www.pwc.se Revisionsrapport 4/2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni-oktober 2014 Revisionsrapport Sofia Nylund Sandra Feiff Hanna Holmberg Granskning av intern kontroll i system och rutiner för anläggningsredovisning Lidingö stad
Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning... 2 Utifrån ovanstående lämnar vi följande rekommendationer:... 2 Vi rekommenderar staden att se över sina riktlinjer/rutiner så att de liffer i linje med god redovisningssed, d.v.s. att RKR:s information följs gällande aktivering av inventarier av mindre värde.... 2 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål... 3 2.3. Revisionsmetod och avgränsning... 3 3. Riktlinjer, organisation och rutiner avseende anläggningsredovisning... 4 3.1. Ansvar och organisation... 4 3.2. Styrande och stödjande dokument... 5 3.2.1. Inventeringsrutiner... 5 3.3. Anläggningsregistrets utformning... 6 3.3.1. Handhavanderutiner avseende anläggningsregistret... 6 4. Granskningsresultat... 8 4.1. Anläggningstillgångarna har klassificerats i enlighet med stadens anvisningar och god sed i övrigt... 8 Verifiering av anläggningstillgångar... 8 Bedömning... 8 Uppföljning till kontrollmål 1... 8 4.2. Kontroll av klassificering mellan drift och investering... 9 Verifiering av förbruknings-/omkostnadsinventarier... 9 Bedömning... 9 Uppföljning till kontrollmål 2... 9 4.3. Avskrivning och avskrivningstider sker i enlighet med god redovisningssed10 Komponentavskrivningar... 11 Verifiering av avskrivningstider... 11 Bedömning... 11 Uppföljning till kontrollmål 3... 11 4.4. Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet... 11 Verifiering av bokförda utgifter... 11 Bedömning... 12 Uppföljning till kontrollmål 4... 12 Lidingö stad 1 av 13
1. Sammanfattande bedömning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lidingö stad genomfört en granskning av anläggningsredovisningen. Efter genomförd granskning bedömer vi att staden har tillräcklig kontroll av att tillgångarna i allt väsentligt är fullständigt redovisade, rätt periodiserade samt har klassificerats och värderats enligt principerna i KRL 1 och RKR 2. I samband med granskningen har vi dock noterat nedanstående; Stadens styrande och stödjande dokument avviker från god redovisningsed. Enligt stadens rutin för maskiner och inventarier ska en post bokföras som en investering om varje enhet har ett värde om minst 44,4 tkr och en nyttjandetid på 3 år. Detta är inte i enlighet med RKR:s information om korttidsinventarier och inventarier av mindre värde. Enligt informationen ska anskaffningar av inventarier som har ett naturligt samband eller som kan anses ingå som ett led i en större inventarieinvestering göras utifrån inventariernas sammanlagda anskaffningsvärde. Dock noteras att vid nybyggnationer ska inventarier, med ett värde lägre än ett prisbasbelopp per styck och en nyttjandetid på minst tre år, ses som en helhet och därmed bokföras som en investering. Enligt uppgift tillämpas ej komponentavskrivning, dvs. att olika komponenter i samma investeringsobjekt har olika förväntad nyttjandeperiod och därmed olika avskrivningstider. Staden har dock under hösten 2014 tillsammans med extern konsult påbörjat ett arbete med att se över nuvarande avskrivningsprinciper. Stadens målsättning är att under 2014 påbörja tillämpningen av komponentavskrivning. Vidare kommer en uppföljning av detta att ske under årsbokslutsgranskningen 2014. Utifrån ovanstående lämnar vi följande rekommendationer: Vi rekommenderar staden att se över sina riktlinjer/rutiner så att de ligger i linje med god redovisningssed, dvs. att RKR:s information följs gällande aktivering av inventarier av mindre värde. I övrigt hänvisar vi till de bedömningar som redovisas i avsnitt 4. 1 KRL, Kommunal redovisningslag. 2 RKR, Rådet för kommunal redovisning Lidingö stad 2 av 13
