Socialnämnden, budgetering och och prognoser

www.pwc.se Revisionsrapport Johan Skeri Februari 04 Socialnämnden, budgetering och och prognoser 00

Socialnämnden, budgetering och prognoser 00 Innehållsförteckning. Sammanfattning.... Inledning..... Bakgrund..... Syfte och Revisionsfråga..... Metod....4. Avgränsning.... Realistisk budget utifrån verksamheternas mål 0..... Generell budgetprocess..... Metodik budget 0..... Revisionell bedömning...4... Rekommendation budget...4 4. Socialnämndens prognosarbete... 5 4.. Prognossäkerhet 00...5 4.. Metodik prognos...6 4.. Revisionell bedömning... 7 4... Rekommendationer prognos...7 Februari 04

Socialnämnden, budgetering och prognoser 00. Sammanfattning Revisorerna i har gett i uppdrag att genomföra en granskning rörande socialnämndens tillvägagångssätt att budgetera och att göra prognoser. Bakgrunden till granskningen är att socialnämnden har haft i uppdrag av Kommunfullmäktige att anpassa sina kostnader till erhållen budgetramen. Under åren 00800 genomfördes kostnadsminskningar i verksamheterna. Under perioden 00 har dock inte socialnämnden haft samma förmåga att anpassa verksamheten till erhållna budgetramar. Prognoserna under de senaste två åren har skiftat under respektive år. Vissa månader har prognoserna svängt betydligt utan någon fördjupad analys lämnats i rapporteringen. Granskningen har inriktats på att besvara följande revisionsfrågor.. Leder de metoder och den process/organisation som tillämpas till en budget som är realistisk i förhållande till den verksamhet som bedrivs och den plan för verksamheten som finns?. Är de metoder som tillämpas vid upprättande av prognoser tillförlitliga och säkra? Svar på revisionsfrågorna: Vår bedömning är att 0 års budgetprocess inte varit utformad på ett ändamålsenlighet sätt. De bristerna vi konstaterat utgörs främst av ansvarsfördelningen samt transparensen i processen. Budgeten och dess mål för 0 baseras, enligt vår bedömning på orealistiska antaganden, vilket den stora budgetavvikelsen för det aktuella året indikerar (97,5 mnkr). Socialnämndens budgetmetodik saknar också, enligt vår bedömning, en koppling mellan budgeten och dess fördelning och verkliga kostnader. Vår bedömning är att de prognoser som har tagits fram av förvaltningen under 0 och 0 har varit relativt tillförlitliga, trots avsaknaden av en specifik prognosmetod. Det är snarare enskilda personers bedömningar som har skapat prognosen och då främst genom teoretiska trendanalyser. Under 0 saknades en tydlig ansvarsorganisation/ekonomistyrning, där chefer kunde hållas ansvariga för ekonomi inom sin verksamhet. Februari 04 av 8

Socialnämnden, budgetering och prognoser 00. Inledning.. Bakgrund Socialnämnden har haft i uppdrag av Kommunfullmäktige (KF) att anpassa kostnaderna till given budgetram. Under åren 00800 genomfördes kostnadsminskningar inom nämndens verksamheter. Under perioden 00 har dock inte socialnämnden haft samma förmåga att anpassa verksamheten till erhållna budgetramar. Under senvintern/våren 0 har socialnämndens ekonomi och verksamhet analyserats av på uppdrag av kommundirektören. Utredningen visade bl.a. på brister i ekonomistyrningen i förvaltningen. Prognoserna under de senaste två åren har skiftat under verksamhetsåret. Vissa månader har prognoserna svängt betydligt utan att någon fördjupad analys gjorts i avlämnade rapporter... Syfte och Revisionsfråga Syftet med granskningen är att bedöma om socialnämnden har tillräcklig kontroll över sin ekonomi vad avser budgetering av tilldelade ramar och prognoser. Inom ramen för detta huvudsyfte ska granskningen besvara följande revisionsfrågor: Leder de metoder och den process/organisation som tillämpas till en budget som är realistisk i förhållande till den verksamhet som bedrivs och den plan för verksamheten som finns? Är de metoder som tillämpas vid upprättande av prognoser tillförlitliga och säkra?.. Metod Analys av kalkyler och beräkningar som ligger till grund för prognoser 0 och 0. Beskrivning och analys av budgetmodell 0. Utöver ovan genomförs dokumentstudier och intervjuer med ansvariga tjänstemän inom s socialtjänst och koncernstab..4. Avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta 0 års budget samt prognoser 0 och 0. En försvårande omständighet i granskningen är att en stor del av ledande tjänstemän erhållit nya roller eller avslutat sitt uppdrag under 0. Februari 04 av 8

