VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2014 1 Sammanträdets öppnande och andakt 100 Ordförande öppnade sammanträdet kl. 18. Sammanträdet inleddes med psalm 118 och bibeltexten Joh. 3:16. Andakten avslutades med bön. Sammanträdets laglighet och beslutsförhet 101 Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört, 12/15. Val av två protokolljusterare 102 Förslag: Till protokolljusterare väljs Britha Antila och Roger Nylund Till protokolljusterare valdes Marit Nilsson-Väre och Björn Björklund. Godkännande av föredragningslistan 103 Föredragningslistan godkändes efter komplettering av fem övriga ärenden. Protokoll från Sundom kapellförsamling 104 Protokoll från kapellrådets sammanträde 8.5.2014 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Olle Victorzon föreslog att det övriga ärendet kapellrådets protokoll från 3.6.2014 skulle framläggas samtidigt som protokollet från 8.5.2014. Församlingsrådet understödde förslaget. Kapellrådsmedlemmen Marit Nilsson-Väre refererade bägge protokollen. Protokollen antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2014 2 Protokoll från Missionsdirektionen 105 Protokoll från missionsdirektionens sammanträde 8.5.2014 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Direktionsmedlemmen Johanna Ulrika Söderholm refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom. Protokoll från Diakonidirektionen 106 Protokoll från diakonidirektionens sammanträde 27.5.2014 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Direktionsmedlemmen Britha Antila refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2014 3 Reglemente för församlingsrådet 107 En ändring av kyrkolagen som gäller de tjänstemannarättsliga bestämmelserna (1008/2012) trädde i kraft 1.6.2013. Detta innebär att även reglementet för församlingsrådet behöver revideras. Församlingsrådet tillsatte 28.8.2013 ( 126) en arbetsgrupp för revidering av tjänsteinstruktioner. Till arbetsgruppen hör Christel Lax, Marit Nilsson-Väre, Olle Victorzon och Tor-Erik Store (sammankallare). Arbetsgruppen har utarbetat ett förslag till nytt reglemente för församlingsrådet (bilaga 1). Församlingsrådet tar ställning till förslaget till nytt reglemente för församlingsrådet. Om församlingsrådet godkänner förslaget, förs reglementet vidare till domkapitlet för fastställande. Församlingsrådet godkände det nya reglementet för församlingsrådet efter ett klarläggande i 9. Reglementet förs vidare till domkapitlet för fastställande.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2014 4 Rapport från arbetsgruppen för ekonomisk planering 108 Församlingsrådet tillsatte vid sitt möte 18.9.2013 ( 145) en arbetsgrupp för ekonomisk planering. Till arbetsgruppen hör Christel Lax, Daniel Djupsjöbacka, John Åsvik och Tor-Erik Store (sammankallare). Uppgiften var att göra en ekonomisk- och framtidsplanering för Vasa svenska församling. Arbetsgruppen har gått igenom boksluten för Vasa svenska församling under åren 2008-2013. Gruppen har träffat de anställda i aftonskola och senare diskuterat med dem. Arbetsgruppens resultat presenteras i en slutrapport (bilaga 2-4). De bilagor som hänvisas till i slutrapporten finns till påseende under församlingsrådets möte 11.6. Arbetsgruppens slutrapport har presenterats för de anställda vid Medarbetarsamlingen 21.5.2014. Rapporten ligger på så sätt till grund för verksamhetplaneringen och arbetet med budgeten för år 2015. Församlingsrådet tar del av arbetsgruppens rapport. Rapporten läggs till grund för budgetarbetet år 2015 och framåt. Arbetsgruppens slutrapport läggs till grund för budgetarbetet år 2015 och framåt.