2. Inledning 2.1. Bakgrund En risk- och väsentlighetsanalys har genomförts utifrån stadens totala utgifts- och inkomstslagsredovisning och en inventering av redovisningsrutinerna. Resultatet visade bl.a. på behovet av att genomföra en granskning av anläggningsredovisning eftersom denna rutin har stark bäring på rättvisande räkenskaper. 2.2. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Har kommunstyrelsen och nämnderna en tillräcklig kontroll av att tillgångarna i allt väsentligt är fullständigt redovisade, rätt periodiserade samt har klassificerats och värderats enligt principerna i KRL? För att besvara revisionsfrågan och därmed uppnå syftet med granskningen har följande kontrollmål formulerats: Anläggningstillgångarna har klassificerats i enlighet med stadens anvisningar och god redovisningssed i övrigt. Förbruknings-/omkostnadsinventarierna har klassificerats i enlighet med stadens anvisningar och god redovisningssed i övrigt. Avskrivning och avskrivningstider sker i enlighet med god redovisningssed. Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet. 2.3. Revisionsmetod och avgränsning Granskningen sker genom genomgång av rutiner och verifiering av uppställda kontrollmål. Detta kompletteras via intervjuer med nyckelpersoner inom konsultoch servicekontoret samt genom kontroller av underlag och räkenskapsmaterial. Granskningsobjekt är kommunstyrelsen och samtliga nämnder och avgränsning sker utifrån revisionsfråga och formulerade kontrollmål. Rapporten har sakgranskats av staden. Lidingö stad 3 av 13
3. Riktlinjer, organisation och rutiner avseende anläggningsredovisning 3.1. Ansvar och organisation Ansvaret för investeringsredovisningen och anläggningsregistret är uppdelat mellan stadens förvaltningar samt konsult- och servicekontoret. Arbetsfördelningen finns dokumenterad och beskrivs nedan. Förvaltningarna ansvarar för att: lägga upp investeringsprojekt i projektregistret fakturera köpare av anläggningstillgångar alternativt lämna underlag om försäljningen samt kontering till konsult- och servicekontorets kassafunktion meddela konsult- och servicekontoret när - en investering är redo att tas i bruk och då ange anläggningsgrupp, namn, avskrivningstid, kontering för internränta samt eventuell relation till huvudtillgången - en anläggning sålts eller tagits ur bruk - värdet på en anläggningstillgång gått ned så att behov av nedskrivning finns regelbundet följa upp förvaltningens bedömning av klassificering mellan drift och investering årligen gå igenom anläggningsregistrets maskiner och inventarier enligt instruktion från konsult- och servicekontoret gå igenom förvaltningens fastigheter och anläggningar enligt instruktion från konsult- och servicekontoret Konsult- och servicekontoret ansvarar för att: vid varje månadsstängning bokföra månadens investeringsutgifter på balanskonto 1190 (pågående arbeten) för att balansräkningen ska bli rättvisande aktivera investeringar i enlighet med uppgifter meddelade av förvaltningarna åtgärda anläggningarna som förvaltningarna har meddelat är sålda, i behov av nedskrivning eller av annan anledning inte finns kvar göra rättelser i anläggningsregistret lägga upp och utföra ändringar i anläggningsgrupper månatligen bokföra avskrivningar och internränta ge ut instruktioner inför den årliga genomgången av maskiner och inventarier samt övrig genomgång av fastigheter och anläggningar i anläggningsregistret Lidingö stad 4 av 13