Socialnämnden, budgetering och prognoser 00. Realistisk budget utifrån verksamheternas mål 0.. Generell budgetprocess s budget och planeringsdokument benämns Mål och ResursPlan (MRP) och gäller normalt för + år. Vartannat år genomförs en mer genomgripande politisk budgetprocess. Det andra året genomförs processen, i högre grad, av tjänstemän. Ingångsvärden i denna produkt utgörs av uppräkningar utifrån kända uppräkningsvariabler, såsom löner och inflation. Några enstaka politiska korrigeringar kan också ingå under mellanåret. Ramen för 00 baserades på grundberäkningar som genomfördes 007 av koncernstaben och utgörs, i princip av en genomsnittskostnad i de 0 kommuner som mest likar, med avseende på struktur. Sedan 007 har anslagen till de olika nämnderna räknats upp med hjälp av ovan beskrivna princip. Den politiska processen med framtagande av MRP och fördelningen till nämnderna påbörjas efter att ett beräkningsunderlag är framtaget. Socialnämndens inriktningsmål för budgetåren 00 och planperioden 004 antogs i KF 000, medan MRP för 00 som föregicks av en mer begränsad process antogs hösten 0. Då fick bland annat socialnämnden drygt 50 mnkr i ökat anslag i syfte att förstärka ramen för det ekonomiska biståndet. MRP:s nivå på uppdragen till socialnämnden har en skiftande detaljeringsnivå... Metodik budget 0 Sedan MRP:n kvitterades av socialnämnden hösten 0, d v s att nämnden accepterade KF:s mål och ekonomiska ramtilldelning, fördelades ramen internt, inom nämndens olika verksamhets och ansvarsområden. Kvitteringen skedde dock med en reservation som resulterade i att nämnden fick ett ytterligare ramtillskott genom ett beslut i fullmäktige i december 0. Fördelningen av ramen till respektive verksamhet och ansvarsområde är i huvudsak en tjänstemannaprodukt. Till viss del ligger dock de politiska beslutade uppdragen (mål) i MRP till grund för de interna fördelningarna. Övriga fördelningar till verksamheterna går inte att härleda i några dokument, utan förvaltningsledningen har själva genomfört detta utan några särskilda beslut i nämnden. Socialnämnden har inte beslutat någon detaljerad internbudget för verksamhetsåret 0. Det har inte använts någon intern resursfördelningsmodell inom socialnämnden i budgetprocessen inför 0. Det fanns, inom organisationen en förhoppning att den nya organisationen med beställare och utförare skulle hantera detta. Vi har inte funnit att någon kalkyleringsmetod används som grund för budgeteringen, exempelvis verkliga och beräknade styckekostnader, inte heller att eventuella volymförändringar har påverkat fördelningen. Februari 04 av 8

