn eller en av kvestor förordnad person undertecknar ekonomirapporterna. De till ekonomiförvaltningen hörande dokument som krävs av Europeiska unionens kommission undertecknas av kvestorn eller av en av kvestorn förordnad person. Chefen för en enhet med ekonomiansvar svarar för att avtalens och finansiärernas villkor följs och för att enhetens affärsverksamhet är lönsam. Kvesturen meddelar närmare anvisningar gällande skötseln av extern finansiering. 35 Mottagande av donationsmedel Rektorn godkänner betydande donationer till universitetet. Övriga donationer godkänns av kvestorn och sedvanliga donationer som riktas till enheternas verksamhet godkänns av chefen för en enhet med ekonomiansvar samt för Svenska social- och kommunalhögskolans del av högskolans rektor. Donationer ska grunda sig på ett donationsbrev eller motsvarande dokument. 7 kap. ORGANISERINGEN AV BOKFÖRINGEN 36 Organisering av bokföringen Kvestorn fattar beslut om bokföringskonton och den interna bokföringens kontoplan samt om anvisningar och tidtabell för bokföringen och bokslutskalkylerna. Kvestorn meddelar detaljerade anvisningar rörande bokföringens ansvar och skyldigheter. Ekonomiförvaltningens system bör uppbyggas så, att de producerar de uppgifter om verksamheten och ekonomin som är nödvändiga för beslutsfattande, styrning och övervakning.
8 kap. FÖRMÖGENHETSFÖRVALTNINGEN 37 Allmänna bestämmelser om skötseln av förmögenhet Universitetets förmögenhet och egendom bör skötas på ett tillförlitligt och meningsfullt sätt med tanke på universitetets uppgifter och målsättningar. Chefen för en enhet med ekonomiansvar ansvarar för skötseln av den egendom som anvisats varje enskild enhet. Var och en i universitetets tjänst ska sköta den egendom som tillhör universitetet och som han eller hon förfogar över med omsorg. Egendom får inte lämnas utsatt för väder, stöld eller övriga skador. Underhållet av forsknings- och undervisningsmedel samt inventarier ska ordnas så att egendomens användbarhet bevaras kontinuerligt samt att underhållskostnaderna hålls på en låg nivå. 38 Anskaffningen av materiell och immateriell egendom Universitetets materiella och immateriella egendom som har ett anskaffningsvärde om 5.000 euro eller högre antecknas i ett register för anläggningstillgångar och i registret för apparatur Anskaffningar till ett värde som understiger 5.000 euro registreras direkt som en kostnad på kontot för apparaturanskaffningar. Av dessa apparater bör alla de vars värde överstiger 500 euro antecknas i registret för apparatur. Även IT-apparatur, telefoner, småmaskiner, kylanläggningar och övriga motsvarande apparater som är biligare än 500 euro antecknas i registret. Apparatur som har ett värde som understiger 5.000 euro antecknas inte i registret för anläggningstillgångar. Apparaturen inventeras enhetsvis med minst tre års mellanrum. Cheferna för enheter med ekonomiskt ansvar och projektens ansvariga forskare ansvarar för att den information som registret för anläggningstillgångar och apparaturregistret förutsätter antecknas på utgiftsfakturan. En enhet med ekonomiskt ansvar bör hålla en förteckning över de maskiner och den apparatur som har ställts till personalens förfogande på andra ställen än i universitetets utrymmen. 39 Avskrivning av materiell egendom Egendom ska avskrivas som värdelös då föråldrad egendom försvårar effektiv verksamhet, reparation av egendomen är oekonomisk, egendomen inte längre på grund av förändrade omständigheter är nödvändig för universitetets verksamhet eller dess användningsgrad har blivit oekonomisk eller egendomen inte längre kan användas på avsett vis på grund av arbetarskyddsrelaterade eller andra orsaker. Chefen för en enhet med ekonomiansvar, fattar beslut om överlåtelse av egendom vars värde är högst 10.000 euro. Beslut om överlåtelse av egendom vars värde överstiger 10.000 euro fattas av förvaltningsdirektören.
Svenska social- och kommunalhögskolans rektor fattar beslut om överlåtelse av enhetens egendom. Av säkerhetsskäl fattar IT-Centret centralt beslut om avskrivning av alla datorer samt överlåtelse och nedskrotning av all datateknisk apparatur 40 Omsättningstillgångar Lager av omsättningstillgångar kan upprätthållas i universitetet endast då lagerhållningen är ändamålsenlig ur verksamhetens perspektiv och då det kan påvisas, att lagerhållningen är ekonomiskt lönsam. Mera medel än vad universitetets verksamhet förutsätter får inte bindas upp i lager. 9 kap. FÖRSÄKRINGAR 41 Teckning av försäkringar Rektor ansvarar för att försäkringsskyddet är tillräckligt med tanke på universitetets verksamhet och för det lagstadgade försäkringsskyddet för personal, studerande, verksamhet, förvaltning och egendom. Rektorskansliet tecknar försäkringar som rör hela universitetet. Chefen för en enhet med ekonomiansvar kan i undantagsfall teckna försäkring för ett enskilt objekt då försäkringsobjektet inte ingår i de försäkringar universitetet har tecknat centralt. Försäkringsavtalet bereds tillsammans med rektorskansliet. 10 kap. ÖVRIGA BESTÄMMELSER 42 Anvisningar som kompletterar ekonomistadgan Rektorn, förvaltningsdirektören och kvestorn kan ge noggrannare anvisningar gällande skötseln av universitetets ekonomi. 43 Ikraftträdande Denna ekonomistadga träder i kraft 1.1.2012.