3.2. Styrande och stödjande dokument Lidingö stad har dokumenterade anvisningar och riktlinjer kring anläggningsredovisning. I nedanstående avsnitt ges en beskrivning av stadens rutiner avseende anläggningsredovisning. I kommunstyrelsens bemyndigande beträffande vissa förvaltningsåtgärder (KS/2007:10234 senast reviderad 2013-06-03) anges att (Bilaga 2, I 2) mark- och exploateringschefen bemyndigats att ingå Avtal avseende avtal avseende servitut, panträtt och liknande rättigheter, samt ingå (Bilaga 2, I 3) Avtal avseende fastighetsreglering inom områden med detaljplan. Dokumentet Arbetsfördelning i investeringsredovisning/anläggningsregistret framtaget av konsult- och servicekontoret (senast reviderad 2008-12-15) beskriver ansvarsfördelningen mellan stadens förvaltningar och konsult- och servicekontoret. Anvisningarna beskrivs ovan i avsnitt 3.1 Ansvar och organisation. Stadens rutin för investeringsredovisning specificerar att för att en post ska bokföras som en investering (maskiner och inventarier) ska det 1) vara en tillgång med nyttjandetid överstigande 3 år, samt 2) inneha ett värde om minst ett prisbasbelopp (44,4 tkr, 2014) per enhet/styck. Vid nybyggnation ska inventarier, med ett värde lägre är ett prisbasbelopp per styck och en nyttjandetid överstigande 3 år ses som en helhet och klassificeras som en investering. Anvisningen för slutredovisningen av investeringsprojekt för ny- och ombyggnad av fastigheter och verksamhetslokaler samt tekniska anläggningar (senast uppdaterad 2011-02-04) anger att slutredovisningen av projekt överstigande 2 miljoner kronor ska överlämnas till de nämnder som brukar anläggningen. Underlaget för slutredovisning lämnas även till kommunstyrelsen. I nedanstående avsnitt ges en beskrivning av stadens rutiner avseende investeringsrutiner utifrån uppgifter från redovisningschef och ansvarig för anläggningsregistret. 3.2.1. Inventeringsrutiner Enligt gällande arbetsfördelning ska stadens förvaltningar enligt instruktion från konsult- och serviceförvaltningen årligen inventera maskiner och inventarier samt fastigheter och anläggningar som finns förtecknade i anläggningsregistret. Respektive förvaltning ansvarar för att skicka ut inventeringslistor till förvaltningarnas olika enheter. På inventeringslistan för maskiner och inventarier respektive fastigheter och tillgångar redovisas anläggningstillgångar som är upptagna i anläggningsregistret per det datum listan tas ut. Kontrollmomenten som innefattas för maskiner och inventarier är kontroll av att: förtecknade anläggningar finns kvar avskrivningstiden på årets nya maskiner och inventarier stämmer Lidingö stad 5 av 13
anläggningens benämning inte är bristfällig eller missvisande Kontrollmomenten som innefattas för fastigheter och tillgångar är kontroll av att: förtecknade anläggningar finns kvar avskrivningstiden på årets nya anläggningar stämmer anläggningens benämning inte är bristfällig eller missvisande nya anläggningar relaterats till rätt huvudanläggning Förvaltningen ska sedan inhämta samtliga listor från enheterna undertecknade av slutattestbehörig/enhetschef eller motsvarande som sedan skickas konsult- och servicekontoret. 3.3. Anläggningsregistrets utformning Anläggningsregistret är en separat modul i ekonomisystemet Agresso. Anläggningar i anläggningsregistret tilldelas ett fyrsiffrigt löpnummer som anläggnings-id och fordon identifieras med registreringsnummer. Respektive anläggningsgrupp har sin motsvarighet i balanskonto, exempelvis Transportmedel, konto 1240 tilldelas anläggningsgrupp 1240. Vad gäller fastigheter är anläggningsregistret konstruerat utifrån huvudanläggningar som tilldelas ett anläggnings-id dit övriga tillkommande investeringar kan kopplas exempelvis om-och tillbyggnader. I anläggningsregistret redovisas sedan respektive kopplad tillgång (enskild investering) separat, samt totalsumma för samtliga tillgångar kopplade till huvudanläggningen. Inventarier har ett unikt anläggnings-id i anläggningsregistret. Grupper av inventarier (t ex bord och stolar) läggs tillsammans på ett unikt anläggnings-id och klumpas i anläggningsregistret. Anläggningsregistret innehåller även helt avskrivna tillgångar. Endast tillgångar som ej är i bruk eller har avyttrats tas bort från registret. 