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2014 5 Anvisningar för uppgörande av budget samt verksamhets- och ekonomiplan 109 Gemensamma kyrkorådet tar ställning till budgetramarna för Vasa kyrkliga samfällighet för år 2015 (bilaga 5) vid sitt möte 5.6.2014. De föreslagna ändringarna i verksamhetsanslagen i budgeten är följande: - Ramen för varje församling och för övriga huvudtitlar hålls på samma nivå som de godkända anslagsramarna för år 2014 med tillägg om 120 000 euro för beräknade Kipa-kostnader (Kipa = Kyrkans servicecentral). - Läger-, rese- och skriftskolintäkter budgeteras från år 2015 som bruttosumma för den arrangerande arbetsformen, och likaså motsvarande händelsers kostnader på kostnadskonto. Detta nya sätt påverkar inte storleken av ramen, t.ex. bokas alla skriftskolinkomster på kostnadsstället för skriftskolarbete och lägergårdarna fakturerar skriftskolarbetet för deltagarna som intern fakturering. - Höjning av taxor 0-5 % beroende på verksamhetsform På församlingsrådets möte ges information om Gemensamma kyrkorådets beslut 5.6.2014. Församlingsrådet diskuterar ärendet. Kyrkoherden informerade församlingsrådet om Gemensamma kyrkorådets beslut 5.6.2014. Församlingsrådet tog del av bilaga 5 Anvisningar för uppgörande av budget och verksamhets- och ekonomiplan.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2014 6 Diakoniassistenttjänst 110 Församlingsrådet beslöt vid sitt senaste möte 14.5.2014 ( 91) att diakonidirektionens anhållan om att omvandla den vakanta byråsekreterartjänsten (91 %) till en diakoniassistenttjänst (60 %) från 1.1.2015 skulle behandlas efter ny beredning. Diakonidirektionens anhållan baserar sig på det initiativ som John Åsvik väckte vid församlingsrådets möte 22.1.2014 ( 14). Diakonidirektionen vill trygga fortsättningen på arbetet som diakoniassistenten utfört i Brändöområdet. År 2007 fördelades arbetet i Brändö-Vikinga, Dragnäsbäck, Västervik, Hemstrand, Gerby och Storviken mellan en diakon och en diakoniassistent (50 %)för att förhindra utmattning i arbetet (FR 23/2007). Arbetsavtalsförhållandet för diakoniassistenten höjdes senare till 55 % och 1.1.2014 till 60 %. Lön utbetalas enligt kravgrupp 403. Lönen har till 80 % tagits från Famins fond och 20 % från den vakanta byråsekreterartjänsten. Att lönemedel tagits från fonden är på lång sikt inte hållbart. Kyrkomötet gav ett utlåtande till finansministeriet vid sin vårsession i maj 2014 om ett lagstadgat statsunderstöd som tilldelas varje kyrklig samfällighet för de samhälleliga uppgifter som kyrkan utför. Systemet med statlig ersättning är ett stabilare system än det nuvarande med samfundsskatt. Ekonomin i Vasa kyrkliga samfällighet kommer enligt de uppgifter samfälligheten fått initialt att påverkas negativt av denna förändring som träder i kraft tidigast år 2016. Mot ljuset av detta är det inte motiverat att omvandla en vakant tjänst, som vid behov kan dras in, till en diakoniassistenttjänst. Däremot kan lönemedlen från den vakanta byråsekreterartjänsten (91 %) med kravgrupp 501 användas till diakoniassistenten (60 %) med kravgrupp 403. Lönen för diakoniassistenten (60 %) tas i sin helhet från den vakanta byråsekreterartjänsten (91 %). Ingen diakoniassistenttjänst inrättas. Lönen för diakoniassistenten (60 %) tas i sin helhet från den vakanta byråsekreterartjänsten (91 %).
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2014 7 Tillägg till utbildningsplanen 111 Kaplan Siv Jern anhåller om att delta i kyrkans familjerådgivarutbildning som ordnas av Kyrkostyrelsen under åren 2014-2017. Anhållan inkommer efter fastslagen utbildningsplan, eftersom det först i vår klarnat att utbildningen kommer att ordnas. Utbildningen klassificeras som nödvändig utbildning. Utbildningen består av tre delar under år 2014: 8-11.9, 6-9.10 och 3-5.12. Samtliga avsnitt hålls i Kyrkostyrelsens utrymmen i Helsingfors. Totala kostnader för avsnitten år 2014: Resekostnader 345,- (3 resor t&r x 115 ) 345,- Logi 1080,- (9 nätter a 120 ) 1080,- Dagtraktamente 456,- (12 dagar a 39,-) 468,- Totalt 1893,- Jern får delta i kursen under tjänstetid med lön. Kostnaderna delas mellan församlingens utbildningsanslag (4390.227501) 60 % och familjerådgivningens utbildningsanslag (4390.110.343) 40 %. Församlingsrådet godkänner tillägget till utbildningsplanen. Siv Jern får under arbetstid med lön delta i familjerådgivarutbildningen under åren 2014-2017. Kostnaderna delas mellan församlingens och familjerådgivningens utbildningsanslag. Olle Victorzon anmälde jäv och avlägsnade sig under behandlingen av 111-112. Församlingsrådet godkänner tillägget till utbildningsplanen. Siv Jern får under arbetstid med lön delta i familjerådgivarutbildningen under åren 2014-2017. Församlingen står för 60 % av utgifterna och medlen tas från församlingens utbildningsanslag (4390.227501).