Socialnämnden, budgetering och prognoser 00 Av intervjuerna framgår att budget 0 bygger på uppräkningar (inflation och löner) av historiska verksamhetsbudgetar, vilka därefter korrigerats med eventuella politiska prioriteringar... Revisionell bedömning Vår bedömning är att budgetprocessen inte var utformad på ett ändamålsenlighet sätt, inför budgetåret 0. Bristerna utgjordes främst av ansvarsfördelningen samt transparensen i processen. Budgeten och dess mål för 0 baserades, enligt vår bedömning på orealistiska antaganden, vilket den stora budgetavvikelsen för det aktuella året indikerar (97,5 mnkr). Socialnämndens budgetmetodik saknade också, enligt vår bedömning, en koppling mellan budget för olika områden och de verkliga kostnaderna för dessa. Redan när budgeten för år 0 antogs under hösten 0 var innevarande års prognos negativ (6 mnkr). En jämförelse mellan, beräknade verkliga kostnader och budgeterade kostnader för 0 och utfall 0 borde ha lett till ett ifrågasättande av realismen i 0 års budget. Vid en nationell jämförelse av kostnaderna för socialnämndens olika verksamheter med liknande kommuner och den beräknade standardkostnaden 0, kan noteras att Sundvalls kommun förefaller ha relativt väl tilltagna resurser för socialtjänst jämfört med övriga. Det går dock inte inom ramen för denna granskning bedöma om socialtjänsten i Sundsvall jämfört mot likvärdiga kommuner har erhållit mer ambitiösa och därmed mer kostnadskrävande mål/uppdrag från Kommunfullmäktige i MRP:n jämfört med övriga kommuner.... Rekommendation budget Den interna resursfördelningen inom socialtjänsten måste bli mer transparant, dvs kunna härledas i metodik och/eller i dokument än vad som var fallet inför verksamhetsåret 0 0. Ansvariga på olika nivåer måste involveras i processen för att i nästa steg kunna ta ansvar för såväl verksamhet som ekonomi. Under 0 och till viss del under 0 saknade socialtjänsten en tydlig intern ekonomistyrmodell som tydliggör ansvaret på lägsta organisatoriska anslagsnivå. En tydlig uppföljningsmodell är en förutsättning att kunna erhålla styrning på insatta resurser och dess effekt. Den nya organisationsmodellen innebär att ett större ansvar läggs på respektive utförarchef. För att denna styrmodell av ska kunna fungera krävs ett stabilt och säkert system att mäta insatserna, i form av volymer, antal och kostnader per enhet. Februari 04 4 av 8