3.3.1. Handhavanderutiner avseende anläggningsregistret I det följande ges en beskrivning av den praktiska arbetsgången från anskaffning till dess att en tillgång registreras samt avförs i anläggningsregistret. 1. Faktura för inköpt objekt erhålls. Vid kontering av kostnaden anges ett projektnummer som avser det specifika projektet. Kontering sker ute hos respektive förvaltning som ansvarar för investeringen. Alla investeringstransaktioner bokförs med ett investeringsprojekt. Investeringsutgifter avseende fastigheter och anläggningar ska bokföras med projektkod IXZZZZ. Inom projektkoden definierar I investering, X förvaltningskod och ZZZZ löpnummer. Utgifter för maskiner och inventarier bokförs med projektkod 9. 2. Vid varje månadsstängning utför ansvarig för anläggningsregistret en uppbokning av pågående arbeten och bokar dessa mot konto 1190 Pågående arbeten. Lidingö stad 6 av 13
3. Respektive förvaltningen skickar in underlag (via excellista eller mail) för aktivering av en anläggning till ansvarig för anläggningsregistret. Aktivering av anläggningen i anläggningsregistret sker baserat på förvaltningens uppgifter gällande; anläggningsgrupp, namn, avskrivningstid, kontering och eventuell relation till huvudanläggning. Vidare konteras utgifter bort från konto 1190 Pågående arbeten och förs om till rätt tillgångskonto i balansräkningen. Bokningen sker per automatik. Aktivering av anläggningstillgångar sker vid tidpunkten för ibruktagande. Eventuella restfakturor läggs till tillgången i efterhand. 4. Anläggningsregistret uppdateras vid delår och årsbokslut. I systemet går det att göra avskrivningar bakåt i tiden, vilket kan vara aktuellt om tillgången tagits i bruk innan den har aktiverats. 5. Försäljningar av fastigheter hanteras/bokförs i samband med att försäljningen är genomförd, dvs när tillträdesdagen infaller. 6. Utrangering sker i samband med inventering dvs minst 1ggr per år eller löpande under året om ekonomen på respektive förvaltning inkommer med uppgifter om att utrangering skett. 7. Avstämning av anläggningsregistret gentemot huvudboken (balansräkningen) görs i samband med delårsbokslut och årsbokslut. Bedömning Vi anser att stadens dokument i vissa avseende avviker från god sed. Enligt stadens rutin ska en post bokföras som en investering utifrån tre kriterier. Andra kriteriet anges enligt följande i stadens rutin, inneha ett värde om minst ett prisbasbelopp (44,4 tkr, 2014) per enhet/styck. Kriteriet går inte i linje med RKR:s information om korttidsinventarier och inventarier av mindre värde. Enligt informationen ska anskaffningar av inventarier som har ett naturligt samband eller som kan anses ingå som ett led i en större inventarieinvestering göras utifrån inventariernas sammanlagda anskaffningsvärde. I övrigt bedömer vi stadens dokumenterade anvisningar och riktlinjer kring anläggningsredovisning som tillräckliga. Lidingö stad 7 av 13
4. Granskningsresultat I nedanstående avsnitt ges svar på granskningens kontrollmål, se avsnitt 2.2. 