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2014 8 Deltagande i rådplägningsdagar 112 Kyrkans samtalstjänst i Finland fyller 50 år och ordnar landsomfattande rådplägningsdagar 4-5.10.2014 i Helsingfors. Kaplan Siv Jern anhåller om att hon och Kristina Riska får delta i rådplägningsdagarna och representera Vasa svenska församling. Kostnader Kursavgift 270,- (2 x 135,-) 270,- Resekostnader 170,- (tåg t&r 115,- + 55,- pensionär) 170,- Totalt 440,- Kristina Riskas deltagande tas från samtalstjänstens moment 4381.224501 medan Siv Jerns tas från 4380.224501. Församlingsrådet utser Kristina Riska och Siv Jern som församlingens representanter på de landsomfattande rådplägningsdagarna för samtalstjänsten i Finland. Kostnaderna tas från samtalstjänstens medel. Tor-Erik Store anmälde jäv och avlägsnade sig under behandlingen av ärendet. Olle Victorzon hade redan i föregående paragraf anmält jäv och var frånvarande under behandlingen av ärendet. Christel Lax fungerade som ordförande. enligt beslutsförslaget. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av vice ordförande Christel Lax. Kontakt till vice ordförande fås genom sekreterare Anna-Karin Lärka, tfn. 044 4808301.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2014 9 Global Leadership Summit 20 21.11.2014 i Jakobstad 113 Vid församlingsrådets möte (9.4.2014 78) beslöts att församlingen sänder 12 personer till Global Leadership Summit (GLS) som kommer att hållas inkommande november i Jakobstad. GLS är en internationell kristen ledarskapsutbildning. Den årliga konferensen vill ge en inspirerad utbildning från välkända ledare från kyrkor, företag, offentliga sektorn och andra organisationer. Konferensen vill erbjuda värdefull kunskap och utmana till att bli bättre ledare i de sammanhang där deltagarna verkar. GLS vill ge ny energi till kyrkor och uppmuntrar till ett pågående lärande om ledarskap. GLS vill även vara en mötesplats mellan olika ledare i olika kyrkor, samfund och andra organisationer. Medarbetarna samt förtroendevalda i råd och direktioner uppmanades att anmäla sitt intresse till församlingssekreteraren senast 31.5. Dessa anmälningar behandlas av församlingsrådet på junimötet. Församlingsrådet beslöt även att församlingen bekostar deltagaravgiften (a 100 ) och gemensam transport för 12 personer. Kostnaderna för förtroendevalda tas från församlingsrådets medel (4381.220101) och för anställda från övrigt församlingsarbete (4380.227501). Nio personer har anmält sitt intresse för att delta i GLS sex anställda från tre sektorer och tre förtroendevalda. En person har anmält sig på reservplats, men bekräftar sitt deltagande i höst. Församlingsrådet förordar att de nio personer som intresseanmält sig till Global Leadership Summit 2014 anmäls. De tre återstående platserna kan fyllas i höst. Kostnaderna uppgår till 100 /person, vilket innebär att 300 tas från församlingsrådets medel (4381.220101) och 600 från övrigt församlingsarbete (4380.227501). Under mötet anmälde en av ledamöterna sitt intresse för ledarskapsutbildningen GLS. Johanna Ulrika Söderholm, Christel Lax och Marit Nilsson-Väre anmälde jäv och avlägsnade sig under behandlingen av ärendet. Församlingsrådet förordar att de tio personer som intresseanmält sig till Global Leadership Summit 2014 anmäls. De två återstående platserna kan fyllas i höst. Kostnaderna uppgår till 100 /person, vilket innebär att 400 tas från församlingsrådets medel (4381.220101) och 600 från övrigt församlingsarbete (4380.227501).
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2014 10 Ansökan om understöd 114 Johanna Ulrika Söderholm har blivit antagen till en internationell kurs för lärare och utbildare om hur man undervisar om förintelsen och antisemitism. Intensivkursen pågår 13 31.7.2014 och ordnas av The International School for Holocaust Studies vid Yad Vashem i Jerusalem. Söderholm anhåller om ett bidrag på 600 för att täcka resekostnader för tur/returresa Vasa-Jerusalem. De sammanlagda kostnaderna för kursen uppgår till 2 437. Anhållan kommer in efter församlingsrådets årliga utlysning av bidrag, eftersom beviljandet av ett stipendium om 500 kom så sent som i maj. Om intresse finns kan Söderholm besöka olika grupper i församlingen under höstterminen för att berätta om kursen och vad hon lärt sig. Församlingsrådet beviljar Johanna Ulrika Söderholm ett ekonomiskt understöd på 350 för deltagande i kurs om hur man undervisar i förintelsen och antisemitism. Bidraget tas från församlingsrådets understödsmedel (4880.220102). Johanna Ulrika Söderholm anmälde jäv och var frånvarande under behandlingen av ärendet. Församlingsrådet beviljar Johanna Ulrika Söderholm ett ekonomiskt understöd på 500 för deltagande i kurs om hur man undervisar i förintelsen och antisemitism. Bidraget tas från församlingsrådets understödsmedel (4880.220102).
