Revisionsrapport Bisysslor Hultsfreds kommun Yvonne Lundin Caroline Liljebjörn 17 december 2012
Granskning av bisysslor 2012 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning 2 3 Revisionsfrågor och metod 3 4 Kommunens riktlinjer 4 5 Granskningsresultat bisysslor 5 6 Sammanfattande bedömning 7 Hultsfred
1 Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna i Hultsfreds kommun har gett i uppdrag att granska bisysslor inom kommunen. Den övergripande frågan som revisorerna har fastställt, och som denna granskning ska besvara är: Har kommunen ett ändamålsenligt system och rutiner för att säkra att anställda inte utför bisysslor som kan leda till skada för kommunen? Vår sammanfattande bedömning kopplas till nedanstående kontrollfrågor: I vilken utsträckning förekommer att anställda i kommunen har bisysslor? Vilket regelverk finns upprättat för bisysslor? Efterlevs regelverket för anställdas bisysslor? Hultsfreds kommun har 1 135 anställda vid granskningstillfället. En granskning via Bolagsverket ger totalt 123 träffar i bolagsregistret omfattande 100 personer. 19 träffar avser kommunala bolag och bostadsrättsföreningar, resterande träffar bedöms som verksamheter utanför kommunkoncernen. I intervju med kommunens personalansvarige och med kommunens förvaltningschefer framkommer att merparten av verksamheterna är kända. Det sker ingen systematisk dokumentation av de anställdas bisysslor och det saknas riktlinjer att frågan om eventuell bisyssla ska tas upp vid rekrytering och vid medarbetarsamtal. Information gällande bisysslor finns på kommunens hemsida. Med utgångspunkt från kommunstyrelsens uppsynsplikt är det angeläget att kommunstyrelsen ser till att anvisningarna utarbetas, förankras i verksamheterna och följs upp. Hultsfred 1 av 8
2 Inledning Regler om bisysslor finns dels i avtalet Allmänna bestämmelser (AB), dels i Lag om offentlig anställning (LOA). För anställda i kommunala bolag och förvaltningar gäller AB med undantag av förtroendeskadliga bisysslor, för vilka LOA gäller. I 7 LOA regleras förbudet mot förtroendeskadliga bisysslor för såväl anställda i kommuner, landsting och kommunalförbund som för anställda i bolagen. Lagen är tvingande och tar över AB:s bestämmelser. Prövning av om en bisyssla är negativ för arbetsgivaren prövas utifrån om den kan vara förtroendeskadlig, arbetshindrande eller konkurrerande. Arbetsrättsligt finns inget generellt bisyssleförbud utan varje bisyssla måste prövas var för sig. Riksdagen fattade 2001 beslut om ändring i LOA. Ändringen innebär att från och med den 1 januari 2002 gäller denna lag inte bara statligt anställda utan även arbetstagare i kommuner, landsting och kommunalförbund samt i av kommuner och landsting ägda bolag. Lagen reglerar i första hand förtroendeskadliga bisysslor. Bestämmelsen i LOA innehåller även föreskrifter om att arbetsgivaren på ett lämpligt sätt ska uppfylla sin skyldighet att informera de anställda om vilka förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten ur en förtroendeskadlig aspekt. I Allmänna bestämmelser (AB 05) 3 kap. 8 anges att arbetstagare på begäran ska anmäla bisyssla och lämna de uppgifter som arbetsgivaren anser behövs för en bedömning. Arbetsgivaren får förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan verka hindrande för arbetsuppgifterna, innebära verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens, påverka arbetstagarens handläggning av ärenden i sitt arbete hos arbetsgivaren. Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla. Granskningen av bisysslor har genomförts för samtliga anställda. För att få en bild av deras engagemang i företagen har uppgifter om de anställda körts mot Bolagsverkets näringslivsregister. Hultsfred 2 av 8
3 Revisionsfrågor och metod Den övergripande frågan som revisorerna har fastställt och som ska besvaras är: Har kommunen ändamålsenliga system och rutiner för att säkra att anställda inte utför bisysslor som kan leda till skada för kommunen? En sammanfattande bedömning kopplas till nedanstående kontrollfrågor: I vilken utsträckning förekommer att anställda i kommunen har bisysslor? Vilket regelverk finns upprättat för bisysslor? Efterlevs regelverket för anställdas bisysslor? Granskningen har avgränsats till att omfatta bisyssla som är näringsverksamhet, det vill säga om den anställde finns med i Bolagsverkets näringslivsregister. För att få en bild av anställdas engagemang i företaget har uppgifter om de anställda körts mot Bolagsverkets näringslivsregister. I registret finns följande uppgifter: Firma, registrerat företagsnamn. Företagsform exempelvis enskild firma, ekonomisk förening, handelsbolag, kommanditbolag och aktiebolag. Uppdrag eller anknytning till företag, innehavare, delägare, ledamot, suppleant, vd med mera. Det framgår inte av uppgifterna från Bolagsverket om företagen bedriver aktiv näringsverksamhet eller är vilande företag. De uppgifter som vi erhållit från kommunen via personalavdelningen avseende de anställda omfattar: Namn Personnummer Befattning Intervjuer har gjorts med kommunens personalchef och förvaltningschefer eller annan företrädare för förvaltningarna angående deras kännedom om förekomsten av bisysslor. De anställda har informerats om att granskningen ska genomföras. Rapporten har varit föremål för sakgranskning. Hultsfred 3 av 8