4.1. Anläggningstillgångarna har klassificerats i enlighet med stadens anvisningar och god sed i övrigt Investeringar medför ökade framtida driftskostnader i form av bl.a. avskrivningar, internräntekostnader och exempelvis underhålls och övriga driftkostander. Det är därför viktigt att redovisningen av anläggningsutgifter hanteras enligt gällande rutiner, tillämpliga lagar och rekommendationer. Verifiering av anläggningstillgångar Som ett led i granskningen har ett antal fakturor som avser aktiverade utgifter i anläggningsregistret granskats. Kontroll har skett huruvida klassificeringen av anläggningstillgångarna är tillförlitliga och rättvisande utifrån stadens egna rutiner och anvisningar samt gällande lagar och normer. Totalt valdes tio anläggningar ut för granskning, av dessa har samtliga fortfarande nyttjandeperiod kvar och fyra aktiverades vid delårsbokslutet 2014. De utvalda anläggningarnas anskaffningsvärde uppgår till 13,0 mnkr. Vi har tittat närmare på bakomliggande fakturor. Då anläggningarna innehåller ett stort antal fakturor har vi slumpmässigt valt ut ett antal fakturor med högre belopp. Totalt har vi granskat 15 fakturor till ett belopp om 6,6 mnkr. Av totalt 15 stickprov noterades 1 fall med tveksamt klassificerade utgifter. Den tveksamt klassificerade aktiveringen uppgår till 101 tkr och är ett utbyte av ett rörräcke/handledare för en trappa. Vi gör bedömningen att fakturan avser drift. Nedanstående tabell redovisar granskningen. Korrekt klassificerade Felaktigt klassificerade Tveksamt klassificerad 14-1 15 Summa Bedömning Uppföljning till kontrollmål 1 Kontrollmål Anläggningstillgångarna har klassificerats i enlighet med stadens anvisningar och god sed i övrigt. Kommentar Delvis uppfyllt Utifrån vår verifiering bedömer vi att ca 100 tkr av totalt 6 600 tkr är tveksamt klassificerade som investering. Lidingö stad 8 av 13
Vi bedömer således att kontrollmålet delvis är uppfyllt. 4.2. Kontroll av klassificering mellan drift och investering Verifiering av förbruknings-/omkostnadsinventarier Vi har inom ramen för granskningen kontrollerat huruvida klassificeringen av anläggnings- respektive förbruknings/omkostnadsinventarier görs i enlighet med god redovisningssed. Vi har stickprovsmässigt granskat ett antal kostnadskonton. Vi har tittat på 30 fakturor strax under, samt över, aktiveringsgränsen om 44,4 tkr. För varje transaktion har individuella bedömningar gjorts av utgifternas karaktär. Totalt har vi granskat ett belopp om ca 1,800 tkr. Av totalt 30 stickprov noterades två fall med felaktigt klassificerade samt fyra fall med tveksamt klassificerade utgifter. De felaktiga klassificeringarna avser kostnader för en ny trampolinbana uppgående till 98,2 tkr samt framtagning av ritningsunderlag för detaljplaneändring uppgående till 47,3 tkr. De tveksamma klassificeringarna har hanterats korrekt i enlighet med stadens riktlinjer men avviker från god sed i övrigt gällande bedömningen naturligt samband samt av inventariernas sammanlagda anskaffningsvärde. Nedanstående tabell redovisar granskningen. I nedanstående tabell redovisas granskningen: Korrekt klassificerade Felaktigt klassificerade Tveksamt klassificerad Summa 24 st 2 st 4 st 30 st Bedömning Uppföljning till kontrollmål 2 Kontrollmål Förbruknings-/omkostnadsinventarier har klassificerats i enlighet med stadens anvisningar och god sed i övrigt Kommentar Delvis uppfyllt Vid verifiering av förbruknings- /omkostnadsinventarier noterades två fall av felaktigt klassificerade kostnader sett till stadens anvisningar samt god sed i övrigt. I båda fall har staden valt att i efterhand korrigera transaktionerna och omföra dem till investeringsredovisningen. Vidare noterades fyra fall av tveksamt klassificerade kostnader jämfört med Lidingö stad 9 av 13