Socialnämnden, budgetering och prognoser 00 4. Socialnämndens prognosarbete Ett bra prognosarbete som leder till tillförlitliga prognoser förutsätter bl.a. att budgeten är väl underbyggd med ekonomiska kalkyler. I budgeten ingår givetvis också politiska antagna mål och prioriteringar. För att underlätta prognosarbetet bör också budgeten periodiseras (årets resursförbrukning indelad i perioder) och man bör använda samma mätmetoder vid periodrapportering som används vid del och årsbokslut. Prognoser är en av de viktigaste förutsättningarna för att skapa en sund ekonomistyrning. En god styrning innebär att ekonomin och dess utveckling, inte minst kostnadsutvecklingen, regelbundet utvärderas mot beslutade ekonomiska ramar. En tillförlitlig och aktuell prognos är ett nödvändigt beslutsunderlag i syfte att fortlöpande kunna analysera måluppfyllelsen och eventuellt vid behov besluta om korrigerande åtgärder. Det är väsentligt att i ett tidigt skede få grepp om resultat och avvikelser mot tilldelad ram. 4.. Prognossäkerhet 00 Prognoser redovisade till socialnämnden 0: Mnkr Vht intäkter Personalkostnader Vht övriga kostn Avskrivning Intern ränta Vht nettokostnad Skattemedel Resultat Årsbudget 0 57 49 54 66 66 0 Prognoser redovisade till Socialnämnden 0 Feb Mar Apr Maj Jul 65 67 79 80 80 7 7 49 49 49 590 59 588 588 588 66 665 660 660 660 66 66 66 66 66 8 9 5 5 5 Aug 88 5 590 657 66 Sep 87 48 594 658 66 Okt 87 47 599 66 66 6 Nov 9 49 60 66 66 7 Dec 98 86 596 687 65 7 Differens årsbudget 4 7 56 0 5 5 7 Månadsprognoserna fluktuerade under 0 mellan och 7 mnkr. Framförallt under de sista månaderna steg den negativa prognosen beroende på höga personalkostnader (timanställd personal). I månadsrapporterna före december månad fanns inga tecken på denna utveckling. Prognoser redovisade till socialnämnden 0: Mnkr Vht intäkter Personalkostnader Vht övriga kostn Avskrivning Intern ränta Vht nettokostnad Skattemedel Resultat Årsbudget 0 48 06 577 68 68 Prognoser redovisade till Socialnämnden 0 Feb Mar Apr Maj Jul 48 49 49 49 49 75 57 57 57 57 59 59 59 59 59 7 70 704 704 704 608 6 6 6 6,6 89,6 90, 90, 90, Aug 65 400 600 78 6 04,8 Sep 69 40 60 78 6 05, Okt 6 4 586 78 6 05, Nov 6 87 605 7 68 95, Differens årsbudget Dec 97,5 När socialtjänsten startade 0 följde föregående års negativa resultat på 7 mnkr med in i det nya året, vilket tillsammans med årets förväntade underskott (februari 0) pekade på en total negativ årsprognos på,6 mnkr. Årsprognosen har sedan pendlat mellan 90 och 05 mnkr vid varje avrapporteringstillfälle. Årsutfallet för 0 är ett minus på 97,5 mnkr men då har resultatet bl a förbättrats med ett tilläggsanslag på 5 mnkr avseende metodutveckling inom hemtjänsten. Prognosen i periodrapporterna har redovisats inom ett spann. I mars angavs intervallet 7090 Februari 04 5 av 8 97,5

Socialnämnden, budgetering och prognoser 00 mnkr och motivet framgår av månadsuppföljningen i mars. Där sägs följande: Vi väljer att lägga prognosen i ett intervall, då det råder en stor osäkerhet kring förvaltningens förmåga att verkställa beslut och inom den tidsplan som beslutats. I någon intervju framkom kritik mot att använda sig av prognosintervall. Vid något rapporttillfälle var spannet 5 mnkr. Precis som under 0 var 0 års prognoser per månad relativt stabila över tiden. Vid en analys av månadsrapporterna för åren 0 0 och prognoserna saknas en mer djupgående analys som förklarar avvikelserna samt förslag på åtgärder. Rapporteringen till socialnämnden under 0 har stegvis ändrat karaktär till att innehålla mer information och analys om nuläget och den prognos som lämnas för helåret. Under intervjuerna har framkommit att den mer utvecklade informationen har skapat en större kunskap om verksamheten. 4.. Metodik prognos Prognoserna på förvaltningen skapas av verksamhetsekonomerna tillsammans med förvaltningens ekonomiansvarige som sedan sammanställer en periodprognos för hela socialnämnden. Fyra ekonomer ansvarar för specifika verksamhetsområden. Det finns ingen nämndspecifik avrapporteringsmodell för förvaltningen. Den rapport som används är den som tillhandahålls av koncernstaben och den sammanställs enbart på övergripande nivå inom socialnämnden. Inga ekonomiskt ansvariga chefer deltar i det faktiska prognosarbetet. Däremot har ekonomiskt ansvariga chefer tillgång till BEST (rapportgenerator) där de kan följa upp sin ekonomi. Det förekommer ingen avrapportering av prognoser per ansvarsområde och dess chef. Strukturen på rapporteringen är istället verksamhetsblock; äldre och handikappsomsorg, IFO etc. Under 0 och 0 har budgeten blivit inläst i systemet och fördelad per månad :edelar (den är således inte periodiserad). Detta innebär att man vid analyser måste ta hänsyn till en framräknad procentuell riktpunkt för varje månad för att veta det ekonomiska utfallet mot budget. Under året genomförs inga periodiseringar i ekonomisystemet, förutom vid del och årsbokslut och då på kända och uppskattade intäkter och kostnader. När respektive period har stängt, ca 4 arbetsdagar in på nästa period startar arbetet med uppföljning och prognoser. Periodrapport inklusive prognos är klar omkring den 8:e0:e påföljande månad. I prognosarbetet används ett Excel ark som innehåller budget och utfall på lägsta anslagsnivå. Som stöd i prognosarbetet använder ekonomerna bland annat trendanalyser där framtiden beräknas utifrån ett historiskt utfall och som därefter kompletteras med kända större förändringar. För att undvika stora avvikelser i slutet av året bokförs intjänad semesterskuld och semesterersättning varje månad. Det finns inget internt regelverk (kalkylhandbok eller motsvarande) för hur framtida kostnader och intäkter ska beräknas, dock tar ekonomiansvarig hänsyn till alla kända tänkbara intäkter och kostnader. Månadsuppföljningen mars Socialnämnden 0 Februari 04 6 av 8