4 Kommunens riktlinjer Information finns att tillgå på kommunens hemsida gällande bisysslor. Informationen bygger på regler om bisysslor som finns i Lagen om offentlig anställning (LOA) och togs fram inför att reglerna skulle träda i kraft 2002-01-01. Dokumentet är inte fastställt av kommunstyrelsen eftersom det endast innehåller lagens krav. Informationen ingår i kommunens personalhandbok, men det finns inga ytterligare dokumenterade riktlinjer avseende bisysslor inom kommunen. Förvaltningscheferna bedömer att de anställda känner till vad som där anges om bisysslor eftersom ärenden med jämna mellanrum aktualiseras båda av chefer och av övrig personal. Det sker ingen systematisk dokumentation av de anställdas bisysslor och det saknas riktlinjer om att frågan om eventuell bisyssla ska tas upp vid rekrytering och vid medarbetarsamtal. Nämndernas delegationsordning reglerar inte frågan om bisysslor. Bisysslor har heller inte tagits upp på nämndssammanträdena. Personalkontoret har vi några tillfällen konsulterats då anställda anses ha haft bisyssla som bedömts vara förtroendeskadlig i den anställdes yrkesutövande. Diskussioner har då upptagits med den anställde och berörd facklig organisation. I dessa fall har de anställda senare slutat och kommunen har därför inte behövt agera vidare i frågan. Hultsfred 4 av 8
5 Granskningsresultat bisysslor Vid granskningstillfället finns totalt 1 135 anställda i kommunen. Antal registreringar: Förvaltning Antal registreringar Antal personer Antal anställda i förvaltningen Andel registreringar i % Barn- & utbildningsförvaltningen 62 51 427 15 Socialförvaltningen 34 30 531 6 Kultur- & fritidsförvaltningen 8 6 33 24 Övriga förvaltningar 19 13 144 13 Totalt 123 100 1135 11 Källa: Bolagsverket Tabellen ovan visar hur många registreringar/träffar som finns totalt för kommunen. Kolumnen till höger åskådliggör andelen registreringar i % i jämförelse med det totala antalet träffar. Snittet är 11 %. Det har förekommit inköp från bolag där de anställda är engagerade, men inköpen har varit av lägre belopp varför vi inte ser det som väsentligt att påtala detta. Barn- & utbildningsförvaltningen har 427 anställda. Vid granskningen framkommer att 51 av de anställda är registrerade för 62 engagemang i bolag som någon form av bisyssla. Antal träffar Kommunalt bolag 4 Bostadsrättsförening 3 Enskild firma 11 Aktiebolag 33 Handelsbolag 6 Ekonomisk förening 5 62 Att vara ledamot i kommunens bolag eller ledamot i bostadsrättsförening är inte att bedöma som bisyssla. De kvarstående 57 verksamheterna som kan bedömas som bisysslor bedrivs av 45 anställda. Fyra anställda är engagerade i tre företag vardera, fyra anställda är engagerade i två företag vardera och resterande 1 företag vardera. De bisysslor som främst förekommer inom nämnden är engagemang som styrelseledamöter i make/makas företag. Bland lärare inom estetiska ämnen utövas även bisysslor inom det område som de undervisar i. Merparten av registreringarna är kända och förvaltningschefen gör bedömningen att inget av engagemangen strider mot gällande lagar. Hultsfred 5 av 8
Bisyssla diskuteras vid medarbetarsamtal på förekommen anledning, men det görs ingen systematisk dokumentation av anställdas bisysslor inom förvaltningen. Förvaltningschefen gör bedömningen att de anställda känner till vilka regler som gäller för bisysslor eftersom anställda med jämna mellanrum påtalar sina bisysslor. Socialförvaltningen har 531 anställda. Vid granskningen framkommer att 30 anställda är registrerade för 34 engagemang i bolag som någon form av bisyssla. En anställd är registrerad för tre träffar, två anställda är registrerade för 2 träffar. Antal träffar Kommunalt bolag 3 Bostadsrättsförening 1 Enskild firma 6 Aktiebolag 16 Handelsbolag 4 Kommanditbolag 1 Ekonomisk förening 3 34 Att vara ledamot i kommunens bolag eller ledamot i bostadsrättsförening bedöms inte som bisyssla. De kvarstående trettio verksamheterna som