god sed. Dessa uppgår totalt till 274 tkr. Staden har i samtliga fyra fall följt interna anvisningar som inte, enligt vår bedömning är i linje med god sed i övrigt. För anskaffningar av inventarier som har ett naturligt samband eller som kan anses ingå som ett led i en större inventarieinvestering bör bedömningen av vad som ska räknas som inventarier av mindre värde göras utifrån inventariernas sammanlagda anskaffningsvärde. Staden avviker här från god sed och har i detta fall valt att tillämpa aktivering av värden om minst ett prisbasbelopp (44,4 tkr, 2014) per enhet/styck och inte beaktat inventarieinvesteringen som helhet. Utifrån ovanstående bedömer vi att kontrollmålet är delvis uppfyllt. 4.3. Avskrivning och avskrivningstider sker i enlighet med god redovisningssed I stadens årsredovisning 2013 anges att redovisningsprinciperna för avskrivning på anskaffningsvärden sker enligt plan med beaktande av varje tillgångs bedömda nyttjandeperiod i enlighet med RKR. Staden tillämpar rak avskrivning, dvs. linjär avskrivningsmetod, vilket är vanligste tillämpade metoden inom kommuner.vidare anges att staden påbörjar avskrivning då en tillgång tas i bruk eller andra månaden efter det att en inventarie inköpts. Internränta påförs lika så från den tidpunkt då anläggningen tas i bruk. Enligt stadens interna dokumet Investeringsredovisning avser avskrivningen spegla den värdeminskning anläggningen/tillgången årligen utsätts för. Avskrivningstiden varierar för olika typer av tillgångar beroende på nyttjandetiden. Nedan följer några av de avskrivningstider som generellt används i staden. It-utrustning och programvara... 3-5 år Maskiner och inventarier... 5-30 år Byggnader och anläggningar... 20-50 år Som beskrivits i avsnitt 3.4 aktiverar staden anläggningstillgångarna vid delårssamt årsbokslut och ytterligare 1-2 ggr däremellan. Inventarier aktiveras löpande under året. Lidingö stad 10 av 13
Respektive förvaltning inkommer med underlag till ansvarig för anläggningsredovisningen där nyttjandeperioden och avskrivningstiden anges. Stadens generella avskrivningstider som delvis nämns ovan ska användas, dock kan avvikelser från dessa göras efter särskild bedömning. Komponentavskrivningar Enligt uppgift tillämpas inte komponentavskrivning, dvs. att olika komponenter i samma investeringsobjekt har olika förväntad nyttjandeperiod och därmed olika avskrivningstider. Staden har dock under hösten 2014 tillsammans med extern konsult påbörjat ett arbete att se över nuvarande avskrivningsrutiner. Stadens målsättning är att under 2014 påbörja tillämpningen av komponentavskrivning. Vidare kommer en uppföljning med att ske under årsbokslutsgranskningen 2014. Verifiering av avskrivningstider För granskade anläggningar under avsnitt 4.1 har även vald avskrivningstid kontrollerats. Samtliga bedöms vara i enlighet med stadens riktlinjer och god sed i övrigt. Bedömning Uppföljning till kontrollmål 3 Kontrollmål Avskrivning och avskrivningstider sker i enlighet med god redovisningssed. Kommentar Delvis uppfyllt Vid verifiering av avskrivningstider framkom inga avvikelser från god redovisningssed eller stadens riktlinjer i övrigt. Dock noterar vi att ingen anpassning till komponentavskrivning i enlighet med RKRs rekommendation 11.4 ännu inte gjorts i staden. Således bedömer vi kontrollmålet som delvis uppfyllt. 4.4. Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet Verifiering av bokförda utgifter Inom ramen för granskningen har en verifiering av anläggningstillgångar gjorts, se avsnitt 4.1. Inom ramen för granskningen kontrollerades också att bokförda utgifter är hänförliga till aktuellt investeringsobjekt. Vid kontering av kostnaden anges ett projektnummer som avser det specifika projektet. Kontering sker ute hos respektive förvaltning som ansvarar för investeringen. Vi har inte noterat några avvikelser vid verifiering av bokförda utgifter. Lidingö stad 11 av 13
Bedömning Uppföljning till kontrollmål 4 Kontrollmål Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet. Kommentar Uppfyllt Stadens rutiner avseende anläggningsregistret säkerställer i allt väsentligt att bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet. Lidingö stad 12 av 13
2014-11-11 Sofia Nylund Projektledare Anders Haglund Uppdragsledare Lidingö stad 13 av 13