Socialnämnden, budgetering och prognoser 00 Ekonomiansvarige sammanställer rapportdokumentet enligt den mall som koncernstaben har angivit. Socialdirektören godkänner rapporten innan den skickas till nämnden. Det finns inga riktlinjer från socialnämnden för hur prognosarbetet ska utföras eller dess detaljeringsgrad, utan koncernstabens mall för ekonomisk rapportering är styrande på vad socialförvaltningen lämnar till nämnden. Vid varje nämndsammanträde redovisar ekonomiansvarig månadsrapporten med utfall och prognos. Vid en analys av nämndens protokoll och beslut avseende månadsrapporter och prognoser för åren 00 finns ytterst få kommentarer från enskilda ledamöter rörande rapporternas innehåll eller eventuella önskemål om kompletteringar. 4.. Revisionell bedömning Vår bedömning är att de prognoser som har tagits fram av förvaltningen under 0 och 0 har varit relativt tillförlitliga, trots avsaknaden av en specifik prognosmetod. Det är snarare enskilda personers bedömningar som har skapat prognosen och då främst genom teoretiska trendanalyser. Under 0 saknades en tydlig ansvarsorganisation/ekonomistyrning, där chefer kunde hållas ansvariga för ekonomi inom sin verksamhet. Användandet av prognosintervaller är ett tecken på att socialnämnden och förvaltningen inte har haft full kontroll på sitt besparingsarbete och effekterna av detta. Informationsvärdet i månadsrapporten har ökat betydligt under senare delen av 0, framförallt med mer djupanalyserade fakta. Samtidigt är det även viktigt att socialnämnden anger vilken information de behöver och vad som är viktigt att belysa i rapporterna. 4... Rekommendationer prognos Nämnden och förvaltningen bör utveckla prognosarbetet ytterligare. Detta gäller framförallt skapandet av en gemensam prognosmodell där ekonomiskt ansvariga (verksamhetschefer) blir mer delaktiga i arbetet. I den nuvarande modellen ges inte verksamhetscheferna någon roll i prognosarbetet. Dagens prognosmodell är snarare en ekonomprodukt på central nivå inom förvaltningen. För att stärka den ekonomiska analysen av verksamheten, även för icke ekonomer, bör förvaltningen använda sig av periodiserade budgetar och framförallt avseende personalkostnader. Framtagandet av en kalkylhandbok som reglerar hur man ska agera vid periodiseringar av kostnader/intäkter, hantering av vikarie och OBkostnader etc. skapar förutsättningar för flera aktörer att vara delaktiga i prognosarbetet och samtidigt uppnå en god prognossäkerhet. Regler för styrning och uppföljning av mål och resurser i Februari 04 7 av 8

Socialnämnden, budgetering och prognoser 00 0408 Johan Skeri Projektledare Februari 04 PerÅke Brunström Uppdragsledare 8 av 8