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2014 11 Kollektlista för juli till december 115 Kyrkoherden har utarbetat en lista gällande de kollekter som utöver de av Kyrkostyrelsen fastställda kollekterna skall uppbäras vid gudstjänsterna/högmässorna i Trefaldighetskyrkan under tiden 01.07.2014 31.12.2014. Förslaget enligt bilaga 6. Församlingsrådet diskuterar förslaget på kollektplan enligt bilaga 6. Församlingsrådet godkände kollektplanen.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2014 12 Församlingsrådets sammanträden hösten 2014 116 Församlingsrådet sammanträder under höstterminen enligt följande förslag: Onsdag 20.8 kl. 18 i Lilla församlingsalen, Skolhusgatan 26 (budgeten behandlas) Onsdag 17.9 kl. 18 i Konferensrummet, Vasaespl. 3 E vån. 5 Onsdag 8.10 kl. 18 i Konferensrummet, Vasaespl. 3 E vån. 5 Onsdag 12.11 kl. 18 i Konferensrummet, Vasaespl. 3 E vån. 5 Torsdag 4.12 kl. 17 sammanträde och avslutningsmiddag på Alskathemmet Församlingsrådet godkänner de föreslagna sammanträdesdagarna hösten 2014. Församlingsrådet sammanträder under hösten 2014 enligt följande: Onsdag 20.8 kl. 18 i Lilla församlingsalen, Skolhusgatan 26 (budgeten behandlas) Onsdag 17.9 kl. 18 i Konferensrummet, Vasaespl. 3 E vån. 5 Onsdag 8.10 kl. 18 i Konferensrummet, Vasaespl. 3 E vån. 5 Onsdag 12.11 kl. 18 i Konferensrummet, Vasaespl. 3 E vån. 5 Måndag 24.11 kl. 18 i Konferensrummet, Vasaespl. 3 E vån. 5, diskussionstillfälle med biskop Björn Vikström, nyinvalda ledamöter inbjuds till tillfället Torsdag 4.12 kl. 17 sammanträde och avslutningsmiddag på Alskathemmet Anmälningsärenden 117 a) Kyrkoherdens beslutsförteckning 79-89/2014. Vice ordförande granskar kyrkoherdens beslutsförteckning. b) Domkapitlets beslut 19.5.2014 9: Församlingspastorn i Vasa svenska församling Tia-Maria Nord beviljas partiell tjänstledighet 20 % 1.9.2014 31.8.2015, så att hon sköter församlingspastorstjänsten till 80 % mot åtnjutande av 80 % av sin normala lön. Församlingsrådet tog del av anmälningsärendena. Barnkonsekvensanalys av ärendena 118 Beredningsgruppen har prövat ärendena enligt barnkonsekvensanalysen. Inga ärenden behöver barnkonsekvensanalyseras. enligt beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2014 13 Övriga ärenden 119 a) Protokoll från direktionen för barnverksamhetens sammanträde 4.6.2014. Ordförande Tor-Erik Store refererade protokollet som antecknades för kännedom. b) Björn Björklunds initiativ till Gemensamma kyrkorådet om bevarandet av jägargravarna. Christel Lax refererade beslutet från Gemensamma kyrkorådets möte 5.6.2014 90. Kyrkorådet konstaterade att Jägarstatyn som uppfördes år 1995 är en tillräcklig åtgärd för att vårda jägarnas minne på samfällighetens begravningsplatser. Privata gravar där en jägare är begraven ska skötas av dem som innehar gravrätten. c) Björn Björklunds initiativ till Gemensamma kyrkorådet om sitthöjden på bänkarna i Uppståndelsekapellet Christel Lax refererade beslutet från Gemensamma kyrkorådets möte 5.6 89. Kyrkorådet konstaterade att bänkarna i Uppståndelsekapellet är för låga och att ett anslag för stoppning och reparation av bänkarna reserveras i budgeten för år 2015. d) Församlingsvalet Gunborg Sjöberg uppmuntrade församlingsrådsmedlemmarna att aktivt jobba för rekrytering av kandidater i församlingvalet. Kandidatnomineringen avslutas 15.9.2014. På mötet väckt ärende 120 Inget på mötet väckt ärende. Rättelseyrkande och besvärsanvisning 121 Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande och besvärsanvisning enligt bilaga 7 Blankett 2. Sammanträdets avslutning 122 Sammanträdet avslutades kl. 21.00 med bön om Herrens välsignelse.