kan bedömas som bisysslor bedrivs av tjugosju anställda. En av de anställda bedriver tre verksamheter och en anställd två verksamheter. Enhetscheferna inom förvaltningen känner till merparten av de anställdas engagemang och gör bedömningen att de inte påverkar de anställdas arbete negativt. De bisysslor, som enhetscheferna inte hade vetskap om, har i samband med granskningen diskuterats med de anställda och det visade sig att bisysslorna inte har någon väsentlig påverkan på arbetet. Socialförvaltningen har inga egna riktlinjer när det gäller bisysslor utan hänvisar till informationen som personalavdelningen tagit fram. När en arbetsledare får introduktion ingår information om bisysslor. Bisyssla diskuteras vid medarbetarsamtal om den anställde eller chefen finner anledning att ta upp frågan, men det görs ingen systematisk dokumentation av anställdas bisysslor inom förvaltningen. Förvaltningschefen gör bedömningen att de anställda känner till vilka regler som gäller för bisysslor. De anställda påtalar med jämna mellanrum sina bisysslor. Inom nämnden har det inte förekommit att en anställd förbjudits att utöva sin bisyssla. Kultur- & fritidsförvaltningen har 33 anställda. Vid granskningen framkommer att 6 av de anställda är registrerade för åtta engagemang i bolag som någon form av bisyssla. Hultsfred 6 av 8
Antal träffar Kommunalt bolag 1 Enskild firma 1 Aktiebolag 5 Handelsbolag 1 8 En anställd bedriver två företag. De bisysslor som främst förekommer inom förvaltningen är engagemang som styrelseledamöter i make/makas företag. Förvaltningschefen bedömer att bisysslorna inte påverkar deras arbete i förvaltningen. Vid intervjun framkommer att i något fall har styrelseposter i en enskild idrottsförening ifrågasatts när det gäller opartiskheten i förhållande till övriga föreningar. Övriga förvaltningar I de övriga förvaltningarna bedrivs ett mindre antal verksamheter per förvaltning som kan bedömas som bisysslor. Verksamhet bedrivs i samtliga förvaltningar utom i Räddningstjänsten. Av totalt 19 registrerade verksamheter avser 5 verksamheter i kommunala bolag. Resterande verksamheter bedrivs av tio anställda. Antal träffar Kommunalt bolag 5 Enskild firma 3 Aktiebolag 9 Handelsbolag 1 Ekonomisk förening 1 19 6 Sammanfattande bedömning Vi bedömer att kommunen saknar ändamålsenliga system och dokumenterade riktlinjer för rapportering av bisysslor. Det baserar vi på att det saknas riktlinjer för i vilka sammanhang som informationen om bisysslor ska lämnas till de anställda samt för hur informationen om de anställdas bisysslor ska dokumenteras. Vi bedömer att nuvarande hantering av bisysslor är tillfredsställande eftersom de anställda enligt förvaltningschefernas bedömning har kännedom om reglerna för bisysslor. I granskningen har vi inte påträffat några bisysslor som bedöms vara förtroendeskadliga, arbetshindrande eller konkurrerande. Vi anser, med utgångspunkt från kommunstyrelsens uppsynsplikt, att det är angeläget att kommunstyrelsen utarbetar riktlinjer för information och dokumentation av de anställdas bisysslor. Det är viktigt att dessa riktlinjer/anvisningar sedan förankras ute i verksamheterna. Hultsfred 7 av 8
Förvaltningscheferna har i samband med granskningen bedömt att det inte finns någon anställd som utövar bisyssla som är förtroendeskadlig, verkar hindrande eller konkurrerar med verksamheten. Även om man i dagsläget har gjort denna bedömning, är det viktigt att i framtiden följa upp och dokumentera bisysslor. Kontrollfrågor: I vilken utsträckning förekommer att anställda i kommunen har bisysslor? Hultsfreds kommun har 1 135 anställda vid granskningstillfället. En granskning via Bolagsverket ger totalt 123 träffar i bolagsregistret omfattande 100 personer. 19 träffar avser kommunala bolag eller bostadsföreningar resterande träffar bedöms som verksamheter utanför kommunkoncernen. Vilket regelverk finns upprättat för bisysslor? Information om bisysslor finns på kommunens hemsida. Informationen bygger på regler om bisysslor som finns i Lagen om offentlig anställning (LOA) och togs fram inför att reglerna skulle träda i kraft 2002-01-01. Dokumentet är inte fastställt av kommunstyrelsen eftersom det endast innehåller lagens krav. Informationen ingår i kommunens personalhandbok, men det finns inga ytterligare dokumenterade riktlinjer avseende bisysslor inom kommunen. Efterlevs regelverket för anställdas bisysslor? Det finns inget regelverk i kommunen utöver den information som står på kommunens hemsida. 2012-12-17 Yvonne Lundin Projektledare Certifierad kommunal revisor/ Auktoriserad revisor Caroline Liljebjörn Uppdragsledare Hultsfred 8 av 8